7. Kết cấu luận văn
2.2. Thực trạng tổ chức kế toán tại công ty cổ phầnđầu tƣ xây dựng và
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và kỹ thuật 29 mang tính độc lập, thống nhất, địa bàn phân bổ tập trung. Do vậy công ty đã lựa chọn mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn tập trung theo sơ đồ 2.2:
Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế tốn Cơng ty cổ phần đầu tƣ xây dựng và kỹ thuật 29
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Khối lượng công việc kế tốn bao gồm các nhiệm vụ gắn với q trình sản xuất, kinh doanh, bộ phận kế tốn có 16 người, đều đã tốt nghiệp đại học, trình độ tương đối đồng đều,100% tốt nghiệp chuyên ngành kế toán, tuổi nghề từ 2 đến 17 năm. Bộ phận kế toán chịu sự quản lý trực tiếp từ Giám đốc công ty. Kế tốn được phân cơng phụ trách nhiều phần hành dưới sự chỉ đạo của Kế tốn trưởng.Phịng tài chính kế tốn gồm có 07 kế tốn, là phịng kế tốn trung tâm của cơng ty và có 09 kế toán phụ trách tại 09 chi nhánh.
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận cụ thể như sau:
Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật về việc chỉ đạo tổ chức công tác kế toán, là người tham mưu cho Giám đốc công ty về các quyết định tài chính của cơng ty. Chỉ đạo việc tổ chức bộ máy, tổ chức việc tính tốn ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình trích nộp các khoản ngân sách lên cấp trên. Tổ chức hướng dẫn thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo kế tốn tài chính, kiểm tra hướng dẫn thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo tài chính kế tốn, kiểm tra kế toán nội bộ, hướng dẫn cho đội ngũ kế tốn thực hiện các chế độ chính sách Nhà nước.
Kế tốn tổng hợp: có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp, sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, số dư cuối kỳ và khớp đúng với các báo cáo chi tiết. Cuối kỳ, lập BCTC và các báo cáo có liên quan.
Kế tốn tiền lương và TSCĐ: có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu bảng chấm cơng, lập bảng tính lương, BHXH thực hiện việc chi trả và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ. Kế toán khai, thu, nộp BHXH cho cán bộ công nhân viên, lập các chứng từ đối chiếu thu nộp với cơ quan BHXH, lập sổ BHXH cho cán bộ công nhân viên; Đối chiếu chốt sổ với các trường hợp điều chuyển công tác, nghỉ việc. Theo dõi TSCĐ tại Công ty, thực hiện công tác kiểm tra và lập báo cáo kiểm kê, phân loại TSCĐ.
Kế tốn vật tư, tính giá thành: Căn cứ vào lệnh sản xuất, phiếu báo sữa chữa, yêu cầu xuất vật tư, sổ sách, chứng từ của từng cơng trình, hạng mục cơng trình của các chi nhánh gửi lên để lập thẻ tính giá thành cho từng vụ việc, cơng trình, hạng mục cơng trình. Phân bổ các khoản chi phí NVL, nhân cơng, máy thi công vào sản xuất chung cho từng vụ việc, thành phẩm theo tiêu thức đã được qui định. Căn cứ lệnh điều chuyển nội bộ, hóa đơn bán hàng, GTGT, phiếu đề nghị cấp vật tư, phụ tùng; Lập phiếu xuất kho vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ. Lập và gửi các báo cáo tồn kho, giá thành định kỳ theo qui định.
Kế tốn thanh tốn, cơng nợ: có nhiệm vụ hướng dẫn các thủ tục về tạm ứng, thanh toán cho khách hàng và các bộ phận có liên quan. Theo dõi các khoản cơng nợ chi tiết cho từng đối tượng.
Kế tốn khối dịch vụ: Có nhiệm vụ theo dõi các phát sinh của các trung tâm trong khối dịch vụ. Định kỳ nhập báo cáo do các trung tâm gửi lên trên hệ thống sổ sách của Công ty.
Kê tốn khối đầu tư: Có nhiệm vụ theo dõi các phát sinh của Ban quản lý dự án. Định kỳ theo quý nhập báo cáo tài chính do Ban quản lý dự án gửi lên vào hệ thống sổ sách của Cơng ty.
Tại mỗi chi nhánh, có tổ chức nhân viên kế toán phụ trách để phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, kịp thời các khoản thu chi từ quỹ tiền mặt vào sổ quỹ. Thực hiện kiểm quỹ định kỳ và đảm bảo số dư tiền mặt tại quỹ khớp với số dư trên sổ quỹ.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức nhân lực và các phần hành cho bộ máy kế tốn hiện tại Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng và kỹ thuật 29 nói chung là hợp lý, các nhân viên có năng lực chun mơn, có trách nhiệm cao, tận tụy với cơng việc của mình. Cơng ty đã căn cứ vào những đặc điểm tổ chức sản xuất của mình để lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung nên đã phát huy được ưu điểm của mơ hình này. Cơ cấu bộ máy kế toán bộ máy kế
toán gọn nhẹ, đơn giản đảm bảo tính thống nhất và hoạt động có hiệu quả. Thơng tin kinh kế tốn tài chính được cung cấp kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý sản xuất trong tồn cơng ty.
2.2.2. Thực trạng Tổ chức cơng tác kế tốn
2.2.2.1. Thực trạng tổ chức chứng từ kế toán
Việc thu nhận thông tin kế tốn của Cơng ty được thực hiện qua các chứng từ kế toán. Chế độ chứng từ kế tốn áp dụng tại cơng ty dựa trên Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế tốn DN. Cơng ty căn cứ vào chế độ chứng từ đã ban hành theo quyết định của Bộ Tài chính, tiến hành nghiên cứu đặc điểm hoạt động, đặc điểm về đối tượng kế toán cũng như nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin để xây dựng và thiết kế mẫu chứng từ đều phù hợp với yêu cầu quản lý và đảm bảo tính pháp lý theo quy định của Nhà nước.
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị và tuân thủ theo những quy định của Nhà nước. Các loại chứng từ phản ánh trong công ty bao gồm 4 loại sau:
- Chứng từ lao động tiền lương:
Mục đích: Các chứng từ thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương được lập nhằm mục đích theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động; theo dõi các khoản phải thanh toán cho người lao động trong đơn vị như: tiền lương, tiền công các khoản phụ cấp, tiền thưởng, tiền cơng tác phí, tiền làm thêm ngồi giờ; theo dõi các khoản thanh tốn cho bên ngồi, cho các tổ chức khác như: thanh tốn tiền th ngồi, thanh tốn các khoản phải trích nộp theo lương,... và một số nội dung khác có liên quan đến lao động, tiền lương.
Chứng từ về lao động tiền lương bao gồm:
Bảng chấm công
Bảng chấm công làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền thưởng
Giấy đi đường
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Bảng thanh tốn tiền th ngồi Hợp đồng giao khốn
Biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
- Chứng từ hàng tồn kho:
Mục đích: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố, làm căn cứ kiểm tra tình hình sử dụng, dự trữ vật tư, cơng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố và cung cấp thơng tin cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho. Đặc điểm NVL trong Công ty chủ yếu là các loại vật liệu phục vụ xây dựng nên phần lớn NVL được quản lý tại chân cơng trình. Việc xây dựng qui trình quản lý và kiểm sốt NVL, CCDC của cơng ty yêu cầu phải hiệu quả. Để theo dõi tình hình nhập – xuất NVL, CCDC của công ty sử dụng nhiều loại chứng từ khác nhau. Tuy nhiên cho dù sử dụng loại chứng từ nào thì doanh nghiệp cũng cần tuân thủ trình tự lập phê duyệt và lưu chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu ghi sổ kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên, vật liệu, hàng hóa tại doanh nghiệp.
Chứng từ về hàng tồn kho bao gồm:
• Hóa đơn bán hàng thơng thường hoặc hóa đơn giá trị gia tăng • Phiếu yêu cầu mua vật tư
• Phiếu nhập kho
• Phiếu yêu cầu xuất vật tư • Phiếu xuất kho
• Biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố • Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ
• Biên bản kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố • Bảng kê mua hàng.
- Chứng từ tiền tệ:
Mục đích: Theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ các loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của đơn vị, nhằm cung cấp những thơng tin cần thiết cho kế tốn và người quản lý của đơn vị trong lĩnh vực tiền tệ.
Chứng từ tiền tệ bao gồm: • Phiếu thu
• Phiếu chi
• Giấy đề nghị tạm ứng
• Giấy thanh tốn tiền tạm ứng • Giấy đề nghị thanh tốn
• Bảng kiểm kê quỹ (Dùng cho VND) • Bảng kê chi tiền
- Chứng từ Tài sản cố định:
Mục đích: Theo dõi tình hình biến động về số lượng, chất lượng và giá trị của TSCĐ. Quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng, thanh lý và sửa chữa lớn tài sản cố định.
Chứng từ Tài sản cố định bao gồm: • Biên bản giao nhận TSCĐ • Biên bản thanh lý TSCĐ
• Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành • Biên bản đánh giá lại TSCĐ
• Biên bản kiểm kê TSCĐ
Danh mục chứng từ kế toán sử dụng tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và kỹ thuật 29 được nêu cụ thế ở phụ lục số 2.1. Tổ chức chứng từ kế tốn ở Cơng ty được thực hiện tương đối khoa học, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty đã xây dựng hệ thống chứng từ đáp ứng yêu cầu quản lý và sản xuất kinh doanh. Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu về sản xuất kinh doanh được nhân viên kế toán lập chứng từ sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (hoặc tiếp nhận chứng từ từ các bộ phận khác). Sau đó kiểm tra chứng từ về nội dung và hình thức. Sử dụng để ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ theo thời gian quy định. Qua tìm hiểu thực tế ở cơng ty, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc lập chứng từ, luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ được thực hiện như sau:
*Bước 1: Lập chứng từ
Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty, theo sự phân công và chỉ đạo của trưởng phịng, kế tốn các phần hành xác định loại chứng từ phù hợp với nghiệp vụ để phản ánh, lập chứng từ cho nghiệp vụ đó. Các nghiệp vụ phát sinh ở phần hành kế tốn nào thì kế tốn phần hành đó phải vận dụng loại chứng từ phù hợp. Và do Công ty áp dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn nên một số chứng từ được lập trên máy tính rồi in ra theo đúng biểu mẫu quy định, đảm bảo nhanh gọn, dễ dàng, chính xác, kịp thời trong công tác kế tốn. Đối với các chi phí liên quan trực tiếp tới việc đầu tư xây dựng cơng trình, việc lập, thu thập, tổng hợp các chứng từ kế toán do các chi nhánh lập. Tuy nhiên, tại công ty vẫn xảy ra một số trường hợp đặc biệt không đúng theo quy định dẫn đến vi phạm về Chế độ chứng từ kế tốn trong q trình lập. Ví dụ như vẫn cịn trường hợp các đội xây dựng ở các chi nhánh lập hoặc thu thập chứng từ kế tốn phản ánh các chi phí liên quan trực tiếp tới việc đầu tư xây dựng cơng trình do đối tác bên ngồi lập khơng kịp thời. Do chậm thanh toán với nhà cung cấp hoặc do những lý do khách quan, chủ quan khác mà có trường hợp vật tư đã đưa vào thi công xây dựng nhưng vẫn chưa có chứng từ hóa đơn đầu vào. Điều này dẫn đến những khó khăn trong cơng
tác kiểm soát vật tư thực tế sử dụng với vật tư trên hóa đơn đầu vào, cơng tác tập hợp chi phí để tính giá thành cơng trình khơng đảm bảo. Ngồi ra vẫn cịn tồn tại trường hợp lập chứng từ không hợp lệ, không đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.
* Bước 2: Kiểm tra chứng từ, tiến hành ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết Công tác kiểm tra chứng từ là một nhiệm vụ quan trọng trong cơng tác kế tốn đặc biệt là đối với DN có khối lượng chứng từ đầu vào nhiều nên việc kiểm tra chứng từ rất quan trọng, để tránh được những sai sót khơng đáng có. Ngồi ra, việc kiểm tra chứng từ cịn nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để ngăn ngừa những sai phạm ngay từ khi lập chứng từ.
Qua khảo sát thực tế tại công ty Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và kỹ thuật 29, công tác kiểm tra chứng từ được tiến hành kịp thời và chặt chẽ, đảm bảo chứng từ gốc phản ánh đúng,đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo sự phân công trách nhiệm của kế tốn trưởng Cơng ty: kế toán phụ trách phần hành nào thì có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra chứng từ nghiệp vụ liên quan tới phần hành đó. Trước khi chuyển chứng từ sang phịng kế tốn kiểm tra và trình Giám đốc ký duyệt thì trưởng các bộ phận phát sinh nghiệp vụ kinh tế phải ký xác nhận nội dung chứng từ. Sau khi chứng từ được ký duyệt đầy đủ, kế toán tiến hành thu tiền hoặc thanh tốn tiền hoặc ghi nhận cơng nợ.
* Bước 3: Phân loại, lưu trữ và bảo quản chứng từ
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và kỹ thuật 29 đã thực hiện đầy đủ khâu bảo quản và lưu trữ chứng từ. Các chứng từ đang được tổ chức quản lý theo cách thức: Kế toán viên phụ trách từng phần hành sẽ có trách nhiệm sắp xếp và lưu trữ chứng từ vào các tệp liên quan theo nội dung công việc. Sau khi kết thúc ghi sổ kế toán trên máy, các chứng từ kế toán được bảo quản, lưu trữ vào tủ tài liệu tại phịng kế tốn. Các phiếu thu, phiếu chi được lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh để dễ dàng cho việc kiểm tra chi tiết khi cần thiết. Tuy nhiên, công ty chưa thiết kế mẫu gáy tệp chung cho các loại chứng từ. Đa phần, kế toán tự tạo mẫu gáy tệp, mẫu bìa sổ nên hình thức tổng thể
của tủ tài liệu và cách thức sắp xếp chứng từ chưa được khoa học, chưa thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ khi cần thiết.
2.2.2.2. Thực trạng tổ chức tài khoản kế tốn tại cơng ty
Qua khảo sát thực tế, chế độ kế tốn và hệ thống tài khoản tại Cơng ty Cổ phần đầu tư xây dựng và kỹ thuật 29 thực hiện theo Thơng tư 200/2014/TT- BTC của Bộ tài chính ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, chi tiết theo ngành nghề kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn quy định, Cơng ty tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế tốn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
Cơng ty sử dụng các nhóm tài khoản sau: Đối với tài khoản tài sản thuộc loại 1 và loại 2: Công ty đã lựa chọn và sử dụng tương đối phù hợp theo hệ thống tài khoản quy định ở cả tài khoản tổng hợp và chi tiết. Đối với TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” Công ty đã mở 2 tài khoản chi tiết của TK 1121 cho từng ngân hàng: TK 1121.1 Tiền gửi tại ngân hàng TMCP Quân Đội - CN Đống Đa; TK 1121.2 Tiền gửi tại Ngân hàng Viettinbank- chi nhánh Đống Đa. Đối với TK 111” Tiền mặt” đơn vị chỉ mở TK 1111- Tiền mặt tại két.
Đối với Tài khoản Nguồn vốn thuộc loại 3 và loại 4: Cơng ty có mở một số loại tài khoản chi tiết, cụ thể như sau:
TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước” Công ty sử dụng các