THIỆU KHÁI QUÁT VỀCÔNG TY TNHH HUNTER
Tóm lƣợc quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Hunter
1.1.1 Thông tin chung về công ty
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH HUNTER DOUGLAS VIỆT NAM
Tên viết tắt: HUNTER DOUGLAS VIỆT NAM Địa chỉ: Lô 1, đường số 1, KCN Bình Chiểu, Quận Thủ Đức Điện thoại: 08 38975556 Fax: 08 38975188
Mã số thuế: 0300805728 Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Đình Huân
Chức vụ: Tổng Giám Đốc
Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất và lắp đặt các sản phẩm Kiến trúc và mành màn thời trang
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Hunter Douglas Việt Nam
Năm 1919, Henry Sonnenberg thành lập Công ty sản xuất và phân phối máy móc tại Dusseldorf, Đức, và chuyển trụ sở chính sang Hà Lan vào năm 1933 Khi Thế chiến thứ hai bùng nổ năm 1940, ông chuyển trụ sở sang Mỹ và thành lập Công ty Douglas Machinery Co Ltd Năm 1946, công ty hợp tác với nhà phát minh Joe Hunter, tạo ra Công ty TNHH Hunter Douglas, nổi bật với những phát minh đột phá trong quy trình đúc nhôm Công ty đã phát minh ra mành ngang bằng nhôm, nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường Châu Âu và Mỹ Đến năm 1955, sản phẩm mành ngang bằng nhôm (Venetian Blinds) của Hunter Douglas đã trở thành sản phẩm hàng đầu tại Bắc Mỹ với hơn 1000 đại lý tại Mỹ và Canada.
Năm 1956, trụ sở của tập đoàn được chuyển đến Montreal, Canada, trong khi các cơ sở kinh doanh cũ ở Châu Âu được tận dụng để phát triển thị trường mành màn tại khu vực này Đến đầu thập niên 1960, tập đoàn đã thiết lập cơ sở kinh doanh tại các khu vực trọng điểm.
Công ty TNHH Hunter Douglas đã mở rộng thị trường tại Châu Âu, Nam Mỹ và Australia, giới thiệu nhiều loại trần sọc và sản phẩm ốp tường bằng kim loại, trở thành lĩnh vực kinh doanh chính của tập đoàn Năm 1969, cổ phiếu của công ty được niêm yết trên thị trường chứng khoán Amsterdam và Montreal, và đến năm 1971, trụ sở chính của tập đoàn được chuyển đến Rotterdam, Hà Lan.
1980, đã mở rộng thị trường sang Châu Á
Trong những năm gần đây, kinh tế Việt Nam đã có sự tăng trưởng mạnh mẽ, tạo ra cơ hội cho nhiều dự án xây dựng mới Sự phát triển này không chỉ đáp ứng nhu cầu kinh tế mà còn mang đến các sản phẩm kiến trúc và giải pháp che phủ hiên, cửa sổ, góp phần nâng cao tính thẩm mỹ cho các công trình Việt Nam đang trở thành một thị trường tiềm năng với nhiều triển vọng trong lĩnh vực xây dựng.
Công ty TNHH Hunter Douglas Việt Nam được thành lập vào năm 1996 dưới sự cho phép của chính phủ Việt Nam, đánh dấu một cơ hội đầu tư lớn trong bối cảnh phát triển kinh tế Công ty hoạt động theo giấy phép đầu tư số 1564/CP và đã được điều chỉnh theo giấy phép số 1564/GPDDC1-KCN-HCM vào năm 2001 Là một trong 170 công ty thuộc tập đoàn Hunter Douglas với 100% vốn nước ngoài, trụ sở chính của công ty tọa lạc tại KCN Bình Chiểu, Quận Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh.
Sau một năm hoạt động với vốn ban đầu 3.000.000 USD, công ty đã gặp khó khăn do khủng hoảng tiền tệ Châu Á, làm giảm đầu tư nước ngoài và dẫn đến tình trạng đóng băng trong xây dựng tại Việt Nam Tuy nhiên, đến năm 2001, với sự thay đổi nhân sự và vốn kinh doanh tăng lên 3.200.000 USD từ tập đoàn TNHH Hunter Douglas Seahold – Hà Lan, công ty đã nhanh chóng khôi phục và tìm được vị thế trên thị trường Trước nhu cầu cấp thiết của thị trường, ban lãnh đạo đã quyết định mở thêm văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Minh(2001), Hà Nội, Cần Thơ, Đà Nẵng, Campodia và mở rộng thị trường sang Lào, Myanmar
Công ty TNHH Hunter Douglas Việt Nam hoạt động với quy trình sản xuất, bán hàng và lắp đặt đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000 được chứng nhận bởi TUV SUD Đến nay, công ty đã gặt hái nhiều thành tựu đáng kể, củng cố thương hiệu và uy tín trong lòng khách hàng Sản phẩm của Hunter Douglas hiện đang được sử dụng tại nhiều công trình lớn, bao gồm sân bay Cam Ranh, Saigon Tower, và nhà ga T2 sân bay Nội Bài, khẳng định vị thế của công ty trên thị trường.
Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Hunter Douglas Việt Nam
Công ty chuyên thiết kế, sản xuất và lắp đặt các sản phẩm phục vụ cho các công trình như nhà thờ, khách sạn, tòa nhà văn phòng, sân bay, trung tâm thương mại và resort Sản phẩm chính của công ty bao gồm mành màn thời trang (WCP) và sản phẩm kiến trúc (AP) Bên cạnh đó, công ty cũng kinh doanh các linh kiện đi kèm cho những sản phẩm này.
Sản phẩm mành màn thời trang (WCP):
Bao gồm 2 nhãn hiệu nổi tiếng Luxaflex và Starlite đa dạng về hình dáng và màu sắc gồm:
Mành đứng: phù hợp với nhiều loại cửa sổ trong văn phòng làm việc cũng như nhà ở, sản phẩm này đang được ưa chuộng nhất hiện nay
Mành ngang là giải pháp hiệu quả để kiểm soát ánh sáng, được làm từ lá nhôm đã qua xử lý cách nhiệt, đảm bảo không bị cong hay xoắn Sản phẩm này đặc biệt phù hợp cho những khu vực có nhiều va chạm.
Mành cuốn: vừa mang tính trang trí cao, có tính năng chống nắng tốt, với hơn 1000 mẫu vải tùy yêu cầu khách hàng
Mành Duette: là thành quả của nhiều năm nghiên cứu, sử dụng loại vải độc đáo với cấu trúc hình tổ ong mang tính mỹ thuật cao
Mành gỗ: là dòng sản phẩm mới nhất; sang trọng, gần gũi với thiên nhiên
Sản phẩm kiến trúc (AP):
Công ty hiện đang sản xuất và cung cấp hơn 550 kiểu trần với đa dạng màu sắc, bao gồm trần kim loại mang hai nhãn hiệu Luxalon và Flexalum Các nhóm sản phẩm chính bao gồm trần vuông (Tile), trần dạng sọc (Linear), trần caro (Cell) và các loại tấm ốp, chắn nắng Những sản phẩm này được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới cho các công trình cao cấp.
1.2.2 Nhiệm vụ kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Hunter Douglas Việt Nam, thành viên của tập đoàn, có trách nhiệm duy trì và phát triển vốn, đồng thời đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.
Để nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp cần thực hiện sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, đồng thời tổ chức phân công sản xuất hợp lý nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường.
Đảm bảo tiến độ giao hàng, quá trình vận chuyển hàng hóa an toàn, uy tín
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với nhà nước, duy trì sổ sách minh bạch, cung cấp số liệu trung thực và lưu trữ thông tin rõ ràng.
Nhà lãnh đạo công bằng, chính trực, đảm bảo đời sống của cán bộ công nhân viên
Để thành công, công ty cần chủ động nắm bắt cơ hội, tìm kiếm đối tác phù hợp và không ngừng nâng cao uy tín cũng như chất lượng sản phẩm của mình.
1.2.3 Vai trò và ý nghĩa của thông tin kế toán tài chính đối với công ty
Thông tin kế toán tài chính cung cấp cho các đơn vị cơ sở để hoạch định chiến lược phát triển công ty Qua những dữ liệu kế toán, nhà quản trị có thể nắm bắt kịp thời tình hình tài chính và hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các chính sách và biện pháp nhằm phát huy điểm mạnh và giảm thiểu những hạn chế hiện có.
1.2.4 Chiến lược phát triển cho tương lai
Công ty TNHH Hunter Douglas Việt Nam đã ghi nhận nhiều thành tựu đáng kể, với sự gia tăng số lượng khách hàng và hợp đồng ký kết Chất lượng và số lượng sản phẩm ngày càng được cải thiện, góp phần nâng cao uy tín trong mắt khách hàng Lợi nhuận của công ty không ngừng tăng trưởng, đồng thời mở rộng thị trường tiêu thụ nhanh chóng trên toàn quốc.
Công ty đang tích cực mở rộng thị trường quốc tế để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nâng cao vị thế thương hiệu Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao và khả năng sản xuất theo yêu cầu của khách hàng.
Tổ chức quản lý của công ty
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
Sơ đồ 1.1 về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty được trình bày chi tiết ở trang 10 của báo cáo này, trong khi sơ đồ gốc có thể được tìm thấy trong phần phụ lục số 7.
1.3.2 Nhiệm vụ của từng phòng ban
Công ty hiện có 62 nhân viên chính thức và một số nhân viên thời vụ theo hợp đồng lao động Lãnh đạo công ty là Tổng Giám Đốc cùng Ban Giám Đốc, bao gồm Giám đốc Tài chính – Hành chính và Giám đốc sản xuất, nhưng hiện tại Giám đốc Tài chính – Hành chính cũng đảm nhiệm vị trí Giám đốc sản xuất Ban điều hành của công ty nổi bật với sự chính trực, công bằng và năng lực quản lý cao, đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác Văn phòng công ty được chia thành nhiều bộ phận khác nhau.
Bộ phận Tài Chính và Hành Chính: Đứng đầu là Giám Đốc Tài Chính và Hành Chính (kiêm Giám đốc sản xuất) với các chức năng sau:
Quản lý tài chính công ty hiệu quả và cân đối nguồn vốn là nhiệm vụ quan trọng, giúp tham mưu cho Tổng Giám Đốc trong việc khai thác và sử dụng nguồn vốn tối ưu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, phân tích báo cáo kết quả kinh doanh của tập đoàn, nhằm hỗ trợ Tổng Giám Đốc trong việc chỉ đạo hoạt động tài chính của công ty.
Tổ chức, sắp xếp bộ máy nhân sự của công ty
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý
Quản lý Bộ phận miền Bắc
Quản lý Bộ phận miền Nam
Trợ lý quản lý vận hành
Hà Nội Đại lý Đà nẵng
Giám đốc sản xuất Điều phối viên xuất khẩu
Văn phòng kinh doanh Campuchia
Văn phòng kinh doanh HCM
Kết toán viên Đại lý Cần Thơ Đại diện quản lý
Quản lý chuỗi cung ứng
Hỗ trợ sản xuất miền Bắc
Trợ lý hỗ trợ kinh doanh - WCP
(Nguồn cung cấp: Bộ phận Kế toán – HDV)
Bộ phận sản xuất: Đứng đầu là Giám Đốc Sản Xuất với các chức năng sau:
Lập kế hoạch vật tư sản xuất cho tháng và quý là nhiệm vụ quan trọng để Tổng Giám Đốc có thể đưa ra kế hoạch nhập vật tư từ các công ty khác trong tập đoàn Việc này giúp đảm bảo nguồn cung cấp vật tư kịp thời và hiệu quả cho quá trình sản xuất.
Lập kế hoạch sản xuất cho từng đơn hàng đúng tiến độ mà vẫn có chất lượng
Lập kế hoạch thiết kế sản phẩm mới cũng như sản phẩm theo đúng nhu cầu khách hàng
Quản lý nhân viên, công nhân sản xuất
Chúng tôi phụ trách mở rộng thương hiệu và tiếp thị sản phẩm, đồng thời duy trì liên hệ chặt chẽ với khách hàng nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho công ty Các hoạt động này được tổ chức thành các bộ phận theo khu vực để nâng cao hiệu quả công việc.
Bộ phận AP Miền Nam: quản lý khu vực HCM đến Huế
Bộ phận AP Miền Bắc: quản lý khu vực từ Huế ra Cao Bằng, Lạng Sơn
Bộ phận AP Cần Thơ: quản lý khu vực miền Tây Nam
Bộ phận WCP: khắp cả nước
Tổ chức công tác kế toán của công ty
1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung, trong đó tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng tháng tại văn phòng đại diện sẽ được chuyển về phòng kế toán Tại đây, các nghiệp vụ sẽ được xét duyệt và cập nhật vào phần mềm kế toán để đảm bảo việc theo dõi và hạch toán chính xác.
Tại công ty, bộ máy kế toán được tổ chức một cách đặc biệt với Giám đốc Tài Chính và Hành Chính kiêm Giám đốc sản xuất Mỗi nhân viên đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, trong đó một số nhân viên còn kiêm nhiệm hai chức năng, dẫn đến sự phân chia nhiệm vụ trở nên phức tạp.
(Sơ đồ 1.2 về bộ máy kế toán tại công ty được trình bày ở trang 12 của báo cáo này)
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
1.4.2 Trách nhiệm quyền hạn của từng vị trí kế toán
Giám đốc Tài Chính và Hành Chính chịu trách nhiệm quản lý nguồn tài chính của công ty, cân đối nguồn vốn và tư vấn cho Tổng Giám Đốc về việc khai thác và sử dụng vốn trong sản xuất kinh doanh Vị trí này cũng đảm nhiệm việc quản lý và kiểm soát các hoạt động kinh tế, hỗ trợ Tổng Giám Đốc trong việc chỉ đạo hoạt động tài chính của đơn vị, đồng thời tổ chức và sắp xếp bộ máy nhân sự của công ty một cách hiệu quả.
Kế toán trưởng (Chief Accountant) có nhiệm vụ kiểm tra tính chính xác và nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, xác minh hóa đơn và chứng từ đầy đủ, ký duyệt các tài liệu cần thiết Họ cũng lập báo cáo và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh cho tập đoàn, đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp lên Giám đốc tài chính.
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thanh toán có nhiệm vụ xem xét và kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời quản lý quỹ và theo dõi chứng từ thanh toán Họ cũng chịu trách nhiệm lập chứng từ thanh toán cho ngân hàng và định khoản lên sổ cái các khoản thanh toán.
Giám đốc Tài Chính – Hành Chính
Kế toán trưởng Điều phối viên cung cấp xuất khẩu
Quản lý chuỗi cung ứng
(Nguồn cung cấp: Bộ phận Kế toán – HDV)
Trang | 13 cho nhà cung cấp, đặc biệt cung cấp chứng từ tài khoản cho công ty mẹ bên Malaysia
Kế toán công nợ (Credit Controller) có nhiệm vụ xét duyệt hợp đồng bán hàng, đánh giá hạn mức tín dụng và theo dõi các khoản thanh toán từ khách hàng Họ cũng thực hiện việc định khoản lên sổ cái để quản lý chính xác tình hình tài chính.
Quản lý điều hành chuỗi cung ứng (SC Executive) đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định và quản lý toàn bộ quá trình từ tìm nguồn hàng, thu mua, đến phân phối và sản xuất thành phẩm Công việc này bao gồm việc tìm hiểu và xây dựng mối quan hệ với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng, cũng như các bên môi giới và trung gian, nhằm tối ưu hóa hiệu quả của chuỗi cung ứng.
Điều phối viên cung cấp xuất khẩu (Export Supply Coordinator) đóng vai trò quan trọng trong việc đặt mua phụ tùng bảo hộ cho người lao động Họ cũng chịu trách nhiệm tìm hiểu nguồn hàng xuất nhập khẩu và đảm bảo thực hiện đầy đủ các giấy tờ cần thiết khi xuất nhập hàng với các đối tác nước ngoài.
Bộ phận logistics đóng vai trò quan trọng trong việc lên kế hoạch thu mua và phân phối hàng hóa Họ chịu trách nhiệm sắp xếp xe vận chuyển, lập các chứng từ xuất kho, xuất hóa đơn GTGT và ghi nhận doanh thu một cách chính xác.
Công ty đang tìm kiếm thêm nhân viên kế toán để giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán trưởng, nhằm nâng cao chất lượng và thời gian hoàn thành công việc.
1.4.3 Chính sách kế toán áp dụng
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12
Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ
Phương pháp kê khai hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên
Nguyên vật liệu: Ghi nhận ban đầu theo nguyên tắc giá gốc, bao gồm giá mua và các chi phí liên quan (chi phí vận chuyển, bốc dỡ …)
Thành phẩm: Ghi nhận ban đầu theo nguyên tắc giá gốc, bao gồm chi phí chế biến như CPNVLTT, CPNCTT, CPSXC …
Tính giá xuất hàng tồn kho (nguyên liệu, thành phẩm) theo phương pháp bình quân gia quyền
Dự phòng hàng tồn kho trên phần giá trị dự kiến bị tổn thất do các khoản suy giảm trong giá trị thực tế (do giảm giá, hư hỏng…)
Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo đường thẳng và dựa trên nguyên giá trong thời gian như sau:
Phần mềm máy tính: 05 năm
Nhà xưởng và vật kiến trúc: 06 - 35 năm
Máy móc thiết bị: 07 - 15 năm
Phương tiện vận tải: 06 - 10 năm
Thiết bị văn phòng: 05 - 08 năm
1.4.4 Chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán theoThông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 thông tư của Bộ tài chính – Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp
1.4.5 Hệ thống chứng từ sử dụng
Hầu hết các chứng từ phát sinh tại công ty đều tuân theo hướng dẫn của Bộ Tài chính theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 về hóa đơn chứng từ Một số chứng từ được thiết kế đặc biệt để phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty.
- Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, phiếu chi, giấy nộp tiền, giấy rút tiền…
- Chứng từ mua hàng: phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê…
- Chứng từ bán hàng: phiếu xuất kho, biên bản giao hàng…
1.4.6 Hình thức kế toán áp dụng
Công ty áp dụng hình thức kế toán máy với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, trong đó hệ thống sổ sách được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung.
Hằng ngày, khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán sử dụng chứng từ để ghi chép vào phần mềm kế toán Phần mềm sẽ tự động chuyển dữ liệu sang sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt, sau đó cập nhật vào sổ chi tiết các tài khoản và sổ cái một cách chính xác.
Vào cuối tháng, cần lập bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra, đối chiếu số liệu Sau đó, tiến hành lập báo cáo tài chính dựa trên số liệu cuối cùng đã xác minh.
(Sơ đồ 1.3 sơ đồ trình tự ghi sổ được trình bày ở trang 15 của báo cáo này)
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
1.4.7 Hệ thống phần mềm kế toán sử dụng
Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Axapta để hỗ trợ cho công tác kế toán
Giới thiệu về phần mềm Axapta:
SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ
Những vấn đề chung về kế toán công nợ
2.1.1 Nội dung kế toán công nợ
Tài sản doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng trong quá trình hoạt động, bao gồm việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ Ngoài ra, tài sản còn liên quan đến việc tạm thời chiếm dụng vốn, như cho mượn ngắn hạn hoặc chi hộ cho các đơn vị khác.
Phân loại nợ phải thu theo thời gian thu hồi nợ: gồm nợ phải thu ngắn hạn và nợ phải thu dài hạn
Phân loại nợ phải thu theo tính chất, nội dung: gồm phải thu thương mại và phải thu khác
Nợ phải thu bao gồm các khoản:
- Phải thu khách hàng (TK 131)
- Thuế GTGT được khấu trừ (TK133)
- Các khoản phải thu nội bộ (TK 136)
- Các khoản phải thu khác (TK 138)
- Các khoản tạm ứng (TK 141)
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi (2293)
Khoản nợ phải trả là các nghĩa vụ tài chính phát sinh trong quá trình thanh toán, bao gồm các khoản vay của doanh nghiệp để bổ sung vốn hoạt động và các khoản nợ khác như nợ người bán, nợ thuế, và nợ dịch vụ.
Phân loại nợ phải trả theothời gian thanh toán: gồm nợ phải trả ngắn hạn và nợ phải trả dài hạn
Phân loại nợ phải trả theo tính chất, nội dung: gồm nợ vay, phải trả thương mại, phải trả khác
Nợ phải trả bao gồm các khoản:
- Phải trả cho người bán (TK 331)
- Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước (TK 333)
- Phải trả người lao động (TK 334)
- Chi phí phải trả (TK 335)
- Phải trả nội bộ (TK 336)
- Phải trả, phải nộp khác (TK 338)
- Vay và nợ thuê tài chính (TK 341)
- Dự phòng phải trả (TK 352)
2.1.2 Nguyên tắc hạch toán Để kiểm soát công nợ phải thu, phải trả một cách chính xác, chặt chẽ, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Đối với các khoản nợ phải thu và phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi sang đồng Việt Nam Cuối kỳ, điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Đối với các khoản nợ phải thu và phải trả bằng vàng, bạc, đá quý, cần theo dõi cả giá trị chi tiêu và hiện vật Cuối kỳ, hãy điều chỉnh số dư theo giá thực tế để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Không được phép bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp và khách hàng Việc lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ cần phải dựa trên sổ chi tiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong số liệu.
- Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời
2.1.3 Nhiệm vụ của kế toán công nợ
Kế toán công nợ hàng ngày cần theo dõi sát sao tình hình biến động của từng khoản nợ từ khách hàng, nhằm đảm bảo việc thu hồi hoặc thanh toán cho người bán được thực hiện chính xác và kịp thời.
Kế toán công nợ có nhiệm vụ ghi nhận đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản nợ phải thu, đã thu và đã trả Đồng thời, họ cũng phải đảm bảo thanh toán đúng hạn các khoản nợ phải trả, nhằm ngăn ngừa tình trạng chiếm dụng vốn hoặc bị chiếm dụng vốn không hợp lý.
Bài báo cáo này tập trung vào nghiên cứu kế toán phải thu khách hàng, dự phòng nợ phải thu khó đòi và kế toán phải trả người bán, do đó, tác giả chỉ trình bày ba mục liên quan trong phần cơ sở lý luận.
Kế toán nợ phải thu khách hàng (Tài khoản 131)
Nợ phải thu khách hàng là một yếu tố quan trọng trong kế toán phải thu, bao gồm các khoản nợ mà doanh nghiệp cần thu hồi từ khách hàng liên quan đến giao dịch kinh tế, như bán hàng hóa, sản phẩm, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ, và các công trình xây dựng hoặc sửa chữa.
2.2.2 Nguyên tắc hạch toán a) Khoản phải thu khách hàng phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo đối với các khoản ngắn hạn và trên 12 tháng đối với các khoản dài hạn), và ghi chép theo từng lần thanh toán.Các khoản phải thu nên được tổ chức theo dõi chặt chẽ kỳ hạn thanh toán nợ, đôn đốc thu hồi nợ nhằm tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn b) Đối tượng phải thu ở đây là các khách hàng có mối quan hệ kinh tế (khách hàng cũ hoặc mới) về mua hàng hóa, sản phẩm, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, BĐS đầu tư và các khoản đầu tư tài chính c) Đối với các khoản nợ bằng ngoại tệ phải tuân thủ nguyên tắc hạch toán ngoại tệ, đồng thời tổ chức hạch toán chi tiết số nguyên tệ d) Tài khoản này khi kế toán tiến hành hạch toán cần phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, các khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được e) Chỉ hạch toán vào tài khoản này các khoản nợ khách hàng chưa thu, và không ghi vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng hóa, sản phẩm, TSCĐ, BĐS đầu tư, hay các dịch vụ cung cấp thu tiền ngay (tiền mặt, séc hay đã thu qua Ngân hàng) f) Trong quan hệ bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu hàng hóa, sản phẩm, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp nhưng không đúng quy cách, không đúng theo thỏa thuận đã
Trang | 22 được ghi trong hợp đồng kinh tế, người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao
Khoản nợ phải thu khách hàng được ghi nhận qua tài khoản 131, phản ánh tình hình nợ và thanh toán giữa doanh nghiệp và khách hàng Tài khoản này cũng dùng để thể hiện các khoản phải thu từ người nhận thầu xây dựng công trình đối với người giao thầu, liên quan đến khối lượng công việc đã hoàn thành Lưu ý rằng các giao dịch thu tiền ngay không được ghi nhận trong tài khoản này.
Kết cấu của tài khoản:
TK 131 – PHẢI THU KHÁCH HÀNG
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán hàng hóa, sản phẩm, TSCĐ, BĐS đầu tư, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)
- Số tiền khách hàng đã trả nợ
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng
- Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán cho khách hàng được hưởng
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT)
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)
Số tiền còn phải thu của khách hàng
Số tiền ứng trước của khách hàng còn lại cuối kỳ
Cuối kỳ, khi lập Bảng Cân Đối Kế Toán, cần lấy số dư chi tiết cho từng đối tượng phải thu trong tài khoản này để ghi nhận cả hai chỉ tiêu ở phần “Tài sản” và “Nguồn”.
Trang | 23 vốn” (không đƣợc cấn trừ số dƣ chi tiết giữa hai bên Nợ và Có của tài khoản thanh toán này TK 131)
Trong quá trình giao dịch kinh tế đối với khoản phải thu khách hàng sẽ áp dụng các chứng từ sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng
Giấy báo có của ngân hàng
Một số giao dịch kinh tế chủ yếu đối với kế toán phải thu khách hàng:
(1) Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng chưa thu tiền ngay, kế toán ghi nhận doanh thu:
Sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và bất động sản đầu tư chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế bảo vệ môi trường sẽ được kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa bao gồm thuế Các khoản thuế gián thu phải nộp sẽ được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu, bao gồm cả thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
Nợ TK 131 _ Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 _ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)
Có TK 333 _ Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Khi không thể tách riêng các khoản thuế phải nộp, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và thực hiện ghi giảm doanh thu tương ứng.
Nợ TK 131 _ Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 _ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Khách hàng thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán, và khoản chiết khấu này sẽ được trừ vào nợ phải thu của khách hàng Kế toán sẽ ghi nhận thông tin này một cách chính xác.
Nợ TK 112 _ Tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 635 _ Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 _ Phải thu của khách hàng
(3) Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán
Trong trường hợp số tiền chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán đã được ghi trực tiếp trên hóa đơn, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu theo giá đã trừ các khoản chiết khấu và giảm giá, tức là ghi nhận theo doanh thu thuần mà không tách riêng số chiết khấu và giảm giá.
Nếu hóa đơn bán hàng không ghi rõ số tiền chiết khấu hoặc giảm giá do khách hàng chưa đủ điều kiện hoặc chưa xác định được số chiết khấu, doanh thu sẽ được ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp) Sau khi ghi nhận doanh thu, nếu phát sinh chiết khấu hoặc giảm giá, kế toán cần ghi nhận riêng khoản chiết khấu, giảm giá để điều chỉnh giảm doanh thu gộp theo định kỳ.
Nợ TK 521 _ Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5212) (giá chưa có thuế)
Nợ TK 333 _ Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại)
Có TK 131 _ Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá)
Khi khách hàng trả lại hàng hóa đã bán do lỗi hoặc không đúng quy cách, kế toán cần ghi nhận việc này một cách chính xác.
Nợ TK 5213 _ Hàng bán bị trả lại (giá chưa có thuế)
Nợ TK 333 _ Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)
Có TK 131 _ Phải thu của khách hàng
Khi nhận được tiền từ khách hàng, bao gồm cả tiền lãi của số nợ (nếu có) và tiền ứng trước theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, kế toán cần ghi nhận khoản thu này một cách chính xác.
Có TK 131 _ Phải thu của khách hàng
Có TK 515 _ Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi)
Khi nhận tiền ứng trước bằng ngoại tệ, bên Có TK 131 cần ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền, tức là tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao dịch.
Khách hàng có thể thanh toán theo phương thức hàng đổi hàng, tức là không sử dụng tiền mặt mà thực hiện giao dịch bằng hàng hóa Giá trị hàng hóa nhận trao đổi sẽ được tính dựa trên giá trị hợp lý ghi trong hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của khách hàng, và số tiền này sẽ được trừ vào số nợ phải thu của khách hàng Kế toán sẽ ghi nhận giao dịch này một cách chính xác.
Nợ TK 152 _ Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 _ Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 611 _ Mua hàng (hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Nợ TK 133 _ Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 _ Phải thu của khách hàng
Trong trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi mà không thể thu hồi, cần phải tiến hành xử lý xóa sổ Kế toán sẽ ghi nhận dựa vào biên bản xử lý xóa nợ.
Nợ TK 229 _ Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 _ Chi phí quản lí doanh nghiệp (số chưa lập dự phòng)
Có TK 131 _ Phải thu của khách hàng
(8) Kế toán phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu:
Nợ TK 131 _ Phải thu của khách hàng
Có TK 511 _ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)
Có TK 3331 _ Thuế GTGT phải nộp (33311)
Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ cần được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập báo cáo.
Nếu tỷ giá mua vào thời điểm cuối kỳ lớn hơn tỷ giá trong kỳ (tỷ giá ghi sổ tại thời điểm phát sinh TK 131):
Nợ TK 131 _ Phải thu của khách hàng
Có TK 413 _ Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Nếu tỷ giá mua vào thời điểm cuối kỳ nhỏ hơn tỷ giá trong kỳ (tỷ giá ghi sổ tại thời điểm phát sinh TK 131:
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Nợ TK 413 _ Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 131 _ Phải thu của khách hàng
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán Kế toán phải thu khách hàng
Khách hàng thanh toán nợ bằng hàng tồn kho
131 - Phải thu của khách hàng
Doanh thu chưa thu tiền
Tổng giá phải thanh toán
Thu nhập do thanh lý, nhượng bán
Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán
Chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại
Khách hàng ứng trước hoặc thanh toán tiền
Các khoản chi hộ khách hàng 331
Phải thu theo tiến độ kế hoạch HĐXD
Nợ khó đòi xử lý xóa sổ
Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh giá các khoản phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ
Chênh lệch tỷ giá giảm khi đánh giá các khoản phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ
Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
Nợ phải thu khó đòi là khoản dự phòng tổn thất tài sản, phản ánh giá trị của các khoản nợ phải thu và đầu tư tương tự có khả năng thu hồi thấp.
Cuối niên độ, doanh nghiệp cần xác định các khoản nợ khó đòi và các khoản đầu tư đến ngày đáo hạn có khả năng không thu hồi để trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi trước khi lập Báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp trích lập dự phòng phải thu khó đòi khi:
Nợ phải thu quá hạn thanh toán theo hợp đồng kinh tế và các khế ước vay nợ, dù đã được doanh nghiệp đòi nhiều lần, vẫn chưa thu hồi được Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ này được xem là khó đòi và cần trích lập dự phòng, dựa trên thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.
Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng người nợ đã gặp khó khăn tài chính như phá sản, giải thể, hoặc mất tích Ngoài ra, nếu người nợ đang bị truy tố, giam giữ, xét xử, thi hành án hoặc đã qua đời, thì cần xem xét trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi.
Để xác nhận số tiền còn nợ chưa trả, cần có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận từ khách nợ Các tài liệu cần thiết bao gồm hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ liên quan khác.
- Mức trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi thực hiện theo quy định hiện hành
Việc trích lập hay hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện ở thời điểm lập Báo cáo tài chính:
Khi khoản dự phòng phải thu khó đòi tại cuối kỳ kế toán lớn hơn số dư hiện có trên sổ kế toán, cần phải tiến hành trích lập khoản dự phòng mới.
Trang | 28 chênh lệch lớn hơn sẽ được ghi tăng dự phòng và ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp
Hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi xảy ra khi số dư dự phòng giảm xuống dưới mức đã ghi trên sổ kế toán, dẫn đến việc ghi giảm dự phòng và chi phí doanh nghiệp Đối với các khoản phải thu khó đòi kéo dài, nếu doanh nghiệp đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi nhưng vẫn không thành công, họ có thể tiến hành bán nợ cho công ty mua bán nợ hoặc xóa nợ theo quy định pháp luật Những khoản nợ này sẽ được theo dõi trong hệ thống quản trị và được trình bày trong thuyết minh Báo cáo tài chính Nếu sau khi xóa nợ, doanh nghiệp thu hồi được khoản nợ đã xử lý, số tiền thu hồi sẽ được hạch toán vào tài khoản 711 “Thu nhập khác”.
Kế toán sử dụng tài khoản 2293 để phản ánh khoản dự phòng phải thu khó đòi Kết cấu tài khoản 229(3):
TK 229(3) _ Dự phòng phải thu khó đòi
- Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết;
- Bù đắp phần giá trị đã được lập dự phòng của khoản nợ không thể thu hồi được phải xóa sổ
- Trích lập các khoản dự phòng tổn thất phải thu khó đòi tại thời điểm lập Báo cáo tài chính
Số dự phòng tổn thất phải thu khó đòi
Doanh nghiệp phải dựa vào tuổi nợ quá hạn để đưa ra mức trích lập dự phòng:
30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm
50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên
Khoản dự phòng phải thu khó đòi được ghi nhận vào thời điểm lập Báo cáo tài chính, bao gồm các nội dung hạch toán chính như trích lập, hoàn nhập, bán nợ và xóa nợ.
(1) Số phải trích lập năm nay cao hơn năm trước tiến hành trích lập bổ sung:
Nợ TK 642 _ Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 2293 _ Dự phòng nợ phải thu khó đòi
(2) Số phải trích lập năm nay thấp hơn năm trước tiến hành hoàn nhập:
Nợ TK 2293 _ Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Có TK 642 _ Chi phí quản lý doanh nghiệp
Khi xác định các khoản nợ phải thu khó đòi không thể thu hồi, kế toán sẽ thực hiện việc xóa nợ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Nợ TK 111, 112, 331, 334 … (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 2293 _ Dự phòng phải thu khó đòi (phần đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 _ Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí)
Đối với các khoản nợ khó đòi đã được xóa, nếu sau này có khả năng thu hồi, kế toán sẽ ghi nhận giá trị thực tế của khoản nợ thu hồi được.
Có TK 711 _ Thu nhập khác
(5) Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thỏa thuận , tùy từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận:
- Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa được lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 642 _ Chi phí quản lý doanh nghiệp (số thổn thất từ việc bán nợ)
Trong trường hợp khoản phải thu quá hạn đã được lập dự phòng cho các khoản khó đòi, nếu số dự phòng không đủ để bù đắp tổn thất khi bán nợ, thì phần tổn thất còn lại sẽ được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 2293 _ Dự phòng phải thu khó đòi (số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 _ Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)
Kế toán nợ phải trả người bán (Tài khoản 331)
Nợ phải trả người bán là một phần quan trọng trong kế toán nợ phải trả, đại diện cho nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch mua chịu vật tư, thiết bị, hàng hóa từ nhà cung cấp Điều này không chỉ áp dụng cho các nhà cung cấp độc lập mà còn bao gồm các khoản phải trả giữa công ty mẹ và công ty con, cũng như các công ty liên doanh, liên kết Ngoài ra, nợ phải trả người bán còn liên quan đến nghĩa vụ với nhà thầu trong các dự án xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn tài sản cố định, và bao gồm cả các khoản phải trả khi nhập khẩu qua người nhận ủy thác trong giao dịch nhập khẩu ủy thác.
2.4.2 Nguyên tắc hạch toán a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay b) Nợ phải trả cho nhà cung cấp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao
Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại ngoại tệ Đối với các khoản nợ bằng ngoại tệ, việc ghi nhận và xử lý cần tuân thủ nguyên tắc cụ thể để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Khi phát sinh nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, cụ thể là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại thường xuyên giao dịch Đối với trường hợp ứng trước cho nhà thầu hoặc người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí, kế toán sẽ áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho số tiền đã ứng trước trên tài khoản 331.
Khi thanh toán nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế dành riêng cho từng chủ nợ Nếu chủ nợ có nhiều giao dịch, tỷ giá thực tế sẽ được xác định dựa trên bình quân gia quyền di động của các giao dịch đó Đối với trường hợp ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc người bán, tỷ giá áp dụng là tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước, cụ thể là tỷ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên giao dịch.
Doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ theo quy định pháp luật tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Tỷ giá giao dịch thực tế để đánh giá các khoản này là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch Đối với các vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận nhưng chưa có hóa đơn vào cuối tháng, doanh nghiệp cần ghi nhận giá tạm tính và điều chỉnh khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức từ người bán Ngoài ra, khi hạch toán chi tiết các tài khoản, kế toán phải rõ ràng về các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán từ nhà cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn.
Kế toán nợ phải trả cho nhà cung cấp sử dụng tài khoản 331 để ghi nhận khoản nợ hiện tại của doanh nghiệp đối với các nhà cung cấp, cũng như các khoản ứng trước tiền cho họ.
Kết cấu của tài khoản:
TK 331 _ PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN
- Số tiền đã trả cho nhà cung cấp;
- Số tiền ứng trước cho nhà cung cấp;
- Giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng được người bán chấp nhận;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại cho người bán;
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt
- Số tiền phải trả cho nhà cung cấp;
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận sẽ được thực hiện khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)
Số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán
Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp
Cuối kỳ, khi lập Bảng Cân Đối Kế Toán, cần lấy số dư chi tiết cho từng đối tượng phải trả của tài khoản 331 để ghi nhận cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và “Nguồn vốn” Lưu ý không được bù trừ số dư chi tiết giữa hai bên Nợ và Có của tài khoản thanh toán này.
Kế toán khoản phải trả người bán sử dụng các chứng từ sau:
Biên bản giao nhận hàng
Giấy báo Nợ của ngân hàng
Một số giao dịch kinh tế chủ yếu đối với kế toán phải trả người bán:
1) Mua vật tư, hàng hóa chưa trả tiền cho người bán về nhập kho (phương pháp kê khai thường xuyên) hoặc khi mua TSCĐ:
- Mua trong nước, kế toán hạch toán:
Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213 (giá chưa thuế GTGT)
Nợ TK 133 _ Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 331 _ Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ sẽ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán)
- Nhập khẩu nước ngoài, kế toán hạch toán:
Có TK 331 _ Phải trả người bán
Có TK 3332 _ Thuế TTĐB (nếu có)
Có TK 3333 _ Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
Có TK 33381 _ Thuế bảo vệ môi trường
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán hạch toán:
Nợ TK 133 _ Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 3331 _ Thuế GTGT phải nộp (33312)
2) Đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ hợp đồng, biên bản giao thầu và hóa đơn khối lượng xây lắp hoàn thành, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 241 _ XDCB dở dang (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 _ Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 _ Phải trả người bán (tổng giá thanh toán)
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị đầu tư XDCB bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán)
3) Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 331 _ Phải trả cho người bán
4) Khi nhận lại tiền hàng do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ, kế toán hạch toán:
Có TK 331 _ Phải trả cho người bán
5) Nhận cung cấp dịch vụ (chi phí vận chuyển hàng hóa, chi phí điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán:
Nợ TK 241 _ XDCB dở dang
Nợ TK 242 _ Chi phí trả trước
Nợ TK 133 _ Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có TK 331 _ Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị dịch vụ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán)
6) Chiết khấu thanh toán mua vật tư, hàng hóa doanh nghiệp được hưởng do thanh toán trước thời hạn phải thanh toán và tính trừ vào khoản nợ phải trả người bán, nhà cung cấp, kế toán hạch toán:
Nợ TK 331 _ Phải trả cho người bán
Có TK 515 _ Doanh thu hoạt động tài chính
7) Trường hợp vật tư, hàng hóa mua vào phải trả lại hoặc được người bán chấp thuận giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất được tính trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán, kế toán hạch toán:
Nợ TK 331 _ Phải trả cho người bán
Có TK 133 _ Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
8) Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi và được xử lý ghi tăng thu nhập khác của doanh nghiệp, ghi nhận:
Nợ TK 331 _ Phải trả cho người bán
Có TK 711 _ Thu nhập khác
9) Kế toán phải trả cho người bán tại đơn vị giao ủy thác nhập khẩu:
Khi thực hiện việc trả trước khoản tiền ủy thác mua hàng theo hợp đồng ủy thác nhập khẩu, đơn vị nhận ủy thác cần mở LC dựa trên các chứng từ liên quan.
Nợ TK 331 _ Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác)
- Khi nhận hàng ủy thác nhập khẩu do bên nhận ủy thác giao trả, kế toán thực hiện như đối với hàng nhập khẩu thông thường
