1. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý của xớ nghiệp
Bộ mỏy quản lý của xớ nghiệp đợc tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng:
Biểu số 2: Sơ đồ tổ chức bộ mỏy quản lý Xớ nghiệp Xõy dựng số 2
29
Quản
Giỏm đốc
P. GĐ kỹ
thuật P. GĐ tài
chớnh
P. Quản lý
sản xuất P. Tài chớnh
kế toỏn P. Tổ chức
hành chớnh
Cụng trỡnh ( Chủ nhiệm CT )
Kế toỏn đội Thủ kho
Bảo vệ
Cỏn bộ
kỹ thuật Cụng nhõn
trực tiếp Đội sản
xuất
- Giỏm đốc: đứng đầu bộ mỏy quản lý của xớ nghiệp là giỏm đốc xớ nghiệp, là ngời giữ vai ttũ lónh đạo chung toàn xớ nghiệp, trực tiếp đa ra cỏc quyết định quản lý, chỉ đạo sản xuất kinh doanh tới cỏc phũng ban, cỏc đội sản xuất hoặc giỏn tiếp thụng qua cỏc phú giỏm đốc chức năng. Giỏm đốc là đại diện phỏp nhõn của xớ nghiệp chịu trỏch nhiệm trớc nhà nớc, trớc tổng cụng ty, cụng ty về kết quả hoạt động SXKD của xớ nghiệp.
- Phú giỏm đốc: là ngời giỳp việc cho giỏm đốc, cú trỏch nhiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao theo chức năng đảm nhiệm, thay mặt giỏm đốc ( theo thứ tự uỷ quyền ) giải quyết cụng việc khi giỏm đốc vắng mặt. Cú quyền
đa ra những quyết định đối với cỏc phũng ban và cỏc đội sản xuất trong giới hạn, trỏch nhiệm của mỡnh. Xớ nghiệp cú 2 phú giỏm đốc:
+ Phú giỏm đốc kỹ thuật
+Phú giỏm đốc kinh tế, nội chớnh.
Cỏc phú giỏm đốc chịu trỏch nhiệm trớc giỏm đốc Xớ nghiệp và phỏp luật về nhiệm vụ đợc phõn cụng.
- Phũng quản lý sản xuất: nhận nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, theo giừi và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch. Chủ trỡ trong cụng tỏc đấu thầu cỏc cụng trỡnh đồng thời giỏm sỏt kỹ thuật, theo giừi khối lợng và tiến độ thi cụng cỏc cụng ttỡnh. Tổ chức lập hồ sơ thanh toỏn, quyết toỏn theo từng giai đoạn và sau khi hoàn thành bàn giao cụng trỡnh, theo giừi việc thực hiện định mức kinh tế kỹ thuật.
- Phũng tài chớnh kế toỏn: cú chức năng quản lý toàn bộ tài sản về mặt giỏ
trị, vốn SXKD của xớ nghiệp, tổ chức và thực hiện cụng tỏc tài chớnh kế toỏn - thống kờ tại xớ nghiệp. Chịu trỏch nhiệm trớc giỏm đốc và phũng tài chớnh kế toỏn cấp trờn về việc thực hiện chế độ tài chớnh - kế toỏn của nhà nớc. Thụng qua việc thu nhận và xử lý cỏc thụng tin kế toỏn, phũng tài chớnh kế toỏn giỳp giỏm đốc xớ nghiệp và Cụng ty nắm bắt đợc tỡnh hỡnh biến động tài sản, kết quả
hoạt động SXKD và sử dụng vốn, đa ra những phõn tớch, đỏnh giỏ về hoạt động kinh tế tại Xớ nghiệp làm cơ sở cho cỏc quyết định quản lý.
- Cỏc bộ phận quản lý giỏn tiếp tại cụng trờng và đội sản xuất: chịu sự quản lý của Xớ nghiệp và trực tiếp tham gia thi cụng cỏc cụng trỡnh là cỏc chủ nhiệm cụng trỡnh và cỏc đội sản xuất. Cỏc đội sản xuất thi cụng những hạng mục, phần việc chuyờn mụn tại cỏc cụng trỡnh theo sự yờu cầu của cỏc chủ nhiệm cụng trỡnh. Ngoài ra tại mỗi cụng trờng cú thể cũn đợc bố trớ một cỏn bộ kế toỏn thống kờ, thủ kho và bảo vệ.
30
Quản
- Phũng tổ chức hành chớnh: cú nhiệm vụ giỳp giỏm đốc quản lý cỏc cụng tỏc về:
+ Tổ chức bố trớ lao động trong Xớ nghiệp, tiến hành tuyển dụng nhõn lực, theo giừi quản lý ngày cụng của ngời lao động.
+ Tổ chức thi nõng bậc, theo giừi quản lý việc xếp lơng, nõng lơng cho ng- ời lao động.
+ Tớnh toỏn và theo giừi tỡnh hỡnh nộp bảo hiểm xó hội của ngời lao động, giải quyết cỏc chế độ chớnh sỏch nh hu chớ, thai sản, ốm đau cho ngời lao động.
+ Thực hiện theo giừi cấp phỏt trang thiết bị phũng hộ cho ngời lao động . + Thực hiện cụng tỏc hành chớnh, y tế, quản lý cỏc thiết bị văn phũng.
+ Thực hiện chức năng bảo vệ chớnh trị nội bộ, cụng tỏc an ninh trật tự và bảo vệ tài sản của Xớ nghiệp.
Biểu ( 3 ): Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phũng tổ chức hành chớnh:
Bộ mỏy quản lý của xớ nghiệp tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng.
Mụ hỡnh này đợc ỏp dụng rộng rói tại cỏc đơn vị cú quy mụ nhỏ, tớnh chất hoạt
động khụng phức tạp, hoạt động của hệ thống quản lý tơng đối đồng nhất. Ưu
điểm của mụ hỡnh này là đảm bảo sự lónh đạo tập trung, thống nhất, cỏc quyết
định quản lý dễ triển khai, cỏc cấp thực hiện thuận tiện trong việc thi hành vỡ
chỉ chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ một đầu mối.
• Đặc điểm hoạt động của Xớ nghiệp Xõy dựng số2:
(trớch thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh năm 2002) Trưởng phũng TC- HC
Quản lý nhõn lực l
Văn thư
Quản lý thiết bị văn phũng
Y tế Lỏi xe Bảo vệ
BHXH và cỏc chế độ khỏc
- Hỡnh thức sở hữu vốn: ngõn sỏch nhà nớc - Hỡnh thức hoạt động: Doanh nghiệp nhà nớc - Lĩnh vực hoạt động: Xõy lắp
- Tổng số cụng nhõn viờn: 120
Từ đặc điểm này ta nhận thấy việc Xớ nghiệp ỏp dụng mụ hỡnh trực tuyến chức năng trong tổ chức bộ mỏy quản lý là hựp lý, qua đú những u điểm trong phơng phỏp này sẽ gúp phần quan trọng vào sự phỏt triển của Xớ nghiệp. Nhằm phỏt huy u điểm, hạn chế những nhợc điểm Xớ nghiệp Xõy dựng số 2 đó khụng
ỏp dụng một cỏch mỏy múc, giỏm đốc Xớ nghiệp trực tiếp chỉ đạo cỏc phũng ban hoặc giỏn tiếp đa ra cỏc quyết định quản lý thụng qua cỏc phú giỏm đốc.
Phú giỏm đốc chỉ đạo cỏc phũng ban thực hiện những nhiệm vụ mà giỏm đốc giao. Điều này kắc phục tớnh quan liờu cú thể nảy sinh trong quỏ trỡnh quản lý do sự tập trung quyền lực và giải toả bớt gỏnh nặng cho ngời lónh đạo. Tuy nhiờn ngời lónh đạo phải chỉ đạo toàn diện cỏc cụng việc và sự phỏt triển của Xớ nghệp sẽ làm cỏc lĩnh vực hoạt động SXKD ngày càng phức tạp, do đú ngời lónh đạo sẽ khụng thể quỏn xuyến hết đợc cỏc cụng việc, khả năng bao quỏt sẽ bị hạn chế. Để khắc phục nhợc điểm này ban giỏm đốc cần phỏt huy tớnh dõn chủ trong cụng tỏc quản lý nhằm tập hợp cỏc ý kiến và phỏt huy tớnh năng động sỏng tạo của cỏc thành viờn, cỏc bộ phận trong cụng tỏc quản lý.
2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:
Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Xớ nghiệp Xõy dựng số 2 là xõy lắp. Do vậy hoạt động SXKD mang những nột đặc trng của một đơn vị xõy lắp.
Khi cú cụng trỡnh, phũng quản lý lập dự toỏn, chủ trỡ trong cụng tỏc đấu thầu. Sau khi nhận thầu, Xớ nghiệp chỉ định chủ nhiệm cụng trỡnh, đồng thời phũng bố trớ cỏn bộ giỏm sỏt kỹ thuật, theo giừi tiến độ thi cụng của cỏc cụng trỡnh. Chủ nhiệm cụng trỡnh nhận nhiệm vụ thi cụng cỏc cụng trỡnh theo kế hoạch phũng quản lý sản xuất đó lập, là ngời duy nhất chịu trỏch nhiệm về mặt tài chớnh trờn cụng trờng, nếu cụng trờng ở xa trụ sở cụng trỡnh cú thể đợc mở một mó tài khoản tại ngõn hàng để nhận tiền tạm ứng thi cụng.
Do đặc điểm cỏc cụng trỡnh thi cụng phỏt sinh tại nhiều nơi, thời gian thi cụng thờng kộo dài, tiến độ thi cụng khẩn trơng, sản phẩm là cỏc cụng trỡnh xõy dựng yờu cầu phải đợc sản xuất đỳng nơi tiờu thụ, toàn bộ nhõn lực, nguyờn vật liệu, mỏy múc thiết bị phục vụ thi cụng phải đ… ợc tập kết đến chõn cụng trỡnh.
Để tạo ra một sản phẩm yờu cầu phải trải qua nhiều khõu khỏc nhau nh: khảo
sỏt - thiết kế - dự toỏn - thi cụng và cuối cựng là tạo ra một sản phẩm cụng trỡnh mới. Chớnh vỡ vậy đũi hỏi Xớ nghiệp phải ỏp dụng những biện phỏp quản lý hữu hiệu, tiết kiệm chi phớ, nõng cao hiệu quả kinh tế.
Tại mỗi cụng trờng đều thiết lập hệ thống kho bói tập kết vật liệu, tổ chức cụng tỏc thủ kho bảo vệ trỏnh thất thoỏt. Bố trớ một nhõn viờn kế toỏn thống kờ chịu trỏch nhiệm tập hợp chứng từ gốc, tớnh và lập bảng thanh toỏn tiền lơng nhõn cụng trực tiếp, đối chiếu ghi sổ sỏch phục vụ kịp thời cho cụng tỏc hoàn ứng, theo giừi chi phớ và tớnh giỏ thành cụng trỡnh. Trờn cụng trờng luụn cú sự giỏm sỏt, chỉ đảo của cỏc cỏn bộ kỹ thuật đảm bảo chất lợng, tiến độ thi cụng và trỏnh lóng phớ vật t, giờ cụng lao động.
Phũng quản lý sản xuất thực hiện việc kiểm tra và xỏc nhận số lợng vật liệu nhập vào cụng trờng và cựng với phũng tài chớnh đảm nhiệm việc thu nhận và theo giừi tỡnh hỡnh sử dụng vật liệu trờn mặt giỏ trị và chủ nhiệm cụng trỡnh phối hợp quản lý chặt chẽ toàn bộ nguyờn vạt liệu sử dụng (chi phớ vật t thờng chiếm 50% - 70% tổng chi phớ) đồng thời theo giừi việc mua sắm và điều chuyển thiết bị, cụng cụ sản xuất giữa cỏc cụng trờng để tận dụng tối đa năng lực thiết bị, nõng cao hiệu quả sử dụng, tiết kiệm tối đa chi phớ. Tuy nhiờn, chủ nhiệm cụng trỡnh vẫn đợc uỷ nhiệm rộng trong việc mua sắm nguyờn vật liệu, thiết bị nhằm tạo thế chủ động trong quỏ trỡnh thi cụng. Trờng hợp cần mua sắm cỏc thiết bị cú giỏ trị lớn phải thụng qua giỏm đốc và phải ký hợp đồng mua bỏn với Xớ nghiệp. Về chi phớ nhõn cụng trực tiếp Xớ nghiệp thụng qua cỏc chủ nhiệm cụng trỡnh giao khoỏn theo khối lơng cụng việc cho cỏc tổ đội cụng nhõn và trờn căn cứ hợp đồng giao khoỏn, biờn bản nghiệm thu thanh toỏn, bảng chấm cụng để tớnh và trả lơng.
3. Đặc điểm về mỏy múc thiết bị:
Biểu ( 4 ): Bảng thống kờ mỏy múc thiết bị của Xớ nghiệp
TT Tờn tài sản Số l-
ợng Nguyờn giỏ Giỏ trị
cũn lại %
1 Vận thăng nõng hàng 01 29.200.000 10.937.587 37.46
2 Mỏy trộn bờ tụng 02 7.500.000 1.871.622 24.96
3 Vận thăng 19m (300 Kg) 01 28.000.000 6.987.398 24.96
4 Mỏy trộn JG 150 01 20.000.000 17.382.000 86.91
5 Mỏy đầm cúc 01 15.500.000 4.944.628 31.9
6 Mỏy trắc địa NICON 01 7.766.990 4.439.618 51.16
7 Mỏy đầm MICASA 02 18.095.200 16.372.536 90.48
8 Mỏy xoa nền 01 17.747.919 9.858.211 55.55
9 Mỏy phỏt điện 01 66.000.000 47.923.150 72.61
10 Mỏy LURUNG- MICASA 01 81.047.620 46.145.123 56.93 11 Mỏy đầm cúc 2 kỳ MICASA 01 7.200.200 5.798.880 80.54 12 Mỏy hàn Lincoln R3R500I 04 34.076.506 28.797.492 84.51 13 Mỏy thuỷ chuẩn AX-1S 01 5.529.000 4.739.460 85.72 14 Mỏy lốc tụn ba trục Model: ZDW-
11-20x2000 01 179.593.545 154.645.005 86.11
15 Mỏy cắt khớ KAKE 01 17.740.835 13.493.043 85.72
16 Mỏy hàn chỉnh lu 6 mỏ MHD-1000 01 39.900.000 37.525.950 94.05 17 ụtụ tải KIA gắn cẩu UNIC 01 331.650.000 312.076.285 94.1
18 Tủ sấy que hàn 01 4.500.000 4.312.461 95.83
19 Kẹp tụn 2 tấn 02 5.722.000 5.483.536 95.83
Nguồn : giới thiệu năng lực hoạt động của xớ nghiệp
Qua bảng thống kờ trờn ta thấy Xớ nghiệp Xõy dựng số 2 cú hệ thống mỏy múc thiết bị khỏ phong phỳ, đa dạng. Phần lớn thiết bị đều mới, cú cụng suất sử dụng cao, giỏ trị cũn lại >80%, cú nhiều loại giỏ trị cũn lại >90%. Chỉ cú một số mỏy (14/25 = 16%) là cũn 20% - 40%., khụng cú mỏy nào quỏ cũ, <20%. Do
đú tạo điều kiện tiết kiệm nguyờn vật liệu, thời gian vận hành, gúp phần vào việc đảm bảo tiến độ thi cụng cũng nh chất lợng cụng trỡnh.
4. Đặc điểm về lao động:
Lao động là nguồn lực quan trọng nhất đối với bất cứ tổ chức nào. Đõy là nguồn lực quyết định trong việc tạo ra cỏc sản phẩm, dịch vụ. Do vậy, để đạt đ- ợc hiệu quả sản xuất kinh doanh cần phải hỡnh thành đợc đội ngũ lao động tối u và phõn cụng bố trớ một cỏch hợp lý. Đứng trớc nhu cầu này, ngoài việc đổi mới mỏy múc thiết bị, hàng năm Xớ nghiệp cũn tuyển thờm một số lơng lao động cú trỡnh độ cao vào làm việc tại cỏc phũng ban, cỏc đội xõy lắp. đồng thời tổ chức tập huấn, đào tạo, nõng cao trỡnh độ tay nghề cho CBCNV và tổ chức thi nõng
bậc cho cụng nhõn. Hiện nay, xớ nghiệp cú một đội ngũ cỏn bộ, kỹ s, cụng nhõn lành nghề cú trỡnh độ khoa học, kỹ thuật cao, tay nghề giỏi. Hàng năm Xớ nghiệp cũn tiếp nhận thờm lực lợng lao động đỏng kể làm hợp đồng, tuy nhiờn, nũng cốt vẫn là lực lợng lao động trong biờn chế của Xớ nghiệp.
* Cơ cấu lao động của xớ nghiệp năm 2002:
Tổng số CBCNV: 120 ngời Nữ: 22 ngời Trong đú :
+ Biờn chế : 66 Nữ: 16
+ Hợp đồng 3 năm: 12 Nữ : 01 + Hợp đồng <1 năm: 42 Nữ :05 Phõn loại nghành nghề:
+ Đại học 47
+ Cao đẳng 03
+ Trung cấp 15
+ Nhõn viờn 02
+ Dịch vụ 02
+ Lỏi xe 08
+ Bảo vệ 16
+ Cụng nhõn kỹ thuật 27 + Cụng nhõn thời vụ 180
Nguồn : Bỏo cỏo cụng tỏc tổ chức hành chớnh năm 2002 iii. phõn tớch tỡnh hỡnh cụng tỏc trả lơng