TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ ĐẶC TẢ DỮ LIỆU TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ PHẦN 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ HỒ SƠ

Kiểu loại đối tượng (Agent category type)

Định nghĩa là thành phần dữ liệu xác định loại đối tượng thực hiện nghiệp vụ, bao gồm các chức danh cụ thể hoặc người đại diện cho tổ chức, cá nhân Đối tượng này có thể là một cá nhân, một nhóm làm việc, hoặc một đơn vị/cơ quan.

Mục tiêu - Phân loại đối tượng.

- Dễ hiểu hơn về đối tượng.

- Hỗ trợ việc tìm kiếm đối tượng chịu trách nhiệm ở một thao tao cụ thể

Yêu cầu Chỉ bắt buộc, nếu đối tượng được khởi tạo.

Giá trị mặc định Không có giá trị mặc định.

A1: Kiểu loại đối tượng (Xem Phụ lục E).

Ví dụ

Định danh đối tượng (Identifier)

Định nghĩa Là định danh của đối tượng thực hiện thao tác Định danh này dùng thống nhất trong toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ

Mục tiêu - Xác định được đối tượng thực hiện thao tác một cách duy nhất bằng mã số định danh.

- Cung cấp tham chiếu tới đối tượng được mô tả thực hiện thao tác.

- Cung cấp kết nối tới các đối tượng liên quan

Yêu cầu Chỉ bắt buộc, nếu thao tác được khởi tạo.

Thành phần dữ liệu chi tiết

Tên thành phần chi tiết Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại

Chuỗi mã số định danh

Một chuỗi ký tự được sử dụng để định danh các thực thể trong hệ thống, chẳng hạn như mã số đơn vị hành chính theo Quy chuẩn 102 do Bộ TTTT ban hành Hiện tại, chưa có quy định cụ thể cho mã số nhân viên.

Chữ ký số Theo quy định hiện hành

A1: Chuỗi ký tự định danh đối tượng.

A2: Chuỗi ký tự thể hiện chữ ký số của đối tượng.

Ví dụ

Tên đối tượng (Agent title)

Định nghĩa Tên của đối tượng thực hiện thao tác

Mục tiêu - Hỗ trợ việc nhận biết và phân biệt đối tượng

- Lưu lại tên khác và tên viết tắt của đối tượng

Tên thành phần dữ liệu Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại

Tên khác Tùy chọn Không

Tên viết tắt Tùy chọn Không

A1: Tên đối tượng thực hiện thao tác

Ví dụ

Tên cá nhân cần được trình bày theo quy định hiện hành, phù hợp với thao tác thực hiện, và không được bao gồm các danh từ nhân xưng như ông, bà, hay tiến sĩ.

Thời gian thực hiện (Agent date)

Định nghĩa Thời gian bắt đầu và kết thúc thao tác

Mục tiêu - Ghi lại thời điểm bắt đầu thao tác, và

- Ghi lại thời điểm kết thúc thao tác

- Biết thời gian cần thiết hoàn thành thao tác

Thời gian bắt đầu Thời gian bắt đầu thao tác.

Trình diễn theo định dạng YYYY-

HH:mm:SS tương ứng năm-tháng- ngày và giờ-phút- giây.

Thời gian kết thúc Thời gian kết thúc thao tác.

Thời gian xử lý Khoảng thời gian tính từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc thao tác

A1: Ngày bắt đầu được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

A2: Ngày kết thúc được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.

Ví dụ

Chú thích Thành phần dữ liệu này chỉ có ý nghĩa khi có ít nhất một thành phần chi tiết có thông tin

Đối tượng liên quan (Agent relation)

Đối tượng trong xử lý hồ sơ được định nghĩa rõ ràng, với chức năng và nhiệm vụ cụ thể Mối liên hệ của đối tượng này với các thành phần liên quan là rất quan trọng, đảm bảo quá trình xử lý diễn ra một cách hiệu quả và đồng bộ.

Mục tiêu của trường này là mô tả thông tin liên quan đến đối tượng khi thực hiện thao tác, bao gồm thông tin về các đơn vị cần xin ý kiến, chức năng của đối tượng thực hiện thao tác và quy trình xử lý hồ sơ.

Yêu cầu Không bắt buộc

Tên thành phần dữ liệu là định danh của đối tượng liên quan, sử dụng Quy chuẩn 102 do Bộ TTTT ban hành cho mã số của đơn vị hành chính Nội dung này cần được mô tả rõ ràng và tuân thủ các yêu cầu cụ thể, đảm bảo tính lặp lại trong việc áp dụng.

Thời gian bắt đầu liên hệ Theo tiêu chuẩn

Chú thích - Trường Đối tượng liên quan có thể lặp lại, cho phép xác định nhiều thực thể tham gia vào thao tác.

Địa chỉ (Agent location/ address)

Định nghĩa Địa chỉ hoặc vị trí thực của đối tượng

Mục tiêu - Dễ dàng tiếp cận đối tượng

- Hỗ trợ việc tìm kiếm đối tượng thực hiện thao tác và các thông tin về đối tượng

Tên thành phần dữ liệu Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại Địa chỉ giao dịch Địa chỉ vật lý của đối tượng

Theo tiêu chuẩn ISO 8601 về khai báo địa chỉ

Không Địa chỉ liên hệ Địa chỉ chi tiết có thể liên lạc được với đối tượng

Theo tiêu chuẩn ISO 8601 về khai báo địa chỉ

Thời gian địa chỉ có hiệu lực

Thời gian có thể liên hệ với đối tượng tại địa chỉ liên hệ

A1: Chuỗi ký tựvề địa chỉ liên hệ của đối tượng.

A2: Chuỗi ký tự về địa chỉ giao dịch của đối tượng.

A3: Thời gian có hiệu lực.

A4: Ngày kết thúc được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS

Ví dụ

Lưu vết (Agent event history)

Ghi lại sự thay đổi của một thành phần dữ liệu hoặc chi tiết trong dữ liệu mô tả các sự kiện và hoạt động liên quan đến đối tượng.

Mục tiêu - Cung cấp lưu vết các hoạt động quản lý và các thao tác mà đối tượng thực hiện trên hồ sơ theo thời gian

- Dễ dàng xác định hồ sơ nào thay đổi và nội dung nào của hồ sơ bị thay đổi trong một thao tác nhất định

- Đóng góp vào việc đảm bảo tính xác thực của hồ sơ và thông tin lưu trong hồ sơ

- Dễ dàng xác định và tìm kiếm đối tượng thực hiện thay đổi, và tham gia thực hiện quy trình quản lý, xử lý hồ sơ

Định danh của thao tác (Event ID) là một mã duy nhất dùng để nhận diện các sự kiện liên quan đến việc thay đổi một thành phần dữ liệu hoặc một thành phần dữ liệu chi tiết Các sự kiện này có thể bao gồm các hành động như thay đổi, xóa hoặc cập nhật dữ liệu.

Mô tả các thao tác liên quan đến việc cập nhật và chỉnh sửa dữ liệu đặc tả, phản ánh sự thay đổi của thông tin trong hồ sơ.

Thời gian thực hiện thao tác

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004 Trình diễn theo định dạng YYYY-

HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây.

Nhân viên thực hiện thao tác

Chỉ cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện thao tác

Định danh thao tác bao gồm các hành động như thay đổi, xóa và cập nhật Mỗi hành động cần mô tả giá trị cũ của thành phần hoặc chi tiết dữ liệu đặc tả đã bị thay đổi.

A3: Thời gian thực hiện thao tác lên hồ sơ

A4: Giá trị định danh của người thực hiện sự kiện làm thay đổi một thành phần dữ liệu hoặc một thành phần dữ liệu chi tiết.

Ví dụ

Chú thích Trường Lịch sử chỉnh sửa có thể lặp lại, cho phép mô tả lại chuỗi thay đổi của hồ sơ dữ liệu.

5 Biểu diễn của các thành phần dữ liệu cho hồ sơ

Kiểu loại dữ liệu (Record category type)

Thành phần dữ liệu này xác định mức độ phức tạp của các hồ sơ hoặc nhóm hồ sơ được lưu trữ, với các hồ sơ được phân loại thành nhiều loại khác nhau.

• Một hạng mục: một hồ sơ duy nhất, ví dụ như một bản báo cáo, email hay hóa đơn.

• Một hồ sơ công việc: một chuỗi các hạng mục, các liên kết ảo hoặc thực, các tài liệu để thực hiện một công việc nhất định.

• Một tập tin hoặc thư mục: một nhóm các hồ sơ liên quan, một nơi chứa các tài liệu, vật thể có liên quan.

• Một seri hồ sơ: các hồ sơ lưu trữ hoặc có nguồn gốc giống nhau hoặc về các vấn đề có liên quan nhau do:

- Các hồ sơ này được phân chia theo một hệ thống (theo chữ cái, số, tự thời gian hoặc kết hợp cả hai trường hợp này);

-Các hồ sơ là kết quả của cùng một nghiệp vụ, hoặc

- Các hồ sơ có cùng định dạng và liên quan đến một chức năng cụ thể.

Một hệ thống lưu trữ hồ sơ là một phần quan trọng của các đơn vị hoặc cơ quan nhà nước, bao gồm các hệ thống thông tin thiết yếu để lưu trữ và quản lý hồ sơ một cách hiệu quả.

Mục tiêu - Phân loại các hồ sơ theo mức độ phức tạp

- Dễ dàng tìm kiếm và hiểu sơ lược về nội dung của các hồ sơ

Tính lặp lại Không lặp lại

Giá trị mặc định Hạng mục

A1: Tên Kiểu loại dữ liệu (Xem Phụ lục F).

Ví dụ

Định danh (Identifier)

Định danh duy nhất của hồ sơ được xác định ngay khi hồ sơ được khởi tạo và chịu tác động bởi các hoạt động quản lý như truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế.

Mục tiêu - Xác định duy nhất một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ

- Đảm bảo tìm được vị trí hồ sơ có thể được đặt

- Tạo điều kiện cho việc sử dụng các hồ sơ

- Đóng vai trò như một điểm tham chiếu cho các hồ sơ mô tả, và

- cung cấp một liên kết để mô tả hồ sơ và đóng vai trò như một liên kết đến các thành phần dữ liệu khác có liên quan.

Tính lặp lại Có (nếu sử dụng phối hợp với thành phần dữ liệu chi tiết 5.2.1)

5.2.1 Lĩnh vực Do đơn vị/ cơ quan nhà nước tự xác định

A1: Tên sơ đồ định danh (Xem Phụ lục B).

A2: Chuỗi ký tự định danh tương ứng với loại sơ đồ định danh.

Ví dụ

Chú thích - Lĩnh vực do đơn vị/ cơ quan nhà nước tự xác định và chỉ có ý nghĩa trong nội bộ đơn vị/ cơ quan đó;

Barcode là chuỗi ký tự có thể đọc bằng máy, dùng để xác định danh tính của vật thể gắn barcode Tại các đơn vị hoặc cơ quan nhà nước, có thể thay thế barcode bằng các loại mã khác phù hợp.

Trong hầu hết các trường hợp, ID hồ sơ được tự động tạo ra trong hệ thống quản lý hồ sơ Mỗi ID là duy nhất và được cài sẵn trong phần mềm quản lý cho từng lĩnh vực cụ thể.

Tên của hồ sơ (Record title)

Định nghĩa tên hồ sơ trong quản lý thao tác bao gồm các hoạt động như truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế Thành phần dữ liệu tên thường được mô tả chi tiết với tên gọi khác và tên viết tắt của hồ sơ.

Mục tiêu - Hỗ trợ trong việc xác định và phân biệt các hồ sơ, và

- Tạo điều kiện tìm kiếm và thu hồi các hồ sơ.

Tên thành phần dữ liệu chi tiết

Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại

5.3.1 Tên khác Tự chọn Có

5.3.2 Tên viết tắt Tự chọn Có

A1: Chuỗi ký tự nêu tên của hồ sơ lưu trữ A2: Tên khác của hồ sơ.

A3: Tên viết tắt của hồ sơ.

Ví dụ

Bìa của hồ sơ (Record coverage)

Thành phần dữ liệu này xác định các lĩnh vực hồ sơ quan trọng, như tên địa điểm, khu vực hoặc khu vực địa lý, cũng như khoảng thời gian liên quan đến hồ sơ đó.

Mục tiêu Thành phần này dùng để:

- Tăng cường và bổ sung giá trị thông tin đối với hoạt động quản lý thao tác;

- Tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy lục hồ sơ.

Giá trị mặc định Giá trị mặc định chỉ áp dụng cho các thành phần dữ liệu chi tiết.

5.7.1 Thẩm quyền Theo quy định về chức năng của Chính phủ

5.7.2 Không gian Theo khu vực của chính quyền địa phương

5.7.3 Tên giai đoạn Theo tiêu chuẩn ISO

8601:2004 Trình diễn theo định dạng YYYY- MM-DD và

A1: Chuỗi ký tự mô tả phân loại an ninh.

A2: Chuỗi ký tự mô tả cảnh báo (Xem Phụ lục H).

A3: Chuỗi ký tự mô tả quyển truy cập (Xem Phụ lục I).

A4: Chuỗi ký tự mô tả điều kiện truy cập.

A5: Chuỗi ký tự mô tả cảnh báo về truy cập.

Ví dụ

Các thành phần dữ liệu không thể hoạt động độc lập mà cần phải kết hợp với ít nhất một thành phần dữ liệu bắt buộc Đối với các thành phần dữ liệu chi tiết, điều này càng trở nên quan trọng.

"Phân loại an ninh" xác định mức độ bảo mật của hồ sơ và nêu rõ những hậu quả khi thông tin bị rò rỉ, ảnh hưởng đến các cơ quan công quyền và an ninh quốc gia.

"Cảnh báo" là thông báo trước về quyền truy cập vào hồ sơ cho những người có thẩm quyền Thành phần này thường được kết hợp với "Phân loại an ninh" nhằm ngăn ngừa việc truy cập trái phép.

Quyền truy cập xác định mức độ khả năng tiếp cận các hồ sơ và các hạn chế liên quan đến việc truy cập đó Một nhóm hồ sơ có thể nhận được cấp độ quyền truy cập cao nhất dựa trên thông tin có trong các hồ sơ này.

“Điều kiện sử dụng” mô tả các điều kiện để một hồ sơ có thể sẵn sàng để truy cập.

"Cảnh báo về truy cập" nêu rõ lý do cần thiết để áp dụng giới hạn truy cập vào hồ sơ, như phân loại an ninh, cảnh báo trước và điều kiện sử dụng Đồng thời, nó cũng thông báo về các hình phạt sẽ được áp dụng nếu người dùng cố tình truy cập hồ sơ mà không có thẩm quyền hợp lệ.

“Ngày bắt đầu hiệu lực” là ngày bắt đầu áp dụng việc hạn chế truy cập đối với một hồ sơ xác định.

"Ngày hết hiệu lực" đề cập đến thời điểm kết thúc hạn chế truy cập đối với một hồ sơ cụ thể Thông tin này có thể được xác định theo khoảng thời gian tự động dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.

Các thông tin như “Cảnh báo về truy cập”, “Ngày bắt đầu hiệu lực” và “Ngày hết hiệu lực” của hồ sơ cần phải liên kết chặt chẽ với các thành phần dữ liệu chi tiết tương ứng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý thông tin.

Xử lý hồ sơ

Định nghĩa Thành phần dữ liệu này làm rõ các quy trình cần thực hiện để đảm bảo việc xử lý một hồ sơ là phù hợp.

Mục tiêu Thành phần này dùng để:

- Dễ dàng cho các hoạt động xử lý hoặc duy trì hồ sơ

- Cung cấp bằng chứng về hoạt động xử lý hồ sơ

- Là một tài liệu tham khảo cho các cơ quan về việc xử lý hồ sơ

- Khởi tạo các hoạt động xử lý được phép và

- tạo điều kiện cho việc tìm kiếm /thu hồi các hồ sơ.

Giá trị mặc định Không có thông tin

Theo quy định về chức năng của Chính phủ

5.13.2 Thực thi Theo khu vực của chính quyền địa phương

5.13.3 Trạng thái xử lý Xem Phụ lục I Tùy chọn Không

5.13.4 Ngày bắt đầu hiệu lực

Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004 Trình diễn theo định dạng YYYY- MM-DD và

Công chức có tráchKhông quy định Bắt buộc Không nhiệm

Thông báo đóng hồ sơ

Thông cáo về việc xử lý hồ sơ Đoạn văn bản tùy chọn Tùy chọn Có

A1: Chuỗi ký tự mô tả thẩm quyền xử lý hồ sơ.

A2: Chuỗi ký tự mô tả thực thi thẩm quyền xử lý hồ sơ.

A3: Chuỗi ký tự mô tả trạng thái xử lý hồ sơ (Xem Phụ lục K).

Ví dụ

Tiêu đề	Tiêu Chuẩn Kỹ Thuật Về Đặc Tả Dữ Liệu Trong Quy Trình Lưu Trữ Hồ Sơ Phần 1: Đối Tượng Và Hồ Sơ
Trường học	Hà Nội
Thể loại	tiêu chuẩn
Năm xuất bản	2017
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	60
Dung lượng	713 KB

TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ ĐẶC TẢ DỮ LIỆU TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ PHẦN 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ HỒ SƠ

Kiểu loại đối tượng (Agent category type)

Định danh đối tượng (Identifier)

Tên đối tượng (Agent title)

Thời gian thực hiện (Agent date)

Đối tượng liên quan (Agent relation)

Địa chỉ (Agent location/ address)

Lưu vết (Agent event history)

Kiểu loại dữ liệu (Record category type)

Định danh (Identifier)

Tên của hồ sơ (Record title)

Bìa của hồ sơ (Record coverage)

Xử lý hồ sơ

Định dạng hồ sơ (Record format)

Truy cập hồ sơ (Record access)