Là một doanh nghiệp xõy lắp nờn cụng ty cũng cú địa bàn hoạt động rộng, cỏc cụng trỡnh thường phõn tỏn ở nhiều nơi trong thành phố, nhiều vựng thuộc cỏc tỉnh thành khỏc nhau cho nờn việc thanh toỏn chứng từ chậm trễ là điều khụng thể trỏnh khỏi. Chứng từ thanh toỏn chậm trễ dẫn đến khối lượng cụng việc phải dồn vào cuối kỳ nờn nhiều khi việc hạch toỏn khụng được chớnh xỏc và cú thể dẫn tới việc ghi thiếu, ghi nhầm ảnh hưởng tới việc cung cấp thụng tin cho lónh đạo cụng ty ra quyết định, do đú cú thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Việc thanh toỏn chứng từ chậm khụng chỉ do nguyờn nhõn khỏch quan là cỏc đơn vị thi cụng ở xa mà đụi khi cũn do nguyờn nhõn chủ quan từ phớa cỏc xớ nghiệp thi cụng.
3.1.2.3. Trong lĩnh vực tổ chức kế toỏn chi phớ sản xuất
Khi hạch toỏn cỏc khoản mục chi phớ cụng ty chưa phản ỏnh một cỏch chớnh xỏc cỏc chi phớ phỏt sinh vào từng khoản mục chi phớ cụ thể. Điều này tuy khụng làm thay đổi tổng chi phớ phỏt sinh tớnh vào giỏ thành sản phẩm song chi phớ sản xuất phỏt sinh theo từng khoản mục chi phớ lại chưa được phản ỏnh chớnh xỏc, cỏc quyết định quản lý theo đú sẽ khụng được tối ưu.
* Kế toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Tong quỏ trỡnh sản xuất của, nguyờn vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất là mục tiờu hạ giỏ thành sản phẩm. Trờn thực tế, với hỡnh thức khoỏn gọn, xớ nghiệp đó hầu như để cỏc đội sản xuất tự mua sắm vật tư cho đội mỡnh, đảm bảo vật tư khụng bị ứ đọng gõy lóng phớ. Tuy nhiờn cú những vấn đề bất cập trong giỏ cả, nguồn cung cấp khụng ổn định, chất lượng chưa đảm bảo. Vỡ khụng bố trớ nhõn viờn kế toỏn đội nờn vật tư mua về chỉ được theo dừi trờn sổ chi tiết vật tư sử dụng cho từng cụng trỡnh ở phũng kế toỏn của xớ nghiệp. Việc này dễ gõy ra hiện tượng mua bỏn vật tư khụng trung thực và xớ nghiệp rất khú quản lý.
Hiện tại xớ nghiệp sử dụng chứng từ khi bắt đầu xuất kho phục vụ là Phiếu xuất kho. Tuy nhiờn nếu trong trường hợp vật tư mua về khụng qua kho mà đưa ngay vào sản xuất khiến việc ghi chộp tỡnh hỡnh xuất nhập vật tư khú khăn. Làm như vậy sẽ khú kiểm soỏt vật tư cả về số lượng, chất lượng, và khụng thể biết được vật tư mua về cú sử dụng hết cho cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh hay khụng, dẫn đến tỡnh trạng mất mỏt hao hụt vật tư.
* Kế toỏn chi phớ sử dụng xe, mỏy thi cụng
Do số lượng mỏy múc thi cụng của cụng ty thường xuyờn phải luõn chuyển giữa cỏc đội xõy dựng cụng trỡnh. Vỡ vậy, việc theo dừi chi tiết từng khoản mục chi phớ để hạch toỏn tớnh giỏ thành sản phẩm từng cụng trỡnh yờu cầu cần phải hết sức chặt chẽ. Tuy nhiờn, tất cả cỏc chi phớ sử dụng xe, mỏy thi cụng của cụng ty đều đựơc tập hợp vào TK 623 mà chưa được chia thành nhiều khoản mục chi phớ theo đỳng cỏch phõn loại của cỏc TK cấp 2 của TK 623.
* Kế toỏn cỏc khoản thiệt hại trong sản xuất
Cỏc cụng trỡnh trong ngành xõy dựng thường chịu ảnh hưởng rất nhiều của điều kiện tự nhiờn, đặc biệt là cỏc cụng trỡnh thuỷ lợi, cấp thoỏt nước và giao thụng. Do vậy, cỏc khoản thiệt hại phỏt sinh trong quỏ trỡnh thi cụng là tất yếu xẩy ra. Vớ dụ khi trời mưa sẽ phỏt sinh cụng việc vột bựn, tỏt nước khi thi cụng múng cỏc cụng trỡnh xõy dựng và thuỷ lợi. Khoản thiệt hại cũng cú thể phỏt sinh khi cung ứng vật tư khụng kịp thời phải ngừng sản xuất hay khoản thiệt hại phải phỏ đi làm lại do làm sai, làm ẩu khụng đạt yờu cầu kỹ thuật.
Tuy nhiờn, trờn thực tế cụng ty lại khụng theo dừi khoản mục chi phớ này một cỏch chớnh xỏc và đầy đủ toàn bộ chi phớ vật tư, nhõn cụng, mỏy thi cụng…vẫn được tớnh vào khoảm mục chi phớ từ đú đưa vào giỏ thành cụng trỡnh xõy dựng cơ bản, trong khi theo chế độ kế toỏn hiện hành thỡ khụng phải khoản thiệt hại nào cũng được tớnh vào giỏ thành sản phẩm xõy lắp mà chỉ được tớnh vào chi phớ sản xuất và giỏ thành sản phẩm những khoản thiệt hại ngừng sản xuất theo kế hoạch.
Phương phỏp tớnh giỏ thành sản phẩm mà cụng ty ỏp dụng là phương phỏp giỏ thành giản đơn (Phương phỏp trực tiếp), phương phỏp này thường ỏp dụng trong trường hợp số lượng cụng trỡnh, giai đoạn cụng việc ớt nhưng thường cú khối lượng lớn, chu kỳ sản xuất tương đối ngắn, khụng cú hoặc chỉ cú một số ớt sản phẩm dở dang. Tuy nhiờn, nhiều khi quỏ trỡnh xõy dựng được tập hợp ở nhiều xớ nghiệp, nhiều đội xõy dựng, nhiều giai đoạn cụng việc. Vỡ vậy, cụng ty nờn kết hợp cả phương phỏp trực tiếp và phương phỏp tổng cộng chi phớ để tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp tuỳ từng trường hợp cụ thể. Bờn cạnh cỏc chi phớ trực tiếp được tập hợp ngay, cỏc chi phớ giỏn tiếp phải được phõn bổ theo tiờu thức nhất định.
3.2. Hoàn thiện tổ chức cụng tỏc hạch toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp tại cụng ty Cổ phần Bạch Đằng 10
3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp tại Cụng ty cổ phần Bạch Đằng 10 giỏ thành sản phẩm xõy lắp tại Cụng ty cổ phần Bạch Đằng 10
Trong xu thế toàn cầu hoỏ đang diễn ra mạnh mẽ ở tất cả cỏc quốc gia trờn thế giới như hiện nay, Việt Nam cũng cú nhiều thay đổi tớch cực trong quỏ trỡnh hội nhập. Cỏc doanh nghiệp trong nước núi chung và cỏc doanh nghiệp trong ngành xõy dựng cơ bản núi riờng càng cú nhiều điều kiện để tiếp cận, ứng dụng những thiết bị cụng nghệ tõn tiến, phương phỏp kỹ thuật hiện đại, nguyờn vật liệu mới đa tớnh năng…Điều này cũng cú nghĩa là cỏc nhà quản trị doanh nghiệp phải biết khả năng khai thỏc của mỡnh, biết ứng xử linh hoạt, xỏc định được chi phớ bỏ ra, khụng ngừng nghiờn cứu đề ra những giải phỏp (như cải tiến phương phỏp kỹ thuật, đổi mới trang thiết bị) nhằm hạ giỏ thành sản phẩm, tối đa hoỏ lợi nhuận, tăng cường khả năng cạnh tranh và nõng cao vị thế của doanh nghiệp trờn thị trường. Để đỏp ứng được những yờu cầu khắt khe đú, hơn bao giờ hết, tổ chức cụng tỏc kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp ở nước ta hiện nay cần được coi trọng, thực hiện nghiờm tỳc và cú hiệu quả.
3.2.2. Cỏc yờu cầu và nguyờn tắc hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp
Hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn phải đỳng với quy định trong điều lệ tổ chức kế toỏn của Nhà nước, theo chế độ thể lệ kế toỏn do Nhà nước ban hành và phự hợp với cỏc chớnh sỏch, chế độ quản lý tài chớnh của Nhà nước hiện nay.
Hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn phải phự hợp với đặc điểm tổ chức hạot động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý của cụng ty. Mỗi doanh nghiệp cú một đặc điểm và điều kiện riờng nờn khụng thể cú một hỡnh thức mụ hỡnh kế toỏn chung cho tất cả cỏc doanh nghiệp. Để tổ chức tốt cụng tỏc kế toỏn, đảm bảo phỏt huy tốt vai trũ tỏc dụng của kế toỏn với cụng tỏc quản lý thỡ việc hoàn thiện cụng tỏc phải căn cứ vào chức năng, vai trũ nhiệm vụ, tớnh chất của doanh nghiệp, trỡnh độ chuyờn mụn của nhõn viờn kế toỏn.
Đảm bảo sự thống nhất giữa cỏc chỉ tiờu kinh tế mà kế toỏn phản ỏnh, thống nhất về hệ thống chứng từ, tài khoản kế toỏn, sổ sỏch, bỏo cỏo kế toỏn. Sự thống nhất đú thể hiện ở việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn khoa học dựa vào chế độ, thể lệ tài chớnh giỳp cho cụng tỏc quản lý kế toỏn hiệu quả và tiết kiệm. Nghĩa là bộ mỏy kế toỏn phải cú sự phõn cụng sắp xếp cỏc cụng việc kế toỏn, trỏnh hiện tượng chồng chộo gõy lóng phớ thời gian và chi phớ cụng tỏc kế toỏn.
Đảm bảo cung cấp thụng tin chớnh xỏc, kịp thời, đầy đủ và cú hiệu quả cho mọi hoạt động kế toỏn tài chớnh của doanh nghiệp nhằm phục vụ kịp thời cho việc chỉ đạo và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Như cỏc phần hành kế toỏn khỏc, để đỏp ứng yờu cầu quản lý của đơn vị, tổ chức cụng tỏc kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp cũng cần phải đảm bảo cỏc nguyờn tắc kế toỏn nhất định, đú là:
- Nguyờn tắc tớnh đỳng, tớnh đủ - Nguyờn tắc kịp thời
Trong hai nguyờn tắc cơ bản trờn, để đỏp ứng nhu cầu sản xuất, chi phớ giỏ thành sản phẩm cỏc doanh nghiệp thường chỳ trọng nguyờn tắc tớnh đỳng, tớnh đủ. Điều này đó khiến cho doanh nghiệp gặp nhiều khú khăn trong cụng tỏc quản lý chi phớ sản xuất và giỏ thành sản phẩm.
Thực vậy, chỉ khi tổ chức cụng tỏc kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành đầy đủ chớnh xỏc, doanh nghiệp mới cú thể phõn tớch đỏnh giỏ đỳng kết quả hoạt động, tổ
chức quản lý và sản xuất khoa học, hiệu quả, ra cỏc quyết định kinh tế kịp thời với mức rủi ro thấp nhất…Từ chỉ tiờu giỏ thành sản phẩm, ta cú thể xỏc định kết quả của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, thỳc đẩy sự sỏng tạo, tỡm tũi phương ỏn giải quyết cụng việc cú hiệu quả. Phấn đấu hạ giỏ thành sản phẩm là một tiờu thức quan trọng trong quản trị nhằm tăng mức lói, giải quyết mối quan hệ lợi ớch Nhà nước- Doanh nghiệp- cỏ nhõn người lao động. Nhờ đú mà doanh nghiệp cú thể thu hỳt, gắn bú người lao động đối với cụng việc được giao, nõng cao năng suất, trỏnh được tỡnh trạng lóng phớ, tiờu cực.
Riờng trong ngành xõy dựng, việc tổ chức tốt cụng tỏc kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp sẽ phản ỏnh được trung thực chất lượng xõy dựng cũng như trỡnh độ kỹ thuật thi cụng, trỡnh độ tổ chức sản xuất thi cụng, tỡnh hỡnh sử dụng lao động, vật liệu thiết bị, khả năng sử dụng vốn được đầu tư trong cụng tỏc xõy lắp, tỡnh hỡnh chấp hành chế độ chớnh sỏch của Nhà nước tại doanh nghiệp.
Với ý nghĩa trờn, cỏc doanh nghiệp cần phải thường xuyờn đổi mới cụng nghệ, mạnh dạn đổi mới trong cụng tỏc tổ chức kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp một cỏch khoa học và phự hợp với căn cứ sau:
- Chế độ tài chớnh kế toỏn hiện hành
- Tớnh đặc thự của ngành, lĩnh vực hoạt động quản lý - Quy mụ sản xuất, trỡnh độ tổ chức quản lý
- Trỡnh độ của bộ mỏy kế toỏn
3.2.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp tại Cụng ty cổ phần Bạch Đằng 10 và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp tại Cụng ty cổ phần Bạch Đằng 10
3.2.3.1. Trong lĩnh vực tổ chức cụng tỏc kế toỏn
Cỏc đội thi cụng trực tiếp quản lý chứng từ nờn cỏc chứng từ phỏt sinh ở cỏc đội được chuyển về phũng kế toỏn để hạch toỏn. Vỡ võy, việc tập hợp chứng từ gốc ban đầu thường chậm dẫn đến việc phản ỏnh cỏc khoản chi phớ phỏt sinh khụng kịp thời, kế toỏn thường dồn vào kế toỏn, dễ gõy ra sai sút trong quỏ trỡnh hạch toỏn. Cỏc số liệu về tỡnh hỡnh chi phớ thực tế khụng được cung cấp kịp thời cho cụng tỏc quản lý. Để khắc phục tỡnh trạng này Phũng tài chớnh kế toỏn cần cú quy định về thời gian giao nộp chứng từ thanh toỏn để trỏnh trường hợp chi phớ phỏt sinh kỳ này kỳ sau mới được hạch toỏn hoặc cụng việc dồn ộp vào những ngày cuối thỏng trong khi những ngày đầu thỏng lại khụng cú chứng từ ghi sổ, hạch toỏn.
3.2.3.2. Trong lĩnh vực tổ chức cụng tỏc kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp phẩm xõy lắp
* Hoàn thiện về tổ chức cụng tỏc kế toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
- Việc quản lý nguyờn vật liệu hay vật tư trong khi thi cụng luụn là vấn đề được coi trọng hàng đầu. Quản lý vật tư là làm sao tiết kiệm được khoản chi phớ này. Để thực hiện mục tiờu trờn cụng ty cần cung cấp một mạng lưới nhà cung cấp vật tư cú uy tớn đảm bảo chất lượng, thực hiện quỏ trỡnh cung cấp một cỏch ổn định thường xuyờn, khụng những đủ mà cũn phải kịp thời khụng làm giỏn đoạn cụng trỡnh thi cụng. Điều này sẽ cho phộp làm giảm chi phớ bảo quản kho bói, giảm vốn ứ đọng ở hàng tồn kho. Đối với những cụng trỡnh ở gần nhau cú thể tiến hành cựng mua nguyờn vật liệu để giảm bớt chi phớ vận chuyển hoặc tận dụng những nguyờn vật liệu thừa của cụng trỡnh này cho cụng trỡnh khỏc, phỏt huy sỏng kiến nhằm tiết kiệm chi phớ nguyờn vật liệu mà chất lượng vẫn đảm bảo. Vỡ vậy, cụng ty cần xỏc định quy chế thưởng phạt rừ ràng và cụng khai. Chớnh sỏch này sẽ khuyến khớch nhõn viờn trong cụng ty tận tõm trong cụng việc, tớch cực tỡm nguồn hàng với giỏ rẻ, cú sỏng kiến trong việc sử dụng tiết kiệm chi phớ vật tư. Bờn cạnh đú cụng ty nờn tỡm mọi biện phỏp tiết kiệm chi phớ vận chuyển nguyờn vật liệu. Cụng ty cú thể tỡm nhà cung cấp gần, lựa chọn phương tiện vận chuyển hợp lý, và theo dừi, giỏm sỏt việc vận chuyển sỏt sao trỏnh lóng phớ nhiờn liệu, phương tiện vận chuyển.
- Do đặc thự của ngành sản xuất lớn nờn phần lớn NVL của cụng ty được cung cấp ngay tại chõn cụng trỡnh thi cụng. Số lượng vật tư xuất ra sử dụng trong thỏng là tương đối lớn nhưng lượng vật tư xuất dựng khụng hết vẫn khụng được nhập lại kho, làm cho sản phẩm sản xuất của cụng ty bị tăng lờn một khoản chi phớ đỏng kể và việc tớnh chi phớ NVL trong thỏng cũng chưa chớnh xỏc. Vỡ vậy, nhõn viờn kế toỏn ở từng đội thi cụng cần phải xỏc định cụ thể mỗi loại vật liệu xuất dựng để cuối thỏng nhập vào kho những loại chưa dựng hết. Vấn đề đặt ra là Cụng ty nờn sử dụng Phiếu xuất vật tư theo hạn mức để việc quản lý và hạch toỏn chi phớ được chặt chẽ và hiệu quả hơn.
Biểu 3.1: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Ngày…thỏng…năm Nợ …
Cú…
Bộ phận sử dụng... Lý do xuất kho... Xuất tại kho...
Số Tờn nhón Mó số Đơn vị Hạn mức
Số lượng xuất Đơn giỏ
Thành tiền Ngày Ngày Ngày … Tổng
Cộng Ngày …thỏng…năm Người nhận (ký, họ tờn) Phụ trỏch bộ phận sử dụng (ký, họ tờn) Phụ trỏch cung tiờu (ký, họ tờn) Thủ kho (ký, họ tờn)
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức này rất phự hợp trong trường hợp vật tư được xuất nhiều lần trong thỏng, giỳp giảm số lượng chứng từ ban đầu và theo dừi được vật tư gắn với định mức được duyệt nhằm tiết kiệm chi phớ. Hạn mức trong thỏng được tớnh dựa trờn cơ sở khối lượng sản xuất, thi cụng trong thỏng theo vật tư tớnh trước và được duyệt trước của bộ phận sử dụng. Khi xuất vật liệu, thủ kho sẽ căn cứ vào hạn mức đó được duyệt để thực hiện, bộ phận sử dụng khụng cần phải qua ký duyệt. Cuối thỏng, dự vật tư cũn hay hết, thủ kho vẫn phải thu lại Phiếu xuất vật tư theo hạn mức, nộp lờn Phũng tài chớnh kế toỏn để làm chứng từ gốc. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức này sẽ tạo điều kiện theo dừi quản lý chặt chẽ hơn trong việc xuất dựng NVL của Cụng ty và nếu