Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Khái niệm, bản chất và ý nghĩa tiền lương và các khoản trích theo lương
lương a) Khái niệm về tiền lương
Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động được xem như một hàng hóa, và tiền lương chính là giá cả của sức lao động.
Tiền lương không chỉ phản ánh quan hệ kinh tế giữa người sử dụng lao động và người lao động, mà còn mang ý nghĩa xã hội sâu sắc Đây là khoản tiền mà người mua sức lao động trả cho người bán sức lao động, thể hiện mối quan hệ kinh tế cơ bản Tuy nhiên, do tính chất đặc biệt của hàng hóa sức lao động, tiền lương còn liên quan đến đời sống và trật tự xã hội, cho thấy vai trò quan trọng của nó trong các vấn đề xã hội.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiền lương đóng vai trò quan trọng như một phần chi phí cấu thành của quá trình sản xuất.
Tiền lương được tính toán và quản lý chặt chẽ, đóng vai trò quan trọng trong đời sống của người lao động, vì đây là nguồn thu nhập chủ yếu của họ Việc nâng cao tiền lương là mục tiêu lớn của người lao động, đồng thời cũng là động lực thúc đẩy họ cải thiện năng suất lao động thông qua việc nâng cao trình độ và hiểu biết về khoa học kỹ thuật Tại Việt Nam, có nhiều khái niệm khác nhau về tiền lương.
Tiền lương là giá trị của sức lao động, được xác định thông qua thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, phản ánh mối quan hệ cung cầu của thị trường lao động trong nền kinh tế.
Tiền lương là thu nhập mà người lao động nhận được sau khi hoàn thành công việc hợp pháp, không bị pháp luật cấm.
Tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động sau khi họ hoàn thành công việc theo chức năng và nhiệm vụ được quy định bởi pháp luật hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Trong nền kinh tế hàng hóa đa dạng như Việt Nam, khái niệm tiền lương được biểu hiện rõ ràng qua từng thành phần kinh tế khác nhau.
Tiền lương trong khu vực kinh tế Nhà nước và các cơ quan hành chính sự nghiệp là khoản tiền mà các doanh nghiệp quốc doanh và tổ chức Nhà nước chi trả cho người lao động Khoản tiền này được xác định theo cơ chế chính sách của Nhà nước và được quy định trong hệ thống thang bảng lương.
Trong nền kinh tế ngoài quốc doanh, tiền lương bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi thị trường và thị trường lao động Từ góc độ xã hội, tiền lương được phân tích trong mối quan hệ với phân phối thu nhập, sản xuất và tiêu dùng, cũng như quan hệ trao đổi.
Do vậy, chính sách tiền lương luôn là vấn đề quan tâm của mọi quốc gia Chúng ta cần phải phân biệt giữa hai khái niệm của tiền lương:
Tiền lương danh nghĩa là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động, và mức lương này chịu ảnh hưởng trực tiếp từ năng suất lao động cũng như trình độ và kinh nghiệm làm việc của nhân viên trong suốt quá trình lao động.
Tiền lương thực tế là số lượng hàng hóa tiêu dùng và dịch vụ thiết yếu mà người lao động có thể mua được bằng tiền lương thực tế của họ Bản chất và chức năng của tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cuộc sống của người lao động, giúp họ đáp ứng nhu cầu cơ bản và cải thiện chất lượng cuộc sống.
- Các quan điểm cơ bản về tiền lương
Lịch sử xã hội loài người đã trải qua nhiều hình thái kinh tế khác nhau, phản ánh sự phát triển của lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất Những biến đổi này không chỉ thể hiện sự tiến bộ trong công nghệ và kỹ thuật mà còn ảnh hưởng sâu sắc đến cấu trúc xã hội và đời sống con người.
Trong quan hệ sản xuất, hình thức phân phối đóng vai trò quan trọng trong tái sản xuất và trao đổi Sản xuất là yếu tố quyết định trong các hoạt động kinh tế, trong khi phân phối và các khâu khác phụ thuộc vào sản xuất Tuy nhiên, phân phối cũng có ảnh hưởng tích cực và trực tiếp trở lại quá trình sản xuất.
Tổng sản phẩm xã hội do người lao động tạo ra cần được phân phối cho tiêu dùng công cộng Trong chủ nghĩa xã hội, việc phân phối vật phẩm cho tiêu dùng cá nhân tuân theo nguyên tắc “Làm theo năng lực, hưởng theo lao động”, cho thấy rằng phân phối theo lao động là một quy luật kinh tế quan trọng Dưới chế độ xã hội chủ nghĩa, hình thức phân phối chủ yếu là tiền thưởng và tiền lương, và tiền lương trong hệ thống này có sự khác biệt rõ rệt so với tiền lương trong chế độ tư bản chủ nghĩa.
Quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm lương, tiền công và các khoản phụ cấp như tiền ăn giữa ca, hỗ trợ phương tiện đi lại, và tiền đồng phục Doanh nghiệp quản lý các khoản này cho nhiều loại lao động khác nhau Trong quá trình sản xuất kinh doanh, kế toán phân loại quỹ tiền lương thành hai loại chính.
Tiền lương chính là khoản tiền mà người lao động nhận được trong thời gian làm việc chính thức, bao gồm lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất.
- Tiền lương phụ : là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy
Nguyễn Thị Hà - 21.05 Trang 19 quy định về tiền lương cho người lao động trong các trường hợp như nghỉ phép, tham gia nghĩa vụ xã hội, hội họp, đi học, và trong thời gian ngừng sản xuất.
Hình thức trả lương trong doanh nghiệp
1.1.3.1 Các hình thức trả lương
Chính sách lương là yếu tố linh hoạt và thích ứng với từng hoàn cảnh xã hội cũng như khả năng của mỗi công ty Do tính chất kinh doanh đa dạng, hình thức trả lương cũng khác nhau giữa các doanh nghiệp để phù hợp với tình hình sản xuất và kinh doanh Các hình thức trả lương thường gặp bao gồm:
- Hình thức trả lương theo sản phẩm
- Hình thức trả lương theo thời gian
- Hình thức trả lương khoán a) Trả lương theo sản phẩm
Trả lương theo sản phẩm là phương thức trả lương dựa trên số lượng và chất lượng công việc hoàn thành, giúp gắn kết lao động với hiệu quả công việc Để áp dụng hình thức này, doanh nghiệp cần xây dựng định mức lao động và đơn giá lương hợp lý cho từng sản phẩm, đồng thời thực hiện kiểm tra và nghiệm thu chất lượng sản phẩm một cách chặt chẽ Hình thức trả lương này không chỉ khuyến khích người lao động làm việc hiệu quả hơn mà còn đảm bảo thực hiện đầy đủ các nguyên tắc phân phối theo lao động.
+ Làm tăng năng suất lao động
Khuyến khích người lao động tích cực học hỏi và nâng cao trình độ tay nghề là điều cần thiết để cải thiện khả năng làm việc và năng suất lao động Việc tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng và phát huy sự sáng tạo sẽ giúp người lao động phát triển toàn diện và đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc.
Trả lương theo sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quản lý và nâng cao tính tự chủ, chủ động trong công việc của người lao động.
Các chế độ trả lương sản phẩm như sau:
Trả lương theo sản phẩm trực tiếp là hình thức trả lương cho người lao động dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách và chất lượng Mức lương được tính theo đơn giá của từng sản phẩm, không giới hạn khối lượng sản phẩm mà người lao động có thể sản xuất.
Chế độ trả lương theo sản phẩm trực tiếp được áp dụng phổ biến cho những người lao động trực tiếp trong môi trường làm việc tương đối độc lập, cho phép họ định mức và nghiệm thu sản phẩm một cách riêng biệt.
Tiền lương được xác định theo công thức:
Tổng tiền lương phải trả = Số lượng sản phẩm hoàn thành x Đơn giá lương sản phẩm Ưu điểm:
Khuyến khích người lao động tích cực học tập và nâng cao trình độ chuyên môn là cần thiết để cải thiện năng suất lao động Việc tích lũy kinh nghiệm và rèn luyện kỹ năng sẽ giúp họ phát huy khả năng sáng tạo, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
+ Nâng cao và hoàn thành công tác quản lý, nâng cao tính tự chủ, chủ động trong làm việc của người lao động
+ Dễ dàng tính được tiền lương trực tiếp trong sản phẩm
+ Dễ làm cho công nhân quan tâm quá nhiều đến số lượng sản phẩm mà lơ là đến chất lượng sản phẩm
+ Doanh nghiệp cần có đội ngũ kiểm trả, nghiệm thu sản phẩm có đủ năng lực nếu không sẽ gây ra những nguy cơ cao trong công việc
Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp được áp dụng cho công nhân phụ, những người thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ cho công nhân chính, chẳng hạn như sửa chữa máy móc và thiết bị trong các phân xưởng Hình thức trả lương này giúp khuyến khích công nhân phụ cải thiện hiệu suất làm việc, đồng thời đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ.
Nguyễn Thị Hà - 21.05 Trang 21 đề cập đến việc tính tiền lương cho công nhân trong xưởng sản xuất và bảo dưỡng máy móc thiết bị Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp được tính cho từng người lao động hoặc cho một tập thể Cách tính này dựa trên tiền lương sản phẩm của bộ phận sản xuất trực tiếp và tỷ lệ lương của bộ phận gián tiếp do doanh nghiệp xác định.
Cách tính lương này khuyến khích người lao động trong lĩnh vực sản xuất chú trọng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, vì nó liên quan trực tiếp đến lợi ích kinh tế cá nhân của họ.
Tiền lương của công nhân phụ Tiền lương của công nhân trực tiếp
Hệ số lương gián tiếp x
Số công làm việc trong tháng Ưu điểm:
+ Khuyến khích công nhân phụ làm việc hiệu quả hơn, góp phần tăng năng suất lao động của công nhân chính.
Mức lương của công nhân phụ thường không cố định và chịu ảnh hưởng trực tiếp từ tiền lương thực tế của công nhân chính.
Hệ thống trả lương theo sản phẩm có thưởng và phạt là hình thức trả lương dựa trên hiệu quả sản xuất, trong đó người lao động có thể nhận thưởng cho việc tiết kiệm vật tư và nâng cao chất lượng sản phẩm Đồng thời, họ cũng có thể bị phạt nếu sản phẩm làm ra bị hỏng, hao phí vật tư, hoặc không hoàn thành kế hoạch được giao.
Tiền lương = Tiền lương theo sp trực tiếp + tiền thưởng – tiền phạt Ưu điểm:
+ Khuyến khích người lao động tích cực làm việc
+ Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp khi người lao động ý thức được việc tiết kiệm NVL, vật tư…….
+ Nếu việc tính toán thưởng không chính xác có thể làm tăng hoặc giảm quỹ lương
Trả lương theo sản phẩm lũy tiến là hình thức trả lương dựa trên khối lượng sản phẩm hoàn thành, với đơn giá lương tăng theo từng cấp bậc khi sản lượng vượt định mức Hình thức này không chỉ khuyến khích người lao động nâng cao năng suất mà còn được áp dụng ở các khâu quan trọng để tăng tốc độ sản xuất Tuy nhiên, việc áp dụng lương theo sản phẩm lũy tiến cũng dẫn đến việc tăng chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm.
Tổng tiền lương phải trả ∑ Số lượng sản phẩm hoàn thành mức i x Đơn giá lương mức i
+Phần thứ nhất: Căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức lao động, tính ra phải trả cho người lao động trong định mức
Căn cứ vào mức độ vượt định mức, tiền lương sẽ được tính theo tỷ lệ lũy tiến Tỷ lệ hoàn thành vượt mức càng cao thì tỷ lệ lũy tiến càng lớn.
Hình thức này khuyến khích người lao động nâng cao năng suất và cường độ làm việc tối đa, thường được áp dụng cho những nhân viên ở các vị trí quan trọng nhất hoặc khi doanh nghiệp cần hoàn thành gấp một đơn hàng.
- Tiền lương sản phẩm theo tập thể
Hình thức trả lương này được áp dụng để trả lương cho một nhóm người khi họ đã hoàn thành một khối lượng công việc nhất định
Tổng tiền lương phải trả ∑ Số lượng sản phẩm hoàn thành mức i x Đơn giá lương mức i Ưu điểm:
Nguyên tắc tính lương
a) Nguyên tắc trả lương theo quy định của pháp luật hiện hành
Căn cứ theo điều 96 “Bộ luật lao động 2019 “quy định về nguyên tắc trả lương như sau:
Người lao động được trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng hạn
Người sử dụng lao động có trách nhiệm trả lương đầy đủ cho người lao động theo hợp đồng đã ký kết Trong trường hợp sử dụng lao động qua người cai thầu hoặc trung gian, người sử dụng lao động vẫn phải đảm bảo thanh toán lương và quyền lợi cho người lao động Nếu người cai thầu hoặc trung gian không thực hiện nghĩa vụ trả lương đầy đủ, người sử dụng lao động chính vẫn phải chịu trách nhiệm.
Mức lương của người lao động được xác định trong hợp đồng lao động và các quy định nội bộ của doanh nghiệp như quy chế trả lương và quy chế phụ cấp Ngoài các khoản đóng góp bắt buộc theo quy định pháp luật như BHXH, BHYT, người sử dụng lao động có trách nhiệm thanh toán đầy đủ cho người lao động khi họ hoàn thành nghĩa vụ công việc của mình.
Người sử dụng lao động phải thanh toán tiền lương đúng hạn cho người lao động, thời hạn này phụ thuộc vào tính chất công việc và hình thức trả lương đã được lựa chọn Việc tôn trọng thời gian thanh toán lương là trách nhiệm quan trọng của người sử dụng lao động.
Người sử dụng lao động phải trả lương cho người lao động đúng thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc theo thời hạn mà họ đã quy định, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.
Theo Nghị định 05/2015/NĐ-CP và Thông tư 23/2015/TT-BLĐTBXH, quy định về kỳ hạn trả lương được hướng dẫn cụ thể nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động Các nội dung liên quan đến tiền lương cũng được quy định chi tiết trong các văn bản này, tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện đúng quy định của Bộ luật lao động.
“Điều 23 Kỳ hạn trả lương đối với người hưởng lương tháng
1 Người lao động hưởng lương tháng được trả lương tháng một lần hoặc nửa tháng một lần và được trả ngay trong tháng mà người lao động làm việc
2 Thời điểm trả lương do hai bên thỏa thuận và được ấn định vào một thời điểm cố định trong tháng”
Thời hạn trả lương phụ thuộc vào hình thức trả lương của người lao động Đối với những người nhận lương theo giờ, ngày hoặc tuần, họ sẽ được thanh toán sau mỗi kỳ làm việc hoặc theo thỏa thuận giữa hai bên, nhưng ít nhất một lần trong 15 ngày Trong khi đó, người lao động hưởng lương tháng sẽ nhận lương theo tháng.
Lương được trả một lần hoặc nửa tháng, theo thỏa thuận giữa hai bên và vào thời điểm cố định trong tháng Người lao động nhận lương dựa trên sản phẩm hoặc theo khoán, và nếu công việc kéo dài qua nhiều tháng, họ sẽ nhận tạm ứng hàng tháng dựa trên khối lượng công việc đã hoàn thành.
Thời hạn trả lương được quy định trong hợp đồng hoặc quy chế tiền lương của người sử dụng lao động, và việc thực hiện đúng thời hạn này rất quan trọng đối với người lao động Điều này không chỉ ảnh hưởng đến kế hoạch chi tiêu tài chính của bản thân và gia đình họ, mà còn liên quan đến kế hoạch sản xuất, kinh doanh, thu chi tài chính, cũng như việc thực hiện nghĩa vụ thuế của cả người sử dụng lao động và người lao động.
Thời hạn trả lương phụ thuộc vào tính chất công việc và hình thức trả lương mà người sử dụng lao động đã chọn Người sử dụng lao động cần tôn trọng thời hạn trả lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc theo quy định của pháp luật Trong trường hợp đặc biệt như thiên tai, hỏa hoạn hoặc lý do bất khả kháng, nếu người sử dụng lao động đã cố gắng khắc phục nhưng vẫn không thể trả lương đúng hạn, thì không được chậm quá 01 tháng và phải bồi thường cho người lao động do việc trả chậm này.
-Nếu thời gian trả lương chậm dưới 15 ngày thì người sử dụng lao động không phải trả thêm cho người lao động
Nếu thời gian trả lương chậm từ 15 ngày trở lên, doanh nghiệp phải trả thêm khoản tiền bằng số tiền trả chậm nhân với lãi suất trần huy động tiền gửi 01 tháng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm trả lương Trong trường hợp Ngân hàng Nhà nước không quy định lãi suất trần, lãi suất sẽ được tính theo lãi suất huy động tiền gửi 01 tháng của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản giao dịch tại thời điểm trả lương.
Nguyên tắc này là cơ sở để doanh nghiệp thiết lập hệ thống tiền lương công bằng và hợp lý, nhằm tạo điều kiện cho công nhân yên tâm làm việc trong môi trường khó khăn và độc hại.
Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò quan trọng không chỉ đối với người lao động mà còn ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để quản lý tiền lương hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách chính xác và hệ thống.
Tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác, đầy đủ về tình hình lao động, bao gồm số lượng, chất lượng và tình hình sử dụng lao động, cũng như kết quả lao động một cách kịp thời.
Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, cần tính toán chính xác và kịp thời các khoản lương, thưởng và trợ cấp theo đúng chính sách Đồng thời, việc phản ánh đầy đủ và kịp thời các chế độ thanh toán lương là rất quan trọng Cần thực hiện kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, cũng như việc tuân thủ các chính sách liên quan đến tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và quỹ công đoàn (KPCĐ) Việc này giúp đảm bảo sử dụng hiệu quả quỹ lương và quỹ BHXH, BHYT.
Để đảm bảo tính toán và phân bổ chính xác các khoản tiền lương cũng như trích theo lương cho BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh, cần hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện ghi chép đầy đủ về lao động tiền lương và các khoản bảo hiểm Đồng thời, cần đề xuất các biện pháp khai thác hiệu quả tiềm năng lao động nhằm tăng năng suất Quan trọng hơn, cần đấu tranh chống lại những hành vi vô trách nhiệm và vi phạm kỷ luật lao động, đồng thời bảo vệ chính sách sử dụng chỉ tiêu KPCĐ.
Kế toán có trách nhiệm lập báo cáo liên quan đến lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) Đồng thời, cần đấu tranh chống lại các hành vi vô trách nhiệm và vi phạm các quy định về kỹ thuật lao động cũng như chính sách liên quan đến lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN, bao gồm cả việc sử dụng và phân phối KPCĐ theo đúng chế độ.
Các khoản trích theo lương
Bảo hiểm xã hội (BHXH)
Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một phần quan trọng trong chính sách xã hội, được nhà nước bảo đảm theo pháp luật để bảo vệ quyền lợi của người dân và người lao động BHXH cung cấp sự hỗ trợ tài chính cho người lao động, giúp ổn định đời sống và đảm bảo an sinh xã hội.
Nguyễn Thị Hà - 21.05 Trang 34 nhấn mạnh rằng, bảo hiểm xã hội (BHXH) chỉ phát huy hiệu quả khi có sự tham gia đóng góp của người lao động và người sử dụng lao động, cùng với sự bảo vệ của nhà nước BHXH thực hiện chức năng đảm bảo cho người lao động và gia đình họ trong các trường hợp rủi ro như ốm đau, tuổi già, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp và tử vong.
Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) là nguồn trợ cấp dành cho người lao động đã tham gia đóng góp, hỗ trợ họ trong các trường hợp mất khả năng lao động, ốm đau, hoặc thai sản Quỹ BHXH được hình thành từ tỷ lệ phần trăm nhất định theo quy định của Nhà nước, tính trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên, và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tỷ lệ trích BHXH có thể thay đổi tùy thuộc vào mức độ phát triển của nền kinh tế quốc dân và chính sách của từng quốc gia.
Theo quy định tài chính hiện hành, quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành từ 25.5% tổng quỹ lương, trong đó 17.5% là chi phí doanh nghiệp và 8% trừ vào lương của người lao động.
Hiện nay, ở Việt Nam đang thực hiện các loại nghiệp vụ bảo hiểm sau:
- Trợ cấp thai sản, trợ cấp ốm đau
- Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp
Bảo hiểm y tế
Quỹ bảo hiểm y tế là nguồn tài chính hỗ trợ cho người lao động tham gia khám chữa bệnh Quỹ này được hình thành từ việc trích 4.5% tổng tiền lương, trong đó doanh nghiệp đóng góp 3% và người lao động đóng 1.5%.
Kinh phí công đoàn
Quỹ công đoàn được thành lập nhằm hỗ trợ các hoạt động của tổ chức công đoàn Mỗi doanh nghiệp cần trích một tỷ lệ phần trăm nhất định từ tổng số tiền lương thực tế trả cho người lao động Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích quỹ công đoàn (KPCĐ) là 2%, và khoản tiền này sẽ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bảo hiểm thất nghiệp
Bảo hiểm thất nghiệp là một chế độ trong hệ thống bảo hiểm xã hội Việt Nam, nhằm hỗ trợ thu nhập cho người lao động khi họ mất việc Theo quy định tài chính hiện hành, mức đóng bảo hiểm thất nghiệp được tính bằng 2%, trong đó doanh nghiệp đóng 1% và người lao động cũng đóng 1% trên tổng tiền lương.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán chi tiết tiền lương
Các chứng từ liên quan đến chỉ tiêu lao động tiền lương được lập để theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho người lao động, bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng, tiền công tác phí, tiền làm thêm giờ, cũng như các khoản thanh toán cho bên ngoài và các tổ chức khác, cùng với các nội dung khác liên quan đến lao động tiền lương.
+ Bảng chấm công số 01-LĐ-TL + Bảng thanh toán tiền lương số 02-LĐ-TL + Phiếu chi BHXH số 03-LĐ-TL
+ Bảng thanh toán BHXH số 04-LĐ-TL + Bảng thanh toán tiền thưởng số 05-LĐ-TL + Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành số 06- LĐ-TL
-Ngoài các chứng từ theo quy định của nhà nước,các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ như hướng dẫn sau đây :
+ Phiếu làm thêm giờ số 076-LĐ-TL
+ Hợp đồng giao khoán số 08-LĐ-TL
+ Biên bản điều tra tai nạn lao động số 09-LĐ-TL b) Tài khoản sử dụng
TK 334: “ Phải trả công nhân viên”: tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả người lao động và tình hình thanh toán các khoản phải trả
Nguyễn Thị Hà - 21.05 Trang 36 cung cấp thông tin cho người lao động trong doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác liên quan đến thu nhập của họ Kết cấu và nội dung của tài khoản được phản ánh một cách rõ ràng và chi tiết.
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản bảo hiểm xã hội là những phần thu nhập đã được chi trả hoặc ứng trước cho người lao động.
-Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động
Số dư bên có : Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động
Tài khoản 334 có thể ghi nhận số dư bên Nợ, điều này cho thấy số tiền đã chi trả cho người lao động, bao gồm lương, công, thưởng, và các khoản khác, lớn hơn số tiền phải trả.
Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo hai nội dung: thanh toán lương và thanh toán các khoản phải trả khác thuộc thu nhập của người lao động
Tài khoản 334 – “Phải trả người lao động” có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên ghi nhận các khoản nợ và tình hình thanh toán liên quan đến tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH cùng các khoản phải trả khác cho người lao động.
Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác ghi nhận các khoản phải trả và tình hình thanh toán cho những người lao động không phải là công nhân viên của doanh nghiệp Các khoản này bao gồm tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất tiền công và các khoản phải trả khác liên quan đến thu nhập của người lao động.
Nguyễn Thị Hà -21.05 Trang 37 c) Hạch toán số lượng lao động
Hạch toán số lượng lao động là quá trình ghi chép và theo dõi số lượng lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề của công nhân Trong công ty, việc này được thực hiện qua danh sách cán bộ công nhân viên, trong đó chi tiết số lượng lao động được phân chia theo từng bộ phận, giúp quản lý nắm bắt chính xác số lượng lao động hiện có của đơn vị.
Cơ sở ghi danh sách lao động bao gồm các chứng cứ ban đầu liên quan đến tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc và thôi việc Những chứng từ này được phòng tổ chức lao động tiền lương lập ra khi có sự thay đổi về số lượng lao động.
Mỗi biến động trong quá trình lao động được ghi chép kịp thời vào sổ sách, từ đó làm cơ sở cho việc tính lương và các chế độ khác cho người lao động Việc hạch toán thời gian sử dụng lao động cũng cần được thực hiện một cách chính xác và kịp thời.
Hạch toán thời gian lao động của từng công nhân trong doanh nghiệp là quá trình quan trọng, dựa vào bảng chấm công tổng hợp Để quản lý hiệu quả thời gian lao động, các doanh nghiệp áp dụng nhiều phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm tổ chức và quản lý lao động như chấm công và bảng lương Việc hạch toán kết quả lao động cũng là một phần thiết yếu trong quy trình này.
Bảng thanh toán tiền lương phản ánh kết quả ghi chép lao động của công nhân viên qua số lượng sản phẩm hàng tháng Kế toán cần lập bảng thanh toán cho từng phân xưởng và phòng ban, làm cơ sở tính lương cho từng cá nhân Trong bảng này, cần ghi rõ các khoản tiền lương sản phẩm, lương thời gian, phụ cấp, trợ cấp, khấu trừ và số tiền còn lại mà lao động được lĩnh.
Hạch toán số lượng lao động, thời gian sử dụng lao động và kết quả lao động đóng vai trò quan trọng trong quản lý và chỉ đạo sản xuất, đồng thời là cơ sở cho việc hạch toán tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Nguyễn Thị Hà -21.05 Trang 38 f) Các yếu tố quan trọng để hạch toán tiền lương
Trong quá trình sản xuất, người lao động đã bỏ ra công sức lao động để tạo ra sản phẩm, và doanh nghiệp phải trả cho họ tiền công tương ứng Ngoài tiền công, doanh nghiệp còn phải chi trả các khoản phụ cấp như phụ cấp độc hại và phụ cấp trách nhiệm Theo luật lao động, công nhân cũng được hưởng bảo hiểm xã hội khi gặp phải các tình huống như ốm đau, thai sản hoặc tai nạn lao động.
Doanh nghiệp cần đảm bảo tính chính xác, công bằng và hợp lý trong việc tính toán các khoản phải trả cho người lao động, điều này không chỉ khuyến khích sự sáng tạo mà còn nâng cao năng suất lao động của họ.
Để đáp ứng các yêu cầu trên, mỗi doanh nghiệp cần phân loại lao động và tiền lương cho người lao động một cách chính xác Điều này đòi hỏi phải hạch toán thời gian lao động và kết quả lao động hàng ngày của từng nhân viên.
Kế toán các khoản trích theo lương
-Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn: phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị.
-Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội ở đơn vị
-Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế theo quy định
- Tài khoản 3385: Bảo hiểm thất nghiệp: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.
