Dựa trên báo cáo của Công ty Cổ Phần Chứng khoán Rồng Việt, năm 2018 đánh dấu bước chuyển mình hết sức mạnh mẽ của ngành dệt may Việt Nam. Đây sẽ là bước đệm giúp các doanh nghiệp đổi mới hơn, nâng cao chất lượng về chuyên môn hơn nữa, có được sự chuẩn bị tốt hơn cả về nhân lực và nguồn lực để tiếp tục bắt kịp với làn sóng tăng trưởng trong các năm tiếp theo. Nhận thức được tiềm năng và sự tăng trưởng thần tốc của ngành dệt may trong nước, cộng với mong muốn được tham gia tìm hiểu sâu hơn về quy trình giao nhận vận tải và ứng dụng các kiến thức đã được học ở giảng đường trường ĐH Ngoại Thương CS2, tác giả đã quyết định chọn “Tình hình hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu tại Công ty TNHH TM-DV vận tải và tiếp nhận hàng hóa Ngôi sao toàn cầu (GSL)” nhằm tìm hiểu về thực trạng của ngành giao nhận vận tải và đúc kết thêm nhiều kinh nghiệm thực tế trong quá trình thực tập tại công ty. Kết cấu của bài báo cáo thực tập bao gồm 3 chương: • Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH TM-DV Vận tải và Tiếp nhận hàng hóa Ngôi sao Toàn cầu. • Chương 2: Tình hình công tác thực tế tại Công ty TNHH TM-DV Vận tải và Tiếp nhận hàng hóa Ngôi sao Toàn cầu. • Chương 3: Nhận định khi thực tập tại công ty TNHH TNHH TM-DV Vận tải và Tiếp nhận hàng hóa Ngôi sao Toàn cầu
Thông tin chung về Công ty TNHH TM-DV Vận tải và Tiếp nhận hàng hóa Ngôi sao Toàn cầu
Giới thiệu chung về công ty
− Tên công ty: Công ty TNHH TM-DV Vận tải và Tiếp nhận hàng hóa Ngôi sao Toàn cầu (G.S.L CO., LTD)
− Địa chỉ: 171 Võ Thị Sáu, Phường 07, Quận 3, TP Hồ Chí Minh (Tìm vị trí)
− Người đại diện pháp luật: Trương Trà My
− Giấy phép kinh doanh số: 4102014671
Công ty TNHH – TM DV Vận tải & Tiếp nhận hàng hóa Ngôi sao Toàn cầu (GSL) được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số: 4102014671 vào năm 2003 do Sở
Công ty GSL, được thành lập vào năm 2003, đã hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực giao nhận vận tải và mua bán cước vận chuyển quốc tế cũng như nội địa Trụ sở chính của công ty đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh, cùng với một văn phòng đại diện tại tỉnh Hải Phòng Sau hơn 15 năm phát triển, GSL đã khẳng định được vị thế vững chắc trên thị trường nhờ vào đội ngũ cán bộ công nhân viên tận tâm, năng động và sáng tạo.
Các cột mốc phát triển của công ty
Năm 2003, Công ty TNHH – TM DV Vận tải & Tiếp nhận hàng hóa Ngôi sao Toàn cầu (GSL) được thành lập, đánh dấu bước khởi đầu trong lĩnh vực vận tải giao nhận Với đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm, GSL nhanh chóng nắm bắt và áp dụng hiệu quả các kỹ thuật giao nhận, đồng thời sử dụng hệ thống Track & Trace để theo dõi tình trạng hàng hóa một cách chính xác.
Năm 2010, Ban điều hành đã thực hiện cải tổ bộ máy công ty nhằm phát triển quy mô và nâng cao chất lượng nhân sự.
4 sự GSL đã tuyển thêm nhiều nhân viên mới có trình độ và nghiệp vụ vững vàng
Năm 2012, GSL đã mở rộng quy mô và địa bàn kinh doanh bằng cách thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng, nhằm thúc đẩy hợp tác với các khu công nghiệp mới và các cảng biển lớn trong khu vực Sự hiện diện của GSL tại hai trung tâm kinh tế lớn nhất cả nước là Hải Phòng và Thành phố Hồ Chí Minh đánh dấu một bước tiến quan trọng trong chiến lược phát triển của công ty.
Hiện nay, công ty GSL đang tập trung mạnh mẽ vào lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa ven biển cũng như viễn dương Chúng tôi hợp tác với nhiều đại lý của các hãng tàu lớn trên thế giới như HMM, OOCL, YML, nhằm cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH TM-DV Vận tải và Tiếp nhận hàng hóa Ngôi sao Toàn cầu
Chức năng chính
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm các dịch vụ vận tải thiết yếu như lưu cước tàu biển, thuê tàu chợ hoặc chuyến, gom hàng, lưu kho, bốc xếp và đóng gói Những dịch vụ này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
− Dịch vụ hàng xuất: thực hiện các nghiệp vụ, lập các loại chứng từ, thủ tục để xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không,…
Đại lý vận tải và đại lý tàu biển đóng vai trò quan trọng trong việc môi giới thuê phương tiện vận tải, phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu cả trong nước và quốc tế theo yêu cầu của khách hàng.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ đáp ứng các yêu cầu cụ thể của khách hàng, bao gồm bảo quản và lưu kho hàng hóa, thu gom hàng lẻ, hỗ trợ làm chứng từ và thủ tục hải quan cần thiết cho các lô hàng xuất nhập khẩu, cũng như mua bảo hiểm cho hàng hóa.
Nhiệm vụ
Công ty TNHH TM-DV Vận tải và Tiếp nhận hàng hóa Ngôi sao Toàn cầu (GSL) hoạt động theo đúng ngành nghề đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh và quy định về sử dụng lao động.
Công ty GSL cam kết xây dựng một môi trường làm việc thân thiện và chuyên nghiệp, chú trọng đến đời sống tinh thần của nhân viên và tạo điều kiện để họ thể hiện năng lực Chúng tôi thường xuyên bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng cho nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu công việc và nâng cao chất lượng nguồn lao động Bên cạnh đó, GSL cũng tích cực tham gia các hoạt động từ thiện và đóng góp cho cộng đồng xã hội hàng năm, thể hiện trách nhiệm xã hội của mình.
Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty GSL
Sơ đồ tổ chức nhân sự
Để nâng cao hiệu quả quản lý và tăng cường sự phối hợp giữa các đơn vị kinh doanh, ban lãnh đạo công ty đã thiết lập sơ đồ tổ chức nhân sự nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ đề ra.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty GSL
Trụ sở chính Văn phòng đại diện
Công ty GSL đã trải qua nhiều lần tái cơ cấu tổ chức nhân sự để thích ứng với yêu cầu ngày càng cao của ngành vận tải, hiện nay đã xây dựng một bộ máy tổ chức linh hoạt và thích nghi cao Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, quản lý theo mô hình tuyến chức năng, đảm bảo tất cả các bộ phận đều chịu sự quản lý trực tiếp từ Giám đốc, tạo ra sự lãnh đạo thống nhất trong toàn công ty Mỗi bộ phận thiết lập các kế hoạch và mục tiêu cụ thể dựa trên chức năng của mình, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, từ đó góp phần vào sự phát triển và tăng trưởng bền vững của công ty.
Chức năng cụ thể của các phòng ban
Giám đốc là người đại diện pháp luật của công ty, có trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động của công ty theo quy định của pháp luật Việt Nam Với quyền hạn tối cao, giám đốc điều hành các hoạt động, thực hiện kế hoạch kinh doanh và đầu tư, đồng thời có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, xử lý kỷ luật và ký hợp đồng lao động với nhân viên.
Các trưởng phòng ban trong các bộ phận nghiệp vụ của công ty trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động theo chức năng của từng phòng ban.
Phòng Xuất khẩu chịu trách nhiệm giao nhận hàng hóa xuất khẩu, bao gồm các quy trình như gom hàng, đặt chỗ tàu và liên hệ với khách hàng để thỏa thuận về ngày sẵn sàng, ngày xếp hàng và ETD Sau khi hoàn tất việc xếp hàng, phòng sẽ thu thập chi tiết lô hàng để lập HBL, xác nhận MBL và nhận bộ MBL gốc Đồng thời, phòng cũng liên lạc và thông báo với đại lý ở nước ngoài về chi tiết lô hàng và lịch trình vận chuyển, tiến hành làm hồ sơ cho lô hàng, ghi vào sổ và lưu trữ chứng từ.
Phòng nhập khẩu đảm nhiệm việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu, bao gồm nhận chứng từ từ đại lý nước ngoài (HBL, MBL), liên lạc với hãng tàu để cập nhật thời gian dự kiến đến (ETA), thông báo tình trạng hàng hóa cho khách hàng, thu thập chứng từ từ hãng tàu, và phát hành bộ chứng từ cùng giấy ủy quyền và các tài liệu liên quan cho khách hàng.
Bộ phận Kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý và bảo quản thông tin khách hàng, tìm hiểu nhu cầu của họ, đồng thời cung cấp nhiều lựa chọn giá cước từ các hãng tàu và hỗ trợ đặt chỗ Ngoài ra, phòng kinh doanh còn chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, đồng thời tìm kiếm và thúc đẩy hợp tác với các đối tác và doanh nghiệp tiềm năng trên thị trường Đây là bộ phận làm việc chặt chẽ nhất với bộ phận Xuất Nhập Khẩu.
Văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc liên lạc và nghiên cứu, cung cấp thông tin, cũng như hỗ trợ công ty tiếp cận thị trường và đối tác mới Đối với các lô hàng xuất nhập khẩu tại khu vực phía Bắc, nhân viên công ty cần theo sát và phối hợp chặt chẽ để thực hiện hiệu quả nghiệp vụ vận tải, giao nhận, đồng thời chuẩn bị đầy đủ các chứng từ và giấy tờ cần thiết cho hoạt động xuất nhập khẩu.
Phòng Tài chính thực hiện nhiệm vụ theo dõi, phân tích và tổng hợp các báo cáo liên quan đến tình hình tài chính, doanh thu tổng cộng và chi phí của công ty.
Phòng Hành chính – Nhân sự đảm nhận nhiệm vụ quản lý hành chính, tư vấn và phụ trách công tác thi đua, khen thưởng cũng như kỷ luật Đồng thời, phòng còn quản lý việc sử dụng và bảo vệ tài sản, bao gồm máy móc và phương tiện vận chuyển.
Tình hình nhân sự của công ty
Bảng 1.1 Cơ cấu nhân sự của Công ty GSL giai đoạn 2016– 2018
(Nguồn: Phòng Hành Chính – Nhân sự công ty GSL)
Chỉ tiêu SL % SL % SL %
Trên đại học 2 9,09 3 10 5 13,89 Đại học 14 63,64 17 56,67 18 50
Năm 2018, công ty đã có sự thay đổi đáng kể về số lượng nhân viên nhằm thực hiện kế hoạch mở rộng kinh doanh và gia tăng sức cạnh tranh So với các năm 2016 và 2017, quy mô nhân sự đã được mở rộng mạnh mẽ Tính đến cuối năm 2018, công ty hiện có 36 nhân viên, tăng 6 người so với cuối năm 2017.
14 người so với năm 2016 – một khoảng cách gia tăng khá lớn trong cơ cấu nhân sự
Về giới tính lao động, số lượng lao động nam trong công ty tăng dần qua từng năm – tăng 5 người giai đoạn năm 2016-2017 và 6 người giai đoạn năm 2017-2018
Sự gia tăng số lượng nhân sự nam chủ yếu diễn ra ở phòng giao nhận của bộ phận xuất nhập khẩu, nơi công việc yêu cầu di chuyển nhiều và kiểm tra hàng hóa tại cảng và công ty đối tác, đòi hỏi sức bền và sự nhanh nhẹn Ngược lại, bộ phận kinh doanh, nhân sự và kế toán lại có số lượng nhân sự nữ cao hơn, do công việc cần sự tỉ mỉ, cẩn thận trong việc xử lý số liệu và khéo léo trong thương lượng với khách hàng cũng như nội bộ.
Công ty đang thực hiện các chính sách và đãi ngộ hấp dẫn nhằm thu hút nhân tài, hướng đến xây dựng môi trường làm việc năng động và sáng tạo Đặc biệt, nhân viên trong độ tuổi từ 20 đến 35 chiếm gần 80% tổng số nhân sự, cho thấy đây là lực lượng chủ chốt trong kế hoạch mở rộng quy mô hoạt động của công ty.
Công ty hiện có đội ngũ nhân viên chủ yếu là những người có trình độ Đại học và Cao đẳng Để nâng cao chất lượng nhân sự, công ty dự kiến tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ trên đại học với đãi ngộ hấp dẫn, nhằm thu hút các tài năng có chuyên môn và kiến thức sâu rộng trong ngành vận tải Những nhân viên này sẽ đảm nhận vai trò quản lý các phòng ban và lên kế hoạch chi tiết cho hoạt động của từng bộ phận.
Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty GSL gia đoạn từ năm 2016 – 2018
Sau hơn 16 năm hoạt động, công ty GSL đã khẳng định được uy tín và vị thế vững chắc trong ngành vận tải, với doanh thu và lợi nhuận liên tục tăng trưởng qua các năm Dưới đây là bảng tổng kết thể hiện tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn này.
Bảng 1.2: Bảng tổng kết kết quả kinh doanh của công ty GSL 2016 – 2018
(Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2016 – 2018)
Dựa trên bảng 1.2, tình hình kinh doanh của công ty đã có sự tăng trưởng ổn định qua các năm, điều này phản ánh nỗ lực của toàn thể nhân viên và hiệu quả đạt được từ các mục tiêu mà ban lãnh đạo cùng các trưởng phòng đã đề ra.
Năm 2017, GSL ghi nhận sự tăng trưởng ấn tượng với doanh thu đạt 16,17 tỷ VND, tăng 26,18% so với năm trước Đến năm 2018, doanh thu của công ty đã vượt 90 tỷ VND, tăng 17,05% so với năm 2017.
Giai đoạn 2017 – 2018 ghi nhận tốc độ tăng trưởng chậm hơn so với 2016 – 2017, chủ yếu do sự gia tăng cạnh tranh từ các công ty vận tải giao nhận đối thủ trong năm 2018, khiến thị trường ngành trở nên sôi động hơn.
2016 với 2017 2017 với 2018 Giá trị % Giá trị % Doanh thu 61,77 77,94 91,23 16,17 26,18 13,29 17,05 Chi phí 56,96 67,68 78,37 10,72 18,82 10,94 15.79
Trong giai đoạn 2016 – 2017, công ty ghi nhận chênh lệch chi phí lên tới 10,72 tỷ VND, chủ yếu do biến động giá dầu thô và nguyên liệu toàn cầu, dẫn đến chi phí nguyên vật liệu cho vận hành máy móc tăng cao Tuy nhiên, trong giai đoạn 2017 – 2018, giá trị gia tăng của chi phí đã đạt 10,94 tỷ VND, với xu hướng chi phí nguyên vật liệu giảm và ổn định hơn Công ty cũng chú trọng đầu tư vào nguồn nhân lực chất lượng, với chi phí tuyển dụng, quản lý và đào tạo nhân viên được ban điều hành ưu tiên hỗ trợ.
Lợi nhuận trước thuế của công ty tăng ổn định qua các giai đoạn trong 3 năm từ
Từ năm 2016 đến 2019, doanh thu của công ty đã tăng trưởng ổn định qua các năm Tuy nhiên, trong giai đoạn 2017 – 2018, giá trị tăng thêm của lợi nhuận trước thuế chỉ cao hơn 2,87 tỷ VND so với giai đoạn 2016 – 2017 Nguyên nhân chính là do sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty vận tải giao nhận trong nước và các công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
Tình hình thực trạng hoạt động nghiệp vụ giao nhận hàng may mặc xuất khẩu đối với việc kinh doanh của Công ty GSL giai đoạn từ năm 2016 – 2018 10
Bảng 1.3: Tỷ trọng doanh thu hoạt động giao nhận hàng may mặc xuất khẩu container bằng đường biển của công ty GSL 2016 – 2018
(Đơn vị: tỷ VND, %) (Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2016 – 2018)
Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng may mặc xuất khẩu nguyên cont bằng đường biển
Tình hình doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng may mặc xuất khẩu nguyên container bằng đường biển của GSL luôn chiếm tỷ lệ lớn trong tổng doanh thu, với xu hướng tăng dần qua các năm từ 2016.
Năm 2018, tỉ lệ đơn hàng xuất nhập khẩu may mặc của công ty GSL đã tăng trưởng mạnh mẽ, chiếm hơn 40% tổng số đơn hàng Điều này cho thấy hoạt động giao nhận hàng may mặc xuất khẩu nguyên container bằng đường biển đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty.
Báo cáo sơ bộ về tình hình thực tập ở công ty GSL
Trong thời gian học tập, tác giả đã được tiếp cận với bộ môn Vận Tải và Logistics, từ đó nảy sinh niềm đam mê tìm hiểu về tình hình vận tải giao nhận tại Việt Nam Tác giả mong muốn áp dụng kiến thức đã học từ các giảng viên vào thực tiễn Sau nhiều nỗ lực tìm kiếm, tác giả đã gia nhập công ty TNHH Ngôi Sao Toàn Cầu với vai trò thực tập sinh bộ phận chứng từ, nơi được hướng dẫn chi tiết trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu.
− Thời gian bắt đầu thực tập: 11/03/2019
− Phòng ban thực tập: bộ phận chứng từ
− Người hướng dẫn trực tiếp: chị Nguyễn Ngọc Vân Anh – trưởng bộ phận chứng từ
− Đồng nghiệp cộng tác: anh Nguyễn Anh Hào và anh Nguyễn Tuấn Anh – nhân viên bộ phận chứng từ
Dưới đây là bảng mô tả sơ lược về các khoảng thời gian chính mà tác giả đã thực tập tại công ty GSL:
Bảng 1.4: sơ lược về các khoảng thời gian chính mà tác giả đã thực tập tại công ty GSL
STT Mốc thời gian Các hoạt động
1 01/03/2019 – 08/03/2019 Nộp đơn ứng tuyển, tham gia phỏng vấn tại công ty GSL và được nhận vào thực tập
Từ ngày 11/03/2019 đến 18/03/2019, tôi bắt đầu kì thực tập tại công ty GSL, nơi tôi có cơ hội làm quen với các đồng nghiệp ở các phòng ban khác nhau và nhận được sự hướng dẫn sơ bộ về công việc tại bộ phận chứng từ.
3 20/03/2019 – 01/04/2019 Cùng bộ phận chứng từ thực hiện nghiệp vụ giao nhận của công ty TNHH Đông Hải
4 03/04/2019 – 03/05/2019 Thực hiện các công việc lưu trữ hợp đồng, chứng từ do trưởng phòng giao
5 05/2019 – 06/2019 Hỗ trợ điền tờ khai hải quan điện tử, lưu trữ chứng từ và hợp đồng.
TÌNH HÌNH THỰC TẾ KHI CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV VẬN TẢI VÀ TIẾP NHẬN HÀNG HÓA NGÔI SAO TOÀN CẦU
Nhận xét về quá trình thực tập nghiệp vụ giao nhận ở công ty GSL
Trong thời gian thực tập tại GSL, tác giả đã tham gia vào quá trình giao nhận và học hỏi, nhận thấy nhiều điểm thực tế so với lý thuyết tại trường ĐH Ngoại Thương Cơ sở II Bài viết này sẽ trình bày những điểm mạnh và điểm yếu mà tác giả quan sát được trong quá trình thực tập tại bộ phận chứng từ thuộc phòng xuất khẩu.
Bộ phận xuất khẩu thực hiện quy trình chặt chẽ, theo dõi tiến độ công việc và liên tục báo cáo tình hình lên cấp trên Điều này giúp kịp thời điều chỉnh và xử lý các phát sinh trong quá trình thực hiện.
• Giao tiếp ăn ý giữa các thành viên trong phòng ban Chuyển giao công việc linh hoạt và các thành viên có thể nắm bắt tình hình sát sao
Nhân viên giao nhận và chứng từ có chuyên môn nghiệp vụ cao, luôn tận tình hướng dẫn và theo sát từng công việc của nhân viên mới và thực tập sinh.
Công ty GSL áp dụng công nghệ tiên tiến để tiết kiệm thời gian và tăng tốc độ công việc, bao gồm việc trao đổi chứng từ với khách hàng và hãng tàu quốc tế qua email, cũng như khai báo hải quan điện tử Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số điểm hạn chế trong quy trình này.
Hệ thống phương tiện hiện tại còn hạn chế và không đáp ứng đủ nhu cầu vận chuyển Khi có nhiều đơn hàng cần thực hiện cùng lúc, việc chỉ có 2 đầu máy xe kéo tại cơ sở Hải Phòng sẽ không đủ để đáp ứng, dẫn đến việc phải thuê đơn vị vận chuyển bên ngoài, gây tốn thêm chi phí cho việc kéo container về kho của khách hàng để đóng hàng.
Trong quá trình giao tiếp với hãng tàu, anh Hào đã gặp khó khăn do hạn chế về trình độ ngôn ngữ, khi sử dụng các thuật ngữ tiếng Anh không phù hợp với chuyên ngành Điều này có thể dẫn đến sự hiểu lầm từ phía hãng tàu Tuy nhiên, may mắn thay, các đồng nghiệp đã nhanh chóng nhận ra lỗi và hỗ trợ anh Hào sửa chữa, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác.
Bộ phận chứng từ chỉ có 4 nhân viên, dẫn đến nguồn nhân lực hạn chế, có thể gặp tình trạng quá tải công việc khi tiếp nhận nhiều đơn hàng cùng lúc.
• Chưa tiết kiệm giấy đúng mức khi các loại chứng từ đều được in ra và lưu trữ
NHẬN ĐỊNH KHI THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH NGÔI
Đánh giá chung trong quá trình thực tập
Sau khi thực tập tại công ty TNHH Ngôi Sao Toàn Cầu (GSL), tác giả đã có cơ hội tham gia và quan sát quy trình nghiệp vụ giao nhận vận tải Qua trải nghiệm này, tác giả đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm thực tế, từ việc tiếp nhận yêu cầu của khách hàng cho đến khi hoàn tất và chuyển giao cho bộ phận kế toán để thực hiện thanh toán.
Tác giả đã có cơ hội thực hành điền tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan cho một lô hàng cụ thể, trải nghiệm này rất giống với những kiến thức và kỹ năng được giảng dạy trong bộ môn Nghiệp vụ hải quan dưới sự hướng dẫn của cô Trần Nguyên Chất.
Tác giả đã học được cách làm việc hiệu quả với đồng nghiệp ở các bộ phận khác thông qua điện thoại, cũng như cải thiện kỹ năng giao tiếp với các anh chị đồng nghiệp và trao đổi thông tin qua email.
Tác giả đã được hướng dẫn về tác phong làm việc chuyên nghiệp, bao gồm việc mặc trang phục công sở như quần tây và áo sơ mi Ngoài ra, cách giao tiếp nhẹ nhàng và từ tốn với đồng nghiệp cũng được nhấn mạnh để tạo môi trường làm việc hòa đồng và hiệu quả.
Tác giả tham gia các cuộc họp của phòng xuất khẩu để cập nhật tình hình lô hàng và báo cáo với cấp trên về trạng thái hiện tại của bộ phận mình đang công tác.
So sánh với kì vọng ban đầu của tác giả
Tác giả đã đúc kết và nhận thấy được nhiều điều sau khi thực tập thực tế tại Công ty GSL, cụ thể như sau:
Mục tiêu ban đầu Đánh giá mục tiêu
Về chuyên môn nghiệp vụ
Tác giả đã hiểu rõ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường biển nhờ sự hỗ trợ tận tình từ các đồng nghiệp.
Sau ba tháng thực tập, tác giả đã cải thiện đáng kể khả năng giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp So với những ngày đầu làm việc, tác giả hiện tự tin trình bày ý kiến và tìm ra giải pháp, đặc biệt là khi giao tiếp với các đồng nghiệp tại chi nhánh Hải Phòng Những kỹ năng mềm trong công việc đã được nâng cao rõ rệt.
- Kỹ năng xử lý vấn đề;
- Kỹ năng làm việc nhóm;
- Kỹ năng giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp;
Về kế hoạch nghề nghiệp tương lai
Tác giả đã bắt đầu sự nghiệp vững chắc bằng cách nâng cao kỹ năng mềm và kỹ năng cứng trong lĩnh vực giao nhận vận tải, đặc biệt là trong việc xử lý chứng từ hàng hóa.
Trước bối cảnh thị trường lao động đa dạng, tôi đã quyết định ứng tuyển vào công ty GSL nhằm trải nghiệm môi trường làm việc sáng tạo và tràn đầy năng lượng.
1 GSL là môi trường trẻ, sáng tạo và giàu năng lượng để tác giả trau dồi kỹ năng giao tiếp, tư duy phản biện và trở nên chuyên nghiệp trước khách hàng cũng như là các đối tác vận tải khác
2 Thực tập ở phòng chứng từ giúp cho tác giả vận dụng được các kiến thức đã học tại trường ĐH Ngoại Thương CS2 vào các đơn hàng thực tế từ khách hàng Sự hướng dẫn tận tình của các anh chị đồng nghiệp giúp cho tác giả có thêm sự tự tin để chuẩn bị cho các cơ hội được làm việc trực tiếp với khách hàng
3 Vị trí thực tập sinh bộ phận chứng từ giúp cho tác giả có được sư quan sát, phân tích và quản lý tất cả các khâu quy trình, từ đó có được góc nhìn đa chiều của cả người làm dịch vụ vận tải, hãng tàu và khách hàng hiện tại của công ty
Mặc dù tác giả cảm thấy chưa thực sự tham gia sâu vào quy trình do chỉ là thực tập sinh, nhưng việc quan sát các quy trình và làm công việc lưu trữ dữ liệu, dù có phần nhàm chán, là cần thiết Điều này giúp tác giả tích lũy kinh nghiệm quý báu để chuẩn bị cho những nhiệm vụ trong tương lai.
Thời gian thực tập ngắn hạn khiến trưởng bộ phận chưa thể tin tưởng hoàn toàn vào thực tập sinh như tác giả để giao trách nhiệm cho một hoặc vài giai đoạn công việc Do đó, cần có thời gian để quan sát và tích lũy kinh nghiệm trước khi được giao nhiệm vụ.
Một số giải pháp đề xuất cho công ty GSL
1 Công ty nên tiết kiệm giấy: không nên in quá nhiều giấy tờ hồ sơ rồi đem đi lưu trữ Chỉ thực sự in những giấy tờ quan trọng, cần thiết Gia tăng lưu trữ các hợp đồng và chứng từ trên hệ thống cơ sở dữ liệu của công ty Công ty có thể xem xét sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây của Google, Microsoft hoặc Dropbox,… để lưu trữ trực tiếp dữ liệu trên đám mây Đây là sự lựa chọn rất tiện dụng khi các nhân viên ở chi nhánh phía Bắc có thể dễ dàng truy cập kho lưu trữ dữ liệu khi cần, giúp đẩy nhanh tiến độ làm việc và xóa bỏ khoảng cách địa lý khi lưu chuyển dữ liệu
2 Để tránh nguy cơ quá tải công việc khi có nhiều đơn hàng, công ty nên tuyển thêm nhân viên cho bộ phận chứng từ và các bộ phận khác nếu như xem xét thấy có quá nhiều việc nhưng nhân lực hiện tại không đáp ứng đủ Đồng thời bộ phận nhân sự nên tích cực tìm kiếm các nhân tài trẻ từ các trường đại học có danh tiếng qua các group, các trang tuyển dụng như Jobhop, Ybox, các group tuyển dụng của Facebook,
3 Đầu tư thêm phương tiện vận tải ở chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh ở Hải Phòng nằm gần cảng Tân Vũ nên nhu cầu trung chuyển hàng hóa khá cao Vì vậy nên đầu tư thêm xe tải và đầu kéo container để có thể kiêm dịch vụ chuyên chở hàng và kéo container về kho cho khách hàng nếu được yêu cầu Giúp cho công ty không bị quá tải khi có quá nhiều đơn hàng đến
4 Tổ chức thêm các tập huấn nghiệp vụ, lớp tiếng anh chuyên ngành cho nhân viên để họ ôn lại kiến thức và cập nhật thêm các kiến thức mới để không bị tuột lại và nhầm lẫn trong quá trình làm việc với đối tác nước ngoài, góp phần xúc tiến các hoạt động với các đối tác nước ngoài nhiều hơn Hàng năm, công ty nên tổ chức các cuộc thi sát hạch về nghiệp vụ để đảm bảo chất lượng nhân viên và nhận ra được đâu là điểm yếu thường gặp ở đa số nhân viên để tìm ra giải pháp khắc phục.
