Chương 1 Tổng quan về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu
1.1 Giới thiệu về công ty VIỆT NAM STANLEY
1.1.7 Tổng quan vấn đề tin học hoá của công ty
Hay còn gọi là bộ phận hệ thống mạng PC và điện thoại-thiết bị máy móc hành chính. Chịu trách nhiệm:
Quản lý hệ thống mạng nội bộ PC và điện thoại của Viet Nam Stanley.
Tiến hành các công việc đảm bảo hệ thống mạng của Viet Nam Stanley làm việc thông suốt và an toàn.
Lập kế hoạch và tiến hành công việc bảo trì, bảo hành hệ thống mạng, máy vi tính định kỳ theo tuần, tháng. Kiểm tra virus toàn bộ máy tính trong nhà máy. Lập báo cáo khi có sự cố xảy ra.Khắc phục các sự cố máy tính của các bộ phận đảm bảo sự hoạt động các máy tính phục vụ yêu cầu sản xuất.
Lập kế hoạch đào tạo, khác phục và phòng ngừa virus cho các bộ phận.
Quản lý toàn bộ trang thiết bị máy móc của phòng hành chính nhân sự (máy chiếu, photo, Fax vvv…). Quản lý toàn bộ số thuê bao điện thoại di động (đăng ký, đổi, cấp mới điện thoại), hàng tháng lập báo cáo tiền cước phụ trội. Quản lý hệ thống camera, đảm bảo hệ thống camera hoạt động ổn định và thông suốt.
Phụ trách công tác thay mực toàn bộ máy in trong công ty. Phụ trách toàn bộ hệ thống biển báo trong toàn công ty. Định kỳ lập báo cáo công việc đang thực hiện. Ngoài ra phòng tin học còn thực hiện đào tạo tin học cho công nhân viên trong công ty tiếp cận và dễ dàng sử dụng những phần mềm văn phòng và những tiện ích cơ bản của máy tính.
1.1.7.2 Sử dụng các phần mềm trong công tác quản lý và sản xuất:
Stanley là một công ty có môi trường làm việc chuyên nghiệp có trên 10 năm hoạt động nên việc ứng dụng tin học trong công ty là tương đối đầy đủ và là nhu cầu hết sức cần thiết.
Dịch vụ về đường truyền internet được thuê bao trọn gói. Các phần mềm đều được các công ty phần mềm Việt Nam xây dựng. Các phần mềm này được các công ty phần mềm xây dựng dựa trên những khảo sát và tìm hiểu đặc thù môi trường kinh doanh của công ty, môi trường luật pháp của Việt Nam…Đặc điểm của các phần mềm là đơn giản, đầy đủ, thân thiện, có thể nâng cấp cùng với những sự thay đổi của công việc và nhu cầu quản lý. Sử dụng hai loại ngôn ngữ là tiếng Anh và tiếng Việt.
Các công ty phần mềm cho các kỹ thuật viên của mình hướng dẫn và đào tạo những người của công ty tiếp xúc trực tiếp với phần mềm. Thường xuyên có các kế hoạch bảo trì và kiểm khi có lỗi phần mềm hay các khó khăn trong quá trình sử dụng.
Có thể nói mạng nội bộ là phần huyết mạch của công ty. Mạng nội bộ được sử dụng một cách triệt để cho việc liên lạc, chỉ đạo quản lý, phân công
công việc lịch làm việc, lịch sản xuất, kế hoạch, báo cáo…Được các phòng các bộ phận trao đổi thông qua mạng nội bộ, thông qua mail nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí liên lạc một cách tối đa. Bộ phận tin học của phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý các ACCOUNT của các cá nhân và phòng ban, giúp đỡ và sửa chữa khi có trục trặc, đảm bảo thông tin và hoạt động luôn thông suốt.
Bộ phận gián tiếp sản xuất của công ty như là bộ phận bán hàng, xuất nhập khẩu, kế toán, nhân sự…Là các bộ phận gián tiếp sản xuất nên thường sử dụng các phần mêm riêng biệt. Đối với các phân xưởng thường sử dụng EXCEL, MICROSOFT WORD 2003 cho việc nhập các thông số về quá trình sản xuất sản phẩm, về số lượng, chất lượng và các báo cáo cần thiết.
- phần mềm chấm công: dùng cho phòng hành chính nhân sự, quản lý việc sử dụng thẻ cá nhân của toàn bộ công nhân viên trong nhà máy. Quản lý việc ra vào công ty, ngày giờ đi làm, ca làm…Toàn bộ nhân viên của công ty phải quẹt thẻ vào máy quẹt khi đi làm và nghỉ làm. Mỗi nhân viên, công nhân có một mã số riêng cho biết cấp bậc, vị trí, bộ phận và toàn bộ thông tin cá nhân khác được lưu dữ trong cơ sở dữ liệu.
- phần mềm kế toán: sử dụng cho bộ phận kế toán nhằm cân đối các vấn đề tài chính, tính toán lương thưởng chế độ, phụ cấp, phụ phí, bồi dưỡng…Và đưa ra các báo cáo tài chính cho cấp quản lý cao hơn.
- phần mềm nhà máy(EASY FACTORY): phần mềm này sử dụng cho nhiều bộ phận và các cấp quản lý của các bộ phận này: bộ phận bán hàng, mua hàng, xuất nhập khẩu, quản lý kho...Các bộ phận có trách nhiệm và nghĩa vụ khác nhau khi sử dụng phần mềm này. Các bộ phận và các phòng này sử những chức năng và các công cụ nhất định của phần mềm. Các thông tin, số liệu về quá trình sản xuất được công khai và được lưu dữ trong phần mềm để các bộ phận này cùng sử dụng. Đối với những thông tin quan trọng ở cấp
quản lý thì được bảo mật, các bộ phận có chức năng khác nhau sẽ sử dụng những phần khác nhau của phần mềm. Nhằm phân công công việc và quản lý lẫn nhau, cũng như quản lý quá trình sản xuất nói chung.
Các phần mềm tiện ích luôn được kỹ thuật viên update, phần mềm diệt virut bkav bản quyền tự động cập nhật, các phần mềm văn phòng khác luôn được cập nhật và sử dụng các phiên bản mới nhất.