Nguồn: phịng Supply Chain
Mua bảo hiểm
Hàng hóa đƣợc giao theo điều kiện FOB hoặc FCA thì thách hàng sẽ có nghĩa vụ thuê tàu, mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình, Cơng ty khơng có nghĩa vụ này.
Với phƣơng thức bán theo giá FOB thì Cơng ty sẽ chịu mọi phí tổn cũng nhƣ rủi ro về tổn thất hàng hóa cho đến khi hàng hóa đƣợc giao hẳn qua lan can tàu tại cảng xếp hàng và khơng có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa, việc mua bảo hiểm này cịn tùy thuộc vào nhà nhập khẩu.
Công ty phải cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết để ngƣời nhập khẩu mua bảo hiểm cho hàng hóa của họ. Tuy nhiên tùy theo điều kiện ký kết trong hợp
Đóng tiền tại Thƣơng vụ-Thu ngân
Đăng ký đóng hàng trực tiếp với nhân viên điều độ
Đăng ký đóng Tàu, kết thúc xuất hàng Thanh lý hải quan Báo HQ giám sát, bấm Seal
Làm thủ tục Hải Quan
Đăng ký cơng nhân bốc xếp, thời gian đóng hàng, giám sát đóng hàng
Nhận và kiểm tra tình trạng Cont rỗng
Lập P/L có nội dung cảng chuyển tải, cảng
đích,trọng lƣợng chính xác hàng
SVTH: Phạm Minh Khang 49
đồng và phƣơng thức mua bán giữa hai bên đối tác với nhau và giá FOB nên Công ty mất đi nhiều lợi thế việc mua bảo hiểm cho hàng hóa.
Đối với phƣơng thức FCA cũng vậy, mọi chi phí bảo hiểm rủi ro cho hàng hóa đều do bên ngƣời mua chịu trách nhiệm.
Tuy nhiên với những phƣơng thức trên thì cơng ty cũng sẽ mất đi nhiều lợi nhuận về việc mua bảo hiểm cho hàng hóa. Do đó cơng ty cần phải có những cán bộ nhân viên xuất nhập khẩu có kinh nghiệm và am hiểu về các điều kiện thƣơng mại, nghiệp vụ ngoại thƣơng.
2.2.3.7. Làm thủ tục thanh toán
Thanh toán là khâu trọng tâm, là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu của công ty.
Thời gian thanh tốn đƣợc tính từ ngày trình bộ chứng từ thanh tốn, tuy nhiên đơi khi cũng có sự chậm chễ.
Cơng ty thƣờng sử dụng đồng tiền thanh tốn là USD.
Để nhận đƣợc tiền thanh toán theo phƣơng thức thanh tốn bằng thƣ tín dụng cơng ty phải chuẩn bị bộ chứng từ bao gồm: Hợp đồng, thƣ tín dụng (L/C), vận đơn đƣờng biển, giấy chứng nhận chất lƣợng, số lƣợng, hoá đơn thƣơng mại, giấy chứng nhận xuất sứ, hối phiếu và các giấy tờ có liên quan khác.
Sau khi cơng ty đã có tiền ở bạn hàng gửi về thì lúc đó sẽ kết thúc một hợp đồng xuất khẩu. Thanh toán hợp đồng Xuất khẩu bằng phƣơng thức L/C trả ngay hoặc chuyển tiền trong vòng 30 hoặc 60 ngày sau khi giao hàng, chứng từ thanh tốn đƣợc giao trong vịng 7 ngày làm việc sau khi giao hàng hoặc theo quy định của L/C.
Trƣờng hợp khách hàng nợ, chúng ta phải theo dõi nợ của khách hàng: - Cập nhật tổng số tiền trên Hóa đơn thƣơng mại.
- Cập nhật hệ thống phƣơng thức thanh toán. - Tiền phạt (nếu có do thanh tốn trễ).
SVTH: Phạm Minh Khang 50
2.2.3.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Thực tế tại cơng ty vấn đề này rất ít xẩy ra và đƣợc giải quyết rất nhanh, cụ thể quá trình này nhƣ sau: nếu nhà nhập khẩu mà khiếu nại vi phạm hợp đồng của cơng ty thì căn cứ vào nội dung hợp đồng và luật quốc tế để giải quyết. Cơng ty có thể khiếu nại ngƣời nhập khẩu khơng thanh tốn đúng hạn, tàu không đến đúng thời gian quy định,... thƣờng thì khách hàng hay khiếu nại cơng ty về việc giao hàng không đúng thời hạn, không đúng chất lƣợng do vậy mà tuỳ theo từng hợp đồng khách khiếu nại mà công ty xem xét giải quyết giao hàng bù.
2.2.3.9. Thanh lý hợp đồng
Theo tập quán thƣơng mại quốc tế thì sau khi giao hàng xong thì ngƣời bán vẫn chƣa hết trách nhiệm với hàng hóa của mình chỉ khi hàng hóa giao lên tàu hoặc cho ngƣời vận chuyển thì lúc đó ngƣời bán mới hết trách nhiệm của mình. Tùy theo điều kiện giao hàng mà nghĩa vụ của ngƣời bán sẽ đƣợc quy định cụ thể. Vì vậy quyền sở hữu hàng hóa từ ngƣời bán chuyển sang ngƣời mua khi ngƣời mua chấp nhận hàng.
Nhƣ vậy, chỉ khi nào hết thời hạn khiếu nại của hợp đồng mà ngƣời mua khơng khiếu nại gì thì cơng ty mới hồn toàn hết trách nhiệm. Trƣờng hợp nếu có xảy ra khiếu nại với khách hàng thì cơng ty sẽ có phƣơng hƣớng đàm phán tìm cách giải quyết vấn đề một cách ổn thỏa nhất tránh tình trạng hủy hợp đồng thì sẽ gây tổn thất cho cơng ty.
2.2.4. Tóm tắt quy trình thực tế tại cơng ty American Standard Vietnam
Đối tác xuất khẩu của công ty chỉ là những công ty cùng thuộc tập đoàn Lixil (Nhật Bản) cho nên khâu nghiên cứu thị trƣờng, tìm kiếm đối tác và lập phƣơng án kinh doanh đã đƣợc bộ phận Marketing thực hiện khá trơn tru. Khi có nhu cầu mua hàng của cơng ty, phía đối tác sẽ tiến hành gửi phiếu yêu cầu mua hàng (Purchase Order) qua Email hay thông qua Fax. Nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra Model sản phẩm, tính tốn các chi phí để cấu thành nên giá bán (Transfer Price) và sẽ gửi lại cho phía đối tác tham khảo. Nếu đồng ý thì phía đối tác sẽ gửi xác nhận đơn mua hàng
SVTH: Phạm Minh Khang 51
(Purchase Order). Khi đó Purchase Order có vai trị nhƣ là một hợp đồng mà các bên không cần phải lập một văn bản hợp đồng nào khác. Đây chính là khâu đàm phán và ký kết hợp đồng của công ty. Điều này rất khác so với quy trình chuẩn.
Sau khi các bên đã thống nhất với nhau thông qua Purchase Order, nhân viên công ty sẽ kiểm tra hàng tồn kho dựa trên mã hàng mà khách hàng đã đặt mua. Nếu cịn hàng thì sẽ xuất kho để xuất khẩu. Nếu hàng khơng cịn hay chƣa đủ thì bộ phận kế hoạch sẽ lập kế hoạch sản xuất. Khâu này còn đƣợc gọi là khâu chuẩn bị hàng để xuất khẩu. Sau đó, hàng hóa sẽ đƣợc tiến hành kiểm tra chất lƣợng ngay tại công ty. Đây là cơng việc cần thiết quan trọng nhờ có cơng tác này mà quyền lợi khách hàng đƣợc đảm bảo, ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các khâu trong sản xuất cũng nhƣ tạo nguồn hàng đảm bảo uy tín cho nhà xuất khẩu và nhà sản xuất trong quan hệ buôn bán. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu đƣợc tiến hành ngay tại cơ sở của cơng ty trƣớc khi hàng đƣợc đóng. Kế đến, nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu sẽ lên lịch bố trí hàng LCL hay FLC phù hợp với lô hàng, xác định cảng đến, ngày giao hàng, giờ cắt mạng tàu,…và liên hệ với hãng tàu để yêu cầu đặt chỗ.
Tiếp theo, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ chuẩn bị chứng từ cần thiết: Hóa đơn thƣơng mại, phiếu đóng gói, xác nhận đơn đặt hàng, yêu cầu đặt chỗ để gửi đến công ty dịch vụ làm thủ tục hải quan. Sau khi hàng đã đƣợc thông quan, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ làm đơn xin cấp C/O theo mẫu quy định của phịng Thƣơng Mại và Cơng Nghiệp Việt Nam chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh. Bƣớc tiếp theo là giao lô hàng lên container tại kho của công ty để chuyển ra cảng Cát Lái để bốc hàng lên tàu và đƣợc hãng tàu cấp vận đơn đƣờng biển. Bƣớc cuối cùng là nhân viên kế toán sẽ tiến hành theo dõi nợ của khách hàng và lập Debit Note (Phiếu nợ) để yêu cầu phía đối tác thanh tốn. Thơng thƣờng đối tác nhập khẩu sẽ thanh toán theo phƣơng thức TT trả sau (Telegraphic Transfer - chuyển tiền bằng điện) cho công ty. Do những đối tác làm ăn với nhau lâu năm và có uy tín cho nên chƣa xảy ra tình trạng khiếu nại nào. Đây thực sự đƣợc xem là một điều đáng mừng cho công ty, giúp công ty luôn tạo đƣợc lòng tin
SVTH: Phạm Minh Khang 52
cậy, cũng nhƣ là uy tín và chất lƣợng đối với các khách hàng, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty với các đối thủ cùng ngành nghề.
2.2.5. Danh mục đối tác xuất khẩu của công ty American Standard Vietnam Bảng 2. 2: Danh mục đối tác của ASVN Bảng 2. 2: Danh mục đối tác của ASVN
STT TÊN NHÀ NHẬP KHẨU ĐỊA CHỈ NHÀ NHẬP KHẨU
1 AMERICAN STANDARD
INDONESIA
JL. RAYA NAROGONG KM. 52
DESA LIMUSNUNGGAL, CILEUNGSI, BOGOR 16820 INDONESIA
2 LIXIL (THAILAND)
PUBLIC COMPANY
LIMITED
1/6 MOO 1 ,PHAHOLYOTHIN ROAD,
KM 32, KLONGLUANG,
PATHUMTHANI 12120, THAILAND
3 AMERICAN STANDARD
PHILIPPIN LTD., CO.
18F THE PEARLBANK CENTRE; 146 VALERO ST., SALCEDO VILLAGE, MAKATI CITY 1227, PHILIPPIN
4 MAGA ENGINEERING
(PTE) LTD.
NO. 200, NAWALA ROAD,
NARAHENPITA, COLOMBO 05, SRI LANKA
5 AMERICAN STANDARD
BATH & KICHEN INDIA PVT. LTD
#604, DELPHI - A WING, ORCHARD AVENUE, HIRANANDANI BUSINESS PARK, HIRANANDANI GARDEN, POWAI, MUMBAI - 400076
6 RUKMANI
INTERNATIONAL PVT.
LTD
MAITIDEVIL, KATHMANDU, NEPAL PAN: 500210390
7 IMPERIAL GLASS & TILE COMPANY
2-C, 26TH STREET PHASE V.DHA,
SVTH: Phạm Minh Khang 53
Nguồn: phòng Supply Chain
Biểu đồ 2. 1: Cơ cấu tình hình xuất khẩu của công ty trong năm 2013, 2014, 2015
Nguồn: phòng Supply chain Nhận xét: Dựa vào biểu đồ trên có thể nhận thấy rằng đối tác xuất khẩu của công ty TNHH ASVN thị trƣờng xuất khẩu chính của cơng ty là Mỹ với 79%. Những nhà nhập khẩu nƣớc ngoài đa số là những công ty cùng thuộc tập đoàn American Standard nhƣ: American Standard Thái Lan, American Standard Philippin, American Standard Indonesia, American Standard Hàn Quốc, American Standard Ấn Độ.
2.2.6. Đối tác vận tải của công ty
Công ty TNHH ASVN ký kết hợp đồng với ba cơng ty vận tải chính đó là Cơng ty cổ phần vận tải và dịch vụ hàng hải Trasas đây là một trong những công ty hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực hàng hải, giao nhận xuất nhập khẩu và phân phối hàng tiêu dùng hiện nay tại Việt Nam. Với tiền thân là xí nghiệp vận tải biển và dịch vụ hàng hải trực thuộc Công ty TRACIMEXCO - Bộ Giao Thông Vận Tải, Trasas đƣợc biết đến
IMPERTAL GLASS
8 AMERICAN STANDARD
KOREA INC
398-14,MOKNAE - DONG ANSAN – SHI KYONGGKI-SO,425-100 KOREA
SVTH: Phạm Minh Khang 54
nhƣ một đối tác quan trọng về giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, và vận tải với công ty TNHH ASVN. Tiếp theo là hai cơng ty đảm nhận về vận tải nội địa đó là Viettel và Công ty vận tải Thái Sơn.
2.2.6.1. Đối với những nhà cung ứng nước ngoài
Các nhà cung ứng nƣớc ngoài khi giao hàng về cảng cho công ty TNHH ASVN tại Việt Nam thƣờng sử dụng phƣơng thức vận tải chủ yếu bằng đƣờng biển. Nguyên vật liệu từ nƣớc ngoài nhập về sẽ đƣợc chất vào container, khi container chuyển về đến Việt Nam, công ty TNHH ASVN sẽ thuê vận tải container chuyên chở container về kho và bốc dỡ hàng vào kho. Nhƣ vậy, quá trình vận chuyển hàng từ các nhà cung ứng nƣớc ngoài đến công ty TNHH ASVN sử dụng vận tải đa phƣơng thức, gồm phƣơng thức vận tải bằng đƣờng bộ kết hợp với phƣơng thức vận tải bằng đƣờng biển. Đối với những nhà cung ứng trong cùng tập đoàn American Standard thƣờng giao hàng theo điều kiện FOB (Free on board), các nhà cung ứng khác thƣờng giao hàng theo điều kiện CIF (Cost, Insurance and Freight) hoặc C&F (Cost and Freight). Các giao dịch sẽ đƣợc thanh toán qua TTR (Telegraphic Transfer Reimbursement) và sử dụng đồng tiền USD để thực hiện việc chi trả.
2.2.6.1. Đối với những nhà cung ứng trong nước
Hàng hóa do cơng ty TNHH ASVN đặt sẽ đƣợc nhà cung ứng giao đến tận công ty bằng xe tải là phƣơng thức vận tải bằng đƣờng bộ và bốc dỡ hàng vào kho. Toàn bộ chi phí vận chuyển sẽ do nhà cung ứng chịu.
2.2.6.2. Hệ thống kho bãi
Cơng ty TNHH ASVN có hệ thống kho bãi riêng nằm trong nhà máy sản xuất và đồng thời có th kho bên ngồi nhà máy để chứa hàng hóa khi hàng quá tải. Hệ thống kho gồm kho thành phẩm và kho nguyên liệu: kho nguyên liệu đƣợc đặt phía sau nhà máy sản xuất với diện tích 1000m2. Hệ thống kho đƣợc trang bị và thiết kế một cách khoa học và có chuẩn mực nhất định nhƣ khuôn viên rộng, trần kho cao 9m, nền chịu lực tốt, xe container ra vào kho dễ dàng, đảm bảo an toàn.
SVTH: Phạm Minh Khang 55
Bảng 2. 3: Diện tích lƣu kho của một số doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cùng ngành
Nguồn: Khảo sát kho bãi của Warehouse
Dựa vào bảng cho thấy rằng diện tích lƣu kho của cơng ty American Standard Vietnam là khiêm tốn nhất với 1000m2 so với diện tích lƣu kho của các doanh nghiệp khác cùng ngành. Do đó, khi hàng quá tải buộc cơng ty phải th kho bãi bên ngồi diện tích là 5000m2 với chi phí rất lớn là 300 triệu đồng một tháng, chiếm 25% tổng chi phí.
2.3. Nhận xét và đánh giá đối với hoạt động xuất khẩu tại công ty TNHH American Standard Vietnam
2.3.1. Những ƣu điểm
ASVN có uy tín với khách hàng trong và ngồi nƣớc nên cơng ty đã tạo đƣợc sự tin cậy cao từ đó đã thu hút đƣợc nhiều mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài. Ngoài ra, cơng ty cũng đã có một mạng lƣới thị trƣờng rộng lớn giúp cho doanh nghiệp có đƣợc vị thế vững chắc trong lĩnh vực này.
ASVN đã “cƣớp” đƣợc thị trƣờng Mỹ từ tay LIXIL Thailand, vì chúng ta có lợi thế sản xuất rẻ hơn và đáp ứng đầy đủ các điều kiện mà Mỹ đƣa ra.
Các sản phẩm đã xuất đi thị trƣờng Mỹ chứng tỏ chất lƣợng sản phẩm cao, điều này tạo ra hình ảnh cơng ty rất tốt trong mắt đối tác.
Tên công ty Diện tích lƣu kho (m2)
Cơng ty TNHH American Standard Vietnam 1.000
Công ty cổ phần Sứ Thiên Thanh 4.000
Cơng ty Sứ Bình Dƣơng 3.500
Cơng ty cổ phần Thiết Bị Vệ Sinh Caesar Vietnam 6.000 Công ty TNHH Lixil Inax Vietnam 20.000
SVTH: Phạm Minh Khang 56
Sự liên kết chặt chẽ giữa các phịng ban giúp cơng ty tạo ra một tập thể vững mạnh, góp phần tạo ra sự logic trong các quy trình làm việc, mỗi bƣớc trong quy trình đều có sự phân cơng trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng và cụ thể do vậy quy trình xuất khẩu của cơng ty giữa các bƣớc đều có sự phối hợp chặt chẽ, thống nhất giữa các bộ phận điều này làm tối thiểu hóa những sai sót có thể xảy ra.
ASVN rất ít khi từ chối các đơn đặt hàng vì ƣu điểm sản xuất nhanh và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Đa phần các khách hàng của ASVN là đối tác lâu năm nên công ty đã không phải tốn nhiều thời gian trong quá trình đàm phán cũng nhƣ giải đáp thắc mắc về các điều khoản đôi bên.
Các đối tác chính là Philippin, Indonesia và mới đây nhất là Mỹ, các khu vực này cần đƣợc khai thác triệt để hơn nữa vì đây là các khách hàng lâu năm và thân thiết, chƣa có những vấn đề gì lớn.
Để đảm bảo ln có hàng cho các hợp đồng xuất khẩu, trải qua thời gian hoạt động công ty đã linh hoạt sử dụng và kết hợp với các phƣơng thức tập trung hàng xuất khẩu. Vì thế, cơng ty ln đảm bảo đầy đủ hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng và cũng đảm bảo thực hiện điều khoản giao hàng chính xác.
Trong q trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cơng tác thu gom hàng hóa xuất khẩu cực kỳ quan trọng. Nhờ có ƣu điểm cơng ty sản xuất nên công ty luôn đáp ứng đƣợc những đơn đặt hàng số lƣợng lớn và không để từ chối bất cứ yêu cầu nào từ khách hàng.
Việc áp dụng linh hoạt các hình thức thanh tốn trong kinh doanh cũng là một ƣu điểm của công ty. Cùng với chính sách xâm nhập thị trƣờng mới là chính sách giữ vững thị trƣờng truyền thống, vì thế thị trƣờng tiêu thụ của cơng ty ngày càng mở rộng. Công ty chủ yếu sử dụng phƣơng thức thanh toán bằng L/C, tuy nhiên đối với các khách hàng quen thuộc, có mối quan hệ thƣờng xun với cơng ty thì có thể dùng phƣơng thức thanh toán khác nhƣ: chuyển tiền, nhờ thu kèm theo chứng từ. Việc áp
SVTH: Phạm Minh Khang 57