TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN VÀ KH ẢO SÁT HIỆN TRẠNG 11
Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước
Hiện nay, cả trong nước và quốc tế đều thiếu hoặc không phổ biến các sản phẩm miễn phí đáp ứng yêu cầu của khoa Công nghệ Thông tin Hầu hết các trường đại học trong nước không có hệ thống quản lý hoặc nếu có, thì thường tự phát triển hoặc mua, nhưng không được biết đến rộng rãi, khiến cho việc tiếp cận các hệ thống này trở nên khó khăn Vì vậy, đề tài này không tập trung khảo sát các hệ thống hiện có mà chú trọng vào việc khảo sát quy trình nghiệp vụ tại chỗ để thiết kế và xây dựng một hệ thống đáp ứng tối đa các yêu cầu.
Khảo sát hiện trạng
II.2.1 Những vấn đề còn tồn tại
Về quản lý đề tài nghiên cứu khoa học:
Khoa Công nghệ Thông tin hiện không có hệ thống quản lý hiệu quả, dẫn đến việc các giảng viên phải tự thống kê dữ liệu trong file Excel, gây mất thời gian và có thể làm chậm trễ trong báo cáo lên cấp trên Công việc nhập liệu và thống kê thủ công tốn nhiều công sức nhưng không mang lại hiệu quả cao, khiến giảng viên khó theo dõi tình hình nghiên cứu trong Khoa.
Vấn đề tổ chức đăng ký, nghiệm thu khóa luận tốt nghiệp của sinh viên:
Hiện việc đăng ký đề tài khóa luận tốt nghiệp đang được thực hiện một cách thủ công:
Các trưởng bộ môn sẽ gửi file Excel cho giảng viên để điền thông tin về các đề tài mà họ đã đăng ký hướng dẫn Sau đó, bộ môn sẽ tập hợp các thông tin này và mở cổng cho sinh viên đăng ký.
Ban chủ nhiệm khoa sử dụng danh sách đăng ký chính thức để phân bổ giảng viên phản biện, ủy viên hội đồng nghiệp thu và thứ tự báo cáo thông qua một file Excel Tuy nhiên, phương pháp này có thể dẫn đến sai sót như trùng lắp thời gian ngồi hội đồng của giảng viên hoặc phân bố không hợp lý đề tài của sinh viên Mặc dù các sai sót này thường được phát hiện bởi giáo viên và sinh viên trước ngày nghiệm thu, nhưng ban chủ nhiệm khoa vẫn phải tốn thời gian để điều chỉnh những lỗi không cần thiết này.
II.2.2 Khảo sát quy trình đăng ký, thực hiện và nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học các cấp
Mục tiêu của hệ thống là quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học và bài báo của giáo viên, sinh viên, bao gồm việc tính số tiết quy đổi, thống kê và báo cáo Trước đây, việc nhập liệu chủ yếu được thực hiện bằng tay qua các file văn bản, dẫn đến quá trình tính toán và thống kê thủ công, tốn nhiều thời gian và công sức, đồng thời hiệu suất không cao.
Ban đầu, việc lưu trữ dữ liệu có thể không chiếm nhiều không gian, nhưng theo thời gian, khối lượng dữ liệu sẽ tăng lên đáng kể Số lượng văn bản và thống kê cần lưu trữ sẽ dần chiếm nhiều không gian, dẫn đến khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin.
- Việc xử lý dữ liệu bằng tay cần nhiều thời gian và sự cẩn thận Càng nhiều văn bản thì độ khó và thời gian xử lý càng tăng.
- Việc quản lý toàn hệ thống sẽ tốn nhiều nhân lực
Các thông tin quan trọng như số tiết quy đổi của người nghiên cứu, tình trạng bài báo và tiến trình nghiên cứu của đề tài sẽ không được cập nhật liên tục.
Hệ thống cần lưu trữ thông tin đa dạng về các đề tài, bài báo và người nghiên cứu, bao gồm các quy định liên quan, số tiết quy đổi, học hàm học vị, chức vụ, vai trò của người nghiên cứu, cùng với thời gian bắt đầu và kết thúc của từng bài báo và đề tài.
Yêu cầu đối với đề tài
Người dùng có thể nhập thông tin chi tiết về đề tài nghiên cứu, bao gồm mã đề tài, tên đề tài, cấp, đơn vị thực hiện, kinh phí, năm đăng ký, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, tình trạng đề tài, số tiết quy đổi, xếp loại, lĩnh vực và loại đề tài.
Số tiết quy đổi cho đề tài được tính theo cấp đề tài Theo quy chế hiện tại cấp đề tài được quy đổi như sau:
Cấp đề tài Số tiết quy đổi
Mỗi đề tài có danh sách người tham gia và vai trò tương ứng, trong đó chỉ có một chủ nhiệm duy nhất và có thể có hoặc không có giáo viên hướng dẫn.
Không có đề tài nào không có người nghiên cứu
Số tiết quy đổi cho mỗi thành viên tham gia đề tài được xác định dựa trên vai trò và số lượng người tham gia Theo quy chế hiện hành, cách tính số tiết quy đổi được quy định rõ ràng.
Số lượng người tham gia Số tiết quy đổi chủ nhiệm Số tiết quy đổi người tham gia
2 2/3 số tiết đề tài 1/3 số tiết đề tài
Đối với đề tài cấp sinh viên, số tiết quy đổi sẽ được tính toàn bộ cho giáo viên hướng dẫn Trong trường hợp đề tài thực hiện trong nhiều năm, số tiết quy đổi cho các thành viên sẽ được chia đều theo số năm thực hiện.
Số tiết quy đổi cho thành viên tham gia đề tài được xác định khi đề tài đã được nghiệm thu hoặc trong trường hợp chưa nghiệm thu nhưng thời gian thực hiện vượt quá 1 năm Tuy nhiên, nếu năm cuối chưa được nghiệm thu, số tiết quy đổi cho năm đó sẽ không được tính.
Yêu cầu đối với bài báo
Bài báo này bao gồm tên bài báo, tên tạp chí, tháng năm xuất bản và danh sách thành viên Bài báo không có giáo viên hướng dẫn Thông tin về tạp chí bao gồm tên và loại tạp chí (trong nước hoặc nước ngoài) Số tiết quy đổi cho bài báo là một số thực không âm.
Số tiết quy đổi cho từng thành viên tham gia bài báo bằng số tiết quy đổi bài báo chia cho số thành viên tham gia
Yêu cầu đối với người nghiên cứu
Người nghiên cứu cần cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân bao gồm họ tên, mã số, ngày sinh, giới tính, học hàm học vị, cùng với số tiết nghiên cứu nghĩa vụ, đề tài và bài báo Ngoài ra, cần ghi rõ các miễn giảm và số tiết miễn giảm tương ứng, chức vụ hiện tại, cũng như xác định xem người nghiên cứu thuộc Trường hay là người ngoài Trường.
Số tiết nghĩa vụ của người nghiên cứu trong năm được tính căn cứ vào học hàm, học vị
Tên học hàm, học vị Số tiết nghĩa vụ
Giảng viên, thạc sĩ, giáo viên trung học 90 tiết/ năm
PGS, Giảng viên chính, tiến sĩ, giáo viên trung học cao cấp
Hệ thống cần cung cấp chức năng thống kê toàn diện về đề tài và bài báo của trường, đơn vị và cá nhân Đối với người nghiên cứu, cần thống kê số tiết quy đổi trong năm, số tiết miễn giảm, định mức nghiên cứu, số tiết dư từ năm trước, số tiết dư được chuyển sang năm sau, cùng với danh sách chi tiết về từng cá nhân, bao gồm danh sách đề tài, bài báo và số tiết quy đổi tương ứng.
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Mô hình chức năng
Thiết kế, xây dựng chương trình
III.2.1 Thiết kế các màn hình chức năng
III.2.1.1 Quản lý danh mục Bộ môn
Màn hình ban đầu khi load
Hình 2: Màn hình load ban đầu
Sắp xếp theo ID tăng dần Nếu chưa có dữ liệu hiển thị dòng thông báo “Chưa có dữ liệu” ở trong table
Màn hình khi người dùng click “Thêm mới”
Hình 3: Màn hình thêm mới
Validate: Số kí tự nhập, tên không trùng nhau
Màn hình khi người dùng click “Sửa”
Validate: Số kí tự nhập, tên không trùng nhau
III.2.1.2 Quản lý danh mục Độ quan tâm
Hình 4: Màn hình danh mục độ quan tâm
Hình 5: Màn hình thêm mới mức độ quan tâm
Hình 6: Màn hình chỉnh sửa mức độ quan tâm
III.2.1.3 Quản lý danh mục Cấp đề tài
Hình 7: Màn hình danh mục cấp đề tài
Hình 8: Màn hình thêm mới danh mục cấp đề tài
Hình 9: Màn hình chỉnh sửa danh mục cấp đề tài
III.2.1.4 Quản lý danh mục Trạng thái đề tài
Hình 10: Màn hình danh mục trạng thái đề tài
Hình 11: Màn hình thêm mới trạng thái đề tài
Hình 12: Màn hình chỉnh sửa danh mục trạng thái đề tài
III.2.1.5 Quản lý danh mục Lĩnh vực đề tài
Hình 13: Màn hình danh mục lĩnh vực đề tài
Hình 14: Màn hình chỉnh sửa danh mục lĩnh vực đề tài
Hình 15: Màn hình thêm mới danh mục lĩnh vực đề tài
III.2.1.6 Quản lý danh mục Chuyên ngành
Hình 16: Màn hình danh mục chuyên ngành
Màn hình khi thêm mới
Hình 17: Màn hình thêm mới danh mục chuyên ngành
Màn hình khi chỉnh sửa
Hình 18: Màn hình chỉnh sửa danh mục chuyên ngành
III.2.1.7 Quản lý danh mục Xếp loại đề tài
Hình 19: Màn hình danh mục xếp loại đề tài
Hình 20: Màn hình thêm mới danh mục xếp loại đề tài
Hình 21: Màn hình chỉnh sửa danh mục xếp loại đề tài
III.2.1.8 Quản lý danh mục Học hàm học vị
Hình 22: Màn hình danh mục học hàm, học vị
Hình 23: Màn hình thêm mới danh mục học hàm, học vị
Hình 24: Màn hình chỉnh sửa danh mục học hàm, học vị
III.2.1.9 Quản lý danh mục Năm học
Hình 25: Màn hình danh mục năm học
Hình 26: Màn hình thêm mới danh mục năm học
Hình 27: Màn hình chỉnh sửa danh mục năm học
III.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Mô hình thực thể kết hợp của chương trình
Hình 28: Mô hình thực thể kết hợp
Một số chức năng sau khi xây dựng chương trình
III.3.1 Giao diện quản lý các danh mục dùng chung
III.3.1.1 Quản lý danh mục các chuyên ngành
Hình 29: Giao diện danh mục các chuyên ngành
III.3.1.2 Danh mục các năm học
Hình 30: Giao diện danh mục năm học
III.3.1.3 Danh mục Xếp loại đề tài
Hình 31: Giao diện danh mục xếp loại đề tài
III.3.1.4 Quản lý danh mục trạng thái đề tài
Hình 32: Giao diện danh mục trạng thái đề tài III.3.2 Chức năng quản lý đề tài:
III.3.2.1 Xem danh sách đề tài
Màn hình chức năng quản lý đề tài khi mới mở lên sẽ hiển thị danh sách các đề tài như hình dưới:
Hình 33: Giao diện xem danh sách đề tài
Người dùng có thể sắp xếp danh sách đề tài hoặc lọc danh sách đề tài bằng cách click vào tiêu đề của các cột Như hình sau:
Hình 34: Giao diện trích lọc, sắp xếp đề tài
III.3.2.2 Thêm đề tài mới Để thêm đề tài mới, click vào Link Thêm để thêm đề tài như hình dưới:
Hình 35: Giao diện thêm mới đề tài Điền các thông tin của đề tài và nhấn nút Lưu để thêm đề tài mới
III.3.2.3 Sửa thông tin đề tài Để sửa thông tin đề tài, click vào liên kết Sửa ở dòng tương ứng
Hình 36: Giao diện chỉnh sửa thông tin đề tài
III.3.3 Chức năng quản lý bài báo
III.3.3.1 Xem danh sách các bài báo
Hình 37: Giao diện xem danh sách bài báo
III.3.3.2 Thêm bài báo mới
Click vào liên kết Thêm trong trang Quản lý bài báo để mở giao diện thêm bài báo mới
Hình 38: Giao diện thêm mới bài báo
III.3.3.3 Xóa, sửa bài báo
Trong trang xem danh sách bài báo, để xóa hay sửa thông tin bài báo, click vào liên kết
Sửa, hoặc Xóa ở dòng tương ứng để với bài báo muốn xóa/sửa
III.3.4 Chức năng quản lý Khóa luận tốt nghiệp
III.3.4.1 Giáo viên xem Danh sách Khóa luận tốt nghiệp
Khi giáo viên truy cập vào chức năng Khóa luận tốt nghiệp Sinh Viên, danh sách các đề tài khóa luận tốt nghiệp của năm hiện tại sẽ được hiển thị rõ ràng.
Hình 39: Giao diện xem danh sách khóa luận
III.3.4.2 Thêm đề tài Khóa luận
Để thêm một đề tài khóa luận tốt nghiệp mới, giáo viên cần truy cập vào trang danh sách đề tài và nhấn vào liên kết "Thêm" Giao diện để thêm đề tài khóa luận sẽ hiển thị như hình minh họa.
Hình 40: Giao diện thêm mới khóa luận
Trang 43 Điền các thông tin của đề tài xong nhấn nút Lưu
III.3.4.3 Sửa thông tin đề tài Để sửa thông tin đề tài, từ trang danh sách đề tài, click vào link “Chi tiết” ở dòng tương ứng với đề tài muốn sửa để mở chức năng sửa Giao diện sửa cũng giống như giao diện thêm mới:
Hình 41: Giao diện chỉnh sửa thông tin khóa luận
III.3.4.4 Chức năng Xếp lịch bảo vệ Khóa luận tốt nghiệp
III.3.4.4.1 Qu ả n lý danh sách h ội đồ ng Đầu tiên danh sách hội đồng load lên như hình dưới
Hình 42: Giao diện xem danh sách hội đồng
III.3.4.4.2 X ế p l ị ch b ả o v ệ và phân công cho các h ội đồ ng
Khi vào chức năng Xếp lịch bảo vệ Khóa luận tốt nghiệp, giao diện màn hình hiện lên như sau:
Hình 43: Giao diện xếp lịch bảo vệ khóa luận
Chọn Hội đồng muốn xếp lịch trong combobox hội đồng Màn hình Xếp lịch cho các hội đồng bảo vệ như hình dưới
Hình 44: Giao diện xếp lịch bảo vệ khóa luận theo hội đồng
Nhấn nút Xếplịch tự động để tự động xếp lịch cho các đề tài trong hội đồng Kết quả xếp lịch tự động như hình sau:
Hình 45: Giao diện xem, chỉnh sửa lịch theo hội đồng
Người dùng có thể điều chỉnh kết quả xếp lịch tự động trên giao diện này Sau khi hoàn tất nhấn nút Lưu để lưu lại
III.3.4.4.3 Xem l ị ch các h ội đồ ng c ủ a giáo viên
Giao diện xem lịch của tất cả giáo viên trong tất cả các hội đồng như sau:
Hình 46: Giao diện xem lịch theo giáo viên
