Liên hệ thực tiễn công tác quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu. PHẦN 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU 1.1. Những vấn đề chung về công tác quản lý, giải quyết văn bản 1.1.1. Khái niệm công tác văn bản Công tác văn bản là các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu. 1.1.2. Phân loại và nguyên tắc 1.1.2.1. Phân loại Gồm hai loại: Văn bản đến và văn bản đi 1.1.2.2. Nguyên tắc Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định. Tất cả các văn bản đi và văn đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại bộ phận Văn thư của cơ quan để làm thủ tục tiếp , đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Nếu văn bản có dấu chỉ mức độ mật thì phải có người chịu trách nhiệm mới được bóc ra và xử lý Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “hoả tốc”, “thượng khẩn” và “khẩn” phải được đăng ký và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận và xử lý Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Con dấu, thiết bị lưu khoá bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật3 1.1.3. Nội dung của công tác văn bản 1.1.3.1. Xây dựng và ban hành văn bản Soạn thảo văn bản Trình duyệt văn bản Bổ sung và xử lý văn bản Ký và ban hành văn bản 1.1.3.2. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến: + Tiếp nhận văn bản đến + Kiểm tra, phân loại, bóc bì + Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến + Đăng ký, trình bày và chuyển giao văn bản đến + Giải quyết và theo dõi văn bản đến + Sao lưu văn bản đến Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đi:
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU
Những vấn đề chung về công tác quản lý, giải quyết văn bản
1.1.1 Khái niệm công tác văn bản
Công tác văn bản bao gồm việc soạn thảo, ban hành và quản lý các văn bản cùng tài liệu phát sinh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đồng thời quản lý và sử dụng con dấu một cách hiệu quả.
1.1.2 Phân loại và nguyên tắc
Gồm hai loại: Văn bản đến và văn bản đi
Văn bản của cơ quan, tổ chức cần được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức và kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật Đối với văn bản quy phạm pháp luật, việc thực hiện phải tuân thủ theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật Văn bản chuyên ngành sẽ được quy định bởi người đứng đầu cơ quan quản lý ngành dựa trên Nghị định hiện hành, trong khi văn bản hành chính cũng phải tuân theo các quy định cụ thể.
Tất cả văn bản đi và đến của cơ quan, tổ chức cần được quản lý tập trung tại bộ phận Văn thư để thực hiện thủ tục tiếp nhận và đăng ký, trừ các loại văn bản được quy định đăng ký riêng Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ mật, chỉ những người chịu trách nhiệm mới được phép bóc ra và xử lý.
Tất cả văn bản đi và đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày nhận, hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đặc biệt, các văn bản đến có độ khẩn cấp như “hoả tốc”, “thượng khẩn” và “khẩn” cần được đăng ký và chuyển giao ngay sau khi tiếp nhận.
Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận và xử lý
Người được phân công theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ liên quan và lưu trữ tài liệu tại Lưu trữ cơ quan Đồng thời, con dấu và thiết bị lưu khoá bí mật của cơ quan cũng phải được quản lý và sử dụng đúng theo quy định của pháp luật.
1.1.3 Nội dung của công tác văn bản
1.1.3.1 Xây dựng và ban hành văn bản
- Bổ sung và xử lý văn bản
- Ký và ban hành văn bản
1.1.3.2 Công tác tổ chức và giải quyết văn bản
- Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến:
+ Tiếp nhận văn bản đến
+ Kiểm tra, phân loại, bóc bì
+ Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến
+ Đăng ký, trình bày và chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết và theo dõi văn bản đến
+ Sao lưu văn bản đến
- Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đi:
+ Kiểm tra, ghi số, ghi ngày tháng
+ Đóng dấu văn bản đi
+ Đăng ký văn bản đi
+ Chuyển giao văn bản đi
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu
1.1.3.3 Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
- Những loại con dấu gồm:
+ Con dấu có hình Quốc huy
+ Con dấu không có hình Quốc huy
Con dấu cần được bảo quản cẩn thận tại trụ sở làm việc của cơ quan và không được phép mang ra ngoài khi chưa có sự đồng ý của người có thẩm quyền.
+ Bảo quản trong tủ sắt khoá chắc chắn
+ Chỉ giao cho người có trách nhiệm giữ
+ Không sử dụng vật cứng để cọ rửa con dấu
+ Nếu để mất, đóng dấu không đúng quy định sẽ bị xử phạt hành chính hoặc truy tố trước trước pháp luật
+ Khi bị mất dấu phải báo cho cơ quan an ninh và cơ quan cấp giấy phép, thông báo hủy con dấu
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định
Đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính là quyết định của người ký văn bản Dấu phải được đặt ở trang đầu, che một phần tên cơ quan, tổ chức (cần nêu rõ tên) hoặc tên của phụ lục.
1.1.4 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn bản
Công tác văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức Mỗi doanh nghiệp cần sử dụng văn bản và tài liệu để phổ biến chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, cũng như để trao đổi, liên hệ và phối hợp công tác Ngoài ra, văn bản còn ghi lại những sự kiện và hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày của công ty.
Cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác cho các cấp, phòng ban trong doanh nghiệp là yếu tố quan trọng giúp nâng cao năng suất và chất lượng công việc của cá nhân và bộ phận trong công ty Việc lưu giữ chứng cứ về hoạt động của cơ quan và các cá nhân là cần thiết, bởi chúng có thể trở thành bằng chứng pháp lý xác thực cho các hoạt động của tổ chức Thực hiện công tác này hiệu quả sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu có giá trị của công ty.
Những vấn đề chung về công tác lưu trữ
1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ
Lưu trữ là quá trình chọn lọc, bảo quản và tổ chức một cách khoa học các văn bản tài liệu có giá trị, được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Mục đích của lưu trữ là để làm bằng chứng và tra cứu thông tin từ quá khứ.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của xã hội nói chung và của các đơn vị, tổ chức nói riêng
Trong lĩnh vực công tác lưu trữ, các cơ quan thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng như thu thập và xác định tài liệu, phân loại và thống kê tài liệu, cũng như tổ chức các công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Ngoài ra, việc khai thác và sử dụng tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ, và áp dụng các biện pháp bảo quản an toàn cho tài liệu cũng là những hoạt động thiết yếu.
1.2.2 Nguyên tắc của công tác lưu trữ tài liệu:
Để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ cần tuân thủ các phương pháp khoa học Đồng thời, việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn trong lĩnh vực lưu trữ cũng rất quan trọng, nhằm ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn của đất nước.
Tài liệu lưu trữ chứa đựng những bí mật nhà nước quan trọng, vì vậy cần phải bảo vệ chúng khỏi những âm mưu đánh cắp và khai thác của kẻ thù Để đảm bảo an toàn cho bí mật quốc gia, công tác lưu trữ phải luôn cảnh giác và tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc, nội quy Việc thực hiện đúng pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước là điều cần thiết để ngăn chặn các hành vi phá hoại.
1.2.3 Nội dung của công tác lưu trữ
Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình sưu tầm nhằm làm phong phú thêm nguồn tài liệu cho các kho lưu trữ của cơ quan nhà nước ở cả trung ương và địa phương, tuân theo các nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm :
- Thu thập những tài liệu lưu trữ cho lưu trữ cơ quan lưu trữ nhà nước theo chế độ nộp lưu trữ của nhà nước
- Sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phòng lưu trữ đang bảo quản trong các lưu trước cơ quan hoặc lưu trữ nhà nước
Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng trong công tác lưu trữ, đảm bảo có đầy đủ tài liệu phục vụ cho các hoạt động xã hội Việc thực hiện tốt công tác này không chỉ cung cấp tài liệu cần thiết mà còn là tiền đề cho các khâu công tác khác như chỉnh lý, thống kê, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
Tài liệu lưu trữ là bản chính của những tài liệu có giá trị, được hình thành từ hoạt động của các cơ quan Đảng, nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế và cá nhân, không phụ thuộc vào thời gian, chế độ xã hội, vật liệu và phương pháp bảo quản Những tài liệu này phục vụ cho nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn Việc thu thập tài liệu bổ sung vào các lưu trữ cơ quan bao gồm các tài liệu văn thư đã giải quyết, tài liệu cũ còn lại ở các đơn vị, và tài liệu do cá nhân, gia đình nộp vào lưu trữ, cũng như việc sưu tầm tài liệu cần thiết theo yêu cầu của cơ quan hoặc lưu trữ nhà nước.
Phông lưu trữ là tập hợp tài liệu lưu trữ có mối quan hệ logic và lịch sử, được hình thành từ các hoạt động của một quốc gia, cơ quan hoặc cá nhân, và được bảo quản trong kho lưu trữ.
Sắp xếp tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức tài liệu theo bảng chữ cái Alphabet, theo tên gọi hoặc theo chủ đề Việc này giúp hình thành một hệ thống liên quan đến nội dung, sự kiện, vấn đề hoặc đối tượng cụ thể, từ đó tạo ra hồ sơ Hồ sơ chính là sản phẩm cuối cùng của việc sắp xếp tài liệu hiệu quả.
1.2.3.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là quá trình quan trọng bao gồm phân loại, xác định giá trị và lập hồ sơ, nhằm tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học một cách an toàn và hiệu quả.
Chỉnh lý tài liệu giúp phân loại và lập hồ sơ, từ đó lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản, đồng thời loại bỏ những tài liệu không còn giá trị để tiêu hủy.
Việc thực hiện tốt công tác chỉnh lý tài liệu không chỉ hỗ trợ cho các giai đoạn lưu trữ mà còn nâng cao hiệu quả trong việc khai thác tài liệu lưu trữ.
Các tài liệu trong kho lưu trữ cần được chỉnh lý theo các phông lưu trữ tương ứng Việc sắp xếp và chỉnh lý tài liệu theo từng phông không chỉ giúp dễ dàng trong việc thống kê mà còn nâng cao hiệu quả bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
Tổ chức quá trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện với hai giai đoạn:
+ Nghiên cứu và viết lịch sử đơn vị hình thành phông
Để xây dựng một phương án hệ thống hóa tài liệu của phông một cách khoa học, bạn có thể lựa chọn giữa các phương án sau: “Cơ cấu tổ chức - thời gian”, “Thời gian - cơ cấu tổ chức”, “Mặt hoạt động - thời gian” hoặc “Thời gian - mặt hoạt động” Mỗi phương án sẽ mang lại một cách tiếp cận khác nhau trong việc tổ chức và quản lý tài liệu.
+ Viết các bản hướng dẫn nghiệp vụ
+ Lập kế hoạch chỉnh lý
+ Kiểm tra bổ sung tài liệu của Phông trước khi tiến hành chỉnh lý
+ Chuẩn bị các phương tiện phục vụ chỉnh lý như bàn ghế giá giấy bút
- Tiến hành chỉnh lý tài liệu
+ Hệ thống hóa tài liệu trong phông theo phương án đã định
+ Xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý
Biên mục hồ sơ bao gồm hai phần chính: biên mục bên trong và biên mục bên ngoài Biên mục bên trong cần sắp xếp thứ tự các văn bản, đánh số tờ, ghi chú tài liệu và chứng từ kết thúc Trong khi đó, biên mục bên ngoài phải ghi rõ tên phông, tên đơn vị tổ chức, tiêu đề hồ sơ, ngày bắt đầu và kết thúc của tài liệu, phông số, mục lục số, đơn vị bảo quản, số lượng tờ và thời hạn bảo quản của hồ sơ, cùng với việc lập mục hồ sơ.
Mối quan hệ giữa công tác văn bản và lưu trữ
Công tác văn bản và lưu trữ đóng vai trò quan trọng và có mối liên hệ chặt chẽ trong quá trình xử lý thông tin Việc thiếu sót trong một trong hai công tác này sẽ dẫn đến việc xử lý thông tin không hiệu quả Do đó, việc thực hiện đúng quy trình công tác văn bản và lưu trữ là cần thiết để đảm bảo thông tin được quản lý và sử dụng hiệu quả.
Nghị định 142 CP ngày 29/9/1963 của Hội đồng Chính phủ quy định rằng văn bản giấy tờ là phương tiện thiết yếu trong hoạt động của Nhà nước, và việc làm văn bản cùng với việc giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu trong quản lý Nhà nước Chất lượng công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác lưu trữ, tạo điều kiện cho việc xử lý thông tin một cách khoa học và chính xác Đồng thời, lưu trữ cũng là quá trình tích lũy kinh nghiệm và tư liệu phục vụ cho công tác văn hóa, vì vậy cần chú trọng đến chất lượng công tác và sự kết hợp giữa văn thư và lưu trữ, được gọi chung là bộ phận văn thư-lưu trữ.
Văn bản và lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, và đây là nhiệm vụ tập thể chứ không chỉ của một cá nhân.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY URENCO
Khái quát về công ty Urenco – Hà Nội
Công ty Urenco – Hà Nội, còn được biết đến với tên gọi Công ty Vệ sinh Hà Nội (CTV), được thành lập vào năm 1960 và là tiền thân của Công ty TNHH MTV Môi trường đô thị Hà Nội Là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc UBND thành phố Hà Nội, URENCO hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – Công ty con, với cấu trúc bao gồm các khối phòng ban chuyên môn.
Urenco là thương hiệu hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực quản lý môi trường đô thị và công nghiệp, với 22 đơn vị thành viên và gần 5000 cán bộ công nhân viên Sau hơn 50 năm hoạt động, Urenco đã mở rộng ra thị trường quốc tế, được vinh danh với danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới cùng nhiều huân chương cao quý khác từ Đảng và Nhà nước.
Urenco hiện là thành viên thường trực của Hiệp hội Môi trường Đô thị Việt Nam (VUREIA), tích cực tham gia tư vấn cho chính phủ về các chính sách, pháp luật và quy hoạch liên quan đến môi trường đô thị và công nghiệp Công ty cũng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước để tổ chức hội nghị, hội thảo và các chương trình học tập, nhằm chia sẻ kinh nghiệm và phổ biến kiến thức quản lý hiệu quả, đồng thời áp dụng công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực môi trường.
Công ty Urenco – Hà Nội có nhiều năm kinh nghiệm trong thiết kế và chế tạo thiết bị phục vụ ngành môi trường URENCO đảm nhận quản lý môi trường, thu gom và xử lý chất thải tại các quận trung tâm và huyện ngoại thành Hà Nội, bao gồm quản lý Khu liên hợp XLCT Nam Sơn – Sóc Sơn và khu XLCT Xuân Sơn – Sơn Tây Công ty không chỉ thu gom rác thải sinh hoạt hàng ngày mà còn chuyên xử lý các loại chất thải khác như chất thải xây dựng, công nghiệp, y tế nguy hại và phân bùn bể phốt Ngoài ra, URENCO còn tham gia vào các dự án môi trường quan trọng.
Công ty Urenco – Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực môi trường, tập trung vào việc cải thiện đời sống người dân tại thành phố Chúng tôi cam kết mang đến một môi trường sạch đẹp và cung cấp nhiều sản phẩm tiện ích phục vụ cho xã hội.
- Thu gom, vận chuyển và xử lí chất thải sinh hoạt, công nghiệp, thương mại, y tế và xây dựng
- Sản xuất, kinh doanh các sản phẩm hàng hóa từ nguồn gốc phế thải: tái chế, tái sử dụng phế thải
- Tư vấn, dịch vụ lập các dự án đánh giá tác động môi trường, quan trắc môi trường
- Tư vấn và xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp ( không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình)
- Đào tạo nghiệp vụ trong các lĩnh vực môi trường đô thị và công nghiệp
- Kinh doanh, xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, vật liệu
- Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng
- Sản xuất kinh doanh các sản phẩm nông nghiệp
- Lắp đặt, quản lí, duy trì, vận hành và sửa chữa hệ thống điện chiếu sáng
- Kinh doanh trồng mới, duy trì chăm sóc cây xanh, thảm cỏ, vườn hoa
- Thi công lắp đặt, quản lí, duy trì và cải tạo công trình hạ tầng kỹ thuật: cấp nước, thoát nước, hè đường
- Kinh doanh bãi đỗ xe, cho thuê phương tiện vận tải
- Xây dựng và chuyển giao các công trình xử lí nước thải, khí thải, nước sạch
2.1.3 Các hoạt động chủ yếu của công ty
Công ty môi trường đô thị Hà Nội, trực thuộc sở giao thông công chính Hà Nội, có nhiệm vụ quan trọng trong việc thu gom, vận chuyển và xử lý rác thải của thành phố nhằm bảo vệ môi trường Với diện tích khoảng 918,46 km2, Hà Nội bao gồm 7 quận nội thành và 5 huyện ngoại thành, trong đó 7 quận nội thành đang trong quá trình đô thị hóa cao với dân số khoảng 1,4 triệu người cùng hàng trăm ngàn khách vãng lai Thành phố có khoảng 5000 nhà máy, 40 bệnh viện, 55 chợ và nhiều cơ sở dịch vụ, thải ra khoảng 1500 tấn chất thải mỗi ngày (không tính chất thải xây dựng) Hoạt động thu gom, vận chuyển và xử lý rác thải của công ty đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì vệ sinh và bảo vệ môi trường Hà Nội.
Hoạt động thu gom chất thải rắn đô thị tại Hà Nội được thực hiện bởi các xí nghiệp môi trường thuộc công ty môi trường đô thị Quá trình thu gom rác trong khu vực nội thành diễn ra vào ban đêm, đảm bảo vệ sinh và mỹ quan cho thành phố Các loại chất thải được thu gom bao gồm rác thải sinh hoạt và nhiều loại khác nhau.
Rác thải công cộng, bao gồm rác từ chợ, đường phố, và chất thải sinh hoạt, cùng với chất thải từ bệnh viện, cơ quan, và nhà máy, được thu gom và vận chuyển đến bãi chôn lấp Tại các khu nhà tập thể, nhà cao tầng, và cơ quan, xí nghiệp, công ty, có lắp đặt các thùng container để thu gom rác thải hiệu quả.
- Chất thải sinh hoạt: công ty môi trường đô thị Hà Nội thu gom được khoảng 1200 tấn/ngày
Chất thải công nghiệp chủ yếu được các nhà máy thu gom, xử lý và vận chuyển đến bãi chôn lấp chung của thành phố Tuy nhiên, một phần chất thải công nghiệp độc hại được hợp đồng với công ty Urenco để thu gom, vận chuyển và xử lý bằng phương pháp trung gian lưu giữ.
Chất thải bệnh viện hiện nay chỉ có khoảng 70% được thu gom và xử lý bởi công ty Urenco – Hà Nội Việc quản lý chất thải y tế cần được cải thiện để đảm bảo an toàn và bảo vệ môi trường.
Công ty Urenco Hà Nội sở hữu hơn 200 xe chuyên dụng để vận chuyển chất thải, với dung tích từ 6 đến 8 m3 Tất cả các xe đều được trang bị hệ thống thủy lực, giúp nâng xe đẩy tay hoặc thùng rác nhỏ, trong đó có khoảng 70 xe được trang bị bộ phận nén ép rác.
Công ty Urenco – Hà Nội không chỉ tham gia vào các hoạt động nội bộ mà còn cung cấp dịch vụ tư vấn kỹ thuật môi trường cho doanh nghiệp, giúp họ tìm ra công nghệ xử lý chất thải hợp lý, mang lại lợi ích cho cả môi trường và doanh nghiệp Ngoài ra, Urenco còn tham gia vào các dự án môi trường quan trọng, như "Dự án xây dựng khu liên hợp xử lý chất thải rắn tại Nam Sơn – Sóc Sơn – Hà Nội" và nhiều dự án khác.
- Nâng cao chất lượng phục vụ vệ sinh môi trường, giải quyết nhanh rác được thu gom trong nội thành
Công ty Urenco – Hà Nội gồm có: ban lãnh đạo, các phòng ban nghiệp vụ, các xí nghiệp thành viên, các công ty con
+ Một chủ tịch hội đồng thành viên
+ Bốn phó tổng giám đốc
- Các phòng ban nghiệp vụ bao gồm:
+ Phòng kế toán tổng hợp
+ Phòng kĩ thuật vật tư
+ Phòng tài chính kế toán
+ Phòng tổ chức lao động
+ Phòng hành chính quản trị
+ Phòng điều hành sản xuất và quản lí chất lượng
+ Ban quản lí dự án
- Các xí nghiệp thành viên:
Chi nhánh Ba Đình - Urenco 1, Hoàn Kiếm - Urenco 2, Hai Bà Trưng - Urenco 3, Đống Đa - Urenco 4, Long Biên - Urenco 6, Cầu Diễn - Urenco 7, Nam Sơn - Urenco 8, cùng với văn phòng đại diện tại thành phố Đà Nẵng, tạo thành mạng lưới chi nhánh rộng khắp của Urenco, phục vụ nhu cầu xử lý rác thải và bảo vệ môi trường.
+ Công ty Cổ phần môi trường Tây Đô – Urenco 5
+ Công ty CP Công nghiệp Môi trường Phú Minh – Urenco 9
+ Công ty CP Môi trường Công nghiệp Bắc Sơn – Urenco 10
+ Công ty CP Công nghiệp và Đô thị Đại Đồng – Urenco 11
+ Công ty CP Kỹ nghệ Môi trường Việt Nam – Urenco 12
2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức phòng hành chính
2.1.5.1 Cơ cấu tổ chức phòng hành chính
Phòng Tổ chức - Hành chính - Quản trị gồm:
Trưởng phòng hành chính cần có kỹ năng quản lý xuất sắc và trình độ chuyên môn cao để điều hành hiệu quả các hoạt động trong phòng Họ không chỉ đảm bảo sự vận hành trơn tru mà còn phát triển đội ngũ nhân viên, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất công việc.
Thư ký hành chính chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, bao gồm quản trị hồ sơ và các tài liệu thông tin mật như số liệu báo cáo hàng tháng và quyền lợi của các quản lý cấp cao Ngoài ra, họ còn đảm nhiệm việc soạn thảo văn bản và đảm bảo thông tin được lưu trữ một cách an toàn và hiệu quả.
2.1.3 Nghiệp vụ công tác văn thư tại Công ty Urenco
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY URENCO
Đánh giá chung
Sổ sách nghiệp vụ của công ty được tổ chức theo quy định hiện hành, với công văn đi và đến được đăng ký và chuyển giao kịp thời tới đúng địa chỉ Công văn đi được ban hành đúng thẩm quyền và đảm bảo tuân thủ thể thức quy định Đặc biệt, công văn có độ mật được quản lý chặt chẽ để đảm bảo an toàn tuyệt đối.
- Công văn có độ mật được quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối
Quản lý và sử dụng con dấu một cách nghiêm túc là rất quan trọng Công ty cần triển khai các văn bản hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cho toàn bộ cán bộ Điều này nhằm đảm bảo việc nghiên cứu, soạn thảo văn bản tham mưu đúng thể thức và thực hiện nhanh chóng.
- Xây dựng quy định chuẩn hóa, số hóa dữ liệu, đảm bảo cập nhật dữ liệu mới và chỉnh lý thay đổi dữ liệu nhanh chóng, chính xác
Hệ thống tích hợp cơ sở dữ liệu về môi trường được thiết kế với tính bảo mật cao, ngăn chặn truy cập dữ liệu trái phép Phần mềm này đáp ứng nhu cầu cung cấp, chia sẻ và khai thác thông tin môi trường, đồng thời tin học hóa quy trình thu nhận, phân loại, kiểm tra và xác nhận kết quả Việc lập biên bản bàn giao và bảo quản tư liệu môi trường được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện, hỗ trợ hiệu quả cho công tác tư liệu và thư viện môi trường.
Mặc dù việc hướng dẫn, kiểm tra và thanh tra thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đã được tăng cường, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục.
Việc quản lý văn bản đến và đi hiện nay gặp nhiều vấn đề như sổ đăng ký không đồng nhất và quy trình tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản chưa thực hiện đúng trình tự ở một số nơi Ngoài ra, có nơi còn lưu trữ toàn bộ văn bản đến tại văn thư, gây khó khăn trong việc quản lý và truy xuất thông tin.
Việc văn bản đi không lưu đầy đủ và bản lưu chưa đầy đủ thể thức, cùng với việc không sắp xếp theo thứ tự đăng ký mà theo cơ cấu tổ chức hoặc theo vấn đề, đã gây khó khăn trong việc tìm kiếm văn bản khi cần thiết.
Số lượng nhân viên lưu trữ hiện tại còn thiếu, thường xuyên biến động và trình độ nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu công việc trong giai đoạn mới.
Kinh phí hoạt động cho công tác văn thư - lưu trữ chưa được đầu tư hợp lý, dẫn đến cơ sở vật chất không đáp ứng được các yêu cầu cơ bản Nơi bảo quản tài liệu lưu trữ chật hẹp gây khó khăn trong việc thu thập tài liệu, trong khi trang thiết bị còn thiếu thốn và thô sơ, không đảm bảo yêu cầu bảo quản tài liệu lâu dài, đặc biệt là trong công tác phòng cháy chữa cháy.
- Cán bộ làm công tác văn thư chưa được đào tạo nâng cao, cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nhu cầu trong công tác văn thư
Do khối lượng công việc lớn, cán bộ văn thư thường gặp khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ, dẫn đến việc bỏ sót văn bản Hệ quả là tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cơ quan thường chưa đầy đủ và không hoàn chỉnh.
Một số cán bộ chưa chú trọng đúng mức đến công tác lưu trữ, dẫn đến việc quản lý tài liệu chưa được cụ thể hóa Hơn nữa, lịch trực luân phiên tại văn phòng cũng chưa được xây dựng hợp lý, gây ra tình trạng bị động trong công việc.
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến thông tin và dữ liệu môi trường hiện đang thiếu sự đồng bộ về trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật và phần mềm chuyên dụng Việc này gây khó khăn trong việc quản lý và khai thác thông tin môi trường một cách hiệu quả.
Kinh phí dành cho công tác thông tin dữ liệu môi trường và thư viện hiện nay còn hạn chế, không đủ để đáp ứng các yêu cầu cần thiết.
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu
bản và lưu trữ tài liệu
Xây dựng và ban hành quy định cũng như hướng dẫn nghiệp vụ nhằm cụ thể hóa quy trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành Đồng thời, hướng dẫn thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu một cách hiệu quả.
Quản lý văn bản đến và đi một cách quy định là rất quan trọng, bao gồm việc giám sát thời gian tiến trình thực hiện và báo cáo phản hồi các văn bản chỉ thị, hướng dẫn Điều này cần được thực hiện một cách hiệu quả để tránh chậm trễ hoặc thiếu sót.
Công ty cần tổ chức thêm các khóa đào tạo kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn để nâng cao trình độ cho nhân viên, đồng thời cải thiện quy trình tuyển dụng.
Để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, cần đầu tư nhiều hơn vào cơ sở vật chất nhằm đáp ứng các nhu cầu cơ bản trong khu lưu trữ và bảo quản tài liệu Đồng thời, cần chú trọng đầu tư cho công tác thông tin dữ liệu môi trường.
- Cần nâng cao vai trò lãnh đạo của trưởng phòng HC về chỉ đạo nhân viên trong việc lưu trữ tài liệu
- Cần ứng dụng thêm các công nghệ thông tin vào công tác văn bản, lưu trữ
