TỔNG QUAN VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Các khái niệm chung
Kiểm toán nội bộ xuất hiện như một nhu cầu thiết yếu trong quản lý tổ chức, nhằm thẩm tra và đánh giá các hoạt động đã thực hiện Khi các nghiệp vụ trở nên phức tạp, việc thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ trở nên cần thiết để kiểm tra và báo cáo về việc bảo vệ tài sản, tuân thủ quy định và ghi chép tài chính Bộ phận này cũng có trách nhiệm phát hiện gian lận và duy trì tính toàn vẹn của tổ chức Hơn nữa, kiểm toán nội bộ còn mở rộng mối liên hệ với hoạt động của kiểm toán viên bên ngoài.
Theo thời gian, khối lượng và mức độ phức tạp của hoạt động tại các tổ chức ngày càng tăng, khiến các nhà quản lý phải đối mặt với áp lực lớn hơn Họ đã tận dụng kiểm toán nội bộ như một công cụ quan trọng Trước đây, kiểm toán nội bộ chủ yếu tập trung vào kế toán, nhưng hiện nay đã mở rộng sang các lĩnh vực phi tài chính.
1.1.1.2 S ơ l ượ c các giai đ o ạ n phát tri ể n c ủ a ki ể m toán n ộ i b ộ trên th ế gi ớ i:
Kiểm toán nội bộ bắt đầu vào năm 1941 tại Mỹ và nhanh chóng phát triển ra toàn cầu Hoạt động này đã chuyển mình từ việc kiểm tra chi tiết một số lượng lớn nghiệp vụ tài chính ở cấp độ thấp sang việc đánh giá cao hơn nhằm hỗ trợ chiến lược quản trị rủi ro Sự chuyển đổi này có thể được tóm tắt qua các giai đoạn phát triển khác nhau.
Giai đoạn “Kiểm tra tài khoản kế toán” (đến năm 1950) chứng kiến sự hình thành của một nhóm nhỏ trong bộ phận kế toán nhằm kiểm tra tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế Hiệu quả của kiểm toán nội bộ được đánh giá qua số lượng sai sót bị phát hiện trong quá trình kiểm toán; số lỗi càng nhiều, chứng tỏ kiểm toán càng hiệu quả.
Giai đoạn “Thực hiện chức năng đánh giá” (đến năm 1960) đánh dấu sự chuyển mình của kiểm toán nội bộ, không còn chỉ tập trung vào lĩnh vực tài chính mà mở rộng sang việc đánh giá hoạt động của nhân viên theo các quy định tài chính và quy chế của công ty Các hoạt động kiểm tra bao gồm việc xem xét các quy tắc liên quan đến phiếu thu, phiếu chuyển khoản, thanh toán cho khách vãng lai, bồi thường cho nhân viên, quản lý kho, và các khoản chi tiền mặt nhỏ Kiểm toán viên thực hiện công việc thông qua một chương trình kiểm tra chi tiết để xác định việc thực hiện các thủ tục quy định, trong đó nhiều nhân viên kế toán được sử dụng như kiểm toán viên để đánh giá các mối quan hệ tài chính này.
Giai đoạn “Kiểm tra các thủ tục” (đến năm 1970) đánh dấu sự phát triển quan trọng trong lĩnh vực kiểm toán, bắt đầu từ giữa những năm 1960, khi sự chú ý được dồn vào việc xem xét tính hợp lệ của các thủ tục thực hiện Đội ngũ kiểm toán viên có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ và tài khoản, đồng thời đề xuất cải tiến cho những sai sót phát hiện Một số kiểm toán viên đã nhận thấy rằng những sai sót này có thể xuất phát từ lỗ hổng trong quy định hoặc cách thức quản lý Sự tư vấn của kiểm toán viên nội bộ cho nhà quản lý đã mở rộng vai trò của họ, từ việc chỉ tìm kiếm sai phạm sang việc hỗ trợ cải tiến quy trình quản lý.
Giai đoạn “Đánh giá sự kiểm soát” đến năm 1980 đánh dấu sự tiến bộ vượt bậc trong kiểm toán, khi trọng tâm chuyển từ các thủ tục sang một khái niệm kiểm soát năng động hơn Các hoạt động nội bộ được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo nhân viên hiểu rõ và có khả năng thiết lập mục tiêu, hoạt động và đo lường thành công Những yếu tố này tạo thành cơ sở cho kiểm soát nhằm đảm bảo các mục tiêu được thực hiện Trong bối cảnh này, kiểm toán viên nội bộ có cơ hội mở rộng ra khỏi khuôn khổ kế toán truyền thống, cung cấp những kiến nghị hữu ích để cải thiện hiệu quả kiểm soát.
Giai đoạn "Báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ" (đến năm 1990) đánh dấu sự phát triển mới trong lĩnh vực kiểm toán, khi kiểm toán viên bắt đầu cung cấp quan điểm độc lập về các hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức Các hệ thống này không chỉ giới hạn trong tổ chức mà còn mở rộng ra mức độ hợp tác và vận hành, cho phép báo cáo cho ủy ban kiểm toán và hội đồng quản trị Nhiệm vụ của kiểm toán viên nội bộ trở nên khó khăn hơn khi họ phải cung cấp một quan điểm kiểm soát cao cấp hơn, nhằm đánh giá hiệu quả của môi trường kiểm soát Sự chuyển mình này từ việc kiểm tra các nghiệp vụ chi tiết sang việc truyền đạt các nhận xét quan trọng về tình trạng kiểm soát thể hiện rõ thách thức trong giai đoạn từ những năm 1980 đến 1990.
1990 Nhiều doanh nghiệp kiểm toán nội bộ hài lòng thông báo điểm đến của họ tại cái được xem là đỉnh cao phát triển của quá trình kiểm toán
- Giai đoạn “Đánh giá việc quản trị rủi ro” (đến năm 2000): Những năm
Năm 1990 đánh dấu sự bùng nổ trong quản trị rủi ro nhằm bảo vệ tổ chức khỏi các xì-căn-đan, sai lầm quản trị và sự kiện tiêu cực Ban giám đốc của nhiều doanh nghiệp và dịch vụ công nhận thấy tầm quan trọng của hệ thống quản trị rủi ro hiệu quả Do đó, nhiều tổ chức đã tìm đến kiểm toán nội bộ như một công cụ hỗ trợ trong việc triển khai chiến lược quản trị rủi ro, đồng thời đưa ra các khuyến nghị để nâng cao hiệu quả Các kiểm toán viên nội bộ cần đánh giá tính phù hợp của chiến lược quản trị rủi ro và đề xuất cải tiến cấu trúc, quy trình nhằm tối ưu hóa việc xác định và quản trị rủi ro thông qua các hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Giai đoạn “Tạo thuận lợi cho việc quản trị rủi ro” (đến năm 2001):
Khi các kiểm toán viên nội bộ đã quen thuộc với việc kiểm toán theo các tiêu chuẩn, một xu hướng mới đã xuất hiện trong nhiều tổ chức, đó là quản trị rủi ro doanh nghiệp Điều này yêu cầu những chuyên gia có khả năng nhận diện và đánh giá rủi ro, đồng thời tích hợp quản trị rủi ro vào quy trình chiến lược kinh doanh Một số tổ chức kiểm toán nội bộ đã dẫn đầu trong việc này, trong khi một số khác vẫn thận trọng khi chuyển đổi vai trò kiểm toán sang tư vấn Nhiều tổ chức đã kết hợp cả hai hình thức, đảm bảo rằng việc ước lượng rủi ro trở thành một phần thiết yếu trong hầu hết các cuộc kiểm toán, dựa trên sự hợp tác giữa kiểm toán viên, quản lý và nhân viên.
Giai đoạn “Báo cáo rủi ro và bảo đảm kiểm soát” (đến năm 2002) cho thấy nhu cầu báo cáo kết quả kiểm toán cho cấp cao trong tổ chức vẫn rất quan trọng Hội đồng quản trị sẽ trình bày về hệ thống kiểm soát nội bộ trong báo cáo thường niên Kiểm toán viên nội bộ, với quan điểm mới, có thể hòa hợp với chương trình làm việc của quản trị cấp cao, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến các vấn đề hợp tác giữa hai bên.
Giai đoạn “Cộng thêm giá trị” (đến năm 2003) đánh dấu sự chuyển biến trong vai trò của kiểm toán nội bộ, theo định nghĩa của IIA, là việc gia tăng giá trị cho tổ chức Kiểm toán nội bộ không chỉ đơn thuần là kiểm tra và đánh giá, mà còn đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả và cải tiến quy trình, từ đó hỗ trợ tổ chức đạt được mục tiêu chiến lược của mình.
Các tổ chức tồn tại nhằm tạo ra giá trị và lợi nhuận cho chủ sở hữu, cổ đông và khách hàng Giá trị này được hình thành thông qua phát triển hàng hóa, dịch vụ và sử dụng nguồn lực cho tiêu thụ Trong quá trình thu thập dữ liệu để nhận diện và đánh giá rủi ro, kiểm toán viên nội bộ có thể phát triển hiểu biết sâu sắc về hoạt động và cơ hội cải thiện lợi nhuận của doanh nghiệp Thông tin giá trị này có thể được truyền đạt dưới dạng tư vấn, lời khuyên hoặc qua các sản phẩm khác đến quản trị và điều hành.
Từ năm 2004 đến nay, kiểm toán nội bộ đã có những cải tiến đáng kể, không chỉ tập trung vào việc đạt được mục tiêu hẹp cho cổ đông mà còn mở rộng ra phục vụ lợi ích cho tất cả các bên liên quan, những người bị ảnh hưởng bởi kết quả hoạt động kinh doanh của tổ chức.
1.1.1.3 Đị nh ngh ĩ a ki ể m toán n ộ i b ộ :
Sự phát triển mạnh mẽ của kiểm toán nội bộ trên toàn cầu đã dẫn đến nhiều định nghĩa khác nhau về lĩnh vực này, phản ánh quan điểm đa dạng từ các tổ chức và thời điểm khác nhau.
Hệ thống kiểm soát nội bộ - Đối tượng giám sát của kiểm toán nội bộ 1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ
1.2.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ:
Kiểm soát nội bộ, theo định nghĩa của COSO (Ủy ban Tài trợ của Ủy ban Treadway), là quy trình được ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu một cách hợp lý.
- Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động
- Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính
- Sự tuân thủ các luật lệ và qui định hiện hành
Trong khi đó, theo định nghĩa của IIA (Institude Of Internal Auditors), các mục tiêu của kiểm soát nội bộ gồm:
- Độ tin cậy và trung thực của thông tin
- Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và qui định
- Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực
- Hoàn tất các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình
Có thể thấy rằng, về nguyên tắc, không có sự khác biệt gì giữa hai định nghĩa của COSO và IIA về mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Nghiên cứu phát triển kiểm soát nội bộ có thể được phân chia theo các lĩnh vực khác nhau như quản trị, công nghệ thông tin, kiểm toán độc lập, và các ngành nghề cụ thể như ngân hàng Mỗi lĩnh vực sẽ có những định nghĩa và mục tiêu cụ thể riêng về kiểm soát nội bộ, nhằm đảm bảo hiệu quả và tính chính xác trong hoạt động.
1.2.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức bao gồm năm thành phần chính: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát.
Có thể nêu một số điểm chính yếu của từng bộ phận như sau:
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong nhận thức, thái độ và hành động của người quản lý đối với kiểm soát và tầm quan trọng của nó Một môi trường kiểm soát mạnh mẽ có thể nâng cao hiệu quả của các thủ tục kiểm soát, trong khi môi trường yếu kém có thể dẫn đến việc các thủ tục này không đạt được mục tiêu hoặc chỉ mang tính hình thức Mặc dù môi trường kiểm soát tốt giúp hạn chế thiếu sót, nhưng nó không thể thay thế cho các thủ tục kiểm soát cần thiết Ngoài ra, việc đánh giá rủi ro là điều không thể thiếu trong kinh doanh, vì không có biện pháp nào có thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro Các nhà quản lý cần xác định rủi ro nào có thể chấp nhận và tìm cách quản lý chúng hiệu quả.
Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục cần thiết để thực hiện chỉ đạo của người quản lý, giúp quản lý rủi ro trong quá trình đạt được mục tiêu của đơn vị Những hoạt động này bao gồm phân chia trách nhiệm rõ ràng, ủy quyền hợp lý cho các nghiệp vụ, bảo vệ tài sản và thông tin, cũng như thực hiện kiểm tra độc lập và phân tích rà soát.
Thông tin truyền thông là quá trình thu thập và chuyển giao thông tin đến các cá nhân và bộ phận trong đơn vị, giúp họ hoàn thành nhiệm vụ của mình Việc truyền thông không chỉ diễn ra nội bộ mà còn liên quan đến bên ngoài Để đảm bảo sự kiểm soát hiệu quả, thông tin cần phải trung thực, đáng tin cậy và quá trình truyền đạt phải được thực hiện một cách chính xác và kịp thời.
Giám sát là quá trình đánh giá định kỳ của người quản lý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm đảm bảo hoạt động của nó đúng như thiết kế và điều chỉnh phù hợp với từng giai đoạn Vai trò của giám sát trong kiểm soát nội bộ là rất quan trọng, giúp duy trì hiệu quả của hệ thống qua các thời kỳ khác nhau.
Tổ chức hoạt động kiểm toán nội bộ
Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ cần tuân thủ nguyên tắc tổ chức cơ bản là tập trung và dân chủ Hệ thống kiểm toán phải bao gồm các phân hệ với mối liên hệ nội bộ và bên ngoài, phù hợp với lý thuyết tổ chức và quy luật biện chứng Đội ngũ kiểm toán viên cần được xây dựng đủ về số lượng và đảm bảo chất lượng, phù hợp với từng bộ máy kiểm toán Kiểm toán viên nội bộ là yếu tố then chốt của bộ máy này, và số lượng cũng như chất lượng đội ngũ kiểm toán viên sẽ quyết định sự tồn tại và hiệu quả hoạt động của bộ máy kiểm toán nội bộ.
Mục tiêu của tổ chức là thiết lập mối liên hệ theo một trật tự nhất định Trong kiểm toán nội bộ, trật tự này được xác định khác nhau dựa trên mối quan hệ giữa các mục tiêu kiểm toán và các đối tượng kiểm toán Để xử lý các mối liên hệ phức tạp này, cần áp dụng phương pháp luận biện chứng, xem xét sự tương tác giữa các sự vật, hiện tượng, cũng như giữa cái chung và cái riêng, cái mới và cái cũ.
1.3.2 Tiêu chuẩn thiết lập bộ máy kiểm toán nội bộ:
Để xây dựng một bộ máy kiểm toán nội bộ hiệu quả trong tổ chức, cần xem xét các yếu tố ảnh hưởng từ quy mô, phạm vi hoạt động và cấu trúc phân cấp quản lý của tổ chức.
Tiêu chuẩn về quy mô là yếu tố quyết định trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các doanh nghiệp lớn thường cần bộ phận kiểm toán nội bộ để nâng cao chất lượng kiểm soát, trong khi doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu bộ phận này Quy mô doanh nghiệp được đánh giá qua doanh thu, tổng giá trị tài sản, vốn hoạt động và số lượng nhân viên Doanh nghiệp lớn và phức tạp yêu cầu bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động nhiều hơn, dẫn đến việc tăng số lượng nhân viên trong bộ phận này Tuy nhiên, số lượng nhân viên kiểm toán nội bộ còn phụ thuộc vào các yếu tố như đặc điểm kinh tế, quy định pháp lý và chất lượng kiểm toán viên Theo nghiên cứu của IFAC, doanh nghiệp có 1000 nhân viên cần từ 0.2 đến 4.1 kiểm toán viên nội bộ, tỷ lệ này khác nhau giữa các quốc gia phát triển và đang phát triển.
1000 nhân viên, còn ở một số nước đang phát triển tỷ lệ này là 4 kiểm toán viên cho
Doanh nghiệp với 1000 nhân viên có tính phức tạp cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thể hiện qua cơ cấu tổ chức và quy trình sản xuất Cụ thể, doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nhiều sản phẩm với nhiều công đoạn sẽ có mức độ phức tạp lớn hơn so với những doanh nghiệp chỉ sản xuất một hoặc vài sản phẩm với ít công đoạn Thêm vào đó, cơ chế sản xuất kinh doanh cũng góp phần làm tăng tính phức tạp của doanh nghiệp.
Phạm vi hoạt động địa lý là yếu tố quan trọng khi xem xét tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp Nhiều doanh nghiệp có trụ sở chính tại Hà Nội hoặc Thành phố Hồ Chí Minh nhưng lại có nhiều đơn vị trực thuộc ở khắp nơi Đối với những doanh nghiệp này, việc bố trí tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ cần đảm bảo tính hợp lý, chất lượng kiểm toán, đồng thời tiết kiệm và hiệu quả Thông thường, để thuận tiện cho công tác kiểm toán, các doanh nghiệp sẽ tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu phân tán, với đội ngũ kiểm toán viên được phân công phụ trách các khu vực cụ thể.
Mức độ phân cấp quản lý trong doanh nghiệp là yếu tố quan trọng khi tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ Trong các doanh nghiệp có quyền quyết định được ủy quyền cho từng trung tâm, việc phân quyền chỉ khả thi khi mục tiêu, thủ tục và hệ thống hành chính được xác định rõ ràng, kèm theo các biện pháp kiểm tra hiệu quả Tuy nhiên, điều này cũng tiềm ẩn rủi ro và sai sót thông tin trong hệ thống kiểm soát nội bộ Các rủi ro này có thể xuất phát từ việc hiểu sai mục tiêu, độ trung thực của thông tin từ các trung tâm, hoặc sự không tuân thủ các chính sách quy định Do đó, doanh nghiệp có mô hình quản lý phân cấp cần thiết phải có bộ phận kiểm toán nội bộ để đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định của tất cả các trung tâm, bộ phận.
Ngoài các yếu tố quan trọng khác, doanh nghiệp cần chú ý đến lĩnh vực hoạt động và năng lực của nhân viên Doanh nghiệp hoạt động đa ngành có nguy cơ cao về sai sót thông tin tài chính, do đó cần có bộ phận kiểm toán nội bộ để giảm thiểu rủi ro Đối với các doanh nghiệp lớn với nhiều nhân viên, việc đảm bảo tất cả đều đạt yêu cầu năng lực nghề nghiệp là thách thức, dẫn đến nguy cơ sai sót do trình độ không đồng đều Bộ phận kiểm toán nội bộ giúp hạn chế sai sót thông qua việc tổ chức đào tạo và giải thích cho nhân viên về các lỗi mà kiểm toán viên phát hiện.
Khi quyết định có nên tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp hay không, cần đánh giá tổng hợp các tiêu chuẩn một cách kỹ lưỡng, trong đó yếu tố quy mô và tính phức tạp của hoạt động sản xuất kinh doanh là tiêu chí quyết định Để xác định cách tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ và cơ cấu của nó, cần xem xét đặc điểm khách quan của từng doanh nghiệp cũng như quan điểm chủ quan của người đứng đầu doanh nghiệp.
1.3.3 Quan điểm tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ: Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ một cách hữu hiệu nhất, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc cấp cao nhất trong doanh nghiệp Tuy vậy, khi xem xét vấn đề này, hiện nay có ít nhất ba quan điểm khác nhau:
Quan điểm cho rằng bộ phận kiểm toán nội bộ nên trực thuộc phòng kế toán dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là không đảm bảo tính độc lập của bộ phận kiểm toán Điều này dẫn đến kết quả kiểm toán không khách quan Nếu kiểm toán nội bộ nằm dưới phòng kế toán, nội dung kiểm toán sẽ chỉ tập trung vào kiểm toán tài chính và kế toán quản trị, không đáp ứng được yêu cầu mở rộng nội dung kiểm toán hiện nay, đặc biệt là về hiệu năng và hiệu quả hoạt động Vì vậy, quan điểm này không còn phù hợp với điều kiện kinh tế phát triển theo cơ chế thị trường.
Bộ phận kiểm toán nội bộ tại các Tổng công ty có hội đồng quản trị nên được đặt trực thuộc Hội đồng quản trị và chịu sự chỉ đạo của Ban kiểm soát để đảm bảo tính độc lập và khách quan trong kết quả kiểm toán Tuy nhiên, sự tham gia hạn chế của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh khiến cho bộ phận kiểm toán nội bộ gặp khó khăn trong việc thực hiện hiệu quả các ý kiến tư vấn nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Do đó, việc tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ theo cách này thiếu tính thực tiễn và không đáp ứng được yêu cầu kịp thời trong công tác kiểm soát.
Quan điểm thứ ba cho rằng bộ phận kiểm toán nội bộ cần trực thuộc (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp, vì đây là một phần quan trọng trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và phát hiện kịp thời các sai sót Việc đặt kiểm toán nội bộ dưới sự lãnh đạo cao nhất giúp tối ưu hóa khả năng phát hiện và khắc phục các điểm yếu trong hoạt động của doanh nghiệp Để đảm bảo tính độc lập, người đứng đầu bộ phận kiểm toán nội bộ cần có quyền tự do báo cáo kết quả kiểm toán với Ban kiểm soát của Hội đồng quản trị Quan điểm này phù hợp với thực tiễn hiện nay và góp phần nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần lựa chọn mô hình kiểm toán nội bộ phù hợp dựa trên quy mô và phân tán địa lý của mình Có ba mô hình cơ bản: mô hình tập trung, mô hình phân tán và mô hình kết hợp.
Mô hình tập trung trong tổ chức kiểm toán nội bộ là phương thức mà doanh nghiệp thiết lập một phòng kiểm toán tại văn phòng chính, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kiểm toán và báo cáo trực tiếp cho (Tổng) Giám đốc Ưu điểm của mô hình này là tính gọn nhẹ và tập trung, giúp tổ chức hoạt động kiểm toán chặt chẽ, đặc biệt hiệu quả cho doanh nghiệp lớn có các đơn vị trực thuộc gần nhau Tuy nhiên, mô hình này không phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn với các đơn vị phân bố rộng rãi, vì sự di chuyển của kiểm toán viên gặp khó khăn, ảnh hưởng đến việc theo dõi và kiểm tra thực tế Ngoài ra, chi phí cho việc đi lại và ăn ở của kiểm toán viên cũng là một yếu tố kinh tế cần xem xét.
Qui trình kiểm toán nội bộ
Lập kế hoạch là yếu tố then chốt để đạt được kết quả tốt trong mọi tổ chức, đặc biệt trong công tác kiểm toán Nó không chỉ giúp xác định các mục tiêu mà còn tận dụng hiệu quả nguồn lực sẵn có Kế hoạch kiểm toán là bước đầu tiên và thiết yếu, tạo nền tảng cho quá trình kiểm toán, quyết định chất lượng của cuộc kiểm toán, nhất là với những cuộc kiểm toán quy mô lớn Kế hoạch này cần được lập bằng văn bản và thực hiện bởi người phụ trách kiểm toán nội bộ, đồng thời phải nhất quán với quy chế của bộ phận kiểm toán và các mục tiêu của tổ chức Nội dung của bản kế hoạch kiểm toán nội bộ cần được xác định rõ ràng và cụ thể.
1.4.1.1 Xây d ự ng các m ụ c tiêu ki ể m toán và ph ạ m vi công vi ệ c:
Mục tiêu kiểm toán là tiêu chí quan trọng để đánh giá kết quả của mỗi cuộc kiểm toán cụ thể Để xác định các mục tiêu này, cần xem xét các yếu tố như yêu cầu quản lý, năng lực nhân viên, nguồn lực và thời gian có sẵn, tính cấp bách của công việc, và các phương pháp tiếp cận khác nhau Việc định rõ các mục tiêu và giới hạn kiểm toán ngay từ đầu là rất cần thiết Hơn nữa, các mục tiêu này cần phải được điều chỉnh theo những điều kiện thay đổi và phải được truyền đạt rõ ràng cho nhân viên kiểm toán nội bộ để đảm bảo họ hiểu và thực hiện đúng.
Phạm vi kiểm toán xác định giới hạn không gian và thời gian của đối tượng kiểm toán, thường được xác định cùng với mục tiêu kiểm toán Nó cụ thể hóa các mục tiêu này bằng cách chỉ rõ đối tượng cụ thể của kiểm toán, bao gồm bảng khai tài chính, các loại nghiệp vụ hoặc một số nghiệp vụ cụ thể, và sự tuân thủ pháp luật Ngoài ra, phạm vi kiểm toán cũng cần xác định rõ thời gian áp dụng, như tháng, quý hoặc năm.
Trong kiểm toán nội bộ, mặc dù mục tiêu và phạm vi kiểm toán đã được xác định trong kế hoạch đầu năm, chúng thường chỉ mang tính chất chung Do đó, mỗi cuộc kiểm toán cần phải xác định rõ ràng và chính xác mục tiêu cũng như phạm vi cụ thể để đảm bảo hiệu quả và tính chính xác của quá trình kiểm toán.
1.4.1.2 Xác định những nguồn lực cần thiết để thực hiện cuộc kiểm toán:
Dựa trên mục tiêu và phạm vi của cuộc kiểm toán, người đứng đầu bộ phận kiểm toán nội bộ cần xác định các nguồn lực thiết yếu cho việc thực hiện Những nguồn lực này bao gồm nhân sự tham gia, ngân sách tài chính, cùng với các phương tiện và công cụ cần thiết để tiến hành cuộc kiểm toán một cách hiệu quả.
Số lượng và trình độ nhân viên cần thiết phụ thuộc vào tính chất, sự phức tạp của công việc và thời gian thực hiện Để ước lượng số lượng nhân viên, công việc cần được chia nhỏ thành các nhiệm vụ cá nhân Ngoài ra, kỹ năng và nhu cầu phát triển của nhân viên cũng cần được xem xét khi lựa chọn kiểm toán viên cho từng công việc cụ thể.
Ngân sách tài chính cần thiết cho việc thực hiện kiểm toán bao gồm chi phí đi lại, ăn ở của kiểm toán viên và chi phí thuê chuyên gia nếu cần Ngân sách này phải tuân thủ quy chế tài chính của doanh nghiệp và phù hợp với kế hoạch ngân sách hàng năm cho công tác kiểm toán nội bộ.
Trong quá trình kiểm toán, việc xác định rõ ràng các phương tiện và công cụ tham gia là rất quan trọng Chẳng hạn, ô tô của doanh nghiệp được sử dụng làm phương tiện di chuyển cho đoàn kiểm toán, trong khi máy vi tính được áp dụng để thực hiện việc lấy mẫu kiểm toán.
1.4.1.3 Thu th ậ p thông tin c ơ b ả n v ề các ho ạ t độ ng s ẽ đượ c ki ể m toán:
Việc thu thập thông tin trong kiểm toán chủ yếu nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định mà không chỉ dừng lại ở việc thu thập bằng chứng cho kết luận kiểm toán Để đạt hiệu quả cao nhất, cần khai thác tối đa các nguồn tài liệu hiện có, đồng thời có thể áp dụng các biện pháp điều tra bổ sung khi cần thiết Các nguồn tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập thông tin phục vụ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán trước đây cần được nghiên cứu kỹ lưỡng để đánh giá tình hình chung của tổ chức, chức năng đã thẩm tra, kiểm soát nội bộ và số liệu thống kê Đặc biệt, cần chú ý đến các vấn đề kiểm toán đã xảy ra trước đó cùng với các phương pháp giải quyết đã được áp dụng Thời gian thực hiện kiểm toán trong lần trước cũng phải được xem xét cẩn thận nhằm xác định khả năng tiết kiệm.
Tất cả các báo cáo kiểm toán trước đây đã phát hành cho đơn vị được kiểm toán cần được thẩm tra lại Việc phân tích các vấn đề phát hiện và đánh giá tầm quan trọng của chúng là rất cần thiết.
- Các quy chế, quyết định có liên quan đến hoạt động của đơn vị được kiểm toán
- Các tài liệu khác có liên quan
1.4.1.4 Liên h ệ v ớ i nh ữ ng ng ườ i c ầ n bi ế t v ề cu ộ c ki ể m toán:
Cuộc kiểm toán cần sự tham gia của giám đốc doanh nghiệp, người đứng đầu các đơn vị được kiểm toán, kiểm toán viên và các bên liên quan khác Việc liên hệ giữa các bên này là rất quan trọng để xây dựng một lịch trình làm việc hợp lý và khoa học cho cuộc kiểm toán.
1.4.1.5 Vi ế t ch ươ ng trình ki ể m toán:
Chương trình kiểm toán là kế hoạch chi tiết về các công việc và thời gian thực hiện, tập trung vào các thủ tục kiểm toán cần thiết Nó là kết quả của quá trình lập kế hoạch và điều tra, thể hiện sự lựa chọn của kiểm toán viên nhằm áp dụng những phương pháp hiệu quả nhất để hoàn thành nhiệm vụ.
Chuẩn bị cho chương trình kiểm toán yêu cầu lập kế hoạch, đánh giá và kinh nghiệm Kiểm toán viên nội bộ sẽ dựa vào thông tin đã thu thập để tiến hành điều tra Một trong những tiêu chuẩn quan trọng nhất là hệ thống kiểm soát nội bộ Qua quá trình điều tra, kiểm toán viên sơ bộ xác định mức độ tin cậy của hệ thống và lựa chọn các vấn đề cần kiểm tra thêm cũng như các lĩnh vực cần chú ý trong quá trình kiểm toán.
Tính trọng yếu và rủi ro là hai tiêu chuẩn quan trọng trong việc thiết lập chương trình kiểm toán Tính trọng yếu có tính chất tương đối, nghĩa là một sai số có thể quan trọng với công ty nhỏ nhưng không với công ty lớn Nó được xem xét qua quy mô (mặt lượng) và vị trí (mặt chất) của nội dung Kiểm toán viên nội bộ có thể điều chỉnh phạm vi công việc dựa trên tính trọng yếu Dù một lĩnh vực có thể không quan trọng, nó vẫn có thể thiết yếu theo tính rủi ro tương đối Kiểm toán viên cần chú ý đến tất cả các khoản mục, đặc biệt trong các hoàn cảnh không thuận lợi, đồng thời cũng phải cân nhắc độ tin cậy của bằng chứng và thông tin có sẵn.
Kiểm toán viên nội bộ cố gắng chọn các bước kiểm toán sao cho tạo ra được các bằng chứng tin cậy nhất
Dưới đây là bảng minh hoạ trích dẫn một chương trình kiểm toán của một công ty
Bảng minh họa số 1 - Phân đoạn tiền mặt Mục tiêu kiểm toán: xác định số dư tiền mặt có quá nhiều không
Dự tính ngày bắt đầu/ hoàn thành
Tham khảo hồ sơ kiểm toán
1 Đưa vào chương trình số dư tiền trích từ bảng sao kê của ngân hàng trong năm
2 Xác định số dư tiền mặt có quá nhiều không
3.Đối với các tài khoản có số dư được vượt mức, xác định chu kỳ gửi tiền và các khoản chi tiêu chủ yếu trong tháng
4.Xác định những lần gửi tiền có thể định thời gian khớp chặt chẽ hơn với các khoản chi tiêu không
5 Xác định các chính sách của công ty về đầu tư tiền mặt tạm thời có được tuân thủ không
