Tính c ấp thiết của đề tài
Hệ thống phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là giải pháp tích hợp công nghệ thông tin, giúp doanh nghiệp hoạch định và quản lý hiệu quả các nguồn lực như nguyên liệu, máy móc và nhân lực ERP cung cấp thông tin chính xác, kịp thời để hỗ trợ quản lý điều hành, và được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực từ công nghiệp ô tô đến giáo dục Tại Việt Nam, sự phát triển của nền kinh tế và công nghệ thông tin đã thúc đẩy việc triển khai ERP tại nhiều doanh nghiệp, nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường Việc áp dụng ERP giúp chuẩn hóa quy trình quản lý chuỗi cung ứng, kế toán và quản trị nguồn nhân lực, từ đó giảm chi phí quản lý và tối ưu hóa nguồn lực sản xuất Hệ thống ERP là công cụ phù hợp nhất giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu phát triển và gia tăng giá trị.
Bài viết phân tích số liệu từ Công ty cổ phần dây và cáp điện Thượng Đình nhằm đề xuất giải pháp hoàn thiện việc ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý chuỗi cung ứng Qua đó, doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn về quy trình quản lý và những lợi ích thực tiễn từ việc áp dụng hệ thống này.
Tình hình nghiên c ứu liên quan tới đề tài
Lịch sử ERP kéo dài hơn 100 năm, bắt đầu từ năm 1913 khi kỹ sư Ford Whitman Harris phát triển mô hình số lượng kinh tế (EOQ) để hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất Trong nhiều thập kỷ, EOQ đã trở thành tiêu chuẩn trong sản xuất Từ những năm 1990 đến đầu thế kỷ 21, việc áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đã tăng mạnh, giúp các tổ chức tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao khả năng hiển thị dữ liệu Tuy nhiên, chi phí triển khai hệ thống ERP cũng gia tăng, không chỉ do đầu tư phần cứng và phần mềm mà còn bao gồm chi phí cho mã hóa, tư vấn và đào tạo tùy chỉnh Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện liên quan đến ứng dụng ERP trong doanh nghiệp.
Ứng dụng ERP đang ngày càng trở nên phổ biến tại các doanh nghiệp Việt Nam, đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động và quản lý hệ thống thông tin kế toán Nghiên cứu của Trần Thanh Thúy từ Đại học Kinh tế TP HCM cho thấy rằng việc triển khai ERP không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kế toán mà còn nâng cao khả năng ra quyết định thông qua việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời Sự tác động của ERP đến tổ chức thông tin kế toán là rõ rệt, góp phần vào việc nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế hiện nay.
- Xây dựng ứng dụng ERP cho doanh nghiệp kinh doanh thiết bị điện tử trên nền tảng cloud computing – Nguyễn Tuấn Trung – Đại học Đà Nẵng
- Giải pháp ERP cho doanh nghiệp ngành may – Nguyễn Văn Thủy – Đại học Công nghệ - Đại học Quốc Gia Hà Nội
Nghiên cứu của Phạm Thị Hồng Hà từ Đại học Bách Khoa Hà Nội tập trung vào việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp ở Việt Nam Bài viết phân tích lợi ích và thách thức mà các doanh nghiệp gặp phải khi triển khai ERP, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động Nghiên cứu này đóng góp vào việc hiểu rõ hơn về xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam.
- “Tình hình ứng dụng ERP 2008” được tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ tháng 12/2005 đến tháng 09/2008
- Hệ thống thông tin kế toán trogn ERP tại các doanh nghiệp logistics ở TP
Hồ Chí Minh – PGS.TS Trần Văn Tùng, ThS Võ Tấn Liêm, PGS.TS, Trần Văn Tùng
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn nhân lực (ERP) tại Việt Nam bao gồm việc cải tiến các thành phần của mô hình hệ thống thông tin thành công Để đạt được hiệu quả tối ưu, cần chú trọng vào việc tích hợp công nghệ, đào tạo nhân viên, và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả Sự tham gia của lãnh đạo và sự hỗ trợ từ các bên liên quan cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của dự án ERP.
Hệ thống thông tin kế toán tích hợp trong môi trường hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (ERP) đã được đánh giá về hiệu quả tại các doanh nghiệp Việt Nam Nghiên cứu của ThS Vũ Quốc Thông từ Đại học Kinh tế Tp Hồ Chí Minh cho thấy rằng việc áp dụng ERP không chỉ nâng cao hiệu suất công việc mà còn cải thiện quy trình quản lý tài chính Các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thấy sự gia tăng trong khả năng ra quyết định và tối ưu hóa nguồn lực nhờ vào việc tích hợp hệ thống thông tin kế toán trong ERP.
M ục đích nghiên cứu
Phân tích nhằm hoàn thiện việc ứng dụng ERP vào quy trình quản lý chuỗi cung ứng tại doanh nghiệp
Nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:
Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về quản lý chuỗi cung ứng trong hoạt động của doanh nghiệp
Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về hệ thống ERP
Phân tích việc ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý chuỗi cung ứng giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Bằng cách so sánh các quy trình quản lý trước và sau khi áp dụng ERP, chúng ta có thể thấy rõ những lợi ích mà hệ thống này mang lại Đề xuất các giải pháp cụ thể sẽ góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng ERP, không chỉ trong quản lý chuỗi cung ứng mà còn trong toàn bộ hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn áp dụng các phương pháp duy vật biện chứng và phân tích thống kê, kết hợp với khái quát hóa để nghiên cứu Đồng thời, nó cũng tham khảo kinh nghiệm và giải pháp hoạch định nguồn nhân lực thành công tại đơn vị nghiên cứu cũng như các đơn vị khác, làm cơ sở cho phương pháp luận trong nghiên cứu.
K ết cấu luận văn
Tên đề tài: “Hoàn thiện ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình”
Bố cục luận văn: Ngoài phần mở đầu và kế luận bao gồm:
Chương I: Cơ sở lý luận về Hoàn thiện ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp
Chương II: Thực trạng về việc ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình
Chương III trình bày các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý chuỗi cung ứng tại Công ty Cổ phần Dây và Cáp điện Thượng Đình Các biện pháp này bao gồm cải thiện quy trình tích hợp dữ liệu, đào tạo nhân viên sử dụng ERP, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường khả năng phân tích dữ liệu Việc áp dụng các giải pháp này sẽ giúp công ty nâng cao năng suất, giảm chi phí và cải thiện dịch vụ khách hàng, từ đó nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN ỨNG DỤNG ERP
T ổng quan về hoạt động quản lý chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp
1.1.1 Tổng quan về chuỗi cung ứng của doanh nghiệp
Chuỗi cung ứng là một hệ thống phức tạp bao gồm nhiều thành phần tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng Nó kết nối các tổ chức, con người, hoạt động, thông tin và nguồn lực để di chuyển sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng Bên cạnh dòng nguyên vật liệu và sản phẩm, chuỗi cung ứng còn bao gồm dòng thông tin và dòng vốn giữa các thành phần trong hệ thống.
* Mô hình chuỗi cung ứng:
Chuỗi cung ứng cơ bản nhất bao gồm ba thành phần chính: nhà cung cấp, doanh nghiệp và khách hàng Những yếu tố này tạo nên cấu trúc cơ bản của một chuỗi cung ứng đơn giản.
Hình 1.1.Mô hình chuỗi cung ứng đơn giản
Trong mô hình này, nguyên vật liệu và sản phẩm di chuyển từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp và cuối cùng là khách hàng Đồng thời, thông tin sẽ được truyền ngược lại từ khách hàng đến doanh nghiệp và nhà cung cấp.
Chuỗi cung ứng mở rộng không chỉ bao gồm ba thành phần cơ bản mà còn có sự tham gia của các chủ thể quan trọng khác như nhà phân phối, nhà bán buôn và nhà bán lẻ, tạo nên một hệ thống cung ứng phong phú và hiệu quả hơn.
Hình 1.2.Mô hình chuỗi cung ứng mở rộng
* Các thành phần trong chuỗi cung ứng:
Nhà cung cấp là các tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho người mua, đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng Họ cung cấp nguyên vật liệu cần thiết cho doanh nghiệp, giúp tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tối thiểu hóa rủi ro và cắt giảm chi phí vận hành mà còn đảm bảo hoạt động liên tục, ngay cả trong các tình huống có thể gây gián đoạn chuỗi cung ứng.
Nhà sản xuất là các doanh nghiệp chịu trách nhiệm tạo ra sản phẩm, bao gồm cả việc sản xuất nguyên liệu thô như khoáng sản, dầu khí, gỗ, và các sản phẩm hoàn thiện từ nguyên liệu do các nhà sản xuất trước đó cung cấp.
Nhà phân phối là tổ chức trung gian giữa nhà sản xuất và các đối tượng khác trong chuỗi cung ứng, đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường mối quan hệ giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng Họ giúp rút ngắn thời gian phản hồi, mở rộng khả năng tiếp cận và tạo giá trị gia tăng cho chuỗi cung ứng Bên cạnh đó, các nhà phân phối còn cung cấp dịch vụ logistics và lưu kho cho nhà sản xuất, góp phần tối ưu hóa quy trình phân phối.
Nhà bán buôn là đơn vị cung cấp sản phẩm với số lượng lớn cho các nhà bán lẻ, nhằm đáp ứng nhu cầu của họ Khác với nhà phân phối, nhà bán buôn không tham gia tích cực vào việc quảng bá sản phẩm của nhà sản xuất.
Nhà bán lẻ là các doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, hoạt động vì lợi nhuận và chuyên cung cấp sản phẩm trực tiếp cho người tiêu dùng Để đạt được lợi nhuận, họ tìm kiếm sản phẩm phù hợp với mục tiêu kinh doanh, đồng thời lựa chọn nhà cung cấp có giá cạnh tranh Hơn nữa, nhà bán lẻ cũng chú trọng đến sở thích và nhu cầu của khách hàng để tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm.
Khách hàng, hay người tiêu dùng cuối cùng, là những tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu mua sản phẩm để tiêu dùng và sử dụng Nhu cầu, giá trị và ý kiến của khách hàng đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng lớn đến quyết định của nhà cung cấp.
* Các mối quan hệ trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp:
Mối quan hệ trong chuỗi cung ứng rất quan trọng; nếu doanh nghiệp không chú trọng duy trì và phát triển những mối quan hệ này, sẽ xảy ra sự phân nhánh giữa nhà cung cấp và khách hàng, dẫn đến hoạt động chuỗi cung ứng trở nên rời rạc.
Phạm vi các mối quan hệ trong chuỗi cung ứng:
- Về giao dịch: các chủ thể tham gia có giao dịch với nhau với các cam kết có giới hạn;
- Về hợp tác: các chủ thể tham gia hợp tác với nhau để mang lại kết quả lâu dài tốt hơn;
Các bên trong chuỗi cung ứng cần thể hiện cam kết hợp tác lâu dài, chia sẻ mục tiêu phát triển chung và sẵn sàng điều chỉnh phương thức hoạt động để thúc đẩy sự phát triển đồng bộ.
Các loại mối quan hệ trong chuỗi cung ứng:
Mối quan hệ hợp tác theo chiều dọc trong chuỗi cung ứng bao gồm các chủ thể như nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà bán buôn, nhà bán lẻ và khách hàng Hợp tác dọc nhằm giảm chi phí chuỗi và tạo sự đồng thuận giữa các tác nhân, đồng thời chia sẻ thông tin thị trường để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiệu quả hơn.
Mối quan hệ hợp tác theo chiều ngang là sự liên kết giữa các tổ chức hoặc cá nhân có vị trí tương đương trong chuỗi cung ứng Điều này xảy ra khi các tổ chức không liên quan và cạnh tranh hợp tác để chia sẻ thông tin hoặc tài nguyên, chẳng hạn như kết nối các trung tâm phân phối Nói một cách khác, hợp tác ngang giúp các tác nhân trong cùng một công đoạn giảm chi phí và tăng giá bán sản phẩm.
Mối quan hệ hợp tác toàn diện đa chiều trong chuỗi cung ứng bao gồm cả hợp tác chiều dọc và chiều ngang giữa các chủ thể Mục tiêu của sự hợp tác này là tăng cường tính linh hoạt thông qua việc cạnh tranh và chia sẻ năng lực, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng thích ứng của toàn bộ chuỗi cung ứng.
Hình 1.3.Các mối quan hệ trong chuỗi cung ứng 1.1.2 Tổng quan về quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp
N ội dung ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý chuỗi cung ứng của
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là giải pháp công nghệ thông tin tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất ERP tự động hóa các tác nghiệp của nhân viên, nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý doanh nghiệp Tất cả các hoạt động như quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất, tài chính nội bộ, bán hàng và tiếp thị đều được thực hiện trên nền tảng này.
ERP tích hợp các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên nền tảng cơ sở dữ liệu tập trung, giúp liên kết các hệ thống máy tính khác nhau thành một hệ thống thống nhất Thay vì sử dụng các cơ sở dữ liệu tách biệt, ERP cho phép mỗi bộ phận quản lý thông tin riêng, nhưng vẫn đảm bảo sự tích hợp để thực hiện quy trình doanh nghiệp một cách hiệu quả Nhờ đó, thông tin trong hoạt động của doanh nghiệp được truy xuất đầy đủ, nhanh chóng và kịp thời.
Hệ thống ERP là một ứng dụng phần mềm đa phân hệ, bao gồm các phân hệ quản lý tài chính, vật tư, trang thiết bị, nhân sự, sản xuất và kinh doanh, nhằm bao quát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng các phân hệ phù hợp với nhu cầu và khả năng của mình Hệ thống ERP được tùy biến để phù hợp với quy trình nghiệp vụ cụ thể, mang lại tính linh hoạt cao và khả năng mở rộng theo từng loại hình doanh nghiệp.
1.2.1.2 Vai trò, tầm quan trọng của ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp
ERP là công cụ chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng quản lý và tăng cường sức cạnh tranh thông qua việc tích hợp tất cả các quy trình kinh doanh.
18 tối ưu hoá các nguồn lực doanh nghiệp từ nguồn nhân lực, vật lực, tài lực cho đến hệ thống thông tin
Hệ thống ERP giúp tăng năng suất lao động bằng cách cho phép nhập dữ liệu một lần cho tất cả giao dịch liên quan, đồng thời cải thiện tốc độ và độ chính xác của báo cáo Nó nâng cao khả năng kiểm soát tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu và lợi nhuận, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công và máy móc Thông tin được tập trung, kịp thời và dễ dàng chia sẻ với khách hàng, đối tác và cổ đông ERP được coi là giải pháp quản trị doanh nghiệp hàng đầu toàn cầu, và theo nhiều chuyên gia công nghệ thông tin, ứng dụng ERP là xu thế tất yếu giúp doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn quốc tế Nếu triển khai thành công, ERP sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận và năng lực cạnh tranh, từ đó tạo cơ hội cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Việc ứng dụng ERP trong quản lý doanh nghiệp mang lại lợi ích chiến lược cho nhiều đối tượng, bao gồm nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa quy trình và cải thiện khả năng ra quyết định Hệ thống ERP giúp tích hợp thông tin, tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
- Đối với bản thân doanh nghiệp:
Hệ thống ERP tối ưu hóa quy trình vận hành của doanh nghiệp bằng cách tự động hóa các quy trình sản xuất và kinh doanh, từ chuẩn bị nguyên vật liệu đến quản lý đầu ra đầu vào và đóng gói Nhờ đó, chu kỳ hoạt động và năng suất được cải thiện, giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm ra thị trường nhanh chóng hơn Sự nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng sẽ dẫn đến doanh số tăng trưởng, từ đó rút ngắn thời gian hoàn vốn đầu tư cho hệ thống ERP.
Phân hệ kế hoạch sản xuất và quản trị sản xuất của ERP giúp tăng hiệu suất sản xuất và giảm lượng hàng tồn kho bằng cách nhận diện và loại bỏ các thất thoát, từ đó giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị ERP cũng cung cấp khả năng kiểm soát tồn kho, cho phép doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa và nguyên vật liệu hiện có Chức năng lập kế hoạch (Planning) trong ERP hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cho các hoạt động, đảm bảo rằng hàng hóa chỉ được nhập kho khi thực sự cần thiết, giúp quản lý vật liệu một cách hiệu quả và chặt chẽ.
Xác định mức tồn kho tối ưu là yếu tố quan trọng giúp giảm nhu cầu vốn lưu động và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Hệ thống ERP cung cấp thông tin kế toán kịp thời và đáng tin cậy, giúp dễ dàng hợp nhất số liệu giữa các chi nhánh và công ty con Việc tích hợp thông tin tài chính cho phép phân tích đa chiều về cơ cấu chi phí và lợi nhuận của từng khách hàng, sản phẩm và kênh bán hàng Điều này hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp với thực trạng hiện tại, đồng thời cân nhắc việc kêu gọi tài trợ và duy trì nguồn tiền mặt, từ đó đảm bảo khả năng đầu tư và phát triển hoạt động kinh doanh.
Chuẩn hóa thông tin nhân sự là một yếu tố quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực, giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý như giờ làm việc và khối lượng công việc của từng nhân viên Hệ thống ERP cung cấp một phương thức đơn giản và thống nhất để quản lý nhân sự hiệu quả, giảm thiểu sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương, ngay cả khi nhân viên làm việc ở nhiều bộ phận và khu vực khác nhau.
- Đối với nhà quản lý:
Phần mềm ERP hỗ trợ CEO trong việc nâng cao hiệu quả quản lý ngắn hạn và dài hạn Các nhà quản lý có thể tận dụng các công cụ hiện đại để cải thiện khả năng truy cập thông tin, từ đó giám sát và điều hành doanh nghiệp hiệu quả hơn ERP giúp giảm chi phí và tối thiểu hóa khối lượng công việc cần thực hiện, góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
Thay đổi tư duy quản trị doanh nghiệp thông qua việc ứng dụng hệ thống ERP giúp tối ưu hóa quy trình hoạt động, đồng thời chuyển đổi hệ thống quản trị truyền thống sang một mô hình hiện đại, minh bạch và hiệu quả hơn.
Hệ thống ERP hiện đại cho phép ghi nhận mọi truy cập và thao tác của người dùng, đồng thời phân quyền sử dụng dựa trên vai trò công việc Điều này giúp gia tăng trách nhiệm cá nhân, khi mỗi người sẽ tự chịu trách nhiệm cho công việc của mình.
20 trong mỗi quy trình nghiệp vụ đã được chuẩn hóa của doanh nghiệp khi ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý
Hệ thống ERP tích hợp toàn bộ cơ sở dữ liệu trong một nền tảng thống nhất, cho phép các phòng ban sử dụng các phân hệ riêng biệt dễ dàng chia sẻ thông tin, nâng cao hiệu quả hoạt động và sự phối hợp giữa các bộ phận.
Các tiêu chí đánh giá việc ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý chuỗi
Ứng dụng ERP đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy việc đo lường thành công của nó là ưu tiên hàng đầu Để đánh giá hiệu quả của hệ thống ERP, ban dự án cần xem xét các chức năng khác nhau trong doanh nghiệp, từ đó theo dõi sự thành công liên quan đến các phòng ban và quy trình quản lý Dưới đây là các tiêu chí để đo lường hiệu quả ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
1.3.1 Thời gian tiết kiệm được
Thời gian là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần khai thác để tối ưu hóa lợi ích hoạt động Công nghệ thông tin đóng vai trò là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hệ thống ERP được thiết kế để tối ưu hóa quy trình quản lý trong doanh nghiệp, thay vì chỉ tập trung vào từng chức năng riêng lẻ Việc áp dụng ERP giúp phá vỡ ranh giới giữa các bộ phận, khuyến khích sự hợp tác và tư duy linh hoạt trong nhân viên Doanh nghiệp có thể tái cấu trúc quy trình hoạt động một cách hiệu quả, tối đa hóa lợi ích từ hệ thống ERP Ngoài ra, ERP cung cấp công cụ quản lý thông tin nhanh chóng, giúp nhân viên thực hiện đa nhiệm và hoàn thành công việc trong thời gian ngắn hơn.
Giải pháp ERP mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất, bằng cách tiết kiệm thời gian Điều này cho thấy sự kết nối hiệu quả giữa các phòng ban trong việc xử lý các hoạt động hàng ngày, giúp tổng hợp thông tin và đưa ra quyết định kịp thời.
46 chóng Các yếu tố bên ngoài như việc xử lý yêu cầu của khách hàng, nhà cung cấp hay từ các cơ quan nhà nước nhanh như thế nào
1.3 2 Đưa ra các quyết định kịp thời
Các nhà quản trị doanh nghiệp nhận thức rõ tầm quan trọng của việc ra quyết định trong kinh doanh Việc áp dụng hệ thống ERP giúp cải thiện tốc độ truy xuất dữ liệu, từ đó hỗ trợ lãnh đạo trong việc tổng hợp thông tin một cách nhanh chóng và chính xác Hệ thống dữ liệu đồng nhất và xuyên suốt từ ERP cho phép đưa ra những quyết định đúng đắn hơn.
Trước khi triển khai ứng dụng ERP, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lưu trữ và tổng hợp dữ liệu cho quản trị Việc sử dụng phần mềm riêng lẻ không tương thích dẫn đến trùng lặp dữ liệu, khiến người làm báo cáo phải tốn thời gian kiểm tra và xác minh thông tin, dễ dẫn đến sai sót Ứng dụng ERP hiệu quả giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, cho phép người dùng phản hồi và báo cáo thông tin kịp thời theo yêu cầu của nhà quản trị Nhờ vào dữ liệu được tổng hợp, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định thông minh và kịp thời, phù hợp với kế hoạch và thực tiễn Dữ liệu được cập nhật liên tục và truy xuất ngay lập tức, giúp lãnh đạo nắm bắt tình trạng sức khỏe doanh nghiệp qua các thông tin tài chính, sản xuất và biến động nhân sự.
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, nhà quản trị cần có cái nhìn tổng quan về tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm dự án, khách hàng, nhà cung cấp và hàng tồn kho Hệ thống ERP không chỉ tập hợp dữ liệu một cách thống nhất mà còn cung cấp thông tin quản trị thông minh và trực quan hóa theo các khía cạnh quản lý trong thời gian thực Thay vì sử dụng các bảng tính riêng lẻ, một hệ thống ERP hiệu quả cho phép doanh nghiệp phân tích dữ liệu đa chiều, từ đó đưa ra quyết định chủ động cho các hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp sản xuất thường đối mặt với vấn đề chênh lệch giữa thực tế sản xuất và số liệu trên giấy tờ Một giải pháp ERP hiệu quả có thể giúp thu hẹp khoảng cách này bằng cách tập trung vào việc đảm bảo lịch trình sản xuất chính xác.
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tối đa hóa hiệu quả hoạt động bằng cách cung cấp cái nhìn toàn cảnh về chuỗi cung ứng, điều mà quy trình quản lý thủ công trước đây khó có thể thực hiện Nhà quản lý có thể theo dõi trạng thái và hoạt động của nhà cung cấp, nhà máy sản xuất, và kho hàng, từ đó cải thiện kết nối và giao tiếp giữa các bên liên quan Nhờ vào việc giám sát chặt chẽ, doanh nghiệp có thể kiểm soát tình trạng hoạt động bất cứ lúc nào và nhanh chóng đưa ra phương án xử lý khi phát sinh vấn đề.
Dữ liệu trong hệ thống ERP có tính kế thừa và liên tục, giúp quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả Việc áp dụng ERP đảm bảo các hoạt động trong quy trình diễn ra tuần tự, với thông tin từ hoạt động trước làm nguồn dữ liệu cho hoạt động tiếp theo Mọi nghiệp vụ trong chuỗi cung ứng cần tuân thủ đúng lộ trình dữ liệu theo quy trình đã được thiết lập từ ban đầu.
1.3 4 Sự hài lòng của khách hàng
Hầu hết các doanh nghiệp đều hướng tới việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng, và việc đầu tư vào giải pháp ERP là một phần quan trọng trong chiến lược này Để đánh giá hiệu quả của hệ thống ERP, doanh nghiệp cần đặt ra những câu hỏi như: Liệu mức độ hài lòng của khách hàng có tăng lên hay vẫn giữ nguyên? Các nền tảng hiện có có giúp cải thiện tốc độ cung cấp dịch vụ không? Khách hàng phản hồi ra sao về các dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp?
Bằng cách trả lời những câu hỏi này, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ đáp ứng của hệ thống ERP đối với nhu cầu công việc hiện tại.
1.3 5 Lợi ích mang lại cho đội ngũ nhân sự
Giải pháp ERP ảnh hưởng sâu sắc đến yếu tố con người trong doanh nghiệp, giúp nhân viên nâng cao năng suất lao động và hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn Hệ thống ERP khuyến khích trách nhiệm cá nhân, vì mỗi bộ phận đều liên kết chặt chẽ, khiến sai sót ở một bộ phận có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình Hệ thống này còn thúc đẩy việc thay đổi tư duy, giúp các cá nhân và lãnh đạo doanh nghiệp chuyển từ phương pháp thủ công sang quản lý hiện đại bằng công nghệ thông tin Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phân bổ lại nguồn lực một cách hiệu quả hơn.
48 quả hơn hay không? Các thủ tục hành chính trước kia được thực hiện một cách thủ công đã được thay thế chưa?
1.3.6 Lợi thế cạnh tranh chiến lược
Ứng dụng ERP trong quản lý doanh nghiệp mang lại lợi thế cạnh tranh chiến lược, giúp tạo ra giá trị và tiết kiệm chi phí dài hạn Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu cao, nhưng lợi ích từ việc tiết kiệm chi phí trong tương lai sẽ vượt xa khoản đầu tư này, ngay cả khi tính đến chiết khấu dòng tiền.
Các y ếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý chuỗi
1.4.1.1 Đặc điểm môi trường kinh doanh của doanh nghiệp
Quy mô, ngành nghề kinh doanh, khả năng tài chính và nhân sự đều ảnh hưởng quyết định đến việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp Trong bối cảnh cạnh tranh cao, việc đầu tư nguồn lực cho các định hướng mới sẽ thúc đẩy đổi mới sáng tạo Các doanh nghiệp trong cùng môi trường cạnh tranh có khả năng cao hơn trong việc áp dụng đổi mới quản lý Ứng dụng ERP vào quản lý chuỗi cung ứng là một trong những giải pháp dễ thực hiện và có tác động lớn đến hoạt động doanh nghiệp Do đó, khi nhiều doanh nghiệp đã triển khai ERP để đổi mới, các doanh nghiệp khác cũng sẽ có xu hướng áp dụng giải pháp này.
1.4.1.2 Sự phát triển công nghệ
Hệ thống ERP là một sự phát triển công nghệ quan trọng, và nó có khả năng thích ứng với sự tiến bộ của công nghệ và xu hướng kỹ thuật số Trong bối cảnh công nghệ không ngừng thay đổi hàng ngày, các xu hướng như Internet of Things (IoT) đang ngày càng trở nên nổi bật và ảnh hưởng đến sự phát triển của hệ thống ERP.
Công nghệ IoT trong kinh doanh giúp cải thiện quy trình sản xuất bằng cách thông báo cho người quản lý khi cần thay thế hoặc sửa chữa linh kiện, từ đó duy trì hoạt động liên tục và không bị gián đoạn Ngoài ra, IoT sẽ tác động mạnh mẽ đến hệ thống ERP trong tương lai, cung cấp những phương thức mới để tối ưu hóa quy trình làm việc.
49 nhà quản lý có khả năng theo dõi chủ động hoạt động của máy móc và dây chuyền sản xuất, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi phí cho doanh nghiệp.
1.4.1.3 Các chính sách của nhà nước
Chính sách của Chính phủ ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh kinh doanh, từ năng lượng, môi trường đến thuế quan và phi thuế quan, nhằm tác động đến hoạt động kinh tế và chuỗi cung ứng Để quản lý rủi ro trong chuỗi cung ứng toàn cầu, cần nâng cao sự hợp tác giữa doanh nghiệp và Chính phủ Chính sách thuế quan hợp lý sẽ mở ra cơ hội giao dịch, trong khi các rào cản như thuế nhập khẩu và quy định tiêu chuẩn kỹ thuật có thể hạn chế giao thương Do đó, doanh nghiệp cần điều chỉnh quản lý và quy trình hoạt động để phù hợp với chính sách hiện hành, đôi khi ảnh hưởng đến hệ thống ERP đã áp dụng Việc phối hợp với nhà cung cấp để tìm ra giải pháp phù hợp là cần thiết để triển khai lại quy trình cho toàn doanh nghiệp.
Các quy định pháp lý liên quan đến thuế, tài chính, lao động và bảo hiểm có ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc và vận hành của hệ thống ERP Doanh nghiệp cần kiểm tra tính năng hỗ trợ của ERP để đảm bảo cung cấp báo cáo và chứng từ phù hợp với quy định hiện hành Ngoài ra, khi có sự thay đổi trong các quy định pháp lý, nhà cung cấp giải pháp ERP cần linh hoạt điều chỉnh kịp thời để tránh gián đoạn trong thủ tục hành chính, từ đó duy trì hoạt động kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp.
Văn hóa doanh nghiệp là "tính cách" của tổ chức, kết hợp với các giá trị đạo đức cốt lõi, hỗ trợ quy trình và phương thức hoạt động để đạt được mục tiêu chung Để nâng cao hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ nhằm cải thiện luồng thông tin, giảm chi phí, hợp lý hóa quy trình, đa dạng hóa sản phẩm, tăng cường kết nối với nhà cung cấp và rút ngắn thời gian phản hồi, đồng thời duy trì tính cạnh tranh Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong trí tuệ kinh doanh, cung cấp cho các nhà quản lý cái nhìn tổng hợp và toàn diện về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Triển khai ERP là một quá trình đòi hỏi đầu tư nhiều thời gian, công sức và cần sự hỗ trợ từ lãnh đạo, quản lý cấp cao cũng như toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
Thay đổi trong môi trường làm việc không phải lúc nào cũng được chào đón, đặc biệt là đối với những nhân viên lâu năm đã quen với phương pháp cũ Họ thường gặp khó khăn trong việc chấp nhận những cách làm mới, nhất là khi sự thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến họ Điều này tạo ra một thách thức nhạy cảm, đòi hỏi ban dự án phải xử lý khéo léo và thuyết phục rằng sự thay đổi là cần thiết, đồng thời cam kết rằng nó sẽ không tác động tiêu cực đến môi trường và văn hóa hiện tại của doanh nghiệp.
1.4.2.1 Nhận thức và sự kỳ vọng của cấp quản lý
Triển khai ERP trong doanh nghiệp không chỉ mang lại sự thay đổi về văn hóa mà còn ảnh hưởng đến các hoạt động hàng ngày Cấp quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy đổi mới, đặc biệt là Giám đốc điều hành, người có ảnh hưởng lớn đến quyết định ứng dụng ERP Mỗi Giám đốc sẽ có phản ứng khác nhau đối với việc chấp nhận ERP, tùy thuộc vào nhận thức về lợi ích so với rủi ro Nếu lợi ích được coi trọng hơn rủi ro, doanh nghiệp sẽ dễ dàng chấp nhận ERP hơn Ứng dụng ERP trong quản lý chuỗi cung ứng mang lại nhiều lợi ích, nhưng để tối đa hóa những lợi ích này, cần có sự hỗ trợ mạnh mẽ từ cấp quản lý trong quá trình triển khai.
Việc phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp ảnh hưởng đến thời gian và chi phí triển khai ERP, bất kể tiến độ công việc có thuận lợi hay không Quản lý kỳ vọng của nhà quản lý và nhân viên là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của việc áp dụng ERP trong doanh nghiệp.
1.4.2.3 Quá trình triển khai ứng dụng ERP Đa số những vấn đề về kinh doanh thường liên quan đến con người, và nó là một trong những khía cạnh quan trọng đem đến thành công hay thất bại của dự án ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý Nhiều doanh nghiệp thất bại vì đã không nhìn ra được vấn đề về con người ngay từ đầu
Một dự án ERP không chỉ đơn thuần là nâng cấp hệ thống IT, mà còn đòi hỏi việc đào tạo nhân viên về tác động của công nghệ đối với cá nhân và hoạt động kinh doanh Do đó, ban dự án ERP cần bao gồm thành viên từ tất cả các phòng ban, những người am hiểu tình hình công việc và hoạt động hàng ngày của công ty Mặc dù nhà cung cấp giải pháp và nhân viên tư vấn có thể hỗ trợ về mặt kỹ thuật, nhưng doanh nghiệp vẫn là người hiểu rõ nhất về thực tế kinh doanh của mình.
Triển khai hệ thống ERP có thể thay đổi quy trình và cách làm việc của doanh nghiệp, do đó cần sự tham gia quyết định từ lãnh đạo cấp cao để tăng tốc độ dự án Đầu ra của dự án ERP chủ yếu phục vụ cho ban lãnh đạo, vì vậy việc lãnh đạo tham gia từ đầu sẽ mang lại nhiều thuận lợi và nâng cao hiệu quả triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp.
1.4.2.4 Năng lực và kinh nghiệm của nhà cung cấp
Năng lực của nhà cung cấp ERP là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý khi triển khai hệ thống này ERP liên quan đến nhiều nghiệp vụ kinh doanh phức tạp, do đó, nhà cung cấp cần có năng lực phù hợp và đội ngũ với kinh nghiệm triển khai dự án đa dạng Việc chọn nhà cung cấp thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực ERP có thể dẫn đến những hiểu lầm, như cho rằng triển khai ERP đơn giản như việc xây dựng website Do đó, doanh nghiệp cần cẩn trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp để đảm bảo thành công cho dự án ERP.
52 mềm kế toán hay phần mềm nhân sự đơn lẻ, thì doanh nghiệp sẽ phải trả giá đắt cho sự lựa chọn không hợp lý này
