Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun Công ty Cổ phần Đường Quảng Ngãi; Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp; Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun; Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun.
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển và hội nhập quốc tế, các doanh nghiệp Việt Nam cần nỗ lực để đạt được thành công và phát triển bền vững Để làm được điều này, không chỉ cần tự chủ trong hoạt động kinh doanh, áp dụng công nghệ tiên tiến và đa dạng hóa sản phẩm, mà còn phải linh hoạt trong việc kiểm soát chi phí sản xuất Việc tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất là yếu tố thiết yếu để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp Việc thực hiện kiểm soát chi phí một cách thường xuyên và khoa học giúp nâng cao hiệu quả sản xuất, cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản lý và đánh giá hiệu quả hoạt động Nhà máy Bánh kẹo Biscafun, thuộc Công ty cổ phần Đường Quảng Ngãi, đang đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ nhiều doanh nghiệp lớn, vì vậy cần nâng cao chất lượng sản phẩm và cải tiến công nghệ Điều này đòi hỏi một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, đặc biệt trong việc kiểm soát chi phí, để đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Nhằm đáp ứng nhu cầu cấp thiết trong quản lý tài chính, tác giả đã quyết định nghiên cứu đề tài "Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun - Công ty Cổ phần Đường Quảng Ngãi".
Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất đóng vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là trong ngành bánh kẹo Việc hệ thống hóa và tổng hợp lý luận chung về kiểm soát chi phí giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các đặc điểm riêng biệt của ngành này Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tối ưu hóa quy trình sản xuất, từ đó góp phần tăng cường tính cạnh tranh trên thị trường.
Để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí sản xuất, bài viết này sẽ tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun Qua việc xác định những vấn đề còn tồn tại, chúng tôi sẽ đề xuất các giải pháp cụ thể và khoa học nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát chi phí sản xuất tại nhà máy.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài tác giả đã sử dụng nhiều phương pháp có liên quan:
Phương pháp nghiên cứu dữ liệu sơ cấp nhằm thu thập và phân tích thông tin về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun Tác giả tiến hành phỏng vấn kế toán trưởng và thu thập số liệu từ các phòng ban như kế toán, kế hoạch, kỹ thuật - KCS và thị trường Qua việc thu thập dữ liệu sơ cấp, tác giả có thể rút ra kết luận về thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại nhà máy.
- Phương pháp nghiên cứu dữ liệu thứ cấp: Các giáo trình, tạp chí Tài chính kế toán và các công trình nghiên cứu có liên quan.
Bố cục luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra và kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong quản lý Khi tổ chức các hoạt động, các nhà quản lý không chỉ sắp xếp cơ sở vật chất và nhân sự mà còn lồng ghép các biện pháp kiểm soát thông qua các quy định và thủ tục Điều này tạo thành hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là một hệ thống bao gồm các chính sách và thủ tục được thiết lập trong tổ chức nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu đề ra.
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả
+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, cung cấp dữ liệu kế toán hợp lý, chính xác
+ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
Theo Ủy ban của hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận báo cáo tài chính (COSO), kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên của đơn vị chi phối, nhằm cung cấp sự bảo đảm hợp lý cho việc thực hiện ba mục tiêu chính.
+ Báo cáo tài chính đáng tin cậy
+ Các luật lệ và quy định được tuân thủ
+ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập bởi các nhà quản lý nhằm điều hành mọi nhân viên và hoạt động trong doanh nghiệp, không chỉ giới hạn ở chức năng tài chính và kế toán mà còn mở rộng đến các chức năng khác như hành chính và quản lý sản xuất.
1.1.2 Chức năng của kiểm soát nội bộ
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp đạt hiệu quả
Đảm bảo rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện theo đúng quy trình là rất quan trọng, đồng thời cần giám sát hiệu quả của các chế độ và quyết định này để đạt được kết quả tốt nhất.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của Doanh nghiệp
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích
1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Trong doanh nghiệp, công tác kiểm soát bao gồm hệ thống các chính sách, biện pháp và thủ tục nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị, hạn chế việc mất cắp, hư hại và sử dụng tài sản không đúng mục đích
+ Các thông tin kế toán được cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời, chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động của đơn vị
+ Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý
+ Bảo đảm việc thực hiện các chính sách của đơn vị cũng như việc tuân thủ các chế độ pháp lý
Các mục tiêu của công tác kiểm soát bao gồm hai mục tiêu chính liên quan đến kế toán và hai mục tiêu khác tập trung vào quản lý doanh nghiệp Điều này cho thấy rằng công tác kiểm soát có phạm vi rộng lớn, bao quát mọi hoạt động và đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của đơn vị.
1.1.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức và văn hóa của tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của tất cả các thành viên Nó đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các nguyên tắc và cấu trúc hoạt động cần thiết cho bốn bộ phận còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát trong tổ chức được thể hiện qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý và phong cách điều hành Nó có ảnh hưởng lớn đến cách thức kinh doanh, các mục tiêu đã thiết lập và các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ Sự ảnh hưởng này không chỉ diễn ra trong giai đoạn thiết kế mà còn kéo dài trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
Mỗi yếu tố trong môi trường kiểm soát đều có mức độ quan trọng khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp Đầu tiên, tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên là yếu tố then chốt, vì sự phát triển của công ty gắn liền với đội ngũ nhân viên Nhân viên có phẩm chất tốt sẽ tạo ra môi trường làm việc tích cực, giúp công ty đạt được mục tiêu Ngược lại, nếu đội ngũ nhân viên thiếu năng lực và không trung thực, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không hiệu quả, dù có chính sách và quy trình chặt chẽ Do đó, các nhà quản lý cần xây dựng chính sách nhân sự rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo và khen thưởng để tạo ra một đội ngũ nhân viên chất lượng Thứ hai, triết lý quản lý và phong cách điều hành của lãnh đạo cũng ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát, bao gồm khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh.
Quản lý tài chính trong doanh nghiệp phụ thuộc vào quan điểm của nhà quản lý về báo cáo tài chính và rủi ro kinh doanh Nếu nhà quản lý có tư tưởng trung thực và cạnh tranh lành mạnh, họ sẽ chú trọng đến tính chính xác của báo cáo tài chính và áp dụng các biện pháp để giảm thiểu rủi ro kinh doanh, dẫn đến môi trường kiểm soát mạnh mẽ Ngược lại, nếu nhà quản lý có tư tưởng gian lận, báo cáo tài chính có thể chứa đựng sai phạm, làm yếu đi môi trường kiểm soát và gây ra những rủi ro lớn cho doanh nghiệp.
Ban giám đốc nhận thức rõ tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp trong việc tổ chức bộ máy hợp lý, phân công và ủy nhiệm công việc rõ ràng, cũng như ban hành các nội quy, quy chế và quy trình sản xuất kinh doanh Những yếu tố này tạo ra môi trường mà tất cả thành viên công ty hiểu được giá trị của hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững Cơ cấu tổ chức hợp lý giúp phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các thành viên, đảm bảo sự liên kết trong việc ban hành và giám sát các quyết định Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả kiểm soát mà còn ngăn ngừa các hành vi gian lận và sai sót trong tài chính kế toán Các chỉ đạo và hướng dẫn từ Ban giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập môi trường kiểm soát hiệu quả và tuân thủ các chính sách của công ty.
Ban Giám đốc đã đưa ra các chỉ đạo và hướng dẫn quan trọng về hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, và kế hoạch đầu tư, sửa chữa tài sản cố định Đặc biệt, kế hoạch tài chính đóng vai trò then chốt trong quá trình kiểm soát Nếu công tác lập kế hoạch được thực hiện một cách khoa học và nghiêm túc, nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hiệu quả.
Các nhà quản lý thường chú trọng đến việc theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch và các yếu tố ảnh hưởng đến nó Điều này giúp họ kịp thời phát hiện những vấn đề bất thường và thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch.
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của các thủ tục kiểm soát Một môi trường kiểm soát mạnh mẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một môi trường kiểm soát mạnh không tự động đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát nội bộ cũng mạnh Do đó, chỉ có môi trường kiểm soát mạnh mẽ chưa đủ để đảm bảo tính hiệu quả toàn diện của hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.4.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT
1.2.1 Những vấn đề cơ bản về chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
1.2.1.1 Khái niệm chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất kinh doanh là tổng hợp các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp chi ra trong một khoảng thời gian nhất định, như tháng, quý hoặc năm Nói cách khác, chi phí này thể hiện bằng tiền cho toàn bộ quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.
1.2.1.2 Phân loại chi phí sản xuất
Doanh nghiệp phân loại chi phí dựa trên đặc điểm sản xuất kinh doanh, khả năng quản lý và trình độ nghiệp vụ để đảm bảo tính hợp lý.
Phân loại chi phí sản xuất là quá trình tổ chức và phân chia các loại chi phí vào từng nhóm khác nhau dựa trên những đặc điểm cụ thể.
Phân loại chi phí sản xuất theo tính chất kinh tế (yếu tố chi phí)
Theo phân loại này, các chi phí có nội dung và tính chất kinh tế tương đồng được nhóm lại thành một yếu tố, không phụ thuộc vào địa điểm phát sinh hay mục đích sử dụng trong quá trình sản xuất.
Để tối ưu hóa việc quản lý chi phí theo từng địa điểm kinh tế, chi phí cần được phân loại theo yếu tố Phân loại này không chỉ hỗ trợ trong việc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động mà còn giúp lập, kiểm tra và phân tích dự toán chi phí một cách hiệu quả.
Theo quy định hiện hành ở Việt Nam, toàn bộ chi phí được chia làm 7 yếu tố:
Yếu tố nguyên liệu và vật liệu trong sản xuất kinh doanh bao gồm giá trị của nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, cùng với công cụ dụng cụ cần thiết Điều này không tính giá trị của nguyên liệu không sử dụng hết mà nhập lại kho và phế liệu thu hồi, cũng như nhiên liệu và động lực Các loại nguyên liệu như sắt, thép, tôn, nhôm, sơn và giấy phản quang là những thành phần quan trọng trong quá trình sản xuất.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, yếu tố nhiên liệu và động lực đóng vai trò quan trọng, bao gồm các loại như xăng, dầu, gas, oxy và bình khí Những nguyên liệu này cần được tính toán cẩn thận, loại trừ số lượng không sử dụng hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi, để đảm bảo hiệu quả tối ưu trong hoạt động sản xuất.
+ Yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp lương: phản ánh tổng số tiền lương và phụ cấp mang tính chất lượng phải trả cho người lao động
+ Yếu tố BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương phải trả lao động
Yếu tố khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) thể hiện tổng số khấu hao cần trích trong kỳ cho tất cả TSCĐ phục vụ sản xuất kinh doanh Điều này bao gồm nhà xưởng, máy móc thiết bị thi công, phương tiện vận tải và thiết bị dụng cụ quản lý.
Chi phí dịch vụ mua ngoài là yếu tố quan trọng, bao gồm tất cả các khoản chi phí như tiền điện, tiền nước, và điện thoại, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó, chi phí khác bằng tiền cũng cần được xem xét, phản ánh các khoản chi chưa được ghi nhận trong các yếu tố chi phí trước đó, nhưng vẫn liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Phân loại sản phẩm sản xuất theo yếu tố chi phí giúp xác định cấu trúc và tỷ trọng của từng yếu tố sản xuất, từ đó hỗ trợ phân tích và đánh giá tình hình thực hiện dự toán Điều này là cơ sở quan trọng để lập kế hoạch cung ứng vật tư, quỹ tiền lương và vốn, nhằm đảm bảo công tác kế toán và quản lý chi phí sản xuất được thực hiện nhanh chóng và chính xác.
Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng kinh tế chi phí (khoản mục chi phí)
Dựa trên các khoản mục chi phí khác nhau, chúng ta có thể phân loại chúng theo mục đích và công dụng của từng loại, mà không cần xem xét nội dung kinh tế của chi phí đó.
Có 3 khoản mục chi phí sau:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm tất cả các khoản chi cho nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và nhiên liệu cần thiết trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện các dịch vụ.
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tất cả các khoản thù lao mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, như lương cơ bản, phụ cấp lương và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ).
- Chi phí sản xuất chung: toàn bộ chi phí phát sinh trong phân xưởng (trừ
Chi phí quản lý phân xưởng bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên, chi phí khấu hao, cũng như chi phí cho điện thoại, điện nước và các chi phí bằng tiền khác.
Phân loại chi phí theo khoản mục giúp quản lý chi phí sản xuất hiệu quả, cung cấp dữ liệu cần thiết cho việc tính giá thành sản phẩm, lập kế hoạch giá thành và xác định định mức chi phí sản xuất cho các kỳ tiếp theo.
Phân loại theo mối quan hệ chi phí và khối lượng công việc
Theo cách phân loại này thì chi phí được chia thành: chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí hỗn hợp
- Chi phí cố định (chi phí bất biến): là loại chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi về khối lượng hoạt động
- Chi phí biến đổi (chi phí khả biến, biến phí): các chi phí thay đổi về tổng số tỷ lệ với sự thay đổi của mức độ hoạt động
- Chi phí hỗn hợp: chi phí mà nó bao gồm cả định phí và biến phí
NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG
1.3.1 Kiểm soát chi phí sản xuất nguyên vật liệu trực tiếp
Mục tiêu kiểm soát Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì mục tiêu cần đạt tới đó là:
- Tổng chi phí thực tế phát sinh không vượt quá dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý nguyên vật liệu trong kho và tại nơi sản xuất
- Đảm bảo vật tư không bị hư hỏng và sử dụng lãng phí, gây thất thoát tài sản của đơn vị
Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu nhập kho
Việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận phải được thực hiện theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Phải phân chia trách nhiệm giữa:
+ Chức năng mua hàng với chức năng nhận hàng nhằm ngăn chặn việc mua hàng kém chất lượng
+ Chức năng kiểm nhận hàng hóa và thủ kho để ngăn chặn việc nhận khống
+ Chức năng xét duyệt và chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua quá số lượng cần dùng cho sản xuất
- Kiểm soát lập kế hoạch đề nghị mua nguyên vật liệu
Quản lý hiệu quả số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua là rất quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất Cần duy trì mức tồn kho hợp lý để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục Do đó, doanh nghiệp cần xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm, ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn và tiến độ sản xuất.
Yêu cầu mua nguyên vật liệu cần được phê duyệt bởi người có thẩm quyền nhằm ngăn chặn việc mua sắm không đúng mục đích và không đạt tiêu chuẩn Phiếu yêu cầu mua hàng phải được đối chiếu với tài khoản trên sổ cái, đảm bảo rằng người đề nghị mua hàng chịu trách nhiệm về ngân sách chi tiêu.
- Kiểm soát việc đặt hàng nhà cung cấp
Chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng cần được tách biệt rõ ràng Sau khi nhận phiếu yêu cầu mua vật liệu, bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra lượng vật liệu hiện có trong kho để đánh giá tính hợp lý của số lượng đề nghị mua Tiếp theo, bộ phận này sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để so sánh các điều kiện mua hàng, nhằm tìm ra nhà cung cấp tốt nhất và đưa ra tư vấn cho giám đốc.
Dựa vào sự tư vấn từ các bộ phận mua hàng, bộ phận xét duyệt sẽ quyết định lựa chọn nhà cung cấp và tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng mua bán.
Quá trình lựa chọn nhà cung cấp cần xác định rõ các tình huống cụ thể, bao gồm khi nào cần chọn nhà cung cấp trực tiếp, khi nào cần thực hiện đấu thầu, và khi nào áp dụng chính sách liên kết để lọc ra những nhà cung cấp có giá cả hợp lý và chất lượng tốt nhất.
Nhân viên mua hàng sẽ tiến hành mua nguyên vật liệu dựa trên phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt Họ hoàn toàn chịu trách nhiệm về các điều khoản trong hợp đồng mua hàng, đảm bảo quy trình mua sắm diễn ra hiệu quả và tuân thủ các quy định đã đề ra.
Kiểm soát quá trình nhập kho nguyên vật liệu
Bộ phận kho chịu trách nhiệm nhận vật liệu khi được chuyển đến Khi nhận, bộ phận này cần kiểm tra số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều kiện khác của nguyên vật liệu để đảm bảo đúng với phiếu yêu cầu mua hàng trước khi lập thẻ kho.
Kiểm soát quá trình bảo quản vật tư và xuất kho
Xây dựng một hệ thống nhà kho hiệu quả là điều cần thiết để quản lý vật tư, xác định các định mức hao hụt và duy trì mức dự trữ hợp lý Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ mà còn đảm bảo rằng nguồn cung luôn sẵn sàng khi cần thiết.
Bộ phận kho chịu trách nhiệm bảo quản và giữ gìn hàng hóa, vật tư sau khi nhập, đồng thời thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính chính xác và an toàn của kho hàng.
Quá trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất yêu cầu sự phối hợp của bốn bộ phận: sản xuất, xét duyệt, kế toán và kho Bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu yêu cầu xuất kho dựa trên nhu cầu sản xuất và gửi cho giám đốc để xét duyệt Phiếu yêu cầu cần ghi rõ lý do xuất kho, chủng loại vật liệu, số lượng và quy cách.
Bộ phận xét duyệt, thường là giám đốc kinh doanh, có trách nhiệm xem xét lý do và yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu trên phiếu yêu cầu Họ sẽ đối chiếu với định mức và các kế hoạch của đơn vị để quyết định việc phê duyệt xuất kho hay không.
Bộ phận kế toán sẽ lập phiếu xuất kho dựa trên phiếu yêu cầu xuất kho đã được duyệt Sau khi hoàn tất, phiếu xuất kho sẽ được chuyển lại cho bộ phận xét duyệt để ký xác nhận trước khi chuyển đến bộ phận kho.
Bộ phận kho sẽ xuất kho nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất dựa trên phiếu xuất kho kèm theo phiếu yêu cầu xuất kho.
Bộ phận sản xuất ký nhận phiếu xuất kho sau khi nhận đủ nguyên vật liệu, và phiếu này sẽ là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho cũng như để kế toán ghi sổ kế toán.
Các chứng từ phát sinh trong quá trình này cần có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan
Mở chi tiết từng loại nguyên vật liệu về số lượng và giá trị là cần thiết Định kỳ, thủ kho và kế toán vật tư nên đối chiếu thông tin với nhau để xử lý các chênh lệch một cách cụ thể.
