2.2.1. Dự báo nhu cầu
a.Khái niệm dự báo
Trong quá trình điều hành và thực hiện các công việc hàng ngày, nhà quản trị luôn phải đưa ra các quyết định khác nhau mà không thể biết một cách chính xác tương lai sẽ xảy ra như thế nào. Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhiên liệu,
lực lượng lao động, máy móc thiết bị và các nguồn lực khác mà không biết một cách chính xác doanh số bán hàng và nhu cầu khách hàng về sản phẩm sẽ là bao nhiêu. Để có thể đưa ra các quyết định này một cách tương đối chính xác, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện tốt công tác dự báo.
Dự báo được hiểu là việc ước lượng một sự kiện hoặc một điều kiện nào đó trong tương lai vốn nằm ngoài khả năng kiểm soát của tổ chức nhằm cung cấp cơ sở cho việc ra quyết định.
Dự báo là một khoa học và nghệ thuật nhằm tiên đoán những sự việc sẽ xảy ra trong tương lai, trên cơ sở phân tích khoa học về các dữ liệu đã thu thập được.Tính khoa học của dự báo thể hiện ở chổ: để có được kết quả dự báo người ta dựa vào số liệu thu thập được ở kỳ trước kết hợp với những phương pháp toán học hay những mô hình dự báo tiên tiến. Tính nghệ thuật thể hiện: Có nhiều phương pháp dự báo khác nhau và kết quả dự báo cũng khác nhau, việc lựa chọn và sử dụng phương pháp hay điều chỉnh kết quả dự báo là nghệ thuật của người dự báo.
Dự báo có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động cung ứng. Nó giúp giảm chi phí hoạt động, tăng năng suất, tăng hiệu quả hoạt động cung ứng, nói riêng, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nói chung. Dự báo giúp ước tính được số lượng sản phẩm cần sản xuất, từ đó xác định nhu cầu nguyên vật liệu, lập được kế hoạch cung ứng, dự trữ nguyên vật liệu. Nếu dự báo không chính xác có thể gây ra cạn dự trữ, thiếu hụt nguyên vật liệu, phản ứng kém với những biến động của thị trường, sụt giảm doanh số, giảm lợi nhuận (dự báo thiếu), tăng chi phí tồn kho (dự báo dư).
❖ Các loại dự báo - Theo thời gian dự báo:
Dự báo ngắn hạn: là những dự báo có thời gian ngắn, phổ biến là những dự báo dưới 3 tháng như hoạch định tiến độ sản xuất, hoạch định mua hàng, hoạch định nhu cầu lao động ngắn hạn.
Dự báo trung hạn là những dự báo có thời gian từ 3 tháng đến 3 năm. Dự báo trung hạn được sử dụng cho hoạch định sản lượng, hoạch định doanh số, hoạch định về hoạt động điều hành…
Dự báo dài hạn là những dự báo có thời gian từ 3 năm trở lên. Dự báo dài hạn được sử dụng để hoạch định sản phẩm mới, phân bổ nguồn vốn, mở rộng quy mô và nghiên cứu phát triển
- Theo lĩnh vực dự báo:
Dự báo kinh tế do các cơ quan kinh tế, cơ quan nghiên cứu, cơ quan dịch vụ thông tin, các bộ phận tư vấn trong các cơ quan nhà nước thực hiện. Dự báo kinh tế cung cấp những thông tin về: Chủ trương chính sách của nhà nước, tổng sản phẩm xã hội, tỷ lệ thất nghiệp, tỷ lệ lạm phát, xu hướng kinh doanh, điều kiện kinh doanh…
này rất quan trọng trong những ngành có hàm lượng kỹ thuật cao như: năng lượng, máy tính, điện tử
b.Các phương pháp dự báo
Có hai nhóm phương pháp dự báo: dự báo định tính và dự báo định lượng. ❖Các phương pháp dự báo định tính
Các phương pháp dự báo định tính là các phương pháp dự báo bằng cách phân tích định tính dựa vào suy đoán, cảm nhận. Các phương pháp này phụ thuộc nhiều vào trực giác, kinh nghiệm và sự nhạy cảm của nhà quản trị, của những chuyên gia, khách hàng, người bán hàng, người quản lý. Phương pháp định tính thường được sử dụng khi dữ liệu lịch sử không có sẵn hoặc có nhưng không đầy đủ, hoặc không đáng tin cậy, hoặc những đối tượng dự báo bị ảnh hưởng bởi những nhân tố không thể lượng hóa được như sự thay đổi tiến bộ kỹ thuật.
Hiện nay, phương pháp dự báo định tính được chấp nhận ở nhiều nơi nên vẫn còn sử dụng phổ biến. Thậm chí, khi có các công cụ thống kê, thì phán đoán cá nhân vẫn là sự lựa chọn cho nhiều nhà quản lý cấp cao vì đơn giản, không yêu cầu người dự báo phải am hiểu về mô hình toán, mô hình thống kê hoặc kinh tế lượng,dễ thực hiện thời gian nghiên cứu dự báo nhanh, chi phí dự báo thấp và kết quả dự báo trong nhiều trường hợp cũng rất tốt. Tuy nhiên, kết quả dự báo định tính dựa vào ý kiến chủ quan nên dễ bị sai lệch, không chính xác một cách ổn định theo thời gian, không có phương pháp hệ thống để cải thiện mức độ chính xác và đòi hỏi người dự báo phải tích lũy kinh nghiệm trong một thời gian dài.
Một số phương pháp dự báo định tính chủ yếu: - Lấy ý kiến của ban quản lý điều hành
Đây là phương pháp dự báo được sử dụng khá rộng rãi. Trong phương pháp này, cần lấy ý kiến của các nhà quản trị cao cấp, những người phụ trách các công việc quan trọng thường hay sử dụng các số liệu thống kê, chỉ tiêu tổng hợp của doanh nghiệp. Ngoài ra cần lấy thêm ý kiến đánh giá của các cán bộ điều hành marketing, kỹ thuật, tài chính và sản xuất.
Phương pháp này sử dụng được trí tuệ và kinh nghiệm của những cán bộ trực tiếp liên quan đến hoạt động thực tiễn. Tuy nhiên, nó có nhược điểm là mang yếu tố chủ quan và ý kiến của những người có chức vụ cao nhất thường chi phối ý kiến của những người khác.
- Phương pháp lấy ý kiến của lực lượng bán hàng
Những người bán hàng là người hiểu rõ nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. Họ có thể dự báo được lượng hàng hoá, dịch vụ có thể bán được trong tương lai tại khu vực mình bán hàng.Tập hợp ý kiến của nhiều người bán hàng tại nhiều khu vực khác nhau, có thể dự báo nhu cầu hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp.
Phương pháp này có nhược điểm là phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của người bán hàng. Một số người bán hàng thường có xu hướng đánh giá thấp lượng hàng hoá, dịch vụ bán được để dễ đạt định mức, ngược lại một số khác lại chủ quan dự báo ở mức quá cao để nâng danh tiếng của mình.
- Phương pháp nghiên cứu thị trường người tiêu dùng
Đây là phương pháp lấy ý kiến khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Việc nghiên cứu thường do bộ phận nghiên cứu thị trường thực hiện bằng nhiều hình thức như tổ chức các cuộc điều tra lấy ý kiến của khách hàng, phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại, gửi phiếu điều tra tới gia đình hoặc cơ sở tiêu dùng.
Phương pháp nghiên cứu thị trường người tiêu dùng giúp doanh nghiệp không chỉ chuẩn bị dự báo nhu cầu của khách hàng mà còn có thể hiểu được những đánh giá của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp để có biện pháp cải tiến, hoàn thiện cho phù hợp. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi tốn kém về tài chính, thời gian và phải có sự chuẩn bị công phu trong việc xây dựng câu hỏi. Đôi khi phương pháp này cũng vấp phải khó khăn là ý kiến của khách hàng không xác thực hoặc quá lý tưởng.
- Phương pháp chuyên gia
Phương pháp chuyên gia là phương pháp thu thập và xử lý những đánh giá dự báo bằng cách tập hợp và hỏi ý kiến các chuyên giathuộc một lĩnh vực hẹp của khoa học - kỹ thuật hoặc sản xuất.
Phương pháp chuyên gia dựa trên cơ sở đánh giá tổng kết kinh nghiệm, khả năng phản ánh tương lai một cách tự nhiên của các chuyên giavà xử lý thống kê các câu trả lời một cách khoa học. Nhiệm vụ của phương pháp là đưa ra những dự báo khách quan về tương lai phát triển của khoa học kỹ thuật hoặc sản xuất dựa trên việc xử lý có hệ thống các đánh giá dự báo của các chuyên gia.
Phương pháp chuyên gia được áp dụng đặc biệt có hiệu quả trong các trường hợp sau đây:
- Khi đối tượng dự báo có tầm bao quát lớn phụ thuộc nhiều yếu tố mà hiện tại còn chưa có hoặc thiếu những cơ sở lý luận chắc chắn để xác định.
- Trong điều kiện còn thiếu thông tin và những thống kê đầy đủ, đáng tin cậy về đặc tính của đối tượng dự báo.
Trong điều kiện có độ bất định lớn của đối tượng dự báo, độ tin cậy thấp về hình thức thể hiện, về chiều hướng biến thiên về phạm vi cũng như quy mô và cơ cấu.
- Khi dự báo trung hạn và dài hạn đối tượng dự báo chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố, phần lớn là các nhân tố rất khó lượng hoá đặc biệt là các nhân tố thuộc về tâm lý xã hội (thị hiếu, thói quen, lối sống, đặc điểm dân cư...) hoặc tiến bộ khoa học kỹ thuật. Vì vậy trong quá trình phát triển của mình đối tượng dự báo có nhiều đột biến về quy mô và cơ cấu mà nếu không nhờ đến tài nghệ của chuyên gia thì mọi sự trở nên vô nghĩa.
- Trong điều kiện thiếu thời gian, hoàn cảnh cấp bách phương pháp chuyên gia cũng được áp dụng để đưa ra các dự báo kịp thời.
Quá trình áp dụng phương pháp chuyên gia có thể chia làm ba giai đoạn lớn:
- Lựa chọn chuyên gia
- Trưng cầu ý kiến chuyên gia;
- Thu thập và xử lý các đánh giá dự báo.
Chuyên gia là người thấy rõ nhất những mâu thuẫn và những vấn đề tồn tại trong lĩnh vực hoạt động của mình, đồng thời về mặt tâm lý họ luôn luôn hướng về tương lai để giải quyết những vấn đề đó dựa trên những hiểu biết sâu sắc, kinh nghiệm sản xuất phong phú và linh cảm nghề nghiệp nhạy bén.
Nói chung, để đảm bảo tính chính xác, công tác dự báo cần kết hợp giữa phương pháp dự báo định tính và định lượng.
❖ Các phương pháp dự báo định lượng
- Phương pháp nhân quả: được sử dụng với giả thiết là nhu cầu có liên quan mạnh đến yếu tố môi trường cạnh tranh hay các yếu tố của thị trường. Ví dụ như nhu cầu vay vốn có liên quan mạnh đến tỉ lệ lãi suất. Vì thế nếu kỳ vọng lãi suất sẽ giảm vào thời gian tới, chúng ta có thể dự báo được nhu cầu vay vốn có mối liên hệ với lãi suất thông qua phương pháp nhân quả này. Một ví dụ khác là giá cả và nhu cầu. Cả hai yếu tố này có mối liên hệ nhân quả rõ rệt. Nếu giá thấp thì nhu cầu có thể được kỳ vọng là tăng; ngược lại nếu giá tăng thì nhu cầu có thể được kỳ vọng là thấp.
- Phương pháp chuỗi thời gian là một phương pháp sử dụng rất phổ biến trong dự báo. Phương pháp này sử dụng giả thiết dữ liệu ở quá khứ là cơ sở để dự báo nhu cầu trong tương lai. Đây là một phương pháp tốt khi dữ liệu ở quá khứ đáng tin cậy. Các kỹ thuật toán học như bình quân di động và làm trơn hàm số mũ được sử dụng để dự báo trong phương pháp chuỗi thời gian. Hiện nay các kỹ thuật này đã được phát triển thành các phần mềm phổ biến
- Phương pháp mô phỏng là sự kết hợp của hai phương pháp nhân quả và chuỗi thời gian để mô phỏng hành vi của người tiêu dùng dưới các điều kiện và hoàn cảnh khác nhau. Phương pháp này sử dụng để trả lời các câu hỏi như: Chuyện gì sẽ xảy ra đối với doanh thu nếu như giá của một sản phẩm nào đó thấp? Chuyện gì sẽ xảy ra với thị phần khi đối thủ cạnh tranh giới thiệu một sản phẩm mới hay mở một cửa hàng ngay bên cạnh chúng ta?
2.2.2. Định giá sản phẩm
Các công ty và chuỗi cung ứng có thể ảnh hưởng đến nhu cầu thông qua việc định giá. Tùy vào mức giá được định giá như thế nào có thể đem lại lợi nhuận gộp hay cực đại doanh thu cho công ty. Thông thường, nhân viên phòng tiếp thị và bán hàng ra các quyết định về giá để kích thích nhu cầu trong suốt mùa cao điểm, với mục đích là cực đại tổng doanh thu. Nhân viên phòng sản xuất và tài chính ra quyết định về giá nhằm kích thích nhu cầu trong những thời gian ngắn nhất, với mục tiêu là cực đại lợi nhuận gộp trong mùa có nhu cầu cao điểm, tạo doanh thu để kiểm soát chi phí trong những mùa có nhu cầu thấp.
công ty là “có phải đây là biện pháp tốt nhất để đưa ra giá khuyến mãi trong những giai đoạn cao điểm nhằm gia tăng doanh thu hay kiểm soát chi phí trong những giai đoạn thấp”.
Câu trả lời này tùy thuộc vào cấu trúc chi phí của công ty. Nếu một công ty mà có quy mô lực lượng lao động đa dạng, khả năng sản xuất có tính linh hoạt cao, và chi phí tồn kho lớn thì đây là cách tốt nhất để tạo ra nhu cầu nhiều hơn trong những mùa cao điểm. Nếu công ty có mức độ linh hoạt thấp về sự đa dạng trong lực lượng lao động, khả năng sản xuất và chi phí tồn kho thấp thì đây là cách tốt nhất để tạo ra nhu cầu trong những giai đoạn thấp.
Trong những giai đoạn mà nhu cầu thấp hơn mức sản xuất sẵn có thì đây là lúc tăng giá trị nhu cầu lên bằng cách cân bằng nhu cầu với khả năng sản xuất sẵn có của công ty. Máy móc thiết bị làm việc theo cách này có thể hoạt động ổn định hết công suất.
2.2.3. Quản trị dự trữ
Quản trị dự trữ là một quy trình tiếp diễn giữa việc cân bằng mức độ lưu kho để đáp ứng nhu cầu và tận dụng hiệu quả kinh tế theo quy mô để có được mức giá tốt nhất cho sản phẩm.
Một chuỗi cung ứng điển hình gồm có nhà cung ứng và nhà sản xuất, những người có nhiệm vụ dịch chuyển nguyên vật liệu vào thành phẩm, và các trung tâm phân phối và nhà kho mà qua đó sản phẩm hoàn thành sẽ được phân phối đến cho khách hàng. Điều này ngụ ý rằng dự trữ xuất hiện trong chuỗi cung ứng dưới một vài hình thức: dự trữ nguyên vật liệu, dự trữ bán thành phẩm, dự trữ thành phẩm.
Đồng thời có ba danh mục dự trữ là dự trữ theo chu kỳ, dự trữ theo mùa và dự trữ an toàn. Trong đó tồn dự trữ bị ảnh hưởng từ khả năng dự báo nhu cầu sản phẩm. Khả năng dự báo nhu cầu càng kém thì khả năng kiểm soát dự trữ an toàn không kỳ vọng càng cao. Hoạt động quản lý dự trữ của công ty hay chuỗi cung ứng là sự kết hợp những hoạt động có liên quan đến việc quản lý 3 danh mục dự trữ này. Mỗi một danh mục dự trữ có những vấn đề riêng và vấn đề này sẽ rất khác biệt nhau ở từng công ty và từng chuỗi cung ứng:
- Tồn kho theo chu kỳ: là loại tồn kho được yêu cầu khi muốn đáp ứng nhu cầu sản phẩm thông qua thời gian giữa các lần đặt hàng
- Tồn kho theo mùa: xảy ra khi công ty hay chuỗi cung ứng muốn quyết định sản xuất và tồn trữ sản phẩm để thỏa mãn nhu cầu mong đợi trong tương lai. Nếu nhu cầu trong tương lai lớn hơn năng lực sản xuất thì trong những thời điểm có nhu cầu thấp, công ty sản xuất và tồn kho để đáp ứng nhu cầu