Giới thiệu chung về hệ thống thông tin
1.1.1 Thông tin và dữ liệu
Dữ liệu là các sự kiện hoặc quan sát liên quan đến hiện tượng vật lý và giao dịch kinh doanh, phản ánh khách quan các thuộc tính của thực thể như con người, địa điểm và sự kiện Dữ liệu có thể tồn tại dưới dạng số hoặc văn bản, mang lại giá trị thông tin Khi được tổ chức một cách có nghĩa, dữ liệu chuyển hóa thành thông tin hữu ích.
Tên hàng Đơn giá Số lượng
1 01 Miền Bắc 422 Máy ĐH Panasonic C9 6.000.000 20 120.000.000
2 01 Miền Bắc 500 Máy giặt LG T2 9.000.000 22 198.000.000
3 12 Miền Bắc 477 Tủ lạnh Philps 14.000.000 2 28.000.000
4 12 Miền Trung 422 Máy ĐH Panasonic C9 6.000.000 20 120.000.000
5 15 Miền Nam 477 Tủ lạnh Philips 14.000.000 5 60.000.000
6 12 Miền Nam 422 Máy ĐH Panasonic C9 6.000.000 14 84.000.000
Bảng 1.1 : Dữ liệu bán hàng
TT Mã hàng Tên hàng Số lượng Doanh thu
Bảng 1.2 : Thông tin tổng hợp bán hàng theo mặt hàng
Thông tin là tập hợp dữ liệu được tổ chức nhằm tạo ra giá trị gia tăng so với giá trị ban đầu của chúng Để chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích, cần áp dụng các quy tắc và mối quan hệ giữa các dữ liệu Quá trình này bao gồm các công việc logic liên kết với nhau để đạt được kết quả mong muốn Nói cách khác, thông tin là dữ liệu được chuyển đổi thành dạng có giá trị sử dụng hơn thông qua việc ứng dụng tri thức.
Thông tin quản lý là dữ liệu cần thiết mà ít nhất một cán bộ quản lý sử dụng để đưa ra quyết định Nó bao gồm những thông tin đã được chọn lọc, tổ chức và xử lý một cách hợp lý, giúp đảm bảo các quyết định được đưa ra là chính xác Tất cả các tổ chức đều cần thông tin để phục vụ cho các mục đích đa dạng.
Để lập kế hoạch hiệu quả, cần nắm vững thông tin và hiểu biết về các nguồn lực hiện có Việc phân bổ nguồn lực hạn chế thường gặp nhiều kịch bản khác nhau, do đó, thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình ra quyết định.
Kiểm soát là bước quan trọng sau khi triển khai kế hoạch, giúp đánh giá kết quả thực hiện so với dự kiến Thông tin thu thập được sẽ cho biết liệu kế hoạch có đang đi đúng hướng hay gặp phải những sai lệch không mong muốn Dựa trên thông tin kiểm soát, các điều chỉnh cần thiết có thể được thực hiện để đảm bảo mục tiêu cuối cùng được đạt được.
Ghi nhận các giao dịch là rất quan trọng vì nó cung cấp thông tin giá trị như minh chứng, đáp ứng yêu cầu pháp lý và hỗ trợ cho mục đích kiểm soát.
- Đo lường năng lực: Thông tin về chi phí, doanh thu, lợi nhuận,… cho phép đo lường năng lực kinh doanh của các tổ chức doanh nghiệp
Hỗ trợ ra quyết định là một yếu tố quan trọng trong công tác quản lý, khi thông tin chất lượng giúp người quản lý đưa ra những quyết định hiệu quả và chính xác.
Trong môi trường doanh nghiệp, việc phân tích thông tin giúp tạo ra tri thức kinh doanh (Business Intelligence), bao gồm hiểu biết về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đối tác và môi trường kinh doanh Tri thức này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định chiến lược hiệu quả, đồng thời giúp họ nhận diện ý nghĩa sâu sắc của thông tin để thực hiện các bước đi sáng tạo, tạo ra lợi thế cạnh tranh Để thông tin trở nên có giá trị cho các nhà quản lý và người ra quyết định, nó cần phải sở hữu những thuộc tính nhất định.
Tính chính xác của thông tin là yếu tố quan trọng, đảm bảo rằng dữ liệu không chứa lỗi Thông tin không chính xác thường xuất phát từ việc nhập liệu sai hoặc từ những dữ liệu không đáng tin cậy trong hệ thống.
Thông tin đầy đủ là yếu tố quan trọng trong báo cáo đầu tư, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu cần thiết được cung cấp Một báo cáo được coi là không đầy đủ nếu không liệt kê rõ ràng các chi phí liên quan, điều này có thể ảnh hưởng đến quyết định đầu tư.
- Tính kinh tế: Thông tin được xem là kinh tế khi giá trị của nó mang lại cao hơn chi phí tạo ra nó
Tính mềm dẻo của thông tin cho phép sử dụng nó cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như thông tin hàng tồn kho không chỉ hỗ trợ quản lý bán hàng mà còn có giá trị quan trọng trong quản lý sản xuất và quản lý tài chính.
Tính tin cậy của thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm phương pháp thu thập dữ liệu và nguồn gốc của thông tin đó.
Tính phù hợp của thông tin đối với người ra quyết định là yếu tố then chốt, vì nó đảm bảo thông tin được truyền đạt đến đúng đối tượng và mang lại giá trị sử dụng cho họ.
Thông tin cần được trình bày một cách đơn giản và dễ hiểu để người sử dụng dễ dàng tiếp cận Việc cung cấp quá nhiều thông tin có thể gây khó khăn trong việc lựa chọn và tiếp thu, do đó, sự rõ ràng và súc tích là rất quan trọng.
- Tính kịp thời: Thông tin được coi là kịp thời nếu nó đến với người sử dụng vào thời điểm cần thiết
Tính kiểm tra được của thông tin là yếu tố quan trọng giúp người dùng xác nhận độ chính xác của nó Bằng cách đối chiếu và xác minh từ nhiều nguồn khác nhau, người ta có thể đảm bảo rằng thông tin nhận được hoàn toàn đáng tin cậy.
Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý
1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống tích hợp bao gồm con người, quy trình, cơ sở dữ liệu và thiết bị, nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định.
Hệ thống thông tin quản lý, được phát triển từ thập niên 60, nhằm cung cấp báo cáo quản lý, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động quản lý tại các cấp độ tổ chức Những hệ thống này chủ yếu dựa vào cơ sở dữ liệu từ hệ xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu bên ngoài, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.
1.2.2 Đầu vào, đầu ra của hệ thống thông tin quản lý a, Đầu vào Đầu vào đối với HTTT quản lý có nguồn gốc từ cả từ bên trong và từ bên ngoài tổ chức Nguồn dữ liệu nội bộ chủ yếu đối với HTTT quản lý là các HT xử lý giao dịch
Hệ thống xử lý giao dịch đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và lưu trữ dữ liệu về các giao dịch đã hoàn thành Khi mỗi giao dịch diễn ra, các hệ thống này sẽ cập nhật CSDL nghiệp vụ của tổ chức Chẳng hạn, hệ thống xử lý thanh toán duy trì CSDL công nợ phải thu luôn được cập nhật, giúp các nhà quản lý nắm rõ đối tượng nào đang có công nợ với tổ chức Những CSDL cập nhật này là nguồn thông tin quý giá cho việc quản lý tài chính hiệu quả.
Dữ liệu nội bộ là yếu tố quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý, có thể được thu thập từ nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau trong tổ chức.
Hình 1.8: Các nguồn đầu vào, đầu ra của HTTT quản lý
Dữ liệu từ bên ngoài bao gồm thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh và cổ đông, nhưng những dữ liệu này chưa được tích hợp vào hệ thống xử lý giao dịch.
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT) sử dụng dữ liệu từ cả nguồn nội bộ và bên ngoài để chuyển đổi thành thông tin có giá trị cho các nhà quản lý, thường dưới dạng báo cáo chuẩn HTTT không chỉ cung cấp bảng kê hóa đơn bán hàng mà còn tạo ra các báo cáo chi tiết về doanh số bán hàng theo tuần, phân tích theo vùng đại lý và sản phẩm, đồng thời so sánh với kỳ trước Đầu ra của HTTT thường là một loạt báo cáo được phân phối đến các nhà quản lý, bao gồm báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo đột xuất và báo cáo siêu liên kết.
Báo cáo định kỳ là những báo cáo được lập theo chu kỳ đều đặn như hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng Ví dụ, báo cáo chi phí lương hàng tuần giúp theo dõi và kiểm soát chi phí nhân công hiệu quả, trong khi báo cáo sản xuất hàng ngày cung cấp thông tin kịp thời về hoạt động sản xuất.
Các giao dịch nghiệp vụ
HT xử lý giao dịch (TPS)
CSDL giao dịch hợp lệ
CSDL tổng hợp nội bộ CSDL từ bên ngoài
HT hỗ trợ ra quyết định (DSS)
HT hỗ trợ lãnh đạo (EIS)
Bảng kê dữ liệu đầu vào
Báo cáo định kỳ Báo cáo thống kê B.cáo theo yêu cầuB.cáo ngoại lệ B.cáo siêu liên kết
Việc theo dõi sản xuất một sản phẩm mới rất cần thiết thông qua 20 xuất lại Các báo cáo định kỳ khác hỗ trợ nhà quản lý trong việc kiểm soát hoạt động của đại lý bán hàng, mức tồn kho và nhiều hoạt động khác.
- Báo cáo chỉ số thống kê
Báo cáo chỉ số thống kê là một dạng báo cáo định kỳ quan trọng, tóm tắt các hoạt động cơ bản từ ngày trước và thường được chuẩn bị vào đầu mỗi ngày làm việc Những báo cáo này cung cấp thông tin về mức tồn kho và doanh số, giúp các nhà quản lý và lãnh đạo có thể can thiệp và điều chỉnh kịp thời các hoạt động kinh doanh dựa trên các yếu tố quyết định của tổ chức.
- Báo cáo theo yêu cầu
Báo cáo theo yêu cầu là loại báo cáo được tạo ra nhằm cung cấp thông tin cụ thể theo nhu cầu của nhà quản lý Ví dụ, nếu một nhân viên quản lý cần biết mức tồn kho hiện tại của một sản phẩm hoặc giờ công lao động của một nhân viên cụ thể, một báo cáo theo yêu cầu sẽ được lập để đáp ứng những thông tin này.
Báo cáo ngoại lệ là báo cáo tự động được tạo ra khi xảy ra tình huống bất thường, chẳng hạn như khi số lượng tồn kho giảm xuống dưới một giới hạn nhất định, ví dụ 50 đơn vị Những báo cáo này giúp theo dõi các khía cạnh quan trọng cho sự thành công của tổ chức Khi một báo cáo ngoại lệ được lập, các nhà quản lý thường sẽ có hành động can thiệp cần thiết Việc xác định các giới hạn cho báo cáo ngoại lệ phải được thực hiện cẩn thận để tránh tình trạng quá tải thông tin hoặc bỏ sót các vấn đề quan trọng cần sự chú ý của lãnh đạo.
- Báo cáo siêu liên kết
Báo cáo siêu liên kết giúp nhà quản lý truy cập dữ liệu chi tiết để giải thích các tình huống bất thường Loại báo cáo này được tạo ra bằng ngôn ngữ lập trình thế hệ thứ tư và thích hợp cho các nhà lãnh đạo, những người ưu tiên thông tin dưới dạng biểu đồ hơn là bảng dữ liệu Nhờ vào biểu đồ, quản lý có thể dễ dàng phát hiện điểm bất thường trong hoạt động bán hàng và tìm hiểu nguyên nhân bằng cách sử dụng cơ chế siêu liên kết, như nhấn phím chức năng hoặc click vào một điểm cụ thể trên báo cáo hoặc biểu đồ Hình 1.9 minh họa tính năng quản trị ngược của báo cáo trực tuyến.
Người dùng có thể sử dụng tính năng quản trị ngược để truy xuất biểu đồ doanh thu theo vùng, cụ thể là doanh thu theo đại lý ở Miền Bắc Bằng cách sử dụng tính năng này lần thứ hai, người dùng có khả năng xem biểu đồ doanh thu theo mặt hàng của đại lý 100.
Hình 1.9: Biểu diễn thông tin đầu ra với tính năng siêu liên kết
1.2.3 Các chức năng cơ bản của hệ thống thông tin quản lý
Các loại báo cáo như báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và báo cáo siêu liên kết đều hỗ trợ các nhà quản lý và lãnh đạo trong việc nâng cao hiệu quả và tính kịp thời của quá trình ra quyết định.
Miền Bắc Miền NamMiền Trung
Doanh thu theo đại lý của miền Bắc
Máy điều hòa Panasonic C9 Total Máy giặt LG T2
Doanh thu theo mặt hàng của đại lý 100
Nói chung, các HTTT quản lý đều thực hiện các chức năng cơ bản sau đây:
- Cung cấp các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và báo cáo siêu liên kết
CƠ SỞ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA
Phần cứng của hệ thống thông tin quản lý
Phần cứng máy tính là những thiết bị vật lý và hữu hình cấu thành nên một hệ thống máy tính, bao gồm các thành phần quan trọng như bộ xử lý trung tâm (CPU), máy in và ổ đĩa.
Phần cứng của hệ thống thông tin quản lý bao gồm tất cả các thiết bị kỹ thuật cần thiết cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin, chủ yếu là hệ thống máy tính điện tử.
2.1.2 Các thành phần cơ bản của hệ thống máy tính
Các máy tính hiện nay rất đa dạng về kích cỡ và tốc độ, từ laptop đến siêu máy tính, nhưng đều có chung một cấu trúc logic cơ bản với 6 thành phần: bộ vào (input), bộ ra (output), bộ nhớ (memory), bộ làm tính (ALU), bộ điều khiển (CU) và bộ nhớ ngoài (external memory) Kiến thức về các thành phần này và mối quan hệ giữa chúng là rất quan trọng đối với các nhà quản lý Mối quan hệ này được thể hiện qua các dòng dữ liệu và tín hiệu điều khiển trong hệ thống máy tính Bộ điều khiển và bộ làm tính hợp tác để tạo thành bộ xử lý trung tâm (CPU), như minh họa trong hình 2.1 về cấu trúc logic của máy tính số.
Hình 2.1: Cấu trúc logic của các máy tính số a, Bộ vào
Khi sử dụng máy tính, cần có thiết bị để nhập liệu, chuẩn bị cho quá trình xử lý Thiết bị này, được gọi là bộ vào (input device), có chức năng thu thập và nhập dữ liệu thô vào hệ thống máy tính.
Thiết bị nhập liệu cho máy tính rất đa dạng, nhưng bàn phím vẫn là công cụ chủ yếu được các nhà quản lý sử dụng để nhập dữ liệu khi làm việc với máy vi tính.
Bên cạnh việc nhập liệu thủ công, còn có hình thức nhập liệu bán tự động thông qua các thiết bị như POS (Point-of-Sale) và ATM (Automated Teller Machine) Những thiết bị này là biến thể của thiết bị đầu cuối, được thiết kế chỉ phục vụ cho chức năng vào/ra của hệ thống máy tính mà không có bộ xử lý Chúng bao gồm bàn phím để nhập dữ liệu và màn hình để hiển thị thông tin đầu ra Ngoài ra, các thiết bị này thường đi kèm với máy in để in hóa đơn chứng từ và ghi nhận các giao dịch đã hoàn thành, kết nối với máy tính qua một đường truyền.
Có nhiều phương pháp nhập liệu cho phép quét và đọc tài liệu nghiệp vụ trực tiếp vào bộ nhớ máy tính, bao gồm công nghệ nhận dạng ký tự mực từ (MICR - Magnetic Ink Character Recognition) và công nghệ nhận dạng ký tự quang (OCR - Optical Character Recognition).
MICR là công nghệ nhận dạng ký tự sử dụng mực từ đặc biệt, cho phép đọc các ký tự bằng máy đọc chuyên dụng Thiết bị này chỉ nhận diện ký tự in bằng font chuẩn, đảm bảo độ an toàn cao Mặc dù đầu đọc và mực từ có chi phí cao, công nghệ MICR chủ yếu được áp dụng trong ngành ngân hàng, giúp đọc và xử lý séc với tốc độ lên tới 300 séc mỗi phút.
Bộ xử lý trung tâm (CPU)
Bộ nhớ ngoài (EXTERNAL MEMORY)
Công nghệ OCR giúp nhận dạng ký tự trong các tài liệu, văn bản và chuyển sang dạng tệp điện tử trên máy tính
Khi dữ liệu được lưu trữ trên các thiết bị nhớ như đĩa mềm, đĩa CD hoặc DVD, người dùng có thể dễ dàng "đọc" các dữ liệu này vào máy tính bằng cách sử dụng ổ đĩa tương ứng Bên cạnh đó, các thiết bị này cũng đóng vai trò như một bộ ra, giúp truyền tải thông tin một cách hiệu quả.
Bộ ra (output device) là thiết bị chuyển thông tin đã xử lý ra môi trường bên ngoài, tương tự như bộ vào Hệ thống máy tính có nhiều loại thiết bị ra đa dạng, như màn hình và máy in, nhằm cung cấp thông tin đầu ra ở định dạng phù hợp cho người dùng Trong đó, báo cáo in ra từ máy in vẫn là dạng đầu ra chủ yếu.
Vi phim máy tính (COM - Computer Output Microfilm) là một phương tiện đầu ra hiệu quả, cho phép ghi nhận dữ liệu từ bộ nhớ với tốc độ cao Quá trình COM thực hiện việc sao chép dữ liệu từ các thiết bị điện tử trên máy tính lên vi phim, giúp lưu trữ thông tin một cách nhanh chóng và tiết kiệm không gian.
Bộ nhớ chính, hay còn gọi là Primary Storage, là thành phần quan trọng trong hệ thống máy tính, nơi mà tất cả các luồng dữ liệu di chuyển giữa các thành phần khác nhau Dữ liệu từ bộ vào sẽ được chuyển vào bộ nhớ chính, trong khi bộ ra nhận dữ liệu từ bộ nhớ chính Có sự trao đổi dữ liệu hai chiều giữa bộ nhớ chính và bộ nhớ ngoài, cũng như giữa bộ nhớ chính và bộ điều khiển Đặc biệt, giữa bộ nhớ chính và bộ điều khiển tồn tại một luồng dữ liệu riêng biệt, giúp chỉ thị công việc tiếp theo cho bộ điều khiển.
Bộ nhớ máy tính được tổ chức thành các ô lưu trữ, mỗi ô có một địa chỉ nhận diện cố định Địa chỉ này không thay đổi, trong khi nội dung của các ô có thể biến đổi theo hoạt động của máy tính Khi dữ liệu được đọc vào từ bộ nhớ hoặc là kết quả của các phép tính, máy tính sẽ xóa dữ liệu cũ trong ô bộ nhớ đó.
Đọc từ một ô bộ nhớ cho phép xuất dữ liệu như một máy in hoặc sử dụng cho mục đích tính toán trong bộ làm tính, trong khi nội dung của ô nhớ vẫn được giữ nguyên.
Mỗi ô bộ nhớ trong máy tính có dung lượng cố định, khác nhau tùy theo từng mô hình Một ô bộ nhớ có khả năng lưu trữ một ký tự dữ liệu, được gọi là một byte, trong khi một từ (word) có thể chứa hai hoặc nhiều hơn hai ký tự dữ liệu.
Phần mềm của hệ thống thông tin quản lý
2.2.1 Khái niệm và vai trò của phần mềm dưới góc độ quản lý
Phần mềm máy tính là tập hợp các chương trình đa dạng dùng để điều khiển và vận hành máy tính cùng các thiết bị liên quan Trong quản lý, phần mềm máy tính điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Thứ nhất, việc có được phần mềm phù hợp là điều kiện trước tiên để phần cứng có thể làm được một điều gì đó
Chi phí phần mềm của hầu hết các tổ chức lớn thường cao gấp nhiều lần so với chi phí phần cứng, và tỷ lệ này ngày càng tăng theo thời gian.
Hầu hết người dùng hiện nay sử dụng các phần mềm tăng năng suất như bảng tính điện tử, soạn thảo văn bản và trình duyệt Web, trong khi phần cứng duy nhất họ tương tác là máy tính cá nhân Dù ở bất kỳ vị trí nào trong tổ chức, người dùng máy tính có thể cần tham gia vào các dự án phát triển hoặc mua sắm phần mềm, chẳng hạn như xây dựng hệ thống báo cáo bán hàng hoặc báo cáo tồn kho mới Do đó, việc nắm vững các loại phần mềm máy tính và cách thức chúng được sử dụng trong tổ chức là vô cùng quan trọng.
Phần mềm máy tính được chia thành hai loại chính: phần mềm ứng dụng và phần mềm hệ thống Phần mềm ứng dụng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin của người sử dụng, trong khi phần mềm hệ thống quản lý và hỗ trợ hoạt động của các hệ thống máy tính và mạng Phần mềm hệ thống bao gồm nhiều chương trình như hệ điều hành, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu, chương trình kiểm soát truyền thông, tiện ích và dịch vụ, cũng như các chương trình dịch Nó còn được gọi là phần mềm hỗ trợ.
Phần mềm ứng dụng bao gồm các chương trình được thiết kế để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể cho người dùng, như phần mềm tính lương, quản lý hàng tồn kho, xử lý văn bản, bảng tính điện tử và tạo báo cáo cho quản lý Trong khi đó, phần mềm hệ thống, hay phần mềm hỗ trợ, không cung cấp sản phẩm đầu ra trực tiếp mà tạo ra một môi trường tính toán thân thiện và hiệu quả cho người dùng Nó hỗ trợ việc chạy các chương trình ứng dụng được viết bằng nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau và tối ưu hóa việc khai thác phần cứng và phần mềm Phần mềm hệ thống thường được cung cấp bởi các nhà cung cấp máy tính và công ty phát triển phần mềm chuyên nghiệp.
Quan hệ giữa phần mềm ứng dụng và phần mềm hệ thống rất chặt chẽ, giống như phần nổi và phần chìm của tảng băng Phần mềm ứng dụng cung cấp những kết quả cần thiết cho công việc của nhà quản lý, trong khi đó, phần mềm hệ thống là yếu tố quan trọng để phần mềm ứng dụng có thể đạt được những kết quả mong muốn.
2.2.2.1 Phần mềm ứng dụng a, Phân loại phần mềm ứng dụng
Phần mềm ứng dụng được phân loại thành hai loại chính: phần mềm ứng dụng chung và phần mềm ứng dụng chuyên biệt Phần mềm ứng dụng chung, bao gồm các bộ phần mềm như soạn thảo văn bản, xử lý bảng tính và quản trị cơ sở dữ liệu, thực hiện các công việc xử lý thông tin phổ biến, giúp nâng cao năng suất làm việc của người sử dụng máy tính Ví dụ điển hình của phần mềm ứng dụng chung là trình duyệt web, thư điện tử và phần mềm nhóm làm việc, hỗ trợ hiệu quả trong việc truyền thông và phối hợp công việc giữa các nhóm.
Phần mềm ứng dụng được chia thành hai loại chính dựa trên cách thức phát triển: phần mềm thương phẩm và phần mềm đơn chiếc chuyên biệt Phần mềm thương phẩm (Commercial Off-the-shelf Software) được thiết kế để hỗ trợ các quy trình kinh doanh phổ biến mà không cần tùy biến đặc biệt Ngược lại, phần mềm đơn chiếc chuyên biệt (Custom Software) được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu cụ thể của một tổ chức, thay vì sử dụng phần mềm thương phẩm.
Phần mềm đơn chiếc chuyên biệt được phát triển bởi tổ chức sử dụng, trong khi phần mềm thương phẩm do các nhà cung cấp giải pháp phần mềm chuyên nghiệp phát triển nhằm mục đích thương mại hóa và bán cho nhiều khách hàng Điều này dẫn đến việc đơn vị phát triển phần mềm và đơn vị sử dụng không nhất thiết phải là một Phần mềm đơn chiếc thường là tài sản của tổ chức phát triển, do đó họ giữ quyền kiểm soát và bản quyền về đặc tả và chức năng sản phẩm Ngược lại, người mua phần mềm thương phẩm không có quyền kiểm soát đặc tả hay truy cập mã nguồn, và bản quyền thuộc về nhà cung cấp phần mềm.
Các gói phần mềm ứng dụng chuyên biệt được thiết kế để hỗ trợ người dùng trong kinh doanh và các lĩnh vực khác Chúng bao gồm phần mềm quản trị nguồn nhân lực, phần mềm quản lý tài chính, các giải pháp tích hợp quản trị quan hệ khách hàng, phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp và phần mềm quản lý chuỗi cung cấp.
36 các ứng dụng Web cho phép các tổ chức thực hiện thương mại điện tử b, Bộ phần mềm ứng dụng
Bộ phần mềm ứng dụng (Application Software Suites) là sự kết hợp của các gói phần mềm đơn lẻ, chia sẻ một giao diện người dùng đồ họa chung, giúp dễ dàng chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng Điều này cho phép các ứng dụng như phần mềm xử lý văn bản tích hợp đồ họa, hoặc bảng tính truy xuất dữ liệu từ hệ quản trị cơ sở dữ liệu một cách thuận tiện.
Các gói phần mềm năng suất phổ dụng thường được tích hợp trong các bộ phần mềm như Microsoft Office, Lotus SmartSuite, Corel WordPerfect Office và Sim’s StarOffice Ưu điểm của các bộ phần mềm này là chi phí thấp hơn so với việc mua từng phần mềm riêng lẻ, giao diện đồ họa thân thiện và khả năng chia sẻ dữ liệu giữa các chương trình Tuy nhiên, việc tích hợp nhiều chương trình cũng có nhược điểm như chi phí bộ nhớ lớn và có thể có những phần mềm không sử dụng đến Để khắc phục, các gói chương trình tích hợp như Microsoft Works, Lotus eSuite Workplace và AppleWorks ra đời, kết hợp nhiều chức năng khác nhau vào một gói phần mềm duy nhất với nhu cầu bộ nhớ và chi phí thấp hơn.
* Trình duyệt Web (Web Browser Software)
Các trình duyệt Web như Microsoft Explorer và Netscape Navigator cho phép người dùng truy cập vào các nguồn tài nguyên siêu liên kết trên mạng thông tin toàn cầu WWW, cũng như các tài nguyên khác trên Internet và các mạng tương tự như Intranet và Extranet Hiện nay, trình duyệt Web là phần mềm vô cùng quan trọng đối với người sử dụng máy tính.
Phần mềm duyệt Web là một công cụ tự động hóa văn phòng hiện đại, giúp người dùng truy cập và duyệt qua các trang web liên kết Nó cho phép xem và tải tệp tin, đánh dấu trang web yêu thích để truy cập nhanh chóng sau này, và kết nối đến các công cụ tìm kiếm để hỗ trợ việc tìm kiếm thông tin cần thiết trên Internet.
Hình 2.6: Một số trình duyệt Wed phổ biến hiện nay
* Phần mềm thư điện tử (E-maỉl Software)
Thư điện tử là một bước tiến quan trọng trong nhiều bộ phận văn phòng, cho phép người dùng gửi thông báo và tệp tin qua mạng máy tính Khi kết nối với mạng, mỗi người dùng sẽ có hộp thư điện tử riêng để gửi và nhận thư So với thư truyền thống, thư điện tử mang lại lợi ích vượt trội về tốc độ và chi phí.
Hình 2.7: Một số phần mềm thư điện tử phổ biến
* Phần mềm soạn thảo văn bản và chế bản điện tử (Word Processing và Desktop Publishing)
Cơ sở dữ liệu
2.3.1 M ộ t s ố khái ni ệm cơ sở Để có thể hiểu sâu sắc về cơ sở dữ liệu, trước hết chúng ta phải làm quen với một số khái niệm cơ bản liên quan đến cách thức tổ chức dữ liệu trong các HTTT Hình 2.13 mô tả các khái niệm cơ sở trong tổ chức dữ liệu: các bảng dữ liệu, các bản ghi, các trường và các ký tự biểu diễn giá trị các trường dữ liệu
Thực thể là nhóm các đối tượng tương đồng mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin, bao gồm lớp khách hàng, lớp máy móc thiết bị, lớp hóa đơn bán hàng và lớp các lần thanh toán.
Thực thể KHACHHANG của một công ty bao gồm tất cả khách hàng của công ty đó, và giữa các thực thể này thường có những mối quan hệ quan trọng Chẳng hạn, có mối quan hệ giữa thực thể KHACHHANG và thực thể DONHANG, khi khách hàng gửi đơn hàng Ngoài ra, còn có mối quan hệ giữa thực thể DONHANG và thực thể HANGHOA, liên quan đến các mặt hàng được đặt mua trong các đơn hàng.
Một bản thể là một đối tượng cụ thể, xác định trong một thực thể Trong cơ sở dữ liệu (CSDL), một thực thể chỉ xuất hiện một lần, nhưng có thể có nhiều bản thể của thực thể đó được lưu trữ.
Để quản lý hiệu quả các thực thể trong hệ thống thông tin, các nhà quản lý cần hợp tác chặt chẽ với các nhà phân tích và xây dựng hệ thống thông tin Việc này giúp họ hiểu rõ về các loại thực thể cần quản lý, như khách hàng có thể vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp Do đó, hệ thống thông tin cần phân tích kỹ lưỡng tất cả thông tin liên quan đến từng thực thể, nhằm đảm bảo quá trình quản lý diễn ra một cách logic và khoa học, tránh tình trạng chồng chéo thông tin.
Hình 2.13: Các khái niệm cơ sở trong tổ chức dữ liệu
Mỗi thực thể đều có những thuộc tính đặc trưng riêng, ví dụ như thực thể KHACHHANG với các đặc điểm như mã khách hàng, họ tên, địa chỉ và số điện thoại liên hệ Để lưu trữ thông tin về từng thực thể, người ta thiết lập một bộ thuộc tính Bộ thuộc tính của thực thể KHACHHANG thường bao gồm MAKH (mã khách hàng), HTKH (họ tên khách hàng), DIACHI (địa chỉ khách hàng) và SODT (số điện thoại).
Người ta có thể xếp nhóm các thuộc tính của thực thể như sau:
Thuộc tính tên gọi là một yếu tố quan trọng, cung cấp tên của mỗi bản thể trong một thực thể Chẳng hạn, thuộc tính họ tên của khách hàng chính là tên gọi của thực thể khách hàng.
Thuộc tính định danh là một hoặc một tổ hợp thuộc tính của một thực thể, giúp xác định duy nhất mỗi bản thể của thực thể đó Chẳng hạn, mã khách hàng là thuộc tính định danh của thực thể khách hàng Mỗi thực thể cần có thuộc tính định danh để được xác định, và nếu chỉ có một thuộc tính duy nhất, thuộc tính đó phải là thuộc tính định danh.
Thuộc tính mô tả là những thuộc tính không phải là thuộc tính định danh hay tên gọi, mà được sử dụng để mô tả các thực thể Ví dụ, các thuộc tính như địa chỉ, quê quán và giới tính đều thuộc loại thuộc tính mô tả.
Thuộc tính lặp là loại thuộc tính cho phép nhận nhiều giá trị cho mỗi bản thể của thực thể Chẳng hạn, trong thực thể DONHANG, MAHH được coi là thuộc tính lặp vì khách hàng có thể đặt nhiều mặt hàng khác nhau trong một đơn hàng.
Thuộc tính thứ sinh là những thuộc tính có giá trị có thể được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác Chẳng hạn, thuộc tính DOANHTHU được coi là thuộc tính thứ sinh vì nó có thể được tính bằng cách nhân SOLUONG với DONGIA.
Trường dữ liệu là thuộc tính thể hiện đặc điểm của một thực thể, với mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu riêng biệt không thể chia nhỏ hơn Mỗi thực thể cần có ít nhất một thuộc tính để đảm bảo tính đầy đủ của thông tin.
Các thuộc tính cơ sở dữ liệu của một trường bao gồm: Tên trường (Field name), kiểu dữ liệu (Data type), độ rộng của dữ liệu (Field size)
Bảng nhân viên là nơi lưu trữ thông tin quan trọng về nhân viên, bao gồm hai trường chính: Mã nhân viên để ghi nhận mã định danh của từng nhân viên và Tên nhân viên để lưu trữ họ tên của nhân viên đó.
MÃ NHÂN VIÊN TÊN NHÂN VIÊN
Bản ghi (Record) là bộ giá trị của các trường của một bản thể tạo thành một bản ghi Đôi khi người ta gọi bản ghi là mẩu tin
Bảng ghi là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin cần thiết về một đối tượng quản lý Mỗi hàng trong bảng ghi phải đảm bảo không có bản ghi nào trùng lặp về thông tin Ví dụ, bảng ghi có thể chứa thông tin chi tiết về nhân viên trong công ty.
QUÊ QUÁN NĂM SINH SỐ ĐIỆN
Bảng dữ liệu (Data Table) là một cấu trúc lưu trữ thông tin về thực thể dưới dạng bảng, trong đó mỗi dòng đại diện cho một bản ghi và mỗi cột tương ứng với một trường dữ liệu Đối với bảng dữ liệu sản phẩm, các trường thông tin thường gặp bao gồm MAHH (Mã hàng hóa), TENHH (Tên hàng hóa), DVT (Đơn vị tính) và DONGIA (Đơn giá) Mỗi bộ giá trị trên một dòng trong bảng tạo thành một bản ghi hoàn chỉnh.
Viễn thông và các mạng truyền thông
Hầu hết các hệ thống thông tin hiện nay đều phụ thuộc vào mạng máy tính và công nghệ truyền thông Các doanh nghiệp trên toàn cầu đang tận dụng mạng Internet để kết nối với khách hàng và nhà cung cấp, phục vụ cho việc thương thảo hợp đồng và thực hiện các hoạt động thương mại Ngoài ra, mạng máy tính còn được sử dụng phổ biến trong nghiên cứu, kiểm soát và phối hợp hoạt động của các tổ chức Do đó, các hệ thống mạng đã trở thành nền tảng thiết yếu cho kinh doanh và thương mại điện tử.
2.4.1 Các yếu tố và chức năng của hệ thống viễn thông
Viễn thông là việc truyền thông tin qua các phương tiện điện tử giữa các điểm địa lý xa nhau Trước đây, viễn thông chủ yếu liên quan đến việc truyền cuộc gọi qua điện thoại, nhưng hiện nay, nó chủ yếu tập trung vào việc truyền dữ liệu số thông qua máy tính Các sản phẩm và dịch vụ viễn thông rất đa dạng, bao gồm dịch vụ điện thoại nội vùng, điện thoại đường dài, truyền thông không dây, truyền hình cáp, truyền thông qua vệ tinh và dịch vụ Internet Điều quan trọng đối với các nhà quản lý là tìm ra cách tích hợp các dịch vụ viễn thông này vào hệ thống thông tin và quy trình nghiệp vụ của tổ chức để tối ưu hóa giá trị kinh doanh.
Hệ thống viễn thông là một tập hợp các phần cứng và phần mềm tương thích, hoạt động đồng bộ để truyền tải thông tin giữa các điểm khác nhau Hệ thống này cho phép truyền đi nhiều loại dữ liệu như văn bản, hình ảnh, âm thanh và video Các yếu tố cấu thành của hệ thống viễn thông rất đa dạng và quan trọng.
- Các máy tính để xử lý thông tin
- Các thiết bị đầu cuối hay các thiết bị vào/ra để gửi/nhận dữ liệu
Các kênh truyền thông trong một hệ thống mạng đóng vai trò quan trọng trong việc truyền dữ liệu hoặc âm thanh giữa các thiết bị nhận và gửi Những kênh này sử dụng nhiều phương tiện khác nhau như đường điện thoại, cáp quang, cáp xoắn và truyền thông không dây để đảm bảo kết nối hiệu quả.
Các bộ xử lý truyền thông, bao gồm Modem, bộ tập trung (Concentrator), bộ phân kênh (Multiplex), bộ kiểm soát truyền thông (Controller) và bộ tiền xử lý (Front-End Processor), đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ truyền và nhận thông tin hiệu quả.
- Phần mềm truyền thông (Telecommunications Software) có nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động vào/ra và quản lý các chức năng khác của mạng truyền thông
Modem là thiết bị chuyển đổi tín hiệu số từ máy tính ra tín hiệu tương tự cho kênh tương tự và ngược lại
Máy chủ, hay còn gọi là máy tính chủ, là những thiết bị tính toán lớn hoặc mini, có khả năng cung cấp năng lực tính toán, truy cập vào cơ sở dữ liệu, cung cấp ứng dụng và quản lý toàn bộ mạng.
A Front-End Processor (FEP) is a computer or processing device used to manage input/output tasks and various other functions before data reaches the main server.
Thiết bị đầu cuối (Terminal) là những thiết bị vào/ra kết nối với mạng, không có trí tuệ và bộ nhớ Trong khi máy vi tính có thể hoạt động như một thiết bị đầu cuối, nó được xem là thiết bị đầu cuối thông minh.
Bộ tập trung (Concentrator) là thiết bị viễn thông có nhiệm vụ thu thập và lưu trữ tạm thời các thông báo từ các máy trạm, chờ đến khi đủ số lượng thông báo trước khi gửi đi.
Bộ phân kênh (Multiplexer) là thiết bị cho phép truyền đồng thời dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau qua một kênh truyền thông Nó thực hiện việc chia sẻ kênh truyền thông, giúp nhiều thiết bị có thể sử dụng chung Bộ phân kênh có khả năng chia một kênh tốc độ cao thành nhiều kênh tốc độ thấp hơn hoặc phân bổ thời gian ngắn cho mỗi nguồn truyền thông để sử dụng đường truyền tốc độ cao.
Bộ kiểm soát (Controller) là máy tính chuyên dụng, có nhiệm vụ theo dõi dòng truyền thông giữa CPU và các thiết bị ngoại vi trong hệ thống viễn thông Để truyền và nhận thông tin từ điểm này đến điểm khác, hệ thống viễn thông cần thực hiện nhiều chức năng khác nhau.
- Thiết lập các giao diện giữa người nhận và người gửi
- Chuyển các thông báo theo đường truyền hiệu quả nhất
- Thực hiện các thao tác xử lý thông tin cơ bản để đảm bảo rằng các thông báo đúng loại đến đúng người nhận
- Thực hiện các thao tác hiệu chỉnh dữ liệu, ví dụ kiểm tra những lồi truyền thông và tái tạo lại khuôn dạng cho dữ liệu
Chuyển đổi thông báo từ tốc độ này sang tốc độ khác, chẳng hạn như từ tốc độ máy tính sang tốc độ đường truyền, hoặc chuyển đổi dữ liệu từ định dạng này sang định dạng khác, là một quá trình quan trọng trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Hệ thống viễn thông cần kiểm soát dòng thông tin và thực hiện nhiều hoạt động thông qua máy tính điện tử Một mạng viễn thông bao gồm nhiều yếu tố phần cứng và phần mềm, cần phối hợp để thực hiện chức năng truyền thông Các thành phần trong mạng giao tiếp với nhau bằng cách tuân thủ một bộ quy tắc chung, được gọi là giao thức (Protocol) Mỗi thiết bị trong mạng phải có khả năng diễn dịch giao thức của các thiết bị khác để đảm bảo sự tương tác hiệu quả.
Các giao thức trong mạng viễn thông có những chức năng chính như nhận diện thiết bị trong đường truyền, xác nhận tính chính xác của thông báo, yêu cầu truyền lại thông báo nếu không được diễn dịch đúng và khôi phục dữ liệu khi có lỗi xảy ra.
Thông tin trên mạng viễn thông được truyền dưới dạng tín hiệu số hoặc tương tự Tín hiệu tương tự, hay còn gọi là tín hiệu analog, được biểu diễn dưới dạng sóng liên tục và được truyền qua các phương tiện truyền thông Loại tín hiệu này chủ yếu được sử dụng để truyền tải các cuộc gọi thoại.
Tín hiệu số (Digital Signal) được biểu diễn ở dạng sóng rời rạc Tín hiệu số truyền dữ liệu đã được mã hóa thành 2 trạng thái: 1-bits và 0-bits
