3. Nội dung chi tiết công việc được phân công
3.4.4. Nhập phiếu thu, phiếu chi trên phần mềm kế toán
Phiếu thu: dựa trên Fee note và giấy báo cáo của ngân hàng, lập phiếu thu bằng
phần mềm gồm các mục như:
Số phiếu: RVA0113001 với RVA là phiếu thu từ tài khoản ngân hàng ANZ, 0113 là tháng 1/2013, 3 số cuối là số phiếu thu được lập theo thứ tự liên tục.
Tương tự của ngân hàng HSBC là RVH0113001 Số lô: được đặt ra theo thứ tự liên tục từng tháng Ngày hóa đơn: ngày ghi trên hóa đơn
Số tài khoản:
ví dụ: TK trust account của ngân hàng ANZ USD: 11223
27 VND: 11213
TK trust account của ngân hàng HSBC USD: 11228
VND 11217
Tài khoản đối ứng là các tài khoản phải thu: 1311
Tên khách hàng: phần mềm có mã số riêng cho từng khách hàng Ví dụ: VN-000001- công ty A
Lý do thu: cũng được đặt riêng theo mã số như T09 là thu ứng trước lương, thuế, BH từ khách hàng.
Sau đó in hóa đơn giá trị gia tăng Gồm 3 liên:
Liên 1 (trắng): lưu sổ “original invoice”
Liên 2 (đỏ ) gửi cho khách hàng yêu cầu chuyển tiền Liên 3 (xanh): lưu sổ “fee note” lưu chung với fee note
Sau khi khách hàng nhận được hóa đơn thì chuyển khoản qua các tài khoản của công ty.
Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiền sẽ bấm lệnh “paid” bằng mạng nội bộ của công ty để xác nhận hóa đơn này đã trả rồi
Phiếu chi: dựa trên Debit note, giấy đề nghị thanh toán, hoặc giấy yêu cầu tạm
ứng phải có chữ ký của người lập phiếu và người xác nhận là trưởng phòng hoặc Director Country
Cách lập cũng tương tự như phiếu thu, lập bằng phần mềm Số phiếu: PVA là của ngân hàng ANZ
PVH là của ngân hàng HSBC
Sau khi chuyển tền trả cho người bán, hóa đơn sẽ được gửi về phòng kế toán lưu vào sổ “Payment voucher”
Tài khoản ngân hàng thì tương tự như phiếu thu
Tài khoản đối ứng là các tài khoản phải trả: 33888, 331 Nhà cung cấp cũng có từng mã số riêng cho mỗi nhà cung cấp Lý do chi cũng tương tự như lý do thu
28 Ví dụ: C14: chi hộ khách hàng
Đặc biệt phải có số chi tiết của hóa đơn chi, mục phí, và trung tâm chi phí Trên phiếu thu và chi sẽ có các mục như:
Tên khách hàng Số tiền nguyên tệ Số tiền
Tên tài khoản
Phải có chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng trên phiếu thu/ chi
Để lưu sổ thì cần có các chứng từ như: phiếu thu/ chi, lệnh chuyển tiền hoặc phiếu yêu cầu thanh toán, hóa đơn VAT cùng các chứng từ liên quan khác.
Nhận xét chung và bài học kinh nghiệm
Công việc của một kế toán dù ở vị trí nào đều đòi hỏi sự hiểu biết sâu về lĩnh vực chuyên môn.
Ví dụ
Các nghiệp vụ liên quan đến chênh lệch tỷ giá đòi hỏi kế toán phải nắm rõ các qui định liên quan và luôn cập nhật tình hình biến động tỷ giá hàng ngày.
Các nghiệp vụ liên quan đến nhóm tài khoản chi phí đòi hỏi kế toán phải nắm rõ các qui định của công ty về quản lý chi phí của khách hàng. Dựa trên các quy định đó, kế toán mở tài khoản chi tiết của các tài khoản 627 - Chi phí phân xưởng, 641 - Chi phí bán hàng, 642 - Chi phí quản lý một cách hợp lý nhất.
Bên cạnh đó, các công việc nhập liệu tưởng chừng như rất đơn giản này đòi hỏi nhân viên kế toán phải thật sự cẩn thận và tỉ mĩ trong từng khâu một, hay nói cách khác, viêc kiểm tra trước và sau khi nhập liệu hay định khoản là hết sức quan trọng và cần thiết - điều mà bản thân tôi tin rằng mình cần phải cải thiện nhiều thêm, nhất là về mặt kiên nhẫn.
Công việc kiểm tra chứng từ vào cuối tháng.
Hàng tháng, kế toán ngân hàng sẽ phải kiểm tra và sắp xếp lại các hóa đơn gốc như hóa đơn tiền điện, hóa đơn phí chuyển tiền ... theo đúng thứ tự đã nhập liệu trên phần mềm để tiện việc tìm kiếm sau này. Đây là một công việc thật sự đòi hỏi tính kiên trì và tỉ mĩ cao vì rất đễ xảy ra sai sót do số tiền, mã số thuế, số phiếu hóa đơn rất dễ nhầm lẫn.
Mặt khác, do yêu cầu của công việc là phải dùng Excel và phần mềm kế toán dưới áp lực về thời gian và số công việc phải xử lý nên việc sử dụng các tổ hợp phím nóng thay cho chuột là cần thiết. Mặc dù bản thân tôi đã có những hiểu biết nhất
29
định và 1 quãng thời gian dài thực hành trên Excel, tuy nhiên tôi cần cải thiện hơn nữa việc tận dụng tối đa các tổ hợp phím nóng nhằm rút ngắn thời gian.
Ví dụ Trong Excel
Ctrl + F : tìm kiếm và thay thế F2: mở công thức trong ô để thay đổi Trong phần mềm ACCnet
F3: tìm kiếm
Tab: chuyển qua mục khác
Qua thời gian thực tập, tôi học được nhiều điều, từ việc làm quen voi môi trường làm việc ở công ty, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giao tiếp, biết lắng nghe và tiếp thu sự chỉ dẫn của các anh chị để hoàng thành công việc, học và tập được sự cần thận khi làm việc.
30
TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tài liệu hướng dẫn báo cáo thực tập
2. www.kcs.com
31