Tổng quan Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp fast và đề tài nghiên cứu
Giới thiệu chung về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp fast
1.1.1 Vài nét về lịch sử thành lập Công ty:
- Người đưa ra ý tưởng thành lập Công ty FAST: Ông Nguyễn
+ Ông Trương Đình Anh (rút khỏi cổ đông từ tháng 10-1998).
+ Ông Nguyễn Hồng Chương, hiện là giám đốc Công ty đầu tư kỹ nghệ FINTEC
+ Ông Khúc Trung Kiên, hiện là giám đốc Công ty phần mềm Đan Phong.
+ Ông Nguyễn Thành Nam, nay là giám đốc Công ty phần mềm xuất khẩu DPT- FSOFT.
+ Ông Nguyễn Khắc Thành, hiện là giám đốc trung tâm đào tạo FPT- Aptech.
+ Ông Phan Đức Trung, hiện là trưởng phòng ngoại hối ngân hàng Techcombank.
- Thành viên hội đồng quản trị:
+ Ông Nguyễn Thành Nam: chủ tịch hội đồng quản trị.
+ Ông Phan Quốc Khánh: phó chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc Công ty.
+ Ông Phan Đức Trung: phó chủ tịch hội đồng quản trị.
- Giới thiệu về các thành viên hội đồng quản trị :
Ông Nguyễn Thành Nam, sinh năm 1961, là một chuyên gia toán học với nền tảng học vấn vững chắc Ông đã học chuyên toán tại trường phổ thông chuyên khối A0 và tốt nghiệp từ khoa toán của Đại học Tổng hợp Lomonosov (MGU) ở Liên Xô Hiện tại, ông đã đạt học vị tiến sĩ trong lĩnh vực toán học.
(chuyên ngành toán lý); lĩnh vực hoạt động chính hiện nay : phần mềm tin học ; công tác hiện nay: giám đốc Công ty phần mềm xuất khẩu FPT- FSORT.
Ông Phan Quốc Khánh, sinh năm 1951, là một chuyên gia nổi bật trong lĩnh vực phần mềm tin học Ông đã học chuyên toán tại trường chuyên Hàm Rồng, Thanh Hóa, và tốt nghiệp khoa kỹ thuật tính toán và tự động hóa tại đại học năng lượng Moxcva MEI, Liên Xô Với học vị Tiến sỹ chuyên ngành điều khiển học và lý thuyết thông tin, hiện nay ông đang giữ chức Giám đốc Công ty FAST.
Ông Phan Đức Trung, sinh năm 1971, là cựu học sinh trường chuyên Hà Nội - Amsterdam, đã tốt nghiệp cử nhân ngành kinh tế năng lượng tại Đại học Bách Khoa Hà Nội Hiện tại, ông đang giữ chức vụ Trưởng phòng Ngoại hối tại ngân hàng TECHCOMBANK.
- Thời gian chuẩn bị thành lập Công ty: từ tháng sáu đến tháng tám năm 1996.
- Ngày bắt đầu có trụ sở làm việc: 01/09/1996 tại 67c Thái Hà, Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội.
- Các nhân viên đầu tiên:
+ Phan Quốc Khánh : Giám đốc.
Phan Đức Trung, Phó Giám đốc, hiện không còn làm việc tại FAST Phạm Văn Lộc, nhân viên kỹ thuật, cũng đã rời khỏi công ty Ngoài ra, Phạm Văn Nam, nhân viên bảo vệ, hiện không còn làm việc tại FAST.
+ Tên tiếng việt: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp
+ Tên tiếng Anh: The FAST Sotfware Company.
- Giấy phép thành lập Công ty: Số 3096/GPUB do UBND Thành Phố Hà Nội cấp ngày 11/01/1997(ngày này được lấy là ngày thành lập Công ty).
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 15607 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội cấp ngày 18/06/1997.
- Vốn đăng ký: 1.000.000.000 đ chia thành 10,000 cổ phiếu, mổi cổ phiếu trị gía 100.000 đ.
- Vốn tăng vào đầu năm 2003 là 1.250.000.000đ, được chia thành 125.000 cổ phiếu, mổi cổ phiếu trị giá 10.000).
- Ngành nghề đăng ký kinh doanh:
+ Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính.
+ Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị điện tử tin học, máy tính).
+ Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ.
+ Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ.
- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh:
Sản xuất, tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh.
1.1.2 Tổ chức của Công ty :
- Các công đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty: + Xác định thị trường, khách hàng, sản phẩm và dịch vụ.
+ Phát triển sản phẩm và dịch vụ.
+ Quảng cáo và tiếp thị.
+ Cung cấp sản phẩm và dịch vụ : tư vấn thiết kế hệ thống thông tin, sửa đổi sản phẩm theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo.
+ Hổ trợ sữ dụng và bảo hành sản phẩm.
+ Thu thập phản hồi của khách hàng để làm đầu vào cho công đoạn 1
- Tổ chức các phòng ban của FAST:
Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm
Stt Phòng ban, bộ phận
Xác định chiến lược phát triển dài hạn của Công ty.
- Điều hành thực hiện các chiến lược đề ra phát triển kinh doanh.
- Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của Công ty
- Lập kế hoạch năm cho toàn Công ty và từng chi nhánh.
3 Các trợ lý giám đốc (phòng tổng hợp)
Trợ lý giám đốc Công ty chịu trách nhiệm về nhân sự, marketing, và tổ chức sản xuất kinh doanh Họ cũng làm việc với các đối tác, quản lý tài chính kế toán toàn Công ty, và tham gia xây dựng các dự án phát triển kinh doanh.
4 Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm
- Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới
- Hổ trợ các bộ phận kinh doanh sữa đổi các sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù.
5 Các chi nhánh bộ phận kinh doanh
- Bán hàng và dịch vụ khách hàng.
- Hiện có chi nhánh Hà Nội, Sài Gòn, ĐàNẵng.
- Tổ chức của các chi nhánh và bộ phận kinh doanh :
Phòng tư vấn thiết kế Phòng triển khai
Phòng lập trình ứng dụng
Phòng hổ trợ bảo hành Phong kế toán
Stt Phòng ban, bộ phận
- Điều hành tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra.
- Xây dựng các quy định, chế độ chính sách chung Của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán.
- Tham gia vào xác định chiến lược của Công ty lập kế hoạch năm cho chi nhánh
2 Các trợ lý giám đốc(phòng tổng hợp )
Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trường, tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự.
3 Phòng kinh - Tìm kiếm khách hàng doanh - Bán hàng.
4 Phòng tư vấn thiết kế
Hổ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các công việc sau:
Khảo sát yêu cầu của khách hàng là bước quan trọng để xác định bài toán cụ thể, từ đó đánh giá khối lượng công việc cần thực hiện Việc này giúp xác định giá bán, đội ngũ nhân sự cần thiết và thời gian thực hiện dự án một cách chính xác.
Đề xuất phương án thiết kế sơ bộ nhằm giải quyết các vấn đề của khách hàng, đồng thời hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện hợp đồng dựa trên nghiệp vụ và các bài toán đã được khảo sát trước đó.
Phòng tư vấn ứng dụng(triển khai hợp đồng)
Trong phòng này có thể có các nhóm cố định hoặc các nhóm thành lập theo dự án và các nhân viên dự án một người triển khai.
Mổi chi nhánh có thể có hơn một phòng tư vấn ứng dụng
- Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách hàng.
- Tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin.
- Phối hợp với phòng lập trình để sữa đổi, test và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù
- Cài đặt và đào tạo.
- Hổ trợ sữ dụng trong thời gian đầu.
- Hổ trợ sữ dụng và bảo hành chương trình khi cần thiết
6 Phòng lập trình ứng dụng
- Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát- bán hàng.
- Hổ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trình sữa đổi theo yêu cầu đặc thù.
- Bảo hành chương trình sữa đổi.
7 Phòng hổ trợ - Hổ trợ khách hàng sữ dụng chương trinh.
1.1.3 Sản phẩm dịch vụ và công nghệ của Công ty:
+ Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.f trên Visual Foxpro. + Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.f trên SQL Server.
+ Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng Công ty Fast Corporate Reporter 2003.w trên nền Web.
+ Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của
Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Business 2004.s được phát triển trên nền tảng SQL Server, sử dụng ngôn ngữ lập trình VB.NET và hỗ trợ Unicode Phần mềm này đã hoàn thành vào cuối năm 2003, mang đến giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh.
+ Khảo sát yêu cầu và tư vấn xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh.
+ Sữa đổi và phát triển chương trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng.
+ Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sữ dụng.
+ Hổ trợ sử dụng qua đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin.
+ Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng.
+ Ngôn ngữ lập trình : VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP.
+ Kiến trúc lập trình: Client/Server, File server, Web-based.
+ Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Foxpro.
Từ năm 2003, FAST đã trở thành nhà phân phối phần mềm quản lý doanh nghiệp ERIC của Jupiter Systems Inc tại Việt Nam Jupiter Systems Inc là công ty phần mềm hàng đầu Đông Nam Á trong lĩnh vực này Hiện tại, ERIC phục vụ hơn 800 khách hàng và có trên 10,000 người dùng sử dụng phần mềm trong công việc hàng ngày.
9 Văn phòng - Văn phòng, tổng đài, lễ tân.
Hiện nay, FAST phục vụ hơn 800 khách hàng trên toàn quốc, hoạt động trong các lĩnh vực như sản xuất, thương mại, xây dựng, dịch vụ và hành chính sự nghiệp Khách hàng của FAST bao gồm nhiều hình thức sở hữu khác nhau, từ nhà nước, tư nhân đến có vốn đầu tư nước ngoài Dưới đây là danh sách một số khách hàng tiêu biểu trong số hơn 800 khách hàng của chúng tôi.
Khách hàng là các tổng Công ty 90 và 91.
- Tổng Công ty dầu khí- Petrovietnam.
- Tổng Công ty dệt may- Vinatex.
- Tổng Công ty lắp máy- lilama.
- Tổng Công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng- Viglacera.
- Tổng Công ty thép Việt Nam- VSC.
- Tổng Công ty xây dựng số 1….
Khách hàng là các Công ty lớn:
- Công ty giấy Bãi Bằng.
- Công ty xi măng Hà Tiên II, xi măng Hải Phòng, xi măng Bỉm Sơn.
Xi măng Hoàng Mai, Xi măng Bút Sơn.
- Công ty thương mại dầu khí petechim, Công ty Intimex.
- Công ty dệt Nam Định, dệt Hà Nội, may Đáp Cầu
- Công ty lắp máy 45-1, Công ty cầu 12.
- Công ty Kinh Đô, Công ty Đồng Lực…
Khách hàng là các Công ty có vốn đầu tư nước ngoài:
- Công ty sứ vệ sinh INAX (Nhật).
- Công ty sản xuất ô tô VIDAMCO (Hàn Quốc).
- Công ty sản xuất xe máy GMN (Thái Lan).
- Công ty NEWHOPE (Trung Quốc).
- Công ty thức ăn gia súc Guyomac’h (Pháp).
- Công ty Crown workd wide (Hồng Kông).
* Biểu đồ phát triển số lượng khách hàng qua các năm
- Phân bố nhân viên tại văn phòng Công ty và các chi nhánh:
FHN Số nhân viên ở Hà Nội
FSG Số nhân viên ở Sài Gòn
FDN Số nhân viên ở Đà Nẵng
FCL Số nhân viên ở các chi nhánh nhỏ khác
- Phân bố nhân viên theo các phòng ban chức năng:
Nghiên cứu phá t triển sản phẩm 11%
- Biểu đồ phát triển số lượng nhân viên qua các năm :
T- vấn triển khai hợ p đồng 31%
- Đầu tư phát triển sản phẩm theo hướng mở rộng các phân hệ
- Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác nhau- doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn.
Đạt vị trí số 1 trên thị trường Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm tài chính, kế toán và quản lý doanh nghiệp là mục tiêu hàng đầu Chúng tôi cam kết mang đến các sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp Sự đổi mới và cải tiến liên tục giúp chúng tôi duy trì vị thế dẫn đầu trong ngành.
Phương châm “Cùng khách hàng đi đến thành công!” của FAST thể hiện cam kết mạnh mẽ trong việc đạt được mục tiêu đề ra Với sự nỗ lực và lòng tận tụy của từng cá nhân cũng như toàn công ty, FAST không ngừng nâng cao năng lực và hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của khách hàng Điều này giúp FAST triển khai các ứng dụng thành công, mang lại hiệu quả thiết thực cho khách hàng.
1.1.9 Uy tín của FAST trên thị trường:
- Đạt 6 huy chương vàng liên tục trong các năm 1999 – 2002 tại Việt Nam ComputerWorld Expo.
- Giải thưởng “sản phẩm công nghệ thông tin” của hội tin học Việt Nam.
- Đến cuối năm 2003 đã có hơn 800 khách hàng trên toàn quốc.
giới thiệu đề tài nghiên cứu
1.2.1 Lý do lựa chọn đề tài:
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã nghiên cứu hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh, đặc biệt chú trọng vào quản lý nhân sự.
Hiện nay công tác quản lý nhân sự của Công ty gặp phải rất nhiều khó khăn:
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm "Quản lý nhân sự" được phát triển từ năm 1998, sử dụng ngôn ngữ Foxpro for Dos và cơ sở dữ liệu DBF Tuy nhiên, ngôn ngữ lập trình này đã lỗi thời, dẫn đến khả năng chạy kém và độ an toàn dữ liệu không cao Việc vận hành trên hệ điều hành MS DOS cũng gây khó khăn trong công tác in ấn.
Cấu trúc cơ sở dữ liệu hiện tại chưa được tối ưu, dẫn đến việc người dùng phải nhập một lượng thông tin lớn, gây khó khăn trong quá trình sử dụng và lưu trữ tốn kém Hơn nữa, hệ thống cũng thiếu các báo cáo tự động, khiến việc khai thác thông tin đã nhập trở nên khó khăn hơn.
- Phần mềm chưa hổ trợ các phương thức tính toán linh hoạt, nhiều phép toán phải tự tính thủ công sau đó mới điền vào máy, mất thời gian.
Sự gia tăng số lượng nhân viên tại Công ty cùng với việc phân bố ở nhiều chi nhánh khác nhau đã làm cho công tác quản lý trở nên phức tạp hơn.
Việc lựa chọn phần mềm "Quản lý nhân sự" phù hợp là rất cần thiết cho Công ty hiện nay Xuất phát từ yêu cầu này, cùng với các quy định về thời gian và khối lượng công việc cho đề tài thực tập, tôi đã quyết định chọn đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”.
1.2.2 Mục đích của đề tài nghiên cứu:
+ Đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ của Công ty đề ra để nâng cao hiệu quả công việc quản lý.
+ Giúp cho qúa trình bảo trì, bảo hành dể dàng hơn do chương trình được viết dựa trên sự tìm hiểu sâu sắc về Công ty
+ Có khả năng mở rộng, tích hợp với các chương trình trong khác tương lai (nếu có được mã nguồn).
+ Sử dụng chuẩn unicode theo chuẩn TCVN6960 của Việt Nam quy định.
+ Sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất của công nghệ thông tin hiện nay Để dể dàng xuất dữ liệu để đưa lên Web.
+ Nâng cao tính bảo mật.
+ Dể sử dụng do chương trình được xây dưng theo yêu cầu của nhân viên trực tiếp sử dụng chương trình sau này.
1.2.3 Công cụ để thực hiện đề tài :
Lựa chọn ngôn ngữ lập trình là yếu tố quyết định đến thành công của chương trình Quyết định này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như khả năng và thói quen của người sử dụng, cũng như yêu cầu về môi trường phần cứng và phần mềm.
Một vấn đề nổi bật trong chương trình quản lý nhân sự hiện tại của công ty là khả năng bảo mật thông tin kém do được lập trình bằng ngôn ngữ Fox For Dos Vì vậy, tôi đã quyết định sử dụng ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual FoxPro 6.0 để cải thiện tình hình này.
Microsoft Visual FoxPro 6.0 là ngôn ngữ lập trình, nó có các ưu điểm sau đây:
+ Là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng gần gũi với các ứng dụng về Windows cho nên công việc lập trình tiến hành được dễ dàng hơn.
+ứng dụng được viết bằng chạy khá nhanh và nó đang được sử dụng rộng rãi.
+Ngôn ngữ cũng tạo ra được một giao diện đẹp, tiện lợi cho người sử dụng chuột và bàn phím.
+ Microsoft Visual FoxPro 6.0 có bộ công cụ và kỹ thuật mới giúp truy cập dữ liệu dễ dàng hơn.
+ Microsoft Visual FoxPro 6.0 mở rộng khả năng báo cáo với trình báo cáo cho phép, xem trước và in các báo cáo trong Visual FoxPro
Tuy nhiên phần mềm này đòi hỏi khá cao về phần cứng Để chạy tốt nó yêu cầu cấu hình tối thiểu là:
- Khoảng 200MB đĩa cứng còn trống.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Visual FoxPro 6.0 cho phép người dùng tạo và duy trì các bảng dữ liệu (Table) trong một cơ sở dữ liệu Với khả năng tổ chức nhiều bảng khác nhau và thiết lập mối liên kết thông qua thuộc tính khóa ngoại, Microsoft Visual FoxPro 6.0 giúp trích xuất và thao tác dữ liệu một cách chính xác Đây là mô hình hệ thống quản trị dữ liệu quan hệ, trong đó một nhóm các bảng liên quan được quản lý bởi một cơ sở dữ liệu duy nhất.
Ngoài ra, chương trình con sử dụng phần mềm Tiếng Việt trong khi tạo các mã chương trình, đó là bộ gõ Font VietKey 2000.
cơ sở phương pháp luận của phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Thông tin
Thông tin là dữ liệu đã được xử lý để trở nên dễ hiểu và có giá trị cho người nhận, hỗ trợ trong việc ra quyết định Quá trình xử lý thông tin có thể tạo ra dữ liệu mới cho các quy trình khác.
Phản ánh Chủ thể nhận phản ánh
Thông tin kinh tế bao gồm các dữ liệu quan trọng liên quan đến một đối tượng nhận tin cụ thể, trong một bối cảnh và nhiệm vụ nhất định.
Thông tin kinh tế là yếu tố quan trọng giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và kịp thời Việc nắm bắt thông tin này cho phép các cấp lãnh đạo đưa ra những quyết định phù hợp với yêu cầu của các lĩnh vực và đối tượng quản lý trong không gian và thời gian nhất định.
2.1.2 Đặc trưng của thông tin Để quản lý và sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, ta cần phải tìm hiểu các đặc trưng cơ bản của thông tin như sau:
Kiểm tra khả năng giảm độ bất định về đối tượng thông tin cho thấy rằng, khi thông tin về hệ thống ngày càng phong phú và đầy đủ, độ bất định liên quan đến hệ thống sẽ được giảm thiểu đáng kể.
• Thông tin phải được định hướng rõ ràng.
Thông tin cần phải có tính thời điểm, tức là nó chỉ có giá trị và hữu ích trong một khoảng thời gian nhất định, không mang tính chất lâu dài.
• Tính cục bộ của thông tin thể hiện là thông tin chỉ có ý nghĩa trong một hệ thống nhất định có sự điều khiển và sử dụng nó.
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, tạo ra sự liên hệ và trao đổi giữa các bộ phận khác nhau Nó là yếu tố kết nối các bộ phận trong cùng một hệ thống, giúp tăng cường sự hợp tác và hiệu quả làm việc.
Thông tin thường mang tính tương đối và dễ bị sai lệch do các yếu tố nhiễu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả vật lý, ngữ nghĩa và lợi ích của các bên liên quan Những nhiễu này khiến cho thông tin chỉ có thể phản ánh một cách tương đối về đối tượng mà nó đề cập.
2.1.3.Vai trò của thông tin trong quản lý
Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, các nhà quản lý cần nâng cao năng suất và hiệu suất để đạt được mục tiêu quản lý Các nguồn tài nguyên họ sử dụng bao gồm con người, tiền bạc, tài nguyên, năng lượng và thông tin Trong khi các nguồn lực khác đều có thể đo đếm được, thông tin lại vô hình và khó xác định chính xác Tuy nhiên, nhiều cơ quan hiện nay đã nhận ra rằng thông tin là một trong những tài nguyên quan trọng nhất, cần được quản lý chặt chẽ và sử dụng hiệu quả.
Thông tin luôn được coi trọng trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong chiến tranh, nơi ai nắm giữ thông tin sẽ có lợi thế lớn Tuy nhiên, vai trò của thông tin không chỉ giới hạn trong bối cảnh chiến tranh; trong thời bình, thông tin về xu hướng kinh tế, thị trường, công nghệ mới, kỹ năng và tiềm năng của lực lượng lao động, cũng như sở thích của khách hàng, đều quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Thông tin chính là nền tảng cho các quyết định chính xác, giúp tránh những sai lầm do thiếu thông tin và nâng cao khả năng phản hồi nhanh chóng với khách hàng, từ đó cải thiện tốc độ phục vụ.
Giá trị của thông tin thường được xác định trong bối cảnh ra quyết định, với lý thuyết cho rằng giá trị này là lợi ích từ việc thay đổi hành vi quyết định nhờ thông tin, trừ đi chi phí thu nhận thông tin Ngoài ra, thông tin còn có vai trò quan trọng trong việc động viên, khích lệ và nâng cao kiến thức cũng như kinh nghiệm cho người nhận.
Ngày nay, giá trị của thông tin ngày càng được công nhận, đặc biệt trong lĩnh vực tài chính Một nhà tài chính đã nhận xét rằng thông tin về tiền bạc có tầm quan trọng không kém gì chính bản thân tiền bạc Thông tin được coi là một nguồn tài nguyên quý giá, cần phải được bảo vệ, quản lý và sử dụng một cách hiệu quả, vì nó thường phải trả giá bằng tiền.
Hệ thống thông tin
2.2.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành thông tin.
Hệ thống thông tin bao gồm con người, thiết bị phần cứng, phần mềm và dữ liệu, hoạt động nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một môi trường nhất định.
Hệ thống thông tin bao gồm con người, quy trình dữ liệu và thiết bị công nghệ thông tin Các đầu vào được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau và được xử lý cùng với dữ liệu đã lưu trữ Kết quả của quá trình xử lý sẽ được chuyển đến các đích cụ thể hoặc được cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu.
Thu nhập Xử lý và lưu Phân phát giữ
Như mô hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận:
Bộ phận đưa dữ liệu vào
Bộ phận kho dữ liệu
Bộ phận đưa dữ liệu ra
Hệ thống thông tin gồm có :
Hệ thống chính thức và hệ thống không chính thức.
Một hệ thống thông tin chính thức bao gồm các quy tắc và phương pháp làm việc được thiết lập rõ ràng, thường dựa trên truyền thống Điều này áp dụng cho các hệ thống như trả lương, quản lý tài khoản nhà cung cấp và khách hàng, phân tích bán hàng, và lập kế hoạch ngân sách Hệ thống này cũng thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của các cơ hội mua bán khác nhau và cung cấp các chẩn đoán tổ chức.
Hệ thống thông tin phi chính thức trong một tổ chức bao gồm các hoạt động như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, thực hiện các cuộc gọi điện thoại, tham gia tranh luận, cũng như chia sẻ ghi chú trên bảng thông báo và các bài viết trên báo chí, tạp chí.
2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Hệ thống thông tin trong tổ chức có thể được phân loại theo hai cách chính: một là dựa vào mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, và hai là dựa vào nghiệp vụ mà hệ thống phục vụ.
2.2.2.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Các hệ thống thông tin khác nhau có các phương pháp và mục đích riêng biệt Dựa trên mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, có thể phân loại thành năm loại hệ thống thông tin chính: hệ thống thông tin xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định, hệ thống chuyên gia và hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh.
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System).
Các hệ thống xử lý giao dịch (TPS) là công cụ quan trọng trong việc quản lý dữ liệu từ các giao dịch của tổ chức với khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên Chúng thu thập và tổ chức thông tin từ các tài liệu và giấy tờ liên quan đến giao dịch, giúp theo dõi các hoạt động của tổ chức ở mức độ tác nghiệp Một số ví dụ về TPS bao gồm hệ thống trả lương, lập đơn hàng, hóa đơn, theo dõi khách hàng và nhà cung cấp, đăng ký môn học của sinh viên, cho mượn sách trong thư viện, cùng với việc cập nhật tài khoản ngân hàng và thuế của người nộp thuế.
- Hệ thống thông tin quản lý MS (Management Infomatin System).
Hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ các hoạt động quản lý trong tổ chức, từ điều khiển tác nghiệp đến lập kế hoạch chiến lược, dựa vào cơ sở dữ liệu từ hệ xử lý giao dịch và nguồn liệu bên ngoài Chúng tạo ra báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu, tóm lược tình hình cụ thể của tổ chức, thường có tính so sánh giữa hiện tại và các dự báo, dữ liệu ngành và số liệu lịch sử Chất lượng thông tin từ hệ thống này phụ thuộc vào việc theo dõi chi tiêu, năng suất, sự vắng mặt của nhân viên và nghiên cứu thị trường.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Dicision Support System).
Hệ thống hỗ trợ quyết định được thiết kế để hỗ trợ các hoạt động ra quyết định, bao gồm ba giai đoạn chính: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết, và lựa chọn phương án tối ưu.
Hệ thống trợ giúp ra quyết định cần cung cấp thông tin rõ ràng để người ra quyết định hiểu tình hình cần giải quyết Ngoài ra, hệ thống này phải có khả năng mô hình hóa để phân lớp và đánh giá các giải pháp Thông thường, đây là các hệ thống đối thoại có khả năng truy cập vào một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng các mô hình khác nhau để biểu diễn và đánh giá tình huống.
Hệ thống chuyên gia (Expert System) là những hệ thống trí tuệ được phát triển từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, nhằm biểu diễn tri thức của các chuyên gia trong một lĩnh vực cụ thể thông qua các công cụ tin học Chúng bao gồm một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn, và có thể coi là sự mở rộng của hệ thống hỗ trợ ra quyết định chuyên gia Điểm đặc trưng của hệ thống chuyên gia là việc áp dụng các kỹ thuật trí tuệ nhân tạo, đặc biệt là kỹ thuật chuyên gia, trong việc quản lý các sự kiện và quy tắc mà các chuyên gia sử dụng.
- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh TSCA
(Information System for Competitive Advantage).
Hệ thống thông tin này đóng vai trò như một công cụ chiến lược, giúp tăng cường khả năng cạnh tranh cho tổ chức Khi nghiên cứu, nếu không xem xét lý do cài đặt và môi trường phát triển, hệ thống có thể bị hiểu nhầm là chỉ đơn thuần là hệ thống xử lý giao dịch hoặc hệ thống quản lý Khác với các hệ thống thông tin truyền thống phục vụ cán bộ trong tổ chức, hệ thống này hướng đến người dùng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp và các tổ chức cùng ngành Chúng không chỉ hỗ trợ quản lý mà còn thực hiện các chiến lược, giúp tổ chức đối phó hiệu quả với các lực lượng cạnh tranh, bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, doanh nghiệp mới và sản phẩm thay thế.
2.2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp
Thông tin trong một tổ chức được phân chia theo các cấp quản lý, và trong mỗi cấp, chúng được phân loại theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Để hiểu rõ hơn về cách phân chia này, có thể tham khảo bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất.
Tài chính Marketing Nhân lực Kinh doanh và sản xuất chiến lược chiến lược chiến lược chiến lược
Tài chính Marketinh Nhân lực Kinh doanh Hệ thống và sản xuất chiến thuật chiến thuật chiến thuật chiến thuật thông tin văn
Tài chính Marketing tác Nhân lực Kinh doanh phòng và sản xuất tác nghiệp nghiệp tác nghiệp tác nghiệp
2.2.3 Mô hình biêu diển hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin có thể được mô tả theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào quan điểm của người mô tả Điều này là cơ sở nền tảng cho phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin Ba mô hình chính được sử dụng để mô tả cùng một hệ thống thông tin bao gồm mô hình lôgic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Mô hình ổn định Mô hình lôgic nhất Cái gì? Để làm gì? (Góc nhìn quản lý)
Cái gì ở đâu? Khi nào? ngoài
Mô hình lôgic của hệ thống thông tin mô tả các chức năng như thu thập và xử lý dữ liệu, cũng như lưu trữ kết quả để phục vụ cho các quy trình tiếp theo Nó trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “để làm gì?”, mà không quan tâm đến phương tiện hay địa điểm xử lý dữ liệu Ngược lại, mô hình vật lý chú trọng đến các khía cạnh hữu hình của hệ thống, bao gồm thiết bị lưu trữ dữ liệu, hình thức đầu vào và đầu ra, cùng với các yếu tố như con người, vị trí làm việc và thời gian thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu Mô hình này trả lời các câu hỏi “Cái gì?”, “Ai?”, “Ở đâu?” và “Khi nào?”, ví dụ như trong trường hợp khách hàng sử dụng hệ thống thông tin tự động tại quầy giao dịch rút tiền ngân hàng.
Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Phương pháp này yêu cầu xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận, đồng thời đảm bảo tính logic toán học trong hệ thống Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển các mảng cơ bản dựa trên từng nhiệm vụ Ưu điểm của phương pháp là cho phép hệ thống hoạt động theo từng giai đoạn, nhanh chóng mang lại kết quả.
Nhược điểm : Các thông tin dễ bị trùng lặp , sinh ra các thao tác không cần thiết.
Phương pháp này bắt đầu bằng việc xây dựng logic toán học cho hệ thống, tiếp theo là phát triển các chương trình làm việc và thiết lập các mảng làm việc tương ứng Một trong những ưu điểm nổi bật của phương pháp này là khả năng tự động hóa quá trình thiết lập mảng làm việc, giúp tránh được việc thực hiện thủ công.
Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động được khi đưa vào đồng thời toàn bộ các mảng này.
2.3.3 Phương pháp tổng hợp và phân tích Đây là phương pháp kết hợp đông thời cả hai phương pháp trên.Tiến hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng như nhiệm vụ càn thiết Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán của thông tin trong hệ thống.
Phân loại hệ thống thông tin quản trị nhân lực
Quản trị nhân lực (Human Resource Management) bao gồm hai yếu tố chính: "quản trị" và "nguồn nhân lực" Quản trị là quá trình đạt được hiệu quả cao thông qua sự phối hợp của con người, kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật lãnh đạo Một quản trị gia thành công cần có kiến thức và kỹ năng quản trị vững vàng, đồng thời sở hữu những năng lực bẩm sinh như sự thông minh và khả năng thuyết phục Nguồn nhân lực trong tổ chức được hình thành từ các cá nhân với vai trò khác nhau, tất cả đều hướng đến những mục tiêu chung.
Quản trị nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người
Sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực là chìa khóa để tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả tổ chức Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, cần tạo điều kiện cho họ phát huy tối đa năng lực cá nhân, đồng thời khuyến khích sự trung thành và tận tâm với doanh nghiệp Để quản trị nhân lực hiệu quả, lãnh đạo cần phân công và tổ chức công việc một cách khoa học, hoạch định các nhiệm vụ ngắn hạn và dài hạn Việc phân loại hệ thống thông tin quản trị nhân lực một cách khoa học sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng hơn trong công tác quản lý.
2.4.1 Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp
Hệ thống thông tin nhân lực cấp tác nghiệp hỗ trợ quản trị viên nhân lực trong việc đưa ra các quyết định nhân sự có tính chất thủ tục và lặp lại Những hệ thống này thu thập dữ liệu về nhân sự, bao gồm thông tin về công việc và nhân lực của tổ chức, cũng như các quy định của chính phủ liên quan.
2.4.1.1 Hệ thống thông tin quản lý lương
Trong hệ thống thông tin tài chính, phân hệ quản lý lương đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và báo cáo dữ liệu về nguồn nhân lực Tệp quản lý lương chứa thông tin chi tiết về người lao động, hệ số lương, nhóm thu nhập và thâm niên nghề nghiệp, giúp các quản trị viên nhân lực đưa ra quyết định chính xác Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép lưu trữ dữ liệu hiệu quả, giảm thiểu sự trùng lặp giữa hệ thống quản lý lương và hệ thống nhân sự, đồng thời đảm bảo tính tương thích về dữ liệu và cung cấp các báo cáo chiến lược hữu ích từ hai hệ thống này.
2.4.1.2 Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm
Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và quản lý từng vị trí lao động trong tổ chức, bao gồm phạm trù nghề nghiệp và nhân sự đảm nhận Định kỳ, hệ thống này cung cấp danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, phòng ban và yêu cầu công việc, hỗ trợ bộ phận quản trị nhân sự trong quyết định tuyển dụng Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp thông tin hữu ích giúp quản trị viên phát hiện vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.
2.4.1.3 Hệ thống thông tin quảnlý người lao động
Phòng tổ chức - hành chính cần duy trì thông tin chi tiết về nhân sự trong doanh nghiệp để phục vụ các mục tiêu báo cáo Hệ thống thông tin quản lý người lao động bao gồm tệp nhân sự, chứa dữ liệu cá nhân như họ tên, giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học vấn và kinh nghiệm nghề nghiệp Bên cạnh đó, danh mục kỹ năng cung cấp thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích và khả năng đặc biệt của nhân viên Những thông tin này giúp quản trị viên nhân lực xác định năng lực và sắp xếp đúng người vào đúng việc, từ đó nâng cao hiệu quả lao động Đồng thời, danh mục này cũng hỗ trợ trong việc quyết định đề bạt, đào tạo và thuyên chuyển nhân sự, nhằm phát huy khả năng ngành nghề và linh hoạt trong bố trí công việc.
2.4.1.4 Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người Đánh giá tình hình thực hiện công việc là một quá trình so sánh tình hình thực hiện công việc với yêu cầu đề ra Đối với công nhân sản xuất thực hiện theo mức lương lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện mức lao động, chất lượng sản phẩm … Đối với các nhân viên , việc đánh giá có phần phức tạp và khó khăn hơn.
Đánh giá biểu hiện là những nhận xét được cung cấp bởi hệ thống thông tin về tình hình thực hiện công việc và con người Dữ liệu cho các đánh giá này được thu thập từ nhiều nguồn, bao gồm các mẩu đánh giá từ người lao động gửi đến cấp trên, đồng nghiệp, bản thân người lao động và cả khách hàng.
Thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc giúp xác định nguồn lao động tin cậy, tránh tuyển dụng nhân công từ các nguồn không đảm bảo chất lượng Đồng thời, từ những thông tin này, tổ chức có thể phát triển chương trình đào tạo bổ sung cho các loại nhân công lao động cụ thể.
2.4.1.5 Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên
Dữ liệu từ hệ thống thông tin quản lý lương và người lao động, cũng như hệ thống đánh giá công việc, có thể phục vụ cho việc lập báo cáo theo yêu cầu pháp luật và quy định của chính phủ Chẳng hạn, luật về quản lý sức khỏe và an toàn nghề nghiệp yêu cầu doanh nghiệp phải duy trì thông tin về sức khỏe và an toàn của từng lao động, bao gồm cả các sự cố nghiêm trọng và bệnh nghề nghiệp.
Cải tiến tổ chức doanh nghiệp có thể đạt được thông qua việc sử dụng thông tin từ báo cáo chính phủ Ví dụ, thông tin về tai nạn và bệnh nghề nghiệp được báo cáo cho bộ phận quản lý sức khoẻ và an toàn lao động giúp tính toán chi phí liên quan Những dữ liệu này trở thành công cụ quan trọng để thuyết phục người lao động và các nhà quản lý nâng cao ý thức về an toàn lao động, cũng như xác định các yếu tố gây ra tai nạn và bệnh nghề nghiệp.
Các nhà quản lý có thể sử dụng thông tin này để tính toán tỷ lệ tai nạn và bệnh nghề nghiệp trung bình cho toàn doanh nghiệp, từng bộ phận, ca làm việc, dự án hoặc ngành nghề Điều này giúp xác định các bộ phận, ca làm việc, dự án, địa điểm và ngành nghề có tỷ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn mức trung bình Đồng thời, họ cũng có thể nhận diện những người lao động thường xuyên gặp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, từ đó yêu cầu đào tạo hoặc đào tạo lại về nội quy bảo hộ lao động cho những người này và người phụ trách của họ.
Nhà quản lý cần sắp xếp thông tin theo nhóm tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp để xác định nguyên nhân gây tỉ lệ cao Việc này sẽ dẫn đến những khảo sát trong tương lai, từ đó thực hiện các thay đổi cần thiết nhằm cải thiện chế độ an toàn lao động và môi trường làm việc.
2.4.1.6 Hệ thống tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc
Sau khi xác định các công việc và yêu cầu liên quan, bước tiếp theo trong quá trình tuyển dụng là sàng lọc, đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp cho các vị trí còn trống Để đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật, các thủ tục cần được lập hồ sơ và thực hiện một cách có hệ thống.
Dữ liệu từ phỏng vấn, sát hạch và quyết định phân công cần được thu thập và lưu trữ theo quy định của pháp luật, nhằm phục vụ cho việc phân tích trong tương lai.
2.4.2 Các hệ thống thông tin nhân lực sách lược.
Phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin quản lý
Ngày nay, sự phát triển của đời sống xã hội đòi hỏi công tác quản lý phải chính xác và cụ thể hơn Để tạo ra phần mềm đáp ứng yêu cầu này, việc thực hiện bởi một cá nhân hay một nhóm nhỏ là khó khăn Do đó, phân công lao động chặt chẽ là cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc của từng cá nhân và toàn thể tập thể Xuất phát từ yêu cầu đó, hệ thống thông tin cần được chia thành các giai đoạn khác nhau để quản lý hiệu quả hơn.
Khi cần thay đổi hoặc điều chỉnh hệ thống thông tin, người quản lý sẽ phát biểu yêu cầu phát triển hệ thống và gửi tới lãnh đạo bộ phận tin học hoặc một hãng chuyên môn Mức độ chính thức của yêu cầu có thể thay đổi tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể Tại một số tổ chức, người dùng phải trình bày yêu cầu theo mẫu đã được quy định, nêu rõ vấn đề, nguyên nhân, giải pháp mong muốn và lợi ích ước tính Giai đoạn này cần được thực hiện trong thời gian ngắn để tránh phát sinh chi phí và thời gian không cần thiết.
Một số chuyên gia ước tính rằng trong các dự án quy mô lớn, thời gian đánh giá có thể chiếm từ 4 đến 5% tổng thời gian của dự án Nhiệm vụ này rất phức tạp, đòi hỏi người phân tích phải nhanh nhạy trong việc xác định nguyên nhân và đề xuất giải pháp, đồng thời đánh giá tầm quan trọng của các biến đổi và dự báo ảnh hưởng của chúng Quá trình đánh giá yêu cầu bao gồm nhiều công đoạn khác nhau.
+ Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
Tức là làm quen với hệ thống đáng xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng.
Làm rõ yêu cầu có mục đích giúp phân tích viên hiểu đúng nhu cầu của người yêu cầu Việc xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập các yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu là rất quan trọng để đảm bảo quá trình phân tích diễn ra hiệu quả.
+ Đánh giá khả năng thực thi.
Đánh giá khả năng thực thi của một dự án là quá trình xác định các yếu tố có thể cản trở nhà phân tích trong việc thực hiện và cài đặt giải pháp đề xuất Trong suốt quá trình phát triển hệ thống, việc đánh giá lại là cần thiết Các vấn đề chính liên quan đến khả năng thực thi bao gồm tính khả thi về tổ chức, tài chính, thời gian và kỹ thuật.
+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gía yêu cầu.
Báo cáo cung cấp thông tin cần thiết để các nhà quyết định đưa ra quyết định về việc tiếp tục hay dừng lại dự án Nó cần phải trình bày một cách rõ ràng và toàn diện về tình hình hiện tại, đồng thời đưa ra các khuyến nghị cho các bước tiếp theo Thông thường, báo cáo được thiết kế để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề trước khi quyết định cuối cùng về việc tiếp tục hay loại bỏ dự án.
- Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết:
Sau khi xem xét báo cáo đánh giá yêu cầu và tham gia buổi thuyết trình của phân tích viên, quyết định sẽ được đưa ra về việc tiếp tục hoặc huỷ bỏ dự án Nếu mọi thứ diễn ra thuận lợi, giai đoạn phân tích chi tiết sẽ được triển khai.
Giai đoạn phân tích chi tiết nhằm chẩn đoán hệ thống hiện tại, xác định các vấn đề và nguyên nhân chính, cũng như đề ra mục tiêu cho hệ thống mới Đồng thời, giai đoạn này cũng đề xuất các giải pháp cần thiết để đạt được mục tiêu về môi trường, từ đó giúp hệ thống phát triển và hoạt động hiệu quả hơn.
- Các phương pháp thu thập thông tin :
Phỏng vấn là công cụ quan trọng trong các dự án phát triển hệ thống thông tin, giúp thu thập thông tin chi tiết mà tài liệu không thể cung cấp Qua phỏng vấn, người thực hiện có thể gặp gỡ những cá nhân chủ chốt không được ghi trong văn bản tổ chức, từ đó nắm bắt được những nội dung cơ bản về hệ thống và mục tiêu của tổ chức, điều này thường khó khăn khi chỉ dựa vào tài liệu quá nhiều.
Quá trình nghiên cứu tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về nhiều khía cạnh của tổ chức, bao gồm lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, cũng như nội dung và hình thức thông tin vào/ra Những thông tin này trên giấy tờ không chỉ phản ánh quá khứ và hiện tại mà còn dự đoán tương lai của tổ chức.
+ Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần thu thập thông tin từ nhiều đối tượng trên diện rộng, việc sử dụng phiếu điều tra là cần thiết Các câu hỏi trong phiếu cần phải rõ ràng và dễ hiểu để mọi người đều có thể hiểu giống nhau Hơn nữa, phiếu điều tra nên được thiết kế theo cách dễ dàng để tổng hợp dữ liệu.
Phiếu điều tra thường được thiết kế trên giấy, nhưng cũng có thể thực hiện qua điện thoại, đĩa từ, màn hình kết nối mạng hoặc trang web động Trước khi chính thức phát hành, phiếu điều tra cần được thử nghiệm và điều chỉnh nội dung cũng như hình thức câu hỏi Nên ưu tiên sử dụng câu hỏi đóng, kèm theo một số câu hỏi mở để thu thập thông tin hiệu quả.
Nhiều thông tin quan trọng không được thể hiện trong tài liệu hoặc qua phỏng vấn, như vị trí lưu trữ tài liệu, người nhận, cách sắp xếp, và tình trạng bảo mật của chúng.
Quan sát có thể bị khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như thường ngày.
Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên cần xác định các nguồn thông tin quan trọng cho quá trình đánh giá yêu cầu Điều này bao gồm việc phỏng vấn nhân viên phụ trách các hoạt động xử lý dữ liệu và gặp gỡ các quản lý liên quan Các câu hỏi trong phỏng vấn cần được thiết kế chính xác để phân tích viên có thể hiểu rõ chi tiết Đồng thời, việc tham gia của người sử dụng vào nhóm phân tích cũng mang lại nhiều lợi ích quan trọng.
Mã hóa dữ liệu là một biểu diễn ngắn gọn và quy ước về các thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể.
Các phương pháp tin học hoá trong công tác quản lý
Để ứng dụng tin học trong công tác quản lý người ta sử dụng 2 phương pháp cơ bản sau:
Phương pháp tin học hoá toàn bộ giúp tự động hoá tất cả các chức năng quản lý, thay thế cấu trúc cũ bằng một hệ thống hoàn toàn mới Ưu điểm của phương pháp này là đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống và loại bỏ sự dư thừa thông tin, mang lại hiệu quả cao trong quản lý.
Nhược điểm của việc thay đổi hệ thống là quá trình thực hiện kéo dài và khó khăn, đòi hỏi đầu tư lớn vào trang thiết bị Hệ thống mới thiếu tính linh hoạt, và việc loại bỏ hoàn toàn hệ thống cũ sẽ gặp phải sự kháng cự từ thói quen của nhân viên Đây là một thách thức đáng kể cần được xem xét.
Phương pháp tin học hoá từng phần tập trung vào việc tự động hoá các chức năng quản lý theo yêu cầu riêng của từng bộ phận trong tổ chức, cho phép thiết kế các phân hệ quản lý một cách độc lập Ưu điểm của phương pháp này bao gồm tính đơn giản trong thực hiện nhờ vào sự phát triển độc lập của các công việc, đầu tư ban đầu không lớn và khả năng không gây ra những thay đổi sâu sắc về cấu trúc hệ thống, dễ dàng được chấp nhận Hơn nữa, sự thay đổi và phát triển của một phân hệ sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động của các phân hệ khác, tăng cường tính linh hoạt cho toàn bộ hệ thống.
Nhược điểm: Tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống do đó không tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin.
Trong thực tế, việc kết hợp cả hai phương pháp quản lý giúp giảm thiểu nhược điểm của từng phương pháp Tuy nhiên, trong quản lý kinh tế, cần xem xét sự phù hợp của phương pháp với trình độ tổ chức, năng lực quản lý, quy mô hoạt động và tiềm năng tài chính của hệ thống.
