Tỡnh hỡnh thực tế về tổ chức kếtoỏn nguyờn vậtliệu tại Cụng ty
2.2.3- Kếtoỏn chi tiết nguyờn vậtliệu
Cụng việc hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại Cụng ty được thực hiện theo phương phỏp ghi thẻ song song.
*) Tại kho:
thứ nguyờn vật liệu theo chỉ tiờu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm nguyờn vật liệu.
Hàng ngày từ cỏc phiếu nhập, xuất nguyờn vật liệu sau khi đó đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho của cỏc nguyờn vật liệu liờn quan, cuối ngày tớnh ra số tồn và ghi vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ (2 đến 3 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lờn phũng kế toỏn. Cuối thỏng, thủ kho cộng tổng số lượng nhập, xuất nguyờn vật liệu trong thỏng và tồn cuối thỏng của từng danh điểm nguyờn vật liệu để đối chiếu với bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn do kế toỏn vật tư lập. Cụng ty chỉ tiến hành tổng kiểm kờ xỏc định số nguyờn vật liệu tồn kho vào ngày 30/06 và cuối năm ngày 31/12.
*) Tại phũng kế toỏn:
Cụng ty khụng mở và khụng thực hiện việc ghi sổ kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu hàng ngày mà chỉ thực hiện việc theo dừi số lượng và giỏ trị nguyờn vật liệu nhập, xuất kho và tớnh ra số tồn cuối ngày, phục vụ cho cụng tỏc tớnh giỏ nguyờn vật liệu xuất kho.
Khi cú cỏc nghiệp vụ nhập, xuất, kế toỏn ghi chi tiết vào mỏy để theo dừi tỡnh hỡnh nhập – xuất – tồn của từng thứ nguyờn vật liệu theo từng kho (mẫu chi tiết trang bờn). Cụ thể
- Đối với mẫu chi tiết phiếu nhập kho căn cứ vào cỏc biờn bản kiểm nghiệm vật tư, hoỏ đơn GTGT , hoỏ đơn bỏn hàng… (phần thủ tục nhập), kế toỏn nhập vào mỏy theo cỏc chỉ tiờu sau:
+ Người giao hàng: Phản ỏnh tờn người giao hàng.
+ Mó khỏch hàng: Phản ỏnh mó khỏch hàng đó được mó hoỏ + Địa chỉ: Phản ỏnh địa chỉ đơn vị giao hàng
+ Diễn giải: Diễn giải về nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh + Vật tư: Phản ỏnh mó vật tư, tờn vật tư
+ Số lượng: Phản ỏnh số thực nhập
+ Thuế GTGT: Phản ỏnh số thuế GTGT được khấu trừ. Khi nhập vào ụ này mỏy sẽ tự động tớnh ra số thuế và tự định khoản ghi cú TK 133
+ ….
- Đối với mẫu chi tiết phiếu xuất kho cũng căn cứ vào cỏc tài liệu liờn quan đến thủ tục xuất kho điển hỡnh là phiếu yờu cầu cấp vật tư phụ tựng, kế toỏn lập liệu vào mỏy theo cỏc chỉ tiờu sau:
+ Loại phiếu xuất: Phản ỏnh việc xuất Nội bộ hay xuất khỏc. + Mó khỏch hàng: Phản ỏnh nơi sử dụng vật tư
+ Diễn giải: Phản ỏnh nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Từ đõy mỏy sẽ tự động định khoản đối với TK Nợ
+ …
Cuối thỏng, từ cỏc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lờn đó được nhập liệu và lưu giữ trờn mỏy, kế toỏn vật liệu in cỏc bảng kờ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Cỏc bảng kờ này được lập cho tất cỏc loại nguyờn vật liệu theo trỡnh tự thời gian. Từ cỏc bảng kờ này, mỏy tớnh sẽ tổng hợp và tớnh ra số tổng nhập, tổng xuất, tổng tồn của từng nguyờn vật liệu theo từng nhúm nguyờn vật liệu nhưng khụng in ra bảng tổng hợp này mà làm căn cứ lập bảng kờ tổng hợp nhập – xuất – tồn. Bảng kờ này lập cho tất cả cỏc loại nguyờn vật liệu, theo từng nhúm nguyờn vật liệu. Cỏc bảng kờ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kờ tổng hợp nhập – xuất – tồn cũn được kế toỏn vật tư lập vào cuối cỏc quý, cuối năm.
Cuối thỏng, kế toỏn vật tư tiến hành đối chiếu giữa bảng kờ tổng hợp nhập – xuất – tồn với thẻ kho (về mặt số lượng) và đối chiếu bảng kờ tổng hợp nhập – xuất – tồn với sổ kế toỏn tổng hợp (về mặt giỏ trị). Nếu số liệu khụng khớp nhau thỡ kế toỏn vật tư phải tiến hành kiểm tra lại từng phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.