- Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải giữ bí mật và đảm bảo an toàn về hồ sơ kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán phải lu trữ trong một khoảng thời gian đủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung của pháp luật và quy định riêng của tổ chức hành nghề kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền sở hữu và là tài sản của công ty kiểm toán, khách hàng hay bên thứ ba có quyền xem xét hoặc sử dụng một phần hoặc toàn bộ tài liệu này khi đợc sự đồng ý của Giám đốc công ty kiểm toán hoặc theo quy định của Nhà nớc hoặc tổ chức nghề nghiệp. Tuỳ những trờng hợp cụ thể, kiểm toán viên đợc phép cung cấp một phần hoặc toàn bộ tài liệu làm việc trong hồ sơ kiểm toán của mình cho khách hàng tuỳ trờng hợp cụ thể do Giám đốc công ty kiểm toán quyết định. Trong mọi trờng hợp, tài liệu làm việc của kiểm toán viên không thể thay thế chứng từ kế toán, báo cáo tài chính của khách hàng.
- Thời gian lu trữ hồ sơ kiểm toán phải lu trữ trong thời gian đủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề, quy định của pháp luật về bảo quản và lu trữ hồ sơ, và yêu cầu riêng của công ty kiểm toán.
2.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ2.2.1. Khái niệm. 2.2.1. Khái niệm.
Việc xác lập và duy trì một hệ thống kế toán thích hợp, kết hợp với nhiều quy chế kiểm soát nội bộ khác để mở rộng quy mô kinh doanh và loại hình kinh doanh là trách nhiệm của các nhà quản lý doanh nghiệp. Một phơng diện quan trọng thuộc trách nhiệm của bộ phận quản lý là cung cấp cho các cổ đông (hoặc Chính phủ) một sự đảm bảo thích hợp rằng, công việc kinh doanh đợc kiểm soát thích đáng. đồng thời, bộ phận quản lý còn có trách nhiệm cung cấp cho các cổ đông, Chính phủ và những ng ời đầu t (ngân hàng, chủ đầu t, ngời liên doanh…) những thông tin tài chính trên cơ sở hợp thức. Một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để bộ phận quản lý thực thi bổn phận ấy.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị có thể định nghĩa nh là toàn bộ các chính sách, các bớc kiểm soát và thủ tục kiểm soát đợc thiết lập nhằm điều hành các hoạt động của đơn vị. các bớc kiểm soát là các biện pháp đợc tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác có đợc tiến hành có hiệu quả và thích hợp hay không.
Mục đích của hệ thống kiểm soát trong việc quản lý là:
- Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định và chế độ quản lý đợc thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời các vấn đề khó khăn nảy sinh trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
- Lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lợi dụng và sử dụng sai mục đích.
2.2.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, phải nghiên cứu, đánh giá sự hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ mà kiểm toán viên định dựa và để xác định nội dung, thời gian và phạm vi của các phơng pháp kiểm toán cần thực thi. Mục đích của kiểm toán viên trong việc nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là thiết lập độ tin cậy vào hệ thống kiểm soát nội bộ, để xác định nội dung, thời gian, phạm vi của các bớc kiểm toán cơ bản.
Trong khi nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên cần nhận thức các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm toán nội bộ gồm: Môi trờng kiểm soát chung, hệ thống kế toán, các loại kiểm soát và thủ tục kiểm soát.