- Tòa nhà văn phòng, căn hộ tại M5 Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội.
4.3.1.4. Quản trị hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin ở công ty Việt Đức khá hiện đại với trang bị máy tính và nối mạng internet cho từng phòng ban trong công ty. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa khai thác hết giá trị mà hệ thống thông tin đem lại. Để tăng cường hiệu lực của hệ thống thông tin công ty cần chú ý xem xét các vấn đề sau:
- Thông tin đầu vào: trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ ngày nay, giao dịch trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết, chỉ cần một click chuột là có thể thực hiện mua bán hàng hóa dịch vụ. Đứng trước cơ hội mà internet đem lại, công ty Việt Đức cần tăng cường tìm kiếm các đơn hàng qua mạng. Tận dụng internet không chỉ đem khách hàng đến công ty mà còn giảm được chi phí giao dịch nhờ đó mà công ty có thể phục vụ khách hàng với giá cả hợp lý hơn.
- Quá trình quản lý dữ liệu thông tin: với số lượng đơn hàng ngày càng lớn, thêm vào đó là cạnh tranh gay gắt đang diễn ra giữa các doanh nghiệp đòi hỏi khả năng phân tích xử lý dữ liệu phải nhanh chóng chính xác. Muốn đạt được lợi thế cạnh tranh công ty cần phải nâng cấp hệ thống thông tin. Công ty nên đầu tư mua phần mềm mới có tên là Lotus Logistics Management. Phần mềm này bao gồm 6 phân hệ chính, mỗi phân hệ thực hiện chức năng riêng, không trùng lặp nhau. Một thuận lợi cho công ty là khi sử dụng phần mềm này có thể
+ Quản lý chi phí – kiểm soát chi phí của tất cả các loại chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động, tính toán chi phí cho từng hợp đồng đặt hàng: chi phí vận chuyển, quản lý chi phí văn phòng, quản lý tiền lương, quản lý những chi phí khác...
+ Quản lý doanh thu: giá cước – giá cước được thiết lập theo tuyến đường ; hợp đồng mua bán dịch vụ - khi thiết lập công ty có thể biết được chi phí tương đối và lợi nhuận cho hợp đồng.
+ Thống kê: thống kê chi, thống kê thu, thống kê lợi nhuận... + Quản lý mặt hàng
+ Quản lý nhân sự + Quản trị hệ thống
- Bên cạnh đó, công ty cần bổ sung các phần mềm như phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kho.
- Thông tin đầu ra: các thông tin đầu ra phải có tốc độ nhanh chóng và phải thật chính xác. Đối với những thông tin quan trọng phải được đảm bảo tính bảo mật. Thông tin phải có tính chọn lọc, kịp thời. Các bản báo cáo ngắn gọn, xúc tích và đầy đủ.