Một chính sách tiền lương hợp lý phải được xây dựng trên những căn cứ vững chắc, rõ ràng. Căn cứ xây dựng quy chế lương có hai điểm mà doanh nghiệp cần lưu ý là nguyên tắc trả lương và hệ thống thang bảng lương. Về nguyên tắc trả lương, Công ty Cổ phần đầu tư du lịch Trúc Việt đã làm tốt khi tuân thủ đúng quy định của pháp luật, Hợp đồng lao động và các nguyên tắc cơ bản khác. Tuy nhiên, về hệ thống thang bảng lương, Công ty Cổ phần đầu tư du lịch Trúc Việt chưa xây dựng được một thang bảng lương phù hợp. Để xây dựng được hệ thống bang lương thì công ty cần hoàn thiện công tác phân tích công việc.
a. Hoàn thiện công tác phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công việc.
Việc phân tích công việc có vai trò vô cùng quan trọng đối với công tác trả lương. Mục tiêu cuối cùng của phân tích công việc là xây dựng được bản mô tả công
Bước 4: Kiểm tra, xác minh độ chính xác của thông tin thu thập được.
Đây là một bước quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình phân tích việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Bản mô tả công việc sẽ cho biết công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm của người làm công việc đó. Bản tiêu chuẩn công việc chỉ ra tiêu chí, mức độ để được đánh giá hoàn thành của công việc đó. Từ bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, nhà quản lý dễ dàng có thể đánh giá chính xác được yêu cầu của công việc, từ đó có căn cứ để trả lương cho người lao động một cách công bằng, phù hợp.
Quy trình phân tích công việc bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định rõ mục đích và nhu cầu phân tích công việc của công ty
Đây là bước đầu tiên trong quá trình phân tích công việc. Nó là bước quan trọng giúp định hướng cho công việc phân tích về sau. Xác định được mục đích sử dụng thông tin sẽ lựa chọn được phương pháp thu thập thông tin phù hợp.
Công ty Cổ phần đầu tư du lịch Trúc Việt có nhu cầu phân tích công việc để xây dựng chính sách tiền lương khoa học hơn, phù hợp hơn.
Bước 2: Lựa chọn công việc tiêu biểu để xây dựng chức danh công việc
Công ty Cổ phần đầu tư du lịch Trúc Việt là công ty chuyên cung cấp dịch vụ tuy nhiên lại chia nhiều phòng ban, mỗi phòng ban lại có tính chất công việc khác nhau tương đối. Vì vậy, Công ty cần phải cân nhắc, lựa chọn những công việc tương tự nhau làm tiêu biểu để xây dựng chức danh công việc để tiết kiệm thời gian phân tích công việc.
Bước 3: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin phù hợp với mục đích và nhu cầu phân tích công việc đã được xác định như trên
Việc lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin cần phải dựa vào yêu cầu về độ chính xác, tính chi tiết của thông tin; khả năng tài chính của công ty để chi trả chi phí thu thập thông tin;...
Công ty có thể sử dụng một hoặc nhiều phương pháp thu thập để có thể tập hợp được lượng thông tin cần thiết nhất với chi phí thấp nhất. Có nhiều phương pháp thu thập mà công ty có thể áp dụng: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi, nhật ký công việc, sử dụng các bản câu hỏi được thiết kế sẵn (phiếu điều tra), hỏi ý kiến chuyên gia.
Sau khi đã thu thập được thông tin, cần phải tiến hành đối chiếu, kiểm tra lại thông tin vừa thu thập được với các nhân viên đảm nhân công việc đó và người quản lý phụ trách. Quá trình kiểm tra, xác minh như vậy sẽ giúp các thông tin thu thập được đầy đủ và mang tính khách quan hơn. Bên cạnh đó, người lao động có cơ hội tham gia xét duyệt lại chính công việc mà họ đang làm, góp phần giúp người lao động cảm thấy được tôn trọng ý kiến, hiểu rằng công ty đã có cách thức xây dựng quy chế, chính sách lương hài hoà lợi ích cho họ.
Bước 5: Triển khai bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc
Bảng mô tả công việc 1. Thông tin chung
- Chức danh công việc: Trưởng phòng - Phòng/ban: Phòng HC-NS
- Cấp quản lý trực tiếp: Phó Giám đốc - Nơi làm việc: Văn phòng công ty - Thời gian làm việc: Toàn thời gian
2. Mục đích công việc
- Tư vấn cho Ban giám đốc về việc xây dựng các chính sách liên quan đến tuyển dụng; đào tạo và phát triển; đánh giá thực hiện công việc; đãi ngộ và phúc lợi; giải quyết các phát sinh trong quan hệ lao động.
- Trợ giúp cho BGĐ và các cán bộ quản lý phòng ban thực hiện các hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong bộ phận của mình.
- Giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế của các phòng ban trong công ty.
hội trong công ty.
1. Nhiệm vụ cụ thể
- Mảng nhân sự
• Dựa trên chiến lược kinh doanh chung của Công ty thiết lập và quản lý các kế hoạch phát triển nguồn lực nhằm đảm bảo lực lượng lao động luôn đáp ứng yêu cầu cả về số lượng và chất lương.
• Xây dựng và triển khai các chính sách liên quan đến tuyển dụng; đào tạo và phát triển; đánh giá thực hiện công việc; đãi ngộ và phúc lợi;
• Quản lý các chính sách tiền lương, tiền thưởng, tham mưu cho ban giám đốc về việc điều chỉnh chính sách tiền lương, tiền thưởng phù hợp với tình hình tài chính của công ty đồng thời vẫn đảm bảo tính cạnh tranh so với thị trường.
• Hỗ trợ các trưởng bộ phận trong việc giải quyết phát sinh trong quan hệ lao động giữa người lao động và công ty như: chấm dứt hợp động lao động, kỷ luật, khen thưởng....
• Có trách nhiệm giám sát và nhắc nhở việc thực hiện nội quy, quy chế, các chinh sách, chủ trương của Công ty đối với người lao động.
• Phối hợp với phòng kế toán và làm việc với các cơ quan chức năng để đảm bảo quyền lời về bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân... cho người lao động.
- Mảng hành chính:
• Thực hiện giao dịch với các cơ quan hữu quan các vấn đề liên quan đến nhân sự hành chính.
• Quản lý trang thiết bị văn phòng và cơ sở hạ tầng của công ty, đảm bảo phương tiện làm việc và các tiện ích khác của môi trường làm việc cho CBNV.
• Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục pháp lý cho Công ty. • Quản lý quỹ tiền mặt của Công ty.
• Tổ chức việc lưu trữ, kiểm soát tài liệu, công văn, giấy tờ về hoạt động hành
• Kỹ năng giao tiếp tốt
• Kỹ năng xử lý giải quyết vấn đề
• Kỹ năng đàm phán, thuyết phục
chính - pháp lý - nhân sự của Công ty.
- Đào tạo, giám sát và đánh giá nhân viên trong phòng
- Thực hiên một số công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Giám đốc công ty
2. Trách nhiệm
- Điều hành hoạt động của phòng Hành chính - Nhân sự theo chức năng nhiệm vụ được giao.
- Chấp hành nghiêm túc các nội quy, quy chế, chính sách chế độ theo quy định của Công ty.
- Tư vấn, giám sát và hỗ trợ các bộ phận chức năng thực hiện tốt các quy định về chính sách nhân sự và hành chính theo quy định của Công ty
- Thực hiện đúng theo chỉ đạo của Ban giám đốc về các vấn đề HC - NS
3. Quyền hạn
- Được đề xuất với Ban giám đốc các nội dung, biện pháp cụ thể nhằm đảm bảo thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ về nhân sự và hành chính trong công ty. - Nhắc nhở các bộ phận chức năng về việc chấp hành đúng nội quy, quy chế theo
quy định của Công ty.
- Đề xuất các vấn đề phát sinh trong công việc với Ban giám đốc
4. Yêu cầu cần có
- Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị nhân sự; luật; quản trị kinh doanh
- Có trên 5 năm làm việc trong lĩnh vực Hành chính - Nhân sự trong đó có 2 năm làm việc tại vị trí quản lý, trưởng phòng.
- Tiếng Anh: Sử dụng thành thạo bốn kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết - Kỹ năng cần có:
• Kỹ năng đào tạo • Kỹ năng quản lý
- Thái độ/ tố chất cần có:
• Có khả năng lôi kéo, thuyết phục người khác.
• Có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, có nhiệt huyết và say mê công việc
• Có khả năng chịu được áp lực trong công việc
- Ưu tiên: có kinh nghiệm xây dựng hệ thống KPIs, lương 3P, 5S.
b. Hoàn thiện hệ thống bảng lương chức danh công việc
Như đã phân tích trong phần thực trạng, hệ thống thang bảng lương của Công ty Cổ phần đầu tư du lịch Trúc Việt còn sơ sài, chưa được cập nhật thường xuyên. Để có thế khuyến khích người lao động nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc thì Công ty cần phải xây dựng thang bảng lương chính xác, khách quan, công bằng gắn với trình độ, trách nhiệm, nhiệm vụ của công việc.
Việc xây dựng bảng lương chức danh công việc được tiến hành như sau
Bước 1: Xác định hệ thống chức danh tại Công ty Cổ phần đầu tư du lịch Trúc Việt. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, ta có thể xác định được hệ thống các chức danh hiện có tại Công ty.
Bước 2: Xây dựng bảng mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Như đã phân tích ở trên, việc xây dựng bảng mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc sẽ là căn cứ giúp cán bộ tiền lương định giá các công việc và đưa ra cơ cấu tiền lương hợp lý, công bằng.
Bước 3: Xác định hệ thống các nhóm yếu tố ảnh hưởng đến mức lương từng chức danh công việc.
Căn cứ cào ngành nghề hoạt động, Công ty xác định các nhóm yếu tố ảnh hưởng như sau:
1. Mức độ tác động của công việc 2. Yêu cầu về trình độ chuyên môn 3. Tính chất công việc
4. Mức độ phối hợp 5. Điều kiện làm việc
Bước 4: Xác định thang điểm theo các yếu tố ảnh hưởng.
Sau khi xác định được các nhóm yếu tố ảnh hưởng đến mức lương từng chức danh công việc, công ty tiến hành xây dựng thang điểm cho mỗi yếu tố đó.
Bước 5: Xác định mức độ điểm của từng yếu tố trong các nhóm yếu tố ảnh hưởng đến mức lương.
- Trong nhóm các yếu tố ảnh hưởng, Công ty phải xác định yếu tố nào ảnh hưởng đến lương nhiều nhất thì sẽ đánh giá điểm cao. Ngược lại, yếu tố nào trong nhóm yếu tố ít ảnh hưởng đến mức lương thì đánh giá điểm thấp.
- Mỗi vị trí công việc khác nhau sẽ đòi hỏi các tiêu chí đối với người lao động khác nhau. Chính vì thế, Công ty cần xác định tính phức tạp của mỗi yếu tố trong từng vị trí công việc. Ví dụ: Nhân viên kế toán thì phải yêu cầu có kỹ năng tổng hợp và phần tích dữ liệu, nhưng nhân viên bảo vệ thì không cần có kỹ năng này.
- Đối chiếu với bảng hệ thống thang điểm các yếu tố công việc, xác định được điểm độ phức tạp của mỗi yếu tố của từng vị trí công việc.
- Cộng tổng số điểm độ phức tạp của tất cả các yếu tố của mỗi công việc để xác định tổng số điểm đánh giá độ phức tạo hay giá trị của công việc này so với công
việc khác.
Bước 6: Tổng hợp điểm cho từng chức danh công việc
Bước 7: Phân nhóm công việc, xác định hình thành thang bảng lương
Sau khi đã đánh giá một cách tương đối công việc nào đòi hỏi hao phí lao động 63
lớn hơn công việc nào, Công ty tiến hành phân chia lại thang bảng lương cho
phù hợp
với điểm số đã đánh giá.
Căn cứ bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực tiện công việc đã xây dựng từ trước, công ty sẽ lựa chọn ra những vị trí công việc yêu cầu kiến thức, kỹ năng gần giống nhau để xếp thành một nhóm. Những nhóm công việc này sẽ được xếp vào cùng một ngạch lương. Sau khi chia ngạch lương, công ty tiến hành chia bậc lương trong mỗi ngạch. Từ đó xây dựng được hệ thống thang bảng lương mới.
Các lưu ý khi xây dựng thang bảng lương cho Cổ phần đầu tư du lịch Trúc Việt:
Khi chia bậc trong ngạch lương, công ty nên chú trọng nhiều hơn đến hiệu quả làm việc của các bậc lương đó để có căn cứ hợp lý hơn. Tránh việc người làm lâu năm thì bậc lương cao hơn mặc dù không mang lại hiệu quả cho công ty.
Đối với những người ở ban lãnh đạo cấp cao, nên có chế độ nâng lương phù hợp để họ có động lực tiếp tục cống hiến cho công ty lâu dài. Ví dụ có thể sau 6 tháng, căn cứ vào các chỉ tiêu như đạt năng suất cao hơn, công ty hoạt động tốt hơn thì có thế cộng thêm 1% lương theo bậc lương hiện tại mà người đó đang được hưởng.