Tổ chức công tác kế toán hàng hóa theo phương pháp kiểm kê thường xuyên tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
MỤC LỤC
Kế toán tổng hợp nhập - xuất hàng hoá
Kê stoán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất tồn kho của hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho (TK156), tài khoản này chỉ phản ánh trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, còn việc nhập hàng ngày phản ánh ở tài khoản 611. Là hàng chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác của doanh nghiệp, giữa các doanh nghiệp trong cùng công ty, từ kho công ty đến kho đại lý, cửa hàng… Dù vậy vẫn là hàng của doanh nghiệp, chỉ làm thay đổi đối tượng chịu trách nhiệm vật chất bảo quản, quản lý hàng hoá, phân biệt hai trường hợp.
Kế toán hàng hoá trên phần mềm kế toán
Căn cứ vào số liệu về chứng từ nhập xuất hàng hoá đã được cập nhật trên hệ thống và căn cứ vào các thông tin của các đối tượng liên quan đến số liệu hàng hoá đã được khai báo trên hệ thống, phần mềm kế toán sẽ sắp xếp, tổ chức và liên kết hợp lý các dòng dữ liệu này dựa trên tài liệu đã được doanh nghiệp phân tích ban đầu khi thiết kế phần mềm kế toán đảm bảo phù hợp với các quy định, các nguyên tắc hạch toán tự động kết chuyển số liệu sang các sổ kế toán như: Sổ cái, Nhật ký chung… và tổng hợp nên số liệu của các báo cáo kế toán tổng hợp. Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng hoạt động kinh doanh phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ trên giao (Tổng công ty) các chức năng chung của một doanh nghiệp thương mại Nhà nước, chức năng nhiệm vụ chính đó là:. - Tổ chức, lưu thông, kinh doanh, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh đựơc phân công. - Công ty thực hiện mua xi măng của các Công ty xi măng Hoàng Mai, Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hải Phòng, tổ chức vận chuyển xi măng từ các Công ty sản xuất đó đến các địa bàn tiêu thụ sau: Hà Nội, Sơn La, Lai Châu, Thái Nguyên, Bắc Cạn, Cao Bằng, Phú Thọ, Yên Bái, Lào Cai, Hà Giang, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc. - Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch hành năm phù hợp với nhiệm vụ của tổng công ty giao và nhu cầu của thị trường. - Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác mua và bán hàng hoá. - Thực hiện chỉ đạo điều hành nhằm đảm bảo cân đối bình ổn giá cả thị trường xi măng tại các địa bàn được giao và thực hiện dự trữ khi cần thiết. - Thực hiện nghĩa vụ đối với lao động theo quy định của bộ lao động. - Quản lý các hoạt động về đổi mới hiện đạihoá công nghệ trang thiết bị và phương pháp tổ chức quản lý để mở rộng sản xuất phù hợp với tình hình của công ty. - Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên, môi trường Quốc phòng và an ninh quốc gia. - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, các báo cáo khác theo định kỳ và theo quy định của Nhà nước và tổng công ty xi măng Việt Nam, đồng thời chịu trách nhiệm về tính sát thực của báo cáo. - Chịu sự kiểm tra của tổng công ty, tuân thủ các quy định về thanh tra của các cơ quan tài chính và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. - Công ty có nghĩa vụ thực hiện chung các chế độ và quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ, về kế toán, hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác của Nhà nước và của tổng công ty. - Tận dụng các cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động của đơn vị để tổ chức các dịch vụ kinh doanh, cung cấp cho nhà máy xi măng, đại lý tiêu thụ một số mặt hàng, vật tư, vật liệu xây dựng. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty. *) Về địa bàn kinh doanh. Công ty vật tư kỹ thuật xi măng được giao nhiệm vụ lưu thông, kinh doanh tiêu thụ xi măng trên địa bàn 14 tỉnh, thành phố: Hà Nội, Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phú, Phú Thọ, Hà Giang, Tuyên Quang, Lào Cai, Thái Nguyên, Cao Bằng, Bắc Cạn, Yên Bái. *) Về phương thức hoạt động. Xi măng là một mặt hàng độc hại ảnh hưởng lớn đến sức khoẻ con người nên công ty không được đặt và mở cửa hàng tại các trung tâm thành phố, khu có trường học, bệnh viện, khu di tích lịch sử, khu đông dân cư sống làm ảnh hưởng đến khả năng giao dịch, việc vận chuyển hàng hoá trở nên khó khăn và tốn kém. Giá mua vào luôn cố định do các doanh nghiệp sản xuất định giá theo sự quản lý của công ty. Giá bán ra năm trong khung giá trần - sản của Tổng công ty quy định theo từng thời kỳ và uỷ quyền cho giám đốc công ty sản xuất kinh doanh căn cứ vào đó điều chỉnh cho phù hợp, định ra giá bán buôn, bán lẻ phù hợp với chiến lược kinh doanh cụ thể. Hiện tại, giá mua của công ty với các công ty sản xuất được tổng công ty quy định như sau:. Đơn vị tính: đồng/tấn Chủng loại Vận chuyển. Vận chuyển đường thuỷ. Vận chuyển đường bộ. Do tiếp nhận xi măng bằng các phương thức vận chuyển khác nhau nên khi xây dựng các kênh giá bán cũng khác nhau. Ví dụ: Giá bán xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội như sau:. Đơn vị tính: đồng/tấn. Chính sách giá cả hợp lý, linh hoạt dựa trên hai yếu tố là: Chi phí sản xuất và những điều kiện khách quan của thị trường. Mặc dù vậy, so với đối thủ cạnh tranh giá của công ty nhìn chung vẫn cao hơn do chi phí của họ ít hơn. Ví dụ như xi măng Nghi Sơn, Chinfon, Sông Đà. *) Đặc điểm về tài sản và nguồn vốn. Nguồn vốn kinh doanh của công ty bao gồm: Vốn do NSNN cấp, vốn tự bổ xung từ lợi nhuận để lại và vốn đầu tư. Cơ cấu tài sản Đơn vị tính: VNĐ. TT Chỉ tiêu Mã số Số đầu năm Số cuối năm. *) Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh.
Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán hàng hoá ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Phũng điều độ - quản lý theo dừi tổng hợp bằng cỏch: hàng ngày khi nhận được fax báo nhập - xuất ở trạm ghi vào bảng kê nhập mở cho cả tháng cho từng loại xi măng theo từng nguồn vận chuyển với chỉ tiêu số lượng: ghi vào bảng kê xuất mở cho cả tháng của từng loại xi măng chi tiết xuất cho từng nơi (trung tâm, chi nhánh…) hàng ngày các cửa hàng bán buôn bán lẻ tại các trung tâm và chi nhánh xuất bán nộp trực tiếp hoá đơn chứng từ hoặc fax về sẽ ghi toàn bộ nghiệp vụ phỏt sinh trờn sổ theo dừi hàng ngày chi tiết cho từng trung tâm và gửi toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán. (3) + (4) Xuất hao hụt trong và ngoài định mức (phản ánh hao hụt trong định mức vào chi phí bán hàng và ngoài định mức vào tài khoản phải thu khác - như xuất hàng), căn cứ biên bản kiểm nhận đối chiếu của thủ kho, định mức hao hụt do Tổng công ty qui định, phiếu xuất kho để ghi vào chi tiết tài khoản 156 (phần xuất hao hụt khác) và vào nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản liên quan với nội dung "điều chỉnh hàng nhập do hao hụt vận chuyển" đối ứng tài khoản 138.
Nhận xét khái quát về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng hoá nói riêng ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Việc tập hợp và phân bổ chi phí mua hàng: Khi vận chuyển thẳng từ kho người mua việc phân tích chi phí mua vào của TK1562 và chi phí bán hàng vào TK6417 chưa thực sự phản ánh hết và thực sự chính xác hoàn toàn, điều này không sai nghiệp vụ kế toán và trên thực tế sự phân tích chính xác tuyệt đối là rất khó thực hiện, vì vậy kế toán nên cố gắn hạch toán chi tiết hơn để đảm bảo công tác hạch toán nhập xuất hàng hoá đạt hiệu quả cao hơn. Việc luân chuyển chứng từ hoá đơn: Chứng từ không chuyển trực tiếp từ nơi phát sinh về ngay phòng kế toán mà còn chuyển qua phòng điều độ quản lý kho, phòng tiêu thụ mới đến phòng kế toán nên trên thực tế nhiều khi không đảm bảo tính kịp thời, thực tế của ghi chép kế toán vì chứng từ phát sinh tại thời điểm này có thể kéo dài đến thời điểm khác mới về đến phòng kế toán, sẽ giảm sự sai lệch trong kế toán đến mức tối thiểu, tuy nhiên nhiều khi làm dồn công việc kế toán vào một lúc sẽ không đảm bảo khai thác hết được năng suất và hiệu quả công tác kế toán và hiệu năng làm việc của kế toán viên.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán hàng hoá ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Việc hạch toán trên máy vi tính: Cài đặt máy tập trung ở phòng kế toán tổng hợp cho nên bộ phận kế toán chi tiết, bộ phận thống kê khi cần nhập dữ liệu vào máy phải di chuyển toàn bộ hoá đơn, chứng từ tài liệu có liên quan nên không đảm bảo sự "toàn vẹn" của chứng từ có thể rơi mất thất lạc khi di chuyển. Thứ hai: Phũng Kế toỏn nờn theo dừi thờm tài khoản hàng gửi bỏn đại lý để phân biệt hàng gửi bán đại lý và hàng bán trực tiếp (bán buôn, bán lẻ) nhằm thuận tiện cho việc xác định hoa hồng đại lý cũng như đánh giá được khả năng cung ứng hàng hoá của từng đại lý để thực hiện hợp đồng đã ký kết với đại lý đó cho cả kỳ tiếp theo.