TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Mặc dù có nhiều bài viết về quản lý dự án công nghệ thông tin, nhưng số lượng nghiên cứu chuyên sâu trong lĩnh vực này còn hạn chế, chủ yếu mang tính định hướng Trong khuôn khổ luận văn này, tác giả sẽ trình bày một số bài tiêu biểu để minh họa cho vấn đề.
Đàm Lê Anh (2013) trong bài viết về quản trị dự án công nghệ thông tin đã trình bày các khái niệm cơ bản liên quan đến quản lý dự án, định nghĩa dự án là nỗ lực tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới Bài viết nêu rõ các đặc trưng và chủ thể của dự án, quy trình quản lý dự án, cùng với hai cấu phần chính: quản lý kỹ thuật và quản lý con người Vấn đề con người được nhấn mạnh là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công của dự án, bên cạnh kỹ năng kỹ thuật, và cần phát triển các kỹ năng như giao tiếp và trình bày Ngoài ra, tác giả cũng đề xuất các công cụ như bản đồ tư duy, phân tích chiến lược từ trên xuống, và phân tích chi phí-lợi ích, đồng thời đưa ra các nhóm quy trình thực hiện dự án bao gồm khởi đầu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc Bài viết đã xây dựng các chương trình hành động và khung lý thuyết cho người quản lý dự án, bao gồm lập kế hoạch, theo dõi, kiểm soát, quản lý thay đổi và đánh giá hoàn thành dự án.
Kiến thức về kiểm soát tiến độ bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như quản lý nguồn lực, tổ chức và nhân viên, quản lý mua sắm, chi phí, chất lượng và rủi ro Việc quản lý hiệu quả các khía cạnh này giúp đảm bảo tiến độ dự án được duy trì, tối ưu hóa tài nguyên và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện.
(2) – Trương Vĩnh Hảo, 2011 Phương pháp Quản lý dự án Công nghệ thông tin.
Đề tài này tập trung vào khái niệm quản lý dự án công nghệ thông tin, quy trình quản lý chi phí dự án, phần mềm hỗ trợ quản lý chi phí, và mô hình COCOMO Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo tiến độ thực hiện dự án hiệu quả.
Quản lý chi phí dự án là quy trình đảm bảo dự án hoàn thành trong ngân sách cho phép Chi phí được xem là tài nguyên cần thiết để đạt mục tiêu cụ thể, thường được đo bằng tiền tệ Bài viết cũng đề cập đến những thách thức trong việc thực hiện các công việc cụ thể trong dự án, xác định phạm vi ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên và tổ chức thực hiện dự án hiệu quả.
Nguyễn Hữu Quốc (2007) tại Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông đã trình bày các khái niệm cơ bản về dự án và quản lý dự án công nghệ thông tin Tác giả xác định các thuộc tính, mục tiêu và tác dụng của quản lý dự án, cùng với các giai đoạn và vòng đời của dự án, đồng thời chỉ ra nguyên nhân của một số dự án thất bại Dự án công nghệ thông tin được mô tả là độc lập, có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng, với sản phẩm cụ thể Quản lý dự án nhằm đảm bảo sản phẩm cuối cùng được hoàn thành đúng hạn, trong ngân sách và đạt chất lượng cần thiết Các nguyên nhân thất bại bao gồm không đạt mục tiêu, vượt ngân sách, thiếu thông tin và quản lý kém Tác giả cũng đề xuất các sáng kiến cải tổ trong quản lý dự án công nghệ thông tin, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu rõ các thuộc tính của dự án.
Ngoài các đề tài đã đề cập, còn có nhiều bài báo và nghiên cứu liên quan đến các dự án trong lĩnh vực quản lý dự án công nghệ thông tin.
Trong những năm qua, đã có một số nghiên cứu về quản lý dự án, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ thông tin Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào tập trung toàn diện vào quản lý dự án công nghệ thông tin tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam Do đó, đề tài luận văn "Quản lý các dự án về Công nghệ thông tin ở Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam" ra đời nhằm lấp đầy khoảng trống này.
Học viên mong muốn đóng góp vào nghiên cứu quản lý dự án công nghệ thông tin, nhằm giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hệ thống, quy trình, góp phần vào mục tiêu phát triển bền vững của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam.
Khái niệm về quản lý dự án
Quản lý dự án là lĩnh vực quan trọng và yêu cầu kinh nghiệm, đặc biệt đối với những nhà quản lý hoặc cá nhân có tham vọng trong vai trò này Để thành công trong quản lý dự án, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ thông tin, việc nắm vững các kiến thức, khái niệm và thuật ngữ liên quan là điều cần thiết.
Dự án được hiểu là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, thực hiện theo phương pháp riêng và trong khuôn khổ nguồn lực cụ thể Mỗi dự án đều có kế hoạch tiến độ rõ ràng nhằm mục tiêu tạo ra một sản phẩm mới Điều này thể hiện tính cụ thể và mục tiêu rõ ràng của dự án trong quá trình phát triển sản phẩm.
Theo PMBOK® Guide 2000, trang 4, dự án là “một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”.
Với cách định nghĩa này có thể hiểu hoạt động dự án tập trung vào hai đặc tính chính:
Mỗi dự án đều có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng, và chỉ kết thúc khi đạt được mục tiêu hoặc thất bại Hơn nữa, sản phẩm và dịch vụ của dự án phải mang tính độc đáo, thể hiện sự khác biệt so với các sản phẩm và dịch vụ tương tự đã có trên thị trường.
Dự án là một chuỗi các công việc và hoạt động được thực hiện để đạt được mục tiêu đã đề ra, trong khi phải tuân thủ các ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách.
1.2.2 Các thuộc tính của dự án
Dự án thành công cần có mục đích và kết quả rõ ràng, như xây dựng đường, cầu hay khu đô thị Mỗi dự án bao gồm nhiều nhiệm vụ cụ thể, và kết quả của từng nhiệm vụ sẽ góp phần tạo thành kết quả chung Các kết quả này có thể được theo dõi và đánh giá qua các tiêu chí rõ ràng Điều này đảm bảo rằng các hợp phần của dự án được quản lý và thực hiện đồng bộ, với các chỉ tiêu về thời gian, nguồn lực và chất lượng được đảm bảo.
Dự án có thời gian tồn tại hữu hạn và trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển và kết thúc Giống như các thực thể sống, khi dự án kết thúc, kết quả sẽ được chuyển giao và khai thác, sau đó tổ chức dự án sẽ giải tán.
Sản phẩm từ dự án mang tính độc đáo và mới lạ, khác với quy trình sản xuất hàng loạt, thể hiện sự sáng tạo của con người Mỗi dự án cần tạo ra giá trị mới, như thiết kế, môi trường triển khai và đối tượng sử dụng khác nhau Nếu hai dự án hoàn toàn giống nhau mà không tạo ra giá trị mới, điều này cho thấy sự đầu tư trùng lặp và gây lãng phí, tình trạng phổ biến trong các dự án, đặc biệt là trong lĩnh vực CNTT.
Dự án thường liên quan đến nhiều bên, bao gồm nhà tài trợ, khách hàng, tư vấn và nhà thầu, cùng với sự tham gia của cơ quan quản lý nhà nước trong các dự án sử dụng ngân sách nhà nước Sự tham gia của các bên này có thể khác nhau tùy thuộc vào tính chất của dự án và yêu cầu của nhà tài trợ Để đạt được mục tiêu của dự án, việc quản lý cần duy trì mối quan hệ thường xuyên với tất cả các bên liên quan.
Các dự án thường có tính không chắc chắn cao do yêu cầu về vốn, vật liệu và lao động lớn trong thời gian hạn chế Đặc biệt, trong lĩnh vực công nghệ thông tin, sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ (theo định luật Moore) làm gia tăng rủi ro trong quá trình đầu tư và vận hành kéo dài.
Môi trường tổ chức và thực hiện dự án trong một tổ chức thường gặp phải sự cạnh tranh về nguồn lực khan hiếm như đội ngũ lập yêu cầu, kiến trúc sư, lập trình viên, kiểm định chất lượng và đào tạo Các dự án không chỉ cạnh tranh về tài chính mà còn về thiết bị Hơn nữa, sự khác biệt trong quan điểm của các lãnh đạo ban quản lý dự án có thể khiến cho nhân viên gặp khó khăn trong việc xác định mệnh lệnh cần thực hiện Điều này cho thấy môi trường pháp lý của dự án có nhiều mối quan hệ phức tạp nhưng cũng rất năng động.
1.2.3 Dự án công nghệ thông tin
Công nghệ Thông Tin (CNTT) là một lĩnh vực kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm để quản lý thông tin Theo Luật Công Nghệ Thông Tin Việt Nam ban hành ngày 29/06/2006, CNTT được định nghĩa là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ hiện đại nhằm sản xuất, truyền tải, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.
Dự án công nghệ thông tin bao gồm việc xây dựng, phát triển và áp dụng các hệ thống phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông Những dự án này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình làm việc trong các tổ chức.
1.2.4 Khái niệm quản lý dự án
Quản lý dự án là một lĩnh vực khoa học tập trung vào việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát quá trình phát triển của dự án Mục tiêu chính là đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt, đồng thời duy trì chất lượng và đạt được các mục tiêu cụ thể đã đề ra Theo PMI, tài liệu Hướng dẫn Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK® Guide) cung cấp các tiêu chuẩn và phương pháp quan trọng trong lĩnh vực này.
Quản lý dự án là quá trình áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu đặt ra.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch và điều phối thời gian, nguồn lực, đồng thời giám sát sự phát triển của dự án Mục tiêu là đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đạt yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ, thông qua các phương pháp và điều kiện tốt nhất.
Các giai đoạn và các bên tham gia trong dự án
1.3.1 Các giai đoạn của dự án
Dự án là một thực thể thống nhất với thời gian thực hiện xác định và độ bất định nhất định, do đó các tổ chức thường chia dự án thành nhiều giai đoạn để quản lý hiệu quả Mỗi giai đoạn được đánh dấu bằng việc thực hiện một hoặc nhiều công việc, và tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ hay vòng đời của dự án Chu kỳ dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời gian thực hiện, đồng thời chỉ rõ những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng giai đoạn và ai sẽ tham gia Ngoài ra, chu kỳ cũng cho biết những công việc nào sẽ còn lại ở giai đoạn cuối thuộc về hoặc không thuộc về phạm vi của dự án, giúp nhận diện những đặc điểm quan trọng trong quá trình thực hiện dự án.
Chi phí và yêu cầu nhân lực thường thấp khi khởi đầu dự án, tăng lên trong giai đoạn phát triển, nhưng sẽ giảm nhanh chóng khi dự án tiến vào giai đoạn kết thúc.
Xác suất thành công của dự án thường thấp nhất và rủi ro cao nhất khi dự án mới bắt đầu Tuy nhiên, khi dự án tiến triển qua các giai đoạn tiếp theo, xác suất thành công sẽ tăng lên đáng kể.
Khả năng ảnh hưởng của nhà tài trợ đến đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự án và chi phí là cao nhất ở giai đoạn đầu và giảm đáng kể trong các giai đoạn tiếp theo của dự án.
Vòng đời dự án bao gồm các giai đoạn từ khởi đầu đến kết thúc, với cơ chế kiểm soát quản lý thông qua giám sát và đánh giá Sự chuyển tiếp giữa các giai đoạn được đánh dấu bằng các điểm mốc và kết quả chuyển giao cụ thể, cùng với sự phê duyệt của nhà tài trợ trước khi tiến vào giai đoạn tiếp theo.
Vòng đời phát triển dự án (SDLC) là khung làm việc quan trọng mô tả các giai đoạn trong quá trình phát triển và duy trì hệ thống SDLC bao gồm một nhóm các giai đoạn mà có thể thay đổi tùy thuộc vào dự án, tổ chức hoặc lĩnh vực kinh doanh Thông thường, các giai đoạn này được chia thành 4 phần chính.
Giai đoạn đầu tiên trong quá trình xây dựng dự án là xác định ý tưởng, bao gồm việc xác định mục tiêu, kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện Quá trình này bắt đầu từ khi hình thành dự án, bao gồm khảo sát, thu thập dữ liệu, đánh giá rủi ro và ước lượng nguồn lực Quyết định lựa chọn dự án là chiến lược dựa trên nhu cầu và mục tiêu dài hạn của tổ chức Các yếu tố cần xem xét bao gồm mục đích, tính khả thi, lợi nhuận tiềm năng, chi phí, rủi ro và nguồn lực cần thiết Ý tưởng dự án cần được làm rõ bằng cách phác thảo kết quả và phương pháp thực hiện trong điều kiện hạn chế về nguồn lực Cuối cùng, giai đoạn này kết thúc bằng việc phê duyệt chủ trương thực hiện dự án.
Giai đoạn phát triển là giai đoạn quan trọng trong dự án, nơi chi tiết hóa cách thức thực hiện dự án thông qua công tác thiết kế và lập kế hoạch Đây là giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất, tập trung vào việc xác định các yếu tố cần thiết để đảm bảo sự thành công của dự án.
Phần một: Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức.
Phần hai: Lập kế hoạch tổng thể.
Phần ba: Phân tích, lập bảng chi tiết công việc.
Phần bốn: Lập kế hoạch tiến độ thời gian.
Phần năm: Lập kế hoạch ngân sách.
Phần sáu: Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết.
Phần bảy: Lập kế hoạch chi phí.
Phần tám: Xin phê chuẩn thực hiện tiếp.
Khi giai đoạn này kết thúc, tiến trình dự án sẽ chính thức khởi động Sự thành công của dự án phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các kế hoạch trong giai đoạn này.
Giai đoạn thứ ba trong quá trình thực hiện là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai các nguồn lực, bao gồm các công việc như xin trụ sở, thiết lập hệ thống, lựa chọn công cụ, mua sắm trang thiết bị và lắp đặt Đây là giai đoạn tốn nhiều thời gian và công sức nhất, với các vấn đề cần xem xét như yêu cầu kỹ thuật cụ thể để so sánh và đánh giá các lựa chọn thiết bị và kỹ thuật lắp ráp Sau khi hoàn tất việc mua sắm thiết bị chính và phát triển hệ thống, các hệ thống sẽ được xây dựng và kiểm định, sẵn sàng chuyển sang giai đoạn vận hành và khai thác thử nghiệm.
Giai đoạn thứ tư của chu kỳ dự án là giai đoạn kết thúc, trong đó cần hoàn thành các công việc còn lại như bàn giao sản phẩm, hệ thống và tài liệu liên quan, cũng như đánh giá dự án và giải phóng nguồn lực Cụ thể, các hoạt động bao gồm hoàn chỉnh hồ sơ dự án, kiểm tra sổ sách kế toán, thực hiện bàn giao và báo cáo, thanh toán tiền, chuẩn bị sổ tay hướng dẫn cho hệ thống, lấy chữ ký xác nhận từ khách hàng về việc hoàn thành, sắp xếp lại lao động và thiết bị Các dự án thường bao gồm nhiều quy trình liên kết, diễn ra lặp đi lặp lại trong từng giai đoạn và ảnh hưởng lẫn nhau, với mỗi quy trình quản lý dự án hoạt động ở mức độ khác nhau tùy theo giai đoạn, như quá trình khởi tạo tập trung vào yêu cầu và mục tiêu nghiệp vụ.
Thứ nhất là khởi tạo: Sự phê duyệt dự án hoặc sự phê duyệt ở một giai đoạn nhất định của dự án.
Thứ hai làlập kế hoạch: Sàng lọc các mục tiêu của dự án và lựa chọn phương án hành động tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó.
Thứ ba là thực thi kế hoạch: Quản lý, phân bổ các nguồn lực để thực hiện kế hoạch.
Giai đoạn kiểm soát trong quản lý dự án là quá trình giám sát và đánh giá tiến độ thực hiện dựa trên các nguyên tắc đã đề ra Mục tiêu của giai đoạn này là xác định những điểm khác biệt so với kế hoạch ban đầu, từ đó thực hiện các hoạt động cần thiết để điều chỉnh và đảm bảo dự án tiến triển đúng hướng, đáp ứng các mục tiêu đã xác định.
Thứ năm là kết thúc: Đạt được ký kết hoàn tất từ chủ đầu tư và đưa dự án hoặc giai đoạn của dự án đi đến kết thúc.
1.3.2 Các bên tham gia trong Dự Án
Các bên tham gia dự án bao gồm tất cả những người có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án Điều này đặc biệt áp dụng cho những cá nhân hoặc tổ chức có lợi ích nghiệp vụ trong kết quả của dự án, những người liên quan trực tiếp đến dự án, hoặc những người đóng góp nguồn lực cho dự án.
Các bên liên quan dự án có những lợi ích, nhu cầu và ưu tiên khác nhau.
Việc xác định các bên liên quan trong dự án từ sớm, đặc biệt trong giai đoạn xây dựng ý tưởng, là rất quan trọng vì họ có thể có những quan điểm khác nhau về mục tiêu của dự án Nếu không lường trước được các bên liên quan, dự án sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro lớn trong quá trình tổ chức và thực hiện Thông thường, các bên tham gia trong một dự án bao gồm nhiều đối tượng khác nhau.
Nhà tài trợ (chủ đầu tư) là người chịu trách nhiệm chính cho sự thành công của dự án, bao gồm việc ký kết và hoàn tất các tài liệu lập kế hoạch cũng như yêu cầu thay đổi Họ cho phép quản lý dự án sử dụng các nguồn lực cần thiết, đồng thời bảo vệ và tư vấn cho nhóm quản lý Trong quá trình thực hiện, nhà tài trợ còn có trách nhiệm xem xét tiến trình và chất lượng dự án, ký và công bố tôn chỉ của dự án.
Các tiêu chí đánh giá quản lý dự án công nghệ thông tin tại các ngân hàng thương mại
1.4.1 Thứ nhất là sự tuân thủ của các quy trình trong kế hoạch thực hiện dự án
- Có kếhoacḥ dư ̣án vàhoàn chinhh̉ (cho tất cảcác dư ̣án trong Kếhoacḥ tổng thểvềcông nghê ̣thông tin)
- Các phụ thuộc của licḥ trinh̀ đươc ̣ xác đinḥ rõvàtheo dõi bởi quản tri ̣ dư ̣án
- Lộ trình trọng yếu đươc ̣ sử dung ̣ đểlâp ̣ kếhoacḥ vàgiảm thiểu tổn thất do rủi ro
- Nhiêṃ vu ̣lũy kếtrong k ế hoạch cơ sở đươc ̣ hoàn thành trên môṭđơn vị thời gian
- Các mốc dự án hoàn thành đúng thời haṇ (% sản phẩm bàn giao đúng lịch trình)
- Sư ̣biến đông ̣ của các mốc dự án
- Chất lương ̣ của các mốc dự án
- Các nhiệm vụ lũy kế thực tế đa ̃hoàn thành.
1.4.2 Thứ hai là việc hoàn thành mục tiêu của dự án
Hoàn thành một dự án đòi hỏi việc thực hiện một chuỗi mục tiêu cụ thể đã được xác định Do đó, hiệu quả của công tác quản lý dự án được đánh giá qua khả năng hoàn thành những mục tiêu này.
1.4.3 Thứ ba là hiệu quả sử dụng nguồn lực của dự án
- Tỷ lệ quay vòng nhân lực dự án.
- Nguồn lưc ̣ kếhoacḥ so với nguồn lưc ̣ thưc ̣ tế.
- Phần trăm nhiêṃ vu ̣quángày b ắt đầu mà không cónguồn lưc ̣ thưc ̣ hiêṇ
- Phần trăm hoăc ̣ sốlương ̣ nguồn lưc ̣ có/không cóbáo cáo thời gian làm việc cho dự án
1.4.4 Thứ tư là năng lực của cán bộ chủ chốt của dự án
Chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng hàng đầu trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là năng lực của các cán bộ chủ chốt trong dự án Quản lý dự án, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ thông tin, sẽ không đạt hiệu quả nếu năng lực của đội ngũ cán bộ không đáp ứng yêu cầu cần thiết.
1.4.5 Thứ năm là chi phí thực hiện dự án
- Ngân sách đươc ̣ phân bổvàquản lýchinh́ xác
- Tổng nguồn lưc ̣ tich́ lũy thưc ̣ tếđươc ̣ sử dung ̣
- Tổng chi phídư ̣án tới thời điểm hiêṇ taị
- Phần trăm ngân sách đểhoàn thành dư ̣án đa ̃đươc ̣ sử dung ̣
- Phần trăm lệch chi phíso với dư ̣tinh́
- Ngân sách dư ̣phòng rủi ro của dư ̣án
- Chi phídư ̣phòng rủi ro tinh́ đến nay
- Phần trăm quỹdư ̣phòng rủi ro còn laị
1.4.6 Thứ sáu là mức độ hài lòng của khách hàng
- Thăm dòsư ̣hài lòng của khách hàng đối với các dư ̣án /tiểu dư ̣án theo quý (3 tháng một lần)
- Viêc ̣ giao tiếp của NHCT (nhà tài trợ chương trình của dự án ) đươc ̣ quản lý tốt.
1.4.7 Thứ bảy là sự phối hợp giữa các bộ phận của dự án
Quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong tổ chức Nếu không có sự điều hành tốt, các dự án có thể gặp phải tình trạng thất bại, chậm tiến độ hoặc kém chất lượng.
Các Nhân tố ảnh hưởng và các kỹ năng cần có trong Quản Lý Dự Án
Quản lý vĩ mô, hay còn gọi là quản lý nhà nước đối với các dự án, bao gồm các biện pháp tổng thể tác động đến quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án.
Trong quá trình triển khai dự án, nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi, định hướng và chi phối các hoạt động nhằm đảm bảo dự án góp phần tích cực vào phát triển kinh tế - xã hội Các công cụ quản lý vĩ mô của nhà nước bao gồm chính sách tài chính, tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư và chính sách thuế, giúp duy trì sự ổn định và phát triển bền vững.
1.5.2 Quản lý vi mô đối với các hoạt động dự án
Quản lý dự án ở tầm vi mô tập trung vào việc điều phối các hoạt động cụ thể, bao gồm lập kế hoạch, kiểm soát và quản lý thời gian, chi phí, nguồn nhân lực, chất lượng và rủi ro Quá trình này diễn ra liên tục từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư cho đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án, đảm bảo mọi khâu được thực hiện một cách hiệu quả.
Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét, nghiên cứu:
Lập kế hoạch tổng thể cho dự án là quá trình tổ chức và chi tiết hóa các mục tiêu thành các công việc cụ thể, nhằm đảm bảo sự kết hợp chính xác và đầy đủ giữa các lĩnh vực quản lý khác nhau Việc này giúp xây dựng một chương trình thực hiện hiệu quả, đảm bảo tiến độ và chất lượng của dự án.
Quản lý phạm vi là quá trình xác định và giám sát các mục tiêu, mục đích của dự án Nó bao gồm việc xác định công việc nào thuộc về dự án và cần được thực hiện, cũng như công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án.
Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ để đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn Điều này bao gồm việc xác định thời gian cần thiết cho từng công việc, thời điểm bắt đầu và kết thúc, cũng như tổng thời gian dự án và thời hạn hoàn thành.
Quản lý chi phí là quá trình dự toán và giám sát chi phí cho từng công việc cũng như toàn bộ dự án, đảm bảo tiến độ thực hiện Điều này bao gồm việc tổ chức, phân tích dữ liệu và báo cáo thông tin liên quan đến chi phí một cách chính xác và hiệu quả.
Quản lý chất lượng vào thứ năm là quá trình giám sát và triển khai các tiêu chuẩn chất lượng trong thực hiện dự án, nhằm đảm bảo rằng kết quả cuối cùng đáp ứng đúng mong đợi của nhà tài trợ.
Quản lý nhân lực vào thứ Sáu là quá trình hướng dẫn và phối hợp nỗ lực của tất cả các thành viên trong dự án nhằm đạt được mục tiêu chung.
Việc sử dụng lực lượng lao động trong dự án được đánh giá hiệu quả qua quản lý thông tin Quản lý thông tin là quá trình đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách nhanh chóng, chính xác giữa các thành viên trong dự án và các cấp quản lý Qua đó, có thể xác định ai là người cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết cần thiết và cách thức báo cáo của các nhà quản lý dự án.
Quản lý rủi ro là quá trình nhận diện các yếu tố rủi ro trong dự án, áp dụng các phương pháp định tính và định lượng để đánh giá tính chất và mức độ của từng rủi ro Điều này bao gồm việc lập kế hoạch đối phó và quản lý hiệu quả từng loại rủi ro nhằm đảm bảo sự thành công của dự án.
Quản lý hợp đồng và hoạt động mua sắm là quá trình quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ Điều này bao gồm việc thương lượng hợp đồng, quản lý các thỏa thuận và điều hành việc mua sắm nguyên vật liệu, trang thiết bị và dịch vụ Mục tiêu của quá trình này là đảm bảo cung cấp kịp thời và chất lượng hàng hóa, vật liệu cần thiết cho dự án, đồng thời giải quyết các vấn đề liên quan đến tiến độ và chất lượng cung cấp.
1.5.3 Các kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quản lý dự án
Để quản lý dự án hiệu quả, người quản lý cần nắm vững kiến thức chuyên sâu về ngành quản lý dự án, đồng thời cũng phải có kinh nghiệm và hiểu biết tổng quát trong lĩnh vực ứng dụng của dự án.
Các kỹ năng cần thiết của nhà quản lý dự án gồm:
Kỹ năng lãnh đạo là yếu tố then chốt giúp nhà quản lý dự án chỉ đạo, định hướng và khuyến khích các thành viên trong nhóm Đây là kỹ năng quan trọng nhất, đòi hỏi nhà quản lý phải sở hữu những phẩm chất cần thiết và có quyền lực nhất định để đạt được mục tiêu dự án một cách thành công.
Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án là rất quan trọng đối với người quản lý dự án, vì họ phải chịu trách nhiệm về kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ và khách hàng Người quản lý cần có khả năng lập lịch trình dự án và xác định các tiêu chí đánh giá công việc hoàn thành Đồng thời, họ cũng phải thiết lập quy trình hệ thống để đánh giá và kiểm soát mức độ thành công của kế hoạch đã đề ra.
Các lĩnh vựcquản lý dự án công nghệ thông tin
Quản lý dự án bao gồm 9 lĩnh vực chính cần được nghiên cứu, nhưng trong luận văn này, chúng ta sẽ tập trung vào một số lĩnh vực cụ thể.
Phạm vi của dự án bao gồm danh sách chi tiết những nhiệm vụ cần thực hiện và những điều không nên làm Việc xác định rõ ràng phạm vi là điều kiện tiên quyết để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn và hiệu quả Nếu không có một phạm vi rõ ràng, dự án có nguy cơ kéo dài vô thời hạn.
Kết quả chuyển giao của dự án bao gồm các sản phẩm như phần cứng, phần mềm, tài liệu, đào tạo, bảo hành và phương thức chuyển giao Để đảm bảo thành công, nhóm dự án và các bên liên quan cần hiểu rõ các sản phẩm này cũng như quy trình tạo ra chúng Quy trình quản lý phạm vi đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và kiểm soát các kết quả chuyển giao.
Bước một,khởi tạo: Bắt đầu một dự án hoặc chuyển tiếp sang giai đoạn tiếp theo.
Bước hai, lập kế hoạch phạm vi: Phát triển các tài liệu làmcơ sở cho các quyết định về dự án trong tương lai.
Bước ba,xác định phạm vi: Chia nhỏ các sản phẩm trung gian của dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Bước bốn,kiểm tra phạm vi: Hợp thức hoá việc chấp nhận phạm vi của dự án.
Bước năm, điều khiển thay đổi phạm vi: Điều khiển những thay đổi của phạm vi dự án.
Phạm vi là công cụ quan trọng trong lập khung dự án, giúp xác định các yếu tố như khả năng sửa lỗi, tạo đặc tính, thay đổi giao diện và đào tạo người dùng Nó cũng là cơ sở để kiểm tra mọi yêu cầu thay đổi trong dự án Trong lĩnh vực CNTT, việc mở rộng phạm vi là điều gần như chắc chắn xảy ra, do đó, việc xây dựng một phạm vi rõ ràng và chặt chẽ sẽ giúp giảm thiểu khả năng mở rộng không mong muốn.
Ràng buộc tam giác trong quản lý dự án bao gồm ba yếu tố chính: Thời Gian, Chi Phí và Chất Lượng, tất cả đều cần được cân bằng để đảm bảo thành công của dự án Để hoàn thành dự án đúng hạn, trong ngân sách và đạt tiêu chuẩn chất lượng, việc điều chỉnh một trong các ràng buộc này sẽ ảnh hưởng đến các ràng buộc khác.
Tam giác thép trong quản lý dự án CNTT thể hiện ba ràng buộc chính: thời gian, nguồn lực và chất lượng Sự thay đổi trong một ràng buộc sẽ tác động đến hai ràng buộc còn lại Ba ràng buộc này tạo thành ba cạnh của tam giác, trong khi phạm vi dự án được coi là diện tích của tam giác đó Nếu phạm vi không thay đổi, biến động giá trị của một trong ba cạnh sẽ yêu cầu điều chỉnh ở ít nhất một trong hai cạnh còn lại Khi diện tích tam giác thay đổi, các cạnh cũng cần được điều chỉnh để phù hợp với thực tế mới.
Ma trận trách nhiệm là tài liệu quản lý dự án quan trọng, xác định những người liên quan và trách nhiệm của từng bên trong quá trình thực hiện dự án Tài liệu này giúp ngăn ngừa sai sót, đảm bảo quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho mỗi giai đoạn Đối với các dự án lớn và phức tạp, ma trận có thể chỉ ra các phần chuyển giao của cấu trúc phân việc, trong khi ma trận chi tiết hơn sẽ chỉ rõ vai trò và trách nhiệm của từng gói công việc và sản phẩm chuyển giao.
Bước đầu tiên trong lập kế hoạch phạm vi dự án là xây dựng phạm vi dự án dựa trên việc tập hợp thông tin Quá trình này bao gồm xác định loại và quy mô dự án, các sản phẩm chuyển giao, ranh giới dự án, cũng như các nhiệm vụ sẽ hoàn thành và không hoàn thành Ngoài ra, cần xác định các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc, tiêu chí chấp thuận sản phẩm, thời gian bắt đầu và hoàn tất dự án, cùng với các hậu quả nếu dự án bị trễ Quản lý dự án cần xác lập rõ trách nhiệm của các bên liên quan, đảm bảo mọi người hiểu vai trò của mình, có thể sử dụng ma trận trách nhiệm để minh bạch Cũng cần chú ý đến các quy định và tiêu chuẩn của chính phủ ảnh hưởng đến sản phẩm chuyển giao Đồng thời, cần làm rõ các tiêu chí ưu tiên trong tam giác thép CNTT: thời gian, chi phí và chất lượng, cũng như xác định các rủi ro liên quan đến dự án thông qua ma trận rủi ro để phòng ngừa vấn đề phát sinh.
Bảng kê công việc là sản phẩm quan trọng nhất trong lập kế hoạch dự án, chứa đựng thông tin về các công việc cần thực hiện, thời gian, địa điểm, bộ phận thực hiện, công cụ, chi phí, nguồn lực và tiêu chí chấp nhận sản phẩm Đây là tài liệu kiểm soát dự án thiết yếu, thường được sử dụng làm cơ sở pháp lý để ký kết với nhà thầu, bao gồm cả điều kiện thanh toán, thưởng phạt theo hiệu quả và tiêu chí chấp nhận hoặc từ chối sản phẩm Để xây dựng bảng kê công việc hiệu quả, quản lý dự án cần tuân thủ một số nguyên tắc nhất định.
Quản lý dự án cần nắm vững loại hình dự án đang thực hiện, hiểu rõ mối quan hệ của dự án với môi trường xung quanh và xác định kỳ vọng của nó đối với tổ chức.
Quản lý dự án cần xác định xem tổ chức của mình có mẫu bảng kê công việc sẵn có hay không, đồng thời tìm hiểu cách các dự án khác đang áp dụng bảng kê công việc để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Việc xây dựng bảng kê công việc cần phải rõ ràng và chi tiết, đảm bảo bao gồm tất cả thông tin cần thiết Cần tránh sử dụng các thuật ngữ kỹ thuật, từ viết tắt hoặc định nghĩa riêng để đảm bảo sự dễ hiểu cho tất cả mọi người.
Thứ tư, sau khi xây dựng xong bảng kê công việc, cần có xác nhận của các bên để đảm bảo bảng kê công việc mang tính ràng buộc.
Bảng kê công việc được xây dựng theo cách từ tổng thể đến chi tiết, bắt đầu từ sản phẩm chính và phân chia thành các phần nhỏ hơn Quá trình này tương tự như việc lập dàn bài cho một bài viết, trong đó mỗi chủ đề chính được chia thành các chủ đề con, và tiếp tục phân nhỏ hơn nữa Bảng kê công việc có thể có nhiều cấp độ và chỉ liệt kê "cái gì" cần thực hiện mà không đề cập đến "như thế nào" Trình tự thực hiện các công việc không phải là yếu tố quan trọng ở giai đoạn này, vì việc xác định thứ tự sẽ được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch.
Bảng kê công việc bao gồm hai thành phần chính.
Danh sách các sản phẩm được sắp xếp theo trình tự từ trên xuống, phân cấp dựa trên mức độ phức tạp của từng sản phẩm Sản phẩm càng phức tạp sẽ có số mức càng lớn, và tất cả các sản phẩm đều được mô tả bằng danh từ.
Danh sách công việc là một yếu tố quan trọng trong việc xác định các nhiệm vụ cần thực hiện để phát triển từng sản phẩm con, từ đó tạo ra sản phẩm chung cho dự án Danh sách này được tổ chức theo nhiều cấp độ và mô tả chi tiết từ tổng quát đến cụ thể Mỗi nhiệm vụ đều được diễn đạt bằng động từ, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ công việc.
Việc kết hợp danh sách công việc và danh sách sản phẩm sẽ cho ta bảng kê công việc chi tiết.
Hình 1.1 Cấu trúc bảng kê công việc chi tiết
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)