Lưu trữ tài liệu
Tài liệu chính thức này được lưu trữ tại Trung tâm Cơ sở hạ tầng Công nghệ thông tin thuộc Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu Tài nguyên môi trường.
BộTài nguyên và Môi trường.
Lịch sử thay đổi
Ngày thay đổi Tóm tắt thay đổi Người phê duyệt
1.2 15/9/2015 - Cấu hình mail client theo giao thức : outlook anywhere, IMAP, POP3 cho Outlook 2010
- Cấu hình mail client theo giao thức active sync cho thiết bị di động chạy hệ điều hành: Android, IOS, Windows phone, Blackberry
1.3 5/11/2015 - Bổ sung hướng dẫn ký và mã hóa email trên: webmail và outlook 2010
1.4 29/2/2016 - Bổ sung mục lỗi thường gặp Trần Văn Trung 1.5 12/6/2017 - Bỏ mục lỗi thường gặp Trần Văn Trung
Kết quả kiểm tra các giao thức đồng bộ email trên các thiết bị di động và mail
The Monre email user guide version 1.2 is designed to assist users in setting up connections to the Monre email system using various email clients, including Outlook 2010 and mobile devices operating on Android, iOS, Windows Phone, and Blackberry.
Hướng dẫn sử dụng email Monre phiên bản 1.3 được xây dựng dựa trên tài liệu 1.2, với bổ sung hướng dẫn sử dụng thiết bị etoken (chứng thư số) để ký và mã hóa email tại monre.gov.vn.
3 Hướng dẫn cấu hình Outlook 2010
Với Outlook 2010, có 3 giao thức có thể sử dụng để kết nối với hệ thống thư điện tử Monre, bao gồm:
Vài nét về giao đặc điểm các giao thức
MAPI (Outlook Anywhere) là giao thức cho phép các ứng dụng và email client giao tiếp với máy chủ Microsoft Exchange, tương tự như IMAP Nó hỗ trợ đồng bộ hóa email, danh bạ, lịch và nhiều tính năng khác đến các email client hoặc ứng dụng Tính năng này còn được gọi là "Exchange ActiveSync".
Vì Exchange và MAPI là công nghệ độc quyền của Microsoft, chỉ những công ty sở hữu máy chủ email Exchange hoặc sử dụng dịch vụ Live Hotmail mới có thể truy cập vào Exchange Tuy nhiên, nhiều ứng dụng khách, bao gồm cả trình duyệt mail mặc định trên Android và iPhone, có khả năng hỗ trợ Exchange ActiveSync.
Sử dụng Outlook anywhere ta có tính năng tương tựIMAP, đồng thời được bổ sung thêm các tính năng như đồng bộ danh bạ và chứng chỉ số
So với giao thức POP3, IMAP cho phép người dùng truy cập cùng một email từ nhiều ứng dụng email hoặc webmail khác nhau, vì email được lưu trữ trên máy chủ cho đến khi bị xóa Trong thời đại hiện nay, khi việc kiểm tra email qua trình duyệt, ứng dụng email và điện thoại di động trở nên phổ biến, IMAP đã trở thành lựa chọn ưa chuộng Tuy nhiên, nó cũng tồn tại một số vấn đề cần lưu ý.
IMAP lưu trữ email trên máy chủ, do đó dung lượng hòm thư của bạn bị giới hạn bởi nhà cung cấp dịch vụ Khi lưu trữ nhiều email, bạn có thể gặp khó khăn trong việc gửi và nhận thư khi hòm thư đầy Một giải pháp phổ biến là tạo bản sao của các email thông qua mail client và xóa email gốc trên máy chủ.
IMAP thường được sử dụng trong các trường hợp sau: Thứ nhất, nếu bạn cần kiểm tra email trên nhiều thiết bị như điện thoại hoặc máy tính, hãy cài đặt email client hỗ trợ IMAP Thứ hai, nếu bạn chủ yếu sử dụng web mail hoặc muốn đồng bộ hóa thư trên điện thoại hay iPad, IMAP là lựa chọn phù hợp.
POP, hay Post Office Protocol, là một phương thức nhận email có từ rất lâu trong lịch sử Internet Vào thời điểm đó, máy tính gặp nhiều hạn chế về tốc độ và băng thông, do đó các kỹ sư đã phát triển POP nhằm đơn giản hóa quá trình tải bản sao email để người dùng có thể đọc offline, sau đó xóa những email này khỏi máy chủ.
POP3 là phiên bản hiện tại và phổ biến nhất của giao thức email, nhưng nó tạo ra các bản sao của email và xóa bản gốc trên máy chủ Điều này dẫn đến việc các email bị khóa chặt tại một máy cụ thể, không thể truy cập qua webmail hay các ứng dụng email trên máy khác.
POP3 cơ bản dựa trên việc xem email offline, một cách thức đã lỗi thời tuy nhiên nó vẫn được sử dụng rộng rãi
POP3 thường được sử dụng trong hai trường hợp chính: Thứ nhất, nếu bạn thường xuyên truy cập email qua một ứng dụng email client trên máy tính, thì POP3 là lựa chọn phù hợp Thứ hai, nếu bạn sở hữu một hòm thư điện tử lớn, việc sử dụng POP3 sẽ giúp bạn quản lý và tải xuống toàn bộ email một cách hiệu quả.
C ấ u hình s ử d ụ ng Outlook anywhere (th ự c hi ệ n trên: windows 7, outlook 2010)
- Nhập “mail” vào ô tìm kiếm > chọn Mail (32-bit)
- Chọn E-mail Account > chọn Next
Nhập các thông số cần thiết và nhấn Next: Tên của bạn (ví dụ: "Nguyen Huyen Quang"), Địa chỉ Email (ví dụ: nhquang2t@monre.gov.vn), và Mật khẩu (nhập và xác nhận lại mật khẩu).
- Sau khi cấu hình thành công sẽ chọn Finish
- Trong tab Account settings ta thấy tài khoản mới được tạo nhquang2t@monre.gov.vn , giao thức Micrsoft Exchange Chọn Close để đóng cửa sổ Account Settings
- Chọn Close để đóng cửa số Mail Setup
- Mở Outlook và ta thấy tài khoản email nhquang2t@monre.gov.vn đã được cấu hình.
C ấ u hình s ử d ụ ng IMAP
- Nhập “mail” vào ô tìm kiếm > chọn Mail (32-bit)
- Chọn E-mail Account > chọn Next
- Chọn Manually configure server settings or additional server types > chọn Next
- Chọn Internet E-mail > chọn Next
- Nhập các thông số sau và chọn More Settings: o Your name: nhập tên (tùy ý) o E-mail Address: nhập địa chỉ email (ví dụ: nhquang2t@monre.gov.vn) o Account Type: IMAP
- Trong tab Outgoing chọn My outgoing server (SMTP) requires authentication và Use same settings as my incoming mail server
In the Advanced tab, enter the following settings and click OK: for the Incoming server (IMAP), use port 993 with SSL encryption; for the Outgoing server (SMTP), use port 587 with Auto encryption.
- Chọn Test Account Settings để kiểm tra các thông sốđã cấu hình
- Kiểm tra thông số cấu hình thành công cho kết quả như hình dưới đây > chọn Close
- Chọn Next để xác nhận lại cấu hình
- Sau khi xác nhận cấu hình, quá trình kiểm tra được thực hiện 1 lần nữa và kết thúc như hình dưới đây > chọn Finish
- Cửa sổ Account Settings sau khi kết thúc cấu hình trông như hình dưới đây > chọn Close để kết thúc cấu hình
- Mở Outlook 2010 sau khi cấu hình IMAP cho tài khoản nhquang2t@monre.gov.vn trông như hình dưới đây
Cấu hình sử dụng POP3
- Nhập “mail” vào ô tìm kiếm > chọn Mail (32-bit)
- Chọn E-mail Account > chọn Next
- Chọn Manually configure server settings or additional server types > chọn Next
- Chọn Internet E-mail > chọn Next
To set up your email account, enter the following details and select "More Settings": Your name (any name you choose), E-mail Address (for example: nhquang2t@monre.gov.vn), Account Type (select POP3), Incoming mail server (mail.monre.gov.vn), Outgoing mail server (SMTP: mail.monre.gov.vn), User Name (input your account name, e.g., nhquang2t), Password (enter your password), and check the box for "Remember password."
- Trong tab Outgoing chọn My outgoing server (SMTP) requires authentication và Use same settings as my incoming mail server
In the Advanced tab, enter the following settings and click OK: set the Incoming server (IMAP) to 995, enable "This server requires an encrypted connection (SSL)," configure the Outgoing server (SMTP) to 587, select "Use the following type of encrypted connection: Auto," check the option to "Leave a copy of messages on the server," and optionally specify a number of days after which emails downloaded by Outlook will be removed from the email server.
- Chọn Test Account Settings để kiểm tra các thông sốđã cấu hình
- Kiểm tra thông số cấu hình thành công cho kết quả như hình dưới đây > chọn Close
- Chọn Next để xác nhận thông sốđã cấu hình
- Sau khi xác nhận cấu hình, quá trình kiểm tra được thực hiện 1 lần nữa và kết thúc như hình dưới đây > chọn Finish
- Cửa sổ Account Settings sau khi kết thúc cấu hình trông như hình dưới đây > chọn Close để kết thúc cấu hình
- Mở Outlook được kết quả như hình dưới đây
4 Hướng dẫn cấu hình active sync trên các thiết bịdi động
Cấu hình trên thiết bị Android (version 4.x)
- Thiết bị đã kiểm tra thành công: Samsung note 3, LG G2
- Chọn Cấu hình > Cài đặt chung > Tài khoản > Thêm tài khoản
- Nhập thông số cho tài khoản và chọn Tiếp tục: o Ô 1: nhập địa chỉ email (ví dụ: tttung@monre.gov.vn) o Ô 2: nhập mật khẩu
- Chọn loại tài khoản là Microsoft Exchange ActiveSync
Nhập các thông số cần thiết và nhấn Tiếp tục: Địa chỉ email: nhập lại địa chỉ email của bạn (ví dụ: tttung@monre.gov.vn); Domain\Tên đăng nhập: monre\tttung@monre.gov.vn; Mật mã: nhập mật khẩu; Exchange server: mail.monre.gov.vn; Sử dụng kết nối an toàn SSL: chọn.
- Chọn OK khi nhận thông báo dưới đây
- Chọn OK khi nhận thông báo dưới đây
Nhập các thông số cần thiết để đồng bộ email và chọn "Tiếp tục" Đầu tiên, xác định chu kỳ đồng bộ email, ví dụ như 1 tháng để chỉ đồng bộ email trong vòng một tháng qua Tiếp theo, thiết lập lịch trình đồng bộ, có thể là Push để đồng bộ liên tục hoặc mỗi 15 phút Đối với giờ cao điểm, hãy chỉ định khoảng thời gian giữa các lần đồng bộ Kích thước khôi phục email nên để mặc định là 50KB Đối với lịch, chọn chu kỳ đồng bộ, chẳng hạn như 3 tháng để chỉ đồng bộ lịch trong vòng ba tháng qua Cuối cùng, bạn có thể chọn thông báo khi email đến, cũng như tùy chọn đồng bộ danh bạ, lịch và nhiệm vụ.
- Đặt tên hiển thị cho tài khoản (ví dụ: Tran Thanh Tung) và chọn Xong
- Chọn OK khi nhận được thông báo dưới đây
- Sau khi cấu hình thành công kết quả như hình dưới đây
Cấu hình trên thiết bị IOS (version 8.x)
- Thiết bị đã thực hiện thành công: Iphone 5
- Chọn Settings > Mail, Contacts, Calendars
Nhập các thông số cần thiết và nhấn Next: Địa chỉ email (ví dụ: nmduc@monre.gov.vn), mật khẩu, và mô tả (tùy chọn, ví dụ: Exchange).
- Khi nhận thông báo dưới đây chọn OK
- Khi nhận thông báo dưới đây chọn Save
- Nhập thông số Domain: monre.gov.vn
- Bật Use SSL > chọn Account để trở vềtrang trước
- Chọn Keep on My iPhone
Để đồng bộ tất cả các email mà không giới hạn về thời gian, hãy chọn tùy chọn No Limit cho thông số Mail Days to Syncs Nếu bạn muốn, có thể chọn một khoảng thời gian đồng bộ khác Sau khi hoàn tất, hãy chọn Mail để kết thúc cài đặt.
Cấu hình trên Windows phone 8
- Thiết bị đã thực hiện thành công: Nokia Lumia 620
- Nhập các thông số sau và chọn Sign in o Email address: nhập địa chỉ email (ví dụ: ptminh2@monre.gov.vn) o Password: nhập mật khẩu
- Sau khi đăng ký thành công ta thấy kết quả như hình dưới đây
Cấu hình trên Blackberry OS 10
- Thiết bị đã thực hiện thành công: BB Q10
- Chọn Email, Calendar and Contacts
Nhập các thông số cần thiết và chọn Next để tiếp tục Trong phần mô tả, hãy nhập tên của bạn Đối với miền, điền "monre.gov.vn" Nhập tài khoản của bạn vào ô Username, ví dụ "nhquang2t" Tiếp theo, nhập địa chỉ email, ví dụ "nhquang2t@monre.gov.vn" Nhập mật khẩu tài khoản email của bạn vào ô Password Địa chỉ máy chủ cần nhập là "mail.monre.gov.vn" và cổng là 443 Đừng quên chọn tùy chọn "Use SSL" Thời gian kiểm tra đồng bộ email có thể tùy chỉnh, ví dụ đặt là 15 phút để đồng bộ mỗi 15 phút Đối với thời gian lưu trữ email, bạn có thể đặt là 30 ngày để chỉ lưu email trong 30 ngày gần nhất Cuối cùng, thời gian lưu trữ lịch có thể được đặt là 3 tháng để chỉ giữ lại lịch trong 3 tháng gần nhất.
- Chọn những mục cần đồng bộ
- Kết quả sau khi cấu hình thành công
5 Sử dụng etoken để ký và mã hóa email @monre.gov.vn trên giao diện web mail
Yêu cầu và cấu hình trình duyệt IE
Yêu cầu
- Kết nối thiết bị etoken vào cổng usb của máy tính đang sử dụng
- Trình duyệt sử dụng: Internet explorer (phiên bản 11 trở lên)
- Bỏ chọn sử dụng phiên bản Light của Outlook Web App trong giao diện web đăng nhập “mail.monre.vn”
- Cài đặt S/MIME tool cho IE để phục vụ ký số
C ấ u hình trình duy ệ t IE
5.1.2.1 Cài đặ t trình duy ệ t IE 11 tr ở lên
- Kiểm tra phiên bản trình duyệt IE để đảm bảo phiên bản sử dụng từ 11 trở lên
- Trong trường hợp phiên bản IE nhỏ hơn 11, tiến hành cài đặt IE 11
5.1.2.2 C ấu hình tương thích cho cho trình duyệ t IE
- Mở trình duyệt IE > truy cập địa chỉ “mail.monre.gov.vn” > chọn “Tools” >
- Nhập “monre.gov.vn” > chọn Add
- Chọn Close để đóng trình cửa sổ cấu hình
- Hình ảnh webmail sau khi cấu hình tương thích
5.1.2.3 Cài đặ t plugin S/MIME cho IE
- Đăng nhập vào tài khoản email @monre.gov.vn > chọn Xem tất cả các tùy chọn
- Chọn Thiết đặt > S/MIME > Tải xuống kiểm soát S/MIME
Ký trên web mail “mail.monre.gov.vn”
- Truy cập địa chỉ “mail.monre.gov.vn”, nhập user và password cho tài khoản mail monre
- Soạn thư mới > chọn vào tùy chọn hêm chữký điện tửcho thư này” > chọn
- Nhập mật khẩu vào cửa số yêu cầu và chọn Đồng ý
- Tại máy người nhận email, mở mail và chọn Nhấp vào đâyđể xem chữ ký số
- Biểu tượng ký số được hiện lên như hình dưới đây
- Có thể chọn Thêm thông tin để xem thông tin chữ ký
- Thông tin chi tiết về chứng thư số của người ký được hiển thị
Mã hóa email trên web mail “mail.monre.gov.vn”
- Tại máy người gửi > Soạn thư mới > chọn vào tùy chọn vào biểu tượng mã hóa
- Nội dung mail được hiển thị sau khi giải mã
Yêu cầu chung
- Phiên bản outlook sử dụng từ 2007 trở lên
- Khuyến nghị cấu hình tài khoản email trên outlook sử dụng giao thức MAPI (Outlook Anywhere) để thuận tiện cho việc ký và mã hóa email
Cấu hình Outlook với các giao thức POP3 và IMAP không ảnh hưởng đến khả năng ký email, nhưng có thể gây bất tiện khi sử dụng mã hóa email, vì chứng chỉ công cộng của người nhận cần phải được thêm thủ công vào ứng dụng Outlook.
Cấu hình tài khoản mail sử dụng giao thức Outlook Anywhere
- Nhập Mail vào ô tìm kiếm > chọn Mail (32-bit)
- Chọn E-mail Account > chọn Next
Nhập các thông số cần thiết và nhấn Next, bao gồm: Tên của bạn (ví dụ: "Nguyen Huyen Quang"), Địa chỉ E-mail (ví dụ: nhquang2t@monre.gov.vn), và Mật khẩu cùng với việc xác nhận lại mật khẩu.
- Sau khi cấu hình thành công sẽ chọn Finish
- Trong tab Account settings ta thấy tài khoản mới được tạo nhquang2t@monre.gov.vn , giao thức Micrsoft Exchange Chọn Close đểđóng cửa sổ Account Settings
- Chọn Close đểđóng cửa số Mail Setup
- Mở Outlook và ta thấy tài khoản email nhquang2t@monre.gov.vn đã được cấu hình.
Thêm chứng chỉ số vào Outlook để phục vụ việc ký mail
- Mở outlook > chọn File > chọn Options
- Chọn Trust Center > chọn Trust Center Settings
- Chọn E-mail Security > chọn Settings
Nhập các thông số cần thiết và nhấn OK: Tại mục Tên Cài Đặt Bảo Mật, hãy nhập tên tùy ý, ví dụ “Trần Ngọc Sơn” Tiếp theo, tại mục Chứng Thư Ký, chọn “Choose” để chọn chứng thư số, chẳng hạn như chứng thư số Trần Ngọc Sơn Cuối cùng, ở mục Thuật Toán Mã Hóa, chọn “Choose” và chọn chứng thư số để mã hóa, ví dụ chứng thư số Trần Ngọc Sơn (M).
- Sau khi cấu hình xong, khi tạo 1 email mới, trong tab Options /Permission sẽ có biểu tượng ký và mã như hình dưới đây
Ký email trên outlook (2010)
Để ký email, bạn cần tạo email và chọn Options, sau đó nhấn vào biểu tượng ký Sign để gửi Lưu ý rằng thiết bị token phải được kết nối với máy tính của người gửi và bạn sẽ cần nhập mã PIN khi được yêu cầu.
- Người nhận nhận được email với dấu hiệu đã ký, và có thể kiểm tra thông tin chữ ký
- Bảng dưới đây thông báo chữ ký được ký bởi tnson@monre.gov.vn và chữ ký đó là hợp lệ và tin tưởng
