Mục đích nghiên cứu
Việc nắm vững cách viết thư và email, đặc biệt là phần tiền kết thúc, là rất quan trọng cho sinh viên học tập và làm việc trong lĩnh vực thương mại Dù vậy, chưa có nghiên cứu chuyên sâu về đặc tính từ vựng của phần này, dẫn đến nhiều sinh viên gặp khó khăn trong việc viết phần tiền kết thúc một cách chuyên nghiệp và ấn tượng.
Mục đích của nghiên cứu này là phân tích đặc điểm từ vựng trong phần tiền kết thúc, nhằm cung cấp kiến thức và cụm từ thường dùng để sinh viên có thể viết hiệu quả hơn Việc này sẽ giúp tạo dựng nền tảng cho một bức thư hoặc email chuyên nghiệp, từ đó đạt được mục tiêu giao tiếp tốt hơn.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu của nghiên cứu này là phân tích đặc điểm từ vựng trong phần tiền kết thúc của thư và email thương mại, tập trung vào hai khía cạnh chính: cụm từ vựng và các từ từ vựng.
Câu hỏi nghiên cứu
Bài nghiên cứu này được thực hiện nhằm trả lời các câu hỏi sau
- Các cụm từ vựng được sử dụng trong phần tiền kết thúc của thư và email tiếng Anh thương mại là gì?
- Các từ từ vựng được sử dụng trong phần tiền kết thúc của thư và email tiếng Anh thương mại là gì?
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu này áp dụng phương pháp định lượng để xác định các cụm từ vựng và từ vựng, dựa trên lý thuyết và nghiên cứu trước đó đã được trình bày trong phần Tổng quan Dữ liệu sẽ được phân tích thông qua phần mềm Microsoft Excel, và phần tổng hợp cùng kết luận sẽ được thực hiện bằng phương pháp diễn giải.
Mô tả mẫu
Dữ liệu cho nghiên cứu này bao gồm 293 mẫu tiền kết thúc thu thập từ các nguồn sách xuất bản chính thống như Oxford Handbook Commercial Correspondence và The AMA Handbook of Business Letters Dưới đây là bảng thống kê số lượng mẫu và các đầu sách đã sử dụng để thu thập dữ liệu.
STT ĐẦU SÁCH TÁC GIẢ
1 Model Business Letters, Emails And Other
2 Over 300 Successful Business Letters for All
4 The AMA Handbook of Business Letters Jeffrey L Seglin,
5 Business Letters for Busy People Jim Dugger 91
6 Company to Company A task-based approach to business emails, letters and faxes
Tính xác thực và độ tin cậy
293 mẫu tiền kết thúc được thu thập từ các nguồn sách nên có tính xác thực và độ tin cậy cao.
Tổng quan nghiên cứu
Các nghiên cứu trước
Trong thời đại hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, thư từ, đặc biệt là thư và email thương mại, đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống hàng ngày.
Nhiều nghiên cứu đã được tiến hành trong lĩnh vực ngôn ngữ học, đặc biệt là công trình nổi bật “The Vocabulary of Bankers’ Letters” của Horn (1923), nghiên cứu về từ vựng trong thư tín ngân hàng.
Một nghiên cứu đã phân tích 1125 lá thư thương mại mà một ngân hàng ở New York nhận được, nhằm so sánh từ vựng trong các lá thư này với từ vựng trong các loại thư khác Kết quả cho thấy rằng từ vựng sử dụng trong các lá thư thương mại khá tương đồng với ngôn ngữ hàng ngày, không có sự khác biệt đáng kể giữa chúng.
Năm 2008, Chen Li-ping đã tiến hành nghiên cứu mang tên “Phân Tích Các Đặc Điểm Từ Vựng Của Thư Tín Thương Mại Tiếng Anh”, tập trung vào việc xác định các đặc điểm từ vựng cụ thể trong thư từ tiếng Anh thương mại được sử dụng trong các giao dịch quốc tế Nghiên cứu này không chỉ làm nổi bật các yếu tố ngôn ngữ quan trọng mà còn đưa ra những gợi ý hữu ích cho người học tiếng Anh thương mại nhằm cải thiện khả năng sử dụng ngôn ngữ trong môi trường kinh doanh toàn cầu.
Vào năm 2020, bài nghiên cứu “Research on Language Characteristics of
Business Letter Writing” được thực hiện bởi Jin Yingying (2020) của đại học Tây Trung
Bài nghiên cứu này tập trung vào đặc tính từ vựng của thư tiếng Anh thương mại, chỉ ra rằng từ ngữ trang trọng, ngắn gọn và chính xác được sử dụng phổ biến hơn Mặc dù đã có nhiều nghiên cứu về ngôn ngữ và từ vựng trong thư và email thương mại, nhưng phần tiền kết thúc lại ít được chú ý Tuy nhiên, phần này rất quan trọng, vì nó là một thành phần thiết yếu trong cấu trúc của một thư hay email hoàn chỉnh và chuyên nghiệp.
Cơ sở lý thuyết
Theo Amy Newman và Scot Ober, một bức thư thương mại được định nghĩa là
Bức thư trang trọng là một hình thức giao tiếp chính thức, thường được sử dụng giữa các công ty, cũng như giữa công ty với khách hàng, nhà phân phối và các đối tác khác.
Email được định nghĩa bởi Ashley (1992) là phương tiện giao tiếp hiệu quả để gửi và nhận thông tin trong nội bộ, quốc gia và quốc tế Theo Kerkeb (2013), thương mại đã trở thành hình thức liên lạc chủ yếu, đóng vai trò quan trọng trong thư tín thương mại.
Thư và email là hai phương pháp giao tiếp chuyên nghiệp phổ biến toàn cầu, có khả năng tạo ấn tượng mạnh mẽ với đối tác và khách hàng Việc kết thúc một bức thư hoặc email cũng quan trọng không kém phần nội dung, vì đây là những dòng cuối cùng mà người nhận đọc Một phần kết thúc xuất sắc không chỉ giúp để lại ấn tượng tốt mà còn có thể ảnh hưởng đến khả năng phản hồi của người nhận.
Nick Brieger (2011) đã định nghĩa rằng phần tiền kết thúc của thư hoặc email là
Trong phần kết thư, chúng ta thường cảm ơn người nhận một lần nữa, khuyến khích họ đặt hàng hoặc mong muốn nhận phản hồi sớm Người viết có thể đề cập đến các bước tiếp theo, hướng dẫn hoặc chỉ đơn giản là gửi lời chào xã giao Mặc dù phần này hiếm khi cung cấp thông tin mới, nhưng nó đóng vai trò quan trọng như một bước chuyển tiếp lịch sự đến phần kết thúc của lá thư.
If you have any further questions, please contact me
I look forward to meeting you
Nick Brieger (2011) còn nhận định thêm rằng “nếu thiếu phần tiền kết thúc, thì phần kết thúc của thư sẽ quá đột ngột và rời rạc.”
Từ vựng học là lĩnh vực ngôn ngữ học nghiên cứu về các từ và mối quan hệ giữa chúng Nó bao gồm việc phân tích ngữ nghĩa, nguồn gốc, cách sử dụng, cũng như các khác biệt xã hội học liên quan đến từ vựng.
Thuật ngữ Collocation được định nghĩa bởi Sinclair (1991): “Collocation là sự xuất hiện của hai hoặc nhiều từ gần nhau trong văn bản.” Moon cũng tuyên bố rằng
Collocation là những cụm từ thường xuyên xuất hiện cùng nhau, bất kể có mối liên hệ ngữ nghĩa đặc biệt nào hay không Theo Lewis (2000), collocations là sự kết hợp tự nhiên của các từ mà người bản ngữ thường sử dụng.
Cụm ngôn ngữ tình huống, theo định nghĩa của Sprenger (2003), là sự kết hợp đặc biệt của hai hoặc nhiều từ thường được dùng để diễn đạt một khái niệm cụ thể Trong nghiên cứu này, các cụm ngôn ngữ tình huống được phân loại theo phân loại của Moon (1997), bao gồm cụm từ cố định, cụm từ bán cố định và các cụm từ giới từ Tóm lại, bài nghiên cứu phân tích các cụm từ vựng dựa trên lý thuyết của Lewis (2000) về collocation và Moon (1997) về các cụm ngôn ngữ tình huống.
Bảng 2 Hai phân loại chính của cụm từ vựng
1 Cụm động từ turn in
2 tính từ + danh từ a difficult decision
3 tính từ + giới từ aware of
4 động từ + danh từ submit a report
5 danh từ + danh từ cheque book
6 động từ + trạng từ live dangerously
7 trạng từ + tính từ extremely inconvenient
1 Cụm từ cố định: là một tập hợp từ gắn chặt với nhau và không thể sử dụng một cách riêng lẻ
Not half! so that, due to
2 Cụm từ bán cố định: là một tập hợp từ thường xuyên sử dụng với nhau và có thể thay đổi một số bộ phận we would like… would you…?
3 Cụm giới từ: là một nhóm từ bắt đầu bằng một giới từ và theo sau là một cụm danh từ, trạng từ… a few years ago in comparison to
Kết quả nghiên cứu
Sử dụng các cụm từ vựng trong phần tiền kết thúc của thư và email tiếng Anh thương mại
Khác với thư tín cá nhân, thư và email thương mại sử dụng ngôn ngữ chuyên biệt, trong đó từ ngữ và thuật ngữ kỹ thuật đóng vai trò quan trọng Thuật ngữ cụm từ vựng, chỉ các từ thường xuất hiện cùng nhau với chức năng ngữ dụng, sẽ được phân loại và phân tích chi tiết trong bài nghiên cứu này.
Bảng 3 15 cụm từ vựng có tần suất xuất hiện cao nhất trong phần tiền kết thúc
STT Cụm từ vựng Tần suất
4 let me know/ let us know 20
Bảng 3 trình bày 15 cụm từ vựng thường gặp nhất trong phần kết thúc thư và email tiếng Anh thương mại Những cụm từ này bao gồm các kết hợp từ hai từ như "thank you" và "interested in", cũng như các cụm ba từ như "look forward to" và "let me know/let us know", và các cụm bốn từ như "as soon as possible".
Cụm từ "look forward to" là một trong những diễn đạt phổ biến nhất, với tần suất xuất hiện cao, phù hợp trong cả tình huống trang trọng và không trang trọng.
Collocation được phân thành 7 loại chính theo lý thuyết của Lewis (2000), bao gồm: cụm động từ, tính từ + danh từ, tính từ + giới từ, động từ + danh từ, danh từ + danh từ, động từ + trạng từ, và trạng từ + tính từ.
Biểu đồ 1 Tần suất của các loại collocation
Biểu đồ 1 minh họa bảy loại collocation và tần suất xuất hiện của chúng trong phần tiền kết thúc, trong đó loại tính từ + danh từ chiếm tỉ lệ cao nhất.
Trong 10 năm qua, cấu trúc "tính từ + giới từ" đã xuất hiện ba lần, trong khi các cấu trúc "danh từ + danh từ" và "trạng từ + tính từ" không xuất hiện trong phần tiền kết thúc Điều này cho thấy hai loại collocation này dường như hiếm gặp trong phần tiền kết thúc của thư và email tiếng Anh thương mại.
Bảng 4 Tần suất của các collocation phổ biến
Cụm động từ look forward to set up
Tính từ + Danh từ further information valued customer further help strict confidence best wishes
Tính từ + Giới từ interested in pleased to delighted to
5 Động từ + Danh từ take action place order
6 Động từ + Tính từ respond immediately 4
Tần suất của các collocation phổ biến nhất được sử dụng trong phần tiền kết thúc, được phân loại theo từng mẫu, được trình bày trong Bảng 4 trên đây
Cụm động từ "look forward to" xuất hiện 49 lần trong bài viết, cho thấy tầm quan trọng của nó Người viết thường sử dụng cụm từ này để thể hiện yêu cầu một cách lịch sự và tôn trọng Hơn nữa, "look forward to" còn phản ánh sự lịch sự tích cực của người viết đối với người nhận.
Cụm từ "look forward to" thường được sử dụng với động từ "hear" như một lời chào thân thiện trong thư Ngoài "hear", cụm này cũng thường đi kèm với các động từ "receive" và "see".
11 look forward to Động từ Tần xuất hear
We would welcome any further inquiries you have, and look forward to hearing from you.
I look forward to receiving comments on this matter
We are sure you will enjoy your stay here and look forward to seeing you
Cụm từ "Interested in" xuất hiện 11 lần và đứng thứ 2 trong các Collocation, thể hiện sự lịch sự tích cực Nó tạo cho người nhận cảm giác rằng người viết quan tâm, háo hức và mong chờ về điều gì đó với người đọc.
3.1.2 Cụm ngôn ngữ tình huống
Theo Moon (1997), cụm ngôn ngữ tình huống được chia thành ba loại: cụm từ cố định, cụm từ bán cố định và cụm từ giới từ Ông định nghĩa cụm ngôn ngữ tình huống là một chuỗi từ gồm hai hoặc nhiều từ, tạo thành một đơn vị có ý nghĩa không thể tách rời về mặt ngữ nghĩa học hoặc cú pháp học.
Các cụm ngôn ngữ tình huống rất quan trọng trong giao tiếp, bao gồm cả nói, viết và thư từ Đặc biệt, việc sử dụng các cụm từ trong phần kết thúc giúp giảm thiểu sự mơ hồ và tối nghĩa trong câu Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho người viết mà còn giúp họ tránh phải sáng tạo những cụm từ mới cho từng tình huống cụ thể.
Bảng 5 Tần suất của các cụm từ cố định phổ biến
Cụm từ cố định Tần xuất thank you 44 as soon as possible 11 for the convenience 9 do not hesitate 8 good luck 7
Các cụm từ cố định được sử dụng trong các tình huống cụ thể, như "as soon as possible" để thể hiện sự cấp bách và "good luck" để chúc may mắn Khác với các cụm từ bán cố định, cụm từ cố định có cấu trúc gần như không thay đổi, giữ nguyên tính ổn định trong cách sử dụng.
Thank you once again for taking the time to write to us
Thank you once again for the courtesy and kindness extended to us
Thank you, in advance, for your time I’ll call next week to arrange an appointment at your earliest possible convenience
Thank you very much for your cooperation.
Cụm từ "Thank you" là một biểu hiện đa dụng, phù hợp trong nhiều tình huống, từ trang trọng đến không trang trọng, và thường được sử dụng trong các loại thư và email Nó thể hiện lòng biết ơn của người viết đối với người nhận Thông thường, "Thank you" được kết hợp với giới từ "for" và có thể kèm theo các trạng từ để tăng tính lịch sự trong giao tiếp.
13 tiền kết thúc thì thank you thường được dùng với once again nhất, với 19/44 lần xuất hiện của thank you, tiếp theo là in advance và very much
3.1.2.2 Cụm từ bán cố định
Bảng 6 Tần suất của các cụm từ bán cố định phổ biến
Cụm từ bán cố định Tần suất
I hope/ we hope 37 let me know/ let us know 20 we can/ i can 17 please call 14
If you have 15 we are sorry 10 shall be pleased 9 we are glad 9 we would like 8
I would 8 give me a call 7 please accept our apology 6 we appreciate 5 we regret 4
Các cụm từ bán cố định đóng vai trò quan trọng trong phần tiền kết thúc của văn bản, vì chúng xuất hiện thường xuyên hơn so với các cụm từ ngôn ngữ tình huống khác Nhờ tính linh hoạt, người viết có thể kết hợp các cụm từ này với từ ngữ khác để phù hợp với tình huống, từ đó làm cho bức thư trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn Hơn nữa, các cụm từ bán cố định cho phép thay thế một số từ nhất định, giúp người viết linh hoạt hơn trong việc truyền đạt ý tưởng của mình.
Cụm từ "If you have" là một ví dụ điển hình của cụm từ cố định, thể hiện yêu cầu lịch sự một cách gián tiếp Người viết có thể linh hoạt sử dụng cụm từ này trong nhiều ngữ cảnh khác nhau.
Dùng If you have với các động từ khiếm khuyết:
During my leave, if you have urgent questions, you may feel free to contact me
If you have any needs, you could leave a message on my voice mail
- Should you have or if you should have có thể được sử dụng để thay thế if you have:
If you should have any questions, please do not hesitate to ask us
Please do not hesitate to telephone should you have any questions or wish additional information
