Giáo trình Tổ chức sự kiện cung cấp cho người học những kiến thức như: Khái quát hoạt động tổ chức sự kiện; Các hoạt động cơ bản giai đoạn xúc tiến sự kiện; Các hoạt động cơ bản giai đoạn tổ chức sự kiện; Các hoạt động cơ bản giai đoạn diễn ra sự kiện; Công tác tổ chức giai đoạn kết thúc sự kiện. Mời các bạn cùng tham khảo!
KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Khái niệm
Tổ chức sự kiện là một khái niệm mới mẻ tại Việt Nam, dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau về nó Để hiểu rõ hơn, chúng ta sẽ khám phá ý nghĩa của "sự kiện" trong bối cảnh dịch vụ tổ chức sự kiện.
Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội
Sự kiện, theo nghĩa phổ biến trong xã hội, là hiện tượng hoặc sự cố bất thường xuất hiện Ví dụ, trong năm qua, các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam bao gồm việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế và giảm giá chứng khoán.
Trong một số lĩnh vực, từ "sự kiện" mang ý nghĩa khác biệt; chẳng hạn, trong thống kê học, mỗi lần xuất hiện của các biến cố được coi là một sự kiện.
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam, sự kiện được hiểu là các hoạt động diễn ra trong nhiều lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo và hội nghị Tuy nhiên, khái niệm về “sự kiện” có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau, tạo ra sự đa dạng trong cách tổ chức và quản lý các hoạt động này.
Sự kiện thường được hiểu là những hoạt động mang tính xã hội cao, có quy mô lớn và ý nghĩa trong đời sống kinh tế xã hội, thu hút sự quan tâm từ các phương tiện truyền thông Các ví dụ điển hình của sự kiện bao gồm hội nghị các nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23 và cuộc thi hoa hậu toàn quốc.
Sự kiện không chỉ được hiểu theo nghĩa hẹp là các sự việc quan trọng mà còn bao gồm những hoạt động mang tính cá nhân, gia đình hoặc cộng đồng trong đời sống hàng ngày Những hoạt động này có thể là tang lễ, đám cưới, sinh nhật, hay các bữa tiệc mời, thể hiện sự gắn kết và ý nghĩa trong các mối quan hệ xã hội.
Trong một diễn đàn kinh doanh trực tuyến, bài viết đã đề cập đến nghề tổ chức sự kiện, mang đến góc nhìn mới về khái niệm "sự kiện" Tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là việc sắp xếp các hoạt động, mà còn là nghệ thuật tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho người tham gia Sự kiện có thể là cơ hội để kết nối, giao lưu và chia sẻ kiến thức, từ đó thúc đẩy sự phát triển của các mối quan hệ trong kinh doanh.
Trong ba cách hiểu về "sự kiện", chúng ta chỉ mới tiếp cận ở một số lĩnh vực và phạm vi nhất định Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của nghề tổ chức sự kiện, việc chỉ dựa vào một trong ba hướng tiếp cận này là không đủ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao.
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cần hiểu "sự kiện" dựa trên khái niệm "tổ chức sự kiện" tương ứng với event management trong tiếng Anh Cách tiếp cận này hợp lý, bởi lẽ thuật ngữ này được mượn từ nhiều ngôn ngữ khác như tiếng Pháp, Đức, Italia và Hà Lan, với sự ngoại lệ là tiếng Tây Ban Nha Ở các nước phát triển, tổ chức sự kiện đã trở thành một nghề và ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù, với hệ thống lý luận nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ.
Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng nhƣ:
+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…
+ Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
+ Trade fairs: Hội chợ thương mại
+ Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí
+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp
+ Festive events: Lễ hội, liên hoan
+ Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước
+ Meetings: Họp hành, gặp giao lưu
+ Seminars: Hội thảo chuyên đề
+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
+ Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
+ Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing
+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại + Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
Sự kiện trong lĩnh vực tổ chức sự kiện được hiểu là các hoạt động xã hội đa dạng, bao gồm thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng, cùng với các hoạt động liên quan đến lễ hội, văn hóa và phong tục tập quán.
Nhƣ vậy sự kiện cần đƣợc hiểu:
- Bao gồm tất cả các hoạt động nhƣ đã đề cập ở trên
- Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng nhƣ lĩnh vực hoạt động
- Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa của từ sự kiện (event) trong nghề tổ chức sự kiện (event management) của tiếng Anh
Việc nghiên cứu các nội dung tiếp theo trong tài liệu này dựa trên cách hiểu về sự kiện nhƣ đã đề cập ở trên
Khái niệm về tổ chức sự kiện
Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện
Trong kinh doanh tổ chức sự kiện, quá trình này bao gồm nhiều hoạt động quan trọng từ thiết kế, triển khai cho đến kiểm soát, nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể mà sự kiện đã đề ra.
Nghiên cứu về hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam cho thấy quy trình này bao gồm nhiều bước quan trọng như nghiên cứu sự kiện, lập kế hoạch và chương trình, điều hành các diễn biến trong sự kiện, cũng như kết thúc sự kiện một cách hiệu quả.
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm nhiều công việc như nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình và kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần thiết, và tiến hành sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể Mục tiêu của quá trình này là truyền đạt những thông điệp nhất định đến người tham gia và xã hội, đồng thời đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
Mục đích
Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các công việc trong tổ chức sự kiện có thể đề cập một cách cụ thể hơn, bao gồm:
1 Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện;
2 Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện;
3 Chuẩn bị tổ chức sự kiện;
4 Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện;
5 Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;
6 Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện;
7 Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện;
8 Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;
9 Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;
10 Xúc tiến và quảng bá sự kiện;
11 Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện;
12 Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện;
13 Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện;
15 Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện…
Quá trình tổ chức một sự kiện bao gồm nhiều hoạt động tác nghiệp cơ bản diễn ra liên tục và đan xen Trước sự kiện, các bước quan trọng như nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể, chuẩn bị tổ chức, cũng như xúc tiến và quảng bá sự kiện được thực hiện Trong giai đoạn diễn ra sự kiện, các hoạt động như đón tiếp, khai mạc, điều hành diễn biến chính, phục vụ ăn uống và tổ chức các hoạt động phụ trợ là rất cần thiết Cuối cùng, giai đoạn kết thúc bao gồm việc giải quyết công việc sau sự kiện Ngoài ra, các công việc liên quan đến quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ, quản trị tài chính, dự phòng sự cố, chăm sóc khách hàng, và đảm bảo vệ sinh, an toàn, an ninh cũng được chú trọng xuyên suốt các giai đoạn này.
Việc phân chia công việc như đã nêu chỉ mang tính chất tương đối, vì mỗi công việc lớn còn bao gồm nhiều nhiệm vụ nhỏ và chi tiết khác nhau.
Một sự kiện không chỉ có sự tham gia của khách mời, nhà đầu tư, nhà tổ chức, giới truyền thông và cộng đồng địa phương, mà còn cần đến các nhà cung ứng dịch vụ như địa điểm, vận chuyển, lưu trú và ăn uống Do đó, để tổ chức sự kiện hiệu quả, cần có sự thống nhất trong cách hiểu về các thành phần này.
3.1 Các thành phần tham gia sự kiện:
Các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có thể tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào các hoạt động và diễn biến của sự kiện Những người tham gia sự kiện thường được phân thành các nhóm chính.
- Nhà đầu tƣ sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự kiện);
- Nhà tổ chức sự kiện (có nghĩa tương đương với doanh nghiệp tổ chức sự kiện);
- Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê;
- Khách mời (tham gia sự kiện);
- Khách vãng lai tham dự sự kiện;
- Chính quyền và cƣ dân nơi diễn ra sự kiện
Lưu ý rằng việc phân chia giữa nhà đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện chỉ mang tính tương đối, vì trong một số trường hợp, nhà đầu tư cũng có thể tự tổ chức sự kiện Một số sự kiện không có khách vãng lai mà chỉ có khách mời, và mối liên hệ với chính quyền cùng cư dân địa phương có thể không đáng kể.
3.2 1 Nhà đầu tƣ sự kiện
Các nhà tài trợ sự kiện, bao gồm tổ chức doanh nghiệp và cá nhân, đóng vai trò quan trọng trong việc tài trợ và tổ chức các sự kiện Họ chịu trách nhiệm chính về các yếu tố liên quan, nhằm mang lại lợi ích cho tổ chức của mình cũng như cho cộng đồng xã hội.
3.2.2 Nhà tài trợ sự kiện:
Nhà tài trợ sự kiện là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân cung cấp kinh phí, cơ sở vật chất và nhân lực để hỗ trợ sự kiện, nhằm đảm bảo thành công và mang lại lợi ích cho cả họ và xã hội Họ sẽ có quyền chi phối một số nội dung và hoạt động của sự kiện, đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm liên quan đến những vấn đề mà họ tham gia.
- Nhà đầu tƣ sự kiện nếu bỏ kinh phí và tự mình tổ chức sự kiện họ sẽ đóng cả vai trò là nhà tổ chức sự kiện
- Trong một sự kiện có thể vừa có nhà đầu tƣ sự kiện vừa có thể có một hay nhiều nhà tài trợ cho sự kiện
- Trường hợp có nhiều nhà tài trợ sự kiện, người ta thường chỉ ra nhà tài trợ chính (tài trợ chính thức); nhà đồng tài trợ…
Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ gọi nhà tài trợ sự kiện là nhóm các nhà đầu tư sự kiện để thuận tiện cho việc trình bày.
3.2.3 Nhà tổ chức sự kiện
Bên được thuê tổ chức sự kiện là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được nhà đầu tư sự kiện ủy quyền thực hiện tổ chức sự kiện, có các ràng buộc, quyền lợi và nghĩa vụ nhất định Trong quá trình tổ chức, bên này cùng với nhà đầu tư phải chịu trách nhiệm pháp lý về mọi vấn đề liên quan đến sự kiện.
Nhà tổ chức sự kiện không chỉ đảm nhiệm việc chuẩn bị, thực hiện và kết thúc các hoạt động của sự kiện mà còn đóng vai trò trung gian giữa các nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng.
Sơ đồ 1.1 Vai trò trung gian của nhà tổ chức sự kiện
Nhà cung ứng các dịch vụ bổ trợ
Nhà tổ chức sự kiện
Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện
3.2.4 Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện
Khách hàng là đối tƣợng mà nhà tổ chức sự kiện phục vụ và sẽ đƣợc trả công cho quá trình phục vụ của mình
Hình thức tổ chức sự kiện quyết định đối tượng khách hàng khác nhau Chẳng hạn, khi một công ty chi tiền thuê triển lãm hàng hóa, khách hàng chính là nhà đầu tư sự kiện Ngược lại, nếu nhà tổ chức tự tổ chức sự kiện nhằm mục đích thu hồi chi phí, như một buổi biểu diễn nghệ thuật, thì khách hàng sẽ bao gồm các nhà tài trợ và khán giả tham gia sự kiện.
3.2.5 Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: là những tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng một hay một số các dịch vụ, hàng hóa bổ trợ (dịch vụ về lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao, văn phòng, an ninh…) cho quá trình tổ chức sự kiện thông qua các hợp đồng (hoặc các hình thức thỏa ƣớc khác) đƣợc ký kết với nhà tổ chức sự kiện, họ có những ràng buộc, quyền lợi, nghĩa vụ nhất định liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện
Do sự đa dạng về dịch vụ trong các sự kiện, nhà tổ chức khó có thể tự cung cấp tất cả dịch vụ cần thiết cho khách hàng Do đó, họ cần hợp tác với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện, được gọi là các nhà cung ứng trung gian.
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi định nghĩa các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện như những đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho quá trình tổ chức, nhằm phân biệt với nhà tổ chức sự kiện chính Vai trò của các nhà cung ứng này là trung gian, giúp cung cấp hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả của sự kiện.
Một nhóm đối tượng quan trọng trong các sự kiện lớn, đặc biệt là những sự kiện có tính xã hội cao, là tình nguyện viên tham gia sự kiện dưới sự chỉ đạo của nhà tổ chức.
3.2.6 Tình nguyện viên tham gia sự kiện
Phân loại của tổ chức sự kiện
Sự kiện là các hoạt động xã hội đa dạng trong lĩnh vực thương mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng, cùng với các hoạt động văn hóa và lễ hội Điều này cho thấy sự phong phú về hình thức và nội dung của các sự kiện.
Trong nghiên cứu và thực hành kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện, việc phân loại sự kiện thành các nhóm khác nhau là rất quan trọng Mỗi nhóm sự kiện được phân loại dựa trên các tiêu chí nhất định, được gọi là loại hình sự kiện Các tiêu chí phổ biến trong phân loại sự kiện bao gồm mục đích tổ chức, quy mô và đối tượng tham gia.
- Hình thức và mục đích sự kiện
4.1 Theo quy mô, lãnh thổ
Quy mô sự kiện không chỉ được xác định bởi số lượng người tham gia hay không gian tổ chức, mà còn phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện đó Một sự kiện có thể thu hút nhiều người tại một địa phương và diễn ra ở sân vận động xã, nhưng nếu không có tác động lớn đến cộng đồng hoặc lĩnh vực liên quan, thì vẫn không thể coi là sự kiện lớn.
Sự kiện lớn là những hoạt động có ảnh hưởng sâu rộng đến quốc gia và quốc tế, thu hút đông đảo người tham gia và kéo dài trong một khoảng thời gian dài Nội dung của các sự kiện này thường rất đa dạng và phong phú, như Lễ hội chùa Hương, SEAGAMES23 hay hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp.
Sự kiện nhỏ là những hoạt động có ảnh hưởng hạn chế, thường chỉ diễn ra trong một tổ chức hoặc gia đình, với sự tham gia của ít người và thời gian tổ chức ngắn Nội dung của các sự kiện này thường đơn giản, ví dụ như hội nghị tổng kết của công ty A, đám cưới của anh Nguyễn Văn B, hoặc cuộc họp lớp cuối năm.
Do thời gian hạn chế, chúng tôi chỉ có thể đưa ra những gợi ý tương đối Bên cạnh đó, có thể xem xét một cấp độ trung gian giữa sự kiện lớn và sự kiện nhỏ, đó là các sự kiện vừa (trung bình).
Các sự kiện có thể được phân loại theo lãnh thổ thành bốn loại chính: sự kiện địa phương như lễ kỷ niệm 10 năm ngày tái thành lập huyện A, sự kiện vùng như lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên, sự kiện quốc gia như Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ , và sự kiện quốc tế như Lễ hội Olympic.
4.2 Theo hình thức và mục đích Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền với nhau Trong tài liệu này chúng tôi tạm chia thành các nhóm sau:
- Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp
+ Sự kiện kinh doanh (Bussiness event)
+ Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Nhƣ kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thống của công ty…
+ Sự kiện gây quỹ (Fundraising events)
+ Hội chợ thương mại (Trade fairs)
+ Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops)
+ Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events)
+ Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại (Promotional events) + Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm (Brand and product launches)
+ Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ (Customers Meetings; Customers
+ Các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông…
+ Lễ khai trương, khánh thành, động thổ…
+ Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học nhƣ
+ Hội thảo, hội nghị (Education/ Training Meetings; Seminars, Conferences, Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học…
+ Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh giỏi, Gặp mặt sinh viên xuất sắc
+ Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục
- Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo- tín ngƣỡng và phong tục tập quán, bao gồm:
+ Lễ hội truyền thống (Traditional festival events)
+ Social and cultural events: Event văn hoá xã hội
+ Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương, kỷ niệm ngày thành lập…
- Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí:
+ Entertainment events: Event giải trí
+ Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh- sinh viên, hội diễn sân khấu chuyên nghiệp…)
+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, diễn sống, liveshow
+ Festive events: Event lễ hội
+ Khai trương: giới thiệu Anbum mới, ban nhạc
+ Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ…
+ Đón tiếp, chào mừng, báo công, tiễn đoàn…
Sự kiện chính thống hay sự kiện của nhà nước là loại hình sự kiện có những chuẩn mực và quy tắc riêng biệt, với các cơ quan nhà nước đóng vai trò là chủ đầu tư chính.
+ Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương
+ Họp báo; Hội nghị hiệp thương
Sự kiện truyền thông là những hoạt động có tính chất truyền thông mạnh mẽ, thường do một hoặc nhiều cơ quan báo chí đứng ra tổ chức, hoặc có sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
+ Lễ ghi nhận thương hiệu
+ Thu hút nhà tài trợ
+ Họp báo, thông cáo báo chí…
Cần lưu ý rằng các phân loại sự kiện chỉ mang tính chất tương đối, vì trong thực tế, một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại khác nhau.
Ví dụ: hội thảo, hội nghị… Mặt khác với từng sự kiện cụ thể có thể cùng thuộc hai hay nhiều loại nói trên
Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ
- Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày
Theo tính mùa vụ, sự kiện có thể được chia thành hai loại: sự kiện thường niên và sự kiện không thường niên Sự kiện thường niên diễn ra vào những thời điểm cố định hàng năm, như hội nghị tổng kết, lễ báo công, hội nghị khách hàng, họp đồng hương đầu năm/cuối năm và các lễ hội truyền thống Ngược lại, sự kiện không thường niên không có quy luật và không lặp lại hàng năm, ví dụ như lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào và triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A.
Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện với các thành phần tham gia sự kiện 18
Các sự kiện xã hội trong lĩnh vực thương mại, giải trí, thể thao, hội thảo và giao tiếp xã hội thường xuyên diễn ra, bao gồm các trò chơi cộng đồng và các hoạt động liên quan đến lễ hội, văn hóa và phong tục tập quán Dù đã có nhiều sự kiện được tổ chức, nhưng chủ yếu vẫn do các nhà đầu tư trực tiếp đảm nhận Đối với những sự kiện lớn, thường có ban tổ chức, nhưng do nhiều hạn chế trong quá trình tổ chức, hiệu quả của các sự kiện này vẫn còn gặp khó khăn nhất định.
Việc tổ chức các sự kiện văn hóa, phong tục tập quán hay các sự kiện đơn giản như đám cưới, hội họp, gặp mặt không quá phức tạp Người chủ trì chỉ cần có một số kinh nghiệm nhất định để thực hiện thành công.
Khi điều kiện kinh tế xã hội phát triển và sự hội nhập toàn cầu gia tăng, nhu cầu và mục tiêu của các nhà đầu tư sự kiện trở nên cao hơn Ngay cả những sự kiện phổ biến, việc tổ chức dựa trên kinh nghiệm không còn đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sự kiện kinh doanh như lễ khai trương, giới thiệu sản phẩm và triển lãm, nơi mà sự ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh là rất lớn Do đó, việc hợp tác với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là cần thiết để đạt được các mục tiêu đề ra.
Để đạt được mục tiêu và ý tưởng khi tổ chức sự kiện, việc có các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là rất quan trọng Họ sẽ tận dụng kinh nghiệm và khả năng tổ chức của mình để xử lý các sự kiện phức tạp một cách hiệu quả.
Khi tổ chức các sự kiện lớn, nhu cầu về dịch vụ đa dạng như trang trí, sân khấu, dẫn chương trình, tiếp đón, lưu trú và ăn uống là rất cần thiết Một doanh nghiệp hay tổ chức chỉ có thể đảm nhận vai trò chủ đầu tư mà không đủ thông tin và kinh nghiệm để quản lý tất cả các dịch vụ này Hơn nữa, với gần 90 triệu dân và sự phát triển kinh tế - xã hội, Việt Nam chắc chắn là một thị trường tiềm năng cho các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Hoạt động tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích cho các bên tham gia, với mỗi bên có thể nhận diện lợi ích từ những khía cạnh khác nhau Việc hiểu rõ vai trò của tổ chức sự kiện không chỉ giúp xác định các lợi ích này mà còn nghiên cứu tác động của sự kiện đến từng đối tượng tham gia.
5.1 Đối với doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện Đối với bản thân các sự kiện, khi tiến hành đầu tƣ các sự kiện các chủ đầu tƣ sẽ đạt đƣợc các mục đích khác nhau của mình Ví dụ: với doanh nghiệp khi tiến hành tổ chức sự kiện là công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện
Nhà đầu tư sự kiện nên chú ý đến những lợi ích mà họ có thể đạt được khi hợp tác với các nhà tổ chức chuyên nghiệp Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình tổ chức mà còn nâng cao chất lượng sự kiện, từ đó gia tăng giá trị thương hiệu và thu hút sự chú ý của khách hàng.
Nhà đầu tư sẽ tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tổ chức sự kiện, giúp họ tập trung vào vai trò của mình, như chủ tịch đoàn hay trao quà trong sự kiện.
Nhà đầu tư có khả năng đạt được mục tiêu tổ chức sự kiện hiệu quả hơn khi hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện, nhờ vào việc tận dụng kinh nghiệm, mối quan hệ, sự sáng tạo và tính chuyên nghiệp của họ.
Khi tổ chức sự kiện trực tiếp, nhà đầu tư thường thiếu thông tin về các nhà cung cấp dịch vụ, dẫn đến khó khăn trong việc lựa chọn dịch vụ phù hợp Điều này cũng ảnh hưởng đến giá cả, vì các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhờ vào mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp dịch vụ như trang trí, lưu trú và ăn uống, có khả năng đàm phán mức giá ưu đãi hơn.
Thuê các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình tổ chức, vì họ thường chia sẻ trách nhiệm này Ngoài ra, các chuyên gia tổ chức sự kiện có khả năng tính toán và đề phòng các sự cố có thể xảy ra, điều mà những người thiếu kinh nghiệm khó có thể thực hiện hiệu quả.
Có thể tham khảo một số lợi ích của sự kiện đối với các nhà đầu tƣ/ tài trợ sự kiện qua hộp sau:
Hộp 1.4 Một số lợi ích của tổ chức sự kiện Một số lợi ích của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện (events)
Khi Toyota ra mắt một mẫu ô tô mới, công ty tổ chức một sự kiện hoành tráng, mời khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng và giới truyền thông tham gia Sự kiện này không chỉ là dịp để giới thiệu sản phẩm mà còn tạo cơ hội cho doanh nghiệp giao lưu, trao đổi với đối tác, cơ quan truyền thông và các cơ quan công quyền, từ đó thúc đẩy thông tin hai chiều và củng cố mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện giống như việc ghép một bức tranh phức tạp, trong đó người tổ chức chỉ thành công khi kết hợp hoàn hảo hàng trăm, hàng ngàn chi tiết nhỏ Đẳng cấp của mỗi công ty được thể hiện qua sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết của mỗi sự kiện mà họ thực hiện.
Người tổ chức sự kiện cần không chỉ có ý tưởng và kịch bản tốt mà còn phải liên hệ chặt chẽ với khách hàng, khách mời và địa điểm tổ chức để nắm bắt thông tin chính xác Họ phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối, vì bất kỳ sự thay đổi nào vào phút cuối có thể làm kế hoạch phải bắt đầu lại từ đầu Do đó, nhân viên tổ chức sự kiện cần chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết để đảm bảo sự thành công của chương trình.
Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một dịch vụ chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố Từ góc độ marketing, các yếu tố này có thể được phân chia thành hai nhóm chính: yếu tố vĩ mô và yếu tố vi mô.
6.1 Nhóm nhân tố khách quan
Bao gồm các yếu tố, các lực lƣợng mang tính chất xã hội rộng lớn, chúng có tác động ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện
Môi trường nhân khẩu học:
Môi trường nhân khẩu học, bao gồm các yếu tố như quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tỷ lệ sinh, tỷ lệ chết, tuổi tác, giới tính, sắc tộc và nghề nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra các loại thị trường cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện Do đó, nhân khẩu học là một mối quan tâm lớn đối với các nhà hoạt động thị trường.
Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần chú ý đến môi trường nhân khẩu học, đặc biệt là quy mô và tốc độ tăng trưởng dân số Hai yếu tố này phản ánh nhu cầu tổng thể hiện tại và tương lai, từ đó cho thấy sự phát triển hoặc suy thoái của thị trường.
Sự biến đổi trong cơ cấu tuổi tác và quy mô hộ gia đình trong dân cư đã dẫn đến sự thay đổi trong cơ cấu khách hàng tiềm năng, ảnh hưởng lớn đến thói quen tiêu dùng và nhu cầu về các loại hàng hóa Do đó, hoạt động tổ chức sự kiện cũng cần phải thường xuyên điều chỉnh để phù hợp với những thay đổi này.
Quá trình đô thị hóa và sự phân bố lại dân cư đang tạo ra những thay đổi lớn trên thị trường tổ chức sự kiện Các vùng đô thị luôn là trung tâm chính của dịch vụ này, trong khi việc phân bố lại lực lượng sản xuất và thiết lập các đặc khu kinh tế mở ra nhiều cơ hội thị trường mới đầy hấp dẫn.
Trong ngành quảng cáo, thiết kế chương trình được gọi là "event" (sự kiện) Để cạnh tranh và thu hút người tiêu dùng, các công ty thường yêu cầu dịch vụ "event" phải thật nổi bật và độc đáo, tránh lặp lại các hình thức truyền thống như cắt băng khánh thành hay xúc đất trong các buổi lễ khai trương.
Tốc độ tăng trưởng kinh tế và cơ cấu vùng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sức hấp dẫn cho thị trường và sức mua Điều này dẫn đến sự khác biệt trong cơ cấu chi tiêu đối với các thị trường hàng hóa khác nhau.
Theo các chuyên gia tổ chức sự kiện, hơn 60% số lượng sự kiện và 75% ngân sách tổ chức sự kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh và thương mại của doanh nghiệp Nhu cầu của các doanh nghiệp này bị ảnh hưởng trực tiếp bởi môi trường kinh tế, do đó, môi trường kinh tế có tác động lớn đến dịch vụ tổ chức sự kiện.
Sự phát triển đời sống xã hội, đặc biệt là thu nhập của người dân, có ảnh hưởng lớn đến tổ chức sự kiện Khi thu nhập tăng cao, các sự kiện truyền thống như cưới hỏi, sinh nhật và giao tiếp xã hội ngày càng trở nên phổ biến và yêu cầu tính chuyên nghiệp cao hơn Do đó, các nhà kinh doanh cần chú trọng đến lĩnh vực này và chuẩn bị các điều kiện cần thiết để cạnh tranh hiệu quả trong tương lai.
Hệ thống các yếu tố tự nhiên đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp đầu vào cần thiết cho các nhà sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức sự kiện Những yếu tố này không chỉ tác động đến quy trình sản xuất mà còn định hình cách thức tổ chức và quản lý các sự kiện hiệu quả.
Các yếu tố ảnh hưởng rõ rệt nhất từ môi trường tự nhiên có thể chỉ ra là:
- Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức sự kiện, đặc biệt là các sự kiện dự định tổ chức ở không gian ngoài trời
Các vấn đề ô nhiễm và bảo vệ môi trường là mối quan tâm hàng đầu của cộng đồng dân cư và chính quyền địa phương trong các sự kiện Nhận thức về ô nhiễm tác động mạnh mẽ đến việc lựa chọn chủ đề và hoạt động của sự kiện Nếu không đảm bảo các yêu cầu tối thiểu về môi trường và xử lý rác thải, nhà tổ chức có thể không được cấp phép tổ chức sự kiện.
Môi trường công nghệ kỹ thuật:
Các nhân tố tác động đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới có ảnh hưởng lớn đến việc thực thi các giải pháp cụ thể trong tổ chức sự kiện.
Tiến bộ kỹ thuật hỗ trợ cho tổ chức sự kiện ở nhiều lĩnh vực nhƣ:
- Trong việc quản lý, lập kế hoạch tổ chức sự kiện
- Trong quá trình chuẩn bị sự kiện (nhƣ chuẩn bị địa điểm, trang trí)
- Trong hoạt động thông tin liên lạc hỗ trợ cho tổ chức sự kiện
- Trong quá trình đƣa đón, vận chuyển khách đến với sự kiện
- Trong việc trình diễn (kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, các hiệu ứng đặc biệt)…
Môi trường chính trị đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến quyết định tổ chức sự kiện của nhà đầu tư và tổ chức sự kiện Nó bao gồm hệ thống luật pháp, các văn bản hướng dẫn, chính sách của nhà nước, cùng với cơ chế điều hành của chính phủ và các tổ chức chính trị, xã hội Sự tác động này thể hiện sự can thiệp của các chủ thể quản lý vĩ mô vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Chẳng hạn, các quy định về thủ tục hành chính của nhà nước có thể gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động tổ chức sự kiện; nếu không nắm rõ các quy định này, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình tổ chức sự kiện.
Văn hóa là hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin và truyền thống được chia sẻ trong một nhóm người cụ thể Nó bao gồm các giá trị văn hóa truyền thống căn bản, giá trị văn hóa thứ phát và các nhánh văn hóa của một nền văn hóa.
Những giá trị văn hoá truyền thống căn bản là các chuẩn mực và niềm tin xã hội có tính bền vững cao, khó thay đổi và được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác Chúng được duy trì qua môi trường gia đình, trường học, tôn giáo và luật pháp tại nơi công sở Những giá trị này có ảnh hưởng mạnh mẽ đến thái độ, hành vi ứng xử hàng ngày, cũng như hành vi mua sắm và tiêu dùng hàng hóa của từng cá nhân và nhóm người.
Quy trình tổ chức sự kiện
Để xây dựng chương trình cho sự kiện, việc tiếp nhận yêu cầu từ nhà đầu tư là rất quan trọng Những yêu cầu này thường được ghi trong hợp đồng giữa nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện, nhưng hợp đồng thường chỉ được soạn thảo sau khi có chương trình và dự toán Do đó, việc thu thập thông tin từ nhà đầu tư là cơ sở cần thiết để xây dựng chương trình, lập kế hoạch và dự toán cho sự kiện.
Trước khi hình thành chủ đề và lập chương trình cho sự kiện, nhà đầu tư cần nắm rõ các thông tin cơ bản như mục tiêu sự kiện, đối tượng tham dự, ngân sách dự kiến, cũng như các yêu cầu và mong đợi từ sự kiện Những yếu tố này sẽ giúp xây dựng một kế hoạch sự kiện hiệu quả và đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.
- Mục tiêu của sự kiện (đã đề cập chi tiết ở phần trên)
- Các ý tưởng mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền đạt
- Thời gian thực hiện sự kiện
- Địa điểm tổ chức sự kiện (venue)
- Cách thức phục vụ (catering)
- Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker)
- Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light)
- Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)…
Sự kiện bao gồm các nội dung cơ bản như đón tiếp và phục vụ khách mời, khai mạc, diễn biến và kết thúc Những hoạt động chính này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên sự thành công của sự kiện, đảm bảo rằng mọi khía cạnh được tổ chức chu đáo và chuyên nghiệp.
- Các hoạt động bổ trợ sự kiện (tham quan, triển lãm, bán hàng…)
- Cách thức lập dự toán, tính giá sự kiện
Để hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán cho sự kiện một cách hiệu quả, việc cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ là rất quan trọng.
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, người chủ trì lập kế hoạch và xây dựng chương trình đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận thông tin từ nhà đầu tư Quá trình này không chỉ đơn thuần là tiếp nhận mà còn bao gồm việc trao đổi và bổ sung các yếu tố cần thiết, nhằm tạo ra một chương trình khả thi cho sự kiện Để hạn chế thiếu sót trong việc tiếp nhận thông tin, việc sử dụng các mẫu có sẵn từ nhà đầu tư là rất cần thiết.
Khi nhà đầu tư sự kiện chưa chọn nhà tổ chức chính thức, họ sẽ cung cấp mục tiêu, ý tưởng, ngân sách và các điều kiện cho nhiều nhà tổ chức khác nhau Các nhà tổ chức này sẽ cạnh tranh để thuyết phục nhà đầu tư lựa chọn chương trình, dự toán ngân sách và ý tưởng của họ, nhằm được giao phó tổ chức sự kiện.
Trong bối cảnh cạnh tranh sự kiện hiện nay, mỗi nhà tổ chức đều sở hữu những thế mạnh riêng biệt Việc trình bày rõ ràng và thuyết phục những điểm mạnh của chương trình là điều cần thiết để thu hút sự quan tâm và lựa chọn từ các nhà đầu tư sự kiện.
Theo quy trình tổ chức sự kiện
Theo cách phân loại này có thể căn cứ vào các giai đoạn trong quy trình tổ chức sự kiện để chia thành:
- Kế hoạch chuẩn bị sự kiện
- Kế hoạch đón tiếp, khai mạc sự kiện
- Kế hoạch điều hành diễn biến sự kiện
- Kế hoạch khắc phục các sự cố phát sinh
- Kế hoạch bế mạc/ kết thúc sự kiện
- Kế hoạch cho các công việc sau sự kiện
Trong mỗi giai đoạn, có thể phân chia thành các kế hoạch chi tiết khác nhau Chẳng hạn, trong giai đoạn đón tiếp và khai mạc sự kiện, có thể tách biệt các hoạt động cụ thể để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Kế hoạch đón tiếp khách
- Kế hoạch khai mạc sự kiện
Theo các nguồn lực tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện
Theo cách phân loại này, dựa trên các nguồn lực cần có trong quá trình chuẩn bị và triển khai thực hiện sự kiện, nhƣ:
- Kế hoạch về nhân sự
- Kế hoạch về địa điểm tổ chức sự kiện
- Kế hoạch về trang thiết bị
- Kế hoạch về an ninh, an toàn
Việc phân loại kế hoạch tổ chức sự kiện mang tính tương đối, với mỗi loại kế hoạch có những ưu nhược điểm riêng Lựa chọn loại kế hoạch phù hợp phụ thuộc vào mục đích và điều kiện cụ thể của từng sự kiện, cũng như khả năng của nhà tổ chức Trong thực tế, kế hoạch tổ chức sự kiện thường được xây dựng dựa trên sự tổng hợp của các loại kế hoạch khác nhau, với mục tiêu đảm bảo tính khả thi, chi tiết trong thực hiện và đạt được mục tiêu của sự kiện.
Dù nhà đầu tư sự kiện đã chọn một nhà tổ chức cụ thể, việc thuyết phục vẫn rất cần thiết Điều này không chỉ liên quan đến việc thuyết phục nhà đầu tư chọn mình, mà còn là thuyết phục họ chấp nhận chương trình và dự toán ngân sách mà mình đã xây dựng cho sự kiện.
Không có một hướng dẫn cụ thể nào để thuyết phục chủ đầu tư sự kiện, nhưng dưới đây là một số hướng dẫn định hướng hữu ích.
Để tổ chức sự kiện thành công, nhà đầu tư cần xác định rõ mục tiêu mà họ mong muốn đạt được Những quyết định và kế hoạch triển khai sự kiện phải dựa trên những mong muốn và yêu cầu của chủ đầu tư, đảm bảo tính thuyết phục và hiệu quả trong việc đáp ứng các mục tiêu đã đề ra.
Để thuyết phục nhà đầu tư sự kiện, bạn cần nắm vững chương trình, dự toán ngân sách và phát triển các ý tưởng sáng tạo của mình.
Cần tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tranh
Để thuyết phục nhà đầu tư trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần tận dụng các lợi thế như thành công của các sự kiện đã tổ chức, uy tín trên thị trường và mối quan hệ với các đối tác Việc phát huy những điểm mạnh này một cách hiệu quả sẽ gia tăng khả năng thu hút đầu tư và khẳng định vị thế của doanh nghiệp trong ngành.
Khi đối diện với những hạn chế được chỉ ra bởi chủ đầu tư sự kiện, việc không tranh cãi và có cách ứng xử phù hợp là rất quan trọng Ví dụ, nếu chủ đầu tư nhấn mạnh rằng nhà tổ chức còn thiếu kinh nghiệm, bạn có thể thừa nhận điều đó và nhấn mạnh rằng đội ngũ của bạn bao gồm các chuyên gia dày dạn kinh nghiệm từ các công ty tổ chức sự kiện khác, đồng thời cũng có sự sáng tạo và năng động từ đội ngũ nhân viên trẻ.
Công tác thu thập thông tin
Trong cuộc sống hiện đại, thông tin trở thành một nguồn lực quan trọng cho sự phát triển, thể hiện qua việc chúng ta đang sống trong thời đại thông tin Nền công nghiệp và xã hội thông tin đang dần hình thành, cho thấy vai trò ngày càng lớn của thông tin trong mọi lĩnh vực.
Quả thật thông tin (Information) là khái niệm cơ bản của khoa học cũng là khái niệm trung tâm của xã hội trong thời đại chúng ta
Tất cả các mối quan hệ và hoạt động của con người đều dựa trên việc giao lưu thông tin Tri thức bắt nguồn từ thông tin về những sự kiện đã xảy ra, những điều mà con người đã biết, đã nói và đã làm Điều này xác định bản chất và chất lượng của các mối quan hệ giữa con người.
Thông tin được hình thành trong quá trình giao tiếp và có thể được tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm người khác, phương tiện truyền thông, ngân hàng dữ liệu, và các hiện tượng quan sát trong môi trường Từ gốc Latin "Informatio", thông tin không chỉ đơn thuần là dữ liệu mà còn là những sự kiện, ý tưởng và phán đoán giúp nâng cao sự hiểu biết của con người Thông tin thể hiện một hành động cụ thể trong việc tạo ra hình dạng và có tác động trừu tượng trong hoạt động của con người.
1.2 Vai trò của thông tin
+ Góp phần xác định, xây dựng hoạt động kinh doanh của đơn vị
+ Là cơ sở để nhà quản lý quyết định công việc
+ Là cơ sở hoạt động cho bộ phận tiếp theo, bộ phận khác
+ Truyền thông, thông báo về các sản phẩm, dịch vụ của công ty
Nếu một đơn vị không tổ chức thu thập thông tin, họ sẽ gặp khó khăn do bị quá tải thông tin, dẫn đến hiệu quả và năng suất lao động giảm sút Điều này đặc biệt nghiêm trọng trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay.
Thông tin thường được hiểu là những tin tức được truyền đạt cho một ai đó Hiện nay, có nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin, và dưới đây là một số định nghĩa phổ biến.
– Thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực hiện một biến số nào đó
– Thông tin là bất kỳ thông báo nào đƣợc tạo thành bởi một số dấu hiệu nhất định
Thông tin quản trị là tập hợp các dữ liệu và tin tức phát sinh trong quá trình và môi trường quản trị, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết định và giải quyết các vấn đề trong hoạt động quản lý của tổ chức.
Cần phải chú ý các đặc điểm của thông tin là:
– Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần đƣợc
– Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị
– Thông tin càng cần thiết càng quý giá
– Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt
Mô hình thông tin trong quản trị thường được triển khai từ nhà quản trị đến các đối tượng quản trị Trong các tổ chức lớn, mô hình này trở nên phức tạp hơn Để xây dựng mô hình thông tin quản trị hiệu quả, các tổ chức có thể lựa chọn từ nhiều kiểu mô hình khác nhau.
Mô hình thông tin tập trung là một hệ thống trong đó tất cả thông tin được thu thập và quản lý tại một điểm duy nhất, gọi là trung tâm thông tin Mô hình này giúp tối ưu hóa việc xử lý và phân phối thông tin, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng truy cập cho người dùng.
Mô hình thông tin trực tiếp cho phép việc gửi và nhận thông tin diễn ra trực tiếp giữa bên gửi và bên nhận, tạo ra sự kết nối hiệu quả và nhanh chóng trong quá trình trao đổi thông tin.
– Mô hình thông tin phân tán: là mô hình thông tin đƣợc tập trung thu thập và xử lý theo từng đơn vị thành viên một
– Mô hình thông tin kết hợp: là mô hình kết hợp các kiểu tổ chức thông tin theo ba cách ở trên
- Nhân viên trong đơn vị
Sách báo, tạp chí và các phương tiện thông tin đại chúng là nguồn thông tin quan trọng, cung cấp kiến thức chuyên sâu nhưng có thể thiếu tính cập nhật Trong khi đó, thông tin từ các phương tiện truyền thông có tính cập nhật và đa dạng, nhưng thường chưa được kiểm chứng đầy đủ, đặc biệt là thông tin từ internet Ngoài ra, thông tin trên internet thường chứa các yếu tố bình luận và cảm nhận của người đưa tin Do đó, khi thu thập thông tin, cần chú ý đến những đặc điểm này để loại bỏ yếu tố cảm tính và tìm ra thông tin khách quan Việc khai thác thông tin từ sách báo, tạp chí và các phương tiện truyền thông cần đảm bảo các yêu cầu chất lượng và độ tin cậy.
Để xây dựng chương trình cho sự kiện, việc tiếp nhận yêu cầu từ nhà đầu tư sự kiện là rất quan trọng Những yêu cầu này thường được ghi trong hợp đồng giữa nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện, nhưng hợp đồng thường được soạn thảo sau khi đã có chương trình và dự toán Do đó, việc thu thập thông tin từ nhà đầu tư là nền tảng cho việc xây dựng chương trình, lập kế hoạch và dự toán cho sự kiện.
Trước khi hình thành chủ đề và lập chương trình cho sự kiện, nhà đầu tư cần thu thập các thông tin cơ bản như mục tiêu sự kiện, đối tượng tham gia, ngân sách dự kiến và thời gian tổ chức Những thông tin này sẽ giúp xây dựng một kế hoạch sự kiện hợp lý và hiệu quả.
- Mục tiêu của sự kiện (đã đề cập chi tiết ở phần trên)
- Các ý tưởng mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền đạt
- Thời gian thực hiện sự kiện
- Địa điểm tổ chức sự kiện (venue)
- Cách thức phục vụ (catering)
- Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker)
- Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light)
- Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)…
Trong sự kiện, các nội dung cơ bản bao gồm đón tiếp và phục vụ khách mời, khai mạc, diễn biến và kết thúc sự kiện Những hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên không khí và thành công cho sự kiện.
- Các hoạt động bổ trợ sự kiện (tham quan, triển lãm, bán hàng…)
- Cách thức lập dự toán, tính giá sự kiện
Các thông tin càng chi tiết và đầy đủ sẽ giúp dễ dàng hơn trong việc hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán cho sự kiện.
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, người chủ trì lập kế hoạch và xây dựng chương trình đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận thông tin từ nhà đầu tư Quá trình này không chỉ đơn thuần là thu thập dữ liệu mà còn bao gồm việc trao đổi, thảo luận và bổ sung các yếu tố cần thiết để tạo ra một chương trình khả thi cho sự kiện Để đảm bảo thông tin được tiếp nhận đầy đủ và chính xác, việc sử dụng các mẫu có sẵn là rất cần thiết nhằm hạn chế thiếu sót trong quá trình thu thập thông tin từ nhà đầu tư.
Tiếp xúc
- Tìm hiểu về tiếp xúc trực tiếp
+ Trực tiếp, gần gũi, thân thiện
+ Sự hậu thuẫn của các yếu tố kèm lời
+ Sự hậu thuẫn của hoàn cảnh giao tiếp
+ Mặt trái của “hiệu ứng tức thời”
+ Nguy cơ “bị loại trừ ngay lập tức”
+ Đối diện với các định kiến
Tìm hiểu về tiếp xúc gián tiếp a Tiếp xúc qua điện thoại, mạng
+ Chỉ cần một ít lòng “dũng cảm”
+ Dễ dàng để “khởi đầu” một quan hệ
+ Không có thông tin trực giác
+ Dễ rơi vào tình trạng của kẻ quấy rầy người khác
+ Vấn đề bảo mật b Tiếp xúc bằng văn bản
+ Lưu giữ được thông tin
+ Có thể suy xét kỹ lƣỡng thông tin
+ Cơ hội để quảng bá hình ảnh thương hiệu
+Mở rộng khuôn khổ của thời gian và không gian giao tiếp
+ Lưu trữ kém và tình trạng “núi giấy tờ”
+ Những phiền phức pháp lý khi sai sót trên văn bản
+ Những yếu kém về trình bày văn bản làm ảnh hưởng xấu đến hình ảnh cá nhân hoặc hình ảnh thương hiệu nhanh
Đàm phán
3 1 Nghệ thuật mở đầu câu chuyện
Tạo thiện cảm trong giao tiếp, đặc biệt là khi mở đầu câu chuyện, là một nghệ thuật không phải ai cũng thành thạo Ngôn ngữ và cách mở đầu rất quan trọng; một giọng nói nhẹ nhàng, thanh tao, cùng với việc điều chỉnh âm điệu một cách hợp lý, sẽ dễ dàng chinh phục người nghe hơn là những lời nói ồn ào, thiếu ý thức Để ghi điểm trong mắt người đối diện, hãy chú ý đến những chi tiết tưởng chừng nhỏ nhưng lại không hề nhỏ, như việc nhớ tên người đang trò chuyện với bạn Nếu quên, hãy khéo léo xin lỗi thay vì gọi họ bằng những danh xưng không phù hợp với tuổi tác và vai vế của bạn.
Ghi nhớ sở thích của người khác có thể giúp bạn chiếm được cảm tình của họ dễ dàng hơn Việc gửi lời khen đúng cách và đúng lúc cũng rất quan trọng Lắng nghe là một nghệ thuật; hãy chú ý đến ánh mắt và tư thế của mình khi lắng nghe Tránh nhìn chằm chằm vào người nói hoặc thiếu sự tập trung Những cái gật đầu nhẹ nhàng khi lắng nghe sẽ giúp người khác đánh giá cao bạn hơn.
Nếu dẫn dắt câu chuyện thành công, ta sẽ có đƣợc sự thiện cảm trong giao tiếp, bạn sẽ dễ dàng thực hiện đƣợc nhiều điều bạn mong muốn
- Khi nào ta nên bỏ bàn đàm phán
- Kỹ thuật kết thúc đàm phán khi đạt đƣợc thoả thuận
- Những điều khoản các thỏa thuận nên có
- Kỹ thuật kết thúc đàm phán khi không đạt đƣợc thỏa thuận
