GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG NGHIỆP TỔNG HỢP CẦN THƠ
Giới thiệu Công ty
- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG NGHIỆP TỔNG HỢP CẦN THƠ.
- Tên giao dịch: CANTHO GENERAL TRADING JOINT STOCK COMPANY.
- Đại chỉ: 24 – 26 Phan Đình Phùng, Phường Tân An, Quận Ninh Kiều, TP Cần thơ.
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
a Hoạt động sản xuất kinh doanh chính
Theo Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số 1800271152 do Sở KH&ĐT Cần Thơ cấp ngày 08/06/2006, công ty đã thực hiện đăng ký thay đổi lần thứ 8 vào ngày 10/11/2010, với các ngành nghề kinh doanh được cập nhật.
- Kinh doanh thương mại dịch vụ, sản xuất chế biến các mặt hàng nông lâm thủy sản, gia súc, gia cầm, thực phẩm, bách hóa.
- Kinh doanh thương mại và dịch vụ tin học, thiết bị công nghệ thông tin, viễn thông.
- Cung cấp dịch vụ môi giới, làm trung gian mua bán hàng hóa; Đầu tư khai thác chợ và các dịch vụ liên quan.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng kim khí điện máy, thực phẩm công nghệ, phương tiện vận chuyển, vật tư, máy móc thiết bị hàng tiêu dùng.
- Mua bán vật liệu xây dựng, kinh doanh lưu trú ngắn ngày b Đặc điểm thị trường, khách hàng
Công ty chuyên cung cấp các mặt hàng tiêu dùng thông qua hình thức bán lẻ và bán sỉ, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng qua nhiều kênh phân phối khác nhau Đặc điểm chu trình doanh thu của công ty phản ánh sự linh hoạt và hiệu quả trong việc phục vụ khách hàng.
Chu trình doanh thu là quá trình quản lý các hoạt động bán hàng, theo dõi nợ phải thu và thu tiền từ khách hàng Nó bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận các sự kiện liên quan đến việc tạo ra doanh thu và thực hiện thanh toán.
Hãng vận tải Khách hàng
Trong chu trình doanh thu, có bốn sự kiện kinh tế chính: nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, giao hàng hóa hoặc dịch vụ, lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu, cùng với việc nhận tiền thanh toán Khi bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện này diễn ra đồng thời, cho phép hệ thống kế toán ghi chép trong một nghiệp vụ Ngược lại, khi bán chịu, mỗi sự kiện sẽ tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại các thời điểm khác nhau.
Hình 2.1: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình doanh thu
Cơ cấu tổ chức
2.3.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty a Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, với 7 chi nhánh và các cửa hàng trực thuộc, tất cả đều chịu sự lãnh đạo trực tiếp từ Ban giám đốc Ngoài ra, các bộ phận chức năng như Phòng kế toán, Phòng nhân sự và Phòng tổ chức – kế hoạch cũng thực hiện giám sát Cơ cấu tổ chức này giúp tăng cường sự tập trung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và kiểm soát các cơ sở trực thuộc.
KIÊM GIÁM ĐỐC XN CBTPI
XN.CBTP I TT ĐTKT CHỢ TT BÁCH HÓA XN CBTP II
Nguồn: Phòng Tổ chức – Kế hoạch Công ty Cổ Phần Thương Nghiệp Cần Thơ Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Phụ trách tài chính
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Thường trực
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
23 PĐP ĐIỂM SƠ CHẾ GIA SÚC TẬP TRUNG QUẦY THỊT CHỢ CÁ ĐẦU MỐI
CẦN THƠ SHOP THỦY SẢN
PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG TC – KH BỘ PHẬN
BÁN HÀNG b Chức năng, nhiệm cụ của các phòng ban
Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan có thẩm quyền cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm quyết định các vấn đề quan trọng theo quy định của Luật pháp và Điều lệ Công ty.
Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý tối cao của Công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu và quyền lợi của Công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông HĐQT phải có ít nhất 5 thành viên và không quá 11 thành viên.
Ban Giám đốc Công ty gồm Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và đội ngũ chuyên môn, chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của Công ty Hội đồng Quản trị (HĐQT) có quyền bổ nhiệm Tổng giám đốc, trong đó Chủ tịch HĐQT có thể đồng thời đảm nhiệm vị trí này.
Ban kiểm soát nội bộ là cơ quan có nhiệm vụ kiểm tra và giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc cùng các thành viên quản lý Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp lên Đại hội cổ đông.
Phòng Tổ chức – Kế hoạch (Phòng TC–KH) có trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên toàn Công ty, đảm bảo công tác văn thư và con dấu Phòng cũng tham mưu cho giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch nhân sự, tổ chức bộ máy, tuyển dụng, đào tạo và bổ nhiệm cán bộ Bên cạnh đó, Phòng thực hiện nhiệm vụ xuất, nhập khẩu hàng hóa và tư vấn cho giám đốc về các liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước.
Phòng Kế toán (Phòng NV KT) có nhiệm vụ tổ chức quản lý, kiểm tra và lưu trữ các chứng từ kế toán Đồng thời, phòng cũng nghiên cứu và tìm hiểu các văn bản pháp luật cùng chế độ của Nhà nước liên quan đến hạch toán, nhằm tư vấn cho Ban giám đốc thực hiện hiệu quả các hoạt động tài chính.
* Các chi nhánh của công ty:
- Xí nghiệp Chế biến Thực phẩm I: điểm giết mổ gia súc tập trung, cửa hàng thực phẩm sạch số
23 Phan Đình Phùng, cửa hàng thực phẩm sạch số 71 Hai Bà Trưng, quầy thịt chợ Hưng Lợi
- Trung tâm Kỹ thuật Vi tính
- Trung tâm đầu tư khai thác chợ: chợ Cần Thơ, chợ Tân An, chợ Hưng Lợi, chợ Hậu Giang.
- Xí nghiệp Chế biến Thực phẩm II: chợ cá đầu mối, shop Thủy Sản
2.3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty a Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng và khoKế toán thanh toán và công nợ Thủ quỹ
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ Phần Thương Nghiệp Cần Thơ
Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Thông tin từ trên đưa xuống:
Thông tin phản hồi từ cấp dưới lên: b Chức năng nhiệm vụ các bộ phận
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác kế toán, xử lý nghiệp vụ tổng hợp và tính giá thành sản phẩm Họ còn đảm bảo cân đối dòng tiền để duy trì lưu thông thuận lợi Ngoài ra, kế toán trưởng cũng có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ báo cáo, sổ sách và chứng từ kế toán theo quy định hiện hành.
Kế toán tổng hợp có trách nhiệm phối hợp với kế toán trưởng và các kế toán chi tiết để lập báo cáo tài chính và báo cáo thống kê phục vụ cho các đơn vị chức năng Đồng thời, kế toán tổng hợp cũng phải kê khai và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và bảo hiểm theo quy định của Nhà nước.
Kế toán bán hàng và kho đảm nhiệm việc kiểm tra và cập nhật chính xác số liệu doanh thu từ hoạt động bán hàng hàng ngày Họ theo dõi quá trình xuất, nhập và tồn kho các loại nguyên liệu, công cụ, thành phẩm, hàng hóa và tài sản, đồng thời lập phiếu nhập để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.
Kế toán cho các đơn vị phiếu xuất bao gồm việc tính giá xuất kho và lập báo cáo hàng tồn kho Đồng thời, cần phối hợp với bộ phận kho vận để đối chiếu báo cáo và thực hiện kiểm kê định kỳ.
Kế toán thanh toán và công nợ đảm nhiệm việc lập chứng từ thu tiền, kiểm tra và đối chiếu các giao dịch bán hàng đã được thanh toán Công việc này bao gồm việc theo dõi công nợ phải thu từ khách hàng và phối hợp với bộ phận kinh doanh để đôn đốc khách hàng thực hiện thanh toán cho Công ty Đồng thời, kế toán cũng theo dõi công nợ với từng nhà cung cấp, lập kế hoạch thanh toán và chuẩn bị hồ sơ, chứng từ thanh toán khi đến hạn, đồng thời phối hợp với bộ phận thu mua để đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện các giao dịch thu-chi tiền mặt dựa trên các lệnh thu, chi do kế toán thanh toán và doanh thu lập Công việc bao gồm ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt, đối chiếu với các kế toán liên quan và báo cáo cho Kế toán trưởng.
Kế toán của các đơn vị hiện nay được tổ chức theo hình thức tập trung phân tán, với mỗi cơ sở trực thuộc có bộ phận kế toán riêng biệt Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán này là thu thập, kiểm tra và xử lý chứng từ, đồng thời phải tuân thủ sự chỉ đạo của kế toán trưởng Việc áp dụng chế độ và chính sách kế toán rõ ràng là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
- Niên độ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng niên độ kế toán là 1 năm, bắt đầu từ ngày 01 tháng
01 và kết thúc năm tài chính là ngày 31 tháng 12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác là Đồng Việt Nam (VND).
- Công ty áp dụng Chế độ kế toán và hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC ban hành ngày 22/12/2014.
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung, sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ Tất cả các ghi chép và hạch toán được thực hiện trên máy tính với sự hỗ trợ của phần mềm MISA-SME.NET.
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy tại Công ty:
TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ TRONG CHU TRÌNH DOANH
Hoạt động nhận đặt hàng
3.1.1 Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ hoạt động nhận đặt hàng a Quy trình
Khi nhận yêu cầu từ khách hàng, nhân viên bán hàng cần đối chiếu với sổ chi tiết phải thu, thẻ kho và hạn mức tín dụng để đàm phán và lập đơn đặt hàng, gửi cho Trưởng bộ phận xét duyệt Trưởng bộ phận sẽ thông báo kết quả đơn hàng cho nhân viên bán hàng trong vòng 01 ngày làm việc Nếu đơn hàng được duyệt, phòng kế hoạch sẽ lập hợp đồng bán hàng thành 04 bản để Tổng Giám đốc và khách hàng kiểm tra, ký duyệt Ngược lại, nếu đơn hàng không được duyệt, thông tin sẽ được chuyển lại cho nhân viên bán hàng để tiếp tục thương lượng với khách hàng.
Hợp đồng đã được hai bên thống nhất sẽ được công ty lưu giữ 02 bản: một bản tại phòng kế hoạch và một bản chuyển cho bộ phận kế toán bán hàng để tiếp tục xử lý đơn đặt hàng Đồng thời, 02 bản cũng sẽ được gửi cho khách hàng.
Bảng 3.1: Lưu đồ mô tả hoạt động nhận đặt hàng của Công ty
Sơ đồ quy trình Người chịu trách nhiệm
Hệ thống cơ sở dữ liệu KH
3 Nhân viên kinh doanh Đơn đặt hàng 1 ngày làm việc
4 Nhân viên kinh doanh, Trưởng bộ phận
5 Phòng kế hoạch Hợp đồng, Đơn đặt hàng
6 Kế toán bán hàng, nhân viên kinh doanh
Phiếu thu, Giấy báo có
7 Phòng kế hoạch, kế toán bán hàng
Hợp đồng Đơn đặt hàng
3.1.2 Chứng từ trong hoạt động nhận đặt hàng
Tiếp nhận nhu cầu KH
Kiểm tra hàng tồn kho, công nợ KH, thương lượng KH
Trình Trưởng bộ phận xét duyệt
Soạn thảo, ký hợp đồng
Thanh toán cọc (nếu có)
Lưu hồ sơ, chứng từ a Danh mục chứng từ
Bảng 3.2: Chứng từ trong hoạt động nhận đặt hàng của Công ty
Chứng từ Đơn đặt hàng Hợp đồng bán hàng
Thông tin công ty, tên chứng từ, ngày lập
Thông tin xuất hóa đơn: tên công ty, địa chỉ, MST, địa chỉ giao.
Thông tin nhà cung cấp (kho): tên, địa chỉ
Thông tin đơn hàng bao gồm số đơn hàng, ngày đặt hàng, tên người đặt hàng, số điện thoại, email, ngày giao hàng và ghi chú Chi tiết sản phẩm gồm tên hàng, mã vạch, số lượng, đơn vị tính (ĐVT), đơn giá và thành tiền Tổng giá trị đơn hàng được tính trước thuế, bao gồm thuế GTGT và tổng giá trị cuối cùng của đơn hàng Người lập đơn và ký duyệt cũng được ghi rõ trong thông tin.
Trong hợp đồng, cần ghi rõ tên công ty, số hợp đồng, ngày lập và tên chứng từ, cùng với các căn cứ pháp lý liên quan Thông tin của bên A và bên B bao gồm địa chỉ, điện thoại, fax, tài khoản ngân hàng, mã số thuế (MST) và người đại diện Hợp đồng cũng phải nêu rõ các điều khoản, cùng với chữ ký và dấu của cả hai bên.
Nơi lập Khách hàng Phòng kế hoạch
Bộ phận bán hàng, phòng kế hoạch, Phó Tổng Giám đốc thường trực
Phòng Kế hoạch, Phó Tổng Giám Đốc thường trực, Tổng Giám Đốc, khách hàng
Ghi nhận tổng hợp yêu cầu khách hàng Căn cứ lập phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu giao nhận hàng
Hợp đồng là công cụ cần thiết để đảm bảo sự cam kết và ràng buộc giữa khách hàng và doanh nghiệp, xác định rõ nội dung yêu cầu của khách hàng Nó cũng đóng vai trò là bằng chứng pháp lý cho các thỏa thuận đã được thống nhất.
Là căn cứ để các bộ phận kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ, sổ sách khác b Mẫu biểu chứng từ
Hình 3.1: Mẫu đơn đặt hàng của Công ty
Hình 3.2: Mẫu hợp đồng mua bán của Công ty c Nhận xét
Trong quy trình nhận đặt hàng, Công ty đã lập và sử dụng chứng từ một cách đầy đủ, đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết cho các bộ phận quản lý.
Đơn đặt hàng là tài liệu quan trọng được nhân viên bán hàng lập ra dựa trên thông tin của khách hàng, bao gồm chi tiết về khách hàng, hàng hóa, giá cả đã thương lượng, cùng thời gian và địa điểm giao nhận Trước khi thực hiện, đơn hàng sẽ được đối chiếu và kiểm duyệt bởi trưởng bộ phận để đảm bảo tính chính xác, sau đó được lưu trữ cùng với hợp đồng mua bán.
Hợp đồng mua bán là tài liệu quan trọng do phòng kế hoạch lập, ghi rõ thông tin khách hàng, hàng hóa, thời gian và địa điểm giao nhận, cùng các điều khoản liên quan Việc lập hợp đồng và gửi đến các bộ phận kiểm tra, xét duyệt trước khi thực hiện giúp hạn chế sai sót và gian lận Hợp đồng cần được lưu trữ cẩn thận vì tính pháp lý và bảo mật thông tin Đề xuất nên lập thêm một liên đơn đặt hàng gửi khách hàng để xác nhận việc đặt hàng.
Mẫu biểu đơn đặt hàng cần bổ sung thêm thông tin thể hiện việc thanh toán, đặt cọc trước của khách hàng.
Hoạt động xuất kho và giao hàng
3.2.1 Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ hoạt động xuất kho giao hàng a Quy trình
Khi đơn hàng được chấp thuận, bộ phận bán hàng sẽ chuyển hợp đồng và đơn đặt hàng cho kế toán bán hàng để thực hiện hạch toán và nhập liệu vào phần mềm xử lý nghiệp vụ Sau khi dữ liệu được nhập, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ, sổ cái tài khoản liên quan, sổ chi tiết vật tư hàng hóa và bảng tổng hợp tồn kho Kế toán bán hàng sẽ in phiếu xuất kho ba liên và chuyển cho Quản lý kho ký duyệt Liên 1 của phiếu xuất kho, đơn đặt hàng và hợp đồng sẽ được kế toán lưu lại, trong khi hai liên còn lại của phiếu xuất kho sẽ được gửi đến thủ kho.
Thủ kho kiểm tra và đối chiếu các chứng từ dựa trên hai liên phiếu xuất kho chuyển đến, sau đó ghi chép vào thẻ kho Sau khi xuất hàng, thủ kho ký nhận vào phiếu xuất kho và chuyển hai liên phiếu xuất kho cùng hàng hóa cho bộ phận giao hàng.
Bộ phận giao hàng sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa theo phiếu xuất kho và ký nhận, sau đó trả lại một liên cho thủ kho để lưu trữ Liên còn lại sẽ được sử dụng để lập phiếu giao hàng ba liên Sau khi hoàn tất việc giao hàng, bộ phận giao hàng sẽ gửi lại một liên phiếu giao hàng đã được xác nhận bởi khách hàng cho bộ phận kho, giữ một liên cho khách hàng và lưu lại một liên để tham khảo.
Bảng 3.3: Lưu đồ mô tả hoạt động xuất kho giao hàng
Sơ đồ quy trình Người chịu trách nhiệm
1 Kế toán bán hàng Phiếu xuất kho Đơn đặt hàng Hợp đồng
Sau khi nhận đủ hồ sơ
2 Kế toán bán hàng, Quản lý kho
Phiếu xuất kho Đơn đặt hàng Hợp đồng
3 Thủ kho Phiếu xuất kho
4 NV Giao hàng Phiếu giao hàng
Hợp đồng Đơn đặt hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng
Hạch toán nghiệp vụ, lập phiếu xuất kho
Trình quản lý phận kho duyệt
Thủ kho nhận lệnh xuất hàng, xuất hàng cho BP giao hàng
Bộ phận vận chuyển nhận hàng, giao cho KH
Bộ phận vận chuyển xác nhận đã giao hàng hoàn thành
Lưu hồ sơ, chứng từ
3.2.2 Chứng từ trong hoạt động xuất kho và giao hàng a Danh mục chứng từ
Bảng 3.4: Chứng từ trong hoạt động xuất kho, giao hàng của Công ty
Chứng từ Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng
Nội dung của bài viết bao gồm các thông tin quan trọng như tên công ty, địa điểm xuất hàng, địa điểm nhận hàng, tên sản phẩm, quy cách và phẩm chất hàng hóa, đơn vị tính, số lượng hàng hóa, cùng với chữ ký của người lập, người nhận, người giao và người xét duyệt.
Thông tin khách hàng: họ tên người mua hàng, địa chỉ, người nhận, số điện thoại
Thông tin hàng hóa: STT, tên, ĐVT, số lượng,
Chữ ký người giao, người nhận.
Nơi lập Kế toán bán hàng Bộ phận giao hàng
Nơi duyệt Phó Tổng Giám Đốc thường trực,
Thủ kho, bộ phận giao hàng, khách hàng
Mục đích Căn cứ để bộ phận kho xuất kho hàng hóa giao cho khách hàng
Xác nhận đã giao hàng và căn cứ đối chiếu công nợ b Mẫu biểu chứng từ
Hình 3.3: Mẫu phiếu xuất kho của Công ty
Hình 3.4: Mẫu phiếu giao hàng của Công ty c Nhận xét
Phiếu xuất kho là tài liệu quan trọng được lập trên phần mềm Misa, tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho hoạt động xuất kho và giao hàng Dữ liệu phiếu xuất kho được tự động cập nhật từ đơn hàng đã nhập, giúp giảm thiểu sai sót khi nhập liệu Mỗi phiếu xuất kho đều có đầy đủ các liên và được kiểm tra, phê duyệt bởi các bên liên quan trước khi thực hiện xuất hàng Phiếu này không chỉ được in ra để sử dụng và lưu trữ mà còn được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu của Công ty, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.
Phiếu giao hàng là mẫu biểu do công ty tự chủ động sử dụng, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho các bộ phận ghi nhận nghiệp vụ Bộ phận giao hàng lập phiếu dựa trên phiếu xuất kho đã có trước đó, giúp hạn chế sai sót dữ liệu do không phải nhập lại chứng từ Phiếu còn có xác nhận giao hàng từ khách hàng và được lưu trữ đầy đủ.
Trong quá trình xuất kho giao hàng, các hoạt động được phân chia rõ ràng giữa các bộ phận, với trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân Công ty đã sử dụng chứng từ đầy đủ, đáp ứng các yêu cầu thông tin cần thiết cho các bộ phận quản lý, mà không cần bổ sung hay điều chỉnh gì thêm.
Hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ
3.3.1 Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ hoạt động lập hóa đơn-theo dõi công nợ a Quy trình
Sau khi khách hàng xác nhận về số lượng và chất lượng hàng hóa, bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho kế toán để lập hóa đơn gửi đến khách hàng.
Khi nhận được thông báo từ phòng bán hàng, kế toán bán hàng sẽ kiểm tra thông tin và lập hóa đơn GTGT 03 liên Hóa đơn này sau đó được chuyển cho phó tổng giám đốc để kiểm tra, ký duyệt và đóng dấu Trong đó, liên 01 sẽ được lưu tại quyển, liên 02 sẽ được giao cho khách hàng, và liên 03 sẽ được chuyển cho kế toán công nợ để cập nhật vào phần mềm và theo dõi nợ của khách hàng.
Bảng 3.5: Lưu đồ mô tả hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ
Bước Sơ đồ quy trình Người chịu trách nhiệm Biểu mẫu Thời gian
1 Kế toán bán hàng Hóa đơn
Sau khi ký hợp đồng
3 Kế toán bán hàng Hóa đơn
Kế toán công nợ Hóa đơn
Hạch toán nghiệp vụ, lập hóa đơn
Trình Phó Tổng GĐ ký duyệt
Giao hóa đơn cho khách hàng và kế toán công nợ
Lưu hồ sơ, chứng từ
3.3.2 Chứng từ trong hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ a Danh mục chứng từ
Bảng 3.6: Chứng từ trong hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ
Chứng từ Hóa đơn giá trị gia tăng
Nội dung hóa đơn cần bao gồm thông tin công ty như tên, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại và fax Cần ghi rõ tên hóa đơn, liên, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày chứng từ Thông tin khách hàng cũng rất quan trọng, bao gồm họ tên người mua, đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán và số tài khoản Đối với thông tin hàng hóa, cần liệt kê STT, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán Cuối cùng, số tiền cần được viết bằng chữ, cùng với tên người lập và người xét duyệt hóa đơn.
Người lập Kế toán bán hàng
Nơi duyệt Phó Giám đốc, khách hàng
Mục đích của việc xác định quyền sở hữu hàng hóa chuyển giao cho người mua là để làm rõ nghĩa vụ thanh toán của họ, đồng thời tạo cơ sở cho việc ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước Bên cạnh đó, việc sử dụng mẫu biểu chứng từ phù hợp cũng rất quan trọng trong quá trình này.
Hình 3.5: Hóa đơn GTGT Công ty c Nhận xét
Trong quá trình lập hóa đơn, công ty sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng đáp ứng đầy đủ yêu cầu thông tin cho các bộ phận quản lý Hóa đơn này được lập theo mẫu in sẵn, tuân thủ quy định của thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính Việc lưu trữ chứng từ được phân công rõ ràng cho từng cá nhân, đảm bảo tất cả các liên được lập đầy đủ, gửi đến các bộ phận cần thiết và được kiểm tra trước khi ký duyệt.
Công ty đã sử dụng chứng từ đầy đủ, đáp ứng các yêu cầu thông tin cần thiết cho các bộ phận quản lý, không cần bổ sung hay điều chỉnh trong quá trình hoạt động.
Hoạt động nhận tiền thanh toán
3.4.1 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ hoạt động nhận tiền thanh toán
3.4.1.1 Quy trình thanh toán bằng tiền mặt a Quy trình
Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán công nợ sẽ tra cứu thông tin bán hàng, thực hiện hạch toán và nhập liệu vào phần mềm Dữ liệu thu tiền được cập nhật tự động vào sổ cái tài khoản liên quan, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt và sổ công nợ khách hàng Nhân viên kế toán in phiếu thu thành hai liên, ký nhận và chuyển cho thủ quỹ để thu tiền.
Thủ quỹ thực hiện quy trình thu tiền bằng phiếu thu, kiểm tra số tiền nhận được so với phiếu, và cất tiền vào két Sau đó, thủ quỹ nhập liệu vào phần mềm để cập nhật sổ quỹ tiền mặt Thủ quỹ ký nhận và yêu cầu khách hàng ký vào phiếu thu, giao lại liên 2 cho khách hàng, trong khi liên 1 được lưu giữ tại thủ quỹ đến cuối ngày Cuối ngày, thủ quỹ tập hợp số liệu và gửi về kế toán tổng hợp để kiểm tra đối chiếu sổ quỹ, trình kế toán trưởng và Thủ trưởng ký duyệt và đóng dấu.
Cuối tháng, thủ quỹ tiến hành in sổ quỹ để đối chiếu với sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt và sổ cái tài khoản 111 do kế toán tổng hợp in từ phần mềm Sau khi đối chiếu, các tài liệu này sẽ được lưu trữ Ngoài ra, tiền mặt tại đơn vị được kiểm kê vào cuối mỗi ngày để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Bảng 3.7: Lưu đồ mô tả hoạt động thu tiền mặt
Bước Sơ đồ quy trình Người chịu trách nhiệm Biểu mẫu Thờ i gian
2 Kế toán công nợ Phiếu thu
4 Kế toán tổng hợp Phiếu thu Cuối ngày
3.4.1.2 Quy trình thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng a Quy trình
Sau khi nhận phiếu báo có từ ngân hàng, kế toán thanh toán cần kiểm tra và đối chiếu thông tin khách hàng cùng số tiền với dữ liệu trên hệ thống Nếu mọi thông tin đều chính xác, kế toán sẽ thực hiện hạch toán và ghi nhận nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng, đồng thời tăng tiền gửi vào sổ cái tài khoản 112 và sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, cũng như giảm nợ phải thu khách hàng trong các sổ cái tài khoản liên quan.
Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng (131) là tài liệu quan trọng trong quản lý tài chính Vào cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp thực hiện in sổ cái tài khoản 112 và sổ tiền gửi ngân hàng để kiểm tra và đối chiếu với sổ phụ ngân hàng Sau khi đối chiếu, các tài liệu này sẽ được lưu trữ cẩn thận Đồng thời, phiếu báo có của công nợ cũng được kế toán ghi chép theo ngày và được đóng thành quyển vào cuối tháng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Bảng 3.8: Lưu đồ mô tả hoạt động thu tiền qua ngân hàng
Khách hàng thanh toán tiền mặt
Kiểm tra công nợ, hạch toán nghiệp vụ In phiếu thu
Thu tiền, nhập liệu sổ quỹ
Lưu trữ hồ sơ, chứng từ
Bước Sơ đồ quy trình Người chịu trách nhiệm Biểu mẫu Thời gian
1 Kế toán công nợ Giấy báo có Hằn g ngày
3.4.2 Chứng từ trong hoạt động nhận tiền thanh toán a Danh mục chứng từ
Bảng 3.9: Chứng từ trong hoạt động thu tiền khách hàng của Công ty
Chứng từ Phiếu thu Phiếu báo có
Nội dung Thông tin Công ty: tên, địa chỉ Mẫu số, số, nợ, có Tên phiếu, ngày tháng lập Thông tin khách hàng: tên, địa chỉ
Tên giao dịch, số giao dịch, ngày thực hiện, tên người chuyển, số tài khoản, ngân hàng chuyển, người thụ hưởng, ngân hàng nhận, số tiền bằng số và chữ, nội dung giao dịch, người thực hiện, mã giao dịch và ngày là các thông tin quan trọng cần ghi nhận trong mỗi giao dịch tài chính.
Nội dung Lý do nộp, số tiền, viết bằng chữ, kèm theo chứng từ gốc in, chữ ký giao dịch viên và kiểm soát viên
Người lập Kế toán thanh toán Nhân viên ngân hàng
Nơi duyệt Giám đốc, thủ quỹ, kế toán trưởng
Ngân hàng, Giám đốc, kế toán tổng hợp, kế toán trưởng
Phiếu thu là tài liệu quan trọng ghi nhận việc thu tiền mặt trong các giao dịch kinh tế liên quan đến tiền Nó đóng vai trò là cơ sở để thủ quỹ kiểm tra và đối chiếu số tiền thu được từ khách hàng.
Chúng tôi xin thông báo đến chủ tài khoản rằng số dư tài khoản tiền gửi của đơn vị đã tăng Thông tin này sẽ được sử dụng làm căn cứ để ghi tăng tài khoản tiền gửi ngân hàng và điều chỉnh giảm khoản phải thu Mẫu biểu chứng từ liên quan đã được chuẩn bị đầy đủ.
Hình 3.6: Mẫu phiếu thu Công ty
Tiếp nhận thông tin, chứng từ thông báo KH thanh toán
Kiểm tra công nợ, hạch toán nghiệp vụ
Lưu trữ hồ sơ, chứng từ
Hình 3.7: Mẫu phiếu báo có khách hàng thanh toán tiền c Nhận xét
Công ty đã lập và sử dụng đầy đủ các chứng từ trong hoạt động thu tiền, đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết cho bộ phận quản lý.
Phiếu thu được tạo ra trên phần mềm Misa đáp ứng đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định hiện hành Sau khi hoàn tất, phiếu thu sẽ được in và gửi đến các bộ phận liên quan để đảm bảo có đủ chữ ký phê duyệt từ các bên liên quan.
