Làm việc với Microsoft Word
Tạo một tham chiếu chéo và Hyperlink
4.1 Tạo bookmark a Lý thuyết liên quan.
Việc tạo bookmark, hay còn gọi là điểm đánh dấu, không chỉ đơn giản mà còn có ý nghĩa quan trọng trong việc thiết lập các tham chiếu chéo và siêu liên kết Hyperlink Để thực hiện việc tạo một điểm đánh dấu, bạn cần tuân theo các bước cụ thể sau đây.
- Xác định đoạn văn bản cần đánh dấu trong tài liệu.
- Nhấn chọn Bookmark trên menu Insert khi đó xuất hiện hộp thoại.
- Trong mục bookmark name nhập tên cho điểm cần đánh dấu.
- Nhấn chọn add để thêm điểm dấu vào c Thực hành.
4.2 Tạo một tham chiếu chéo a Lý thuyết liên quan.
- Tham chiếu chéo là một phần văn bản để cho người đọc tham chiếu đến những nơi khác nhau trong tài liệu
Thông thường, các tham chiếu chéo được thể hiện bằng cách in nghiêng hoặc đặt trong dấu ngoặc, và chúng chỉ đến một vị trí cụ thể trong tài liệu, chẳng hạn như số trang hoặc số chương.
Một tham chiếu chéo hoạt động tương tự như một siêu liên kết, cho phép người đọc nhấp vào để chuyển đến một vị trí cụ thể trong tài liệu Để chèn tham chiếu chéo, bạn cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.
- Di chuyển con trỏ đến nơi mà bạn muốn tham chiếu chéo xuất hiện và bắt đầu gõ vào phần đầu của tham chiếu ví dụ “ Xem trang ”
- Chọn Cross-Reference từ menu Insert để hiển thị hộp thoại sau:
To create a cross-reference, utilize the Reference Type list and select the desired type, such as Heading This will display a list of available headings in the "For which heading" section.
- Chọn Heading hay Bookmark từ trên danh sách, những cái này sẽ chỉ ra vị trí trong tài liệu mà bạn muốn tham chiếu đến.
- Trong hộp thoại Insert Reference to chọn dạng tham chiếu mà bạn muốn hiển thị.
- Nhấn chọn Insert để chèn tham chiếu
Note: After inserting a cross-reference, Word will keep the cross-reference dialog box open, allowing you to insert another reference Click the close button to exit the dialog box Practice this process.
4.3 Tạo một siêu liên kết (Hyperlink) a Lý thuyết liên quan.
Siêu liên kết là những điểm nổi bật trên trang web, nhưng bạn có thể dễ dàng sử dụng chúng ở nhiều nơi khác trong Word Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hỗ trợ việc di chuyển nhanh chóng giữa các tài liệu hiển thị trên màn hình.
- Có thể tạo các siêu liên kết bên trong với nhau hay giữa các tài liệu với nhau. b Trình tự thực hiện.
Cách tạo một siêu liên kết như sau:
Di chuyển điểm chèn đến vị trí mong muốn để siêu liên kết xuất hiện, hoặc chọn đoạn văn bản, hình ảnh, v.v mà bạn muốn sử dụng làm siêu liên kết.
- Vào Insert chọn Hyper link hoặc nhấn đồng thời tổ hợp phím (Ctrl + K) khi đó Word mở hộp thoại như hình sau:
- Chọn dạng liên kết bạn muốn tạo.
+ Existing file or Web page: Liên kết ngoài ( tới tài liệu khác)
+ Place in this Document: Liên kết trong tài liệu
+ Creat New document : Liên kết tới một tài liệu mới
+ E_mail address: Liên kết đến một địa chỉ mail
- Chọn đường dẫn đến tệp tin hoặc mục cần liên kết trong hộp toại Or Select from List
Khi bạn chọn liên kết đến một tài liệu mới hoặc một địa chỉ email, cách thực hiện sẽ có sự khác biệt Bạn có thể tham khảo hướng dẫn trong hộp thoại "Insert Hyperlink" để thực hiện đúng cách.
Trộn thư (Mail Merge) và các thao tác
5.1 Bảo mật một tập tin. a Lý thuyết liên quan.
- Bảo mật tập tin là duy trì tính bảo mật, tính toàn vẹn và tính sẵn sàng của thông tin.
- Bảo mật nghĩa là đảm bảo thông tin chỉ được tiếp cận bởi những người được cấp quyền tương ứng.
- Toàn vẹn là bảo vệ sự chính xác, hoàn chỉnh của thông tin và thông tin chỉ được thay đổi bởi những người được cấp quyền.
- Sẵn sàng của thông tin là những người được quyền sử dụng có thể truy xuất thông tin khi họ cần”.
Để bảo vệ dữ liệu và duy trì khả năng cạnh tranh, việc đặt mật khẩu cho tệp tin là cần thiết nhằm ngăn chặn người dùng không mong muốn truy cập vào thông tin của bạn.
Đôi khi, tệp tin có thể bị hư hỏng trong quá trình lưu trữ do sự thay đổi nguồn điện bất ngờ, khiến tệp tin không thể đọc được Để phòng tránh tình huống đáng tiếc này, Word cung cấp tính năng tạo bản sao lưu thứ hai cho mỗi tệp tin mà bạn lưu.
- Chọn Save as từ menu File và định tên của tệp tin đó nếu cần thiết.
- Nhấp vào nút Tools chọn Options tiếp theo chọn đến nhãn Save Trong vùng File sharing options bạn có thể nhập vào 1 hay 2 mật khẩu
+ Password to open: Mật khẩu để mở mỗi khi chúng ta muốn mở tệp tin
+ Password to modify: Mật khẩu để chống thay đổi dữ liệu.
- Nhập vào 1 hay 2 mật khẩu để bảo mật tệp tin, tiếp theo nhấn Ok để đóng hộp thoại Save options.
- Gõ vào 1 hay 2 mật khẩu trong hộp confirm và nhấp OK
- Cuối cùng nhấp chọn Save để lưu tệp tin.
- Ngoài thao tác trên ta có thể bảo mật một tệp tin bằng cách dùng back up và autorecover.
- Để tạo những tệp tin dự phòng một cách tự động, bạn kích chọn Always create backup copy trên hộp thoại Save
- Tệp tin dự phòng sẽ có cùng tên với tệp tin chính nhưng có thêm
“backup of” đằng trước tên tệp tin Và dạng của tệp tin dự phòng sẽ là WBK thay vì DOC.
Chú ý: Word sẽ không tạo các tệp tin dự phòng 1 cách tự động khi bạn chọn Allow fast saves. c Thực hành.
5.2 Tạo bì thư và nhãn. a Lý thuyết liên quan.
- Khi đem in 1 tài liệu bình thường, thì bạn sẽ ít gặp sự cố so với in bì thư và nhãn.
Trong Word, bạn có thể sử dụng tính năng Mailing Label và Envelop Wizard để thực hiện việc in nhãn và phong bì một cách dễ dàng, giúp đảm bảo độ chính xác ngay từ lần in đầu tiên.
Bạn có thể tạo bì thư mới hoặc thêm vào bức thư đã có để in chúng cùng lúc Dưới đây là trình tự thực hiện.
+ Vào menu Tools, chọn Envelop and Labels
+ Trong hộp Delivery address: Gõ phần địa chỉ muốn gửi tới.
+ Return address: Gõ địa chỉ của người gửi (nếu cần)
+ Kích chọn nút Options và chọn kiểu bì thư từ menu Envelop size và định các lựa chọn khác ở đây nếu bạn thích.
Nhấn nút "Thêm vào tài liệu" để kết hợp các bì thư với tài liệu hiện tại, cho phép bạn in tất cả cùng một lúc Nếu muốn, bạn cũng có thể chọn "In" để in từng bì thư riêng biệt.
5.3 Tạo mục lục và chỉ mục
2.3.1 Tạo chỉ mục ( thường sử dụng gắn kèm với lệnh goto).
Word có khả năng tạo chỉ mục tự động cho tài liệu của bạn bằng cách thu thập các phần tử từ những đánh dấu chỉ mục Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo một danh sách riêng biệt để lấy tất cả các từ hoặc nhóm từ cần thiết.
5.3.1.1 Tạo các đánh dấu a Lý thuyết liên quan
- Để tạo một chỉ mục trong một văn bản đã đánh dấu, thì phải đánh dấu từ hay nhóm từ mà muốn hiện thị trong danh sách
- Nếu đang tạo một tài liệu dạng dài thì tốt nhất là chỉ nên thực hiện khi đã hoàn tất tài liệu. b Trình tự thực hiện.
Các bước để đánh dấu cho chỉ mục như sau.
- Chọn văn bản mà muốn đánh dấu
To open the Mark Index Entry dialog, press Alt + Shift + X, or you can access it by going to the Insert menu, selecting Index and Tables, and then clicking on the Mark Entry button, which will display the dialog box as shown in the image.
- Nhấp vào nút mark để đánh dấu mục được chọn hoặc nhấp vào nút
Mark all để đánh dấu tất cả mọi xuất hiện của mục này trong toàn tài liệu
Để đánh dấu mục trong hộp thoại Mark Index Entry, bạn cần nhấp chuột ra ngoài hộp thoại để chọn một mục khác, sau đó kích chọn lại hộp thoại Lặp lại bước này cho đến khi hoàn tất việc đánh dấu tất cả các lựa chọn.
- Nhấp vào Close để đóng hộp thoại
- Mục Options của Mark Index cho phép bạn quyết định vị trí mà các mục sẻ được in ra
- Mục cross- reference: thêm một mục tham khảo chéo vào trong danh sách chỉ mục thay vì chỉ vì con số trang
- Mục Curent page: Đây là lựa chọn định sẳn nó báo cho word biết là chỉ hiển thị trang hiện hành lên chỉ mục xuất hiện
- Mục Page range bookmarks: Cho phép bạn xác định một dãy các trang thay vì chỉ một con số chỉ trang cho một mục trong chỉ mục
- Page number format options : Cho phép bạn định dạng riêng lẻ cho từng mục in đậm hay gạch dưới c Thực hành.
5.3.1.2 Tạo chỉ mục a Lý thuyết liên quan.
- Sau khi đã đánh dấu tất cả các mục mà bạn muốn nó xuất hiện trong chỉ mục. b Trình tự thực hiện.
- Di chuyển điểm chèn đến nơi mà bạn muốn chỉ mục của nó xuất hiện, thông thường ta hay là cuối của tài liệu
- Chọn Index and Tables từ Menu Insert khi đó word sẽ hiện thị các lựa chọn Index như trong hình:
- Chọn một định dạng từ danh sách Formats
- Chọn số cột cho bảng chỉ mục trong lựa chọn Colums
- Chọn các lựa chọn khác nếu bạn thích rồi nhấp vào OK khi đó word sẽ thêm vào chỉ mục vào trong tài liệu của bạn
Ghi chú: Bạn cũng có thể bổ xung thêm một mục bằng cách như sau:
- Đánh dấu chỉ mục muốn thêm ( Xem mục 2.3.1.1) Tạo các đánh dấu)
- Đưa con trỏ vào chỉ mục rồi ấn F9 để thêm chỉ mục vào bảng chỉ mục.
5.3.1.3 Tạo mục lục tự động a Lý thuyết liên quan.
Word có khả năng tạo bảng mục lục nhanh chóng từ một tài liệu bằng cách sử dụng các style heading Nó sẽ thu thập tất cả các văn bản có định dạng heading và sắp xếp chúng theo thứ tự để tạo bảng mục lục Khi bạn tạo bảng mục lục, Word sẽ tự động tạo một phần mới tại vị trí chèn và đặt bảng mục lục ở đó.
Sau đây là cách tạo bảng mục lục tự động dựa trên kiểu Heading trong tài liệu:
- Chọn tất cả các mục có cấp bằng nhau và đặt chúng theo một kiểu heading nào đó.
- Kiểm tra lỗi chính tả, văn bản và tính dễ đọc của tài lịêu có chính xác giống như cách mà bạn mong muốn
- Đặt điểm chèn tại điểm mà bạn muốn bảng mục lục xuất hiện (thường ở cuối hoặc đầu tài liệu)
- Vào Insert chọn Index and tables để mở hộp thoại Index and table
- Nhấn chọn nhãn Table of contents để hiển thị các lựa chọn như trong hình dưới đây:
- Chọn một định dạng TOC bất kỳ tại phần cuối và kiểm tra các phần đã xem ở trên.
- Nhập vào các số khác nhau trong hộp show levels để thay đổi con số mức của style heading sẽ được thêm vào trong bảng nếu bạn thích.
- Kích chọn Tab leader hay các lựa chọn hiển thị số trang bạn thích
- Nhấn OK để kết thúc
Sau khi tạo bảng mục lục, bạn có thể dễ dàng thay đổi, thêm văn bản, định dạng lại các dòng hoặc từ cụ thể, cũng như thực hiện các thay đổi tổng quát để điều chỉnh hình dạng của nó thông qua việc thay đổi các style.
5.4 Kỹ thuật trộn thư (Mail Merge) a Lý thuyết liên quan.
- Khi bạn gửi một thông báo cho nhiều người thì Mail Merge là cách giúp bạn thực hiện điều này.
Microsoft Word có khả năng tự động kết hợp tài liệu văn bản, địa chỉ và thông tin khác, giúp người dùng tạo ra các dạng thư chuyên nghiệp, nhãn thư và nhiều sản phẩm khác Để thực hiện điều này, người dùng cần tuân theo một trình tự cụ thể.
- Chọn Mail Merge từ menu Tools Word sẽ mở hộp thoại Mail Merge Helper như sau:
- Nhấp chọn nút Creat để tạo một tài liệu chính, các dạng tài liệu chính như sau: ( ví dụ: Một tờ giấy mời)
Form letter cho phép người dùng tạo các tài liệu như thư, thiệp mời, hóa đơn và nhiều loại tài liệu khác Mỗi tài liệu sẽ được in ra tương ứng với một mẫu tin trong nguồn dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
+ Mailing Labels: Cho phép tạo nhãn hay các dạng tài liệu khác có chứa các khối dữ liệu lặp lại trong cùng một trang chẳng hạn như tên.
+ Envelopes: Bạn muốn tạo một bức thư tương ứng với mỗi mẫu tin trong Data source.
+ Catalog: Bạn muốn tạo một danh mục các khách hàng, các số điẹn thoại
- Chọn Active Windows nếu bạn đã thiết kế tài liệu chính, chọn New
Main document nếu bạn chưa tạo tài liệu chính.
Nhấp vào nút "Get Data" để chọn nguồn dữ liệu, chẳng hạn như danh sách khách mời Bạn có thể bắt đầu tạo một tài liệu mới hoặc mở tài liệu đã có sẵn (Xem hướng dẫn cách chọn và tạo ở phần dưới).
- Nhấn chọn Edit main document để trộn tài liệu
- Thêm trường Merge vào trong tài liệu chính bằng cách sử dụng nút lệnh
Insert merge field trên thanh công cụ Mail Merge
* Chọn View merge data trên thanh công cụ Mail Merge để xem tài liệụ (nút có biểt tượng chữ ABC)
* Một số nút lệnh khác trên thanh công cụ Mail Merge
- Previous Record: Nhẩy về bản ghi trước
- Next Record: Tiến thêm một bản ghi
- First Record: Nhẩy về bản ghi đầu tiên
- Last Record: Nhẩy về bản ghi cuối cùng
- Merge to Printer: In tài liệu vừa trộn
- Merge to New Document: Chuyển tài liệu vừa trộn sang một tài liệu Word
Trước khi thực hiện việc hợp nhất (Merge) các trường vào tài liệu chính, bạn cần chọn nguồn dữ liệu (Data source) để Word biết nơi lấy thông tin Để chọn nguồn dữ liệu, hãy nhấp vào nút "Get data" trong hộp thoại Mail Merge và lựa chọn tài liệu chính Có hai phương pháp để bạn thực hiện việc này.
Tạo một data source mới
- Chọn Mail Merge từ menu Tools để mở hộp thoại Mail Merge Helper nếu cần
Nhấp vào nút Get data và chọn Creat data source Khi đó Word sẽ mở hộp thoại sau:
Chú ý: Tên trường không được để dấu cách ( dấu Space)
- Sau khi bạn đã lấy đầy đủ các trường vào bảng của bạn thì nhấn chọn OK
Để lưu tệp tin trong Word, bạn cần gõ tên tệp và nhấn chọn "Save" Sau đó, Word sẽ hỏi bạn liệu có muốn thêm các mẫu tin vào nguồn dữ liệu hay không.
- Nhấn chọn Edit Data source để mở hộp thoại Data Form để nhập thông tin cho bảng
Chú ý: Khi bạn muốn nhập nhiều bản ghi thì kích chọn nút add new sau mỗi lần nhập song một bản ghi.
Sử dụng tài liệu đã có sẵn
Sử dụng các hàm cơ bản trên Excel
1.1 Các hàm tính toán và thống kê.
* Cú pháp: SUM(danh sách đối số)
Hàm Sum tính tổng các số có mặt trong danh sách đối số của nó.
* Trong đó: danh sách đối số có thể là hằng (số hoặc chuỗi số), khoảng các ô chứa số hoặc một hàm trả về giá trị kiểu số.
* Ví dụ:Sum(2, “4”, True) = 7, vì “4” được chuyển thành số 4; True=1 (False=0) Nếu C2 chứa 7; C3 là 4; C4 là 10 thì Sum(C2:C4) = 21
* Cú pháp: MAX(danh sách đối số)
Hàm Max trả lại giá trị số lớn nhất trong danh sách đối số.
Nếu C2 chứa 7; C3 là 4; C4 là 10 thì Max(C2:C4) = 10
* Cú pháp: MIN(danh sách đối số)
Hàm Min trả lại giá trị số nhỏ nhất trong danh sách đối số.
* Cú pháp: AVERAGE(danh sách đối số)
Hàm Average trả lại giá trị trung bình cộng của các số trong danh sách đối số.
Nếu C2 chứa 7; C3 là 4; C4 là 10 thì Average(C2:C4) = (7+4+10)/3 = 7
* Cú pháp: ROUND(số, số_chữ_số)
Hàm Round trả lại giá trị số (kiểu số thực) đã được làm tròn đến độ chính xác tùy thuộc vào số_chữ _số.
+ số chữ số > 0 làm tròn phần lẻ ví dụ: Round(21.546, 2) = 21.55
+ số chữ số = 0 lấy số nguyên gần nhất ví dụ: Round(21.546, 0) = 22
+ số chữ số < 0 làm tròn phần nguyên ví dụ: Round(21.546, -1) = 20
Hàm Int trả lại phần nguyên của số (làm tròn số đến số nguyên gần bằng nhất)
So sánh với hàm Round(n, 0) là hàm làm tròn trên, Int là hàm làm tròn dưới.
* Ví dụ:Int(2.57) = 2; Int(7/4) = 1; Int(-3.49) = -4
* Cú pháp: MOD(số, số chia)
Hàm Mod tính phần dư trong phép chia nguyên của số với số chia
* Ví dụ:Mod(13, 4) = 1 vì 13 chia 4 được 3, dư 1
Giả sử tại ô C3 chứa số ngày làm việc, khi đó công thức = Int(C3/7) sẽ cho số tuần; và công thức = Mod(C3, 7) cho lại số ngày lẻ.
* Cú pháp: COUNT(danh sách đối số)
Danh sách đối số trong hàm Count có thể bao gồm các giá trị số, ngày, logic, chuỗi hoặc danh sách tham chiếu Hàm Count được sử dụng để đếm các giá trị kiểu số và những giá trị có thể tự động chuyển đổi thành kiểu số, như ngày, chuỗi số và lôgic Ngoài ra, hàm này có thể kết hợp với hàm Sum để thay thế cho Average, giúp đảm bảo tính chính xác khi tính trung bình của một tập hợp giá trị mà không chắc chắn các giá trị đó là số.
* Ví dụ:Count(13, “432”, “abc”) = 2 vì chuỗi 432 được chuyển thành giá trị số Count(12/8/98, TRUE) = 2 các kiểu ngày, lôgic được chuyển thành số
* Cú pháp:COUNTA(danh sách đối số)
Hàm CountA đếm số các giá trị có mặt trong danh sách đối số và chỉ bỏ qua không đếm các ô rỗng trong khoảng tham chiếu.
* Ví dụ:Xét 4 ô A1:D1 như sau:
Khi đó: CountA(A1:D1) = 3 vì B1 rỗng
Cú pháp của hàm RANK là: RANK(số cần xếp hạng, danh sách số, phương pháp sắp) Hàm này trả về thứ hạng của số cần xếp hạng dựa trên các giá trị trong danh sách số Nếu phương pháp sắp bằng 0 hoặc bị bỏ qua, danh sách sẽ được sắp xếp theo thứ tự giảm dần; ngược lại, nếu phương pháp khác 0, danh sách sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần Ví dụ, để xếp hạng học lực, phương pháp sắp sẽ là 0, trong khi để xếp hạng thành tích vận động viên theo thời gian, phương pháp sắp có thể là 1 Đối với các giá trị giống nhau trong danh sách, thứ hạng của chúng sẽ được coi là bằng nhau.
Giả sử các ô từ A1 đến A5 chứa giá trị tương ứng là 5, 6, 9, 4, 8
Khi đó: Rank(A1, A1:A5, 1) = 2 (thứ tự tăng: 4, 5, 6, 8, 9) nhưng: Rank(A1, A1:A5, 0) = 4 (thứ tự giảm: 9, 8, 6, 5, 4)
Ví dụ tổng hợp về các hàm tính toán, thống kê:
Từ các công thức và số liệu cho ở trên, ta có các kết quả sau:
B1 Khởi động chương trình Microsoft Excel.
B2 Nhập dữ liệu theo yêu cầu.
B3 Nhập công thức theo yêu cầu.
B3 Thực hiện kéo sao chép các kết quả của bài toán.
B4 Lưu trong ổ D://Bài tập 1.xls c Thực hành.
Các hàm logic thường được sử dụng để tạo ra các biểu thức logic, mà được đánh giá bằng hai giá trị: đúng (True = 1) và sai (False = 0) Các toán hạng trong biểu thức logic có thể là hằng số, tham chiếu ô, hoặc kết quả của một hàm, và chúng được kết nối với nhau thông qua các toán tử so sánh như , và =.
=, ) và có thể là đối số của các hàm logic (And, Or, Not )
Ví dụ:Các biểu thức sau cho giá trị True:
5 > 4; “A” < “C” (so sánh chuỗi) Các biểu thức sau cho giá trị False:
* Cú pháp: AND(danh sách biểu thức logic)
Hàm And sẽ trả về giá trị True khi tất cả các biểu thức logic trong danh sách đều là True Ngược lại, nếu có ít nhất một biểu thức logic trong danh sách có giá trị False, hàm sẽ trả về giá trị False.
Hàm AND trong Excel sẽ trả về giá trị True nếu tất cả các điều kiện đều đúng Ví dụ, công thức AND(3>2, "Toi" >= "Ta", C3=0) sẽ cho kết quả True khi ô C3 chứa giá trị 0, vì tất cả ba biểu thức đều đúng Ngược lại, nếu một trong các điều kiện không thỏa mãn, kết quả sẽ là False.
* Cú pháp: OR(danh sách biểu thức logic)
Hàm OR sẽ trả về giá trị False nếu tất cả các biểu thức logic trong danh sách đều là False Ngược lại, nếu có ít nhất một biểu thức logic trong danh sách có giá trị True, hàm sẽ trả về giá trị True.
Khi sử dụng hàm OR trong Excel, ví dụ như OR(32,[VAN]>2,[NNGU]>2), “DAU”, “ROT”). B4 Tính cột xếp loại bằng cách.
- Nếu kết quả là DAU, Nếu TONG >2 thì giỏi, Nếu TONG >& thì khá, còn lại là TB
- Nếu kết quả là ROT thì đánh dấu X.
= IF([KETQUA]="DAU", IF([TONG]>2,"GIOI",IF([TONG]>&,"KHA",
B5 Lưu trữ bảng tính vào D://Baitap2.xls c Thực hành
1.3 Các hàm chuỗi (String), văn bản (Text)
Các hàm loại này thường yêu cầu đối số hoặc trả về giá trị có kiểu ký tự Nếu hàm trả về chuỗi số, Excel sẽ tự động chuyển đổi chúng thành giá trị số để sử dụng trong tính toán Tuy nhiên, trong những trường hợp khác, cần chú ý đến kiểu dữ liệu để xử lý chính xác.
Hàm Len nhận đối số là một chuỗi ký tự và trả về độ dài của chuỗi đó Trong quá trình tính toán, các ký tự trống (khoảng cách) cũng được tính như những ký tự bình thường khác.
* Ví dụ:Len(“Đây là một chuỗi”) = 16
Len(“”) = 0 (chuỗi rỗng) Nếu ở ô G2 có chứa chuỗi “MASO 125” thì Len(G2) = 8
* Cú pháp: LEFT(text, num)
Hàm Left trong Excel trả về số ký tự bên trái nhất của một chuỗi văn bản Nếu bạn không chỉ định đối số num, hàm sẽ tự động lấy ký tự đầu tiên của chuỗi Trong trường hợp num lớn hơn độ dài của chuỗi, hàm sẽ trả về toàn bộ nội dung của chuỗi văn bản.
* Ví dụ:Left(“AC035”, 2) = “AC” (lấy 2 ký tự bên trái)
Left(“AC35”) = “A” (bỏ qua đối số num)
* Cú pháp: RIGHT(text, num)
Hàm Right trong Excel được sử dụng để trả lại một số ký tự từ bên phải của một chuỗi văn bản Nếu không chỉ định đối số num, hàm sẽ mặc định lấy ký tự cuối cùng của chuỗi Trong trường hợp đối số num lớn hơn độ dài của chuỗi, hàm sẽ trả về toàn bộ nội dung của văn bản.
* Ví dụ:Right(“AC035”, 2) = “35” (lấy 2 ký tự bên phải)
Right(“AC035”) = “5” (bỏ qua đối số num xem như lấy 1 ký tự)
Right(“A035”, 2)*20 = 700 (tự động chuyển kiểu khi tính toán)
* Cú pháp: MID(text, pos, num)
Hàm Mid trong lập trình trả về một số ký tự nhất định từ chuỗi text, bắt đầu từ vị trí pos Ký tự đầu tiên trong chuỗi được đánh số là 1 Nếu vị trí pos lớn hơn độ dài của chuỗi text, hàm sẽ trả về một chuỗi rỗng.
(tính từ vị trí thứ 2, lấy 3 ký tự) Mid(“AC035”, 6, 1) = “”
(vị trí pos vượt quá độ dài của text)
Toán tử nối chuỗi & lấy hai đối số kiểu ký tự text1 và text2 để tạo thành chuỗi mới là hợp của hai chuỗi này.
* Ví dụ: “MASO là ” & Left(“A124”) ® “MASO là A”
STT HỌ TÊN LEN LEFT RIGHT MID HỌ TEN
B1 Nhập dữ liệu theo yêu cầu bài toán.
B2 Tính cột LEN theo cột HỌ: = LEN([HO]) = 6
B3 Tính cột LEFT theo cột TÊN: = LEFT([TÊN],1) = H
B4 Tính cột RIGHT theo cột TÊN: = RIGHT([TÊN], 2) = ải
B5 Tính cột MID theo cột TÊN: = MID([TÊN],2,1) = ả
B6 Tính cột HỌ TÊN: = [HỌ]&[TÊN] = Nguyễn Hải
B7 Lưu bảng tính D://Bài tập 3.xls c Thực hành.
3.4 Các hàm ngày, giờ (Date & Time)
Dữ liệu kiểu ngày trong Excel được tính từ ngày 01/01/1900 đến 31/12/2078 (hoặc 31/12/9999 trong Excel 97) tương ứng với giá trị từ 1 đến
65380 Kiểu ngày có thể được chuyển thành một số và ngược lại; ví dụ: ngày 05/01/1900 được tính như là giá trị 5, và giá trị 1245 được xem như ngày 29/05/1903.
Tùy thuộc vào mã định dạng ngày của Windows, Excel có thể mặc định hiển thị ngày theo hai cách: mm-dd-yy (tháng-ngày-năm) hoặc dd-mm-yy (ngày-tháng-năm) Khi nhập ngày vào ô, người dùng cần chú ý đến định dạng này; nếu ngày hợp lệ, Excel sẽ tự động căn chỉnh sang bên phải hoặc bên trái Để kiểm tra, người dùng có thể thử nhập ngày 13 tháng 01 (13/01/98); nếu giá trị căn phải, định dạng là dd/mm/yy, ngược lại là mm/dd/yy Đặc biệt, khi nhập năm lớn hơn 2000, cần nhập đủ 4 chữ số; nếu chỉ nhập 2 chữ số, Excel sẽ hiểu là năm 19xx.
Dạng giờ trong Excel là hh:mm:ss (giờ:phút:giây), giờ có thể theo dạng
Tạo biểu đồ – Chart Wizard
Trong Excel, bên cạnh việc sử dụng mảng hai chiều để tổ chức dữ liệu, người dùng có thể thể hiện mối tương quan giữa các dãy số liệu thông qua các biểu đồ (chart) Các loại biểu đồ bao gồm: Area (vùng), Bar (thanh), Column (cột), Line (đường), Pie (cung tròn), và XY-Scatter (điểm rời rạc) Những biểu đồ này có thể được hiển thị dưới dạng 2 chiều (2-D) hoặc 3 chiều (3-D).
Vùng dữ liệu là một tập hợp các ô bảng tính liên tục hoặc rời rạc, được chọn để làm dữ liệu cho biểu đồ, có thể được tổ chức theo hàng hoặc cột, gọi là dãy dữ liệu Mỗi ô trong vùng dữ liệu tạo thành một điểm dữ liệu trên biểu đồ, được đánh dấu bằng các ký hiệu khác nhau Ngoài ra, vùng dữ liệu còn có thể bao gồm một hàng hoặc cột chứa các nhãn.
Trục tọa độ là hệ thống các đường thẳng đứng hoặc ngang dùng để xác định tỷ lệ biểu diễn các điểm dữ liệu, với các vạch đánh dấu tỷ lệ (tick mark) trên các trục Có hai loại trục chính: trục chủ đề (category) và trục giá trị (value).
Hộp ghi chú (legend) là phần quan trọng trong biểu đồ, giúp người xem dễ dàng nhận biết các dãy số liệu khác nhau thông qua các dấu hiệu biểu diễn Người dùng có thể tùy ý đặt vị trí của hộp ghi chú trong biểu đồ để tối ưu hóa khả năng hiển thị và hiểu biết về dữ liệu.
+ Tiêu đề (title): dòng văn bản tạo nhãn cho biểu đồ (chart title) và các trục.
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu chứa số liệu của biểu đồ Có thể chọn liên tục hoặc rời rạc nhóm các ô theo hàng hoặc cột.
Để tạo biểu đồ, bước đầu tiên là nhấp vào biểu tượng Chart Wizard hoặc chọn [Insert]\Chart Khi con trỏ chuyển thành dấu cộng (+), hãy vẽ một khung chữ nhật để xác định kích thước và vị trí ban đầu của biểu đồ Lưu ý rằng bạn có thể vẽ biểu đồ trên sheet chứa dữ liệu hoặc trên một sheet khác.
Bước 3: Xuất hiện hộp chọn vùng dữ liệu:
Sau khi đã chọn vùng dữ liệu ở bước 1, bạn có thể nhấn [Next] để tiếp tục chọn kiểu biểu đồ, hoặc chọn [Finish] để kết thúc và sử dụng dạng biểu đồ mặc định, với khả năng tạo lại sau này Nếu vùng dữ liệu hiển thị không chính xác, bạn có thể sử dụng chuột để chọn lại vùng khác.
Bước 4: Chọn kiểu biểu đồ và chọn một dạng con của nó
Ví dụ, kiểu Column có các dạng như:
Bước 5: Cung cấp các thông tin bổ sung, như:
Dữ liệu có thể được tổ chức theo hàng hoặc cột Nếu trong vùng dữ liệu có chứa nhãn, cần chỉ ra số thứ tự của hàng hoặc cột để tạo nhãn cho các trục giá trị [x] và [y] Nếu không có nhãn, hãy nhập số 0 cho các giá trị này.
Use First [ x ] Row(s) for Category (X) Axis Labels
Use First [ y ] Column(s) for Series(Y) Axis Labels
+ Tùy chọn việc bổ sung một Legend vào biểu đồ
+ Nhập tiêu đề cho biểu đồ và tiêu đề cho các trục.
Làm việc với cơ sở dữ liệu trong Excel
3.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu
CSDL, hay còn gọi là bảng dữ liệu, là một tập hợp thông tin có cấu trúc, liên quan đến nhau và được tổ chức theo nguyên tắc nhất định để phản ánh thuộc tính của một lớp đối tượng Các mô hình tổ chức CSDL bao gồm mô hình phân cấp, mô hình mạng và mô hình quan hệ.
Mô hình quan hệ được thể hiện qua mảng 2 chiều, bao gồm các hàng và cột Mỗi hàng đại diện cho một mẫu tin (record), trong khi mỗi cột phản ánh thuộc tính chung của các đối tượng, được gọi là trường dữ liệu (field).
Trong Excel, cơ sở dữ liệu (CSDL) được tổ chức theo mô hình quan hệ dưới dạng danh sách, một dạng đặc biệt của bảng tính Danh sách này bao gồm một dải ô liên tục, trong đó hàng đầu tiên thể hiện tên các cột, còn các hàng tiếp theo chứa dữ liệu về các đối tượng trong danh sách.
3.2 Tạo danh sách trong Excel
Microsoft Excel là công cụ hữu ích cho việc quản lý và phân tích dữ liệu trong danh sách Để tối ưu hóa các chức năng của Excel, hãy nhập dữ liệu theo các hướng dẫn cụ thể.
Về kích thước và vị trí
-Không nên có nhiều hơn một danh sách trong một worksheet.
Để Excel tự động nhận diện danh sách, bạn nên để ít nhất một hàng và một cột trống phân cách giữa danh sách và các dữ liệu trong bảng tính Việc này giúp cải thiện khả năng làm việc của Excel với danh sách của bạn.
- Không nên để các hàng không có dữ liệu trong danh sách.
- Tránh đặt dữ liệu quan trọng bên trái hoặc phải của danh sách, vì dữ liệu có thể bị che dấu khi tiến hành lọc danh sách.
- Nên tạo nhãn cột trong hàng đầu tiên của danh sách Excel dùng các nhãn để tạo báo cáo, tìm kiếm và tổ chức dữ liệu.
Để tạo sự khác biệt cho các nhãn cột so với dữ liệu trong danh sách, hãy sử dụng các kiểu font chữ và căn chỉnh phù hợp Để phân tách rõ ràng giữa vùng dữ liệu và các nhãn, bạn nên sử dụng đường viền quanh các ô của hàng đầu tiên.
- Thiết kế danh sách sao cho tất cả các hàng có các đề mục tương tự trong cùng một cột.
- Tránh thêm vào các khoảng trống ở đầu các ô, vì điều này có ảnh hưởng đến quá trình sắp xếp và tìm kiếm.
- Không dùng các hàng trắng để phân cách nhãn cột với dữ liệu. Đặt tên:
- Nên đặt tên cho danh sách để thuận tiện trong việc tác động lên danh sách (như tính toán, lọc thông tin )
- Khi chọn vùng dữ liệu của danh sách để đặt tên cần chú ý phải chọn cả dòng đầu tiên trong danh sách có chứa nhãn cột.
3.3 Sử dụng các hàm về cơ sở dữ liệu
Excel cung cấp một loạt các hàm hữu ích để xử lý cơ sở dữ liệu dạng danh sách, với mỗi hàm có cấu trúc cú pháp tương tự nhưng chức năng khác nhau Cấu trúc tổng quát của các hàm này cho phép người dùng dễ dàng thao tác và truy xuất dữ liệu hiệu quả.
- Tên hàm bắt đầu bằng ký tự D, tiếp đó là các tên như SUM, MIN, (ví dụ: DSUM)
- database là một CSDL dạng danh sách của Excel, thông thường là một tên đã định nghĩa trước của danh sách cần tác động.
Field là tên nhãn cột được đặt trong cặp nháy kép hoặc là số thứ tự của cột trong danh sách, bắt đầu từ cột 1 Nó cũng có thể là tên tham chiếu của nhãn cột mà hàm sẽ tác động đến, chẳng hạn như khi thực hiện tính toán trên một cột trong danh sách.
- criteria là vùng điều kiện xác định các điều kiện cần thiết mà hàm phải thỏa mãn để tác động lên trường dữ liệu đã chỉ ra bởi field.
Chức năng: Hàm CSDL tác động lên trường dữ liệu (filed) của danh sách
(database) theo các điều kiện xác định bởi vùng điều kiện (criteria). b Tạo vùng điều kiện để sử dụng với các hàm CSDL
Criteria là một tham chiếu đến một khoảng ô chứa các điều kiện đặc biệt cho hàm, giúp hàm CSDL trả về kết quả tính toán trên một cột của danh sách phù hợp với các ràng buộc đã chỉ định Vùng điều kiện thường có một nhãn cột đại diện cho các giá trị trong cột tham gia vào điều kiện Tham chiếu đến vùng điều kiện có thể được nhập vào hàm dưới dạng khoảng ô hoặc qua tên đã gán cho khoảng ô đó.
Dạng tổng quát của vùng điều kiện:
Tên trường (nhãn cột) ví dụ: LƯƠNG điều kiện >= 525000
Trong ô điều kiện, bạn có thể sử dụng các toán tử quan hệ như >, =, = 350000 và (AND) LƯƠNG 50000 và (AND) TĐVH là Đại học hoặc (OR) LƯƠNG /05/99
