(NB) Mục tiêu của Giáo trình Tin học văn phòng nhằm giúp các bạn sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản (Microsoft Word) để tạo các tài liệu đạt tiêu chuẩn văn phòng. Sử dụng thành thạo phần mềm bảng tính (Microsoft Excel) để tạo lập, biểu diễn các kiểu dữ liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian, biểu đồ... Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint) để tạo lập, trình diễn báo cáo, chuyên đề một cách chuyên nghiệp.
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
G IớI THIệU M ICROSOFT W ORD
- Giới thiệu giao diện, chức năng các tab trên thanh menu
Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab trên menu, không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu cũ 2003
Thanh Ribbon có 3 thành phần căn bản:
1.Tab (thẻ) có 8 Tab cơ bản nằm ngang phía trên, mỗi Tab đại diện cho một vùng hoạt động.
2.Group(nhóm) mỗi Tab bao gồm nhiều Group tập họp các đối tượng có liên quan mật thiết với nhau.
Mỗi Command trong giao diện người dùng có thể là một nút, một vùng nhập nội dung hoặc một Menu Các thành phần trên mỗi Tab được lựa chọn cẩn thận dựa trên nhu cầu sử dụng của người dùng Chẳng hạn, Tab Home bao gồm những lệnh thường xuyên được sử dụng, như các lệnh trong nhóm Font để định dạng văn bản.
Font,Font Size,Bold,Italic, v.v
Hình 3.1: Menu Ribbon trên Word 2010
C ÁC THAO TÁC CĂN BảN TRÊN MộT TÀI LIệU
- Trình bày các thao tác cơ bản tạo mới, mở, kết thúc văn bản
- Trình bày các thao tác với chuột và bàn phím
Thông thường sau khởi độngWord, một màn hình trắng xuất hiện Đó là tài liệu mới màWord tự động tạo ra Tạo mới gồm các cách sau đây:
+ Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document.
+ Nhấn tổ hợp phím tắtCtrl + N
To create a new document from an existing template, click on the Microsoft Office Button or the File tab, then select New Finally, press the Create button to generate a new document using the chosen template.
Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước
Mặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với
Định dạng DOC là phổ biến, nhưng không thể mở trên Word 2003 trở về trước mà không cài thêm bộ chuyển đổi Để tương thích với Word 2003 mà không cần cài đặt thêm chương trình, Word 2007 cho phép người dùng lưu tài liệu dưới định dạng Word 2003 (chọn Word 97-2003 Document trong danh sách Save as type) Để Word 2010 mặc định lưu tài liệu với định dạng của Word 2003, người dùng chỉ cần nhấn vào Microsoft.
Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, chọn Word 97-
Hình 3.2 : Tạo mới văn bản
Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O Chúng ta cũng có thể vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open.
2.3 Ghi l ư u m ộ t tài li ệ u Để ghi tài liệu lên đĩa có các cách sau:
+ Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save.
+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
Khi không làm việc vớiWord, thực hiện một trong các cách sau:
+ Mở mục chọn File / Exit
+ Mở mục chọn File / Close
+ Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
2.5 Thao tác v ớ i chu ộ t và bàn phím
2.5.1.1 Sao chép dạng văn bản Dùng Format Painter (nút hình cây cọ trên thanh công cụ Standard) Chúng ta có thể dùng để sao chép dạng từ một đoạn văn bản này đến một hoặc nhiều đoạn văn bản khác.
Hình 3.3: Định dạng văn bản
Hình 3.4: Mở văn bản tạo sẵn
+ Đánh khối văn bản có dạng cần chép
Để sử dụng công cụ Format Painter, bạn chỉ cần nhấn một lần vào nút để dán định dạng vào một đoạn văn bản khác, hoặc nhấn đúp vào nút nếu muốn áp dụng định dạng cho nhiều đoạn văn bản khác nhau.
Để sử dụng công cụ Format Painter, bạn chỉ cần chọn đoạn văn bản cần dán định dạng, sau đó nhấn đúp vào nút Format Painter Nếu muốn tắt chức năng này, hãy nhấn phím Esc.
2.5.1.2 Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong table Trong một table, nếu muốn chép thêm hay di chuyển một hay nhiều dòng hoặc cột thì có thể dùng cách kéo và thả bằng chuột như sau: chọn dòng hoặc cột cần chép hoặc di chuyển, kéo khối đã chọn (nếu sao chép thì trước đó nhấn giữ phím Ctrl) đặt tại vị trí mong muốn.
2.5.1.3 Sao chép hoặc di chuyển văn bản Sao chép: § Chọn khối muốn sao chép § Chọn HOME → Clipboard→ Copy § Di chuyển con trỏ đến điểm cần chèn § Chọn HOME → Clipboard→ Paste
Di chuyển: § Chọn khối muốn sao chép § Chọn HOME → Clipboard→ Cut § Di chuyển con trỏ đến điểm cần chèn § Chọn HOME → Clipboard→ Paste
2.5.1.4 Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu § Chọn VIEW → Zoom → Nút Zoom § Chọn Zoom trong hộp thoại
2.5.1.5 Đánh khối toàn bộ tài liệu Thực hiện một trong các cách sau:
+ Chọn HOME→Editing→Select All
Hình 3.5: Hộp thoại phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu
+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A
+ Đưa chuột về lề trái văn bản (mũi tên trỏ chuột sẽ nghiêng về phải) và bấm nhanh 3 lần chọn toàn bộ tài liệu.
Các phím thường dùng trong Winword gồm các phím:
Các phím di chuyển con trỏ:
Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng.
Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng.
Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự.
Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự.
Các phím xoá ký tự:
Phím Delete: Xoá ký tự tại vị trí con trỏ (bên phải con trỏ).
Phím Backspace: Xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ.
Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) ký tự. Các phím điều khiển:
Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ.
Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ.
Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình.
Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình.
Muốn về đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home.
Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End.
Một số thao tác nhanh trong văn bản với các phím tắt thông dụng
Ctrl+0: (zero) Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn
Ctrl+Shift+F: Thay đổi phông chữ
Ctrl+Shift+P: Thay đổi cỡ chữ
Ctrl+D: Mở hộp thoại định dạng font chữ
Ctrl+B: Bật/tắt chữ đậm
Ctrl+I: Bật/tắt chữ nghiêng
Ctrl+U: Bật/tắt chữ gạch chân đơn
Ctrl+A: Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file
Ctrl+G (hoặcF5): Nhảy đến trang số
Ctrl+H: Tìm kiếm và thay thế ký tự
Ctrl+Shift+>: Tăng 2 cỡ chữ
Ctrl+Shift+3)
+ Line Between : Đường kẻ giữa các cột + Width and Spacing : Điều chỉnh độ rộng và khoảng cách
+ Equal column width: Các cột có độ rộng cột bằng nhau nếu nhắp chọn vào ô vuông phía trước
Cách 2:chia cột trước, gõ văn bản sau
Hình 4.3: Chọn mẫu cột mặc định
- Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định - Nhập văn bản vào.
- Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup chọn Breaks, Column Break: để ngắt cột khi muốn sang các cột còn lại. v Định dạng tab:
Hiển thị thước ngang trên đầu tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc.
Để chọn kiểu tab mong muốn, bạn hãy lần lượt nhấn vào ô tab selector, nằm ở giao điểm giữa thước dọc và thước ngang ở góc trên bên trái trang tài liệu.
Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn văn bản chạy sang phải khi nhập liệu
Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đoạn văn bản Đoạn văn bản sẽ nằm giữa vị trí đặt tab.
Tab phải: Nằ m ở bên phải cuối đoạn văn bản Nhập liệu, đoạn văn bản sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab.
Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm phân cách phần thập phân sẽ nằm trên cùng một vị trí.
Bar Tab: Chèn một thanh thẳng đứng tại vị trí đặt tab. v Định dạng Numbering:
Kích chuột đến khi xuất hiện loại Tab cần dùng
Số thứ tự tự động cho phép định dạng và tổ chức văn bản với các số, các bullet (dấu chấm tròn). Chọn HOME →Paragraph
Các danh sáchBulletcó các dấu chấn tròn
Danh sách các số và danh sách các chữ cái là sự kết hợp giữa các ký hiệu và chữ cái, phụ thuộc vào cách tổ chức của danh sách Để tạo nền và khung cho văn bản một cách hiệu quả, nên hoàn thành việc gõ văn bản trước khi thực hiện các bước định dạng.
Quét chọn văn bản chọn HOME→Paragraph→ chọn → Border and Shading, hộp thoại hiển thị với 3 thẻ sau:
Border: Các định dạng về đường kẻ khung:
+ Box: đóng khung với kiểu đường được chọn ở mục Stype
+ Shadow: đóng khung có viền bóng với kiểu đường chọn ở mục Stype
+ 3- D: đóng khung với hiệu ứng không gian 3 chiều với kiểu đường chọn ở mục Stype
+ Custom: tuỳ chọn kiểu đường khung, có thể Nhấp chọn cho từng đường trên từng cạnh Stype khác nhau và Nhấp chỉ định tương ứng ở mục Preview
+ Color và Width: chọn màu và độ rộng cho đường kẻ khung
Thẻ Page Border cho phép người dùng áp dụng khung cho toàn bộ trang văn bản, không chỉ riêng cho các câu văn Đặc biệt, mục Art cung cấp nhiều kiểu đường viền trang được thiết kế sẵn, giúp người dùng dễ dàng lựa chọn và tạo điểm nhấn cho tài liệu của mình.
Thẻ Shading: Chọn kiểu tô nền cho câu văn chọn Các mục gồm:
+ Fill: chọn màu tô cho câu văn, ngầm định no Fill không tô nền
+ No Fill: huỷ chọn việc tô nền
Hình 4.7:Định dạng khung và làm nền
+ Stype: chọn kiểu tô nền
+ Color: chọn màu tô, ta có thể Nhấp More Color để tự pha trôn màu tô.
Drop Cap (Tạo chữ hoa thụt cấp)
Tạo một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap)
Microsoft Word có tính năng Drop Cap, cho phép phóng to chữ cái đầu câu và thả xuống, tạo điểm nhấn cho văn bản Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần chọn Insert, sau đó vào nhóm Text và chọn lệnh Drop Cap.
2 In-margin dropped cap. Để có thể tùy biến chữ cái nhấn mạnh này, nhấn chuột lên lệnhDrop Cap
Trong hộp thoại Drop Cap, người dùng có thể tùy chỉnh vị trí của chữ cái nhấn mạnh, chọn font chữ, điều chỉnh số dòng thả xuống và khoảng cách giữa chữ nhấn mạnh và văn bản Sau khi thực hiện các điều chỉnh, nhấn OK để hoàn tất.
Sau này, nếu không muốn nhấn mạnh kiểu Drop Cap, vào lại màn hình Drop Cap và chọn lệnh None.
Fill: Kích chuột chọn một màu làm màu nền từ bảng màu
Patterns: Chọn nét hoa văn làm nền
+Stype: Chọn lựa kiểu hoa văn
+Color: Chọn màu cho nét hoa vănHình 4.8:Định dạng khung và làm nền (thẻ Shading)
Hình 4.9: Tạo chữ Drop Cap
@ Đố i v ớ i v ă n b ả n v ừ a trình bày chia c ộ t, v ừ a có t ạ o ch ữ Drop Cap, c ầ n chú ý:
• Nếu tạo: Chia cột trước, tạo chữ Drop sau.
• Nếu hủy: Hủy chữ Drop Cap trước, hủy chia cột sau.
Watermark (Nền bảo vệ văn bản)
Một hình mờ là một ảnh trong suốt mà xuất hi n ngay sau văn bản trong tài liệu Để chèn một hình mờ:
- Chọn tab Page Layout trên vùng Ribbon
- Chọn nút Watermark trong nhóm Page Background
- Nhấp chọn Watermark cần chọn hoặc Chọn Custom
Watermark và tạo một hình mờ riêng.
- Để bỏ một hình mờ, thực hiện các bước như trên nhưng chọn Remove
Tạo tiêu đề trên và dưới (Header và Footer)
Các văn bản như giáo trình, tài liệu, chuyên đề và báo cáo thường cần bao gồm các thông tin hướng dẫn và xuất xứ, bao gồm tên chuyên đề, người thực hiện và số hiệu tương ứng.
Hình 4.10: Hình bảo vệ văn bản trang, người hướng dẫn, v.v Các thông tin này thường được đặt ở đầu trang và chân trang (Header and Footer).
Tại thẻ Insert → nhóm Header & Footer, nhấn nút Header hay Footer.
- Menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cần chọn.
- Nhập nội dung cho Header hay Footer đó.
- Nhấn đúp chuột vào vùng nội dung của trang, lập tức Header/ Footer sẽ được áp dụng cho toàn bộ trang của tài liệu.
Hình 4.11: Hình tạo Header& Footer Đánh số thứ tự cho trang văn bản v Chèn số trang vào văn bản
Hình 4.12: Đánh số trang văn bản
- Chọn thẻ Insert → nhóm Header & Footer, nhấn nút Page Number
- Trong menu xuất hiện, trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào phần Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer) v Thay đổi dạng số trang
- Nhấn đúp vào Header hay Footer, nơi cần đặt số trang.
- Tại thẻ Design, nhấn Header & Footer, nhấn nút Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers.
+ Number format:Chọn dạng số thứ tự
+ Include Chapter Number: Số trang được kèm với số chương
+ Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước đó
+ Start at: Số trang được bắt đầu từ số
+ Trong hộp thoại Page Number, tại mục Number format, chọn một kiểu đánh số mình thích, sau đó nhấn OK. v Xóa số trang đã đánh
Thẻ Insert, nhấn Header & Footer, nhấn nút Page Number, sau đó chọn Remove Page Numbers ở cuối menu. v Địnhdạng trang văn bản v Chỉnh sửa lề trang:
To adjust page settings in your document, navigate to the Page Layout tab and select Page Setup Here, you can choose Default Margins or opt for Custom Margins to customize your settings For page orientation, size, or columns, select the appropriate options under the Orientation, Size, or Columns sections in the Page Layout tab Additionally, you can apply borders and colors to enhance the appearance of your page.
Để thay đổi màu nền cho trang, hãy chọn tab Page Layout, sau đó vào nhóm Page Background, chọn Page Colors và lựa chọn màu sắc mong muốn Ngoài ra, bạn có thể chọn Page Borders để thêm đường viền phù hợp cho trang Để chèn một ngắt trang, bạn cần thực hiện các bước đơn giản theo hướng dẫn.
Chọn tab Page Layout → Page Setup, chọn menuBreaks, chọnPage Break. v Chèn một Trang bìa Để chèn một trang bìa:
Chọn tabInsert → nhómPages, chọn nútCover Page, chọn một kiểu trang bìa.
Hình 4.15 Tạo viền trang và màu sắc
Hình 4.16: Tạo ngắt trang v Chèn một trang trống Để chèn một trang trống:
Chọn tab Insert → nhómPage, chọn nútBlank Page.
1/Gõ đoạn văn bản sau:
PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN ord là cách nói ngắn gọn của từ
Wordprocessor (phần mềm xử lý văn bản) Quá trình xử lý văn bản gồm hai giai đoạn chính: Soạn thảo (Editing) xử lý (Processing)
C HÈN CÁC ĐốI TƯợNG VÀO VĂN BảN
- Giúp sinh viên biết cách chèn các đối tượng vào văn bản: chèn kí tự đặc biệt, chèn hình ảnh, lưu đồ
- Biết cách vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ
- Áp dụng biểu thức toán học vào văn bản
Để chèn các ký tự đặc biệt, người dùng có thể lựa chọn font chữ, cỡ chữ, kiểu dáng và màu sắc khác nhau Ví dụ, một số ký hiệu trong bộ font Winding bao gồm các ký tự như: &*("Q@ỉđựòẢẦ.
+ Để chèn ta đặt con trỏ vào nơi muốn chèn ký hiệu
+ Chọn thẻ Insert → nhómSymbols, Chọn nútSymbol
+Chọn ký hiệu phù hợp hoặc More Symbols hộp thoại sau xuất hiện
+ Tiếp theo ta chọn ký hiệu tại mục Font Thông thường, các ký hiệu phổ biến nằm ở các bộ font: Winding, Webding…
+ Chọn ký hiệu cần chèn, Nhấp chọn nút lệnh Insert Thực hiện xong Close.
Để tối ưu hóa việc sử dụng các ký hiệu, bạn có thể gán cho mỗi ký hiệu một ký tự, từ hoặc tổ hợp phím tắt Để gán ký hiệu cho một từ, trong hộp Symbol, bạn nhấp vào ký hiệu cần tạo từ viết tắt, chọn nút lệnh AutoCorrect, sau đó nhập từ thay thế vào mục Replace và nhấn Enter.
Để tạo từ viết tắt cho ký hiệu, bạn có thể gán ký hiệu "&" cho từ "sach" Khi gõ "sach" và nhấn phím Space, ký hiệu "&" sẽ tự động được thay thế cho từ "sách" Để thực hiện điều này, trong hộp Symbol, hãy nhấp vào ký hiệu cần tạo từ viết tắt và chọn nút lệnh Shortcut Key.
Để chèn ký tự đặc biệt, tại mục "Press new shortcut key", bạn cần nhấn tổ hợp phím tắt phù hợp, có thể kết hợp với phím Ctrl, Alt hoặc cả hai (ví dụ: Ctrl-T) Sau đó, nhấp vào "Assign" để thêm vào danh sách các phím tắt hiện tại (Current key) và cuối cùng ấn "Close" để hoàn tất.
Ví dụ ta thường xuyên dùng ký hiệu(, ta gán tổ hợp phím tắt là Ctrl-T, ấn ‘Ctrl- T’ thì ký hiệu( sẽ hiển thị.
5.1 Chèn hình ả nh Để thực hiện chèn hình vào văn bản tại vị trí con trỏ nháy của văn bản, ta thực hiện các bước sau:
+ Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh
+ Chọn thẻ Insert → Chọn nútClip Art
+ Hộp thoại xuất hiện và có thể tìm hình mẫu + Nhấp chuột vào nút Go nếu không thấy hình, xuất hiện ngay trong vùng danh sách hình.
+ Nhấp chuột vào ngay hình cân chèn từ vùng danh sách hình ảnh, ảnh sẽ xuất hiện trong văn bản ngay tại vị trí con trỏ.
5.2 Chèn bi ể u t ượ ng v Để chèn một hình :
+ Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn
+ Chọn tab Insert → Chọn nútPicture
+ Duyệt qua hình ảnh muốn chèn và chọn ảnh.
+ ChọnInsert v Định dạng hình Để định dạng hình ảnh ta Nhấp phải, chọn lệnh Format Picture hộp thoại sẽ xuất hiện, Nhấp chọn thẻ Layout
- In line with text: hình ảnh xếp nối tiếp theo văn bản tại vị trí đặt trỏ lúc chèn ảnh.
- Square: Đặt đối tượng nằm vào một khung vuông bao quanh bởi văn bản.
- Tight: Đối tượng được văn bản bao quanh theo biên đối tượng.
- Behind Text: Đối tượng nằm bên dưới lớp văn bản Tùy chọn này thường được dung để đặt ảnh làm nền hoặc ảnh lớn cho văn bản.
- In front of text: Đặt đối tượng nằm trên lớp văn bản, che khuất văn bản nơi đối tượng được đặt.
Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ
Smart Artlà tập hợp các loại đồ họa có thể sử dụng để tổ chức thông tin trong tài liệu. Để chèn SmartArt:
+ Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn minh họa hay hình ảnh
+ Chọn mũi tên phía bên trái để chèn văn bản hoặc gõ văn bản trong đồ họa. Để hiệu chỉnh SmartArt, chọn Tab Design và các nhóm liên quan:
Vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ
Biểu đồ là một dạng thể hiện bằng hình ảnh các số liệu của một bảng tính. Tại thẻ Insert → nhóm Illustrator, nhấn vàoChart
Chọn kiểu biểu đồ mong muốn và chỉnh sửa nội dung bảng dữ liệu trực tiếp trên bảng dữ liệu Data Sheet trong Excel Sau khi hoàn tất, đóng chương trình Excel và biểu đồ sẽ được lưu lại trên màn hình Word.
Lập và hiệu chỉnh biểu thức toán học
Xuất hiện cửa sổ chọn kiểu biểu đồ
Word 2010 cho phép chèn các công thức toán học Để xem công cụ toán học: + Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn công thức toán học
Để chèn công thức toán học trong tài liệu, bạn hãy chọn thẻ Insert, sau đó trong nhóm Symbols, nhấn nút E Tiếp theo, chọn công thức toán học phù hợp hoặc nhấn Insert New Equation để tạo công thức mới Để chỉnh sửa công thức toán học, chỉ cần nhấp chọn công thức và thẻ Design sẽ hiển thị trên vùng Ribbon.
Hình 4.27: Thanh công cụ chèn công thức toán họcHình 4.26: Chèn công thức toán học
5.3 Các hiệu ứng đặc biệt
Để áp dụng hiệu ứng cho đoạn văn bản, bạn cần chọn đoạn văn bản mong muốn, sau đó nhấp vào biểu tượng Text Effect trên thanh công cụ trong thẻ Menu Home Một menu đổ xuống sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn các hiệu ứng cần áp dụng.
Bài tập và sản phẩm thực hành số 2
Câu 1: Trình bày cách định dạng đoạn văn bản?
Để chia cột trong văn bản, bạn có thể sử dụng tính năng chia cột trong phần mềm soạn thảo, cho phép bạn tạo bố cục chuyên nghiệp Để chèn hình ảnh, hãy chọn vị trí mong muốn và sử dụng tùy chọn chèn hình ảnh từ menu Đối với việc chèn các ký tự đặc biệt, bạn có thể tìm thấy trong bảng ký tự hoặc sử dụng phím tắt Để tạo chữ nghệ thuật, bạn cần chọn kiểu chữ và áp dụng các hiệu ứng trang trí, trong khi đó, việc tạo Drop cap có thể thực hiện bằng cách chọn chữ cái đầu tiên của đoạn văn và áp dụng định dạng Drop cap từ menu.
BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 2 YÊU CẦU : Gõ và trình bày văn bản theo mẫu sau va lưu lại với tên TH02.DOC
- Font chung cho toàn bộ văn bản là Font : VN time new roman ; size : 14
- Dòng tiêu đề : Font : VN time new roman ; size : 14, canh giữa
Dòng 1 : Chữ in hoa ; Dòng 2 : in đậm (BOLD)
Dòng 3: in nghiêng (Italic) ;Dòng 4 : Chèn Ký tự đặc biệt :insert / symbol
Dòng 5 : Font : Vntoronto ; size : 20 ; style : Bold ; in hoa
- Văn bản: Trình bày theo mẫu với lềfirst line = 0.5 inches,canh dữ liệu:justify
2.Lưu văn bản lại với tên TH02.DOC
TRƯỜNG CAO ÐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Tổ 27 thị trấn Đông Anh Hà Nội
(0913393834 - 0983393834Hình 4.28 Hiệu ứng Text Effect
THƯ NGÕ Kính gởi : Các chúng ta học viên
Trong thời gian qua, Khoa Công Nghệ Thông Tin đã tổ chức nhiều lớp đào tạo Tin học ngắn hạn với chất lượng cao Khoa đặc biệt chú trọng đến việc cải thiện điều kiện học tập, cả lý thuyết lẫn thực hành, thông qua việc sử dụng các phương tiện hiện đại, giúp học viên dễ dàng tiếp thu nội dung bài học.
Khoa CNTT Trường Cao Đẳng Nghề Kỹ Thuật Công Nghệ luôn mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp từ các bạn để khắc phục những thiếu sót và nâng cao chất lượng phục vụ, góp phần vào sự phát triển bền vững của Khoa.
Trân trọng kính chào. Đ ông Anh, Ngày Tháng N ă m 2021
Zura Yamato Okina Wakabi mơ ước trở thành một kiếm khách vĩ đại, nhưng mỗi lần giao đấu với cha, anh đều bị thất bại và phải nhận những lời phê bình về tốc độ di chuyển chậm chạp của mình.
Nỗi buồn bực cứ trút xuống tâm trí
Mata Zura Yamato Okina Wakabi nhưng chàng vẫn nuôi chí trở thành một kiếm sỉ đại danh.
Một ngày kia Mata Zura Yamato
Okina Wakabi xin phép cha để theo học
Hoka Suzu Iwa Masaki Banzo Ladori - một kiếm sư đại tài, và chàng được cha chấp nhận.
Mata Zura Yamato Okina Wakabi đến bái kiến Hoka Suzu Iwa Masaki
- Thưa đại sư, nếu toi sớm hôm ở cạnh đại sư không phút xa lìathi trong bao lâu tôi sẽ trở thành một kiếm sĩ vô địch
Thưa đại sư, cha tôi đã lớn tuổi và tôi muốn nhanh chóng trở về để chăm sóc ông Tôi sẵn lòng hầu hạ đại sư gấp đôi, vậy thời gian để tôi thành tài sẽ là bao lâu?
- Ba mươi năm !Hoka Suzu Iwa Masaki Banzo Ladori bình tỉnh đáp. Sao lại như thế được, thưa đại sư ? Mata Zura Yamato Okina Wakabi kinh ngạc hỏi.
(Vị kiếm sư Hoka Suzu Iwa Masaki Banzo Ladori vẫn trầm mặc)
- Nếu tôi xả thân phụng sự đại sư không ngơi nghỉ chút nào thì bao lâu có thể thành đạt kiếm pháp ?
Mata Zura Yamato Okina Wakabi mồm há hốc, vô cùng tuyệt vọng, ha chân chàng muốn khuỵu trông thật đáng thương.
Kiếm sư Hoka Suzu Iwa Masaki
Banzo Ladori ôn tồn giải thích cho Mata
Zura Yamato Okina Wakabi nghe :
- "Dục tốc bất đạt", người hấp tấp làm việc gì cũng khó thành công.
Mata Zura Yamato Okina Wakabi phần nào hiểu được điều ấy Chàng quyết tâm ở lại với đại sư Hoka Suzu Iwa Masaki Banzo Ladori
Theo sổ tay võ thuật, TP Hồ Chí Minh
Bài tập và sản phẩm thực hành số 3
Câu 1: Trình bày cách định dạng hình ảnh và công dụng của các thẻ Color and Line, Size, Layout trong hộp thoại Format Picture?
Câu 2: Trình bày cách đánh số thứ tự cho trang văn bản?
Câu 3: Trình bày công dụng thẻ Page Layout?
BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 3 YÊU CẦU : Gõ và trình bày văn bản sau va lưu lại với tên TH03A.DOC
1 Gõ văn bản : Ä Dùng font chữ chung làfont : Times new roman ; size : 12 Ä Dòng tiêu đề : dùng font : Times new roman ; size : 26, Canh giữa
-Tạo đường viềnshadowbằng lệnhformat / borders and shading
Để định dạng văn bản, bạn cần thụt vào mỗi bên 1.5 cm cho lề trái và lề phải Tên tác giả nên sử dụng font Vnbanff, kích thước 16, canh phải Để căn đều hai biên, bạn nên nhấp chọn nút hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + J Nhập nội dung trước, sau đó định dạng ký tự đầu đoạn bằng lệnh Format / Drop Cap, tạo đường viền và tô màu nền Đối với đoạn văn "Em không nghe ", sử dụng font Times New Roman, kích thước 14.
+ Kéo lề trái left Indent và phải right indent thụt vào mỗi bên 2
Để tạo viền trái và phải cho văn bản, bạn cần chọn kích thước chữ là 20 pt và tô nền với độ trong suốt 10% Đặc biệt, để lùi các dòng trong đoạn “Đặc biệt: ” so với dòng đầu tiên, hãy vào thẻ Home, chọn mục paragraph, sau đó kích vào tùy chọn special.
Hanging sau đó ở mụcBy gõ số1 Ä Đối với đoạn “Rồi ngày ”
+ Tạo viền trái và phải (chọn From text là 10 pt ) Tô nền 10%
+ Kéo lề trái left Indent và phải right indent thụt vào (các dòng lệnh nhau) Ä Đối với đoạn “Đi giữa ” font : Times new roman ; size : 14; canh giữa Tô nền
Để tạo viền trên và dưới cho trang in, bạn cần điều chỉnh định dạng và sau đó nhấp nút "print" để xem hình thức trang in trên màn hình Nếu muốn quay lại cửa sổ soạn thảo, hãy chọn nút "close".
2 Lưu văn bản : với tên tập tin TH03A.DOC.
XỬ LÝ BẢNG BIỂU (TABLE)
C HÈN BảNG BIểU VÀO VĂN BảN
- Chèn được bảng biểu vào văn bản Để tạo một bảng:
- Đặt con trỏ vào trang nơi muốn tạo bảng
- Chọn tabInsert→ nhóm Tables, Chọn vào nútTables Tạo một bảng theo một trong
+ Đánh dấu số dòng và cột
+ ChọnInsert Tablevà nhập số dòng và cột
+ Chọn vàoDraw Table, tạo bảng bằng cách Nhấp và nhập số dòng và cột
C ÁC THAO TÁC TRÊN BảNG BIểU
-Dùng lệnh thành thạo để xử lý văn bản trong bảng biều
2.1 Các phím dùng để di chuy ể n trong b ả ng
- Di chuyển lên xuống một ô:dùng các phím ↓,↑.
- Di chuyển sang phải một ô:dùng phím Tab
- Di chuyển sang trái một ô:dùng tổ hợp phím Shift+Tab
2.2.1 Ch ỉ nh kích th ướ c dòng, c ộ t Để chỉnh kích thước dòng, cột của bảng, thực hiện các bước sau:
- Đặt trỏ chuột tại biên dòng , cột của bảng →
- Sử dụng thao tác kéo chuột để thay đổi kích thước dòng, cột.
Chọn vào bảng và sẽ thấy có hai thẻ mới trên vùng Ribbon là: Design và
Layout Hai thẻ này dùng để thiết kế và bố trí bảng.
Tại thẻ Layout→ nhóm Rows and Column
+ Nếu chọn Insert Above : dòng chèn vào nằm trên dòng chứa ô hiện hành. + Nếu chọn Insert Below : dòng chèn vào nằm dưới dòng chứa ô hiện hành.
Tại thẻ Layout→ nhóm Rows and Column
+ Nếu chọn Insert Left: cột chèn vào nằm bên trái chứa ô hiện hành.
+ Nếu chọn Insert Right: dòng chèn vào nằm bên phái chứa ô hiện hành.
2.2.3 Xóa dòng/c ộ t trong b ả ng Để xóa dòng/cột thực hiện các bước:
- Chọn dòng/cột cần xóa.
- Tại thẻ Layout→ nhóm Rows and Column, chọn nút Delete
- Chọn các ô cần kết nối với nhau (các ô cần trộn).
- Nhấp chuột vào thẻLayout→ nhómMerge, chọnMerge cells v Tách ô
- Nhấp chuột vào thẻLayout→ nhómMerge, chọnSplit cellsxuất hiện hộp thoại
2.3 Đị nh d ạ ng đườ ng vi ề n và n ề n cho b ả ng v Định dạng đường viền cho bảng
Tạo đường viền cho Tables ta làm các bước sau:
-Tô khối cả bảng và chọnTables Tools.
-Chọn tiếpDesign, nhấn vào nútBorderchọnAll Borders
-Chọn các kiểu đường viền và nhấpOK v Tô nền cho bảng
Phối hợp màu sắc để tạo nền cho Tables Thực hiện theo các bước sau:
-Chọn các ô cần tô màu, sau đó nhấn vào Tables Tools chọn Design.
-Chọn tiếp mục Shading và chọn màu nền cho ô.
2.4 Chèn công th ứ c toán h ọ c vào b ả ng Đối với phần mềm Microsoft Word khi thao tác với bảng biểu, nếu dữ liệu trong các ô là số, ta có thể thực hiện một số phép toán đơn giản như tính Tổ ng (sum), Tích (Product), trung bình (average) các số trong các ô nhờ các hàm có sẵn. Để thực hiện tính toán, thực hiện các bước sau:
- Nhấp chuột vào ô mà tại đó muốn xuất hiện kết quả tính toán.
- Nhấp chuột vào thẻ Layout→ Data, chọn Formula…, xuất hiện hộp thoại:
Hình 5.3: Chèn công thức toán học trong bảng biểu + Xóa hàm có trong ô Formula, nếu hàm không đúng yêu cầu ( không xóa dấu bằng )
+ Nhấp vào mũi tên tại ô Paste function, để chọn hàm thích hợp.
Lưu ý: Đối số của hàm là:
Above: nếu muốn tính toán đối với các ô nằm ở trên và cùng cột so với ô kết quả.
Below: Nếu muốn tính toán đối với các ô nằm ở dưới và cùng cột so với ô kết quả.
Left: Nếu muốn tính toán đối với các ô nằm ở bên trái và cùng cột so với ô kết quả.
Right: Nếu muốn tính toán đối với các ô nằm ở bên phải và cùng cột so với ô kết quả.
- Nhấp nút OK để thực hiện việc tính toán.
T HAY ĐổI CấU TRÚC BảNG BIểU
Chọn vào bảng, thấy hai thẻ mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout Hai thẻ này dùng để thiết kế và bố trí bảng.
Trên thẻDesign, có thể chọn:
BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 4 KIẾN THỨC
Câu 1: Trình bày cách tạo một bảng biểu mới?
Câu 2: Trình bày các thao tác trên bảng biểu(chèn/xóa dòng cột và tách/ kết nối ô),định dạng đường viền và nền cho bảng?
Câu 3: Trình bày công dụng thẻ Design và layout?
A YÊU CẦU : Gõ và trình bày văn bản sau và lưu lại với tên TH04A.DOC
1 Nhắp chuột công cụ TAB (bên trái cây thước) một vài lần đến khi xuất hiện các loại tab , , theo yêu cầu Nhắp chuột tại các mốc dừng cần đặt thước tab.
NHƯ : Đặt tab giữa (center tab) tại vị trí 1.25 và 4.5 cho “Công ty “ và “Cộng hòa “
- Dòng tiêu đề căn giữa
2 Đặt các mốc tab tại các vị trí trên các mốc dừng Đặt right tab tại vị trí 2 và 5.88 trên cây thước Tiếp tục đặt Decimal tab tại các vị rí 2.75, 3.5 và 4.25 trước khi gõ “Mặt hàng “
3 Dùng lệnhformat / tab chọn tab 2 đặtleader 2 rồi nhắp chọn nútset Tiếp tục chọn tab 5.88 đặtleader 2rồi nhắp chọn nútset Cuối cùng nhắp chọn OK
4 Quét chọn từ dòng “1 Hải sản ” đến hết dòng “Da cá sấu “ để kẻ đường viền trên và đường viền dưới : dùng lệngformat / borders and shading
Công ty xuất nhập khẩu Cộng hòa xã hôi chủ nghĩa việt Nam
TP Hồ Chí Minh Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TÌNH HÌNH XUẤT NHẬP KHẨU
MẶT HÀNG ĐVT QUÝ 1 QUÝ 2 CỘNG GHI CHÚ
• Tôm đông lạnh Tấn 23.50 115.73 139.23Thị trường Nhật
• Tôm khô Kg 2500 3100 5600.00 70% sang Nhật
• Bong bóng cá Kg 688.85 1200.1 1888.95 Hồng Kông
2 Súc sản, gia cầm chế biến :
• Vịt đông lạnh Con 3000 6500 9500.00 Châu Âu
• Da Cá Sấu m 2 250.6 423.15 673.75 Châu Âu
B YÊU CẦU : Gõ và trình bày văn bản theo mẫu sau va lưu lại với tên TH04B.DOC
@ HƯỚNG DẪN : - Dùng lệnh :insert/table / insert table
TRUỜNG CAO ÐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ÿ
CHIÊU SINH CÁC LỚP TIN HỌC
TỔNG HỢP TÌNH HÌNH GHI DANH CÁC LỚP TIN HỌC
• 7g30 - 9g30 : Tin học VP (11/05) (windows - winword - excel)
Tổng Số Học Viên là :
BẢO MẬT VÀ IN ẤN
B ảO MậT
Mục tiêu: Bảo vệ độ an toàn cho văn bản bằng mật khẩu
Tạo Password cho văn bản:
+ Tại thẻFile, chọn Info, chọnProtect Docunment, chọnEncrypt with Password
+ Tại hộpEncrypt Documnent gõ vàoPassword, sau đó chọnOK
+ Tại hộpConfirm Password, Gõ lạiPassword và nhấn chọnOK
I N ấN
- Định dạng văn bản trước khi in
- In văn bản soạn thảo ra giấy.
2.1 Đị nh d ạ ng trang in
Mỗi khi tạo file mới, trong cửa sổ văn bản đã có sẵn một trang giấy trắng để bắt đầu soạn văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4)
Hình 6.1: Hộp thoại tạo Password
- Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi tên dưới góc phải để mở hộp thoại Page Setup
Chọn loại giấy – Tab Paper
Khi chọn kích thước giấy, hãy chọn loại giấy mong muốn Kích thước tương ứng sẽ được hiển thị trong phần chiều rộng (width) và chiều cao (height) Nếu bạn chọn tùy chọn "Tùy chỉnh" (Custom), cần nhập số đo cụ thể cho chiều rộng và chiều cao của giấy.
- Top : Lề bên trên của trang in
- Bottom : Lề bên dưới của trang in
- Left :Lề trái của trang in
- Right : Lề phải của trang in
- Gutter : Khoảng cách dùng để đóng gáy sách
- From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer
- Orientation : chọn hướng in o Portrait : Giấy dọc o Landscape : Giấy ngang
-Mirror margins :Đặt lề đối xứng nhau Nếu
Hình 6.3: Hộp thoại chọn loại giấy in(Paper)
Hình 6.2: Chọn nhóm Page Setup
Để in sách, việc đặt lề trang giấy lệnh là rất quan trọng, giúp phân biệt giữa trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even).
- Copies: chọn số bản in
Để chọn máy in trong Windows, bạn cần chọn tên máy in đã được cài đặt Nếu máy in bạn đang sử dụng không có trong danh sách, hãy nhấn Start, chọn Settings và nhấp vào Printers Tiếp theo, nhấp đúp vào biểu tượng Add Printer và thực hiện các bước cài đặt theo hướng dẫn của Add Printer Wizard.
Để chọn số trang, bạn chỉ cần nhập các số trang mong muốn, sử dụng dấu phẩy “,” để phân cách các trang không liên tiếp và dấu gạch nối “-” để chỉ định các trang liên tiếp.
T RộN VĂN BảN
- Xác định đúng dạng văn bản cần thực hiện trộn thư
- Thực hiện thành thạo thao tác trộn thư
Trong thực tế, việc in ấn văn bản để gửi đến nhiều người là rất cần thiết, chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận và bằng tốt nghiệp.
Thay vì nhập thông tin từng cá nhân vào từng giấy chứng nhận, dễ gây nhầm lẫn, chúng ta có thể sử dụng công cụ Mail Merge để nhanh chóng giải quyết vấn đề này.
Một file chứa dữ liệu nguồn thường được cấu trúc dưới dạng bảng biểu đơn giản, như table hoặc sheet trong Excel và Access, với đầy đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.
Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh
Bước 1 Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau
Mời sắp xếp thời gian đến dự cuộc phỏng vấn tuyển nhân sự cho Công ty.
Thời gian: giờ, ngày Địa điểm:
Bước 2 Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng
Bước 3 Trên tập tin Main chính trong Word
Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Trình Wizard sẽ hiển thị một cửa sổ bên phải tài liệu, cho phép người dùng di chuyển và thay đổi kích thước Để thực hiện mail merge, bạn cần làm theo 6 bước, chọn các tùy chọn phù hợp và nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại; nếu cần quay lại, hãy nhấn Previous.
Trong mụcSelect document type đã chọn sẵnLetters ChọnNext qua bước 2
Trong mục Select starting document đã chọn sẵn Use the current document ChọnNextqua bước 3
Hình 6.6: Các bước thực hiện Mail Merge Trong mụcSelect recipientsnhấn nút Browse Chọn va mở file danh sách excel đã lưu. Chọn Sheet1, OK
Hình 6.7: Chọn file để lấy dữ liệu Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời.
In the "Write your letter" section, click on "More items…" Position the text cursor at the specified location in the template where data needs to be inserted, and sequentially add the fields into the main document.
Hình 6.8: Chèn các Fiel cần Merge
Nhấn nútNext sang bước thứ 6.
ChọnPrintnếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọnEdit indidual lettersnếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản.
Trong hộp thoại "Hợp nhất thành Tài liệu Mới", người dùng có thể lựa chọn tạo toàn bộ thư mời từ danh sách hoặc chỉ tạo thư mời cho một số đối tượng cụ thể.
Hinh 6.9: Hộp thoại lựa chọn để xuất thông tin sau khi đã được Trộn dữ liệu
BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 5 KIẾN THỨC
Câu 1: Trình bày các bước và cách thực hiện trộn văn bản?
Câu 2: Giả sử có văn bản thuctap.doc Hãy thực hiện các yêu cầu sau:
- Xem văn bản trước khi in
- In tất cả các trang
Câu 3: Trình bày các chức năng hộp thoại Page Setup?
Dùng chức năng trộn văn bản để in giấy quyết định lương
1) Soạn danh sách nhân viên được nâng lương và lưu vào file có tên
TT Họ tên Tên ngạch Mã ngạch
Lên hệ số Tên đơn vị
1 Lê Văn Thành Chuyên viên 1003 2.67 1/10/11 3.0 Phòng hành chính
2 Ngô Văn Hiền Chuyên viên chính 1002 3.0 11/10/1
Chuyên viên cao cấp 1001 5.08 15/5/11 5.42 Phòng thiết bị
5 Lê Lân Chuyên viên chính
6 Nguyễn Hương Chuyên viên 1003 3.66 5/9/11 3.99 Phòng tài chính
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ NẴNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số : 1234/TCCB-QĐNL - Đà Nẵng, ngày 31 tháng 12 năm 2011
QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG
V/v nâng bậc lương cho nhân viên
- Căn cứ Nghị định số 25/CP ngày 23/05/1993 của Chính phủ ban hành tạm thời chế độ tiền lương của Công chức, viên chức hành chính, sự nghiệp;
Thông tư số 04/1999/TT-TCCP, ban hành ngày 20/03/1999 bởi Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ, cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện Nghị định số 95/1998/NĐ-CP liên quan đến quy trình tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức Nội dung của thông tư này nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý đội ngũ công chức, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực nhân sự.
- Theo đề nghị của Ông/Bà Trưởng phòng TCHC.
QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nâng bậc lương cho Ông (Bà): Đơn vị :
Lên hệ số: kể từ ngày Điều 2: Ông (Bà) có tên ở điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
1 Soạn mẫu như sau lưu với tên QĐNangLuong.doc và thực hiện trộn QĐ nâng lương tự động cho các nhân viên
2 Tạo PassWord 123456 cho file QĐNangLuong.doc cho file
KỸ THUẬT XỬ LÝ BẢNG TÍNH
Giới thiệu về Excel
Microsoft Excel là một phần mềm ứng dụng mạnh mẽ, cho phép người dùng tạo ra bảng tính để dễ dàng thực hiện các phép toán và quản lý dữ liệu.
• Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
• Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
• Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
• Vẽ đồ thị và các sơ đồ
• Tự động hóa các công việc bằng các macro
• Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.
Trình bày các khái niệm
Trong Excel 2010, giao diện người dùng đã được cải tiến bằng cách thay thế các thanh thực đơn truyền thống bằng Ribbon, giúp người dùng dễ dàng truy cập các cụm lệnh ngay trên màn hình Ribbon bao gồm các nhóm chính như Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer và Add-Ins.
Hình 7.1 Thanh công cụ Ribbon
Trang chủ là nơi tập hợp các nút lệnh thường xuyên sử dụng trong công việc, bao gồm các chức năng như cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, áp dụng các mẫu có sẵn, chèn hoặc xóa dòng và cột, sắp xếp, tìm kiếm và lọc dữ liệu.
Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu,
Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.
Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…
Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình,
Tab này được ẩn mặc định vì chỉ hữu ích cho lập trình viên có kiến thức về VBA Để hiển thị nhóm này, bạn cần nhấn vào nút Office và chọn Excel Options.
> Popular -> Ch ọ n Show Developer tab in the Ribbon
Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)
Để thực hiện thao tác trên các đối tượng như ô, vùng, bảng biểu, đồ thị hay hình vẽ trong bảng tính, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào đối tượng đó Ngay lập tức, một thanh thực đơn sẽ xuất hiện, cung cấp các lệnh thông dụng để chỉnh sửa hoặc áp dụng cho đối tượng đã chọn.
Mô tả cấu trúc của một bảng tính
Trong Excel, workbook là một tập tin dùng để thực hiện các tác vụ như tính toán và vẽ đồ thị, đồng thời lưu trữ dữ liệu Mỗi workbook có khả năng chứa nhiều sheet, cho phép người dùng tổ chức và lưu trữ nhiều loại thông tin liên quan trong một file duy nhất Số lượng worksheet hoặc chart sheet trong một workbook phụ thuộc vào dung lượng bộ nhớ của máy tính.
Worksheet, hay còn gọi là bảng tính, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, bao gồm nhiều ô (cell) được tổ chức thành các cột và dòng Mỗi worksheet nằm trong một workbook và có khả năng chứa lên đến 16.384 cột và 1.048.576 dòng, trong khi phiên bản cũ chỉ hỗ trợ 256 cột và 65.536 dòng.
Chart sheet là một loại sheet trong workbook, chỉ chứa một đồ thị duy nhất Loại sheet này rất hữu ích khi bạn muốn xem xét từng đồ thị một cách riêng lẻ.
Các tab sheet hiển thị tên của các sheet ở góc trái dưới cửa sổ workbook Để chuyển đổi giữa các sheet, bạn chỉ cần nhấp chuột vào tên sheet mong muốn trong thanh tab.
Hình 7.3 Các thành phần của Workbook
Hình 7.2 Thực đơn ngữ cảnh
Excel 2010 sử dụng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX”, dựa trên chuẩn XML, giúp cải thiện khả năng trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng, thay thế cho định dạng cũ “.XLS”.
Nút lệnh Office bao gồm các lệnh thường dùng như tạo, mở và lưu tập tin, cùng với danh sách các tập tin đã mở trước đó Nó tương tự như thực đơn File trong các phiên bản Office trước đây.
Chúng ta có thể tùy chỉnh thanh lệnh truy cập nhanh bằng cách thêm các lệnh thường sử dụng Để mở danh mục lệnh, chỉ cần nhấn vào biểu tượng tương ứng và chọn các lệnh cần thiết để hiển thị trên thanh Nếu số lượng nút lệnh còn ít, bạn có thể tiếp tục lựa chọn thêm các lệnh phù hợp.
More Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh
HÌnh 7.5 Các lệnh trong thực đơn Office
HÌnh 7.6 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh
Hình 7.7 Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh
C ÁC LệNH CƠ BảN ĐốI VớI BảNG TÍNH
- Thao tác thành thạo với các lệnh thực hiện đối với bảng tính đúng theo yêu cầu. 2.1 T ạ o m ớ i b ả ng tính
Để tạo một workbook mới trong Office, bạn chọn nút Office -> New, sau đó một hộp thoại sẽ xuất hiện với nhiều lựa chọn như workbook trống, workbook theo mẫu có sẵn, hoặc workbook dựa trên một workbook đã có Để tạo một workbook trống, hãy chọn Blank workbook và nhấn nút Create.
Hình 7.8: Minh họa Tạo bảng tính mới
Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách:
1 Chọn nút Office ->chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents , có thể có tối đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì nhấn vào nút Office -> Excel Options -> Advance ->phần Display -
> Show this number of Recent Documents ).
2 Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin.
3 Chọn nút Office -> Open , hộp thoại Open hiện ra Trong hộp thoại Open , chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In ) và chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open : Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi),
You can create a copy of a file and open it, use your default web browser to open a file, or utilize the Open and Repair feature, which is particularly useful for fixing corrupted files.
Hình 7.9: Minh họa Mở bảng tính đã tạo sẵn
2.3 Lưu b ả ng tính ột điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các chúng ta phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của chúng ta Nhằm an toàn cho dữ liệu, chúng ta nên bật tính năng Auto Recover , Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần) Để sử dụng tính năng Auto Recover chúng ta chọn nút Office -> Excel Options -> Save , sau đó đánh dấu chọn þ vào Save AutoRecover information every minutes
Hình 7.10: Minh họa lưu tập tin
Một số cách lưu workbook:
2 Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh ( Quick Access Tollbar ).
3 Dùng tổ hợp phím hoặc
Khi bạn lưu một tập tin trong Excel, nếu tập tin đã được lưu trước đó, Excel sẽ chỉ lưu các cập nhật mới Ngược lại, nếu đây là lần đầu tiên bạn lưu tập tin, hộp thoại "Save As" sẽ xuất hiện Tại đây, bạn cần chọn vị trí lưu trữ trong mục "Look In", đặt tên cho tập tin trong ô "File name", chọn kiểu tập tin trong mục "Save as type" và nhấn nút "Save" để hoàn tất quá trình lưu trữ.
Khi đặt tên tập tin Excel, bạn nên tuân thủ qui tắc đặt tên của Windows, với tên tập tin có thể dài tối đa 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng Lưu ý không sử dụng các ký hiệu như: \ ? : * “ < > | trong tên tập tin Để bảo mật cho tập tin, bạn có thể gán mật mã, và chỉ những người biết mật mã mới có thể mở tập tin đó.
B1.Nhấn nút Office -> Save As , hộp thoại Save As hiện ra.
B2.Nhấn nút Tools ->chọn General Options …, hộp thoại General Options hiện ra
B3 Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật) Sau đó nhấn nút OK
B4.Xác nhận lại mật mã mở workbook Sau đó nhấn nút OK
B5.Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook Sau đó nhấn nút OK
B6.Nhấn nút Save để hoàn tất.
Hình 7.11: Dùng mật mã bảo vệ workbook
Các tùy chọn trong hộp General Options : Always create backup (tạo bản sao có đuôi
Before assigning a password, it is essential to understand the different security options available for your workbook You can set a Password to Open, which restricts access to the file, and a Password to Modify, allowing only authorized users to make changes Additionally, you can recommend a Read-Only mode, prompting users to open the workbook in a non-editable format.
2 Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề).
3 Dùng tổ hợp phím hoặc Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc chúng ta lưu lại các thay đổi đó.
Khi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View ->chọn nút
Arrange All ->Chọn kiểu bố trí thích hợp.
Hình 7.12: Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel
C ÁC THAO TÁC CĂN BảN TRÊN MộT BảNG TÍNH
- Thực hiện thành thạo các thao tác trên bảng tính.
3.1 Di chuy ể n trong b ả ng tính:
Chúng ta có thể sử dụng chuột, phím mũi tên, thanh cuộn dọc và ngang, cũng như các tab sheet để di chuyển giữa các sheet trong bảng tính Ngoài ra, các tổ hợp phím tắt cũng hỗ trợ việc di chuyển đến bất kỳ vị trí nào trong bảng tính một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang
Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang, hay còn gọi là các thanh cuốn (scroll bars), giúp người dùng điều hướng trong bảng tính Excel Do màn hình chỉ hiển thị một phần của bảng tính, thanh cuốn dọc cho phép xem các phần trên hoặc dưới, trong khi thanh cuốn ngang giúp xem các phần bên trái hoặc bên phải của bảng tính.
Thanh cuốn dọc là thành phần dài nhất nằm ở bên lề phải của màn hình, với hai mũi tên chỉ lên và xuống ở hai đầu Giữa thanh cuốn có một thanh trượt giúp người dùng dễ dàng cuộn màn hình lên hoặc xuống.
-Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đếm lên Có hình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang.
HÌnh 7.13: Thanh cuốn ngang Thao tác:
-Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để cuốn màn hình đi sang trái.
-Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để cuốn màn hình sang phải.
Để di chuyển giữa các sheet trong Excel, bạn có thể nhấp chuột vào tên sheet trên thanh sheet tab Ngoài ra, sử dụng tổ hợp phím để quay lại sheet trước đó và để chuyển đến sheet tiếp theo Để trở về sheet đầu tiên, hãy nhấp vào nút trên thanh sheet tab, và để đến sheet cuối cùng, nhấp vào nút tương ứng Nếu có quá nhiều sheet, bạn có thể nhấp chuột phải vào thanh và chọn tên sheet cần đến.
Để di chuyển nhanh chóng trong bảng tính, ngoài việc sử dụng chuột và các phím mũi tên, người dùng nên nhớ các tổ hợp phím tắt được liệt kê trong bảng dưới đây Những tổ hợp phím này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính
→ hoặc Tab Sang ô bên phải
← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái
Trong Excel, ô và vùng được xác định qua địa chỉ của ô, với ô được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự dòng Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ ô ở góc trên bên trái và góc dưới bên phải, phân cách bởi dấu hai chấm (:) Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được thể hiện dưới dạng : (ví dụ, cột A được viết là A:A) và : (ví dụ, dòng 4 được viết là 4:4).
Hình 7.15: Địa chỉ ô và vùng
Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành
Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet
Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình
Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình
Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình
Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình
F5 Mở hộp thoại Go To
End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau là ô trống
End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau là ô trống
End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới là ô trống
End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới là ô trống Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành
Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành
Ví dụ: Hình 7.15 dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì có tiêu đề cột là B và số dòng là
11 , vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12
Để chọn vùng ô trong bảng tính, nếu sử dụng chuột, bạn cần di chuyển con trỏ đến ô đầu tiên ở góc trên bên trái, giữ nút chuột trái và kéo xuống dưới bên phải đến ô cuối cùng rồi thả chuột Nếu sử dụng bàn phím, sau khi chọn ô đầu tiên, giữ phím Shift và nhấn các phím mũi tên để mở rộng vùng chọn đến ô cuối cùng Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn ô cuối cùng trước và kéo chọn về ô đầu tiên.
Để chọn toàn bộ sheet hiện hành, bạn chỉ cần nhấn Nếu bạn muốn chọn tất cả các sheet trong workbook, hãy nhấp chuột phải lên thanh sheet tab và thực hiện lựa chọn tương ứng.
3.3 Chèn ô, dòng và c ộ t trong b ả ng tính
Trong worksheet, bạn có thể chèn thêm ô bên trái hoặc bên trên ô hiện tại, cũng như dịch chuyển các ô đã chọn sang phải hoặc xuống dưới Ngoài ra, bạn cũng có khả năng chèn dòng mới phía trên và cột mới bên trái, đồng thời có thể xóa các ô, dòng và cột không cần thiết.
B1.Chọn các ô mà chúng ta muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô).
B2.Chọn Home-> chọn nhóm Cells ->Insert -> Insert Cells …B3.Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert
HÌnh 7.16: Minh họa chèn các dòng trống lên trên các dòng đang chọn
B1.Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà chúng ta muốn chèn số dòng tương ứng phía trên các dòng này.
B2.Chọn Home ->chọn nhóm Cells -> Insert -> Insert Sheet Rows
B1.Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà chúng ta muốn chèn số cột tương ứng phía bên trái các cột này.
B2.Chọn Home ->chọn nhóm Cells -> Insert -> Insert Sheet Columns
3.4 Xóa các ô, dòng và c ộ t trong b ả ng tính
B1.Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa
B2.Chọn Home -> Cells -> Delete ->chọn kiểu xóa phù hợp (xem hình)
Hình 7.17: Minh họa chèn thêm ô, cột, dòng
3.5 Thay đổ i độ r ộ ng c ộ t và chi ề u cao dòng
Trong worksheet, người dùng có thể điều chỉnh độ rộng cột từ 0 đến 255 ký tự, với độ rộng mặc định là 8.43 ký tự; nếu độ rộng là 0, cột sẽ bị ẩn Tương tự, chiều cao của dòng được quy định từ 0 đến 409 điểm, với chiều cao mặc định là 12.75 điểm; khi chiều cao là 0, dòng cũng sẽ bị ẩn.
B1.Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng
B2.Chọn Home -> Cells -> Format ->Chọn lệnh phù hợp
- Row Height … chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòng
- AutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung.
- Column Width … chọn lệnh này để qui định độ rộng cột
- AutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung.
Để điều chỉnh độ rộng mặc định cho worksheet hoặc workbook, bạn có thể chọn lệnh "Default Width" Bằng cách chọn toàn bộ worksheet hoặc workbook, bạn có thể thiết lập chiều cao dòng và độ rộng cột một cách dễ dàng Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng chuột để thao tác nhanh hơn: chỉ cần rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột để thay đổi độ rộng, hoặc rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng để điều chỉnh chiều cao dòng Kéo chuột sang phải để tăng hoặc sang trái để giảm độ rộng cột, và kéo lên hoặc xuống để thay đổi chiều cao dòng.
Bạn có thể điều chỉnh chiều cao dòng và độ rộng cột cho toàn bộ worksheet hoặc workbook bằng cách chọn chúng trước khi thực hiện lệnh.
Để thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột một cách nhanh chóng, bạn có thể sử dụng chuột Để điều chỉnh độ rộng cột, hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột cho đến khi xuất hiện ký hiệu, sau đó kéo chuột về bên phải để tăng hoặc về bên trái để giảm độ rộng Tương tự, để thay đổi chiều cao dòng, hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng cho đến khi xuất hiện ký hiệu, rồi kéo chuột lên trên để giảm hoặc xuống dưới để tăng chiều cao dòng.
Khi thực hiện việc nối nhiều ô thành một ô trong bảng tính, nếu tất cả các ô đều chứa dữ liệu, bạn cần chuyển toàn bộ dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần hợp nhất Điều này là cần thiết vì chỉ có dữ liệu của ô này sẽ được giữ lại, trong khi dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa.
B1.Chọn các ô cần nối lại.
B2.Chọn Home -> Alignment ->chọn Merge & Center Để canh chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment
* Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô
Sau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái. B1 Chọn ô đang bị nối.
B2 Chọn Home -> Alignment ->chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều được.
3.6 Sao chép d ữ li ệ u trong b ả ng tính
Sao chép cho phép nhân bản một vùng dữ liệu trong bảng tính mà không làm thay đổi dữ liệu gốc, trong khi di chuyển sẽ di dời dữ liệu gốc đến vị trí mới Để thực hiện sao chép hoặc di chuyển, trước tiên cần chọn vùng dữ liệu cần thao tác, sau đó có thể sử dụng nút lệnh, phím tắt hoặc chuột để thực hiện.
L AM VIệC VớI Dữ LIệU TRONG E XCEL
- Đối với địa chỉ tuyệt đối, khi sao chép công thức thì các địa chỉ tuyệt đối được dùng trong công thức ở ô gốc vẫn không bị thay đổi.
Ví dụ : tại ô G3 gõ công thức : =$A$3+B5 Nếu sao chép sang ô G4, sẽ có công thức : =$A$3+B6
4 Làm việc với dữ liệu trong Excel
- Hiểu và lựa chọn đúng dữ liệu khi làm việc với Excel
4.1 Nh ậ p li ệ u, hi ệ u ch ỉ nh
Các ô trong bảng tính có khả năng chứa số, chuỗi văn bản và biểu thức toán học Bên cạnh đó, bảng tính cũng cho phép hiển thị các đối tượng như biểu đồ, sơ đồ và hình ảnh, những đối tượng này không nằm trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính.
4.1.1 Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm
B1.Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu
B2.Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà chúng ta cần
B3.Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) để kết thúc.
- Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị#####là do chiều rộng cột không đủ chúng ta bản tăng thêm chiều rộng cột.
- Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần số thập phân.
Khi nhập các con số không cần tính toán vào Excel, bạn nên định dạng ô thành Text trước để tránh lỗi Để thực hiện điều này, hãy vào tab Home, chọn nhóm Number, và chọn Text từ danh sách.
- Ngày và thời gian nhập vào ô thì dùng định dạng ngày mặc định trong Control Panel -
Để nhập ngày, bạn có thể sử dụng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ như 10/05/2007 hoặc 10-05-2007 Để nhanh chóng nhập ngày hiện tại vào ô, hãy nhấn Nếu bạn muốn áp dụng định dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày, hãy chọn ô và nhấn .
Để định dạng thời gian theo chuẩn 12 giờ trong Excel, bạn cần thêm "AM" hoặc "PM" sau thời gian nhập vào, ví dụ như 8:30 AM hoặc 4:15 PM, nếu không Excel sẽ tự động hiểu là AM Để nhập thời gian hiện tại vào ô, hãy sử dụng tổ hợp phím Nếu bạn muốn áp dụng định dạng thời gian mặc định cho ô, chỉ cần chọn ô và nhấn Để nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, hãy chọn các ô cần nhập và sau đó nhấn Enter.
Chức năng AutoFill có thể được sử dụng để nhập cùng một nội dung vào nhiều ô trên các sheet khác nhau Để thực hiện điều này, người dùng cần chọn các sheet mong muốn, sau đó chọn các ô trên sheet hiện tại và tiến hành nhập liệu Lưu ý rằng việc nhập liệu có thể dẫn đến mất dữ liệu nếu ghi đè lên các ô đã có sẵn dữ liệu Để bỏ chọn các sheet, hãy nhấp chuột phải vào thanh tab sheet và chọn "Ungroup Sheets".
Hình 7.19: Ví dụ nhập các loại dữ liệu
4.1.2 Nhập đè lên ô có sẵn nội dung:
Để nhập nội dung mới vào các ô đã có sẵn nội dung, trước tiên bạn cần chọn ô đó và nhập nội dung mới Khi thực hiện, nội dung cũ trong ô sẽ bị xóa và thay thế bằng nội dung vừa nhập.
4.2 Hi ệ u ch ỉ nh n ộ i dung các ô:
Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô chúng ta làm các cách sau:
Để chỉnh sửa nội dung, bạn chỉ cần nhấp chuột hai lần vào ô cần thay đổi Sau đó, sử dụng chuột hoặc các phím mũi tên để di chuyển đến vị trí cần chỉnh sửa Tiếp theo, hãy sử dụng phím Backspace hoặc Delete để xóa nội dung không cần thiết và nhập vào nội dung mới.
Cách 2 Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh và làm tương tự như trên
Cách 3 Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức ( Formula )
4.3 S ử d ụ ng các k ỹ thu ậ t khi nh ậ p li ệ u
4.3.1 Sử dụng chức năng AutoFill
Công cụ Excel cho phép người dùng tự động điền dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn, đồng thời cũng hỗ trợ tạo thêm các mẫu tùy chỉnh để phục vụ cho công việc hiệu quả hơn.
Danh sách một số AutoFill có sẵn
Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng
Jan, Apr Jul, Oct, Jan
Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00
1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,
Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,
Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,
Text1, textA text2, textA, text3, textA,
1st Period 2nd Period, 3rd Period,
- Chúng ta muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A chúng ta làm như sau:
B1.Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1
B2.Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng số 2 vào ô chứa số lẻ trước đó để có được số lẻ kế tiếp).
B3 Chọn hai ô A1:A2 , di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen.
B4.Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại.
Khi cần sao chép dữ liệu hoặc công thức từ ô hiện tại sang các ô bên trái, bên phải, phía trên hoặc phía dưới, chúng ta có thể thực hiện theo nhiều phương pháp khác nhau.
Để sao chép dữ liệu hoặc công thức trong ô hiện hành, bạn chỉ cần chọn ô đó, giữ và kéo Fill handle theo hướng mong muốn (lên, xuống, trái hoặc phải) để thực hiện việc sao chép.
Để sao chép dữ liệu hoặc công thức trong Excel, bạn cần chọn ô chứa dữ liệu và tất cả các ô mà bạn muốn sao chép đến Sau đó, truy cập vào tab Home, tìm nhóm Editing, chọn Fill và chọn hướng sao chép phù hợp như Down, Right hoặc Up.
To create a custom AutoFill list in Excel, navigate to the Office button, select Excel Options, and then go to the Popular section Under "Top options for working with Excel," choose "Edit Custom Lists." In the Custom Lists dialog box, enter your desired list in the "List entries" field and click the "Add" button to save it Once added, you can utilize the AutoFill feature with your custom list.
-Muốn xóa một danh sách thì chúng ta chỉ cần chọn danh sách đó và nhấn nút Delete
- Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List entries , sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add
Đ ịNH DạNG
- Định dạng được các dữ liệu đúng theo yêu cầu.
Hình 7.20: Định dạng văn bản và số Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm
Trong quá trình sử dụng Excel, việc định dạng dữ liệu trở nên dễ dàng hơn khi bạn chỉ cần nhấn vào các nút lệnh thích hợp trên thanh Ribbon.
Khi cần sử dụng các định dạng phức tạp mà không có sẵn trên thanh Ribbon, bạn có thể truy cập vào hộp thoại Format Cells bằng cách chọn Home, sau đó tìm đến nhóm Cells và nhấp vào Format.
Hình7.21: Giải thích hộp thoại Format Cells
Khi cần tạo đoạn văn bản dài trong ô nhiều dòng, chúng ta có thể sử dụng chức năng "wrap text" hoặc nhấn tổ hợp phím để xuống dòng tại vị trí mong muốn.
B1.Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1
B2 Chọn Home -> Alignment ->chọn Wrap Text ( ) Nếu dòng không tự động mở rộng là do ô bị thiết lập chiều cao cố định, chúng ta vào Home -> Cells -> Format ->tại
Cells Size chọn AutoFit Row Height
B1.Chọn các ô cần xoay chữ A1:D1
B2.Chọn Home ->nhóm Alignment -> Orientation -> Angle Counterclockwise
5.4 Đị nh d ạ ng khung (border)
Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô bằng nét mãnh và màu tất cả đường kẽ là màu đỏ.
B1.Chọn danh sách cần kẽ khung B2:E18
B2.Chọn Home ->nhóm Cells -> Format ->Chọn Format Cells
B3.Vào Tab Border , chọn màu là Red ( ) tại Color
B4.Chọn Style là nét đậm , sau đó chọn nút Outline tại Preset
B5.Chọn Style là nét mảnh , sau đó chọn nút Inside tại Preset
Hình 7.22: Đị nh d ạ ng d ữ li ệ u_K ẻ khung 5.5 Hi ệ u ứ ng tô n ề n ô (Fill effect)
B1 Chọn vùng cần tô màu nền B2:E18
B2 Chọn Home ->nhóm Cells ->Format ->Chọn Format Cells
B3 Vào Tab Fill ->Chọn Fill Effects…
B4 Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 (ví dụ: Yellow) và Color 2 (Blue) B5 Chọn Shading styles là Vertical và chọn kiểu thứ 3
B6 Nhấn OKhai lần để hoàn tất.
Hình 7.23: Định dạng tô màu cho bảng tính
Tự động định dạng có điều kiện.
Excel 2010 cung cấp tính năng định dạng có điều kiện dễ sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng xác định các mẫu trong dữ liệu Chỉ cần chọn một nhóm ô và nhấp vào tùy chọn Conditional Formatting trên thanh ribbon Home, người dùng có thể xem trước ngay lập tức các lựa chọn Tính năng này cho phép gán màu cho từng ô để phản ánh thứ hạng trong dải giá trị, hoặc thêm thanh dữ liệu để biểu thị giá trị của ô So với hộp thoại Conditional Formatting phức tạp của Excel 2003, cách thực hiện này đơn giản hơn nhiều.
B ảNG VÀ ĐịNH DạNG BảNG TÍNH
-Áp dụng đúng dữ liệu vào các bảng trong Excel
Excel cung cấp nhiều biểu mẫu định dạng bảng sẵn có và hỗ trợ người dùng tạo thêm các biểu mẫu mới Người dùng có thể xóa các biểu mẫu tự tạo, cũng như xóa định dạng bảng khi cần Hơn nữa, Excel cho phép hiệu chỉnh định dạng bảng để đáp ứng nhu cầu sử dụng.
6.1 Áp d ụ ng đị nh d ạ ng b ả ng cho danh sách và chuy ể n danh sách thành b ả ng
Hình 7.24: Định dạng kiểu đặc biệt
B2.Chọn Home ->nhóm Styles ->chọn Format As Table
B3 Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu Ví dụ chọn mẫu Light s ố 9
B4.Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận.
-Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 chọn New Table Style …, sau đó đặt tên cho biểu mẫu mới và nhấn Format để chế biến biểu mẫu.
-Muốn xóa một mẫu tự tạo thì vào Home -> Style ->Format As Table , tại phần Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete
-Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools ->Tab Design trên thanh Ribbon
Hình 7.25: Chọn kiểu định dạng cần chuyển đổi
6.2.Xóa ki ể u đị nh d ạ ng b ả ng đ ang áp d ụ ng và chuy ể n b ả ng v ề danh sách
Để xóa kiểu định dạng bảng, hãy chọn bảng và vào Tab Design Trong nhóm Table Styles, chọn More ( ) và sau đó chọn Clear Lúc này, vùng chọn vẫn là bảng, vì vậy các tính năng của bảng vẫn được giữ nguyên.
-Để chuyển một bảng về thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab Design , tại nhóm Tools chọn Convert to Range
S ắP XếP VÀ LọC Dữ LIệU
- Thực hiện thao tác sắp xếp dữ liệu trong bảng tính đúng theo yêu cầu.
- Trích lọc đúng dữ liệu cần
Sắp xếp và lọc là những tính năng quan trọng trong bảng tính, giúp người dùng thao tác dữ liệu theo các tiêu chuẩn cụ thể Những công cụ này không chỉ tối ưu hóa việc quản lý thông tin mà còn nâng cao hiệu quả phân tích dữ liệu.
Hình 7.26: Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:
• Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp
• Kích nútSort & Filter trên tabHome
• Kích nútSort Ascending (A-Z) haySort Descending (Z-A) Hình 7.28:
Tùy chỉnh sắp xếp Để sắp xếp nhiều hơn một cột:
• Kích nútSort & Filter trên tab Home
• Chọn cột mà chúng ta muốn sắp xếp đầu tiên
Hình 7.27: Các tiêu chí lựa chọn làm điều kiện sắp xếp
• Chọn cột tiếp theo chúng ta muốn sắp xếp
Bộ lọc cho phép chúng ta chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định Để sử dụng bộ lọc:
• Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà chúng ta muốn lọc
• Trên tab Home, kích Sort & Filter
• Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên
• KíchWords chúng ta muốn lọc
• Để không áp dụng bộ lọc, kích nútSort & Filter
Bài tập và sản phẩm thực hành bài 07.7
Câu 1: Khởi động MS Excel Nêu các lệnh cơ bản đ/v Bảng tính.
Trong MS Excel, có nhiều kiểu dữ liệu chính, bao gồm số, văn bản, ngày tháng và boolean Mỗi loại dữ liệu có cách định dạng riêng, ví dụ như số có thể được định dạng theo kiểu tiền tệ hoặc phần trăm, trong khi ngày tháng có thể được hiển thị theo nhiều định dạng khác nhau Bên cạnh đó, Excel cũng hỗ trợ nhiều loại toán tử như toán tử số học, toán tử so sánh và toán tử logic, với mức độ ưu tiên khác nhau trong các phép toán Toán tử số học như cộng, trừ, nhân, chia được ưu tiên thực hiện trước, tiếp theo là toán tử so sánh và cuối cùng là toán tử logic.
Bài tập 07.7.1: BẢNG KÊ HÀNG BÁN
Thành lập bảng tính như trên :
1- Thành lập bảng tính và vào số liệu thô
- Dùng lệnh để canh giữa cho tiêu đề của bảng tính và tiêu đề của các cột
- Vào số thứ tự tự động (thử bằng 2 cách)
- Cột (a) = số lượng * đơn giá
3 Lưu bảng tính vào đĩa với tên TH01.XLSX
4 Kẻ khung và trình bày bảng tính
6 Khỏi động lại excel và gọi bảng tính TH01.XLSX
Thành lập bảng tính sau :
Dùng l ệ nh insert / picture/ clip art
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ¯¯¯
BảNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 3 NĂM 2012
TT HỌ VÀ TÊN HỆ SỐ
1 Thành lập bảng tính và vào số liệu thô
- Dùng lệnh để canh giữa cho tiêu đề của bảng tính và tiêu đề của các cột.
- Vào số thứ tự tự động (thử bẳng 2 cách)
(a)= hệ số lương*200000/30*ngày công – tạm ứng
- Tính Tổng cho các cột TRỪ TẠM ỨNG vă THỰC LÃNH
- Định dạng lại cho cột THỰC LÃNH thành dạngcurrency, 0 số lẻ.
3 Lưu bảng tính vào đĩa với tên TH02.XLSX
4 Kẻ khung và trình bày bảng tính (có thể thực tập nhiều loại khung khác nhau)
1 Cho ẩn, hiện các thanh Formular Bar, Status Bar.
Chọn làm việc lần lượt với các sheet 2, 3, 1 Chèn thêm một Sheet mới vào bảng tính.
Che, hiện các đường kẻ lưới trong bảng tính.
Che, hiện Header Row, Header Column.
Che, hiện thanh Sheet Tabs
2 Xác lập chế độ mở 16 Sheets trên một book Mở thêm Book thứ hai Chọn làm việc với sheet 16 Di chuyển về sheet 1 Hiển thị đồng thời cả hai book trên màn hình Di chuyển qua lại giữa hai books Đóng một book.
3 Di chuyển nhanh về dòng cuối cùng, về cột cuối cùng, về ô EA123, về ô A1
4 Chọn Size chữ bằng 8 cho cả bảng tính
CNG TY XYZ Học Bổng Trình Độ Văn Hóa
Sau khi nhập, không cho hiện giá trị 0 ra bảng tính
• Nhập đúng dữ liệu kiểu ngày
• [X1} : Cho biết số ngày giữa ngày chỉ định ở ô G2 và ngày LÊN LƯƠNG LẦN 2
Sau ba năm từ lần tăng lương cuối cùng, mỗi nhân viên sẽ được tăng thêm một bậc lương Vui lòng điền ngày tăng lương tiếp theo theo định dạng yyyy/mm/dd.
• Chèn thêm cột SNGHLLL (Số ngày giữa hai lần lên lương) vào sau cột LÊN
LƯƠNG LẦN 2 Tính toán số ngày này.
• Chèn thêm cột Số TT vào trước cột HỌ TÊN, Điền Số TT tự động
• Định dạng bảng tính theo đúng mẫu Định dạng các giá trị Date theo thứ tự quen dùng của người Việt Nam.
