TỔNG QUAN SƠ LƯỢC PHẦN MỀM ODOO
Giới thiệu phần mềm Odoo
1.1.1 Phần mềm Odoo là gì?
Odoo là phần mềm quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở do Fabien Pinckaers và cộng sự phát triển, với khả năng tùy chỉnh và phát triển tính năng vô hạn Phần mềm này cung cấp hơn 1000 module đa dạng, hầu hết có thể tải về miễn phí, bao gồm các module như Bán hàng, Sản xuất, Mua hàng, Kho, HRD, Kế toán, Trang web và Thương mại điện tử Ngoài các module cơ bản, Odoo cho phép người dùng chỉnh sửa, thêm bớt tính năng hoặc tạo ra các phân hệ mới theo nhu cầu.
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống ứng dụng phần mềm tích hợp, hoạt động trên một kiến trúc tổng thể với cơ sở dữ liệu tập trung Nó hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động một cách liền mạch và tự động, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý tất cả hoạt động từ sản xuất, hành chính nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, tài chính kế toán, đến bán hàng và marketing trên một nền tảng duy nhất Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh số lượng ứng dụng phần mềm theo nhu cầu và khả năng của mình, nhưng điều quan trọng là các ứng dụng này phải được tích hợp và đồng bộ hóa với cơ sở dữ liệu chung.
Odoo là giải pháp công nghệ điện toán đám mây lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên toàn cầu Với tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao, Odoo đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp không chỉ tại Việt Nam mà còn trên thế giới, thu hút sự quan tâm lớn từ người dùng.
Khác với các phần mềm ERP truyền thống có giao diện rối mắt và khó sử dụng, Odoo được thiết kế với giao diện trực quan và thân thiện, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt và thao tác Sự đơn giản hóa trong thiết kế của Odoo tạo ra trải nghiệm người dùng tốt hơn, nổi bật hơn so với các phần mềm khác thường có giao diện phức tạp.
Nổi bật với sự đơn giản, hệ thống cho phép bạn thực hiện công việc một cách dễ dàng Mỗi phân hệ được thiết kế với các tính năng riêng biệt, giúp người dùng dễ dàng sử dụng.
Odoo là một nền tảng quản lý doanh nghiệp linh hoạt, cho phép người dùng truy cập trên web và di động với giao diện gọn gàng, dễ sử dụng Mỗi ứng dụng trong Odoo có thiết kế giao diện riêng biệt, phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp Khác với các phần mềm quản trị truyền thống đã phát triển từ nhiều năm trước, Odoo mang đến trải nghiệm sử dụng đơn giản hơn, không cần cài đặt phức tạp để bắt đầu.
Hình 1.1: Giao diện chính phần mềm Odoo
Các phân hệ và module trên phần mềm
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, để phát triển bền vững, doanh nghiệp cần xây dựng nền tảng quản trị vững chắc Việc áp dụng các công cụ và phần mềm quản lý là điều thiết yếu, đặc biệt khi hệ thống quản trị tích hợp nhiều ứng dụng module sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
So với các phần mềm trong nước, Odoo sở hữu lượng tính năng vượt trội, có khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp Với 42 ứng dụng thiết yếu, Odoo mang đến giải pháp toàn diện cho các hoạt động kinh doanh.
Phần mềm Odoo, với hơn 16.000 ứng dụng bổ sung, có khả năng phát triển cùng doanh nghiệp, đáp ứng đa dạng nhu cầu kinh doanh Khi doanh nghiệp còn nhỏ, chỉ cần 1 hoặc 2 mô-đun, nhưng khi phát triển, có thể dễ dàng mở rộng thêm nhiều mô-đun mà không cần cài đặt lại từ đầu.
+ CRM – Quản lý khách hàng
+ Điểm bán hàng POS – Giải pháp bán lẻ
+ Purchase – Quản lý mua hàng
+ Sales – Quản lý báo giá
+ Help desk – Chăm sóc khách hàng
+ Subscription – Quản lý đăng ký
+ Rental – Quản lý dịch vụ cho thuê
+ Website Builder – Thiết kế Web
+ E – Commerce – Thương mại điện tử
+ Blogs – Quản lý trang blog
+ E-Learning – Đào tạo trực tuyến
+ Event – Quản lý sự kiện
+ Booking – Đặt chỗ trực tuyến
− Ứng dụng cho tài chính
+ Accouting – Phần mềm kế toán
+ Invoicing – Quản lý hóa đơn
+ Expense – Quản lý chi phí
+ E-Signature – Chữ ký điện tử
− Ứng dụng cho vận hành
+ Project – Quản lý dự án
+ Calender – Quản lý lịch làm việc
+ Discount – Trao đổi nội bộ
+ Feedback – Khảo sát khách hàng
+ Document – Quản lý tài liệu
− Ứng dụng cho sản xuất
+ MRP – Quản lý sản xuất
+ PLM – Quản lý vòng đời sản phẩm
+ Maintenance – Quản lý bảo trì thiết bị
+ QMS – Quản lý chất lượng
− Ứng dụng cho nhân sự
+ Employee – Quản lý hồ sư nhân sự
+ Appraisals – Đánh giá nhân sự
+ Approvals – Quản lý phê duyệt
+ Time off – Quản lý ngày nghỉ phép
+ Referral – Giới thiệu ứng viên
+ Fleet – Quản lý đội xe
+ Social – Quản lý kênh mạng xã hội
Nguồn gốc hình thành và lịch sử phát triển
Fabien Pinckaers, người sáng lập và CEO của Odoo S.A, đã phát triển TinyERP vào năm 2005 Sau ba năm, TinyERP được đổi tên thành OpenERP nhằm gia nhập vào một công ty lớn Đến năm 2014, OpenERP chính thức trở thành Odoo và bổ sung thêm các ứng dụng CRM, trang web và thương mại điện tử vào hệ thống.
Vào năm 2015, Odoo được Tạp chí Inc vinh danh là một trong những công ty phát triển nhanh nhất châu Âu Ứng dụng Odoo có khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình và đáp ứng hầu hết các nhu cầu của doanh nghiệp, giúp tích hợp hiệu quả các hoạt động kinh doanh.
Hiện trạng tình hình sử dụng phầm mềm
Odoo là giải pháp mã nguồn mở hàng đầu thế giới trong việc quản lý doanh nghiệp, với hơn 1000 lượt tải mỗi ngày, giúp tối ưu hóa hiệu quả quản lý cho các tổ chức.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp Odoo hiện có hơn 2.000.000 người dùng và được hỗ trợ bằng 23 ngôn ngữ, phục vụ cho doanh nghiệp toàn cầu Với số lượng người sử dụng lớn, Odoo đã hình thành một cộng đồng mạnh mẽ, nơi các thành viên có thể trao đổi về các vấn đề liên quan đến Odoo/OpenERP Nền tảng này cung cấp hơn 1000 module với nhiều chức năng, đáp ứng đa dạng nhu cầu kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
- Hơn 3000 mô-đun hữu ích khác được đóng góp từ cộng đồng
- Hơn 500 đối tác làm việc phân phối tại 60 quốc gia
- Hơn 1000 nhà thám hiểm đang hoạt động trên thế giới
- Hỗ trợ hơn 20 ngôn ngữ, bao gồm cả tiếng Trung Quốc.
Lợi ích phần mềm mang lại khi sử dụng
− Phần mềm ERP toàn diện cùng kho ứng dụng đa dạng
Phần mềm Odoo ERP cung cấp một hệ thống đa dạng, hỗ trợ các bộ phận trong công ty như kế toán, quản lý dự án, chăm sóc khách hàng và quản lý kho Đặc biệt, Odoo được thiết kế theo cấu trúc module, cho phép người dùng linh hoạt lựa chọn và cài đặt các ứng dụng phù hợp từ kho ứng dụng về tài khoản công ty.
Hơn 10.000 module hỗ trợ chính là điểm nổi bật của hệ thống Odoo Doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn những chức năng phù hợp, loại bỏ được các chức năng thừa thãi không cần thiết
Hình 1.2: Giao diện kho ứng dụng của phần mềm Odoo
Odoo mang lại tính linh hoạt cao với kho ứng dụng đa dạng, phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Người dùng có thể bắt đầu với các module mặc định để quản lý doanh nghiệp và dễ dàng cài đặt thêm các module khác khi nhu cầu phát sinh hoặc theo kế hoạch phát triển.
Odoo cung cấp khả năng tùy chỉnh các module hoặc phát triển module riêng biệt cho từng loại hình doanh nghiệp Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần một đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp có khả năng tạo ra hoặc điều chỉnh các tính năng theo yêu cầu của bạn.
Odoo là một ứng dụng ERP nổi bật với khả năng tích hợp mạnh mẽ, khác với nhiều phần mềm ERP khác thường có mã nguồn đóng Việc này thường gây khó khăn trong việc kết nối với các phần mềm bên thứ ba, đặc biệt khi doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm để quản lý các bộ phận khác nhau Trong khi một số phần mềm ERP chỉ cho phép tích hợp với một số ứng dụng nhất định, Odoo lại cung cấp API miễn phí, cho phép người dùng tích hợp với bất kỳ phần mềm nào mà không bị hạn chế Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh Odoo để phục vụ quy trình riêng, kết nối và thống kê hoạt động của từng phần mềm trong các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý hiệu quả hơn.
Giá thành là một trong những điểm nổi bật của Odoo, phù hợp với mọi loại doanh nghiệp từ SME đến doanh nghiệp lớn Nếu doanh nghiệp chỉ cần sử dụng các module cơ bản, chi phí sẽ rất hợp lý Hơn nữa, Odoo cho phép doanh nghiệp trả phí theo từng module, nghĩa là chỉ cần thanh toán cho các chức năng mà họ muốn sử dụng.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng Odoo chỉ cho các chức năng cụ thể như POS hoặc quản lý kho bằng cách mua các module nhỏ lẻ phù hợp với nhu cầu của mình.
Nếu bạn chỉ sử dụng một chức năng của Odoo, bạn sẽ không phải trả bất kỳ chi phí nào và có thể sử dụng trọn đời Tuy nhiên, nếu bạn muốn trải nghiệm ít nhất hai chức năng trở lên, Odoo cung cấp thời gian dùng thử miễn phí trong 15 ngày trên trang Odoo.com.
Chi phí Odoo tăng lên khi doanh nghiệp cần sửa đổi hoặc lập trình thêm các module riêng theo mô hình kinh doanh của mình Nếu doanh nghiệp có đội ngũ lập trình Odoo, phần chi phí này có thể được tiết kiệm Tuy nhiên, điều này rất hiếm, nên doanh nghiệp thường phải liên hệ với các đối tác của Odoo như Magenest để sử dụng dịch vụ hỗ trợ.
Hệ thống Odoo ERP nổi bật với giao diện thân thiện, thiết kế tối giản và các module được sắp xếp hợp lý, giúp người dùng dễ dàng quản lý Người mới bắt đầu có thể thành thạo ứng dụng chỉ trong vòng 2 ngày Các chức năng được bố trí rõ ràng, dễ hiểu và dễ sử dụng, phù hợp cho cả nhân viên lẫn quản lý doanh nghiệp, cho phép họ khởi động ngay lập tức.
Odoo là một nền tảng mã nguồn mở, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh các tính năng của ứng dụng để phù hợp với nhu cầu và đặc thù riêng của mình.
Phần mềm Odoo nổi bật với tính thuận tiện, linh hoạt và đơn giản, giúp người dùng dễ dàng triển khai Với cấu trúc lắp ghép module, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tùy chỉnh và chọn lựa các module phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình.
− Công nghệ được cập nhật liên tục
Odoo là phần mềm tích hợp nhiều công nghệ hiện đại, thường xuyên được cập nhật Doanh nghiệp có thể dễ dàng nâng cấp và sử dụng ngay khi phiên bản mới được phát hành.
Phần mềm Odoo nổi bật với giao diện thân thiện, giúp người dùng không chuyên về công nghệ dễ dàng sử dụng mà không cần tốn nhiều thời gian tìm hiểu Khác với nhiều phần mềm quản trị doanh nghiệp khác thường tách biệt và gây khó khăn trong quản lý, Odoo kết nối chặt chẽ các chức năng, giảm thiểu tình trạng mất mát số liệu và sai sót trong quá trình quản lý.
Chỉ những người có quyền hạn mới có khả năng điều chỉnh các tính năng trong phần mềm Odoo, điều này không chỉ giúp quản lý trở nên đơn giản mà còn đảm bảo tính bảo mật cao.
TRÌNH BÀY KẾT QUẢ KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ TÍNH KIỂM SOÁT PHẦN MỀM ODOO
Kiểm soát chung
Kiểm soát truy cập là yếu tố quan trọng trong hệ thống an ninh tổng thể, nhằm quản lý hiệu quả tất cả các lối vào của một cơ sở hoặc phòng cụ thể.
Trích dẫn bảng khảo sát:
STT Câu hỏi Tính hiện hữu Mức độ hữu hiệu Điểm
1 Phần mềm có sử dụng mật khẩu để truy cập hệ thống?
2 Phần mềm có quy định độ dài mật khẩu, kiểu ký tự…?
20 - Chỉ quy định độ dài mật khẩu
- Bắt buộc mật khẩu phải có các ký tự hoa, thường, kiểu số
3 Giới hạn số lần truy cập không thành công?
4 Phần mềm có yêu cầu phải thay đổi mật khẩu thường xuyên hay định kỳ?
5 Có phân quyền cho người sử dụng quyền truy cập?
- Chi tiết cho từng phần hành
- Chi tiết cho từng thao tác
6 Chức năng kế toán tổng hợp có độc lập với chức năng kế toán chi tiết?
Tổng điểm của KS truy cập
1 Phần mềm có sử dụng mật khẩu để truy cập hệ thống?
Mỗi người dùng trong Odoo sẽ được cung cấp tên đăng nhập và mật khẩu, cho phép truy cập vào phần mềm với các tính năng phù hợp với quyền hạn được doanh nghiệp phân giao Dù có quyền hạn nào, người dùng vẫn có sẵn các công cụ cá nhân để quản lý công việc và phối hợp hiệu quả với các thành viên khác trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Bạn cần lưu giữ cả hai mật khẩu: mật khẩu Master database và mật khẩu quản trị hệ thống Odoo Mật khẩu Master database, mặc dù không thường xuyên sử dụng, rất quan trọng để thực hiện sao lưu và khôi phục dữ liệu Odoo Trong khi đó, mật khẩu admin là mật khẩu chính để quản lý người dùng và phân quyền trong hệ thống Odoo, vì vậy bạn cần ghi nhớ và bảo mật mật khẩu này.
2 Phần mềm có quy định độ dài mật khẩu, kiểu ký tự…?
Trong phần mềm Odoo, không có quy định cụ thể về độ dài mật khẩu cũng như các loại ký tự như chữ hoa, chữ thường hay số Người dùng có thể tự do lựa chọn các ký tự mà họ dễ nhớ để tạo mật khẩu phù hợp với nhu cầu cá nhân.
Khi đăng xuất khỏi phần mềm chỉ cần nhập gmail đã đăng kí và mật khẩu thì sẽ truy cập vào phần mềm một cách dễ dàng
3 Giới hạn số lần truy cập không thành công?
Phần mềm có giới hạn tối đa 5-10 lần đăng nhập không thành công Nếu bạn quên mật khẩu, chỉ cần đợi một chút trước khi thử lại Khi nhớ lại mật khẩu, bạn có thể đăng nhập một cách bình thường.
4 Phần mềm có yêu cầu phải thay đổi mật khẩu thường xuyên hay định kỳ?
Phần mềm không có yêu cầu thay đổi mật khẩu thường xuyên
5 Có phân quyền cho người sử dụng quyền truy cập?
Nguyên tắc phân quyền trong Odoo dựa trên cơ chế kế thừa, trong đó các nhóm quyền cấp cao sẽ nhận quyền từ các nhóm cấp thấp hơn và bổ sung thêm một số quyền cao hơn.
Có ba cấp độ phân quyền trong Odoo:
Phân quyền cấp phân hệ (module) đảm bảo rằng chỉ những người được cấp quyền mới có thể nhìn thấy hình ảnh và biểu tượng để truy cập vào phân hệ tương ứng Điều này giúp tăng cường bảo mật và quản lý quyền truy cập hiệu quả trong hệ thống.
Phân quyền cấp bản ghi cho phép người dùng chỉ truy cập và thao tác với các menu mà họ được cấp quyền, trong khi những menu cấp cao hơn sẽ không hiển thị nếu không có quyền truy cập.
• Phân quyền theo cấp độ trường thông tin trong cùng một form: Có những trường thông tin chỉ được thấy nếu bạn được phân quyền
Tạo người dùng và phân quyền theo tính năng công việc của mỗi cá nhân, nhân viên
6 Chức năng kế toán tổng hợp có độc lập với chức năng kế toán chi tiết?
Chức năng của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được phân quyền rõ ràng, chỉ những người được cấp quyền mới có thể truy cập vào các phân hệ tương ứng Điều này đảm bảo rằng mỗi cá nhân và nhân viên chỉ thấy hình ảnh và biểu tượng của những phân hệ mà họ có quyền sử dụng.
2.1.2 Kiểm soát quá trình lưu trữ dữ liệu
STT Câu hỏi Tính hữu hiệu Mức độ hữu hiệu Điểm
7 Có chức năng sao lưu dữ liệu không?
- Sao lưu khi có lệnh yêu cầu
- Sao lưu tự động theo thời gian mặc định của phần mềm
- Sao lưu tự động nhưng có thể tùy chọn thời gian sao lưu
8 Phần mềm có chức năng phục hồi hay không?
- Phục hồi đến thời điểm sao lưu gần nhất
Tổng điểm của KS quá trình lưu trữ dữ liệu 60
7 Có chức năng sao lưu dữ liệu không?
Khi có lệnh yêu cầu sao lưu dữ liệu phần mềm sẽ thực hiện thao tác sao lưu toàn bộ dữ liệu:
8 Phần mềm có chức năng phục hồi hay không?
Phần mềm này giúp phục hồi dữ liệu đã mất bằng cách khôi phục cơ sở dữ liệu từ file zip đã được sao lưu trước đó.
STT Câu hỏi Tính hiện hữu Mức độ hữu hiệu Điểm
9 Có cho phép sửa chữa hay xóa bỏ trực tiếp các nghiệp vụ đã ghi nhận sai không?
10 - Cho phép chỉnh sửa nhưng có ghi nhận việc chỉnh sửa
- Phải lập bút toán điều chỉnh
10 Có cho phép chỉnh sửa số liệu sau khi chuyển sổ cái hoặc khóa sổ?
- Chỉ chỉnh sửa sau khi chuyển sổ cái
- Không được chỉnh sửa bất kỳ trường hợp nào
11 Phần mềm có nhật ký truy cập và các thao tác của người dùng?
12 Báo cáo dấu vết kiểm toán có thể xem, sửa hay xóa không?
20 - Chỉ có người có thẩm quyền cao nhất được sửa, xóa
- Người có thẩm quyền cao nhất chỉ được xem và in báo cáo
Tổng điểm của dấu vết kiểm toán 44
Tổng điểm của KS chung (1) 204
9 Có cho phép sửa chữa hay xóa bỏ trực tiếp các nghiệp vụ đã ghi nhận sai không? Được phép xoá bỏ trực tiếp các nghiệp vụ khi chưa post , khi đã post các nghiệp vụ lên sổ không thể xoá chỉ có thể sử dụng bút toán điều chỉnh để xoá
10 Có cho phép chỉnh sửa số liệu sau khi chuyển sổ cái hoặc khóa sổ?
Sau khi chuyển sổ cái hoặc khóa sổ, kế toán sẽ không thể thao tác chỉnh sửa số liệu được
11 Phần mềm có nhật ký truy cập và các thao tác của người dùng?
Phần mềm Odoo cung cấp chức năng nhật ký truy cập, cho phép quản lý vào ra thông qua việc quét vân tay tại nơi làm việc Nhân viên chỉ cần bấm kết thúc khi hoàn thành công việc Dựa vào thời gian đăng nhập và đăng xuất, phòng nhân sự có thể quản lý hiệu quả thời gian làm việc của nhân viên trên nền tảng Odoo.
12 Báo cáo dấu vết kiểm toán có thể xem, sửa hay xóa không?
Báo cáo dấu vết kiểm toán ở phần mềm Odoo kế toán có thể xem và sửa
Kiểm soát ứng dụng
STT Câu hỏi Tính hiện hữu Mức độ hữu hiệu Điểm
13 Có cho phép chỉnh sửa và in nhiều lần các chứng từ đã hoàn thành không?
- Không cho phép chỉnh sửa nhưng được in nhiều lần, có đánh số lần in
- Không được sửa và in nhiều lần
14 Có bắt buộc người dùng nhập theo tuần tự không?
- Chỉ nhập tuần tự một số ô nhập liệu quan trọng
- Bắt buộc nhập tuần tự các ô nhập liệu
15 Phần mềm có bắt buộc phải nhập đầy đủ các ô nhập liệu trước khi ghi nhận việc nhập liệu?
- Chỉ yêu cầu nhập các ô nhập liệu quan trọng
- Bắt buộc nhập đầy đủ các ô nhập liệu trên màn hình nhập liệu
16 Có phát hiện được trường hợp dữ liệu nhập vào không đúng với kiểu mặc định (ví dụ nhập chữ vào ô số lượng…)?
- Không kiểm tra đầy đủ
- Tất cả các ô nhập liệu đều được kiểm tra kiểu dữ liệu
17 Có cho phép nhập số âm vào các ô nhập liệu mà giá trị phải là số dương (ví dụ: số dư tài khoản, đơn giá…)?
- Kiểm soát không đầy đủ
- Kiểm soát đầy đủ các ô nhập liệu cần thiết
18 Có cho phép chọn dữ liệu cần nhập từ danh sách có sẵn (ví dụ danh mục khách hàng, hàng hóa, tài khoản…)?
19 Phần mềm có kiểm tra việc nhập trùng số chứng từ cho các nghiệp vụ khác nhau?
20 Phần mềm có kiểm tra tính hợp lý của dữ liệu nhập? (ví dụ ngày nhập liệu phải bằng hoặc sau ngày chứng từ…)
Dưới đây là 21 phần mềm giúp kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ, bao gồm việc xác minh tính có thực của hàng tồn kho và mã số nhà cung cấp trong danh mục Những công cụ này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.
- Cho phép thêm giá trị mới ngay trên màn hình nhập liệu
- Bắt buộc phải khai báo giá trị mới trước khi nhập liệu
Dữ liệu nhập liệu cần phải được kiểm tra giới hạn để đảm bảo tính chính xác và hợp lý Ví dụ, số lượng hàng xuất kho phải luôn nhỏ hơn số lượng tồn kho hiện có Bên cạnh đó, số tiền trả cho nhà cung cấp cũng cần phải nhỏ hơn số tiền mặt tồn quỹ và phải thấp hơn tổng số tiền phải trả theo từng hóa đơn Việc này giúp duy trì sự ổn định tài chính và quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
- Kiểm tra không đầy đủ
- Kiểm tra tất cả các khoản mục cần thiết
Có 23 phần mềm có khả năng tự động tạo số và thiết lập giá trị mặc định, chẳng hạn như tự động tạo số chứng từ và mặc định các định khoản cho các nghiệp vụ có nội dung kinh tế tương tự Những phần mềm này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sai sót trong việc nhập liệu, mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính và kế toán.
- Giá trị mặc định và số tự động được thiết lập khi khai báo hệ thống và không thể thay đổi trong quá trình sử dụng
- Có thể tùy chọn và thay đổi các giá trị mặc định và số tự động
24 Phần mềm có thông báo khi nhập liệu sai?
- Thông báo lỗi và có hướng dẫn sửa lỗi đầy đủ, dễ hiểu
Tổng điểm của KS nhập liệu 180
13 Có cho phép chỉnh sửa và in nhiều lần các chứng từ đã hoàn thành không?
Phần mềm cho phép người dùng chỉnh sửa các hóa đơn đã hoàn thành, đặc biệt trong các trường hợp ghi thiếu số lượng hoặc đơn giá Người dùng có khả năng điều chỉnh và sửa đổi thông tin một cách dễ dàng.
14 Có bắt buộc người dùng nhập theo tuần tự không?
Trong quá trình nhập liệu, phần mềm cho phép kế toán linh hoạt nhập thông tin mà không cần tuân theo thứ tự cụ thể Chẳng hạn, khi thêm danh mục khách hàng mới, kế toán có thể nhập số điện thoại trước và địa chỉ sau, điều này hoàn toàn được phần mềm hỗ trợ.
15 Phần mềm có bắt buộc phải nhập đầy đủ các ô nhập liệu trước khi ghi nhận việc nhập liệu?
Phần mềm cho phép kế toán nhập thông tin cần thiết mà không cần điền đầy đủ tất cả các ô nhập liệu Chẳng hạn, khi tạo khách hàng mới để bán hàng, chỉ cần nhập tên và địa chỉ mà không cần thông tin như email, link website hay VAT Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính linh hoạt trong quá trình lưu trữ dữ liệu.
Khi thực hiện đơn bán hàng, người dùng chỉ cần điền thông tin như tên người mua, số lượng, mặt hàng và đơn giá, mà không bắt buộc phải nhập thời hạn thanh toán Phần mềm vẫn hỗ trợ hoàn thành đơn hàng một cách linh hoạt.
16 Có phát hiện được trường hợp dữ liệu nhập vào không đúng với kiểu mặc định (ví dụ nhập chữ vào ô số lượng…)?
Phần mềm Odoo có khả năng phát hiện lỗi khi người dùng nhập chữ vào ô yêu cầu số, và sẽ cảnh báo để người dùng điều chỉnh thông tin cho đúng định dạng.
17 Có cho phép nhập số âm vào các ô nhập liệu mà giá trị phải là số dương (ví dụ: số dư tài khoản, đơn giá…)?
Phần mềm cho phép ghi nhận số âm đơn giá nhưng không thể post lên và tiến hành thanh toán cho đơn hàng
18 Có cho phép chọn dữ liệu cần nhập từ danh sách có sẵn (ví dụ danh mục khách hàng, hàng hóa, tài khoản…)?
Phần mềm cho phép nhập dữ liệu cần nhập từ danh sách có sẵn
Ví dụ cần nhập danh sách khách hàng từ file dánh sách có sẵn, người dùng vào
Accounting -> Customers -> import -> load file và cuối cùng là import để dữ liệu được
19 Phần mềm có kiểm tra việc nhập trùng số chứng từ cho các nghiệp vụ khác nhau?
Khi các nghiệp vụ xảy ra, số liệu các chứng từ sẽ được tự động cập nhật tăng dần
Do đó phần mềm không cần kiểm tra việc nhập trùng số chứng từ
Như hình minh họa, khi hoàn thành nghiệp vụ S0001 thì phần mềm sẽ tự động nhảy lên S0002
20 Phần mềm có kiểm tra tính hợp lý của dữ liệu nhập? (ví dụ ngày nhập liệu phải bằng hoặc sau ngày chứng từ…)
Phần mềm luôn thực hiện kiểm tra tính hợp lý của dữ liệu nhập Khi nhập liệu các chứng từ, ngày nhập liệu cần phải bằng hoặc sau ngày ghi trên chứng từ để đảm bảo tính chính xác.
21 Phần mềm có kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ ? (ví dụ kiểm tra tính có thực của hàng tồn kho, tính có thực của mã số nhà cung cấp trong danh mục )
Odoo kiểm tra tính hợp lệ của các nghiệp vụ, chẳng hạn như khi xuất hàng bán, hệ thống đảm bảo rằng kho hàng phải có sản phẩm để xuất Ngoài ra, các nhà cung cấp cũng phải tồn tại trong hệ thống hoặc được tạo mới để có thể nhập liệu các thông tin liên quan.
22 Dữ liệu nhập có phải kiểm tra giới hạn? (ví dụ số lượng hàng xuất kho phải nhỏ hơn số lượng tồn, số tiền trả cho nhà cung cấp phải nhỏ hơn số tiền mặt tồn quỹ và nhỏ hơn số tiền phải trả theo từng hóa đơn…)
Dữ liệu nhập báo lỗi khi số lượng hàng xuất kho lớn hơn số lượng hàng tồn kho Công ty có số lượng hàng hoá G1 10.000 khi nhập 11.000 lỗi
23 Phần mềm có thể tạo số tự động và giá trị mặc định không? (ví dụ tự động tạo số chứng từ, mặc định các định khoản cho các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế…)
Phần mềm có thể tạo số tự động và giá trị mặc định trong quá trình hoạt động Ví dụ khi thực hiện các chứng từ mua hàng
24 Phần mềm có thông báo khi nhập liệu sai?
Khi phần mềm phát hiện dữ liệu nhập sai, nó sẽ tự động thông báo lỗi và cung cấp hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu để người dùng có thể sửa lỗi một cách nhanh chóng và hiệu quả.
2.2.2 Kiểm soát quá trình xử lý
Kiểm soát quy trình là phương pháp nhằm xử lý nghiệp vụ, luân chuyển chứng từ và ghi sổ các giao dịch kinh tế, đảm bảo tính chính xác, khách quan và tuân thủ quy trình trong phần mềm Odoo Để thực hiện kiểm soát hiệu quả, cần dựa vào bảng câu hỏi khảo sát được trình bày sau đây.
STT Câu hỏi Tính hiện hữu Mức độ hữu hiệu Điểm
25 Có cho phép xóa các dữ liệu đã phát sinh và
- Áp dụng không đầy đủ -2
P a g e 29 | 46 đang liên kết với các dữ liệu khác?
- Không được xóa bất kỳ dữ liệu nào
26 Các giá trị tính toán có quan hệ hợp lý về mặt số học không ?
