GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH VLXD TRƯỜNG THỊNH
Lịch sử hình thành và phát triển
1.1.1 Tên và địa chỉ của DN
Tên gọi của Công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VẬT LIỆU XÂY
Tên giao dịch quốc tế: TRUONG THINH LIMITED COMPANY
Tên viết tắt: TRUONGTHINH CERAMICS
Trụ sở chính: 324, Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, TP HCM Điện thoại: (028) 38682703-38682697 Fax: (028) 38686008 Website: truongthinhceramics.com.vn
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Trường Thịnh, thành lập năm 1992, chuyên phân phối gạch men cao cấp với hai dòng sản phẩm bóng kính và bóng mờ nghệ thuật từ các thương hiệu nổi tiếng Châu Âu và Châu Á như Ý, Thụy Sĩ, Trung Quốc, Malaysia Hệ thống phân phối của công ty trải dài từ Bắc Trung Bộ đến Cà Mau với hơn 300 cửa hàng đại lý Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về tư vấn và thiết kế, Trường Thịnh không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý và nhân viên thông qua các khóa huấn luyện từ chuyên gia nước ngoài, từ đó xây dựng thương hiệu mạnh mẽ và uy tín trong lòng người tiêu dùng Việt Nam.
Công Ty TNHH VLXD Trường Thịnh chuyên cung cấp gạch men ngọai nhập cao cấp từ các thương hiệu nổi tiếng tại Châu Âu và Châu Á Công ty đã tham gia cung cấp và phân phối sản phẩm cho nhiều dự án lớn tại Việt Nam, bao gồm AA Decor Main Showroom, Cao Minh Design Boutique, RMIT International University Vietnam, Galaxy Cinema Nguyen Du, California WOW Experience, và Khu du lịch Lạc Cảnh Đại Nam Văn Hiến, cùng với Hùng Vương Plaza.
1.1.3 Ngành nghề kinh doanh của công ty
Sau 26 năm hình thành và phát tiển, Trường Thịnh hiện là đại diện phân phối độc quyền tại Việt Nam của các thương hiệu gạch nổi tiếng như Daugres, Igres, Niro, Romario, Gusto với các dòng sản phẩm đều có chỉ số thấm hút nước rất thấp (dưới 0.05%) nên rất tiện lợi trong việc lau chùi, vệ sinh hàng ngày trong quá trình sử dụng Bên cạnh đó, độ chống mài mòn bề mặt gạch luôn vào khoảng PEI 3-5 nên có thể sử dụng để ốp tường hay lát nền, ứng dụng ở hầu hết các không gian sống và làm việc, sản xuất từ căn hộ chung cư tới các trung tâm thương mại Ngoài ra, công ty còn cung cấp các sản phẩm gạch của các thương hiệu gạch khác như Oumei, Summit, Kangjian, Trend, Kingdom…
1.1.4 Mục tiêu và sứ mệnh của công ty
Trong 5 năm tới, Trường Thịnh với những tiềm năng và nổ lực của mình sẽ phấn đấu trở thành một trong những công ty dẫn đầu trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm và dịch vụ hoàn mỹ trong ngành xây dựng Việt Nam Bằng những nỗ lực nghiên cứu, sáng tạo, đổi mới Trường Thịnh sẽ không ngừng mang lại giá trị tăng thêm cho khách hàng cũng như cho cổ đông, nhân viên và góp phần phát triển kinh tế xã hội.
Cơ cấu tổ chức của Công ty
1.2.1 Tổ chức nhân sự của Công ty
Nguyên tắc tổ chức nhân sự của công ty là tự chọn và bố trí lao động hợp lý cho công việc Tổ chức lao động trong công ty do Tổng giám đốc quyết định, người này là đại diện pháp luật do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị cùng Đại hội đồng cổ đông về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
Bộ máy làm việc của công ty bao gồm các phòng ban nghiệp vụ quan trọng như: Phòng Hành chính Nhân sự, Phòng Marketing & Sales, Phòng Tài chính Kế toán, Kho thành phẩm, Ban Quản lý Chất lượng, và Ban Quản lý Dự án và Đầu tư.
1.2.2 Tổ chức bộ máy quản lý công ty
SĐ 1.1: Tổng quan sơ đồ tổ chức bộ máy Trường Thịnh
(Nguồn: Tài liệu lưu hành nội bộ Trường Thịnh)
1.2.2.1 Phòng Hành chính Nhân sự:
Phòng nhân sự có nhiệm vụ tư vấn cho Tổng giám đốc về quản lý lao động và tiền lương của công nhân Đồng thời, phòng cũng đảm nhận việc thu nhận, điều động và đào tạo đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao, nhằm cung cấp nguồn nhân lực phù hợp cho từng bộ phận khác nhau trong công ty, cũng như tổ chức gắn kết nhân viên.
Thực hiện quản lý công văn và tiếp nhận các văn bản, quyết định, thông tư từ công ty và Bộ, sau đó chuyển giao cho các phòng ban khác trong công ty.
Phòng có nhiệm vụ theo dõi và giải quyết các trường hợp khó khăn cho gia đình cán bộ công nhân viên, đồng thời quản lý việc xuất, nhập văn phòng phẩm và công cụ dụng cụ văn phòng.
- Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng
- Khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng tiềm năng
- Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu
- Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trường mong muốn
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing như 4P: sản phẩm, giá cả, phân phối, chiêu thị
1.2.2.3 Phòng Tài chính Kế toán:
Tổ chức hạch toán kế toán cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cần tuân thủ đúng luật kế toán và thống kê của Nhà nước Việc tổng hợp sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính (BCTC) và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ hỗ trợ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ghi chép một cách chính xác, kịp thời và có hệ thống về sự biến động của các nguồn vốn cấp, vay và giải quyết các loại vốn là rất quan trọng Điều này phục vụ cho việc huy động vật tư, nguyên liệu và hàng hóa, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Theo dõi công nợ của công ty là rất quan trọng, bao gồm việc phản ánh và đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt cùng với các hình thức thanh toán khác Đồng thời, cần thực hiện công tác thanh quyết toán một cách hiệu quả.
Thực hiện công tác quyết toán năm theo quy định và hạch toán lỗ, lãi cho từng đơn vị trực thuộc và toàn Công ty là nhiệm vụ quan trọng, giúp Tổng Giám đốc nắm bắt chính xác nguồn vốn và kết quả sản xuất kinh doanh hàng năm.
Quản lý nguồn vốn hiệu quả là yếu tố then chốt trong việc điều tiết hoạt động tài chính của công ty Điều này bao gồm việc theo dõi và quản lý quá trình sử dụng tiền vốn, tài sản, cũng như cân đối nhu cầu chi tiêu của từng bộ phận Đồng thời, việc tập hợp chi phí trong các kỳ báo cáo cũng đóng vai trò quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Phòng thực hiện hạch toán toàn bộ quá trình thi công công trình, bao gồm tính giá thành, tính lương nhân viên và theo dõi quá trình ký kết hợp đồng với khách hàng Đồng thời, phòng cũng phản ánh hoạt động thi công của công ty, cung cấp số liệu cho việc điều hành thi công, kiểm tra tình hình thực hiện các kế hoạch và hỗ trợ công tác quản lý của doanh nghiệp.
1.2.2.4 Ban Quản lý Chất lượng:
Công ty cam kết thực hiện, duy trì và cải tiến Hệ thống Quản lý Chất lượng theo tiêu chuẩn, đồng thời kiểm soát và cập nhật tài liệu quản lý chất lượng phù hợp với hoạt động thực tế Chương trình đánh giá nội bộ được lập và thực hiện nhằm đảm bảo hệ thống luôn được cải tiến Chúng tôi tổ chức thực hiện các yêu cầu đánh giá giám sát định kỳ từ tổ chức cấp chứng chỉ, thiết lập kênh thông tin từ các bộ phận đến Ban Quản lý Chất lượng để đảm bảo hiệu quả vận hành của hệ thống Ngoài ra, công ty cũng đề xuất các yêu cầu cải tiến, xử lý vấn đề không phù hợp và thực hiện các hoạt động khắc phục cần thiết.
Hướng dẫn quy trình nhập kho, xuất kho, sắp xếp và bảo quản gạch nhằm tối ưu hóa chất lượng sản phẩm Việc thực hiện đúng thứ tự và cách thức sẽ giúp nâng cao hiệu quả lưu trữ và sử dụng gạch, đảm bảo chất lượng tốt nhất cho công trình.
- Kiểm soát quá trình nhập- xuất đúng số liệu - cập nhật đúng thời gian quy định để phục vụ công tác bán hàng
1.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán
1.2.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Trường Thịnh
Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán có trách nhiệm chỉ đạo công tác tài chính kế toán và chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Công ty Vị trí này cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Ban Giám đốc về mọi vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Quản lý chỉ đạo các công việc toàn diện của phòng kế toán
- Phân công, giao nhiệm vụ cho từng cán bộ, từng bộ phận kế toán trong toàn công ty
- Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về công tác hạch toán kế toán
- Cung cấp các thông tin tài chính trực tiếp cho lãnh đạo công ty cũng như các cơ quan bên ngoài
Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Trường Thịnh
(Nguồn: Tài liệu lưu hành nội bộ Trường Thịnh)
- Trực tiếp ban hành các mẫu biểu, sổ sách kế toán để phù hợp yêu cầu quản lý của công ty
Kiểm tra và tổng hợp chi phí, tính giá thành cho từng công trình cụ thể, đồng thời thực hiện quyết toán với khách hàng để xác định lãi lỗ Cung cấp tư vấn cho Tổng Giám đốc về việc xây dựng kế hoạch và phân tích hiệu quả kinh doanh theo từng thời điểm.
- Có trách nhiệm thay thế kế toán trưởng chỉ đạo các công việc của phòng khi kế toán trưởng đi vắng
- Chỉ đạo công tác kế toán tổng hợp để lập BCTC và các báo cáo khác
- Phân công kiểm soát công việc của từng nhân viên để sữa chữa, bổ sung và khắc phục kịp thời
- Có chương trình, phương hướng để giải quyết công việc của từng người, từng bộ phận
- Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về các số liệu kế toán tổng hợp
Kế toán tổng hợp:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HTK TRONG DN THƯƠNG MẠI
Kế toán HTK và kế toán HTK
2.1.1 Khái niệm và phạm vi HTK
HTK, hay hàng tồn kho, bao gồm toàn bộ giá trị hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu và các công cụ, dụng cụ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, HTK không bao gồm hàng hóa nhận bán hộ, giữ hộ, nhận bán đại lý, ký gửi, ký cược và ký quỹ.
Trong doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho (HTK) thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản lưu động Do đó, kế toán hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng trong công tác kế toán tại doanh nghiệp.
HTK bao gồm những hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường
- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
2.1.1.3 Mục đích lưu trữ HTK:
Doanh nghiệp duy trì hàng tồn kho để ngăn ngừa tắc nghẽn trong bán hàng và đảm bảo quy trình sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô Việc này cũng giúp tránh ảnh hưởng đến doanh thu khi hàng hóa thành phẩm luôn sẵn có.
Dự phòng hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại giúp bù đắp thiệt hại thực tế do hàng hóa tồn kho giảm giá, đồng thời phản ánh chính xác giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho khi doanh nghiệp lập báo cáo tài chính.
DN lưu giữ hàng tồn kho sẽ có lợi thế về giá cả khi thị trường biến động, đặc biệt trong trường hợp thiếu hụt mặt hàng hoặc khi giá trị hàng hóa tăng cao.
2.1.2.1 Nhiệm vụ kế toán HTK
Theo dõi và ghi chép kịp thời tình hình biến động của hàng tồn kho (HTK) cả về giá trị và hiện vật là rất quan trọng Việc này giúp xác định chính xác trị giá tài sản và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tính đúng tính trị giá của HTK sẽ là cơ sở vững chắc cho việc quản lý tài chính hiệu quả.
Kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục nhập xuất vật tư và hàng hóa là rất quan trọng Đồng thời, cần thực hiện kiểm kê để đánh giá lại tình hình vật tư, hàng hóa Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng phải tuân thủ theo quy định của cơ chế tài chính hiện hành.
- Cung cấp kịp thời những thông tin về tình hình hàng hóa tồn kho nhằm phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo và quản lý kinh doanh ở DN
- Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hóa, giảm giá hàng hóa
- Kiểm kê hàng hóa đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho
2.1.2.2 Mối quan hệ của kế toán HTK đến công tác kế toán trong DN
Kế toán hàng hóa tồn kho và kế toán công nợ có mối liên hệ chặt chẽ, yêu cầu thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng với thư ký Kinh doanh và khách hàng Thông tin này sau đó được báo cáo cho Kế toán tổng hợp và nhân viên kinh doanh, giúp họ nắm bắt số nợ còn lại của khách hàng để tiến hành thu nợ hiệu quả.
Trong doanh nghiệp thương mại, kế toán hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình nhập, xuất, và tồn kho hàng hóa Kế toán hàng hóa cung cấp số liệu cho các bộ phận kế toán khác, như kế toán doanh thu bán hàng, nhằm kiểm tra số liệu thực bán cho khách hàng Đồng thời, thông tin này cũng hỗ trợ trong việc lập kế hoạch bán hàng và nhập hàng cho các giai đoạn tiếp theo.
Hàng hóa đóng vai trò là tài sản chính của doanh nghiệp thương mại Việc hạch toán hàng hóa càng chính xác sẽ giúp quản lý tài sản của doanh nghiệp một cách chặt chẽ hơn Do đó, hạch toán kế toán hàng hóa không chỉ phản ánh nguồn vốn mà còn là yếu tố quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán hàng hóa có mối liên hệ chặt chẽ với công tác kế toán thuế doanh nghiệp Việc hạch toán chính xác lượng hàng nhập vào và bán ra sẽ đảm bảo tính chính xác trong việc kê khai thuế đầu vào và đầu ra cho cơ quan thuế Điều này giúp tránh nhầm lẫn trong hóa đơn, từ đó giảm thiểu chênh lệch giữa số liệu nhập và xuất thực tế tại doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.
2.2 Xác định giá trị HTK
2.2.1 Nguyên tắc xác định giá trị HTK
Kế toán hàng tồn kho (HTK) phải tuân thủ các quy định của Chuẩn mực kế toán "HTK" trong việc xác định giá gốc hàng tồn kho, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí.
Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho (HTK) được quy định rõ ràng cho từng loại vật tư và hàng hóa, dựa trên nguồn hình thành và thời điểm tính giá.
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất và kinh doanh bình thường, sau khi trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Giá gốc của hàng tồn kho (HTK) bao gồm các chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để đạt được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Kế toán chi tiết HTK
Kế toán chi tiết hàng tồn kho (HTK) được thực hiện dựa trên số lượng và giá trị của hàng hóa nhập, xuất và tồn Công việc này yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kho và phòng kế toán để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài sản.
2.3.1 Chứng từ và sổ sách kế toán nhập - xuất HTK
Theo chế độ chứng từ kế toán chi tiết HTK gồm có:
- Phiếu nhập kho (mẫu số 1-VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu số 2-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa (mẫu số 3-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03PXK-3LL)
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (04HDL-3LL)
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập kho
Tổng chi phí mua hàng x Số lượng từng mặt hàng Tổng số lượng hàng mua
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 4-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa (mẫu số 5-VT)
- Bảng kê mua hàng (mẫu số 6-VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (mẫu số 7-VT)
- Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có HĐ (04/GTGT)
Ngoài các chứng từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước, doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kế toán linh hoạt, tùy thuộc vào lĩnh vực, đặc điểm và tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp.
2.3.2 PP kế toán chi tiết HTK
DN có thể lựa chọn một trong ba PP sau:
PP đối chiếu luân chuyển
Việc kế toán chi tiết được tổ chức ở kho và phòng kế toán
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép chi tiết việc nhập, xuất và tồn kho theo từng loại vật tư và hàng hóa Hằng ngày hoặc định kỳ, thủ kho kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của thẻ kho, sau đó gửi phiếu nhập xuất kho cho kế toán để đảm bảo quản lý hàng hóa hiệu quả.
Hằng ngày hoặc định kỳ, kế toán kiểm tra và ghi nhận giá trị vật tư, hàng hóa dựa trên phiếu nhập - xuất do thủ kho chuyển lên Sau khi ghi đơn giá và tính thành tiền, các số liệu sẽ được ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hóa theo từng mặt hàng về số lượng và giá trị tiền Cuối cùng, kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết vào bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa theo từng mặt hàng và nhóm hàng, tạo cơ sở đối chiếu với kế toán tổng hợp trên tài khoản 156.
2.3.2.2 PP đối chiếu luân chuyển
PP này xây dựng trên cở sở cải tiến PP thẻ song song
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng hàng tồn kho (HTK) nhập, xuất và tồn theo phương pháp thẻ song song Hằng ngày, thủ kho dựa vào các chứng từ nhập-xuất để cập nhật thông tin vào thẻ kho Sau khi ghi chép, các chứng từ này sẽ được chuyển cho phòng kế toán để tính toán giá trị vật tư và hàng hóa.
Sơ đồ 2.1: Quá trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp thẻ song song
(Nguồn: Tài liệu tham khảo)
Các chứng từ do thủ kho ghi vào thẻ kho sẽ được gửi đến phòng kế toán để xác định giá trị vật tư, hàng hóa Kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh mục vật tư, hàng hóa theo từng kho Sổ này được ghi chép vào cuối mỗi tháng, mỗi mặt hàng chỉ ghi một dòng Cuối tháng, cần đối chiếu số lượng trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và kiểm tra giá trị với bảng tính giá vật tư, hàng hóa.
Phương pháp số dư là một cải tiến quan trọng trong tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho (HTK) Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và ghi chép của phòng kế toán Nhờ vào sự kết hợp này, kho chỉ hạch toán về số lượng, trong khi phòng kế toán hạch toán về giá trị, từ đó loại bỏ sự trùng lặp giữa kho và kế toán Điều này tạo điều kiện cho việc kiểm tra thường xuyên và hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán luôn chính xác và kịp thời.
Sơ đồ 2.2: Quá trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp đối chiếu luân chuyển
(Nguồn: Tài liệu tham khảo)
Thủ kho cần mở thẻ kho cho từng mặt hàng để theo dõi số lượng dựa trên các phiếu nhập, xuất trong kỳ Sau đó, thủ kho sẽ tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng theo từng danh điểm vật tư, hàng hóa Đồng thời, cần nhập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo phiếu nhập xuất Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào số lượng tồn kho theo từng mặt hàng trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư, sau đó chuyển cho kế toán Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, sử dụng cho cả năm, và cuối mỗi tháng sẽ giao cho thủ kho ghi một lần.
Hàng ngày, kế toán ghi nhận các phiếu nhập, xuất do thủ kho chuyển đến vào bảng kê nhập, xuất, tồn của từng kho theo giá trị Cuối tháng, dựa vào đơn giá và số lượng, kế toán tính toán và ghi vào cột “số tiền” trên sổ số dư Sau đó, tiến hành đối chiếu số liệu ở cột “số tiền” trên sổ số dư với cột “tồn cuối kỳ” trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn của toàn doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác với kế toán tổng hợp TK 156.
Sơ đồ 2.3: Quá trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp
(Nguồn: Tài liệu tham khảo)
Kế toán tổng hợp HTK
Có hai PP kế toán HTK:
- PP kê khai thường xuyên
- PP kiểm kê định kỳ
Mỗi phương pháp kế toán phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, và việc lựa chọn phương pháp thích hợp sẽ giúp công tác kế toán diễn ra thuận lợi hơn, đồng thời nâng cao độ chính xác cho doanh nghiệp.
2.4.1 Kế toán tổng hợp theo PP kê khai thường xuyên
2.4.1.1 Đặc điểm PP kê khai thường xuyên
- Theo phương pháp này, quá trình theo dõi thường xuyên, liên tục, có hệ thống
- Phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn HTK tại mọi thời điểm
- Giá trị hàng xuất có thể tính được ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ
PP này phù hợp với các doanh nghiệp lớn, thực hiện nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời và chuyên cung cấp các mặt hàng có giá trị cao.
2.4.1.2 Chứng từ sử dụng
- HĐ giá trị gia tăng mua vật tư, hàng hóa
- Các chứng từ thanh toán tiền mua vật tư, hàng hóa
- Biên bản kiêm nhận vật tư, hàng hóa
- Biên bản kiểm kê HTK
- HĐ giá trị gia tăng khi bán hàng hóa
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
2.4.1.3 Tài khoản sử dụng: có 9 TK
- TK 151: Hàng mua đang đi đường
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
- TK 153: Công cụ, dụng cụ
- TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- TK 157: Hàng gửi đi bán
- TK 158: Hàng hoá kho bảo thuế
- TK 229: Dự phòng giảm giá HTK Đối với DN thương mại chỉ sử dụng TK 151, 156, 157, 229
TK 151: Hàng mua đang đi đường
TK này phản ánh các loại hàng hóa, vật tư mà doanh nghiệp đã mua và thanh toán cho người bán, nhưng chưa được nhập về kho vào cuối kỳ.
+ Bên Nợ: phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường
+ Bên Có: phản ánh giá trị hành hóa, vật tư về nhập kho hoặc chuyển bán cho khách hàng
Số dư nợ phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đã mua nhưng vẫn còn đang đi đường
TK này dùng để phản ảnh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại hàng hóa của DN
Kế toán nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trên tài khoản 156 được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc theo Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” Giá gốc hàng hóa bao gồm giá mua, chi phí thu mua như vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, cùng với các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có) và thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ) Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa để bán lại nhưng cần gia công, sơ chế, tân trang, hoặc phân loại để tăng giá trị hoặc khả năng bán, thì giá trị hàng mua sẽ bao gồm cả chi phí gia công và sơ chế.
TK 156 được chi tiết thành 3 TK:
+ TK 1561: Giá mua hàng hóa
+ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa
+ TK 1567: Hàng hóa bất động sản
- Trị giá hàng hóa mua vào đã nhập kho theo HĐ mua hàng
Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt đối với hàng nhập khẩu, và thuế GTGT hàng nhập khẩu sẽ không được khấu trừ nếu không đáp ứng điều kiện, dẫn đến việc tính thuế GTGT đầu vào cho số hàng hóa đã nhập kho từ bên ngoài.
- Trị giá của hàng hóa giao gia công, chế biến xong nhập kho, gồm: Giá mua vào và chi phí gia công chế biến
- Trị giá hàng hóa nhận vốn góp
- Trị giá hàng hóa đã bán bị trả lại nhập kho
- Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê
Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ bao gồm các hình thức như xuất bán, trao đổi, biếu tặng, xuất giao đại lý, xuất cho đơn vị hạch toán phụ thuộc, xuất sử dụng nội bộ, và xuất góp vốn liên doanh, liên kết.
- Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng
- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng
- Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán
- Trị giá hàng hóa hao hụt, mất mát
- Chi phí thu hàng hóa thực tế phát sinh liên quan tới khối lượng hàng hóa mua vào đã nhập trong kì
- Phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa đã tiêu thụ trong trong kì
Số dư bên nợ vào cuối kỳ phản ánh phản ánh trị giá mua và chi phí mua hàng tồn cuối kỳ
TK này phản ánh giá trị hàng hóa mà doanh nghiệp đang gửi bán, bao gồm trị giá hàng hóa, thành phẩm gửi bán đại lý, ký gửi, và dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng Tuy nhiên, giá trị này chưa được xác định là doanh thu bán hàng trong kỳ vì số hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi và dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng vẫn chưa được tính vào doanh thu.
Trị giá hàng hóa và thành phẩm được gửi đến khách hàng, đại lý bán hàng, hoặc gửi ký gửi cho các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc.
- Trị giá dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, nhưng chưa được xác định là đã bán
- Trị giá hàng hóa, thành phẩm gửi đi bán, dich vụ đã cung cấp được xác định là đã bán
- Trị giá hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã gửi đi bị khách hàng trả lại
Số dư bên Nợ vào cuối kỳ phản ánh trị giá hàng hóa đã cung cấp chưa được xác định là đã bán trong kỳ
TK 229: Dự phòng giảm giá HTK
Là khoản dự phòng giảm giá HTK khi có sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của HTK
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thiết lập khi lập báo cáo tài chính, và việc này cần tuân thủ đúng các quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” cùng với các quy định của chế độ tài chính hiện hành.
TK 229 được chi tiết thành 3 TK:
- Tài khoản 2291 - Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh
- Tài khoản 2292 - Dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác
- Tài khoản 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi
- Tài khoản 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết;
Bù đắp giá trị khoản đầu tư vào đơn vị khác là cần thiết khi có quyết định sử dụng số dự phòng đã lập để khắc phục tổn thất xảy ra.
- Bù đắp phần giá trị đã được lập dự phòng của khoản nợ không thể thu hồi được phải xóa sổ
- Trích lập các khoản dự phòng tổn thất TS tại thời điểm lập BCTC
Số dư bên Có phản ảnh số tổn thất TS hiện có vào cuối kỳ
2.4.1.4 Các nghiệp vụ làm tăng, giảm HTK theo PP kê khai thường xuyên tại
DN thương mại Đối với DN thương mại hai hoạt động chủ yếu là hoạt động mua, bán hàng hóa cho người tiêu dùng hoặc bên trung gian
Khi đó, HTK được tách ra thành trị giá hàng mua và chi phí thu mua:
- 1562: Chi phí thu mua hàng hoá
Sơ đồ 2.4: Hạch toán hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên trong DN thương mại
Chiết khấu hoặc giảm giá nhập
Hàng mua đang trên đường về
Thuế nhập khẩu phải nộp Được biếu tặng, nhận góp vốn
Thiếu hụt trong kiểm kê
Chênh lệch giảm do đánh giá lại
Chênh lệch tăng do đánh giá lại
Sơ đồ 2.6: Hạch toán hàng gửi đi bán trong DN thương mại
(Nguồn: Tài liệu tham khảo)
Phân bổ chi phí mua hàng để xác định giá vốn
Sơ đồ 2.5: Hạch toán chi phí mua hàng trong DN thương mại
(Nguồn: Tài liệu tham khảo)
Xuất kho hàng hóa gửi bán
Hàng gửi bán đã tiêu thu
Hàng hóa vừa mua gửi bán ngay
Hàng hóa gửi bán nhập lại kho
Hàng hóa vừa mua gửi bán ngay
Chi phí thu mua hàng phát sinh
2.4.2 Kế toán tổng hợp theo PP kiểm kê định kỳ
2.4.2.1 Đặc điểm PP kiểm kê định kỳ
- Theo PP này, quá trình theo dõi HTK không thường xuyên và liên tục
- HTK chỉ được phản ánh vào đầu kỳ và cuối kỳ không phản ánh được nhập - xuất trong kỳ
PP này phù hợp với các doanh nghiệp có đa dạng chủng loại hàng hóa và vật tư với quy cách, mẫu mã khác nhau, thường có giá trị thấp Đặc biệt, những mặt hàng và vật tư này thường xuyên được xuất dùng hoặc xuất bán, như trong trường hợp của các cửa hàng bán lẻ.
- Trị giá hàng xuất trong kỳ được tính theo công thức:
2.4.2.2 Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng cho PP này giống như chứng từ sử dụng ở PP kê khai thường xuyên
Cuối kỳ kế toán, cần nhận chứng từ nhập - xuất hàng hóa từ thủ kho, sau đó kiểm tra và phân loại chứng từ theo chủng loại và từng nhóm hàng hóa Tiếp theo, ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng chứng từ.
2.4.2.3 Tài khoản sử dụng
TK 151, TK 152, TK 153, TK 156, TK 157: Đối với DN thương mại chỉ sử dụng TK 151, 156, 157
Khi áp dụng theo PP này chỉ sử dụng để phản ánh vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ
+ Bên Nợ: Phản ánh trị giá thực tế HTK cuối kỳ
+ Bên Có: Kết chuyển thực tế HTK đầu kỳ
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận giá trị hàng hóa mua vào và xuất bán trong kỳ kế toán, cũng như để chuyển giao giá trị hàng hóa tồn kho ở đầu kỳ và cuối kỳ kế toán.
Trị giá xuất hàng hóa trong kỳ = Trị giá HTK đầu kỳ + Trị giá HTK nhập trong kỳ + Trị giá HTK cuối kỳ
- Kết chuyển giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê)
- Giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, mua vào trong kỳ
- Kết chuyến giá gốc hàng hoá tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê)
- Giá gốc hàng hoá hoặc giá gốc hàng hoá xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ)
- Giá gốc hàng hoá mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư
2.4.2.4 Các nghiệp vụ làm tăng, giảm HTK theo PP kiểm kê định kỳ tại DN thương mại
Chiết khấu giảm giá hoặc số hàng hóa trả lại cho người bán
Kết chuyển hàng hóa đầu kỳ
Trị giá hàng hóa nhập trong kỳ Trị giá hàng hóa cuối kỳ
Trị giá hàng hóa đã bán trong kỳ
Sơ đồ 2.7: Hạch toán hàng hoá theo PP kiểm kê định kỳ
(Nguồn: Tài liệu tham khảo)
Tổ chức sổ kế toán và ghi sổ kế toán
2.5.1 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Mẫu sổ đơn giản và dễ thực hiện giúp việc kiểm tra đối chiếu trên sổ Nhật ký chung trở nên thuận tiện Hình thức kế toán này rất phù hợp cho các loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều được ghi chép trên một sổ, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý tài khoản và in ấn sổ sách.
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để ghi chép vào Nhật ký – Sổ Cái và Sổ chi tiết hàng hóa Định kỳ, kế toán sẽ cộng Sổ/Thẻ chi tiết hàng hóa và ghi vào Sổ tổng hợp chi tiết, sau đó đối chiếu với Nhật ký – Sổ cái của tài khoản cùng loại.
Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi sổ hình thức Nhật ký – Sổ Cái
(Nguồn: Tài liệu tham khảo)
Chứng từ gốc về hàng hóa
Thẻ/ Sổ kế toán chi tiết
Sổ tổng hợp chi tiết
Cuối kỳ căn cứ vào Nhật ký – Sổ Cái và Sổ tỏng hợp chi tiết để ghi vào Báo cáo kế toán
2.5.2 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Hình thức này phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp và mọi trình độ quản lý, kế toán, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp sử dụng kế toán bằng máy vi tính.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh cần được ghi chép vào sổ Nhật ký, với trọng tâm là sổ Nhật ký chung Việc ghi chép này phải tuân theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ Sau khi ghi chép vào sổ Nhật ký, số liệu sẽ được sử dụng để cập nhật Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Chứng từ gốc về hàng hóa (Phiếu nhập, xuất kho)
Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán
Nhật ký đặt biệt Thẻ/ Sổ chi tiết
Sổ tổng hợp chi tiết hàng hóa
Sơ đồ 2.9: Quy trình ghi sổ hình thức Nhật ký chung
(Nguồn: Tài liệu tham khảo)
Hằng ngày, dựa vào các chứng từ, cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Từ số liệu trên sổ này, tiến hành ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng Nếu đơn vị có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan cùng lúc với việc ghi sổ Nhật ký chung.
Nếu doanh nghiệp sử dụng nhật ký đặc biệt, kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt Cuối kỳ, kế toán sẽ ghi vào sổ cái tài khoản 156 và 157.
Vào cuối tháng, kế toán cần ghi chép số liệu từ sổ thẻ chi tiết hàng hóa vào tổng hợp chi tiết Sổ này phải được đối chiếu với Sổ Cái TK 156 và 157 Nếu các số liệu trùng khớp, kế toán sẽ ghi vào Bảng Cân đối số phát sinh.
Cuối quý, từ Bảng Cân đối số phát sinh và Bảng Tổng hợp chi tiết kế toán ghi vào hệ thống Báo cáo Kế toán
2.5.3 Hình thức kế toán trên máy vi tính
2.5.3.1 Đặc điểm Đối với hình thức kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của các hình thức trên
Phần mềm kế toán cần đảm bảo in đầy đủ Sổ kế toán và Báo cáo tài chính (BCTC) theo quy định, mặc dù không hiển thị toàn bộ quy trình ghi sổ kế toán.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
BCTC Báo cáo quản trị
Chứng từ gốc của hàng hóa
Sổ Tổng hợp Sổ chi tiết
Sơ đồ 2.10: Quy trình ghi sổ trên máy vi tính
(Nguồn: Tài liệu tham khảo)
Hằng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ làm căn cứ ghi sổ Trong quá trình này, kế toán cần hiểu rõ bản chất nghiệp vụ để xác định tài khoản ghi nợ và tài khoản chi có, từ đó hạch toán chính xác vào phần mềm theo giao diện các bảng biểu đã được thiết kế Dữ liệu nhập vào sẽ tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp, sổ cái và nhật ký - sổ cái cùng các sổ, thẻ chi tiết liên quan Nếu có số liệu nhập sai trong phần mềm và chưa lập báo cáo tài chính (BCTC), kế toán có thể sửa trực tiếp trên phần mềm Tuy nhiên, nếu đã lập BCTC, kế toán cần thực hiện bút toán ngược để điều chỉnh bút toán cũ và lập bút toán đúng mới thay thế, hoặc có thể xóa bút toán sai và nhập lại bút toán đúng mới.
Cuối tháng, kế toán thực hiện khóa sổ trên phần mềm và lập báo cáo tài chính (BCTC) Kế toán cũng có thể kiểm tra lại số liệu giữa sổ kế toán và BCTC để đảm bảo tính chính xác.
Cuối kỳ, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Kế toán dự phòng giảm giá HTK
2.6.1 Nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá HTK
Doanh nghiệp cần thu thập các chứng cứ đáng tin cậy về sự suy giảm giá trị thuần của hàng tồn kho (HTK) so với giá gốc để trích lập dự phòng giảm giá HTK Dự phòng này là khoản dự tính trước, được đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh nhằm bù đắp cho các thiệt hại thực tế khi giá trị của HTK giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (HTK) được thiết lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính (BCTC) Việc lập dự phòng này cần tuân thủ đúng các quy định của chế độ tài chính hiện hành.
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho (HTK) năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã lập năm trước, thì chênh lệch này sẽ được ghi tăng vào dự phòng và đồng thời ghi tăng vào giá vốn hàng bán.
Khi khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho (HTK) lập năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng năm trước, chênh lệch này sẽ được hoàn nhập, dẫn đến việc ghi giảm dự phòng và giảm giá vốn hàng bán.
Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá trị HTK xác định khoản dự phòng cần lập cho niên độ tiếp theo
Doanh nghiệp cần căn cứ vào tình hình giảm giá và số lượng hàng tồn kho thực tế của từng loại vật tư, hàng hóa để xác định mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo công thức cụ thể.
Kế toán mở sổ tổng hợp cho tài khoản 229 nhằm theo dõi tình hình trích lập và dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên cạnh đó, có thể mở sổ chi tiết để theo dõi số dự phòng được trích lập cho từng mặt hàng cụ thể.
2.6.2 Cách hạch toán dự phòng giảm giá HTK
Khi lập Báo cáo Tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán cần trích lập bổ sung phần chênh lệch.
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 229 :Số thực trích lập
Khi lập Báo cáo Tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong kỳ này thấp hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán cần thực hiện hoàn nhập phần chênh lệch bằng cách ghi Nợ TK 229 với số thực trích lập.
Có TK 632 : Giá vốn hàng bán
Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với hàng hóa bị hủy do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng hoặc không còn giá trị sử dụng cần được thực hiện một cách chính xác Việc ghi nhận các khoản giảm giá này là cần thiết để phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng hóa trong báo cáo tài chính.
Nợ TK 229: Số được bù đắp bằng dự phòng
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (nếu tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)
Kế toán xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho (HTK) là bước quan trọng trước khi doanh nghiệp 100% vốn nhà nước chuyển đổi thành công ty cổ phần Khoản dự phòng giảm giá HTK này nhằm bù đắp tổn thất và nếu được hạch toán, sẽ làm tăng vốn nhà nước.
Nợ TK 299: Dự phòng tổn thất
Có TK 411: Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Mức dự phòng giảm giá HTK năm kế
Số lượng vật tư, hàng hóa giảm giá tại cuối năm báo cáo x [ Giá trị ghi trên sổ sách Kế toán
Giá trị thuần có thể thực hiện được ]
