CHƢƠNG 3 : HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ
3. Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý theo chủ đề
3.2. Các thông tin cơ bản phục vụ soạn thảo báo cáo tổng kết hàng năm
Báo cáo là hình thức văn bản hành chính của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp dùng để tổng kết, sơ kết công tác đã làm trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo phản ánh tình hình, tường trình lên cấp trên hoặc với tập thể về một hoặc một số vấn đề, sự việc cụ thể, quá trình hoạt động, rút ra những bài học kinh nghiệm, nêu những vấn đề cần kiến nghị, bổ sung.
Các hạng mục tối thiểu của một bản báo cáo tổng kết hàng năm của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bao gồm:
- Đặc điểm tình hình, những nhiệm vụ chính phải thực hiện
- Kiểm điểm tình hình hoạt động theo từng hạng mục, phân tích thành tựu đã đạt được, hạn chế thiếu sót, nguyên nhân khách quan, chủ quan
- Bài học kinh nghiệm (nếu có)
- Kết luận chung, tự nhận xét, đánh giá - Kiến nghị, đề xuất
- Phương hướng năm tiếp theo
Ví dụ sau đây là các thơng tin tối thiểu cần cung cấp để có thể soạn thảo được Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2011 của Công ty Cổ phần Thực phẩm Công nghệ Sài Gịn:
- Thơng tin về đặc điểm tình hình:
+ Đại hội cổ đông thường niên năm 2011 đã bầu Hội đồng quản trị mới cho nhiệm kỳ 2 và Ban điều hành mới đã được bổ nhiệm;
+ Năm 2011, Công ty mạnh dạn sắp xếp lại bộ máy tổ chức, mạng lưới kinh doanh, lực lượng lao động cho phù hợp với tình hình hoạt động của Cơng ty. Phải giải quyết một khoản kinh phí khá lớn về chế độ đối với người lao động trong quá trình sắp xếp lại;
- Khó khăn:
+ Tình hình kinh tế của đất nước gặp nhiều khó khăn là yếu tố làm ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của Cơng ty.
+ Tình hình kinh doanh đường, mặt hàng chủ lực của Cơng ty, cũng gặp rất nhiều khó khăn do đường nhập lậu kinh doanh tràn lan; giá đường lậu thấp hơn mặt bằng giá đường nội địa; ngoài ra, việc ngừng hoạt động các nhà phân phối sữa Vinamilk là những đơn vị trực thuộc Công ty cũng làm ảnh hưởng đến một số chỉ tiêu của Công ty.
- Thuận lợi
+ Được sự hỗ trợ từ Tổng công ty Thương mại Sài Gòn TNHH một thành viên (Satra) thông qua các hợp đồng liên kết mua bán, ủy thác nhập khẩu.
+ Được sự cộng tác, hỗ trợ từ các công ty sản xuất kinh doanh là nhà cung cấp, tiêu thụ các mặt hàng do Công ty phân phối.
+ Được hỗ trợ nguồn vốn không lãi suất từ ngân sách Thành phố với nhiệm vụ bình ổn giá đối với hai mặt hàng đường và dầu ăn. Đồng thời nguồn vốn vay từ các ngân hàng đã đáp ứng kịp thời cho hoạt động của Công ty vào từng thời điểm.
+ Cơng ty có một đội ngũ lãnh đạo, nhân viên nhiệt huyết, có nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh và quản lý ngành hàng.
+ Cơng ty có mạng lưới kinh doanh rộng, số lượng khách hàng ổn định. Thông tin về kết quả hoạt động năm 2011:
1. Chỉ tiêu kinh doanh: 2. Chỉ tiêu tài chính .....
3. Chỉ tiêu lao động và thu nhập 4. Nộp ngân sách
- Thông tin về đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh năm 2011:
- Cải tổ, củng cố, sắp xếp tổ chức bộ máy hợp lý hơn từ mạng lưới kinh doanh 7 đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh còn 5 chỉ nhánh trực tiếp kinh doanh và từ 4 phòng, 1 tổ chức năng còn lại 3 phịng và 1 tổ chức năng, giải thể Xí nghiệp Giấy Thanh Bình. Do vậy, đã tăng năng suất và thu nhập cho người lao động...
2. Xây dựng hoàn chỉnh quy chế trả lương, trả thưởng theo chức danh công việc, nhằm tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả và tăng thu nhập cho người lao động.
3. Tổng doanh thu năm 2011 tăng 28,15% so với năm 2010 và tăng 21,9% so với kế hoạch năm 2011.
4. .....
5. Các mặt cịn tồn tại:
Thơng tin về định hướng hoạt động kinh doanh năm 2012: - Bảng Chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh năm 2012 .......
TT Chi tiêu ĐVT TH 2010 KH 2011 TH 2011 KH 2012 Ghi chú Thông tin về một số giải pháp chủ yếu:
1. Đánh giá chất lượng lao động, tiếp tục củng cố bộ máy cho tinh gọn, hiệu quả, áp dụng chế độ tiền lương theo chức danh cơng việc, đồng thời có chế độ đãi ngộ xứng đáng làm đòn bẩy tăng năng suất lao động.