1.3. Kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
1.3.1. Nguyên tắc hoạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
- Phải tính toán, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình thanh toán của từng đối tượng.
- Phải mở sổ chi tiết cho từng đối tượng thanh toán và từng lần thanh toán. Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu, đôn đốc để việc thanh toán được đúng hạn.
- Những đối tác mà đơn vị có quan hệ giao dịch, thanh toán thường xuyên, hoặc có số dư nợ lớn, kế toán cần phải lập bảng kê nợ, đối chiếu, kiểm tra, xác nhận nợ và có kế hoạch thu hồi.
- Cần phải tiến hành phân loại nợ: Loại nợ có thể trả đúng hạn, quá hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc để nợ nần dây dưa.
- Các khoản phải thu bằng vàng tiền tệ phải được kế toán chi tiết cho từng khoản cả về số lượng và giá trị. Cuối kỳ, điều chỉnh số dư theo giá thực tế.
- Đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ thì cần được theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam. Cuối mỗi kỳ, kế toán phải tiến hành điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế.
- Tuyệt đối không bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có của tài khoản 131 mà phải căn cứ vào số dư ở sổ chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán.
1.3.2. Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT) do doanh nghiệp lập. - Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập;
- Biên bản đối chiếu công nợ; - Biên bản bù trừ công nợ;
- Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, Giấy báo Có…
1.3.3. Tài khoản sử dụng
Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu đối với khách hàng kế toán sử dụng TK 131- Phải thu của khách hàng. Tài khoản này có kết cấu và nội dung như sau:
Bên Nợ:
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam).
Bên Có:
- Số tiền khách hàng đã trả nợ.
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại.
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT).
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam).
Số dư bên Nợ:
Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi vào cả hai chỉ tiêu bên ”tài sản” và bên "Nguồn vốn”.
1.3.4. Phương pháp kế toán thanh toán với khách hàng
+ Hoạch toán chi tiết:
(1) (2)