8. Bố cục bài nghiên cứu
2.4. Nhận xét, đánh giá
2.4.1. Ưu điểm
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng của Bộ Nội vụ mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động hành chính. Giá trị mà CNTT mang lại cho Bộ Nội vụ đã thúc đẩy việc trang bị các thiết bị công nghệ thông tin giúp công chức, viên chức phát huy hết khả năng, làm tốt công việc của mình.
Tổ chức các buổi hỗ trợ hoạt động ứng dụng CNTT cho CB, CC, VC diễn ra thường xuyên.
Việc ứng dụng CNTT giúp giảm bớt các khâu trung gian, tăng hiệu quả và năng suất công việc.
Lãnh đạo Bộ coi trọng và chỉ đạo sát sao việc ứng dụng tin học hóa trong hoạt động của cấp dưới.
Về bộ phận chuyên trách về ứng dụng CNTT đều có ở các đơn vị thuộc Bộ.
Các quy định, văn bản của Chính phủ về thúc đẩy ứng dụng tin học là cơ sở, yêu cầu để Bộ Nội vụ đề xuất, áp dụng các giải pháp nâng cao ứng dụng tin học hóa trong hoạt động của Bộ.
Hệ thống CNTT ngày càng hoàn thiện đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai các ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng.
42
Trang thiết bị vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu hoạt động của tổ chức, tốc độ xử lý thông tin chậm do hoạt động quá tải, nhiều đơn vị còn thiếu máy tính, máy in, thiết bị lưu trữ dữ liệu dành cho soạn thảo văn bản mật; một số máy tính cấu hình thấp, không đáp ứng được việc cài đặt phần mềm diệt virus.
Tỷ lệ công chức, người lao động thay đổi mật khẩu cho thư điện tử công vụ và tỷ lệ văn bản điện tử đến được gửi vào hòm thư nội bộ đơn vị còn thấp. Trong trao đổi công việc một số đơn vị vẫn sử dụng Gmail.
Một số đơn vị chưa có phần mềm ứng dụng phục vụ chuyên môn, nghiệp vụ.
Một số công chức, viên chức còn bảo thủ trong tư duy, không thích chấp nhận thay đổi, điều này gây trở ngại cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hành chính.
Việc các cơ sở xây dựng các quy chế, quy định cụ thể cho việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng dẫn đến việc ứng dụng CNTT trong hoạt động chuyên môn còn thiếu đồng bộ.
Việc triển khai ứng dụng CNTT chưa đồng bộ, thiếu giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện công việc, hiệu quả công việc chưa cao.
Về ứng dụng tin học hóa trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, Bộ chưa xây dựng được hệ thống thông tin tổng thể để quản lý thống nhất, có cấu trúc dữ liệu, kết nối liên hệ thống và liên thông.
Một số phần mềm ứng dụng vẫn chưa thực sự khai thác hết chức năng, xây dựng phần mềm chưa thống nhất, đồng bộ nên dẫn đến tình trạng có nhiều phần mềm, ứng dụng nhỏ lẻ trùng lặp các chức năng.
Chưa có đơn vị quản lý quốc gia về phát triển phần mềm, chưa tuân thủ các quy định về hệ thống báo cáo, cập nhật thông tin trên mạng Internet nên việc xây dựng một số phần mềm và cơ sở vật chất chưa được xây dựng, dữ liệu bị chậm trễ.
43
Việc triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành chưa đồng bộ, chưa rộng khắp các đơn vị thuộc Bộ thống nhất, mỗi đơn vị sử dụng một giải pháp riêng biệt, chưa liên thông trên diện rộng, chưa thực sự sử dụng hết các tính năng chức năng Hệ thống quản lý và điều hành văn bản và hệ thống thư điện tử.
Công chức, viên chức của Bộ quen xử lý văn bản trên giấy, chưa ứng dụng CNTT để thực hiện nhiệm vụ được giao.
Chưa xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT 05 năm và trong năm nên việc triển khai, mua sắm trang, thiết bị CNTT, các phần mềm chuyên ngành, quản lý không thực hiện được do không có dự toán về kinh phí.
2.4.3. Nguyên nhân
Một trong những nguyên nhân khiến việc ứng dụng CNTT trong cơ quan chưa toàn diện và triệt để là do cơ quan nhà nước hàng năm bố trí một số kinh phí nhất định để điều hành hoạt động của cơ quan, do đó nguồn kinh phí được giao phải phân bổ đều cho từng cơ quan hoạt động, trang thiết bị mua sắm không đồng bộ và hiệu quả công việc kém.
CC, VC đã quen với việc sử dụng giấy không thích nghi, và rất khó đối phó với những điều mới trong quá trình hiện đại hóa văn phòng.
Trình độ tin học và ngoại ngữ còn hạn chế, phần mềm do các công ty nước ngoài sản xuất là nguyên nhân khiến phần mềm và các tính năng của máy tính chưa được khai thác hết.
TIỂU KẾT
Về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ và Văn phòng Bộ Nội vụ đã được nêu rõ ở chương II. Thực trạng ứng dụng CNTT tại Bộ Nội vụ đã tìm hiểu chi tiết về công tác ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng và quan sát, đánh giá nêu được những đánh giá khách quan trong ứng dụng CNTT vào công
44
tác văn phòng. Qua đó tiến tới chương III nếu giải pháp nâng cao ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng.
45
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3.1. Định hướng
“Đánh giá giai đoạn 2016 - 2020, Bộ Nội vụ đã tích cực triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý, điều hành nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, đảm bảo bám sát các nội dung để nâng cao phục vụ phát triển cho giai đoạn năm 2021 – 2025.
Thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Nghị quyết số 26/NQ-CP ngày 15/4/2015 của Chính phủ Ban hành Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW, Chương trình hành động số 56-CTr/BCS ngày 15/5/2015 của Ban Cán sự đảng Bộ Nội vụ thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW, Bộ Nội vụ ban hành Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW với mục tiêu là đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong việc thực hiện cải cách hành chính, cải cách công chức, công vụ; góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý, điều hành của Lãnh đạo Bộ; đổi mới lề lối làm việc, giảm thời gian, chi phí, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động công vụ, hiện đại hóa các quan hệ hành chính.
Tạo cơ sở cho việc quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của Bộ Nội vụ giai đoạn 2016 - 2020, Bộ Nội vụ đã ban hành các văn bản phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ cũng như trong việc tổ chức, xây dựng, quản lý, vận hành hạ tầng kỹ thuật, cơ sở dữ liệu và các hệ thống thông tin điện tử.
Đến năm 2020, 100% cán bộ, công chức, viên chức trong Bộ Nội vụ đã được trang bị đầy đủ máy vi tính, kết nối đường truyền Internet tốc độ cao, được cấp hòm thư điện tử và thường xuyên sử dụng để trao đổi trong công việc. Tích cực triển khai các hệ thống nền tảng dùng chung cho Bộ cũng như việc chia sẻ, kết nối, liên thông với các hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia, đồng thời xác định phát triển dữ liệu là một trong những
46
yếu tố trọng tâm để phát triển Chính phủ điện tử đáp ứng sự chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ.
Giai đoạn vừa qua, Bộ đã quan tâm xây dựng phiên bản 1.0 của Hệ thống thông tin báo cáo của Bộ; đưa 09 Biểu mẫu lên Hệ thống phần mềm và nghiên cứu xây dựng luồng gửi báo cáo phù hợp với Bộ Nội vụ cũng như các tiêu chí hiển thị trên màn hình của Hệ thống thông tin báo cáo của Chính phủ.
Hệ thống Dịch vụ công trực tuyến của Bộ Nội vụ được triển khai, sử dụng nền tảng xác thực chung, các đơn vị trực thuộc cũng triển khai Cổng Dịch vụ công trực tuyến dành riêng cho từng đơn vị.
Bộ đẩy mạnh công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Bộ và phục vụ người dân và doanh nghiệp, bồi dưỡng nguồn nhân lực, an toàn thông tin. Giai đoạn 2016 – 2020, Bộ Nội vụ đã triển khai hệ thống thông tin điện tử quản lý văn bản và điều hành tại các đơn vị trong Bộ, đảm bảo kết nối liên thông với hệ thống quản lý văn bản của Chính phủ, hiện nay 100% các văn bản đi, đến tại Bộ đều được thực hiện trên quy trình điện tử, trừ các văn bản mật.
Định hướng kế hoạch ứng dụng CNTT, phát triển Chính phủ số và bảo đảm an toàn thông tin mạng giai đoạn 2021 - 2025, Bộ Nội vụ xác định có 9 mục tiêu tổng quát, gồm:
Tận dụng có hiệu quả nguồn lực và hạ tầng sẵn có để đẩy mạnh phát triển Chính phủ số, Chính quyền số giai đoạn 2021 - 2025. Bộ Nội vụ đã ban hành Kiến trúc Chính phủ điện tử của Bộ Nội vụ, phiên bản 1.0 và phiên bản 2.0 làm căn cứ cho việc xây dựng và phát triển Bộ Nội vụ điện tử bảo đảm gắn kết chặt chẽ với bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng, an ninh quốc gia, bảo vệ thông tin cá nhân.
Hoàn thiện nền tảng Chính phủ điện tử nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp; phát triển Chính phủ điện tử dựa trên dữ liệu và dữ liệu mở hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số.
47
Cung cấp các dịch vụ công cơ bản trực tuyến mức độ 4 thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện khác nhau.
Ứng dụng công nghệ thông tin để giảm thời gian, số lần trong một năm người dân, doanh nghiệp phải đến trực tiếp cơ quan nhà nước thực hiện các thủ tục hành chính. Ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm tăng tốc độ xử lý công việc, giảm chi phí hoạt động.
Phát triển hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia, tạo nền tảng phát triển Chính phủ điện tử, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin. Tích hợp, kết nối các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu trên quy mô quốc gia, tạo lập môi trường chia sẻ thông tin qua mạng rộng khắp giữa các cơ quan trên cơ sở Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
Thực hiện thành công các mục tiêu hàng năm nêu trong Nghị quyết của Chính phủ về Chính phủ điện tử. Tăng cường khai thác hiệu quả hạ tầng công nghệ thông tin hiện có; đầu tư nâng cấp Trung tâm tích hợp dữ liệu của Bộ và của các đơn vị trực thuộc Bộ bảo đảm hiện đại, tiên tiến, đồng bộ.
Đảm bảo an toàn, an ninh và bảo mật tuyệt đối cho Hệ thống thông tin điện tử của Bộ Nội vụ. Trên cơ sở các mục tiêu tổng quát, Bộ Nội vụ cũng xác định các mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể, phân công các đơn vị chủ trì và phối hợp tổ chức thực hiện Kế hoạch được ban hành kèm theo Quyết định số 53/QĐ-BNV ngày 20/01/2020 của Bộ Nội vụ.” [5;1]
3.2. Giải pháp về nhận thức
Nhận thức là hành động, quá trình tiếp thu kiến thức và những hiểu biết thông qua suy nghĩ, kinh nghiệm và giác quan, bao gồm các quy trình như là tri thức, sự chú ý, trí nhớ, sự đánh giá, sự ước lượng, sự lý luận, sự tính toán, việc giải quyết vấn đề, việc đưa ra quyết định, sự lĩnh hội và việc sử dụng ngôn ngữ.
48
Ý thức con người phản ánh quá trình biện chứng của thế giới khách quan từ đó con người tư duy và không ngừng tiếp cận đối tượng là khái niệm nhận thức trong Từ điển Bách khoa Việt Nam.
Theo quan điểm triết học Mác - Lênin, nhận thức là quá trình phản ánh biện chứng hiện thực khách quan có tính tích cực, năng động, sáng tạo trên cơ sở thực tiễn vào bộ não con người.
3.2.1. Về vai trò của cán bộ, công chức và viên chức
Yếu tố nguồn nhân lực, con người rất quan trọng quyết định tới sự phát triển của một tổ chức, lãnh đạo cần phải nhận thức được tầm quan trọng của nhân lực vì máy móc công nghệ có hiện đại vẫn cần dùng đến tác động của con người. Vì vậy CB, CC cần thấy rằng mình có vai trò quan trọng, quyết định trong tổ chức, thấy được vai trò của mình sẽ thay đổi tích cực để thích ứng với xu thế phát triển của xã hội. Mỗi vị trí đều có những đặc điểm riêng nên vai trò và tầm quan trọng cũng khác nhau.
Cần thực hiện các hành động để nâng cao nhận thức và chuyển kết quả từ công việc thủ công kém hiệu quả sang các ứng dụng CNTT hiệu quả. Tuy nhiên, ứng dụng phải phù hợp với công việc, không phải toàn bộ lực lượng lao động và công chức của cơ quan phải ứng dụng CNTT vào công việc vì một số công việc không thể áp dụng nó và không hiệu quả hơn khi áp dụng.
Đối với cán bộ giữ chức vụ lãnh đạo trong cơ quan, phải thể hiện rằng các quyết định của họ có tác động đáng kể đến tổ chức và hoạt động của cơ quan, để cơ quan hoạt động hiệu lực, hiệu quả và nhất quán.
CB, CC, VC được chia thành chức vụ quản lý và chuyên viên nghiệp vụ, chức danh quản lý là người trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của văn phòng với vai trò đó đã giúp việc ứng dụng CNTT được thực hiện đúng quy trình và đảm bảo tính thống nhất trong quá trình hoạt động. Chuyên viên là người ứng dụng CNTT vào công việc văn phòng, trực tiếp sử dụng các thiết bị kỹ thuật và phần mềm ứng dụng phục vụ công tác chuyên môn, giúp sử dụng tốt các thiết bị và phần
49
mềm phần mềm, vì khi hiểu chức năng của nó thì họ thực hiện theo đúng quy trình, từ đó hạn chế hỏng hóc hoặc lỗi trong việc chạy các chương trình máy tính.
Nâng cao nhận thức về giá trị vai trò của mỗi người trong tổ chức là một trong những giải pháp quan trọng, có ý nghĩa quyết định đối với các giải pháp sau này.
Nhằm nâng cao nhận thức về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng em xin đề xuất một số giải pháp sau:
- Tổ chức các cuộc hội thảo, tọa đàm về mối quan hệ phát triển CNTT trong công tác văn phòng cho CB, CC, VC.
- Chủ trì xây dựng đề án ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng, lựa chọn ưu điểm và loại bỏ những khiếm khuyết của các đơn vị.
- Chỉ đạo các Vụ, Cục, đơn vị, nhất là Văn phòng Bộ Nội vụ đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác của cơ quan, quan tâm đầu tư cơ sở hạ tầng trang thiết bị cho cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
- Chỉ đạo, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong các đơn vị, phòng ban; sử dụng thống nhất tệp tin điện tử trong hoạt động nội bộ; khởi động trang thiết bị và đồng bộ, đường truyền tốc độ cao cho các phòng ban, đơn vị và cá nhân.
3.2.2. Về công tác đào tạo, bỗi dưỡng.
Đội ngũ, lãnh đạo và lãnh đạo CNTT của từng bộ phận và đảm bảo mỗi bộ phận, đơn vị đều có lãnh đạo CNTT.
Tập huấn cho CB, CC, VC trong tổ chức về an toàn thông tin mạng và vận hành, sử dụng, khai thác các chức năng CNTT.
Việc đào tạo, bồi dưỡng cần chú trọng kiến thức, ứng dụng và sáng tạo vào công