GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
Khái niệm dự án và qui trình quản lý dự án
Dự án là một tập hợp các hoạt động liên quan, được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định và sử dụng nguồn lực hạn chế như con người, thiết bị và tài chính Mục tiêu của dự án là đạt được những kết quả cụ thể, rõ ràng, nhằm đáp ứng nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng tới.
Dự án bao gồm một chuỗi các hoạt động liên kết chặt chẽ với nhau, nhằm mục tiêu sản xuất ra một sản phẩm hoặc dịch vụ độc nhất trong một khoảng thời gian nhất định, đồng thời phải tuân thủ các giới hạn về nguồn lực trong môi trường đầy bất định.
1.1.2 Qui trình quản lý dự án 1.1.2.1 Khái niệm quản lý dự án
Quản lý dự án là quá trình áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để thực hiện các hoạt động dự án nhằm đáp ứng yêu cầu cụ thể Quá trình này bao gồm lập kế hoạch, điều phối thời gian và nguồn lực, cũng như giám sát sự phát triển của dự án Mục tiêu của quản lý dự án là đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách đã phê duyệt, đồng thời đạt các yêu cầu về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp tối ưu nhất.
1.1.2.2 Qui trình quản lý dự án a Giai đoạn khởi tạo dự án
Trong giai đoạn đầu tiên của dự án, việc xác định mục tiêu và tính khả thi là rất quan trọng, vì nó giúp đánh giá cơ hội của dự án Nếu cần, một nghiên cứu khả thi sẽ được thực hiện, và dựa trên kết quả, một giải pháp cùng kế hoạch sẽ được đề xuất Khi mọi quyết định đã được đưa ra, tài liệu bắt đầu dự án sẽ được tạo ra, cung cấp nền tảng cho kế hoạch xây dựng và đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án.
Lập kế hoạch là giai đoạn quan trọng thứ hai trong quy trình quản lý dự án, đánh dấu sự khởi đầu cần thiết cho hành động Quy trình này thường bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu cụ thể, từ đó đặt ra câu hỏi: “Dựa vào mục tiêu của chúng ta, chúng ta cần hoàn thành những nhiệm vụ nào?”
Người lập kế hoạch xác định các nhiệm vụ chính của dự án, sắp xếp trình tự thực hiện và thời hạn hoàn thành cho từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo dự án được thực hiện đúng theo lịch trình đã đề ra.
Giai đoạn thực thi công việc là bước quan trọng để biến kỳ vọng và kế hoạch thành các đầu ra cụ thể cho dự án Trong giai đoạn này, các công việc được thực hiện theo lịch trình đã định, với sự phân bổ nguồn lực hợp lý nhằm đạt được mục tiêu Các quản lý và thành viên dự án sẽ phối hợp chặt chẽ để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo kế hoạch.
Giai đoạn thực thi dự án có các hoạt động cụ thể như sau:
− Triển khai công việc theo lịch trình:
Sau khi hoàn thành kế hoạch, khi đến thời điểm bắt đầu theo lịch trình, người quản lý dự án ra lệnh cho các trưởng nhóm thực hiện các công việc đã được liệt kê Đồng thời, người quản lý cũng thông báo cho các bộ phận liên quan để hỗ trợ công việc và khởi động các nhiệm vụ khác đúng thời gian quy định.
Trong quá trình lập kế hoạch dự án, các hoạt động cần thiết bao gồm: tổ chức họp khởi động dự án, xây dựng WBS chi tiết, thiết lập bảng hệ thống tổ chức, lập danh sách công việc cụ thể, xây dựng lịch trình, lập kế hoạch chất lượng, kế hoạch chi phí, kế hoạch nhân lực, kế hoạch vật tư, kế hoạch cơ sở vật chất, kế hoạch quản lý rủi ro, kế hoạch quản lý thông tin và soạn thảo tài liệu dự án.
Hoàn thành các cột mốc dự án là yếu tố quan trọng trong việc đánh giá tiến độ và thành công của dự án Mỗi dự án đều có những điểm quan trọng trên lịch trình, và khi đạt được các cột mốc này, nó không chỉ đánh dấu sự hoàn thành từng phần mà còn thể hiện bước tiến triển rõ rệt của dự án Việc hoàn thành bất kỳ cột mốc nào cũng là minh chứng cho sự phát triển và thành công của dự án.
Trong giai đoạn thực hiện dự án, việc lập các tài liệu dự án là rất quan trọng để ghi lại tiến độ và các vấn đề liên quan Các tài liệu này bao gồm thông tin về sự hoàn thành của từng công đoạn, phần trăm hoàn thành của toàn bộ dự án, chất lượng sản phẩm, các lỗi phát sinh, phương án khắc phục và kết quả khắc phục Ngoài ra, cần theo dõi sự điều vận nhân sự, nguồn lực và các biên bản ghi nhận, biên bản họp Tóm lại, rất nhiều tài liệu cần được lập ra để đảm bảo tiến trình phát triển và hoàn thành dự án một cách hiệu quả.
− Quản lý và Giải quyết các mâu thuẫn nhân sự phát sinh. d Giai đoạn điều khiển và kiểm soát
Giám sát dự án là quá trình theo dõi và kiểm tra tiến độ, chi phí và tiến trình thực hiện dự án, nhằm đánh giá thường xuyên mức độ hoàn thành Qua đó, việc quản lý tiến độ thời gian trở nên quan trọng để đảm bảo dự án đáp ứng yêu cầu kế hoạch và đề xuất các biện pháp cần thiết cho sự thành công.
− Giám sát tiến độ và tình trạng của dự án
− Điều chỉnh kế hoạch do yêu cầu dự án thay đổi
− Điều chỉnh kế hoạch dự án do biến động thực tế
− Điều chỉnh dự án để đảm bảo kế hoạch đã định f Giai đoạn kết thúc dự án
− Hoàn thành các tài liệu dự án
Trước khi dự án kết thúc và bàn giao kết quả cho khách hàng hoặc người sử dụng, các tài liệu dự án cần phải được hoàn thành Đồng thời, dự án cũng nên được xem xét bởi người quản lý và được phê duyệt bởi các nhà tài trợ.
− Bàn giao kết quả dự án cho bên sử dụng cuối cùng
Việc bàn giao kết quả dự án đánh dấu sự hoàn thành của dự án, bao gồm các bước như chạy thử sản phẩm, hướng dẫn sử dụng, đào tạo người dùng và bàn giao toàn bộ sản phẩm Quá trình này cũng bao gồm việc giám sát người sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định Sản phẩm được coi là đã hoàn thành bàn giao khi người sử dụng có khả năng tự độc lập sử dụng sản phẩm hoặc khi hết thời gian quy định, và người sử dụng ký biên bản bàn giao.
Phần mềm quản lý dự án
1.2.1.1 Jira – Phần mềm quản lý dự án cho nhà phát triển
Jira là phần mềm quản lý công việc hiệu quả, đặc biệt dành cho các nhà phát triển, giúp quản lý nhiều dự án phát triển phần mềm cùng lúc Phần mềm này được ưa chuộng bởi nhiều nhóm làm việc theo phương pháp agile, nhờ vào các tính năng nổi bật hỗ trợ quản lý và theo dõi tiến độ công việc.
− Tạo ra quy trình làm việc hiệu quả nhất cho toàn đội
− Dễ dàng quản lý nhiều dự án phần mềm cùng lúc
− Bảng điều khiển đa dạng: Scum Board, Kanban Board.
− Cải thiện năng suất làm việc toàn đội thông quan dữ liệu trực quan và báo cáo trong thời gian thực
− Portfilio tất cả các dự án mang lại cái nhìn tổng thể, dễ dàng quản lý đội nhóm, lên kế hoạch nguồn lực, theo dõi tiến trình
− Bộ lọc JIRA Query Language giúp tìm kiếm nhanh chóng
− Hơn 950 add-on mang đến các tính năng nâng cao
− Quy mô quản lý nhóm từ 10 tới 10,000 biến JIRA thành công cụ quản lý nhóm agile cho bất kì kích thước nhóm nào.
1.2.1.2 Trello – Công cụ quản lý công việc trực tuyến
Trello là một công cụ quản lý công việc hiệu quả, đặc biệt trong việc quản lý dự án với nhiều thành viên Hiện nay, Trello không chỉ có phiên bản cho máy tính mà còn hỗ trợ trên các thiết bị di động.
Phần mềm TRELLO đã ra mắt phiên bản trực tuyến, trở thành một trong những ứng dụng quản lý công việc hiệu quả và đơn giản nhất hiện nay.
Trello là công cụ quản lý dự án hiệu quả, cho phép bạn kiểm soát tên dự án, nội dung, thành viên nhóm và các thông tin liên quan Với cách tổ chức thông minh dưới dạng bảng, người dùng dễ dàng theo dõi và nắm bắt toàn bộ công việc cần làm mà không tốn nhiều thời gian tìm kiếm.
Trello không chỉ hữu ích trong việc quản lý dự án công việc mà còn giúp bạn kiểm soát các công việc hàng ngày như tổ chức sinh nhật, viết kịch bản hay lên kế hoạch dọn dẹp nhà cửa Với Trello, việc quản lý bản thân và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên trở nên đơn giản hơn, giúp bạn cảm thấy mọi thứ dễ dàng hơn rất nhiều.
Những tính năng nổi bật của Trello:
Trello là một công cụ quản lý công việc đơn giản với giao diện dễ sử dụng, cho phép người dùng làm quen chỉ trong vài phút Sau khi đã nắm bắt, người dùng có thể nhanh chóng bắt đầu lập kế hoạch Đặc biệt, để đánh dấu công việc đã hoàn thành, chỉ cần kéo thẻ vào danh sách "Done" mà không cần phải thay đổi tên, ngày hay trạng thái công việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
Trello cung cấp nhiều nhãn dán với màu sắc đa dạng, giúp người dùng phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp Tính năng này hỗ trợ bạn dễ dàng xác định thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ, từ đó đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
Hỗ trợ thông báo qua email khi có bất kỳ thay đổi nào trong dự án giúp người dùng theo dõi quá trình triển khai và tiến độ hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Trello là một công cụ hữu ích để tổ chức các sự kiện như tiệc cưới, du lịch, hoặc dã ngoại Người dùng có thể tạo danh sách các mục quan trọng như nhà cung cấp, khách sạn, nhiếp ảnh, thực đơn, danh sách khách mời và ban nhạc, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Công cụ quản lý tối ưu
Asana là một công cụ hữu ích giúp người dùng làm việc nhóm hiệu quả mà không cần sử dụng email Nhiều công ty lớn như Airbnb và Foursquare đã áp dụng Asana để hỗ trợ quản lý dự án.
Asana, được phát triển bởi Dustin Moskovitz và Justin Rosenstein, là một công cụ SAAS nổi bật với thiết kế đơn giản và khoa học, giúp người dùng dễ dàng làm quen Ứng dụng cung cấp các công cụ quản lý hiệu quả, bao gồm không gian làm việc riêng cho từng nhóm dự án, cho phép theo dõi tiến độ công việc trên nhiều thiết bị như tablet, smartphone và máy tính để bàn Người dùng có thể linh hoạt thêm comment, file đính kèm và ghi chú, từ đó tăng cường sự tương tác trong nhóm Đặc biệt, Asana miễn phí cho các nhóm dưới 15 thành viên, nhờ đó trở thành một lựa chọn phổ biến và đáng tin cậy trong quản lý dự án.
Agilefant là phần mềm quản trị dự án miễn phí, hỗ trợ quy trình Agile với đầy đủ chức năng cần thiết Được phát triển từ mã nguồn mở, Agilefant hoạt động trên nền tảng Java, MySQL và Tomcat, mang lại giải pháp hiệu quả cho việc quản lý dự án.
Agilefant là một công cụ quản lý dự án mã nguồn mở dựa trên phương pháp Agile, hỗ trợ quản lý hồ sơ sản phẩm, dự án, chạy nước rút và phát triển đa đội Phần mềm cung cấp ba cấp độ lập kế hoạch quản lý tồn đọng, bao gồm backlogs sản phẩm, dự án và lặp đi lặp lại Ngoài ra, Agilefant còn cung cấp các đồ thị trực quan để theo dõi tiến độ dự án hiệu quả.
1.2.1.5 My Collab – Phần mềm quản lý dự án khách hàng
MyCollab là giải pháp toàn diện cho quản lý mối quan hệ khách hàng, tài liệu và dự án Nền tảng này cung cấp nhiều công cụ hữu ích, giúp người dùng, đặc biệt là các chủ dự án, theo dõi lịch biểu và thời gian hoàn thành dự án một cách trực quan.
Hệ thống giám sát dự án trong MyCollab được trình bày dưới dạng timeline, giúp người dùng dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ mọi lúc Các thành viên trong dự án có thể giao tiếp qua email hoặc tin nhắn, tạo sự kết nối hiệu quả MyCollab-Project cung cấp biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ và chức năng dự án, đồng thời hỗ trợ biểu đồ phát triển Agile và bảng Kanban đặc trưng, nâng cao khả năng quản lý dự án.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Giới thiệu tổng quan
2.1.1 Sơ lược về phần mềm Microsoft Project.
Microsoft Project (MS) là phần mềm quản lý dự án tiên tiến, được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ các nhà sáng tạo trong việc lập và quản lý dự án hiệu quả trên nền tảng Windows.
Với Microsoft, bạn có thể tận dụng máy tính để bàn để thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau Quản lý dự án bao gồm tất cả các giai đoạn, từ lập kế hoạch cho đến hoàn thành, và cuối cùng là tạo ra các báo cáo tổng kết để đánh giá kết quả của dự án.
2.1.2 Các yêu cầu cơ bản cho máy tính và phần mềm hổ trợ.
− Môi trường hoạt động: Microsoft 9x/Me/2000/XP
Để cài đặt MS Project, máy tính chỉ cần đáp ứng yêu cầu của hệ điều hành mà bạn đang sử dụng Phần mềm này có thể được cài đặt độc lập mà không cần phải kèm theo bất kỳ chương trình nào khác.
For optimal typing in Vietnamese, it is essential to use a Vietnamese input method and Unicode fonts The recommended operating system is Windows Me or later; however, if using Windows 98 SE, installing Office 2000 is necessary to access Unicode fonts A suitable Vietnamese input method that supports Unicode is Vietkey 2000.
2.1.3 Một số bước chính trong việc quản lý một dự án của Microsoft Project.
1) Chuẩn bị thông tin cho dự án: Gồm tên dự án, mục đích của dự án, tác giả thực hiện, tên công ty tiến hành lập dự án…
2) Các thiết lập ban đầu cho dự án mới (new project): Gồm thông tin chính của dự án, thiết lập thời gian, lịch, kế hoạch làm việc…
3) Khai báo tài nguyên sẽ sử dụng trong dự án: Tài nguyên được dùng trong dự án bao gồm nhân công, vật liệu và máy móc các loại…
4) Bắt đầu với bước lập dự án: Việc tổ chức lập một dự án chính là nhập số liệu, quan sát các quá trình thực hiện của từng hạng mục trong dự án và cập nhật sửa
Hình 5: Giao diện phần mềm
5) đổi chúng theo yêu cầu cụ thể nào đó cho từng hạng mục bằng các bảng (table) khác nhau Mỗi bảng thường có hai vùng, một vùng bên trái được tổ chức theo các hàng và cột để nhập số liệu, còn vùng bên phải dùng để hiển thị các tiến trình và mối quan hệ giữa chúng.
6) Cập nhật tiến độ trong quá trình thực hiện dự án: Cập nhật tiến độ thực hiện các công tác là yếu tố quan trọng để giám sát, tổ chức thực hiện dự án Mỗi công tác bao gồm một số thông tin chính cần phải cập nhật như: khối lượng đã hoàn thành (tính theo %), thời gian thực tế hoàn thành, thời điểm bắt đầu và kết thúc thực tế.
7) Xác lập đường găng của dự án: Đường găng (Critical Path) là đường đi từ đầu đến cuối dự án theo các công tác có thời gian hoàn thành dài nhất Các công tác nằm trên đường găng được gọi là công tác găng và thông qua đường găng ta có thể điều chỉnh được tiến độ dự án.
8) In các biểu đồ và báo cáo: Các báo cáo được Project hỗ trợ khá đa dạng, tuy nhiên người dùng bị hạn chế can thiệp vào một số định dạng của báo cáo như một số ghi chú, tên các cột… Việc kết xuất báo cáo hoàn toàn tự động, ta chỉ cần chọn mục phù hợp là xong Việc in các báo cáo cũng tương tự như việc kết xuất, đượcProject làm tự động, nếu cần ta chỉ điều chỉnh trong phần “Page setup” để in cho đẹp hơn.
Giao diện phần mềm
Task: Công việc, nhiệm vụ.
Duration: Thời gian thực hiện công việc.
Predecessors: Công việc làm trước.
Successors: Công việc kế tiếp.
Task list: Danh sách các công việc.
Resource: Tài nguyên hay nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án.
Work: Số giờ công được gán để thực hiện công việcUnit: Khả năng lao dộng của tài nguyên.
Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có
Duration=0: dùng để kết thúc các đoạn trong dự án.
Công việc định kỳ là những nhiệm vụ lặp đi lặp lại theo chu kỳ trong quá trình thực hiện dự án, như các buổi họp giao ban đầu tuần Những công việc này giúp duy trì sự liên kết và tiến độ của dự án, đảm bảo mọi thành viên đều nắm rõ thông tin và nhiệm vụ cần thực hiện.
Shedule: Lịch trình của dự án.
Ovr Rate: Giá ngoài giờ.
Cost/use: Phí sử dụng tài nguyên.
Actual cost: Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại.
Current cost: Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại + Chi phí còn lại theo thời điểm hiện tại.
Remaining cost: Chi phí cần có để tiếp tục thực hiện dự án
Công việc tóm lược là nhiệm vụ chính yếu nhằm tổng hợp và trình bày thời gian, công việc và chi phí liên quan đến các công việc khác.
Một số thao tác cơ bản
2.3.1 Tạo một dự án mới.
Figure 1 Hình 7: Màn hình khởi tạo dự án mới
Để tạo lập kế hoạch dự án hiệu quả, trước tiên bạn cần nhập và tổ chức các công việc cùng khoảng thời gian thực hiện Tiếp theo, hãy khởi tạo nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu và chi phí cho từng công việc Dựa trên những thông tin này, Microsoft Project sẽ tự động tạo ra một kế hoạch làm việc Bạn chỉ cần kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Để bắt đầu lập kế hoạch làm việc, bạn cần tạo một file dữ liệu mới, xác định thời gian bắt đầu và kết thúc, cùng với việc nhập các thông tin cơ bản về dự án.
Sau khi khởi tạo một dự án mới, bạn sẽ nhận được một file dữ liệu Microsoft Project, bao gồm tên dự án, ngày bắt đầu dự kiến, ngày kết thúc dự kiến, kế hoạch dự án và các thông tin liên quan khác.
2.3.2 Thiết lập thông tin dự án.
Mỗi dự án đều có các thành phần đặc trưng như công việc liên quan, những vướng mắc có thể gặp, người thực hiện và mục đích dự án Để dễ dàng theo dõi và ghi nhớ thông tin này, bạn hãy thực hiện theo các bước sau.
Week start on: chọn ngày bắt đầu 1 tuần mới cho dự án.
Fiscal year starts in: chọn năm tài chính (tài khóa) bắt đầu bằng tháng nào của năm Thông thường là tháng 1 dương lịch.
Default start time/ end time: chọn thời điểm bắt đầu/ kết thúc ngày làm việc. Hình minh họa là làm từ 8h sáng đến 5h chiều.
Xác định số giờ làm việc trong ngày (Hours per day): số giờ làm việc trong tuần (Hours per week), số ngày làm việc trong tháng (Days per month).
Xác định kiểu đơn vị tài nguyên: là thập phân (Decimal) hay % (Percentage) trong Show assignment unit as a.
Mặc định, cách tạo ra các công việc mới trong phần "New tasks created" là tự động (Auto schedule) hoặc thủ công (Manual schedule) Để dễ dàng làm quen với các phiên bản MP trước, nên chọn chế độ tự động.
Lựa chọn thời điểm tính tiến độ của dự án: theo ngày bắt đầu (Project start date) hay ngày hiện tại (Current date) trong Auto schedule tasks scheduled on.
When selecting time units for a project, it is common to enter the Duration in days and to input the Work in hours.
Chọn định dạng công việc trong Default task type (Chọn Fix Duration – đây là lựa chọn phổ biến ở Việt Nam).
Bỏ chọn tùy chọn "New task are effort-driven" trong Microsoft Project là rất quan trọng Nếu không thực hiện điều này khi thay đổi tài nguyên cho một công việc, thời gian sẽ tự động được tính toán lại, dẫn đến những sai sót phổ biến mà người dùng thường gặp phải khi làm việc với MP.
Bỏ chọn tùy chọn "Autolink inserted or moved tasks" để ngăn MP tự động nối các công tác khi bạn chèn thêm hoặc di chuyển chúng, điều này giúp đảm bảo tính chính xác và phù hợp cho dự án của bạn.
Deselecting the "Task will always honor their constraint dates" option means that Microsoft Project will adhere to the set constraints without considering the actual progress of the tasks.
Chọn chế độ On trong Calculator project after each edit để Dự án luôn được tính toán lại ngay khi có sự thay đổi.
Trong giai đoạn lập kế hoạch, khi chúng ta đang xây dựng dữ liệu ban đầu và chưa thực hiện việc kiểm soát hay đo lường tiến trình, nên bỏ chọn tùy chọn "Cập nhật trạng thái nhiệm vụ và trạng thái tài nguyên".
Khi lựa chọn chi phí cố định được tính phân bổ (Prorated), bạn có thể xác định thời điểm bắt đầu (Start) hoặc kết thúc (Finish) công việc trong quy trình ghi nhận chi phí cố định mặc định.
Trước khi lập kế hoạch cho các tác vụ trong Microsoft Project 2013, bạn cần tạo một lịch đại diện cho ngày làm việc mặc định Lịch dự án mặc định trong Microsoft Project 2013 thiết lập thời gian và ngày làm việc cho các tác vụ, với cấu hình mặc định là 8 giờ mỗi ngày và tuần làm việc 5 ngày Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh lịch này để phù hợp hơn với loại công việc cụ thể mà bạn đang thực hiện.
Bước 1 : Trên tab Project chọn Change Working Time, xuất hiện hộp.
Bước 2 : Vào Options … để thiết lập lại lịch cho dự án bao gồm thời gian bắt đầu làm việc, thời gian kết thúc, số giờ làm việc.
Bước 3: Truy cập vào tab Ngoại lệ và nhập thông tin về Tên, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc Sau đó, nhấn vào nút Chi tiết… để xác định các ngoại lệ cho ngày đã chọn, bao gồm việc liệu ngày đó có phải là ngày làm việc hay không và thời gian làm việc cụ thể.
2.3.4 Tạo danh sách công việc.
2.3.4.1 Lập danh sách các tác vụ của dự án. Để quản lý được một dự án hiệu quả, đầu tiên ta đi xây dựng các nhiệm vụ của dự án để có được một cách nhìn tổng quát nhất về dự án Ta xác định tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án:
Bước 1 : Vào task chọn Grantt Chart.
Trong bước 2, bạn cần chọn một trong hai loại Task Mode trong cột Task Mode và nhập tên công việc vào cột Task name Lưu ý rằng chưa cần tính toán số ngày cho từng công việc, vì MS Project sẽ mặc định thời gian là 1 ngày, bắt đầu từ ngày khởi động dự án.
2.3.4.2 Tạo các nhiệm vụ phụ (Subtacks).
MINH HỌA: ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN “HỘI THẢO HÀNH
Giới thiệu dự án
Một danh nhân từng nói rằng: “Người khốn cùng nhất không phải là người không có tiền, mà là người không có ước mơ.” Bạn đã xây dựng ước mơ cho riêng mình chưa? Hãy sẵn sàng để theo đuổi và đạt được ước mơ đó!
Ai cũng mong muốn thực hiện ước mơ của mình, nhưng nhiều người không biết bắt đầu từ đâu Hãy cùng khám phá vấn đề này qua buổi hội thảo "HÀNH TRANG CHO".
TƯƠNG LAI – FOLLOW YOUR PASSIONS” là chương trình tổ chức nhằm mục đích giải đáp những thắc mắc của bạn.
Mục đích, ý nghĩa của dự án
Dự án này cung cấp cho bạn những kỹ năng và kinh nghiệm quý giá trong việc phỏng vấn, giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng và viết CV hiệu quả Đối với sinh viên năm nhất, chương trình giúp bạn hiểu yêu cầu của nhà tuyển dụng và những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình làm việc Còn với sinh viên năm cuối, đang thực tập và tìm kiếm việc làm, chương trình sẽ trang bị cho bạn những kiến thức cần thiết để tự tin hơn trong phỏng vấn và nắm bắt xu hướng lựa chọn nhân viên từ phía nhà tuyển dụng.
Kế hoạch thực hiện
Quy trình được thực hiện theo yêu cầu của team tổ chức và đúng quy định của nhà trường
Tên dự án: Hội thảo “FOLLOW YOUR PASSIONS” Địa chỉ: Trường ĐH Ngân Hàng TPHCM
3.3.1 Quy trình thực hiện các bước dự án “FOLLOW YOUR PASSION”
CV Nội dung CV trước Thời gian (Ngày)
I Xác định chủ đề của hội thảo
1.1 Lập form khảo sát cho sinh viên những vấn đề thắc mắc
1.2 Khảo sát thông tin sinh viên ở các trường khác 2
1.3 Lên ý tưởng xây dựng chủ đề chính của buổi hội thảo
II Lập kế hoạch tổ chức hội thảo
2.1 Xác định mục tiêu đạt được trong hội thảo
2.2 Nội dung chính của hội thảo 2.1 7
2.3 Lên danh sách khách mời 2.1 3
2.4 Xác định kinh phí dự trù 2.2, 2.3 5
2.5 Viết kịch bản chương trình của hội thảo
2.6 Viết kịch bản của MC 2.5 2
III Chuẩn bị cho hội thảo
3.1.1 Thiết kế bộ nhận diện: logo, banner,standy, flyer, Quà lưu niệm
3.2 Lập kế hoạch chương trình
3.2.1 Phân công nhân sự: MC, Lễ
Tân, Điều phối, cánh gà, hậu cần,
3.2.2 Dự phòng rủi ro kỹ thuật, khán giả vượt dự kiến
3.2.3 Mời ca sĩ để làm tiết mục văn nghệ
3.2.4 Mời diễn giả, khách mời tham dự 2.4 3
IV Dàn dựng sự kiện 3.2 3
V Dợt trước chương trình IV 1
VII Kết thúc chương trình 1
7.3 Ghi biên bản hội thảo 7.1, 7.2
Bảng 2: Quy trình thực hiện các bước dự án "FOLLOW YOUR PASSION’”
CV Nội dung Nhóm thực hiện
I Xác định chủ đề của hội thảo
1.1 Lập form khảo sát cho sinh viên những vấn đề thắc mắc
Ban nghiên cứu – phát triển
1.2 Khảo sát thông tin sinh viên ở các trường khác Ban nghiên cứu – phát triển 1.3 Lên ý tưởng xây dựng chủ đề chính của buổi hội thảo
Ban nghiên cứu – phát triển
II Lập kế hoạch tổ chức hội thảo
2.1 Xác định mục tiêu đạt được trong hội thảo
Ban nghiên cứu – phát triển
2.2 Nội dung chính của hội thảo Ban nghiên cứu – phát triển 2.3 Lên danh sách khách mời Ban tài chính – hậu cần 2.4 Xác định kinh phí dự trù Ban tài chính – hậu cần 2.5 Viết kịch bản chương trình của hội thảo
Ban nghiên cứu – phát triển
2.6 Viết kịch bản của MC Ban nghiên cứu – phát triển
III Chuẩn bị cho hội thảo
3.1.1 Thiết kế bộ nhận diện: logo, banner,standy, flyer, Quà lưu niệm
3.1.2 Thuê hội trường Ban tài chính – hậu cần
3.1.3 Thiết kế sân khấu Ban tài chính – hậu cần
3.1.4 Tuyển nhân sự Ban nhân sự
3.2 Lập kế hoạch chương trình
3.2.1 Phân công nhân sự: MC, Lễ
Tân, Điều phối, cánh gà, hậu cần,
3.2.2 Dự phòng rủi ro kỹ thuật, khán giả vượt dự kiến
3.2.3 Mời ca sĩ để làm tiết mục văn nghệ
Ban Truyền thông – Đối ngoại
3.2.4 Mời diễn giả, khách mời tham dự Ban Truyền thông – Đối ngoại
IV Dàn dựng sự kiện Ban tài chính – hậu cần
V Dợt trước chương trình Ban nhân sự
VI Chạy chương trình Ban nhân sự
6.1 Giám sát Ban Kỹ thuật
6.2 Điều phối chương trình Ban nhân sự
6.3 Điều phối nhân lực Ban nhân sự
VII Kết thúc chương trình
7.1 Bế mạc chương trình Ban Truyền thông – Đối ngoại
7.2 Tặng quà lưu niệm Ban nhân sự
7.3 Ghi biên bản hội thảo Ban nhân sự
Bảng 3: Bảng kế hoạch nội dung - phân chia nhóm thực hiện
3.3.3 Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý thời gian (và tài nguyên) dự án
Sử dụng phần mềm Microsoft Project để lập kế hoạch và quản lý tiến độ, nhân lực cho dự án: Hội thảo “Follow your passions”
3.3.3.2 Thiết lập thông tin dự án.
Khai báo các thông tin đặc trưng của dự án:
Hình 29:Thiết lập thông tin dự án 3.3.3.3 Tạo lịch.
Thiết lập lịch cho dự án hội thảo “Follow your passions:
3.3.3.4 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc.
Hình 31: Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc
Hình 32: Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc
Nhập thông tin của từng tài nguyên trong dự án “Follow your passions”:
Hình 33: Tài nguyên dự án
3.3.3.6 Phân bổ tài nguyên cho công việc.
3.3.3.7 Lịch trình cho dự án.
3.3.3.8 Sơ đồ Gantt cho dự án.
Hình 34: Phân bổ tài nguyên công việc
Hình 35: Lịch trình cho dự án
Hình 36: Sơ đồ Gantt cho dự án
3.3.3.9 Cập nhật tiến độ dự án.
Hình 37: Cập nhật tiến độ
Hình 38: Cập nhật dự án theo sơ đồ network
Báo cáo tổng hợp chung cho dự án:
Hình 39: Báo cáo chung cho dự án
Hình 40: Báo cáo thực hiện công việc
Hình 41: Báo cáo sử dụng tài nguyên
