Khởi động dự án
Tại sao phải quản lý dự án
Quản lý dự án là lĩnh vực kiến thức quan trọng và mang tính kinh nghiệm, đóng vai trò thiết yếu trong các nhiệm vụ hàng ngày của nhà quản lý hoặc những cá nhân mong muốn phát triển sự nghiệp quản lý.
Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, đòi hỏi thực hiện theo phương pháp riêng và trong khuôn khổ nguồn lực cụ thể Mỗi dự án đều có mục tiêu rõ ràng nhằm tạo ra một sản phẩm mới, thể hiện tính cụ thể và kế hoạch tiến độ cụ thể.
Quản lý dự án là cần thiết để điều phối một chuỗi các nhiệm vụ và hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra, trong khi vẫn tuân thủ các ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách.
Quản lý dự án có thể được hiểu là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu đề ra.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian và nguồn lực, cùng với việc giám sát sự phát triển của dự án Mục tiêu chính là đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách đã phê duyệt và đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm và dịch vụ Điều này được thực hiện thông qua các phương pháp và điều kiện tối ưu nhất.
Phương pháp luận quản lý dự án truyền thống và quản lý dự án thực hành
TPM (Total Productive Maintenance -Phương pháp quản lý dự án truyền thống)
Phương pháp quản lý dự án truyền thống (TPM) được nêu trong cuốn Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án (PMBOK) của Viện Quản lý Dự án (PMI) Mặc dù PMI không đặt tên cụ thể cho phương pháp này, nhưng nhiều công ty thường gọi nó là phương pháp waterfall (thác nước) Theo đó, mỗi giai đoạn của dự án chỉ được chuyển sang giai đoạn tiếp theo sau khi hoàn thành hoàn toàn, giống như dòng chảy của thác nước, không thể quay lại giai đoạn trước hay nhảy vượt giai đoạn.
Phương pháp truyền thống trong quản lý dự án thường tập trung vào kế hoạch định hướng và hoạt động, dẫn đến nhiều quy trình với các đầu vào và đầu ra khác nhau Người quản lý cần đảm bảo rằng các giai đoạn bàn giao dự án được lập kế hoạch và thực hiện một cách bài bản Tuy nhiên, nhiều công ty đang nhanh chóng chuyển sang áp dụng phương pháp Agile vì nó mang lại kết quả nhanh hơn, chi phí thấp hơn và loại bỏ sự phức tạp của biểu đồ Gantt.
Trong suốt vòng đời của dự án, phương pháp Agile chú trọng vào việc tạo ra kết quả hữu hình sớm và thường xuyên, điều này giúp tăng hiệu quả công việc Bên cạnh đó, Agile cũng tập trung vào việc quản lý mối quan hệ và tạo điều kiện tương tác giữa các thành viên trong nhóm quản lý dự án Do đó, vai trò của một quản lý dự án Agile hoàn toàn khác biệt so với một quản lý dự án theo phương pháp truyền thống (TPM).
- Kế hoạch hóa so với tập trung vào giá trị
Agile/Scrum tập trung vào việc tạo ra giá trị trong khi TPM chú trọng vào việc lập kế hoạch cho toàn bộ dự án Điều này không có nghĩa là Agile/Scrum không có kế hoạch; mỗi phân đoạn trong Scrum đều có kế hoạch riêng, nhưng tập trung vào việc ưu tiên các tính năng mang lại giá trị cao nhất Ngược lại, TPM yêu cầu một kế hoạch hoàn chỉnh được xây dựng trước khi đi vào chi tiết các hoạt động và nhiệm vụ cần thiết cho dự án.
- Tiên đoán so với Thực nghiệm
Quản lý dự án truyền thống dựa vào phương pháp tiên đoán, nơi ban giám đốc xây dựng kế hoạch dựa trên giả định và yêu cầu thay đổi phải được đánh giá theo từng trường hợp Việc thay đổi thiết kế sau khi kế hoạch đã được phê duyệt không được khuyến khích, và sản xuất chỉ bắt đầu khi thiết kế hoàn tất Ngược lại, phương pháp Scrum, theo Jeff Sutherland, khuyến khích thực hiện một phương pháp thực nghiệm, cho phép Scrum Master và nhóm nghiên cứu điều chỉnh mục tiêu năng suất dựa trên kết quả của các sprint trước đó Mỗi iteration được điều chỉnh dựa trên dữ liệu từ sprint trước và tập trung vào việc gia tăng giá trị trong sprint tiếp theo.
- Cấp trên quản lý so với nhóm tự quản
Một trong những vai trò quan trọng của người quản lý dự án truyền thống là tổ chức và phân công rõ ràng vai trò cũng như trách nhiệm cho từng thành viên trong đội Ngược lại, Scrum Master cho phép nhóm tự tổ chức và tự quản lý công việc của mình Người quản lý dự án cần tạo điều kiện và môi trường thuận lợi để nhóm có thể giao tiếp hiệu quả và thực hiện nhiệm vụ một cách độc lập.
- Quản lý các bên liên quan so với sự gắn bó
Trong quản lý TPM, việc quản lý các bên liên quan là rất quan trọng, thường được thực hiện qua báo cáo công việc và biểu đồ tiến độ trong các cuộc họp cập nhật dự án Đối với Scrum, khách hàng và chủ sản phẩm là một phần của đội ngũ dự án, tham gia vào quá trình ra quyết định Điều này cho thấy rằng các bên liên quan không chỉ là người theo dõi mà còn là thành viên tích cực trong nhóm phát triển, do đó việc báo cáo tiến độ phức tạp trở nên không cần thiết.
- Lập kế hoạch từ dưới lên so với trên xuống
Quản lý dự án truyền thống thường áp dụng phương pháp lập kế hoạch từ dưới lên, bắt đầu bằng việc xác định chi tiết các công việc của từng cá nhân trong Cơ cấu phân chia công việc (Work Breakdown Structure - WBS), từ đó tạo ra một kế hoạch dự án hoàn chỉnh trước khi khởi động Ngược lại, Scrum sử dụng phương pháp lập kế hoạch từ trên xuống, nơi một lộ trình được phát triển trong giai đoạn đầu của dự án và dần dần được chia thành các phân đoạn release và sprint.
Quyền lãnh đạo dự án
Hình 1.1: Minh họa quyền lãnh đạo dự án
Ban quản lý dự án có trách nhiệm điều hành và phối hợp các nhóm dự án, đồng thời động viên và hỗ trợ các thành viên Họ giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ với lãnh đạo cấp trên và các bên liên quan bên ngoài Mục tiêu chính của ban quản lý là đảm bảo sự thành công của dự án thông qua việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần thiết.
Nhóm trưởng kỹ thuật có vai trò giám sát các cán bộ kỹ thuật và lập trình viên, tập trung vào các chi tiết kỹ thuật Họ có trách nhiệm về các hoạt động kỹ thuật như phân tích, thiết kế và lập trình chính, mặc dù không nhất thiết phải trực tiếp thực hiện Mục tiêu chính của họ là đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Cán bộ kỹ thuật: chịu trách nhiệm trực tiếp về các phần việc kỹ thuật cụ thể.
Định nghĩa dự án
Dự án bao gồm một chuỗi các công việc và hoạt động được thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra, đồng thời phải tuân thủ các ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách.
Các dự án CNTT chủ yếu tập trung vào phần cứng, phần mềm và sự tích hợp giữa chúng với con người Chúng bao gồm việc chọn mua, phân tích, thiết kế, xây dựng và tích hợp hệ thống máy móc, tổ chức thông tin và phát triển ứng dụng Ngoài ra, việc đảm bảo sự trao đổi giữa các hệ thống và đào tạo người sử dụng để vận hành cũng là những yếu tố quan trọng trong quá trình này.
Các dự án CNTT chỉ cung cấp công cụ và dịch vụ kỹ thuật nhằm hỗ trợ hiệu quả cho lãnh đạo, quản lý và người dùng, nhưng không thể thay thế hoàn toàn các vấn đề nghiệp vụ Để ứng dụng CNTT vào hoạt động của nhà nước, các cơ quan cần thực hiện đồng bộ các hoạt động nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hợp lý hóa hệ thống thông tin dữ liệu, và lựa chọn nguồn vốn phù hợp để phát triển nghiệp vụ.
Quản lý dự án là quá trình áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật nhằm đáp ứng các yêu cầu của dự án một cách hiệu quả.
1.4.1 Xác định mục đích và mục tiêu dự án
Mục đích được hiểu là đích cuối cùng cần đạt được, mặc dù có thể thay đổi theo thời gian Trong khi đó, mục tiêu là con đường và các chặng đường cần vượt qua để hướng tới mục đích đó.
Mục tiêu là những bước thiết yếu để đạt được một mục đích nhất định Để hoàn thành mục tiêu, mọi hành động và con đường cần thực hiện đều trở thành những “mục tiêu” quan trọng trong quá trình này.
1.4.2 Phát biểu về công việc
Thiết lập bảng mô tả cơ bản về từng công việc sẽ được tiến hành trong dự án
Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề
- Đối với những người muốn làm sự kiện thì 3 yếu tố: Ý tưởng – Chủ đề – Đối tượng là những yếu tố then chốt có liên quan mật thiết với nhau
Dựa trên thông tin từ khách hàng hoặc cấp trên như mục đích tổ chức, số lượng khách mời và đối tượng tham gia, chúng ta cần phát triển ý tưởng và thiết kế một chương trình khai trương phù hợp Điều này không chỉ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà còn thu hút sự quan tâm của những người tham dự.
- Công việc đầu tiên mà cần phải khi tổ chức event đó chính là nên một bản kế hoạch thật chi tiết, cụ thể nhất
Dựa vào kinh phí đầu tư của doanh nghiệp, chúng ta có thể thiết lập các hạng mục và kế hoạch chi tiêu hợp lý cho lễ khai trương Việc xây dựng một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp cho quá trình thực hiện trở nên thuận lợi, nhanh chóng và đơn giản hơn rất nhiều.
Lên nội dung cho buổi lễ khai trương
Hình ảnh doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh, vì vậy việc tạo dựng ấn tượng tốt với khách hàng là điều cần thiết Buổi lễ khai trương không chỉ là cơ hội để giới thiệu thương hiệu mà còn ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp Do đó, cần lên kế hoạch cho nội dung sự kiện thật độc đáo, đặc sắc và ấn tượng để thu hút sự chú ý và tạo dấu ấn mạnh mẽ.
Để tạo ấn tượng sâu sắc và giúp khách hàng ghi nhớ buổi lễ khai trương hay khánh thành, chúng ta có thể kết hợp các tiết mục văn nghệ, trình diễn thời trang và trò chơi có câu hỏi liên quan đến doanh nghiệp Những hoạt động này không chỉ mang lại sự giải trí mà còn tạo cơ hội để khách hàng gắn bó với thương hiệu lâu dài.
Các công việc cần chuẩn bị cho buổi khai trương
- Làm thủ tục xin phép treo banner quảng cáo tại sở văn hóa và du lịch
Thiết kế banner, in ấn và phát giấy mời
- Thiết kế sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức , các hạng mục trang trí
- Lên danh sách số lượng khách mời
- Khảo sát địa điểm tổ chức buổi lễ
- Tiến hành lễ khai trương
- Trang trí khu vực bên ngoài: treo banner, cờ
- Khu vực tổ chức: thường được lắp đặt nhà bạt, sân khấu, trải thảm
Tiếp tân cần phải là những người chuyên nghiệp, có khả năng xử lý mọi tình huống một cách nhanh chóng Ngoài ra, ngoại hình của họ cũng rất quan trọng; họ nên mặc đồng phục để đón khách và cài hoa đại biểu lên áo cho khách mời.
- Tổ chức múa lân rồng để mở đầu buổi lễ
- Các tiết mục văn nghệ phải hấp dẫn, độc đáo
- Thông báo mục đích, ý nghĩa của buổi lễ
- Giới thiệu các đại biểu tham gia và lời phát biểu của chủ doanh nghiệp
- Tiến hành các nghi thức khai trương khánh thành: cắt băng khánh thành
- Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có)
Kết thúc việc tổ chức lễ khai trương
- Dọn dẹp các thiết bị cũng như vệ sinh khu tổ chức để trả mặt bằng cho doanh nghiệp, địa phương
1.4.5 Vai trò và trách nhiệm
Các dự án CNTT quy mô lớn không thể hoàn thành bởi một cá nhân, do đó, quản lý dự án một cách nghiêm túc là rất cần thiết và đầy thách thức Vai trò của các nhà quản lý cấp cao trong những dự án này quyết định sự thành bại của toàn bộ dự án Đặc biệt, trong các dự án ứng dụng CNTT, sự tham gia của cán bộ nghiệp vụ trong việc xác định yêu cầu và phân tích quy trình, thông tin tại đơn vị là vô cùng quan trọng.
Ta thấy, nhìn chung có thể phân các đối tượng trên ra làm ba mức chính Đó là
- Những nơi quản lý dự án (gián tiếp) ở mức cao: Đó là BCĐ CNTT (của quốc gia và/hoặc bộ ngành, địa phương), Bộ (Sở) Tài chính,
Bộ (Sở) Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan quản lý dự án với vai trò tổng hợp hơn, vì các dự án cụ thể thường thuộc về một chương trình chung Do đó, có thể coi đây là những nơi quản lý chương trình, giúp đảm bảo sự phối hợp và hiệu quả trong việc thực hiện các mục tiêu phát triển.
Những người trực tiếp chịu trách nhiệm cho dự án là những đối tượng nằm bên trong vòng tròn lớn, đóng vai trò quan trọng nhất trong việc quản lý và thực hiện dự án Trong tổ chức quản lý, cần phân biệt rõ chức năng của từng cá nhân để đảm bảo hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Giám đốc dự án: tổ chức, phối hợp, đối ngoại
Giám đốc điều hành: trực tiếp điều hành, tích hợp
Nhóm trưởng kỹ thuật: chịu trách nhiệm từng phần kỹ thuật
Nhân viên kỹ thuật trong mỗi nhóm: thực hiện công việc kỹ thuật cụ thể
Thực chất, họ đều là những người quản lý dự án, nhưng ở những mức độ chi tiết khác nhau mà thôi
Mức quản lý cuối cùng là các nhóm trưởng phụ trách từng phần công việc kỹ thuật
Giao diện giữa quản lý và thực hiện dự án rất quan trọng, đặc biệt đối với các nhóm kỹ thuật chịu trách nhiệm xây dựng và phát triển hệ thống Nếu những thành viên này thuộc sự quản lý trực tiếp của đơn vị hiện tại, việc tham gia vào dự án sẽ được xem như một trách nhiệm mà cơ quan giao phó.
- Các đối tác bên ngoài:
Lập kế hoạch
Quản lý phạm vi
Phạm vi dự án là danh sách chi tiết các nhiệm vụ cần thực hiện, đồng thời xác định rõ những điều không nằm trong kế hoạch Việc thiết lập một phạm vi rõ ràng là điều kiện tiên quyết để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn; nếu không có phạm vi cụ thể, dự án có thể kéo dài vô thời hạn.
Quản lý phạm vi dự án là quá trình xác định và giám sát các mục tiêu, mục đích của dự án, đồng thời xác định rõ ràng những công việc nào thuộc về dự án và cần được thực hiện, cũng như những công việc nào nằm ngoài phạm vi dự án.
Kết quả chuyển giao (deliverables) của dự án bao gồm các sản phẩm như phần cứng, phần mềm, bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương thức chuyển giao.
Nhóm dự án và các bên liên quan cần có sự hiểu biết chung về các sản phẩm sẽ được tạo ra từ dự án, cũng như quy trình sản xuất những sản phẩm đó.
2.1.1 Bản kế hoạch phạm vi dự án
Quy trình quản lý phạm vi
- Khởi thảo: bắt đầu một dự án hoặc chuyển tiếp sang giai đoạn tiếp theo
- Lập kế hoạch phạm vi: phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai
- Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian của dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
- Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi của dự án
- Điều khiển thay đổi phạm vi: điểu khiển những thay đổi của phạm vi dự án
Thảo quy định phạm vi dự án Tập hợp thông tin phù hợp cho kết luận tuân theo các nguyên tắc sau:
- Đảm bảo rằng loại dự án và quy mô dự án được xác định rõ:
- Xem xét việc sử dụng kế hoạch dự án tích hợp cho dự án thêm / chuyển / thay đổi và các dự án vi mô
- Chuẩn bị cho quy định phạm vi phức tạp hơn và lớn hơn cho cả dự án vĩ mô
- Đảm bảo rằng các phần có thể chuyển giao và ranh giới d án được xác định rõ:
- Tài liệu có xác định rõ cái sẽ được hoàn thành và không được hoàn thành như một phần của dự án hay không?
Các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc cần được xác định rõ ràng Đồng thời, các tiêu chí chấp thuận cho các kết quả chuyển giao cũng nên được phác thảo cụ thể để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình thực hiện.
- Tài liệu có xác định rõ mỗi phần có thể chuyển giao nào sẽ bằng ngôn ngữ không biệt ngữ hay không?
- Bạn có biết khi nào dự án hoàn tất không?
Tính đến ngày bắt đầu và ngày hoàn tất theo mục tiêu, cần xác định thời gian tương đối giữa các mốc thời gian này, bao gồm cả lý thuyết và thực tế liên quan đến ngày bắt đầu và kết thúc.
- Tính đến hậu quả của những ngày tháng bị trễ hạn theo toàn bộ dự án cũng như các mốc quan trọng cụ thể
- Đảm bảo rằng trách nhiệm được xác lập rõ:
- Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu vai trò và trách nhiệm của họ trong dự án
- Cân nhắc việc sử dụng ma trận trách nhiệm
- Mọi người có hiểu chuỗi yêu cầu cho dự án hay không?
Trong ngành, có nhiều quy định và chuẩn mực ảnh hưởng đến khả năng chuyển giao các phần cụ thể Việc giao cho một cá nhân hoặc tổ chức nghiên cứu và chịu trách nhiệm về những phạm vi này là rất cần thiết.
- Đảm bảo rằng tam giác thép được đặt đúng chỗ:
- Cái nào là ưu tiên giữa chi phi, lịch trình và chất lượng?
- Tính năng, lịch trình hay kinh phí có thể thương lượng lại được để giữ cho dự án theo đúng lịch trình hay đúng kinh phí nếu cần thiết?
- Bản đồ nguồn lực có ý nghĩa không? Các phần có thể chuyển giao có thể thực hiện được hay không?
- Các mốc quan trọng đề ra có ý nghĩa không?
- Ước tính chi phí đề ra có ý nghĩa không?
- Đảm bảo rằng quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án:
- Cẩn thận các rủi ro nghiệp vụ đó như các điều kiện thị trường xấu không trở thành bộ phận của quy định rủi ro cho dự án
- Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt những điều xấu có thể xảy ra
Thảo tôn chỉ dự án
Nếu dự án bạn đang thực hiện yêu cầu thời gian, nguồn lực hoặc tiền bạc, bạn cần thiết lập tôn chỉ cho dự án đó.
Tôn chỉ dự án là tài liệu quan trọng trong việc cấp phép hoặc phê chuẩn một dự án, được quy định từ mức quản lý thích hợp trở lên Tài liệu này cần thực hiện tối thiểu ba điều kiện cơ bản để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả của dự án.
- Tôn chỉ dự án nên đặt tên dự án và bổ nhiệm giám đốc dự án
- Tôn chỉ dự án nên phác thảo các yêu cầu nghiệp vụ cho dự án
- Tôn chỉ dự án nên mô tả các yêu cầu chức năng sẽ được đưa ra
Xây dựng tôn chỉ dự án tuân theo các nguyên tắc sau:
- Đảm bảo rằng bên ký kết hay người ký/ cấp phép cho tài liệu quyết định này phải đúng chức năng, có thẩm quyền:
Bên ký kết có thể cho phép bổ nhiệm lại nhân sự có liên quan hay không?
Bên ký kết có thể cho phép giải phóng nguyên vật liệu có liên quan hay không?
Bên ký kết có thể cho phép tiêu dùng tiền bạc cần thiết hay không?
- Đảm bảo rằng tôn chỉ dự án rõ ràng:
Tôn chỉ dự án có đặt tên dự án rõ ràng hay không?
Tôn chỉ dự án có chỉ định rõ giám đốc dự án hay không?
Tôn chỉ dự án có chỉ rõ thời gian thực hiện và kinh phí dự án hay không?
Tôn chỉ dự án có phác thảo yêu cầu nghiệp vụ chứng minh cho dự án hay không?
Tôn chỉ dự án có mô tả yêu cầu chức năng sẽ được đưa ra hay không?
- Đảm bảo rằng tôn chỉ dự án được phân phát hợp lý:
Các đối tượng liên quan dự án có bản sao hay không?
Đội ngũ thành viên dự án có bản sao hay không?
Bộ phận kế toán hay tài chính có bản sao hay không?
Các nhà quản lý nguồn lực liên quan trong dự án có bản sao hay không?
2.1.2 Bản kế hoạch chi tiết phạm vi dự án
Bảng kê công việc là tài liệu quan trọng trong quản lý dự án, có thể được sử dụng như hợp đồng pháp lý, tài liệu phạm vi hoặc tài liệu kiểm soát Tài liệu này thường phác thảo các chi tiết thiết yếu để đảm bảo sự rõ ràng và hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án.
- Công việc được thực hiện
- Ngày tháng, thời gian và địa điểm công việc được thực hiện
- Ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc
- Nguyên vật liệu và kỹ thuật được dùng để thực hiện công việc
- Chi phí thực hiện công việc
- Tiêu chí chấp thuận công việc
Nhiều tổ chức sử dụng bảng kê công việc như một hợp đồng pháp lý với nhà cung cấp cho các phần chuyển giao của dự án Bảng kê công việc này bao gồm điều kiện thanh toán, các khoản thưởng và phạt dựa trên hiệu quả, cũng như tiêu chí để chấp nhận hoặc từ chối công việc.
Một số tổ chức sử dụng bảng kê công việc như một công cụ kiểm soát cho các phần chuyển giao của dự án giữa các bộ phận khác nhau Trong những tình huống này, bảng kê công việc có thể tương tự như trình tự công việc giữa các bộ phận Mục đích chính của bảng kê công việc là thu mua nguồn lực qua các đường chức năng.
Một số tổ chức sử dụng bảng kê công việc như tài liệu xác định phạm vi cho các dự án thêm, chuyển, thay đổi và vi mô Phạm vi dự án chỉ được xác định khi các kết quả chuyển giao được ghi rõ trong bảng kê công việc Các công việc không được chi tiết hóa trong bảng kê công việc sẽ được coi là ngoài phạm vi và sẽ không được thực hiện, trừ khi chúng được đề cập trong bảng kê công việc sửa đổi.
Thảo bảng kê công việc
Bảng kê công việc là một công cụ quản lý hữu ích, nhưng để đạt hiệu quả cao, bạn cần nắm rõ cách tổ chức của mình sử dụng nó Để xây dựng bảng kê công việc hiệu quả, hãy tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Đảm bảo rằng bạn hiểu về loại dự án:
Cân nhắc cẩn thận các phần có thể chuyển giao liên quan để xác định xem dự án là vĩ mô, vi mô hay thêm/ chuyển/ thay đổi
Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ mối quan hệ giữa loại dự án và kỳ vọng cho tài liệu dự án trong tổ chức của bạn
- Đảm bảo rằng bạn hiểu tổ chức của mình sử dụng bảng kê công việc như thế nào:
Tổ chức có mẫu bảng kê công việc hay không?
Xem xét các tệp dự án khác để xem họ sử dụng bảng kê công việc như thế nào
- Đi vào cụ thể để tránh những nhầm lẫn và hiểu lầm:
Đảm bảo rằng bạn tính đến tất cả các thông tin cần thiết (Đó là ai, cái gì, ở đâu, khi nào và như thế nào)
Nên tránh sử dụng thuật ngữ kỹ thuật, từ ngữ phức tạp, từ viết tắt và định nghĩa chuyên ngành để đảm bảo mọi người hiểu rõ và thực hiện công việc dựa trên những khái niệm chung.
- Lấy chữ ký nếu bạn muốn nó mang tính pháp lý hoặc ràng buộc:
Quản lý thời gian
2.2.1 Tầm quan trọng của lập lịch
Kết thúc dự án đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất
Thời gian có độ linh hoạt bé nhất; nó trôi qua bất kể điều gì xảy ra
Các vấn đề về lịch biểu là nguyên nhân chủ yếu gây ra xung đột trong dự án, đặc biệt là trong giai đoạn nửa sau Áp lực về tiến độ có thể tạo ra căng thẳng và làm gián đoạn các quy định đã được thiết lập trong dự án.
Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch, phân bổ và theo dõi tiến độ thời gian để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn Nó xác định thời gian cần thiết cho từng công việc, thời điểm bắt đầu và kết thúc, cũng như tổng thời gian của toàn bộ dự án và thời hạn hoàn thành cuối cùng.
2.2.3 Quy trình quản lý thời gian
Quản lý thời gian dự án gồm những qui trình bảo đảm hoàn tất dự án đúng hạn Những qui trình này gồm:
- Xác định các hành động
- Ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động
- Triển khai lịch hành động
- Kiểm soát lịch hành động
2.2.3.1 Xác định các hoạt động
- Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn
Nỗ lực được xem là thước đo năng lượng hoặc lao động cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể hoặc gói công việc Các chỉ số thể hiện nỗ lực này thường được tính bằng thời gian, ví dụ như ba giờ cho kỹ thuật hoặc năm ngày cho nghiên cứu.
Theo năng lực là khái niệm chỉ việc hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng hơn nhờ vào việc sử dụng các nguồn lực lao động hoặc năng lượng bổ sung.
Thời đoạn là thước đo thời gian cần thiết để hoàn thành một gói công việc hay nhiệm vụ cụ thể, thường được tính bằng các đơn vị thời gian Chẳng hạn, trong xây dựng nhà dân dụng, sau mỗi lần đổ trần, người ta thường để một tuần để trần ổn định trước khi tiếp tục xây dựng các tầng tiếp theo.
Khoảng thời gian cố định là thuật ngữ chỉ thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc gói công việc nhất định Việc sử dụng thêm nguồn lực phụ sẽ không làm thay đổi thời gian hoàn thành yêu cầu.
- Xác lập các mốc quan trọng
- Các dự án theo lịch trình so với các dự án theo nguồn lực
- Thành lập các nguyên tắc ước lượng thời gian
Dự án theo lịch trình với thời hạn chuyển giao cuối cùng là yếu tố quan trọng nhất mà nhà tài trợ và khách hàng mong đợi Điều này ảnh hưởng đến mọi quyết định trong quá trình thực hiện dự án Để đảm bảo việc chuyển giao đúng hạn, các dự án theo lịch trình sẽ sử dụng mọi nguồn lực cần thiết.
Dự án tập trung vào việc tối ưu hóa các nguồn lực, đặc biệt là kỹ năng và chi phí, nhằm đáp ứng tốt nhất những mong muốn của nhà tài trợ và khách hàng.
Quản lý nguồn lực là yếu tố quyết định trong mọi dự án, ảnh hưởng đến tất cả các quyết định Đối với các dự án có giới hạn về nguồn lực, việc mở rộng thời gian hoặc giảm chất lượng là những lựa chọn cần thiết để duy trì các ràng buộc về nguồn lực.
Trong cả hai trường hợp thì thuật ngữ “hướng theo” được dùng để diễn tả ràng buộc quan trọng hơn cả cho dự án đang được đưa ra
2.2.3.2 Sắp thứ tự các hoạt động
Mốc quan trọng trong dự án là các điểm kiểm soát, thường liên quan đến việc hoàn tất các phần có thể chuyển giao chính Những mốc này thường tạo ra yêu cầu báo cáo hoặc cần sự ủng hộ từ khách hàng hay nhà tài trợ trước khi dự án tiếp tục Thời gian của mốc quan trọng được xác định là bằng 0.
Các mốc quan trọng được xác định bởi giám đốc dự án và/hoặc khách hàng, đóng vai trò như những dấu hiệu quan trọng trong quá trình thực hiện dự án Việc thiết lập các mốc này cần được thực hiện một cách có chọn lọc, dựa trên các giác quan thông thường để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.
Trong một đánh giá thiết kế chính, việc thử nghiệm bản mẫu cần nguồn vào từ bên ngoài và các hoạt động quảng cáo Các mốc quan trọng giúp theo dõi sự tiến triển tại những điểm chính, nhưng chỉ số tiến triển thực sự phụ thuộc vào các gói công việc và ước lượng được thực hiện một cách hợp lý.
2.2.3.3 Ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động
Xây dựng ước lượng thời gian theo nguyên tắc sau:
- Đánh giá các tài liệu yêu cầu với con mắt người phê bình những lỗi sai hay những điều bỏ sót
- Các yêu cầu nghiệp vụ có rõ ràng và cụ thể hay không?
- Các yêu cầu chức năng có hỗ trợ các yêu cầu nghiệp vụ không?
Để đảm bảo tính chính xác trong ước lượng, điều quan trọng nhất là các yêu cầu kỹ thuật phải được phác thảo rõ ràng và đầy đủ Hãy chắc chắn rằng ước lượng chính quy của bạn bao gồm tất cả các thành phần chính cần thiết.
- Danh sách các giả định dùng trong việc xây dựng ước lượng
- Phạm vi biến động cho ước lượng được đưa ra
Để đảm bảo hiệu quả của ước lượng, bạn cần hiểu rõ mục đích của nó và áp dụng kỹ thuật ước lượng phù hợp.
- Ước lượng được dùng để đánh giá tiềm lực dự án hay để quản lý dự án hay khác?
- Không sử dụng ước lượng trên xuống nếu dự án chưa từng được thực hiện trước đây
Để đảm bảo thành công cho dự án, cần xác định và thiết lập các mức độ ưu tiên từ những mục tiêu quan trọng và có ý nghĩa nhất Những mục tiêu này phải được xác nhận bởi các yêu cầu của nhà tài trợ hoặc khách hàng.
Quản lý chi phí
Chi phí là tài nguyên được sử dụng và tiêu hao để tạo ra sản phẩm mong đợi, đồng thời chuyển giao giá trị Việc tính toán chi phí trước khi thực hiện là cần thiết để đạt được mục tiêu rõ ràng hoặc để thực hiện các giao dịch Thông thường, chi phí được đo bằng đơn vị tiền tệ.
Quản lý chi phí là quy trình dự toán kinh phí và giám sát chi phí thực hiện theo tiến độ cho từng công việc cũng như toàn bộ dự án Quá trình này bao gồm tổ chức, phân tích dữ liệu và báo cáo thông tin liên quan đến chi phí.
Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách
2.3.3 Quy trình quản lý chi phí
Quản lý chi phí dự án là các quy trình đảm bảo rằng dự án được hoàn thành trong khuôn khổ ngân sách đã được phê duyệt Những quy trình này bao gồm việc lập kế hoạch chi phí, theo dõi và kiểm soát chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án.
- Lập kế hoạch về nguồn tài nguyên: xác định nguồn tài nguyên cần thiết và số lượng để thực hiện dự án
- Ước lượng chi phí: ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn tất một dự án
Dự toán chi phí là quá trình phân bổ toàn bộ chi phí ước tính cho từng hạng mục công việc, nhằm thiết lập một đường mức (Base line) để đo lường hiệu quả thực hiện.
- Kiểm soát – Điều chỉnh chi phí: điều chỉnh thay đổi Chi phí dự án
2.3.3.1 Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên
- Nguyên tắc ước lượng chi phí Đánh giá các tài liệu yêu cầu với con mắt phê bình về những sai lầm và bỏ sót:
Các yêu cầu nghiệp vụ có rõ ràng và cụ thể không?
Các yêu cầu chức năng có hỗ trợ các yêu cầu nghiệp vụ không?
Quan trọng nhất là các yêu cầu kỹ thuật có được phác thảo rõ ràng và đầy đủ không?
Đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ về mục đích của ước tính và đang dùng kỹ thuật ước lượng đúng hay không?
Ước tính sẽ được dùng để đánh giá tiềm lực dự án hay quản lý dự án hay không?
Không nên áp dụng ước lượng trên xuống cho các dự án chưa từng thực hiện trước đây Hãy đảm bảo rằng ước lượng chính quy của bạn bao gồm các thành phần quan trọng.
Danh sách các giả định dùng trong xây dựng ước lượng
Phạm vi biến động cho ước lượng đề ra
Trong giai đoạn thời gian dự án có hiệu lực, cần đảm bảo rằng thời hạn ước tính cho tất cả các dự án được xem xét kỹ lưỡng bởi các chuyên gia về nội dung chuyên ngành Những chuyên gia này có khả năng hiểu rõ yêu cầu về nguồn lực và các kỹ thuật cần thiết để thực hiện các hoạt động một cách hiệu quả.
Bạn có biết những nhiệm vụ nào là theo năng lực không?
Bạn có biết kỹ năng nào cần để thực hiện công việc không? Đảm bảo rằng nỗ lực cần đến được trình bày bằng các thuật ngữ cụ thể:
Trình bày ước tính bằng đơn vị đo lường phù hợp với những thứ đã được theo dõi về phương diện lịch sử
Khi tính toán tổng thể nỗ lực, đừng quên bao gồm cả chi phí nguồn lực nội bộ Hãy đảm bảo rằng các yếu tố như cơ sở vật chất và nguyên vật liệu được trình bày rõ ràng, trong đó sức mua sẽ được hiểu một cách cụ thể.
Lập chi phí theo đơn giá, định mức hoặc giá thị trường theo cách tính trên đơn vị tính của nguyên vật liệu, cơ sở vật chất
Lập hoá đơn, chứng từ nguyên vật liệu cho dự án
Đảm bảo rằng yêu cầu cơ sở vật chất, nguyên vật liệu được trình bày bằng thuật ngữ tài chính
- Chi phí nguyên vật liệu
Chi phí nguyên vật liệu là khoản chi cho tất cả các thành phần, bộ phận và nguồn cung cấp trong các dự án, đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành các phần có thể chuyển giao Tuy nhiên, các công cụ sử dụng trong quá trình thực hiện công việc không được tính là nguyên vật liệu nếu chúng không trở thành một phần của các sản phẩm cuối cùng.
- Chi phí cơ sở vật chất
Chi phí cơ sở vật chất là khoản chi dùng cho các công cụ, thiết bị và cơ sở hạ tầng trong dự án, nhưng không thuộc về các phần có thể chuyển giao Trong nhiều tổ chức, chi phí này thường được coi là tổng chi phí hoặc chi phí cố định.
Ước lượng chính quy đề cập đến việc ước lượng gần đúng, thường mang lại kết quả tốt hơn so với những ước đoán không rõ ràng Phương pháp này kỳ vọng rằng một nhiệm vụ có thể hoàn thành với một số nguồn lực nhất định trong thời gian đã định Cả ước lượng chính quy và không chính quy đều là công cụ hữu ích để dự đoán thời gian và nguồn lực cho một dự án cụ thể Ước lượng chính quy được xây dựng dựa trên phân tích sâu sắc, ít nhất cần có một phân tích mở đầu Một ước lượng thường bao gồm ba thành phần chính.
Danh sách các giả định được sử dụng trong việc xây dựng ước lượng (Ví dụ như các chi phí đầu vào về lao động và nguyên vật liệu)
Phạm vi biến động cho ước lượng được đưa ra (Ví dụ +/- 50%)
Khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực (Ví dụ như ước lượng này có hiệu lực trong vòng 60 ngày)
Ngược lại, ước lượng không chính quy là ước đoán dựa trên sự suy đoán, phỏng đoán và bản năng
Ước tính và chào thầu là hai tài liệu quan trọng trong quản lý dự án Ước tính giúp dự đoán thời gian và nguồn lực cần thiết cho dự án, trong khi chào thầu là tài liệu thương mại xác định chi phí và thời gian hoàn thành công việc, bao gồm cả lãi ròng Chào thầu thường hướng đến khách hàng và nhà tài trợ, trong khi ước tính chủ yếu được sử dụng nội bộ giữa các nhà thầu phụ để thể hiện chi phí thực tế Sự khác biệt này là điều độc giả cần lưu ý khi xem xét hai loại tài liệu này.
Các giám đốc dự án công nghệ thông tin thường không xây dựng chào thầu phê chuẩn theo quy định của pháp luật đấu thầu, vì nhà tài trợ không chi trả lãi ròng cho việc sử dụng nguồn lực nội bộ Dù nhiều bộ phận công nghệ thông tin hoạt động trong hệ thống khách hàng từ chối thanh toán, họ vẫn không cho phép tăng giá dịch vụ Do đó, tài liệu mà họ cung cấp cho khách hàng thường giống như chào thầu nhưng chỉ thể hiện các chi phí đã được phê duyệt Thực tế, nhiều tài liệu này chỉ là trình tự công việc giữa các bộ phận, thay vì các ước tính hay chào thầu thực sự.
- Thông tin lịch sử hay cơ sở dữ liệu dự án
Khi một dự án đã được thực hiện trước đó, giám đốc dự án có thể khai thác nhiều kiến thức từ tài liệu và dữ liệu liên quan Mức độ thông tin có thể áp dụng trực tiếp sẽ phụ thuộc vào sự tương đồng giữa hai dự án đang được xem xét.
Thông tin lịch sử là dữ liệu hoặc tài liệu từ các dự án trước đây tương tự như dự án hiện tại Lý tưởng, thông tin này nên bao gồm những mục sau:
Yêu cầu kỹ thuật, chức năng và nghiệp vụ
Ước tính lịch trình và chi phí chi tiết
Cấu trúc chi tiết công việc
Chi phí thực và dữ liệu hiệu suất theo lịch trình, tốt nhất là ở mức gói công việc
Thông tin tương tự là dữ liệu từ các tình huống khác có sự tương đồng nhưng không hoàn toàn giống với tình trạng hiện tại Khi tình huống hoàn toàn giống nhau, thông tin được coi là mang tính lịch sử Thông tin tương tự thường được rút ra từ các thành phần của các dự án tương tự hoặc từ kinh nghiệm điều hành trước đó.
Quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng là quá trình giám sát và triển khai các tiêu chuẩn chất lượng trong thực hiện dự án, nhằm đảm bảo rằng kết quả cuối cùng đáp ứng được mong đợi của nhà tài trợ hoặc chủ đầu tư.
Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá (ISO) định nghĩa chất lượng là tổng thể các yếu tố cấu thành của một sản phẩm, đảm bảo rằng nó đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn đã được quy định.
Một số chuyên gia khác lại định nghĩa theo nguyên tắc cơ bản :
- Yêu cầu phù hợp: thoả mãn các yêu cầu đòi hỏi
- Tiện lợi cho sử dụng: chắc chắn rằng một sản phẩm có thể được sử dụng ngay từ khi có ý định sản xuất nó
2.4.2 Quy trình quản lý chất lượng
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ được định nghĩa là khả năng đáp ứng hoặc vượt qua mong đợi của khách hàng với chi phí hợp lý trong thời gian cho phép Trong bối cảnh các dự án thuộc về một công ty lớn, chính sách chất lượng của công ty mẹ là điểm khởi đầu quan trọng cho kế hoạch chất lượng dự án Nhiều tổ chức đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 để đảm bảo chất lượng Quản lý chất lượng bao gồm nhiều quy trình khác nhau để đạt được mục tiêu này.
Hình 2.10 Quy trình quản lý chất lượng
2.4.2.1 Lập kế hoạch chất lượng
Kế hoạch quản lý chất lượng là tài liệu quan trọng trong dự án, xác định các tiêu chuẩn chất lượng cần áp dụng và phương pháp thực hiện để đảm bảo đạt được những tiêu chuẩn đó.
Kế hoạch quản lý chất lượng là một phần quan trọng trong kế hoạch tổng thể của dự án, được phát triển trong giai đoạn lập kế hoạch chất lượng Kế hoạch này cần bao gồm các chiến lược cho đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng và nâng cao chất lượng trong suốt vòng đời của dự án.
Kế hoạch quản lý chất lượng cần bao gồm phương thức trao đổi thông tin để báo cáo ma trận hiệu quả hoạt động cho nhà tài trợ, đội dự án, và các bên liên quan Việc duyệt và cập nhật kế hoạch này thường xuyên là rất quan trọng để đảm bảo nó phản ánh đúng yêu cầu của những người liên quan Để xây dựng một bản kế hoạch quản lý chất lượng hiệu quả, cần thực hiện theo các bước cụ thể.
Kiểm tra và xác nhận các tài liệu liên quan đến yêu cầu từ nhà tài trợ, đồng thời chủ động hỏi lại nếu cần thiết, để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của nhà tài trợ đã được định nghĩa một cách rõ ràng.
Xác định các thước đo chất lượng cho dự án là rất quan trọng, bao gồm việc thiết lập tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu hiệu quả phù hợp với các quy tắc và tiêu chuẩn trong ngành.
- Thiết lập lịch trình kiểm định kiểm thử dựa trên những phụ thuộc và đặc điểm kỹ thuật của dự án
- Thiết lập vai trò và trách nhiệm quản ký chất lượng, đưa các công việc vào lịch trình dự án
- Điều hòa báo cáo hiệu quả hoạt động và kết quả kiểm định thực tế với tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu về hiệu quả hoạt động
- Xây dựng vòng lặp cho hành động hiệu chỉnh trong việc xử lý biến động chất lượng
- Xây dựng các phương pháp giải quyết bất đồng giữa các thành viên trong đội về sự phù hợp của các kết quả chuyển giao
Để lập kế hoạch báo cáo hiệu quả hoạt động, cần xác định cơ chế phản hồi cho nhà tài trợ, các bên liên quan và nhà cung cấp, nhằm đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu hiệu quả công việc được thực hiện đúng cách.
Đảm bảo kế hoạch tuân thủ yêu cầu của nhà tài trợ và xác định các tiêu chí, bao gồm kiểm thử chấp nhận, để đạt được sự ký kết hoàn tất của nhà tài trợ khi dự án kết thúc.
2.4.2.2 Đảm bảo chất lượng Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance) là hoạt động thường xuyên đánh giá một cách có hệ thống chất lượng tổng thể của dự án trong quá trình thực hiện để các cổ đông tin rằng dự án sẽ đạt được nhứng tiêu chuẩng chất lượng đã đề ra cũng như các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia Đảm bảo chất lượng là hoạt động theo hướng phòng ngừa
Biến động về chất lượng
Một số biến động có thể phát hiện bằng quá trình kiểm định, nhưng nhiều loại biến động khác thì phải qua một quá trình kiểm tra nghiêm ngặt
Tầm quan trọng của biến động
Tầm quan trọng của các biến động giúp Giám đốc dự án xác định các hành động hiệu chỉnh cần thiết để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.
Quản lý dự án không phải là một khoa học chính xác và các dự án luôn gặp ràng buộc về nguồn lực Giám đốc dự án cần nhận diện tầm quan trọng của các biến động liên quan đến tổng thể dự án và điểm cân bằng trong tam giác thép Họ cũng phải xác định các ngưỡng giới hạn mà nhà tài trợ đề ra cho những biến động trong phạm vi dự án và trong bối cảnh tổ chức, đồng thời sử dụng nguồn lực một cách hợp lý.
Hình 2.11: Biến động về chất lượng
Phân tích nguyên nhân sâu xa
Phân tích nguyên nhân sâu xa là một kỹ thuật quan trọng giúp xác định nguyên nhân chính xác của vấn đề Khi nguyên nhân này được loại bỏ, vấn đề sẽ không tái diễn.
Quản lý chất lượng dự án được thực hiện theo các bước sau:
- Tiến hành kiểm định các gói công việc đã hoàn thành cũng như đang thực hiện để đảm bảo đúng với kế hoạch chất lượng dự án
- Tiến hành kiểm định chất lượng các gói công việc là các điểm phụ thuộc trên đường tới hạn
Hiệu chỉnh các ngưởng bị vượt qua
Thực hiện hành động hiệu chỉnh
Kiểm tra Đạt yêu cầu ?
Kiểm định quản lý phiên bản và quy trình quản lý cấu hình là cần thiết để đảm bảo tất cả các thành viên sử dụng cùng một phiên bản Việc ghi lại cấu hình ban đầu và phê duyệt các thay đổi là rất quan trọng Đồng thời, cần kiểm tra cấu hình để đảm bảo nó đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Quản lý nguồn nhân lực
Quản lý nhân lực là quá trình hướng dẫn và phối hợp nỗ lực của tất cả các thành viên trong dự án nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra Điều này phản ánh mức độ hiệu quả trong việc sử dụng lực lượng lao động của dự án.
2.5.1 Tầm quan trọng của quản lý nguồn nhân lực
Con người quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức hay dự án
Nhu cầu về lực lượng lao động có khả năng tham gia vào các dự án đang gia tăng cả về số lượng lẫn chất lượng Các con số thống kê gần đây cho thấy sự tăng trưởng này ngày càng rõ rệt, đòi hỏi những tiêu chuẩn cao hơn từ người lao động.
2.5.2 Cơ cấu tổ chức nhân sự cho dự án
Các dạng tổ chức là cấu trúc giúp công ty tổ chức các hoạt động hàng ngày nhằm tối ưu hóa hiệu quả Ba dạng tổ chức chính bao gồm tổ chức theo chức năng, tổ chức ma trận và tổ chức theo dự án, mỗi loại đều có những đặc điểm riêng biệt.
Các dạng tổ chức Đặc điểm
Cấu trúc chức năng Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện một tập hợp hoạt động cụ thể, thường xuyên, và tương đối ổn định
Nhiều người cùng thực hiện một dạng hoạt động
Báo cáo theo thứ bậc, báo cáo của từng cá nhân với một nhà quản lý riêng
Chức năng của giám đốc dự án tương đối thấp so với chức năng của các giám đốc chức năng
Cấu trúc ma trận cho phép các cá nhân báo cáo theo thứ bậc chức năng, đồng thời cũng báo cáo ngang hàng với giám đốc dự án hoặc cấp cao hơn.
Trong một số tổ chức, sơ đồ báo cáo theo ma trận này có thể là hình thức tồn tại lâu dài
Trong một dự án có cấu trúc ma trận thì ma trận chỉ là tạm thời
Cấu trúc ma trận có thể được phân loại thành hội tụ yếu, hội tụ mạnh hoặc cân bằng, tùy thuộc vào vai trò của giám đốc dự án so với giám đốc chức năng Trong khi đó, cấu trúc theo dự án tập trung vào việc quản lý và điều phối các hoạt động dự án một cách hiệu quả.
Hay “dự án thuần tuý”
Giám đốc dự án và đội ngũ dự án nòng cốt hoạt động như một đơn vị độc lập, tách biệt hoàn toàn với tổ chức mẹ truyền thống.
Trong một số tổ chức, cấu trúc dự án thuần tuý có thể bao gồm các hệ thống tự hỗ trợ như phòng nhân sự hoặc phòng thu mua riêng Ngược lại, ở những tổ chức khác, cấu trúc này lại chia sẻ hệ thống hỗ trợ với tổ chức mẹ.
Bảng 2.2: Đặc điểm các dạng tổ chức nhân sự
Hình 2.12: Chức năng cơ bản của giám đốc dự án
2.5.3 Vai trò của từng thành viên
Biểu đồ tổ chức thể hiện cấu trúc của dự án, nhằm làm rõ mối quan hệ chỉ đạo, quản lý và báo cáo trong dự án, cũng như mối liên hệ giữa dự án và tổ chức mẹ.
Một số tổ chức áp dụng cấu trúc tổ chức phân cấp (OBS) để thể hiện sự phân công chức năng cho các nhiệm vụ khác nhau trong dự án Việc công bố cấu trúc OBS sớm mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc giảm thiểu mâu thuẫn và nhầm lẫn về vai trò trong dự án Hơn nữa, một OBS phù hợp sẽ kích thích tinh thần trách nhiệm của các thành viên, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc trong nhóm.
Các đối tượng liên quan dự án là người:
Có lợi ích nghiệp vụ trong kết quả của dự án
Liên quan trực tiếp tới dự án
Hoặc đóng góp các nguồn lực cho dự án
Các đối tượng liên quan dự án Đặc điểm
Nhà tài trợ Chịu trách nhiệm cuối cùng đối với sự thành công của dự án
Ký kết hoàn tất các tài liệu lập kế hoạch và các yêu cầu thay đổi Cho phép đội dự án sử dụng các nguồn lực
Giám đốc chức năng Giám đốc dự án
Cấu trúc ma trận yếu
Cấu trúc ma trận cân bằng
Cấu trúc ma trận mạnh
Cấu trúc theo dự án
Bảo vệ và cố vấn cho đội quản lý dự án
Cắt băng khởi công, cũng như khánh thành dự án và và tiến hành hoạt động
Ký và công bố tôn chỉ dự án
Nếu nhà tài trợ không phải là người trong công ty, mà là một khách hàng, giám đốc dự án sẽ phải đảm nhận thêm một số trách nhiệm khác.
Khách hàng Nhận đầu ra dự án
Thanh toán cho đầu ra dự án Xác định nhu cầu đối với sản pharm kết quả của dự án
Có thể là nhiều công ty hay cá nhân với những đặc điểm và yêu cầu trái ngược nhau
Các nhà quản lý chịu ảnh hưởng bởi hoạt động hay kết quả của dự án
Kiểm soát và các đóng góp nguồn lực cho dự án (con người, trang thiết bị…)
Có thể có những yêu cầu trái ngược nhau về kết quả dự án
Giám đốc dự án có trách nhiệm làm việc với các bên liên quan để xác định rõ ràng mục tiêu và phạm vi của dự án, đồng thời cần xem xét cả cấp trên của mình để đảm bảo sự hỗ trợ và hướng dẫn cần thiết.
Lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình và dự thảo ngân sách các hoạt động của dự án với đội ngũ ban đầu
Cùng làm việc với đội để thực thi kế hoạch Giám sát hiệu quả hoạt động và thực hiện các hoạt động hiệu chính
Thường xuyên cập nhật thông tin cho các nhà tài trợ và các bên liên quan đến dự án, đồng thời đưa ra yêu cầu và trình bày các thay đổi về phạm vi Đảm nhận vai trò trung gian giữa đội ngũ dự án và các bên liên quan khác để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả.
Phân công dựa trên năng lực điều chỉnh, kỹ năng theo các hoạt động của dự án cụ thể của họ
Có thể khai thác cả tài nguyên nội bộ và bên ngoài để tối ưu hóa dự án Việc tiếp xúc với nhà tài trợ cùng các bên liên quan khác sẽ được thực hiện thông qua Giám đốc dự án.
2.5.4 Tuyển đội ngũ nhân sự Để tổ chức đội dự án, hãy làm theo các bước sau:
- Xác định được cơ cấu đội dự án phù hợp với tổ chức và các phương pháp để tập hợp được các thành viên dự án như mong muốn
Đánh giá năng lực kỹ thuật và kỹ năng làm việc nhóm của các thành viên chủ chốt trong đội dự án, cũng như các thành viên được phân công nhiệm vụ.
- Chọn và tuyển các thành viên dự án
Giải quyết vấn đề thiếu hụt nguồn nhân lực có kỹ năng cần thiết bằng cách đàm phán để thu hút nguồn nhân lực khan hiếm, phù hợp với tình huống nghiệp vụ và ưu tiên chiến lược của dự án.
Xem nguồn nhân lực mà dự án yêu cầu có ảnh hưởng đến đường tới hạn ( đường găng ) hay không?
Đàm phán với các đơn vị chức năng hoặc các Giám đốc dự án khác để có được nguồn lực cần thiết
Quản lý rủi ro
2.6.1 Khái niệm quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro trong dự án bao gồm việc nhận diện các yếu tố rủi ro, áp dụng các phương pháp định tính và định lượng để xác định tính chất và mức độ rủi ro, từ đó xây dựng kế hoạch ứng phó và quản lý từng loại rủi ro hiệu quả.
2.6.2 Quy trình quản lý rủi ro
Một từ điển đã định nghĩa về rủi ro là “sự mất mát hoặc sự bỏ lỡ một cơ hội”
Rủi ro dự án liên quan đến việc nhận diện các vấn đề tiềm ẩn có thể nảy sinh trong quá trình thực hiện, gây cản trở cho sự thành công của dự án Việc hiểu rõ những rủi ro này là rất quan trọng để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra.
Mục đích của việc quản lý rủi ro dự án là giảm tối thiểu khả năng rủi ro trong khi đó tăng tối đa những cơ hội tiềm năng
Rủi ro là thước đo xác suất và hậu quả của việc không đạt được mục tiêu dự án Quản lý rủi ro là kỹ thuật giúp xác định các yếu tố rủi ro, khả năng xảy ra và thiệt hại tiềm tàng Chi phí cho chương trình ngăn ngừa rủi ro thường được so sánh với thiệt hại dự tính để xác định chiến lược quản lý phù hợp.
- Các tình huống rủi ro chung
Nhân viên kỹ thuật không thích hợp
Thiếu hụt huấn luyện và kinh nghiệm trong phần cứng, hệ điều hành, và ứng dụng phần mềm có thể tạo ra rủi ro lớn Sự thiếu kinh nghiệm trong nhóm làm gia tăng vấn đề giao tiếp và trao đổi thông tin Hơn nữa, những yêu cầu khắt khe của khách hàng về an toàn, pháp lý và quy tắc thanh toán có thể khiến nhân viên không thể đáp ứng kịp thời.
Một dự án của Bộ Quốc phòng gặp khó khăn khi một lập trình viên mới nhập cư không thể làm việc tại trụ sở khách hàng do vấn đề an ninh Mặc dù quá trình lập trình đã bắt đầu, nhưng người này chưa đủ điều kiện để vào làm việc tại đó Việc hoàn tất thủ tục giấy tờ an ninh mất tới 6 tháng, gây trì hoãn cho dự án.
Môi trường làm việc không sát hợp
Môi trường lập trình cần yên tĩnh và không bị quấy rối, đặc biệt khi thực hiện tại cơ quan khách Để đạt hiệu quả cao, cần có máy tính chạy nhanh, trình biên dịch phù hợp và phần mềm phát triển chất lượng.
Tài nguyên do bên thứ ba cung cấp
Khi phụ thuộc vào một bên cung cấp mà không thể kiểm soát, chúng ta đang đối mặt với rủi ro Để giảm thiểu rủi ro này, việc thu được quyền kiểm soát là cần thiết Điều này có thể đạt được thông qua các điều khoản phạt trong hợp đồng với nhà cung cấp và yêu cầu thêm các cuộc họp giám sát hiệu suất của nhân viên.
Để hoàn thành dự án sớm hơn, chúng ta có thể tăng cường số lượng nhân lực và yêu cầu mọi người làm thêm giờ, đồng thời sử dụng máy tính có hiệu suất cao Tuy nhiên, việc này sẽ dẫn đến chi phí tăng gấp đôi.
Việc thanh toán ngân sách không xác định
Nếu người dùng cần chấp thuận ngân quỹ theo từng quý, họ có thể phải đối mặt với khả năng bị cắt xén ngân sách cho mỗi quý Khi thanh toán theo cột mốc được bàn giao, việc chấp nhận và thanh toán sẽ cần phải được thảo luận kỹ lưỡng Hơn nữa, nếu sử dụng tiến trình đề nghị hai bước, người dùng có thể tiêu tốn ngân quỹ một cách đáng kể cho việc phân tích.
- Tình huống rủi ro tài chính
Trong một số tình huống, chi phí khi hệ thống kết thúc có thể cao hơn cả giá trị của dữ liệu Việc xác định vấn đề một cách rõ ràng là rất khó khăn, đặc biệt khi người dùng không biết chính xác nhu cầu của mình Thiết kế kém và phương pháp lập trình không hiệu quả sẽ dẫn đến việc kiểm thử tốn nhiều thời gian hơn so với việc xử lý dữ liệu.
Việc chấp nhận và cho phép các quy trình chạy song song có thể kéo dài vô hạn Thiếu huấn luyện cho nhóm, yêu cầu tài liệu quá mức, và các tiêu chuẩn không phù hợp đều có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng.
Việc quản lý dự án kiểu phân bố không có hiệu quả
Tốt nhất là mọi thành viên của nhóm dự án, cũng như khách hàng đều trong cùng miền địa lý, nếu không sẽ rất tốn kém cho đi lại
Quản lý quá sốt sắng có thể lại “không quản lý kỹ” được dự án
Giữ tài liệu ở mức tối thiểu và xác định một tập hợp các tài liệu chuẩn để sử dụng Hạn chế số lượng cuộc họp và ưu tiên liên lạc qua điện thoại và ghi chú khi có thể, nhằm không làm ảnh hưởng đến nhân viên.
Rủi ro còn xảy ra khi cả người dùng không thể và không có quyền trả lời các câu hỏi nhanh chóng
Một dự án của một cơ quan lớn của chính phủ yêu cầu mọi câu trả lời liên quan đến các yêu cầu phải được quyết định bởi một ủy ban người dùng, ủy ban này chỉ họp một lần mỗi tháng Mặc dù ước lượng thời gian cần thiết để xác định yêu cầu là ít nhất hai tuần, thực tế quá trình này thường kéo dài đến một tháng mới hoàn tất.
- Tình huống rủi ro kỹ thuật
Còn có các nhân tố kỹ thuật ảnh gây ra lỗi hay việc kém hiệu năng
Khi xây dựng hệ thống hướng dẫn tên lửa bằng ngôn ngữ BASIC, bạn cần xem xét khả năng của máy tính cá nhân nhỏ để quản lý kho lớn Nếu máy tính đã sử dụng 98% tài nguyên, việc tích hợp hệ thống kế toán cho 10.000 người bán hàng vào 2% còn lại là điều không khả thi Cần đảm bảo rằng máy tính phát triển và vận hành tương thích, với phần cứng và phần mềm sẵn sàng khi cần thiết, đặc biệt trong môi trường có nhiều nhà cung cấp.
Yêu cầu/đặc tả tồi
Nếu người dùng không thể cung cấp yêu cầu rõ ràng, những thay đổi sẽ phát sinh trong quá trình phát triển, dẫn đến chi phí cao và không được thanh toán cho công việc thêm Do đó, việc phân tích dự án một cách kỹ lưỡng là rất cần thiết.
Không hiểu biết về người dùng
