Các loại hình tổ chức kho và đăng ký tài liệu
Khái niệm tổ chức kho tài liệu
Tài liệu là yếu tố thiết yếu trong thư viện và trung tâm thông tin, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp kiến thức Không thể có một thư viện hay trung tâm thông tin nào tồn tại mà thiếu vắng tài liệu.
Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến sách báo, tạp chí và các vật mang tin khác, ta gọi chung là tài liệu
Thư viện, xuất phát từ từ Hy Lạp cổ “biliotheka”, là sự kết hợp của hai thành phần: “bilio” có nghĩa là sách và “theka” nghĩa là bảo quản Theo nghĩa đen, thư viện từ xa xưa đã đóng vai trò là nơi lưu giữ và bảo quản sách.
Các trung tâm thông tin thư viện lớn trong nước và quốc tế không chỉ có nhiệm vụ thu thập và tổ chức sử dụng tài liệu, mà còn đảm nhiệm việc bảo quản tri thức và di sản văn hóa của nhân loại.
Để tổ chức, sử dụng và bảo quản tài liệu hiệu quả, cần thiết phải thiết kế kho tài liệu một cách khoa học, nhằm tối ưu hóa không gian lưu trữ, tạo điều kiện dễ dàng cho việc cất giữ, lấy ra và bảo quản tài liệu.
Tổ chức vốn tài liệu là nói đến việc đăng ký, xử lý, sắp xếp, kiểm kê và bảo quản vốn tài liệu
Thư viện ở các nước tư bản chú trọng đến việc tổ chức và bảo quản tài liệu, coi đây là một khoa học và nghệ thuật Để độc giả có thể tối đa hóa việc sử dụng tài liệu, thư viện cần tổ chức vốn tài liệu một cách khoa học; nếu không, kho sách sẽ trở thành “mồ chôn sách” Việc tổ chức khoa học không chỉ giúp thư viện hoạt động hiệu quả mà còn bảo quản tốt tài liệu hiện có.
Tổ chức kho tài liệu trong thư viện là phương pháp sắp xếp khoa học và hệ thống nhằm tối ưu hóa việc lưu trữ, bảo quản và tìm kiếm tài liệu Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng trong quá trình tra cứu thông tin.
Ý nghĩa của việc tổ chức kho tài liệu
Việc tổ chức và bảo quản tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc phát huy giá trị của kho tàng sách báo Crup skaia đã nhấn mạnh rằng sự bảo quản sách, tối đa hóa việc sử dụng tài liệu và đáp ứng nhu cầu độc giả có liên quan chặt chẽ đến cách thức tổ chức tài liệu một cách hợp lý Điều này không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của người dùng mà còn tác động đến hình ảnh và vai trò của thư viện trong cộng đồng.
- Bảo quản tài liệu là một trong những biện pháp bảo đảm sự toàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thường của tài liệu có trong kho
- Tổ chức kho đúng đắn tiết kiệm được nhân lực và phương tiện cho thư viện
- Tiết kiệm được thời gian và công sức của cán bộ thư viện, tăng cường chất lượng phục vụ bạn đọc
Bảo quản vốn tài liệu là một nhiệm vụ quan trọng, giúp giữ gìn tài sản quốc gia và đảm bảo rằng từng tài liệu được bảo quản lâu dài Việc này không chỉ bảo vệ giá trị của vốn tài liệu mà còn góp phần vào việc duy trì di sản văn hóa và lịch sử của đất nước.
- Tiết kiệm ngân sách cho Nhà nước trong việc phục hồi, phục chế trong việc mất mát, hư hỏng
Giải quyết đồng thời hai nhiệm vụ đối lập nhưng có mối quan hệ biện chứng là việc sử dụng tích cực vốn tài liệu và bảo quản tài liệu lâu dài.
Quá trình tổ chức kho
Quá trình tổ chức kho là quá trình xử lý kỹ thuật và xử lý nội dung đối với tài liệu
1.3.1 Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu
Xử lý kỹ thuật tài liệu là quá trình quan trọng để sắp xếp khoa học và hợp lý, nhằm phục vụ độc giả hiệu quả và dễ bảo quản Tất cả tài liệu được nhập vào cơ quan thông tin - thư viện đều phải trải qua bước xử lý kỹ thuật trước khi được sắp xếp lên giá.
Quá trình xử lý kỹ thuật đối với tài liệu là định cho tài liệu đó những ký hiệu cho tài liệu của thư viện:
- Đóng dấu vào tài liệu
- Viết số đăng ký cá biệt (SĐKCB) vào tài liệu
- Viết ký hiệu xếp giá, gián nhãn
- Làm túi sách, và phiếu sách (nếu có)
- Quyét mã vạch lên tài liệu
- Sửa chữa nhỏ đối với tài liệu (nếu cấn)
Các bước xử lý kỹ thuật cần được thực hiện tuần tự với độ chính xác cao để đảm bảo việc xếp giá hiệu quả, phục vụ bạn đọc tốt và bảo quản tài liệu dễ dàng Một trong những khâu quan trọng trong quy trình này là việc đóng dấu.
Tất cả tài liệu nhập vào cơ quan thông tin - thư viện (TT - TV) đều phải được đóng dấu của cơ quan đó Dấu hiệu này giúp nhận biết nguồn gốc tài liệu thuộc về thư viện nào và xác định quyền sở hữu bản quyền tài liệu.
Trên mỗi tài liệu, dấu của cơ quan TT - TV phải được đóng dấu ở hai nơi bắt buộc, đó là trang tên sách và trang 17
Trên trang tài liệu, dấu thường được đóng dưới các thông tin nhan đề; nếu không có trang tên sách, dấu sẽ được đóng trên trang bìa.
Trang 17 của tài liệu, ta thường đóng dấu vào nách của trang sách, tức lề trái của trang (Đối với các tài liệu quý hiếm, người ta còn đóng dấu vào vào nách trang 34 và trang cuối của tài liệu) Nếu tài liệu mỏng không có trang 17, ta đóng dấu vào trang cuối chính văn của tài liệu b Ghi số đăng ký cá biệt vào tài liệu
Số đăng ký cá biệt của tài liệu được ghi ở giữa hoặc cạnh dưới dấu thư viện trên trang tên sách và trang 17 Cần viết ký hiệu xếp giá và dán nhãn cho tài liệu.
Nhãn sách nên được dán ở gáy sách phía dưới, cách mép dưới khoảng 2 cm đối với sách dày Đối với tài liệu mỏng, nhãn sách được dán ở góc trên bên trái của trang bìa sau.
Trên nhãn sách, thư viện thường ghi ký hiệu xếp giá cùng với mã hoá tên sách và tác giả (Chỉ số cutter) để dễ dàng quản lý tài liệu Để phục vụ bạn đọc hiệu quả, các thư viện sử dụng túi sách dán ở góc dưới bên trái bìa sau của sách, với chất liệu cứng hơn giấy thường Ngoài ra, phiếu sách được sử dụng để theo dõi thông tin mượn, trả sách và số lượt sách được mượn, giúp quản lý tài liệu một cách hợp lý.
Phiếu sách là một phần quan trọng trong hệ thống mượn - trả sách tại các thư viện truyền thống, được đựng trong túi sách Phiếu này có hình chữ nhật và ghi rõ các thông tin cần thiết như nhan đề sách, tác giả, SĐKCB, cùng với thứ tự, tên người mượn và ngày mượn - ngày trả sách Việc làm túi sách và phiếu sách giúp quản lý tài liệu hiệu quả và thuận tiện cho người sử dụng.
Trước khi đưa tài liệu lên kệ phục vụ bạn đọc, cần kiểm tra kỹ lưỡng để phát hiện những cuốn sách bị hỏng như long bìa, long các phụ bản và hỏng chỉ khâu Việc hiệu đính và sửa chữa kịp thời là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng tài liệu Cuối cùng, hãy quét mã vạch lên tài liệu để quản lý hiệu quả.
Mã vạch là phương pháp mã hoá thông tin bàng các vạch đen, trắng, có độ rộng hẹp, dài ngắn, đậm nhạt khác nhau
Mã vạch là tập hợp các đường song song thể hiện dữ liệu thông qua sự biến đổi về độ đậm nhạt và khoảng cách giữa các vạch.
Mã vạch được in trên giấy, sau đó cắt ra và dán lên bìa tài liệu, với số ký tự phụ thuộc vào từng tài liệu của thư viện Để phân biệt dễ dàng giữa các phòng, cán bộ thư viện thêm ký tự chữ cái trước mã vạch, ví dụ: Đ cho Phòng đọc, M cho Phòng mượn, T cho Phòng tạp chí, và GT cho Giáo trình.
Mã vạch bao gồm hai phần chính: phần chữ và phần mã vạch (số) Nhãn mã vạch trên tài liệu được tích hợp với phần mềm của cơ quan thư viện, giúp lưu thông và quản lý tài liệu hiệu quả.
Chúng ta có thể sử dụng thiết bị quét mã vạch tích hợp trong phần mềm quản lý thư viện để nhận dạng và giải mã thông tin Để đọc mã vạch, người dùng cần sử dụng máy quét được kết nối với máy tính.
1.3.2 Xử lý nội dung đối với tài liệu
Mô tả thư mục là quá trình lựa chọn các yếu tố đặc trưng của tài liệu, giúp người dùng dễ dàng nhận diện và lựa chọn tài liệu dựa trên các dấu hiệu hình thức.
Mục đích: Cung cấp nhưng thông đặc trưung hình thức của tài liệu gốc Phương pháp: Phân tích nội dung tài liệu
Công cụ: Quy tắc mô tả: ISBD, ACCR2, MARC 21
Các loại hình tổ chức kho tài liệu
Sản phẩm: Các thuật ngữ thể hiện nội dung tài liệu Ứng dụng: Để tìm tin tự động hoá
Tổng luận là quá trình trình bày thông tin một cách có hệ thống và cô đọng, nhằm tổng hợp những nội dung từ nhiều nguồn tài liệu gốc liên quan đến một vấn đề nhất định trong một khoảng thời gian cụ thể.
Mục đích: Cung cấp các thông tin tổng hợp từ nhiều tài liệu gốc cùng một vấn đề Ứng dụng: Phân tích mội dung tài liệu
Công cụ: Làm các tiêu chuẩn, quy tắc về tổng luận
Phương pháp: bài tổng luận
1.4 CÁC LOẠI HÌNH KHO TÀI LIỆU
1.4 1 Theo hình thức tài liệu
Sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã tạo ra nhiều biến đổi, trong đó có hình thức tài liệu Bên cạnh các tài liệu truyền thống, hiện nay chúng ta còn có nhiều loại tài liệu phi giấy.
Tổ chức tài liệu theo loại hình tài liệu là phương pháp quan trọng trong việc sắp xếp và quản lý các loại tài liệu có trong thư viện và trung tâm thông tin, nhằm tối ưu hóa việc sử dụng và bảo quản tài liệu.
Trong cơ quan thông tin- thư viện có các loại hình tài liệu sau: sách, báo, tạp chí, bản đồ, bản nhạc, vi phim, vi phiếu, băng đĩa
Loại hình tài liệu thay đổi, dẫn đến cách tổ chức kho cũng phải thay đổi theo, cụ thể chúng ta có các kho sau:
Kho sách là tài liệu quan trọng nhất trong thư viện và trung tâm thông tin, chiếm phần lớn nội dung của các cơ sở này Mỗi thư viện đều sở hữu một kho sách, đóng vai trò thiết yếu trong việc cung cấp thông tin cho cộng đồng.
Kho báo và tạp chí là các ấn phẩm định kỳ được xuất bản theo lịch trình đã được xác định, như báo phát hành hàng ngày hoặc hàng tuần, và tạp chí phát hành hàng tháng hoặc hàng quý.
- Kho vi phim, vi phiếu: là loại kho cần thiết ở các trung tâm thông tin – thư viện lớn, để bảo quản các tài liệu vi phim, vi phiếu
Kho băng đĩa hình đang phát triển mạnh mẽ cùng với sự tiến bộ của xã hội và công nghệ thông tin Các vật mang tin ngày càng đa dạng và phong phú, được lưu trữ trên băng ghi âm và đĩa quang Kết quả đạt được rất khả quan với khả năng bảo quản tốt, tuổi thọ lâu bền và độ nén thông tin cao.
- Kho bản đồ, bản nhạc : Là kho được thu thập vào thư viện khá nhiều
Mỗi loại tài liệu có hình dạng, kích thước và tính chất riêng, do đó cần được tổ chức thành các bộ phận riêng biệt để dễ sử dụng và bảo quản, giúp tiết kiệm không gian trên giá.
1.4 2 Theo nội dung tài liệu
Hiện nay khoa học trên thế giới phát triển ttheo hai chiều hướng:
Khi khoa học phát triển, sự liên kết giữa các ngành và lĩnh vực liên quan ngày càng trở nên mạnh mẽ, dẫn đến sự hình thành của các ngành khoa học mới.
Khi khoa học phát triển, các vấn đề nghiên cứu mới xuất hiện, dẫn đến sự hình thành của những ngành nhỏ trong lĩnh vực khoa học, tạo ra các chuyên ngành mới.
Hiện nay, nội dung vốn tài liệu trong thư viện được phân chia thành hai loại chính: vốn tài liệu tổng hợp và vốn tài liệu chuyên ngành, phản ánh hai xu hướng phát triển của khoa học.
Chúng ta có hai kho tương ứng:
+ Kho tài liệu có nội dung tổng hợp
+ Kho tài liệu có nội dung chuyên ngành
1.4 3 Theo ngôn ngữ tài liệu
Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, tri thức con người ngày càng phát triển, dẫn đến nhu cầu mở rộng tài liệu nghiên cứu vượt ra ngoài biên giới ngôn ngữ và quốc gia Trình độ ngoại ngữ của nhiều người đã cải thiện đáng kể, với nhiều người sử dụng ngoại ngữ thành thạo như tiếng mẹ đẻ Điều này tác động mạnh mẽ đến kho tài liệu của thư viện và cách tổ chức chúng Hiện nay, các thư viện có thể phân loại kho sách của mình thành hai loại chủ yếu.
- Kho tài liệu tiếng Việt
- Kho tài liệu ngoại văn: tiếng Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc,…
Việc tổ chức kho ngôn ngữ theo từng loại ngôn ngữ không chỉ giúp độc giả dễ dàng tìm kiếm thông tin mà còn nâng cao hiệu quả đọc Người đọc sẽ biết rõ ngôn ngữ nào cần truy cập, từ đó đọc nhanh hơn và thoải mái hơn Hơn nữa, việc này cũng hỗ trợ cán bộ thư viện, những người đã có nhiều năm kinh nghiệm làm việc với một ngôn ngữ cụ thể, trong việc nâng cao trình độ chuyên môn và khả năng ngoại ngữ của họ.
Tổ chức kho sách chỉ theo ngôn ngữ mà không kết hợp với các hình thức khác như khổ sách hay loại tài liệu sẽ dẫn đến việc chiếm nhiều diện tích trên giá, tạo nên hình thức không đẹp mắt do sự chênh lệch chiều cao giữa các quyển sách Hơn nữa, việc sắp xếp sách cùng chủ đề, đề tài không tập trung tại một chỗ sẽ gây khó khăn trong việc tìm kiếm và quản lý tài liệu.
1.4 4 Theo phương thức phục vụ
Để tổ chức kho sách hiệu quả, cần đảm bảo các điều kiện như đội ngũ cán bộ thư viện, vốn tài liệu và cơ sở hạ tầng Có hai phương thức tổ chức kho sách: kho đóng và kho mở.
Kho đóng là khu vực mà độc giả có thể mượn tài liệu, yêu cầu thông qua phiếu và không được tự ý vào kho Độc giả cần tra cứu hệ thống mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy để tìm tài liệu cần thiết, sau đó cán bộ thư viện sẽ hỗ trợ lấy sách phục vụ.
Đăng ký tài liệu
Thu thập Đăng ký TL Xử lý TL (ND & HT)
Phục vụ Xếp giá TL Phân kho tài liệu
1.5.1 Mục đích, ý nghĩa của đăng ký tài liệu:
Trong thư viện và trung tâm thông tin, việc đăng ký tài liệu được thực hiện thông qua hai loại sổ chính: sổ đăng ký tổng quát và sổ đăng ký cá biệt Cả hai loại sổ này đều đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi tài liệu.
Việc đăng ký tài liệu giúp cán bộ thư viện nắm rõ tổng số lượng tài liệu, phân loại các môn học, số lượng từng loại, nguồn bổ sung, giá tiền và nhà xuất bản.
- Đăng ký tài liệu giúp ta dễ dàng kiểm tra, kiểm kê khi cần
- Giúp tìm hiểu về tài liệu, qua đó tuyên truyền việc sử dụng vốn tài liệu một cách thuận lợi đến bạn đọc, không mất nhiều thời gian
Tài liệu trong cơ quan thông tin - thư viện luôn có sự biến động, với việc bổ sung tài liệu mới hàng năm, thanh lý tài liệu cũ, và có thể xảy ra tình trạng mất hoặc hủy tài liệu Do đó, việc đăng ký tài liệu là một khâu kỹ thuật bắt buộc, giúp theo dõi và bảo quản tài liệu hiệu quả cho bất kỳ cơ quan thông tin nào.
Đăng ký tài liệu không chỉ giúp bảo quản tài sản của cơ quan thư viện mà còn cung cấp thông tin rõ ràng về hiện trạng của tài liệu Từ đó, cơ quan có thể lập kế hoạch bổ sung tài liệu một cách phù hợp và đầy đủ.
Đăng ký tài liệu là một bước quan trọng giúp cán bộ thư viện thực hiện báo cáo, tổng kết và thống kê số lượng tài liệu có trong kho và thư viện.
1.5.2 Yêu cầu đối với việc đăng ký tài liệu
- Phải đăng ký tài liệu đều đặn, thường xuyên và kịp thời Tài liệu nếu không đăng ký kịp thời sẽ không được đưa ra phục vụ bạn đọc
- Khi vào sổ đăng ký phải vào chính xác các số liệu theo nội dung các cột của các loại sổ
- Các sổ đăng ký tài liệu có số trang, số dòng cố định, phải vào theo thứ tự dòng, trang, không được xé hoặc thay trang khác
- Các loại sổ đăng ký tài liệu cần phải thống nhất theo mẫu của cơ quan ban hành, theo chuẩn nghiệp vụ thư viện
Các sổ đăng ký cần được bảo quản một cách cẩn thận, với quyển sau phải tiếp nối quyển trước Ngoài ra, mỗi quyển phải có sự xác nhận và đóng dấu của cơ quan thư viện, do trưởng đơn vị xác nhận.
1.5.3 Các hình thức đăng ký tài liệu Đăng ký vốn tài liệu trong cơ quan thư viện có hai hình thức chính là đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt a) Đăng ký tổng quát: Đăng ký tổng quát là đang ký từng lô tài liệu, từng đợt tài liệu nhập vào cơ quan thư viện, có chứng từ kèm theo vào sổ đăng ký tổng quát
Sổ đăng ký tổng quát cung cấp cho ta các thông tin sau:
- Tổng số tài liệu có trong cơ quan thư viện vào từng thời điểm nhất định
- Tổng số tiền của toàn bộ vốn tài liệu ở từng thời điểm nhất định
- Nguồn cung cấp tài liệu có đúng không
- Thời gian nhập tài liệu có kịp thời không
Ngoài các thông tin trên, sổ tổng quát còn cung cấp thông tin:
- Số lượng tài liệu xuất kho
- Thuộc môn loại nào, ngôn ngữ nào
Theo quy định thì mỗi thư viện, trung tâm thông tin chỉ nên có một sổ đang ký tổng quát cho mỗi loại ấn phẩm khác nhau
Ví dụ: sổ đăng ký tổng quát cho sách tiếng Việt, Sổ đăng ký tổng quát cho sách tiếng nước ngoài, tuỳ theo từng hệ thống thư viện
* Cấu trúc của sổ đăng ký tổng quát gồm ba phần sau:
- Phần I: Tổng số sách bà báo chí nhập kho
Tất cả tài liệu được nhập vào cơ quan thư viện sẽ được phân loại theo nội dung, ngôn ngữ, loại hình và nguồn nhập trước khi được ghi vào sổ tổng quát.
Cách vào sổ như sau:
+ Mỗi lô tài liệu nhập vào thư viện, trung tâm thông tin đều kèm theo chứng từ
+ Mỗi lô tài liệu ghi một dòng, cuối mỗi trang phải tính tổng và ghi tổng đó sang trang mới
+ Cuối mỗi quý hoặc năm phải cộng các cột ở phần I để có số liệu tổng hợp về tài liệu nhập trong thời gian đó
- Phần II: Tổng số sách và báo chí xuất kho
Tất cả sách và báo được xuất ra khỏi cơ quan thông tin - thư viện cần phải có biên bản và chứng từ đầy đủ Danh sách tài liệu xuất phải được đánh số thứ tự và ghi chú chi tiết theo từng dòng, cột như trong sổ nhập, kèm theo chữ ký của giám đốc.
Cuối mỗi quý, mỗi năm phải tổng cộng số sách báo xuất kho và ghi vào phần III của sổ tổng quát
- Phần III: Tình hình kho sách báo hàng quý, hàng năm
Phần III cung cấp cho ta nhưng thông tin tổng hợp về tài liệu của cơ quan thư viện đó như:
+ Tổng số tài liệu còn đến hết quý/ năm
+ Tổng số tài liệu nhập vào đến hết quý/ năm
+ Tổng số tài liệu xuất đi đến hết quý/ năm
Cuối cùng là tổng số tài liệu hiện có tại cơ quan thư viện thông tin đến thời điểm đó b)Đăng ký cá biệt:
Đăng ký cá biệt và đăng ký tổng quát là hai sổ đăng ký tài sản thiết yếu trong mọi thư viện Việc ghi chép trong các sổ này cần phải cẩn thận và chính xác, đồng thời mỗi sổ phải có chữ ký xác nhận của giám đốc và được bảo quản một cách an toàn.
Đăng ký cá biệt khác với đăng ký tổng quát ở chỗ, trong khi đăng ký tổng quát thực hiện theo lô và dựa vào chứng từ, thì đăng ký cá biệt được thực hiện cho từng cuốn sách riêng lẻ khi nhập vào thư viện, với từng loại sách được xử lý một cách riêng biệt.
- Đối với sách nói chung, mỗi cuốn là một đơn vị tính, nên mỗi cuốn có một số đăng ký cá biệt riêng, mỗi quyên ghi một dòng
Tài liệu phải được xuất bản bằng ngôn ngữ cụ thể, và việc đăng ký cá biệt cũng cần thực hiện bằng ngôn ngữ đó Mỗi trang trong sổ đăng ký cá biệt có 25 dòng, trong đó cứ 5 dòng sẽ có một dòng được in đậm để phục vụ mục đích kiểm tra tính chính xác của thông tin cán bộ ghi vào sổ.
- Sổ đăng ký cá biệt cung cấp những thông tin sau:
+ Quá trình hình thành vốn tài liệu
+ Tài liệu đó của bộ phận nào
+ Tài liệu đó được bổ sung vào thời điểm nào, nếu mất, lý do mất, + Giá tiền của tài liệu đó
Sổ đăng ký cá biệt là công cụ quan trọng để kiểm kê tài liệu, với mỗi phòng có sổ riêng Để tránh trùng lặp, người ta thường thêm ký hiệu phòng vào trước số đăng ký cá biệt.
Ví dụ: M 90, tức là tài liệu đó ở phòng mượn, số đăng ký cá biệt là 90
Số đăng ký cá biệt được ghi ở nách trang tên sách và nách trang 17; nếu sách không có trang 17, ghi số này ở nách trang cuối của tài liệu Đối với tài liệu quý hiếm, cần ghi số đăng ký cá biệt vào nách trang 33 và trang 49.
1.5.4 Đăng ký báo, tạp chí
Đăng ký báo và tạp chí có quy trình khác biệt so với việc đăng ký sách Để mua báo và tạp chí, người dùng cần phải mua tờ phích riêng tại các thư viện trung ương và các thư viện lớn nằm ở trung tâm.
Các phương pháp sắp xếp tài liệu
Mục đích, yêu cầu, nguyên tắc sắp xếp tài liệu
- Nhằm mục đích phục vụ bạn đọc, đáp ứng yêu cầu của bạn đọc nhanh chóng và chính xác
- Tạo điều kiện cho cán bộ thư viện nghiên cứu kho sách của mình để phục vụ bạn đọc
- Giúp chúng ta tiết kiệm diện tích kho, giá sách cũng như công sức cán bộ thư viện
- Nhằm bảo quản tốt tài liệu của thư viện
- Tạo điều kiện cho cán bộ thư viện kiểm kê kho sách nhanh chóng và chính xác
- Sắp xếp trên giá phải đảm bảo chính xác
- Phải đảm bảo tính khoa học
2.1.3 Nguyên tắc sắp xếp tài liệu
Dù tài liệu được sắp xếp theo phương pháp nào đi nữa, chúng vẫn phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Xếp tài liệu trong kho phải xếp từ trong ra ngoài
- Xếp tài liệu trên giá, phải xếp tử trên xuống dưới
- Xếp tài liệu từ trái sang phải.
Các phương pháp sắp xếp tài liệu
Sắp xếp tài liệu trong các kho có hai phương pháp chính sau:
2.2.1 Xếp tài liệu theo nội dung
Có các cách sắp xếp như sau:
- Xếp tài liệu theo môn ngành tri thức (phân loại)
- Xếp tài liệu theo đề tài
- Xếp tài liệu theo chủ đề
+ Cho phép tập trung tất cả các tài liệu theo một môn loại, đề tài, chủ đề nào đó vào một vị trí nhất định
Kho tự chọn cho phép bạn đọc tự do tìm kiếm tài liệu trên giá, đáp ứng nhu cầu của họ với các tài liệu được tổ chức theo môn ngành tri thức, đề tài và chủ đề cụ thể.
+ Cho phép cán bộ thư viện nắm được vốn sách của mình để tiến hành công tác với bạn đọc
Bố trí các môn học mà bạn đọc thường xuyên sử dụng bên cạnh cán bộ thư viện giúp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của bạn đọc.
+ Không tiết kiệm được diện tích kho giá, vì còn phải để chỗ dự trữ trên giá cho những tài liệu sau này sẽ bổ sung về
Nội dung của từng tài liệu chưa được phản ánh một cách đa diện, do các tài liệu này đề cập đến nhiều vấn đề khác nhau nhưng lại chỉ được xếp gọn vào một nhóm duy nhất.
Cán bộ thư viện phải nỗ lực nhiều trong việc di chuyển các sách trên giá khi có thêm sách mới, vì họ cần sắp xếp tài liệu theo một trật tự môn loại nhất định.
* Sắp xếp tài liệu theo môn loại tri thức
Khi sắp xếp theo môn loại trí thức là dựa vào bảng phân loại mà cơ quan thông tin thư viện - thông tinđó sử dụng sắp xếp tài liệu:
Dùng bảng phân loại BBK của Nga để sắp xếp (Bảng phân loại gồm 28 môn loại, sắp xếp theo 28 môn loại theo khung phân loại)
Theo bảng phân loại DDC của Mỹ để sắp xếp ( DDC có 10 môn loại chính, khi sắp xếp tài liệu tưưong ứng với 10 môn loại đó)
Theo bảng phân loại 19 lớp do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn, tài liệu được sắp xếp theo hệ thống phân loại dùng cho thư viện khoa học tổng hợp.
* Sắp xếp tài liệu theo chủ đề Đây là cách sắp xếp tài liều theo nội dung của các chủ đề tài liệi có trong kho
Với cách sắp xếp tài liệu hợp lý, cán bộ thư viện có thể nghiên cứu kho sách của mình một cách hiệu quả, từ đó xác định các chủ đề phù hợp Họ cũng có thể dựa vào bảng đề mục để tổ chức tài liệu một cách khoa học hơn.
* Sắp xếp tài liệu theo đề tài
Sắp xếp tài liệu theo đề tài là phương pháp tổ chức thông tin dựa trên các chủ đề chính của các trung tâm thông tin và thư viện Cách sắp xếp này tập trung vào nội dung cụ thể, phân nhỏ hơn so với môn loại và chủ đề, vì mỗi chủ đề có thể bao gồm nhiều đề tài khác nhau.
2.2.2 Xếp tài liệu theo hình thức
Sắp xếp tài liệu theo hình thức với các cách cụ thể như sau:
* Sắp xếp tài liệu theo chữ cái
Tất cả các tài liệu nhập vào thư viện sẽ được sắp xếp theo chữ cái tên tác giả và tên sách
- Ưu điểm: Tập hợp tất cả các sách của một tác giả vào một vị trí
Một trong những nhược điểm của việc sắp xếp sách là tốn nhiều diện tích, vì cần phải có chỗ dự phòng để bổ sung sách mới Ngoài ra, việc di chuyển các ô chữ đã đầy và sắp xếp sách mới cùng với sách cũ theo đúng thứ tự tên tác giả và tên sách cũng đòi hỏi nhiều công sức.
* Sắp xếp theo thời gian xuất bản tài liệu
Tất cả các cuốn sách được sắp xếp trên giá theo thời gian xuất bản, với mỗi năm được tổ chức theo thứ tự của các cuốn sách được nhập vào thư viện trong năm đó.
+ Cho ta biết được số lượng sách xuất bản trong năm
+ Có thể đưa những sách mới xuất bản lên trước
- Nhược điểm: Sách của một tác giả nếu xuất bản khác năm thì sẽ sắp xếp ở những nơi khác nhau
Sắp xếp tài liệu theo khu vực địa lý là phương pháp tổ chức các tài liệu dựa trên vị trí địa lý cụ thể nơi chúng được xuất bản Hình thức này thường được áp dụng tại các thư viện tỉnh để quản lý và phân loại các tài liệu địa chí một cách hiệu quả.
- Ưu điểm: Dễ kiểm soát được tài liệu địa chí, dễ bổ sung nghiên cứu tài liệu địa chí của nhau
Khi tổ chức tài liệu, việc xếp chồng chi tiết sẽ chiếm nhiều không gian lưu trữ và giá kệ Ngoài ra, hình thức của tài liệu cũng không được thẩm mỹ do có sự khác biệt về kích thước, với một số quyển cao và một số quyển thấp.
* Sắp xếp theo ngôn ngữ
Toàn bộ các sách xếp trong kho theo ngôn ngữ xuất bản của chúng Cách sắp xếp này dành để sắp xếp kho sách ngoại văn, tiếng dân tộc
- Ưu điểm: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu tài liệu có cùng một ngôn ngữ
- Nhược điểm: Có thể những sách cùng một môn ngành tri thức, chủ đề, đề tài bị phân tán
* Sắp xếp theo số đăng ký cá biệt
Sách được xếp trong kho theo số đăng ký mà cuốn sách đó nhập vào kho
- Ưu điểm: Tiết kiệm được kho, giá
Một nhược điểm của việc sắp xếp sách theo tác giả và chủ đề là các tài liệu cùng loại bị phân tán ở nhiều vị trí khác nhau trong kho sách, gây khó khăn cho việc giới thiệu nguồn tài liệu đến độc giả Điều này cũng yêu cầu cán bộ thư viện phải vào kho để tìm kiếm sách, làm tăng thời gian và công sức trong việc phục vụ bạn đọc.
Các tài liệu được sắp xếp theo độ dài của gáy sách Trong thực tiễn có các loại khổ:
+ Khổ nhỏ: 19 cm trở xuống
+ Khổ vừa: 20 cm đến 26 cm
+ Khổ lớn: Từ 27 cm đến 35 cm
+ Khổ cực lớn: 35 cm trở lên
- Ưu điểm: Tiết kiệm diện tích kho giá, đẹp mắt
- Nhược điểm: Các sách cùng một moon ngành tri thức, một tác giả, một chủ đề bị phân tán
* Sắp xếp theo ký hiệu xếp giá cố định
Mỗi tài liệu được nhập về thư viện được cán bộ thông tin thư viện định cho một ký hiệu xếp giá cố định
Nếu tài liệu có số đăng ký cá biệt, thì ký hiệu xếp giá cố định của tài liệu sẽ là số đăng ký cá biệt đó.
Ký hiệu xếp giá cố định gồm: Ký hiệu kho - Ký hiệu giá và ký hiệu thứ tự
Ký hiệu xếp gái cố định (KHXGCĐ) được xây dựng bằng cách:
Ký hiệu số thứ tự trên giá
Ví dụ: Cuốn sách có ký hiệu xếp giá cố định là:
M 20/30 có nghĩa là tài liệu này thuộc kho mượn (M), giá thứ 20, số thứ tự trên giá là 30 Ưu điểm: Chỗ cố định, tiết kiệm diện tích
Nhược điểm: tài liệu cùng chủ đề bị phân tán
Tóm lại, mặc dù các phương pháp sắp xếp theo hình thức có vẻ đơn giản, việc tổ chức mục lục một cách hợp lý là yếu tố quan trọng để khai thác hiệu quả kho tài liệu.
Các phương pháp sắp xếp tài liệu đều có những ưu và nhược điểm riêng, vì vậy, để đạt được hiệu quả tối ưu, nên kết hợp nhiều phương thức khác nhau Việc này giúp tăng cường các ưu điểm và giảm thiểu nhược điểm của từng loại sắp xếp.
Ví dụ: Sắp xếp theo môn loại, trong mỗi môn loại xếp theo chữ cái, hoặc xếp theo nơi xuất bản kết hợp với thời gian
2.2.3 Ký hiệu xếp giá theo bảng chỉ số tác giả (Chỉ số Cutter)
2.2.3.1 Khái quát về bảng chỉ số tác giả
Theo đại từ điển của nhà Random xuất bản năm 1993 định nghĩa:
Tổ chức kho mở
Khái niệm
Tổ chức kho mở, hay còn gọi là kho tự chọn, cho phép người đọc và người mượn tự do lựa chọn sách từ giá mà không cần phải viết phiếu yêu cầu mượn sách.
Tình hình tổ chức kho mở trên thế giới và ở Việt Nam hiện nay
Trên toàn cầu và tại Việt Nam, kho được phân loại thành hai hình thức: kho đóng và kho mở Mỗi loại kho đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng Tuy nhiên, xu hướng hiện nay cho thấy các thư viện đang ngày càng ưa chuộng hình thức tổ chức kho mở.
Các thư viện trên thế giới hiện đang áp dụng nhiều hệ thống phân loại khác nhau như DDC, BBK, UDC và LC, dẫn đến sự đa dạng trong cách tổ chức kho mở Việc sắp xếp tài liệu theo ký hiệu phân loại không chỉ phụ thuộc vào hệ thống mà còn cần xem xét ký hiệu tác giả, đặc biệt khi có sự trùng lặp trong ký hiệu phân loại.
Mã tác giả, bao gồm tên tác giả hoặc nhan đề chính, đóng vai trò quan trọng trong hệ thống ký hiệu xếp giá của kho mở Có hai cách phổ biến để xác định mã tác giả.
- Cách 1: Mã tác giả cá nhân của Cutter-Sanborn (2 hoặc 3 chữ số và có thể lấy thêm chữ cái đầu tiên của nhan đề nếu tác giả trùng nhau)
- Cách 2: Ba chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tả
Việc xác định mã tác giả thường phức tạp và tốn thời gian do cần tra cứu từng tài liệu Tuy nhiên, trong các thư viện lớn với nhiều tài liệu cùng chuyên ngành, việc sắp xếp kho mở sẽ dễ dàng hơn nhờ ít trùng ký hiệu tác giả, đặc biệt khi thêm chữ cái đầu của nhan đề Hơn nữa, nhiều thư viện hiện nay áp dụng DDC và nếu sử dụng ký hiệu tác giả theo Cutter Sanborn, họ có thể tận dụng hiệu quả các biểu ghi thư mục có sẵn trên mạng.
Cách 2 sử dụng ba chữ cái đầu của họ tên tác giả hoặc nhan đề để phân loại tài liệu, giúp việc xếp giá trở nên đơn giản và dễ dàng Tuy nhiên, khả năng trùng lặp mã tiêu đề có thể cao, gây khó khăn trong việc sắp xếp các tài liệu có cùng ký hiệu phân loại, đặc biệt tại những thư viện có kho tài liệu lớn hoặc thư viện chuyên ngành với nhiều tác phẩm của cùng một tác giả.
Nhiều thư viện ở Việt Nam đang chuyển đổi từ kho đóng sang kho mở, hoặc duy trì cả hai hình thức, với kho đóng dành cho tài liệu cũ và quý hiếm, trong khi kho mở phục vụ tài liệu mới Quy trình tổ chức kho mở rất đa dạng, đặc biệt trong việc định ký hiệu xếp giá Do đó, các thư viện Việt Nam cần thống nhất về nguyên tắc trong vấn đề này.
Trong kho mở, tài liệu được sắp xếp theo ký hiệu phân loại Nhiều thư viện hiện nay đã chuyển sang sử dụng Hệ thống Phân loại Dewey (DDC), tuy nhiên, vẫn có một số thư viện tiếp tục áp dụng hệ thống phân loại BBK hoặc khung phân loại 19 lớp, và thậm chí một số cơ quan sử dụng đồng thời nhiều khung phân loại khác nhau.
Việc thống nhất ký hiệu xếp giá trong kho mở tại Việt Nam gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên, điều này không quá lo ngại vì các thư viện có thể sắp xếp tài liệu trong kho mở theo ký hiệu của khung phân loại mà họ đang sử dụng.
Việc xác định mã tác giả trong ký hiệu xếp giá của các tổ chức kho mở tại thư viện Việt Nam hiện nay còn thiếu sự chuẩn mực Nhiều thư viện tự quy định hoặc áp dụng hai phương pháp khác nhau, nhưng không có sự thống nhất về nguyên tắc.
Một số thư viện áp dụng Bảng Cutter Sanborn để mã hóa nhan đề chính của tài liệu mà không tuân thủ nguyên tắc xác định mã theo tiêu đề mô tả, điều này là không đúng với quy định sử dụng của Cutter.
Nhiều thư viện áp dụng quy tắc lấy 3 chữ cái đầu tiên của nhan đề để sắp xếp tài liệu trong kho mở khi có ký hiệu phân loại trùng nhau Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia hiện đang xác định ký hiệu tác giả theo hướng dẫn của Bảng Cutter Sanborn cho tài liệu tiếng nước ngoài và đã biên soạn bảng ký hiệu tác giả cho tài liệu Việt Nam dựa trên nguyên tắc của Cutter.
Việc thiếu sự đồng nhất trong cách xác định ký hiệu tác giả trong hệ thống xếp giá của tổ chức kho mở chỉ ảnh hưởng đến việc sắp xếp tài liệu, mà không tác động đáng kể đến chất lượng phục vụ của thư viện.
Trước xu thế hội nhập, việc chia sẻ nguồn lực thông tin đang trở thành xu hướng chung, tuy nhiên, sự không thống nhất trong các quy trình nhỏ có thể gây lãng phí cho thư viện Hiện nay, nhiều thư viện khi biên mục tài liệu, đặc biệt là tài liệu nước ngoài, thường tải biểu ghi từ mạng, giúp tiết kiệm thời gian cho ký hiệu phân loại Tuy nhiên, chỉ số Cutter vẫn cần phải điều chỉnh vì cách làm không đồng nhất giữa các thư viện.
Ưu nhược điểm của kho mở
Độc giả có thể truy cập trực tiếp vào kho tài liệu để nhanh chóng xem xét và xác định xem tài liệu nào cần thiết cho mình Nếu tài liệu mong muốn không có sẵn, họ có thể dễ dàng mượn những cuốn sách khác có nội dung tương tự được xếp cạnh đó.
Bạn đọc không phải viết phiếu yêu cầu, không phải chờ đợi, bạn đọc không mất thời gian chờ đợi, không phải phiền hà đến cán bộ thư viện
Dễ thỏa mãn nhu cầu bạn đọc, bạn đọc thích thú hơn, nên đến thư viện nhiều hơn
Vòng quay, lượt luân chuyển tài liệu ở kho mở lớn hơn kho đóng
Cán bộ thư viện không phải tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy sách
Tài liệu kho mở được tổ chức theo các môn loại khoa học như BBK, DDC, UDC, giúp người đọc dễ dàng tiếp cận và thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu Việc sắp xếp tài liệu có nội dung liên quan tập trung một chỗ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và nghiên cứu.
Bên cạnh những ưu điểm kho mở cũng có những nhược điểm như:
Độc giả không trực tiếp vào kho lấy sách, phải tra cứu mục lục và mượn qua cán bộ thư viện, kếm hứng thú, bạn đọc đến ít hơn
Sách có cùng nội dung, đề tài, chủ đề không nằm cạnh nhau vì sách sắp xếp theo khổ, khổ và số đăng ký cá biệt
Cán bộ thư viện vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ
Bạn đọc không phải viết phiếu yêu cầu, bạn đọc tự vào kho lấy sách mình cần
Mất nhiều diện tích ở trên giá, diện tích kho vì phải dành chổ để phát triển kho
Nếu tính toán sai lệch, khi các đề mục phát triển nhanh sẽ thiếu chổ, dễ dẫn đến phải giản kho rất vất vả
Hình thức không đẹp vì quyển cao, quyển thấp cạnh nhau, mất nhiều diện tích
Bảo quản sách khó hơn nhiều so với kho đóng, đễ mất, dễ hỏng sách do bạn đọc lấy ra, vào nhiều.
Cách thức tổ chức kho mở
Để tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho mở, các thư viện cần thực hiện các bước xử lý hình thức và nội dung tài liệu Ngoài ra, việc xử lý còn liên quan đến các phòng chuyên môn, tùy thuộc vào quy mô của thư viện hoặc kho.
Thư viện tổ chức nhiều kho mở với các loại tài liệu khác nhau nhưng diện tích và số lượng tài liệu hạn chế Do kinh phí eo hẹp, thư viện không trang bị thiết bị kiểm soát tự động, vì vậy quá trình xử lý chỉ dừng lại ở việc ký hiệu kho mở và sắp xếp tài liệu theo các ngành khoa học.
Hiện nay, xu hướng lắp đặt cổng từ tại các thư viện nhằm kiểm soát tài liệu đang trở nên phổ biến Quy trình tổ chức kho mở thường bao gồm các bước như dán mã vạch, lẫy từ, định ký hiệu kho mở, in và dán ký hiệu kho mở, cũng như sắp xếp tài liệu và tổ chức kho.
3.4.1 Dán lẫy từ, mã vạch
Mã vạch và lẫy từ được gán trực tiếp cho từng tài liệu nhằm quản lý kho tài liệu và việc lưu thông hàng ngày của nó
Việc dán mã vạch và lẫy từ là bước quan trọng trong khâu xử lý đầu vào của thư viện, thường do phòng bổ sung thực hiện Đồng thời, quy trình này kết hợp với việc đăng ký cá biệt và đăng ký tổng quát để quản lý thống nhất nguồn tài liệu của cơ quan.
Mã vạch là thông tin được hiển thị dưới dạng hình ảnh trên bề mặt, cho phép máy móc đọc được Thiết bị quét quang học, hay còn gọi là máy đọc mã vạch, thực hiện việc đọc mã vạch, hoặc mã có thể được quét từ hình ảnh thông qua các phần mềm chuyên dụng.
Kỹ thuật mã vạch được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như siêu thị, sân bay, thư viện,… để quản lý sách báo, hàng hoá, sản phẩm, khách hàng
Hiện nay, việc sử dụng mã vạch để quản lý tài liệu thư viện và thẻ đọc của người mượn đang trở nên phổ biến tại Việt Nam cũng như trên toàn thế giới.
Để quản lý kho sách hiệu quả, cần xây dựng hai cơ sở dữ liệu (CSDL) chính CSDL bạn đọc lưu trữ thông tin cá nhân như họ tên, địa chỉ, và điện thoại, được mã hóa dưới dạng mã vạch và dán lên thẻ bạn đọc CSDL sách chứa các yếu tố thư mục như tên tác giả, nhan đề, và ký hiệu kho, cũng được mã hóa bằng mã vạch và gắn lên từng cuốn sách.
Khi độc giả mượn tài liệu, cán bộ thư viện quét mã vạch trên thẻ và sách để lưu trữ thông tin, giúp quản lý việc mượn và trả tài liệu một cách tự động, nhanh chóng và chính xác Việc sử dụng mã vạch thay thế cho việc nhập dữ liệu thủ công giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
Lẫy từ là một dải từ tính ẩn giấu trong sách, không thể nhìn thấy bằng mắt thường Khi độc giả mượn sách, nhân viên thư viện sẽ quét máy để khử từ Nếu sách được mang ra ngoài mà chưa qua quá trình khử từ, thiết bị cảnh báo sẽ kêu khi sách đi qua cổng từ.
Cổng từ được thiết kế nhằm phát tín hiệu báo động, ngăn chặn việc lấy cắp tài liệu Hệ thống này thường bao gồm hai cửa từ gắn trên một chân đế, với đèn báo động đặt trên đỉnh một tấm cửa và thiết bị phát âm thanh báo động trên tấm cửa còn lại.
Trong thư viện, cổng từ thường được lắp đặt ở cửa ra vào kho sách hoặc lối vào thư viện để kiểm soát tài liệu và bạn đọc
3.4.2 Định ký hiệu kho mở
Sau khi tài liệu được phân kho và dán nhãn, bước tiếp theo là chuyển đến phòng phân loại biên mục để thực hiện việc mô tả thư mục, định từ khóa, phân loại và xác định ký hiệu tác giả.
Ký hiệu phân loại và ký hiệu tác giả, hay còn gọi là ký hiệu kho mở, được cán bộ biên mục ghi lên trang nhan đề hoặc trang cuối của tài liệu Những ký hiệu này thường được nhập vào cùng một trường trong các phần mềm hiện đại, giúp người tìm tin và cán bộ thư viện xác định vị trí của tài liệu trong kho mở Ngoài ra, chúng còn cho phép in tự động các nhãn kho mở để dán lên từng tài liệu.
Cách định ký hiệu kho mở
Bảng ký hiệu tác giả của Thư viện Quốc gia được hình thành từ chữ cái đầu của họ tác giả, tiếp theo là chỉ số Cutter, và cuối cùng là chữ cái đầu của tên tác giả.
Ví dụ: cuốn “ Đại số” của tác giả Hoàng Xuân Sính, có ký hiệu tác giả là
Khi xếp giá sách, có thể sử dụng ba chữ cái đầu của họ tên tác giả hoặc nhan đề để phân loại, giúp đơn giản hóa quy trình Ví dụ, ký hiệu tác giả cho Hoàng Xuân Sính là HOA.
3.4.3 In và dán ký hiệu kho mở
Việc in và dán ký hiệu kho mở có thể do chính cán bộ biên mục hoặc các bộ phận khác làm
Nhãn ký hiệu kho mở thường được dán ở cùng phía với nhãn đăng ký cá biệt, có thể nằm trên gáy hoặc trên mặt bìa trước, hoặc bìa sau nếu sách có gáy mỏng.
Yêu cầu của kho mở trong xu thế xây dựng thư viện hiện đại
Xây dựng kho mở đang trở thành xu hướng phổ biến tại các thư viện ở Việt Nam và trên toàn thế giới, nhằm mang đến cho người dùng khả năng tiếp cận nhanh chóng và chính xác nhất các thông tin, tài liệu cần thiết.
Không phải tất cả các thư viện đều có khả năng tổ chức và bảo quản kho mở một cách hiệu quả Do đó, khi thiết lập kho mở, cần xem xét các yếu tố quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả trong việc quản lý và bảo trì.
Kho mở cần một diện tích tương đối rộng nhằm:
Thư viện cần có đủ không gian lưu trữ tài liệu trong một khoảng thời gian nhất định, đảm bảo khả năng tiếp nhận thông tin và tài liệu mới mà không phải thường xuyên dồn giãn kho.
Thư viện cung cấp các dịch vụ tiện ích nhằm hỗ trợ người đọc trong việc tìm kiếm tài liệu, bao gồm tra cứu máy tính, từ điển, đĩa CD và dịch vụ sao chép tài liệu.
- Tạo điều kiện làm việc cho cán bộ;
- Đủ chỗ cho sinh viên, cán bộ nghiên cứu, học tập, tham quan,…
Trong kho mở, tài liệu dễ bị xâm hại và mất mát do lượng người tiếp xúc lớn Để bảo quản tài liệu hiệu quả, kho mở cần được trang bị các thiết bị như cổng từ, máy hút bụi, máy điều hòa không khí, máy hút ẩm và camera giám sát.
Trong kho mở, sách được sắp xếp theo ngành khoa học thay vì theo kích thước, do đó, giá kệ cần được thiết kế hợp lý để tối ưu hóa không gian lưu trữ mà vẫn đảm bảo chứa đựng đa dạng các loại sách.
Việc trừ lại diện tích kho để phát triển tài liệu cho từng ngành cần được xem xét dựa trên chính sách và chủ trương bổ sung của thư viện.
Hiệu quả của kho mở phụ thuộc vào cách tổ chức kho hợp lý Trong kho mở, tài liệu thường được sắp xếp theo các ngành khoa học dựa trên một khung phân loại nhất định.
Để cải thiện hiệu quả kho tài liệu, các ngành nên chia nhỏ các đề mục con trên đầu các giá kệ, giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm Việc lựa chọn khung phân loại, thống nhất cách định ký hiệu tác giả và sắp xếp tài liệu một cách chính xác là rất quan trọng Đồng thời, thường xuyên kiểm tra và chấn chỉnh kho cũng góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho mở.
Một số hình ảnh thiết bị hỗ trỡ tổ chức kho mở:
Hình 1: Tem từ Hình 2: Mã vạch sách Hình 3: Mã vạch bạn đọc
Hình 5: Máy đọc mã vạch
Hình 6: Giấy in mã vạch Hình 7: Máy in mã vạch