Ngoài những yếu tố trờn, cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt nội bộ của tổng cụng ty cũn chịu ảnh hưởng của những yếu tố bờn ngoài doanh nghiệp như phỏp luật, cỏc chế độ, chớnh sỏch của nhà nước, ảnh hưởng của cỏc chủ nợ…
Mặt khỏc cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt nội bộ của tổng cụng ty cũn được tăng cường bởi: kiểm toỏn của kiểm toỏn nhà nước, kiểm tra của cục quản lý vốn và tài sản nhà nước, thanh tra bộ tàI chớnh, bộ xõy dựng…
Do cú ảnh hưởng của một lực lượng kiểm tra dày đặc từ bờn ngoài nờn những sai phạm hay vi pham cỏc chế độ, chớnh sỏch của nhà nước thường được phỏt hiện và chấn chỉnh kịp thời. Và điều quan trũng là cỏn bộ cụng nhõn viờn trong tổng cụng ty luụn cú ý thức rằng việc làm của mỡnh sẽ bị giỏm sỏt chặt chẽ nờn họ cú trỏch nhiệm và thận trọng trong cụng việc, đặc biệt là đội ngũ nhõn viờn kế toỏn.
2.2.4.Quỏ trỡnh kiểm soỏt nội bộ tại tổng cụng ty đối với một số khoản mục. 2.2.4.1. Kiểm soỏt nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền tại tổng cụng ty bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ cú tại kột của tổng cụng ty, tiền gửi ngõn hàng, tiền đang chuyển.
Vốn bằng tiền là khoản mục cú ảnh hưởng và chịu ảnh hưởng đến nhiều khoản mục khỏc như doanh thu, chi phớ, cụng nợ và hầu hết cỏc tài sản khỏc trong doanh nghiệp. Đồng thời đõy cũng là khoản mục thường xuyờn xảy ra cỏc gian lận và sai sút. Do nắm bắt được khả năng xảy ra cỏc sai phạm đối với khoản mục này nờn tổng cụng ty luụn coi trọng cụng tỏc kiểm soỏt đối với khoản mục này, đặc biệt là trong cụng tỏc kế toỏn.
Nhỡn chung, ở tổng cụng ty cụng tỏc kiểm soỏt đối với khoản mục vốn bằng tiền tương đối chặt chẽ, khoản mục này được quản lý bởi đội ngũ nhõn viờn kế toỏn cú năng lực, trỡnh độ, cú tinh thần trỏch nhiệm và cú tớnh liờm chớnh cao trong cụng việc. Quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ luụn được kiểm soỏt thụng qua việc kiểm tra cỏc tớnh hợp lý, hợp lệ của chứng từ, so sỏnh số liệu trờn cỏc phiếu thu, chi, giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú với cỏc chứng từ gốc nờn việc kiểm soỏt đối với khoản mục này diễn ra thường xuyờn. Mặt khỏc, cỏc nghiệp vụ về quỹ luụn được ỏp dụng triệt để nguyờn tắc phờ chuẩn uỷ quyền, nguyờn tắc bất kiờm nhiệm.
Kiểm soỏt đối với nghiệp vụ thu tiền.
Do là một tổng cụng ty lớn với nhiều đơn vị thành viờn do đú nguồn tiền thu tiền của tổng cụng ty chủ yếu là từ cỏc đơn vị thành viờn gửi lờn và chủ yếu được thực hiện qua ngõn hàng. Nghiệp vụ này được kiểm soỏt bằng cỏc động tỏc tự động trong quỏ trỡnh lập và luõn chuyển chứng từ, đặc biệt là việc kiểm tra của kế toỏn trưởng trong việc ghi sổ nhật ký thu, sổ quỹ.
Khi nghiệp vụ thu tiền phỏt sinh thỡ chứng từ gốc luụn được kiểm tra và việc lập phiếu thu được thực hiện dựa trờn cỏc chứng từ gốc này.
Cỏc phiếu thu được đỏnh số liờn tục và tớnh liờn tục này được kiểm tra một cỏch kỹ lưỡng nhằm trỏnh tỡnh trạng gian lận.
Cỏc nghiệp vụ thu tiền được ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp một cỏch hợp lý thụng qua hệ thống mỏy tớnh được trang bị.
Đối với trường hợp thu tiền qua ngõn hàng, sau khi nhận được giấy bỏo cú của ngõn hàng, kế toỏn tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc và ghi sổ. Nếu phỏt hiện chờnh lệch sẽ yờu cầu ngõn hàng kiểm tra lại để tỡm nguyờn nhõn chờnh lệch.
2.2.4.2.Cụng tỏc bảo quản, quản lý và kiểm kờ tiền.
Tiền mặt tại tổng cụng ty được bảo quản tập trung tại quỹ của tổng cụng ty. Tổng cụng ty cú một ket duy nhất và được đặt tại một phũng riờng và được quản lý bởi thủ quỹ.
Việc thu, chi được thực hiện tại tổng cụng ty. Khi thu hoặc chi tiền, người nộp tiền hoặc người cú nhu cầu chi tiền phải xuất trỡnh đầy đủ giấy tờ cần thiết cho thủ quỹ, sau khi kiểm tra song thủ quỹ mới thực hiện việc thu, chi.
Định kỳ cụng tỏc kiểm kờ được thực hiện để đối chiếu với sổ sỏch, đỏnh giỏ việc quản lý tiền mặt, đảm bảo tiền trong quỹ khụng được sử dụng đỳng mục đớch. Cụng tỏc kiểm kờ được tiến hành sau khi phương ỏn kiểm kờ được tổng giỏm đốc phờ duyệt và trước khi kiểm kờ thỡ sổ sỏch được khoỏ, kột được niờm phong. Khi kiểm kờ ban kiểm kờ thực hiện việc phõn loại tiền, tớnh toỏn và đối chiếu với sổ sỏch, nếu cú chờnh lệch sẽ tỡm hiểu nguyờn nhõn để quy trỏch nhiệm và xử lý. Kết thỳc cuộc kiểm kờ ban kiểm kờ lập biờn bản kiểm kờ