Đầu tư vào công nghệ thông tin luôn là một trong những ưu tiên hàng đầu của các công ty nước ngoài và Việt Nam hiện nay cũng đang rất tích cực trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí vận hành doanh nghiệp. Có thể nói công nghệ thông tin là một phần không thể thiếu trong điều hành doanh nghiệp trong thời đại 4.0 hiện nay, việc áp dụng công nghệ như là một giải pháp giúp giảm bớt khối lượng của công việc hành chính giấy tờ, hạn chế sai sót, tránh gây thất thoát không đáng có cho doanh nghiệp. Khi mà xã hội ngày càng phát triển theo hướng hiện đại hóa thì các chức năng của ứng dụng quản lí không chỉ dừng lại ở việc quản lí thông tin nữa mà đòi hỏi nó phải có nhiều hơn thế và công cụ ERP ( Enterprise Resource Planning ) ra đời để thỏa mãn các yêu cầu ngày càng cao hơn của các nhà quản trị điều đặc biệt của công cụ này là nó tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung giúp nhà quản trị cấp cao có một cái nhìn tổng quát về tình hình công ty, mọi thông tin đều được thể hiện một cách minh bạch vì mọi người trong công ty cùng sử dụng chung một hệ thống, được phân quyền cụ thể trong hệ thống theo chức vụ và trách nhiệm của mình. Với một tư duy quản lý mới, ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay và đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. ERP là giải pháp giúp cho công tác quản trị khắc phục được những hạn chế về mặt không gian và thời gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó, giúp cho quá trình cung cấp thông tin mang tính kịp thời và đáng tin cậy. Với mong muốn có thể phần nào giúp hệ thống quản lí của công ty vận hành tốt hơn, giữa các phòng ban được thực sự kết nối với nhau, tôi muốn đề xuất ứng dụng và cách triển khai ứng dụng ERP vào mô hình quản lí của công ty mà trước hết là triển khai thử ở phòng kinh doanh phòng ban mà tôi đang thực tập. Được sự đồng ý của trưởng phòng kinh doanh ở công ty thực tập tôi đã thử kết nối các quy trình của phòng sale vào hệ thống ERP để xem xét việc liệu ERP có thực sự tốt hơn một phần mềm chuyên biệt hay không
Giới thiệu sơ lược công ty
Tôi rất biết ơn Công ty TNHH MTV cơ khí Minh An (HAY Decor) đã cho tôi cơ hội thực tập trong 2 tháng Trong thời gian này, tôi đã học hỏi được nhiều kiến thức về bán hàng và hiểu biết về lĩnh vực thiết kế - xây dựng, một lĩnh vực hoàn toàn mới mẻ đối với tôi Ngoài ra, tôi cũng đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm sống và kỹ năng mềm, những điều mà chỉ thực tế mới có thể mang lại.
Thương hiệu Minh An đã chính thức ra mắt tại thị trường Việt Nam vào năm 2012, cung cấp giải pháp đáng tin cậy trong thiết kế, sản xuất và thi công nội thất Sau hơn 6 năm phát triển, Minh An cam kết mang đến cho khách hàng những công trình nội thất chất lượng cao cùng dịch vụ chuyên nghiệp.
Công ty Minh An, với tiềm lực tài chính mạnh mẽ và đội ngũ nhân lực dày dạn kinh nghiệm, cam kết nâng cao vị thế trên thị trường nội thất Việt Nam Được đào tạo chuyên nghiệp và luôn sáng tạo, Minh An tự tin phát triển với ba mũi nhọn: Thiết kế, Sản xuất và Thi công, cung cấp giải pháp toàn diện cho khách hàng, đồng thời giữ vững niềm tin từ khách hàng và đối tác.
Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ thiết kế và trang trí nội ngoại thất, bao gồm sản xuất và lắp đặt hàng trang trí Ngoài ra, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp, cũng như xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng và lắp đặt hệ thống điện.
Hình 1 Số lượng và giá trị công trình đã thi công
Hình 2 Những công trình HAY đã thi công
HAY Decor sở hữu nhà xưởng rộng hơn 2000m2 Bao gồm 4 gian được phân chia theo chức năng của mỗi phân khu:
- Xưởng mộc: Chế tác, điêu khắc và sản xuất sản phẩm gỗ
- Khu công nghệ cao: sở hữu dàn máy móc tiên tiến, điều khiển tự động với độ chính xác cao
- Cơ khí: Khu sản xuất các sản phẩm kim loại và máy móc
Kho chứa là không gian lưu trữ và sản xuất sản phẩm cùng nguyên vật liệu cho quy trình sản xuất HAY Decor sử dụng thiết bị máy móc hiện đại và đầy đủ, đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra hiệu quả Các thiết bị này được hỗ trợ bởi phần mềm chuyên sâu, mang lại độ chính xác cao cho thành phẩm.
HAY Decor không chỉ có xưởng sản xuất và kho chứa mà còn sở hữu một văn phòng hiện đại, thoải mái, bao gồm các bộ phận kế toán, thiết kế, marketing, bán hàng và kỹ thuật Với 4 tầng văn phòng đầy đủ chức năng, HAY Decor tạo ra môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên, đáp ứng nhu cầu làm việc và giải trí Đội ngũ nhân viên của công ty là một phần quan trọng trong sự phát triển của HAY Decor.
HAY Decor có một đội ngũ thiết kế kiến trúc gắn bó chặt chẽ, chịu trách nhiệm phát triển ý tưởng và bản vẽ cho từng dự án.
5 Đội ngũ quản lý: Đội ngũ quản lý tham gia giám sát quá trình sản xuất, chịu trách nhiệm cho thành phẩm cuối cùng trong quá trình sản xuất
Bộ phận quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì liên tục quá trình sản xuất Đội ngũ triển khai chịu trách nhiệm thực hiện xây dựng, lắp đặt và giao sản phẩm đến tay khách hàng.
Hình 3 Sơ đồ tổ chức của công ty
Khái niệm ERP ( Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)
Vào đầu những năm 1990, nhiều doanh nghiệp và tổ chức đã nhận thức được tầm quan trọng của một nền tảng chung cho sự tương tác và giao tiếp giữa các bộ phận, dẫn đến sự ra đời của ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) như một giải pháp hàng đầu ERP đã thay thế hai hệ thống trước đó là MRP (hệ thống hoạch định) và MRP II (hoạch định nguồn lực sản xuất), nhằm tự động hóa quy trình và tối ưu hóa tiềm năng kinh doanh của các doanh nghiệp, bất kể quy mô hay ngành nghề Hệ thống này không chỉ hỗ trợ hoạt động kinh doanh mà còn định hình lại cách thức mà các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường cạnh tranh hiện nay.
Tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty
Tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất
ERP là một giải pháp giá trị cho ngành công nghiệp, đóng vai trò như một nguồn lực toàn diện cho doanh nghiệp Hệ thống này bao gồm một bộ phần mềm được thiết kế để quản lý và tích hợp tất cả các chức năng kinh doanh trong tổ chức.
Hệ thống ERP đã trở thành công nghệ chủ chốt trong việc tích hợp nhiều chức năng như hoạt động, tiếp thị và tài chính thành một hệ thống kinh doanh thống nhất Điều này giúp xử lý dữ liệu và công việc một cách hợp lý, đồng thời tích hợp chức năng kiểm tra chéo hiệu quả trên toàn công ty.
ERP là hệ thống phần mềm đa mô-đun hỗ trợ các tổ chức trong việc quản lý tài nguyên hiệu quả Nó mang lại cải thiện đáng kể về năng suất, chất lượng dịch vụ và giúp giảm chi phí, đồng thời nâng cao khả năng ra quyết định.
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là công cụ quan trọng giúp tổ chức và doanh nghiệp hoạch định và quản lý tài nguyên hiệu quả Một hệ thống ERP điển hình tích hợp nhiều chức năng, từ quản lý tài chính đến quản lý chuỗi cung ứng, nhằm tối ưu hóa quy trình hoạt động và nâng cao hiệu suất làm việc.
1 Putting the Enterprise in the Enterprise System xuất bản 1998
ERP là một giải pháp phần mềm thương mại giúp tích hợp một cách liền mạch tất cả thông tin của công ty, bao gồm tài chính, kế toán, nhân sự, chuỗi cung ứng và thông tin khách hàng.
Tổ chức bao gồm các chức năng cơ bản cần thiết cho mọi loại hình, từ doanh nghiệp đến tổ chức phi lợi nhuận và phi chính phủ.
Phần mềm ERP tích hợp các chức năng chung của tổ chức vào một hệ thống duy nhất, cung cấp giải pháp cho cả doanh nghiệp lớn hàng ngàn nhân viên lẫn doanh nghiệp nhỏ dưới 100 nhân viên Thay vì sử dụng nhiều phần mềm riêng biệt như kế toán, nhân sự-tiền lương và quản trị sản xuất, ERP gom tất cả vào một gói phần mềm duy nhất với sự liên thông giữa các chức năng Do đó, ERP còn được gọi là hệ thống ứng dụng đa phân hệ (Multi Module Software Application).
Các phân hệ trong ERP
Phần mềm ERP có cấu trúc đa phân hệ, cho phép từng phân hệ hoạt động độc lập nhưng vẫn kết nối chặt chẽ với nhau, từ đó nâng cao khả năng chia sẻ thông tin và liên kết Điều này hỗ trợ hiệu quả cho việc tác nghiệp và ra quyết định kịp thời, chính xác cho nhiều đối tượng khác nhau Hơn nữa, quy trình làm việc thống nhất và trách nhiệm được xác định rõ ràng trong hệ thống ERP.
Hình 4 Các phân hệ trong ERP
Việc sử dụng các phân hệ trong hệ thống ERP phụ thuộc vào quy mô, độ phức tạp trong quản lý và ngân sách đầu tư của doanh nghiệp Ba phân hệ chính mà mọi doanh nghiệp cần có để xây dựng một hệ thống ERP cơ bản bao gồm kế toán, bán hàng và quản lý kho Bài báo cáo này sẽ tập trung phân tích phân hệ bán hàng, vì đây là lĩnh vực tôi đang làm việc trong thời gian thực tập và có cơ sở dữ liệu cần thiết để phát triển phân hệ này trên ERP.
Phân tích phân hệ bán hàng
Hình 5: Quy trình bán hàng cơ bản trên hệ thống
Ghi nhận thông tin khách hàng
Lập báo giá Sửa chữa
Ghi nhận đơn hàng Kho
Phân hệ bán hàng là một phần quan trọng trong hệ thống doanh nghiệp, ảnh hưởng đến doanh số và đầu ra Quy trình bán hàng bắt đầu từ việc nhận đơn hàng cho đến xuất kho, giao hàng và thu tiền Tuy nhiên, với các công ty lớn, quy trình này trở nên phức tạp do số lượng hàng hóa, khách hàng và kênh phân phối đa dạng Do đó, các công ty quy mô lớn cần phần mềm quản lý bán hàng chi tiết và hiệu quả, không chỉ để quản lý hiện tại mà còn để dự đoán và chuẩn bị cho tương lai.
2.3.1 Các chức năng cơ bản của phân hệ bán hàng trong ERP:
Theo dõi và ghi nhận thông tin quá trình thực hiện đơn hàng
Theo dõi quá trình của đơn hàng dựa trên các hoạt động nghiệp vụ:
Thiết lập điều khoản giao hàng chi tiết theo mặt hàng, số lượng, thời gian, địa điểm
Phát sinh lịch giao nhận hàng theo các điều khoản giao hàng
Theo dõi quá trình giao hàng là rất quan trọng, bao gồm việc lập phiếu giao hàng, ghi nhận số lượng hàng hóa được giao theo từng đợt, và cho phép theo dõi hàng gửi bán một cách hiệu quả.
Xuất hóa đơn và ghi nhận các khoản phải thu, công nợ khách hàng theo điều khoản thanh toán sau khi giao hàng Một đơn hàng có thể được giao nhiều lần và xuất nhiều hóa đơn trong cùng một lần giao hàng, với thuế GTGT được tính tự động khi xác định thuế suất.
Theo dõi thông tin hoạt động xuất nhập khẩu: hạn ngạch xuất nhập khẩu, các biên bản liên quan
Tính toán và phân bổ các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng
Ghi nhận và xử lý hàng trả lại
Thông tin hỗ trợ hoạt động bán hàng
Ghi nhận và lưu trữ thông tin về sản phẩm và dịch vụ của công ty, bao gồm thay đổi giá cả, các chức năng và đặc điểm sản phẩm, là rất quan trọng để quản lý hiệu quả và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Công cụ tra cứu, phân loại, lọc mọi thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày về sản phẩm, giá cả, đối tác
Công cụ hỗ trợ tính toán chuyển đổi theo tỷ giá, các loại tiền tệ
Gửi thư điện tử đồng thời đến nhiều khách hàng một lúc ngay từ phân hệ
Theo dõi quá trình biến đổi của thị trường
Thống kê các hợp đồng theo các mức thực hiện, từ đang tiếp cận cho đến đã thanh lý
Liên kết các văn bản giấy tờ có liên quan đến một thỏa thuận hợp đồng
Quản lý thông tin quan hệ khách hàng
Theo dõi thông tin khách hàng bao gồm họ tên, địa chỉ, điện thoại và người đại diện Lưu trữ cây phân cấp khách hàng theo khu vực bán hàng và nhóm khách hàng giúp quản lý hiệu quả hơn Hệ thống cũng cho phép thống kê khách hàng theo nhiều khía cạnh khác nhau.
Quản lý công nợ khách hàng: dựa trên các khoản phải thu / trả khách hàng từ các điều khoản thanh toán sẽ tính tự động công nợ khách hàng
Ghi nhận thông tin phản hồi, thông tin khiếu nại của khách hàng và các biện pháp xử lý khắc phục
Lập kế hoạch kinh doanh
Kế hoạch bán hàng: ghi nhận thông tin quy định về doanh thu theo khu vực, theo chu kỳ thời gian và theo mặt hàng
Kế hoạch tiếp thị là một tài liệu quan trọng, quy định chiến lược và chi phí tiếp thị cho từng mặt hàng Nó cho phép đăng ký chỉ tiêu bán hàng cho nhân viên và khách hàng, đồng thời quy định mức hoa hồng và các khoản thưởng cho hoạt động bán hàng.
Kế hoạch phân bổ chi phí (dựa trên ngân sách được cấp cho bộ phận bán hàng)
Cập nhật thông tin thực hiện kế hoạch
So sánh kế hoạch với thực tế
Phát sinh và xây dựng kế hoạch kinh doanh
Hệ thống báo cáo phân tích tình hình kinh doanh (doanh thu, chi phí bán hàng, công nợ,…
Thống kê doanh thu, các chi phí theo các tiêu chí khác nhau như khách hàng, loại sản phẩm, dịch vụ
Phân tích hiệu quả kinh doanh theo nhiều tiêu chí
Phân tích hiệu quả làm việc của nhân viên
Kết xuất tự động các loại báo cáo, thống kê dưới dạng dữ liệu hoặc biểu đồ với các tùy chọn theo nhu cầu của người sử dụng:
– Các báo cáo về tình hình khách hàng, doanh thu, bảng kê hàng hóa bán ra, chi phí bán hàng, giao nhận hàng hóa
Ưu và nhược điểm của ERP
Tuy nhiên ERP cũng tồn tại một số nhược điểm:
Việc triển khai hệ thống ERP mà không có kinh nghiệm trước đó có thể gây ra nhiều rắc rối trong việc hiểu và kiểm soát logic của hệ thống Nếu xảy ra lỗi hay sự cố, việc phát hiện và sửa chữa sẽ trở nên khó khăn hơn.
Triển khai hệ thống ERP gặp nhiều khó khăn, bao gồm quản lý sự thay đổi và cam kết từ nhà cung ứng Tuy nhiên, khi thực hiện, nếu không đúng cách, sẽ dẫn đến tình trạng nguồn nhân lực trong công ty không đủ trình độ công nghệ để tiếp nhận hệ thống này.
Giải pháp tiêu chuẩn đóng khung sẵn không làm hài lòng doanh nghiệp
Phức tạp trong khâu triển khai cho tới khi vận hành
Chi phí cho ERP khác đắt đỏ và bảo hành cũng tốn nhiều chi phí.
Thực trạng sử dụng ERP trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay
Mặc dù Việt Nam đã chậm chân trong việc áp dụng ERP so với thế giới, nhưng hiện nay, công nghệ này đã trở nên quen thuộc với nhiều doanh nghiệp trong nước Hai công ty hàng đầu toàn cầu trong lĩnh vực ERP là SAP và Oracle.
Nhiều tập đoàn và doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đang triển khai ứng dụng SAP ERP, bao gồm Tập đoàn Trung Nguyên, Petrolimex, Vinamilk, Tập đoàn Thép Việt, P&G Việt Nam, Panasonic Việt Nam, Công ty Bảo hiểm Bảo Minh, Tập đoàn Tân Tạo và Tân Hiệp Phát Đồng thời, các doanh nghiệp áp dụng Oracle ERP như Vietsopetro, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Công ty Viễn thông toàn cầu GTEL, Unilever Việt Nam, HT Mobile, Công ty Cổ phần Dịch vụ Tin học HPT và Zamil Steel Việt Nam cũng đang gia tăng hiệu quả quản lý và vận hành.
Hình 6 Các công ty sử dụng dịch vụ ERP của SAP
Hình 7 Các công ty sử dụng dịch vụ ERP của Oracle
Tỷ lệ thành công của các dự án ERP ngày càng tăng, với nhiều dự án lớn được triển khai nhanh chóng trong thời gian ngắn Điều này giúp doanh nghiệp áp dụng và khai thác hiệu quả, mang lại lợi ích kinh tế cao.
Doanh nghiệp Việt Nam đã có sự hiểu biết sâu sắc hơn về hệ thống ERP, giúp họ chuẩn bị kỹ lưỡng và chủ động trong việc lựa chọn sản phẩm cũng như đơn vị tư vấn triển khai phù hợp với lĩnh vực kinh doanh Họ nhận thức rõ những vấn đề cần thay đổi và biết áp dụng các quy trình quản lý mà hệ thống cung cấp, không còn phụ thuộc vào đơn vị triển khai.
Chất lượng quản trị dự án trong lĩnh vực triển khai ERP tại Việt Nam đã được nâng cao đáng kể nhờ vào các quy trình và phương pháp từ các nhà phát triển giải pháp ERP Sự tham gia của các đơn vị tư vấn triển khai nước ngoài như CSC, Electra, Tectura, và Netika đã góp phần tạo ra cái nhìn toàn cảnh hơn về thành công của các dự án ERP Tuy nhiên, điều này cũng tạo ra áp lực cạnh tranh lớn cho các đơn vị tư vấn triển khai trong nước.
Sản phẩm và dịch vụ của các doanh nghiệp cung cấp ERP trong nước rất chất lượng, tuy nhiên, một thách thức lớn là sự thiếu hụt nguồn nhân lực, đặc biệt là chuyên viên phân tích quy trình nghiệp vụ Tình trạng này không chỉ xảy ra ở các đơn vị cung cấp mà còn ở các doanh nghiệp đang triển khai ứng dụng ERP.
Sự thiếu hụt nguồn nhân lực IT có chuyên môn cao trong các hệ thống ERP lớn như SAP, Oracle, và Microsoft đang là một thách thức lớn cho các doanh nghiệp phần mềm Việt Nam Điều này dẫn đến việc nhiều dự án ERP lớn bị doanh nghiệp nước ngoài thắng thầu và triển khai, chẳng hạn như dự án của CSC với Hoàng Anh Gia Lai và TH Milk, hay sự hợp tác giữa Global Cyber Soft và AGAM trong việc triển khai dự án quản lý tòa nhà Bitexco bằng sản phẩm SAP.
Doanh nghiệp cần nhân lực đủ năng lực để tiếp nhận và triển khai hệ thống ERP Việc chú trọng đến nguồn nhân lực công nghệ trong công ty là rất quan trọng để khai thác hiệu quả hệ thống ERP, đảm bảo tối ưu hóa khoản đầu tư đã bỏ ra.
Những dự báo trong tương lai của ERP ở Việt Nam
Các doanh nghiệp đang ngày càng chú trọng vào việc áp dụng ERP để nâng cao hiệu quả quản lý và tăng cường khả năng cạnh tranh Việc chuyển đổi từ công việc giấy tờ phức tạp sang quản lý thông tin và dữ liệu trên hệ thống máy tính giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính tiện lợi.
Kết luận, các công ty cung cấp giải pháp ERP tại Việt Nam đã nhận diện và tận dụng tốt thế mạnh của mình để mang đến cho khách hàng những giải pháp phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp và chi phí hợp lý Hợp tác triển khai ERP chủ yếu tập trung vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước, với hy vọng rằng trong tương lai, giải pháp ERP do người Việt phát triển sẽ vươn ra thị trường quốc tế, giúp bạn bè năm châu biết đến Việt Nam không chỉ qua sản phẩm nông nghiệp mà còn qua những sản phẩm công nghệ tiên tiến.
17 khâu sửa chữa phân tích số liệu để có thể ra quyết định và nắm bắt cơ hội kinh doanh tốt hơn
Trong bối cảnh các lĩnh vực như bán lẻ và thương mại đang tăng trưởng nhanh chóng, việc ứng dụng ERP trong quản lý phòng ban cần phải được điều chỉnh để phù hợp với từng mô hình và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp Sự khác biệt về đặc thù nghề nghiệp và tính chất sản phẩm, như giữa doanh nghiệp kinh doanh thuốc và doanh nghiệp cung cấp thực phẩm tươi sống, đòi hỏi giải pháp ERP không chỉ hiện đại mà còn phải phù hợp với yêu cầu và mục đích sử dụng của người dùng Một sản phẩm tốt nhưng không thực tiễn sẽ trở nên vô dụng.
Các doanh nghiệp đã triển khai hệ thống ERP và xây dựng dữ liệu quản lý cơ bản sẽ tiến tới việc áp dụng các ứng dụng nâng cao như hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định và hệ thống phân tích KPI Điều này không chỉ nâng cao khả năng khai thác ứng dụng ERP mà còn giúp lãnh đạo nhận thức rõ hơn về lợi ích của việc đầu tư vào ERP.
Sự lựa chọn giải pháp ERP đang có xu hướng thay đổi, đặc biệt là trong phân khúc doanh nghiệp vừa và nhỏ Các công ty trong nước đang chú trọng vào những giải pháp tầm trung để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường.
Các "ông lớn" như Microsoft và Epicor đang chú trọng phát triển các giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp Việt Nam, bởi vì hai loại hình doanh nghiệp này hiện chiếm tỷ lệ lớn và hứa hẹn sẽ tiếp tục tăng trưởng mạnh mẽ trong tương lai.
Theo Tổng cục Thống kê, năm 2017, cả nước có gần 517.900 doanh nghiệp hoạt động, tăng 51,6% so với năm 2012, trong đó doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm 98,1% Điều này cho thấy tiềm năng lớn cho các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP trong nước, đặc biệt khi cạnh tranh với những "gã khổng lồ" trong ngành là rất khó khăn Các doanh nghiệp lớn thường không thể chú ý đến những phân khúc nhỏ hơn, tạo cơ hội cho các doanh nghiệp ERP phát triển và phục vụ tốt hơn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Mặc dù chi phí triển khai cho phân khúc này thấp và lợi nhuận không cao, nhưng thời gian triển khai ngắn và yêu cầu nguồn nhân lực công nghệ cao ít hơn cho phép các doanh nghiệp cung cấp ERP quản lý nhiều dự án nhỏ một cách hiệu quả.
Phần mềm ERP được chọn đê triển khai
Công ty đã chọn triển khai thí điểm phần mềm Odoo, một giải pháp quản trị doanh nghiệp do Fabien Pinckaers và cộng sự phát triển Odoo, trước đây được biết đến với tên gọi OpenERP và TinyERP, đã chính thức đổi tên từ phiên bản 8.0 trở đi Phần mềm này nổi bật với nhiều tính năng ưu việt giúp quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
Giải pháp Odoo được thiết kế theo mô hình lắp ghép module, cho phép các doanh nghiệp lựa chọn các chức năng phù hợp từ kho ứng dụng phong phú với hơn 15.000 ứng dụng, trong đó có 11.477 ứng dụng miễn phí Mỗi module tương ứng với một hoạt động cụ thể trong công ty, giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và kết hợp các module để xây dựng hệ thống phù hợp nhất với nhu cầu và thực tế của mình.
Chi phí triển khai thấp hơn rất nhiều so với các phần mềm khác
Phần mềm Odoo với giao diện đơn giản, rất dễ sử dụng cho cả những người không biết về IT
Doanh nghiệp có thể sử dụng ngay mà không cần chờ cho tới khi hoàn thành giải pháp
OdooERP có tới 700 phân hệ, và để phù hợp với nhu cầu của phòng kinh doanh, tôi đã chọn những module liên quan đến công việc bán hàng, cũng như các phân hệ hỗ trợ quy trình bán hàng như kho và kế toán.
Hình 10 Phân hệ bán hàng
Hình 12 Phân hệ kế toán
Sau khi lựa chọn các phân hệ cần triển khai, bước quan trọng tiếp theo là nhập liệu, vì thông tin ở giai đoạn này sẽ được sử dụng xuyên suốt tất cả các phân hệ Quy trình nhập dữ liệu bắt đầu từ bộ phận sản xuất, sau đó kho sẽ nhập số lượng chi tiết, kế toán sẽ nhập giá vốn, và bộ phận bán hàng sẽ điều chỉnh giá bán Khi dữ liệu sản phẩm đã được nhập vào kho, thông tin sẽ tự động được cập nhật qua tất cả các phân hệ, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho các bộ phận khác mà không cần phải nhập liệu lại từ đầu.
Hình 13 Danh sách sản phẩm
Hình 14 Thông tin sản phẩm
Quy trình bán hàng trên OdooERP
Bước 1: Lập bảng báo giá
Bước 2: Nhập những thông tin cần báo giá
Hình 15 Thông tin khách hàng được tập hợp tại 1 mục riêng
Những báo giá đã lập
Tạo bảng báo giá Mỗi nhân viên được cấp 1 tài khoản theo quyền hạn
Nhập thông tin khách hàng
Bước 3: Gửi bảng báo giá
Thêm sản phẩm cần báo giá
Những điều khoản hợp đồng
Tổng tiền được thể hiện rõ ràng
Có thể gửi báo giá trực tiếp qua Email khách hàng Thông tin khách hàng
Bước 4: Tạo và xuất hóa đơn trên hệ thống
Sau khi khách chấp nhận báo giá nhấn tạo hóa đơn Kho tự động cập nhật thông tin vận chuyển
Xuất hóa đơn Hoàn tất xuất hóa đơn
Kế toán có thể xuất thẳng hóa đơn hoặc xem trước hóa đơn nháp và sửa chữa nếu cần
Hình 16 Hóa đơn mẫu tạo bởi ERP
Bước 5: Sau khi khách thanh toán
Xác nhận đã thanh toán
Sau khi xác nhận thanh toán trên hệ thống bộ phận kế toán nhanh chóng nhận được thông tin và ghi nhận doanh thu.
Phân quyền theo quyền hạn của người sử dụng
Trạng thái hóa đơn được cập nhật là đã hoàn thành
Chọn quyền hạn cho người dùng
Hình 17 Phân quyền sử dụng và truy cập phần mềm cho nhân viên kế toán
Chức năng phân quyền trong hệ thống cho phép người điều hành quyết định ai có quyền truy cập thông tin, từ đó ngăn chặn việc lộ bí mật và sửa đổi dữ liệu không đúng chức quyền Mỗi người dùng chỉ thực hiện đúng nghĩa vụ và chức năng của mình, tránh vượt quá thẩm quyền Bên cạnh đó, công cụ này cũng tạo điều kiện cho nhân viên trao đổi thông tin trực tiếp, góp phần làm cho công việc trở nên minh bạch và rõ ràng hơn.
Chỉ xem số liệu được cho phép Được xem tất cả tài liệu nhưng không có quyền sửa chữa
Có quyền xem và sửa chữa thông tin
Không có quyền hạn gì
Hoàn tất phân quyền cho nhân viên kế toán trên hệ thống
Báo cáo số liệu doanh thu bằng biểu đồ
Phần mềm cung cấp tính năng tự động lập biểu đồ doanh thu khi có đủ hóa đơn, giúp theo dõi sự biến động doanh số bán hàng của công ty một cách nhanh chóng và liên tục Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian nhập liệu và vẽ biểu đồ, mà còn mang lại cái nhìn tổng quan về hiệu quả làm việc, từ đó hỗ trợ người điều hành trong việc phân tích và đưa ra quyết định kịp thời.
Hình 18 Biểu đồ doanh thu của công ty được tạo tự động ERP
Những điểm được và chưa được khi áp dụng ERP vào quá trình bán hàng của đơn vị thực tập
Việc áp dụng ERP vào quản lý doanh nghiệp không thể thực hiện một cách nhanh chóng mà cần phải được thực hiện hợp lý, tùy thuộc vào loại hình và hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược và lộ trình phù hợp để đạt hiệu quả tối ưu.
Mô hình ứng dụng ERP vào quản lý bán hàng trong 2 tháng qua tại đơn vị thực tập đã chứng minh tính ứng dụng cao và sự phối hợp nhịp nhàng với công việc phòng ban Hệ thống này đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của quy trình bán hàng, từ nhập liệu sản phẩm, thông tin khách hàng, lập báo giá, theo dõi đơn hàng đến thanh toán Việc áp dụng ERP giúp giảm thiểu công việc giấy tờ cho nhân viên bán hàng, tạo điều kiện cho họ tập trung vào chăm sóc và tư vấn khách hàng hơn là thực hiện các công việc hành chính Điều này cho thấy đề tài có giá trị ứng dụng và cần được nhìn nhận tích cực.
Vậy đề xuất của tôi giúp ích được gì cho doanh nghiệp?
Thứ nhất, giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động
Thứ hai, giúp mọi thông tin quản lý của công ty hướng đến sự minh bạch và thống nhất
Công việc bán hàng trở nên suôn sẻ hơn nhờ vào việc cập nhật liên tục trạng thái của mỗi đơn hàng, từ báo giá đến đơn bán hàng Hệ thống giúp tránh tình trạng đình trệ hoặc bỏ sót đơn hàng bằng cách thông báo ngay khi có sai sót, ví dụ như khi nguyên vật liệu hết, giúp nâng cao hiệu quả trong quy trình bán hàng.
30 trường hợp báo giá xong với khách hàng mà không có sản phẩm tương ứng để giao gây mất uy tín công ty
Mặc dù ứng dụng ERP đã cho thấy hiệu quả tích cực trong phân hệ bán hàng, nhưng do quy mô thực nghiệm nhỏ và thời gian hạn chế, các phân hệ khác như kho và kế toán chưa được khai thác đầy đủ Việc thiếu quyền hạn truy cập thông tin và số liệu từ các phân hệ này đã hạn chế khả năng tối ưu hóa giá trị mà ERP mang lại, dẫn đến sự liên kết giữa các phân hệ chưa được thể hiện rõ ràng như lý thuyết.
Việc áp dụng phần mềm ERP Odoo, mặc dù chỉ là bản demo với nhiều tính năng còn thiếu, đã giúp tôi có cái nhìn tổng quan về quản lý doanh nghiệp Odoo là giải pháp ERP mô phỏng, cho phép doanh nghiệp trải nghiệm trước khi ký hợp đồng triển khai Điểm nổi bật của phần mềm này là khả năng lưu trữ đám mây, giúp nhân viên dễ dàng truy cập vào các phân hệ công ty từ bất kỳ đâu có kết nối internet, đồng thời tiết kiệm không gian lưu trữ trên máy tính Tôi tin rằng việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào quản lý doanh nghiệp sẽ trở thành xu hướng trong tương lai, giúp các doanh nghiệp cạnh tranh hiệu quả và không bị tụt lại phía sau trong môi trường kinh doanh khốc liệt.
Phần mềm này được đánh giá là khả dụng và ưu việt, tuy nhiên, với tư cách là thực tập sinh, những đóng góp của tôi chỉ được công nhận ở mức độ nhất định Đề xuất của tôi đã được xem xét và khen ngợi, nhưng công ty vẫn chưa có phản hồi cụ thể về việc ứng dụng thực tế Công ty khẳng định rằng họ đang hướng tới việc áp dụng các tiến bộ công nghệ trong quản lý doanh nghiệp và trong tương lai gần sẽ đầu tư vào trang thiết bị, công nghệ, trong đó phần mềm ERP là một trong những cải tiến quản lý mà công ty đang quan tâm.
Ý kiến và nguyện vọng của bản thân sau khi hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sau 2 tháng thực tập quan sát cách anh chị làm việc cũng như hoàn thành các công việc được giao điều tôi cảm thấy đáng học hỏi và trân trọng nhất dó chính là tinh thần trách nhiệm với công việc của các anh chị ở đây,
Tinh thần tự giác và trách nhiệm được coi trọng từ thời học sinh, đặc biệt trong ngành quản trị kinh doanh Nhiều người nghĩ rằng học ngành này sẽ dẫn đến việc trở thành "ông chủ, bà chủ", nhưng thực tế chúng tôi học cách tư duy như một doanh nhân Người có tư duy này luôn tìm cách hoàn thành công việc tốt nhất, đề xuất những cải tiến và yêu quý công ty của mình Tôi luôn mong muốn tự chủ trong công việc, không để công việc kéo mình vào thất bại.
Tôi mong muốn được ở lại công ty thực tập để phát triển thêm kỹ năng còn thiếu, và nguyện vọng này đã được công ty chấp thuận Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp và tích cực, tôi tin rằng mình sẽ học hỏi được nhiều kiến thức bổ ích, hoàn thiện phẩm chất và kỹ năng cần thiết cho sự nghiệp tương lai.
Những điểm phù hợp/chưa phù hợp giữa chương trình đào tạo của ngành học với hoạt động thực tế của đơn vị thực tập
Ngành Quản trị kinh doanh cung cấp cho sinh viên kiến thức toàn diện về quản lý doanh nghiệp, bao gồm sản xuất, marketing và bán hàng Tuy nhiên, sự thiếu chuyên sâu vào các lĩnh vực như Marketing hay kế toán có thể là bất lợi khi xin việc Sinh viên mới ra trường thường phải tìm kiếm công việc khác ngoài quản lý, như Marketing hay nhân sự, vì ngành Quản trị kinh doanh không nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng Bù lại, sinh viên tại Đại học Luật được trang bị kỹ năng mềm tốt, với môn học chuyên sâu về kỹ năng mềm và khả năng xử lý tình huống linh hoạt Mặc dù kinh nghiệm ít ỏi, nhưng phẩm chất đạo đức, thái độ cầu tiến và khả năng lắng nghe sẽ là những yếu tố quyết định trong công việc.
Đề xuất các giải pháp đổi mới nội dung chương trình, phương pháp đào tạo31
Cuối năm 3, sinh viên đã nắm vững kiến thức cơ bản và xác định được sở thích chuyên ngành Nhà trường mở lớp tự chọn về Marketing, Kế Toán, Nhân sự giúp sinh viên tiếp cận kiến thức chuyên sâu, chuẩn bị cho nghề nghiệp tương lai và tạo lợi thế cạnh tranh so với sinh viên từ các trường khác.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1) Enterprise Resource Planning (ERP): The Dynamics of Operations Management_Abraham Shtub
2) ERP A-Z Implementer’s Guide for success_Travis Andereg
3) Quỳnh Anh Bước tiến ERP Tạp chí thế giới vi tính trang 16-19
For comprehensive insights into ERP solutions and related services in Vietnam, consider exploring reputable websites such as ITJSC, Fast, ERP Vietnam, Doanh Nhan 360, EAC, PC World Vietnam, MISA, 1VS, ERP Solution, and ERP Wire These platforms offer valuable resources and information to enhance your understanding of the ERP landscape in the region.
