Tập bài giảng Quản trị học gồm có 7 chương, trang bị cho người học những kiến thức về: Đại cương về quản trị học, môi trường quản trị, thông tin và quyết định quản trị, chức năng lập kế hoạch, chức năng tổ chức, chức năng lãnh đạo, chức năng kiểm tra. Mời các bạn cùng tham khảo.
ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HỌC
ĐỐI TƯỢNG, NỘI DUNG NGHIÊN CỨU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU QUẢN TRỊ HỌC
1.1.1 Đối tƣợng nghiên cứu của quản trị học
Các mối quan hệ trong tổ chức phát sinh từ hoạt động của tổ chức, bao gồm quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối, đối thủ cạnh tranh, tổ chức liên doanh, cơ quan nhà nước và các tổ chức khác Đồng thời, cũng tồn tại mối quan hệ giữa các cá nhân và tập thể lao động trong tổ chức.
Quản trị học tập trung vào việc nghiên cứu mối quan hệ giữa con người để phát hiện các quy luật và cơ chế áp dụng chúng trong quá trình tác động lên con người Qua đó, quản trị học cũng ảnh hưởng đến các yếu tố vật chất và phi vật chất như vốn, vật tư, năng lượng, trang thiết bị, công nghệ và thông tin một cách hiệu quả.
Quản trị học cung cấp kiến thức nền tảng thiết yếu cho việc nghiên cứu sâu về các lĩnh vực quản trị tổ chức, bao gồm quản trị marketing, sản xuất, nhân lực, tài chính, cũng như quản trị doanh nghiệp và các tổ chức xã hội.
1.1.2 Nội dung của nghiên cứu của quản trị học
1.1.2.1 Cơ sở lý luận và phương pháp luận của khoa học quản trị
Quản trị khoa học là yếu tố then chốt để đạt được kết quả mong muốn trong hoạt động của tổ chức, bằng cách nắm vững và tuân thủ các quy luật khách quan Nội dung chính của quản trị bao gồm việc nhận thức và áp dụng các quy luật, nguyên tắc quản trị, cũng như tổ chức và quản lý hiệu quả trong các tổ chức.
1.1.2.2 Quá trình ra quyết định quản trị và đảm bảo thông tin cho các quyết định
Quản trị là quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định đó Thông tin quản lý, được thu thập, chọn lọc, xử lý và bảo quản, là nguyên liệu thiết yếu để đưa ra quyết định hiệu quả Việc cung cấp thông tin chính xác cho những người ra quyết định là rất quan trọng trong quá trình quản trị.
1.1.2.3 Các chức năng quản trị Đây chính là những nội dung cốt lõi của tập bài giảng, tra lời câu hỏi làm quản trị cụ thể là làm gì? Những chức năng quản trị sẽ thể hiện công nghệ của hoạt động quản trị
Trong bài giảng này, chúng ta sẽ khám phá chức năng quản trị thông qua bốn yếu tố chính của quá trình quản trị: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
1.1.2.4 Đổi mới hoạt động quản trị tổ chức
Trong bối cảnh môi trường biến đổi nhanh chóng và phức tạp, các nhà quản trị đối mặt với nhiều thách thức lớn Để đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững, việc hoàn thiện và đổi mới hoạt động quản trị là điều thiết yếu Phân tích kinh tế, quản trị rủi ro và đổi mới phương pháp quản lý đều là những công cụ quan trọng, tập trung vào nâng cao chất lượng và hiệu quả trong mọi khía cạnh của quản trị.
1.1.3 Các phương pháp nghiên cứu quản trị học
Quản trị học sử dụng phương pháp phân tích hệ thống như phương pháp nghiên cứu chính, bên cạnh các phương pháp chung khác như duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, toán học, thống kê, tâm lý và xã hội học Để nghiên cứu, quản trị được chia thành các chức năng quản trị, dựa trên hai tiêu chí cơ bản: quá trình quản trị và các lĩnh vực hoạt động quản trị.
TỔ CHỨC VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC
1.2.1 Khái niệm và những đặc điểm cơ bản của tổ chức
Tổ chức là một tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung
Ví dụ: một gia đình, một doanh nghiệp, một trường đại học
Trong xã hội hiện nay, tổ chức được chia thành hai loại chính: tổ chức chính thức và tổ chức phi chính thức Tổ chức chính thức được công nhận vì tạo ra giá trị gia tăng cho xã hội, trong khi tổ chức phi chính thức chỉ mang lại lợi ích cho các thành viên mà không phục vụ lợi ích chung, thậm chí có thể gây ra tác động tiêu cực như băng nhóm xã hội đen hay nhóm tham nhũng.
1.2.1.2 Những đặc điểm cơ bản của tổ chức
Phần lớn các tổ chức đều mang những đặc điểm chung sau:
Mỗi tổ chức đều có một mục đích riêng, và sự tồn tại của chúng phụ thuộc vào những mục tiêu này Nếu không có mục đích rõ ràng, tổ chức sẽ không có lý do để tồn tại.
Mọi tổ chức đều là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều cá nhân, mỗi người đảm nhận một vai trò khác nhau nhằm góp phần vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Mọi tổ chức đều thực hiện các hoạt động cụ thể nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra Tất cả những hoạt động này được tổ chức thành một kế hoạch tổng thể, giúp việc hoàn thành mục tiêu trở nên dễ dàng hơn.
Mọi tổ chức cần thu hút và phân bổ hiệu quả các nguồn lực như nhân lực, tài lực, vật lực và thông tin để đạt được mục tiêu của mình Do các nguồn lực có hạn, việc tìm ra cách phân bổ tối ưu là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động của tổ chức diễn ra hiệu quả.
Mọi tổ chức đều tương tác với các tổ chức khác, và để tồn tại cũng như phát triển, việc thiết lập mối quan hệ tốt là rất quan trọng Những mối quan hệ này giúp tạo ra giá trị gia tăng, chẳng hạn như doanh nghiệp cần duy trì liên kết với nhà cung ứng, khách hàng và các cơ quan quản lý nhà nước.
Mọi tổ chức cần những nhà quản trị có khả năng liên kết và phối hợp giữa các nhân sự nội bộ và bên ngoài, cùng với các nguồn lực khác, nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.
1.2.2 Các hoạt động cơ bản của tổ chức
Mặc dù các tổ chức thương mại có sự khác biệt về mục đích, lĩnh vực hoạt động và quy mô, nhưng chúng đều chia sẻ những hoạt động cơ bản như: nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm, tiếp thị và phân phối hàng hóa, cũng như quản lý tài chính và nhân sự.
Nghiên cứu và dự báo xu hướng biến động của môi trường là điều cần thiết, giúp tổ chức hiểu rõ những yêu cầu mà môi trường đặt ra Quá trình này cũng cung cấp cái nhìn về những cơ hội và thách thức mà môi trường mang lại cho tổ chức, từ đó định hướng chiến lược phát triển hiệu quả hơn.
- Tìm kiếm và huy động các nguồn vốn cho hoạt động của tổ chức
Tìm kiếm và thu hút các yếu tố đầu vào cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức, bao gồm nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc và nhân lực, là bước quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
- Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức - quá trình sản xuất
- Chung cấp các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức cho các đối tượng phục vụ của tổ chức - các khách hàng
Lợi ích thu được từ tổ chức không chỉ mang lại giá trị cho chính tổ chức mà còn được phân phối công bằng cho những người đóng góp, bao gồm cả các thành viên và đối tượng tham gia vào các hoạt động của tổ chức.
Hoàn thiện và đổi mới sản phẩm, dịch vụ, cũng như quy trình hoạt động là yếu tố quan trọng Việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới, cùng với những quy trình hoạt động tiên tiến, sẽ giúp nâng cao hiệu quả và đáp ứng nhu cầu thị trường một cách tốt nhất.
- Đảm bảo chất lượng các hoạt động và các sản phẩm, dịch vụ của tổ chức
Khi hợp nhóm các lĩnh vực hoạt động, có thể tóm lược các lĩnh vực hoạt động cơ bản như sau:
- Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển;
- Lĩnh vực đảm bảo chất lượng
QUẢN TRỊ
Quản trị là một thuật ngữ có nhiều cách hiểu khác nhau và chưa có định nghĩa nào được chấp nhận hoàn toàn Theo Mary Parker Follett, "Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác", điều này nhấn mạnh rằng các nhà quản trị đạt được mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp và giao việc cho người khác, thay vì tự mình hoàn thành công việc.
Koontz và O'Donnell nhấn mạnh rằng công việc quản lý là một trong những lĩnh vực hoạt động quan trọng nhất của con người Mỗi nhà quản trị, không phân biệt cấp độ hay cơ sở, đều có nhiệm vụ thiết kế và duy trì môi trường làm việc, nơi các cá nhân có thể hợp tác trong các nhóm để hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu đã đề ra.
Quản trị tổ chức, theo James Stoner và Stephen Robbins, là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực cùng hoạt động của tổ chức Mục tiêu của quản trị tổ chức là đạt được kết quả và hiệu quả cao, đặc biệt trong bối cảnh môi trường luôn biến động.
Quá trình quản trị bao gồm các công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, cần được thực hiện theo một trình tự nhất định Tất cả các nhà quản trị phải thực hiện các hoạt động quản trị để đạt được mục tiêu mong đợi, và những hoạt động này được gọi là các chức năng quản trị.
- Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu và quyết định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu;
Tổ chức là quá trình phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người cùng các nguồn lực khác trong một tổ chức Hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào khả năng phối hợp các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Lãnh đạo là khả năng của nhà quản trị trong việc tác động đến các thuộc cấp và giao nhiệm vụ cho họ Bằng cách tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nhà quản trị có thể nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
Kiểm tra là quá trình mà nhà quản trị thực hiện để đảm bảo tổ chức đang tiến đúng hướng theo mục tiêu đã đề ra Khi phát hiện sự lệch lạc trong các hoạt động thực tiễn, nhà quản trị sẽ tiến hành điều chỉnh cần thiết để đưa tổ chức trở lại đúng quỹ đạo.
Trong lĩnh vực quản trị, các nhà nghiên cứu đã đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau, thậm chí có thể trái ngược nhau do cách tiếp cận đa dạng Tuy nhiên, có một định nghĩa chung về khái niệm quản trị được công nhận rộng rãi, bao quát nội hàm của khái niệm này và sẽ được thống nhất sử dụng trong các nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn.
Kiểm tra Phối hợp Tổ chức hoạt động
- Đạt mục tiêu: + Sản phẩm + Dịch vụ
Hình 1.1 Sơ đồ lôgíc của khái niệm quản trị tổ chức
Quản trị là quá trình tác động của người quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể trong bối cảnh môi trường có sự biến động.
- Với nghĩa trên, quản trị có phạm vi hoạt động vô cùng rộng lớn, được chia thành
+ Quản trị giới vô sinh: nhà xưởng, ruộng đất, hầm mỏ, máy móc thiết bị, sản phẩm
+ Quản trị giới sinh vật: vật nuôi, cây trộng
+ Quản trị xã hội loài người: doanh nghiệp, gia đình, các tổ chức xã hội
- Tất cả các dạng quản trị đều mang những đặc điểm chung sau đây:
Hệ thống quản trị bao gồm hai phân hệ chính: chủ thể quản trị và đối tượng quản trị Chủ thể quản trị, có thể là một cá nhân, một nhóm người hoặc một thiết bị, tạo ra các tác động nhằm dẫn dắt đối tượng quản trị đạt được mục tiêu Đối tượng quản trị, có thể là các yếu tố vô sinh, sinh vật hoặc con người, tiếp nhận và phản ứng với các tác động từ chủ thể quản trị.
Quản trị cần có một hoặc một tập hợp mục đích thống nhất cho cả chủ thể và đối tượng, nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất trong môi trường luôn biến động và với nguồn lực hạn chế.
Quản trị là một quá trình liên quan đến việc trao đổi thông tin đa chiều, trong đó chủ thể quản trị cần liên tục thu thập và xử lý dữ liệu về môi trường và hệ thống Việc này bao gồm lựa chọn, bảo quản và truyền tải thông tin một cách hiệu quả.
Chủ thể quản trị Đối tượng quản trị
Hình 1.2 Sơ đồ logic của khái niệm quản trị
Quản trị hiệu quả đòi hỏi các quyết định rõ ràng từ chủ thể quản lý, trong khi đối tượng quản trị cần tiếp nhận những tác động này cùng với các đảm bảo vật chất để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.
Quản trị luôn có khả năng thích nghi với những thay đổi từ đối tượng và môi trường Dù đối diện với quy mô và mức độ phức tạp khác nhau, nhà quản trị không từ bỏ mà vẫn duy trì hiệu quả thông qua việc điều chỉnh và đổi mới cơ cấu, phương pháp, công cụ và hoạt động quản lý.
1.3.2 Bản chất của quản trị
Khi nghiên cứu về bản chất của quản trị, chúng ta cần xem xét trên 2 phương diện:
1.3.2.1 Phương diện tổ chức - kỹ thuật của quản trị
Trên phương diện này, quản trị chính là việc tìm câu trả lời cho 4 câu hỏi:
* Thứ nhất: Làm quản trị là làm gì?
Dù là lãnh đạo trong lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội hay bất kỳ hình thức tổ chức nào, mọi nhà quản trị đều thực hiện bốn nhiệm vụ chính: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
- Lập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức hành động thích hợp để đạt mục tiêu
- Tổ chức là quá trình xây dựng những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được mục tiêu và đảm bảo nguồn nhân lực theo cơ cấu
- Lãnh đạo là quá trình chỉ đạo và thúc đẩy các thành viên làm việc một cách tốt nhất vì lợi ích của tổ chức
- Kiểm tra là quá trình giám sát và chấn chỉnh các hoạt động để đảm bảo việc thực hiện theo các kế hoạch
VAI TRÕ VÀ CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ
* Thứ tư: Mục đích của quản trị tổ chức là gì?
Mọi tổ chức đều công khai mục đích quản trị là tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức và các thành viên Để đạt được mục tiêu này, các nhà quản trị cần thực hiện các biện pháp hiệu quả.
- Xác định được những mục tiêu đúng (làm đúng việc – effectiveness)
- Thực hiện mục tiêu với hiệu quả cao nhất (làm việc đúng – efficiency)
1.3.2.2 Phương diện kinh tế - xã hội của quản trị
Xét trên phương diện này, bản chất của quản trị chính là việc tìm ra lời giải đáp cho những câu hỏi sau:
- Tổ chức được thành lập và hoạt động vì mục đích gì?
(Các tổ chức được những thể nhân, pháp nhân, lực lượng khác nhau tạo ra nhằm thực hiện những mục đích khác nhau)
- Ai nắm quyền lãnh đạo và điều khiển tổ chức?
(Người nắm quyền sở hữu sẽ nắm quyền lãnh đạo tổ chức và họ sẽ quyết định những người nắm quyền điều hành tổ chức)
- Ai là đối tượng và khách thể quản trị?
(Là những người và những nguồn lực được thu hút vào hoạt động của tổ chức)
- Giá trị gia tăng nhờ hoạt động quản trị thuộc về ai?
(Được phân phối theo mục đích của tổ chức)
Sự khác biệt trong quản trị giữa các tổ chức kinh tế, chính trị và xã hội được hình thành từ nhiều yếu tố Điều này cho thấy quản trị tổ chức không chỉ mang tính phổ biến mà còn có những đặc thù riêng.
1.4 VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ
- Quản trị giúp các tổ chức và các thành viên của nó thấy được hướng đi
Quản trị là quá trình phối hợp tất cả các nguồn lực của tổ chức, bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực và thông tin, thành một hệ thống thống nhất Mục tiêu của quản trị là tạo ra sự hiệu quả cao trong việc đạt được các mục đích của tổ chức, từ đó gia tăng giá trị cho tổ chức.
Quản trị hiệu quả giúp tổ chức thích ứng với môi trường mới, nắm bắt và tận dụng cơ hội, đồng thời giảm thiểu tác động tiêu cực từ các nguy cơ môi trường Hơn nữa, quản trị còn có thể tạo ra ảnh hưởng tích cực đến môi trường, góp phần bảo vệ và cải thiện chất lượng sống.
Quản trị là yếu tố thiết yếu trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, đặc biệt trong kinh doanh, nơi nó đóng vai trò quyết định đến thành công hay thất bại.
1.4.2 Các chức năng quản trị
Chức năng quản trị bao gồm các loại công việc quản lý đa dạng và độc lập, được hình thành từ quá trình chuyên môn hóa trong hoạt động quản trị.
Tuỳ thuộc vào từng cách tiếp cận có thể có cách phân chia các chức năng khác nhau, có 2 cách tiếp cận:
1.4.2.1 Các chức năng quản trị phân theo quá trình quản trị
Theo cách tiếp cận này, các chức năng quản trị gồm 4 chức năng cơ bản:
Lập kế hoạch là chức năng quan trọng đầu tiên trong quản trị, bao gồm việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể và thiết lập hệ thống kế hoạch để phối hợp các hoạt động Quá trình này liên quan đến việc dự báo tương lai và xác định các phương thức đạt được mục tiêu Nếu không có kế hoạch thận trọng, doanh nghiệp dễ gặp thất bại trong quản trị, dẫn đến tình trạng không hoạt động hiệu quả hoặc chỉ hoạt động với một phần công suất.
Tổ chức là chức năng thiết kế cơ cấu và phân chia công việc cũng như nhân sự trong một tổ chức Công việc này bao gồm việc xác định nhiệm vụ, phân công người thực hiện, phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, thiết lập quan hệ và hệ thống quyền hành Một tổ chức được thiết kế hợp lý sẽ tạo ra môi trường nội bộ thuận lợi, giúp thúc đẩy hoạt động đạt được mục tiêu, trong khi tổ chức kém có thể dẫn đến thất bại, bất chấp việc hoạch định tốt.
Lãnh đạo là một yếu tố quan trọng trong tổ chức, nơi mỗi cá nhân có tính cách và hoàn cảnh riêng Nhiệm vụ của lãnh đạo là hiểu động cơ và hành vi của nhân viên, từ đó biết cách động viên và điều khiển họ Việc chọn phong cách lãnh đạo phù hợp với từng đối tượng và hoàn cảnh là cần thiết để giải quyết xung đột và vượt qua sự kháng cự trước thay đổi Một lãnh đạo xuất sắc có khả năng dẫn dắt công ty đến thành công, ngay cả khi kế hoạch chưa hoàn hảo, trong khi lãnh đạo kém có thể dẫn đến thất bại.
Kiểm tra là bước quan trọng sau khi đã thiết lập mục tiêu và kế hoạch, cũng như sắp xếp cơ cấu tổ chức, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân sự Công tác này bao gồm việc xác định thành quả đạt được, so sánh với mục tiêu đã đề ra và thực hiện các biện pháp điều chỉnh khi có sai lệch Mục đích của kiểm tra là đảm bảo tổ chức đang đi đúng hướng để hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra.
Mọi nhà quản trị, bất kể cấp bậc, ngành nghề hay quy mô tổ chức, đều thực hiện những chức năng chung nhất Tuy nhiên, mức độ quan trọng, sự quan tâm và phương thức thực hiện các chức năng này có thể khác nhau tùy thuộc vào từng xã hội, lĩnh vực và tổ chức cụ thể.
1.4.2.2 Các chức năng quản trị phân theo hoạt động của tổ chức
Theo cách tiếp cận này, các chức năng quản trị gồm:
- Quản trị lĩnh vực marketing;
- Quản trị lĩnh vực nghiên cứu và phát triển;
- Quản trị nguồn nhân lực;
- Quản trị các dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin, pháp lý, đối ngoại
Những chức năng quản trị theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức thường là cơ sở để xây dựng cơ cấu tổ chức
1.4.2.3 Tính thống nhất của các hoạt động quản trị - ma trận các chức năng quản trị trong tổ chức
Trong quản trị, các nhà quản lý cần thực hiện các quá trình quản trị theo chiều dọc của ma trận Đồng thời, kế hoạch của một hoạt động không thể tách rời mà luôn liên quan đến kế hoạch của các hoạt động khác theo chiều ngang.
Bảng 1.1 Ma trận về tính thống nhất của các hoạt động quản trị
Lĩnh vực quản trị Quá trình quản trị
Quản trị sản xuất Quản trị tài chính
QUẢN TRỊ LÀ MỘT KHOA HỌC, MỘT NGHỆ THUẬT, MỘT NGHỀ
1.5.1 Quản trị là một khoa học
Quản trị mang tính khoa học vì nó dựa trên các quy luật của mối quan hệ quản trị trong hoạt động của tổ chức, bao gồm quy luật kinh tế, quy luật tâm lý, công nghệ và xã hội.
Quản trị khoa học yêu cầu các nhà quản trị phải hiểu rõ các quy luật liên quan đến hoạt động của tổ chức.
Quản trị khoa học yêu cầu các nhà quản trị áp dụng các phương pháp đo lường định lượng hiện đại và những thành tựu của khoa học kỹ thuật Điều này bao gồm việc sử dụng các phương pháp dự đoán, tâm lý xã hội học, cũng như các công cụ xử lý, lưu trữ và truyền thông hiệu quả.
1.5.2 Quản trị là nghệ thuật
Tính nghệ thuật trong quản trị xuất phát từ sự đa dạng phong phú và những hình thức khác nhau của các hiện tượng trong kinh tế - xã hội Điều này cho thấy quản trị không chỉ là một quy trình kỹ thuật mà còn là một nghệ thuật, phản ánh sự linh hoạt và sáng tạo trong việc ứng phó với các tình huống khác nhau.
Tính nghệ thuật trong quản trị tổ chức bắt nguồn từ bản chất của nó, vì quản trị thực chất là tác động đến con người với những nhu cầu đa dạng và phong phú Những tâm tư, tình cảm của con người thường khó có thể đo lường và cân nhắc một cách chính xác.
Tính nghệ thuật trong quản trị được ảnh hưởng bởi kinh nghiệm và các đặc điểm tâm lý cá nhân của từng nhà quản trị, cùng với yếu tố may mắn và vận rủi.
1.5.3 Quản trị là một nghề (nghề quản trị)
Quản trị không chỉ là một lĩnh vực hoạt động mà còn là một nghề nghiệp có thể được học hỏi Thành công trong quản trị phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm nơi học, người dạy, phương pháp học, và chương trình đào tạo Sự tận tâm của người dạy và mong muốn trở thành nhà quản trị của người học cũng rất quan trọng Bên cạnh đó, năng khiếu, lương tâm nghề nghiệp và các tiền đề tối thiểu cho sự hành nghề cũng đóng vai trò quyết định đến hiệu quả trong quản trị.
Để đạt được hiệu quả trong quản trị, nhà quản trị tương lai cần phát huy năng lực, được đào tạo bài bản về nghề nghiệp, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm Họ phải nhận thức đầy đủ và chính xác các quy luật khách quan, đồng thời áp dụng phương pháp nghệ thuật phù hợp để tuân thủ các yêu cầu của những quy luật đó.
VẬN DỤNG CÁC QUY LUẬT VÀ NGUYÊN TẮC TRONG QUẢN TRỊ
1.6.1 Vận dụng các quy luật trong quản trị
Quy luật là mối quan hệ tất yếu và bền vững giữa các sự vật và hiện tượng, diễn ra thường xuyên trong những điều kiện nhất định.
1.6.1.2 Đặc điểm của các quy luật
Con người không thể tạo ra quy luật nếu các điều kiện cần thiết chưa được thiết lập Ngược lại, khi các điều kiện tồn tại vẫn còn, con người cũng không thể xóa bỏ những quy luật đó.
- Các quy luật tồn tại và hoạt động không lệ thuộc vào việc con người có nhận biết được nó hay không
Các quy luật tương tác với nhau để hình thành một hệ thống thống nhất, tuy nhiên, trong quá trình xử lý cụ thể, thường chỉ có một hoặc một số quy luật quan trọng đóng vai trò chủ chốt.
1.6.1.3 Cơ chế sử dụng các quy luật
- Phải nhận biết được quy luật Đây là quá trình tuỳ thuộc vào trình độ mẫn cảm, nhạy bén của con người Quá trình này gồm 2 giai đoạn:
+ Giai đoạn nhận biết qua các đối tượng thực tiễn
+ Giai đoạn nhận biết qua các phân tích bằng khoa học, lý luận
- Tổ chức các điều kiện chủ quan của tổ chức để xuất hiện các điều kiện khách quan mà nhờ đó quy luật phát sinh tác dụng
Để đảm bảo quản trị vận hành hiệu quả, cần tổ chức, thu thập và xử lý thông tin về các sai phạm và ách tắc do không tuân thủ các quy luật khách quan Việc này giúp hoạt động quản lý tuân thủ đúng các yêu cầu và quy định hiện hành.
- Nhận rõ thực trạng của các tổ chức với tư cách là đối tượng quản trị
Phân tích và đúc kết giúp nhận thức sâu sắc hơn về hệ thống quy luật khách quan mang tính lịch sử, cụ thể, đang tác động đến hoạt động của các tổ chức Việc hiểu rõ những quy luật này là cần thiết để các tổ chức có thể thích ứng và phát triển hiệu quả trong bối cảnh hiện tại.
- Tìm tòi, sáng tạo ra những biện pháp, hình thức cụ thể, sinh động nhằm vận dụng các quy luật khách quan trong thực tiễn quản trị
1.6.1.4 Phân loại các quy luật a Các quy luật tự nhiên – kỹ thuật
Con người hiện nay đang tồn tại trong môi trường tự nhiên và chịu ảnh hưởng từ sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật Việc nhận thức đúng đắn về các quy luật tự nhiên và áp dụng hợp lý các thành tựu khoa học kỹ thuật sẽ góp phần quan trọng vào việc bảo vệ môi trường.
Để đảm bảo mục tiêu phát triển bền vững, công tác quản trị cần kết hợp giữa việc phát huy sức mạnh của tổ chức và bảo vệ môi trường Điều này phải tuân theo các quy luật kinh tế - xã hội nhằm tạo ra sự cân bằng giữa phát triển kinh tế và bảo vệ tài nguyên thiên nhiên.
Các quy luật kinh tế-xã hội là những mối liên hệ bản chất và phổ biến giữa các hiện tượng và quá trình kinh tế-xã hội, diễn ra một cách tất yếu và bền vững trong những điều kiện nhất định.
- Đặc điểm của các quy luật kinh tế xã hội là:
+ Chỉ tồn tại và hoạt động thông quá các hoạt động của con người
+ Có độ bền vững kém hơn các quy luật khác
+ Phải nhận thức được quy luật kinh tế (bằng thực tế và bằng lý luận)
Để đạt được sự phát triển bền vững, cần phải giải quyết một cách chính xác vấn đề sở hữu và lợi ích của cả con người lẫn xã hội Đồng thời, vai trò điều hành và quản trị của các nhà lãnh đạo tổ chức cũng cần được phát huy tối đa để đảm bảo sự hiệu quả trong quá trình ra quyết định và thực hiện các chiến lược phát triển.
- Trong mỗi trạng thái kinh tế - xã hội đều tồn tại một hệ thống các quy luật khách quan bao gồm:
Các quy luật phổ biến liên quan đến sự tương thích giữa quan hệ sản xuất và đặc điểm, trình độ của lực lượng sản xuất Một ví dụ tiêu biểu là quy luật sản xuất và nhu cầu ngày càng tăng, cho thấy sự phát triển của sản xuất phải đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
Quy luật chung là những quy luật tồn tại và tác động trong các hình thái kinh tế - xã hội khác nhau, trong đó quy luật sản xuất hàng hóa không chỉ riêng thuộc về chủ nghĩa tư bản Đã có sự nhầm lẫn giữa quy luật chung và quy luật đặc thù, dẫn đến việc coi sản xuất hàng hóa và kinh tế thị trường là đặc trưng riêng của chủ nghĩa tư bản Việc chỉ nhấn mạnh mặt trái của kinh tế thị trường đã tạo ra định kiến phủ nhận quy luật sản xuất hàng hóa và kinh tế thị trường trong chủ nghĩa xã hội.
Quy luật giá trị là nguyên tắc kinh tế cơ bản điều chỉnh sản xuất và trao đổi hàng hóa, dựa trên thời gian lao động xã hội cần thiết cho việc sản xuất và tái sản xuất Quy luật này không chỉ điều tiết hoạt động sản xuất và lưu thông mà còn thúc đẩy sự phát triển của khoa học kỹ thuật và lực lượng sản xuất, đồng thời góp phần giảm thiểu sự phân hóa giàu nghèo trong xã hội.
Quy luật lưu thông tiền tệ khẳng định rằng khi có sản xuất hàng hóa thì sẽ có lưu thông hàng hóa và tiền tệ, điều này thể hiện một tất yếu khách quan Quy luật này phản ánh mối quan hệ giữa lượng tiền phát hành và các yếu tố liên quan, được C.Mác trình bày thông qua một công thức cụ thể.
M là lượng tiền phát hành cần thiết cho lưu thông
P là mức giá cả hàng hóa, dịch vụ
Q là khối lượng hàng hóa, dịch vụ đem ra lưu thông
V là vòng quay trung bình của đồng tiền cùng loại
Quy luật cung cầu hàng hóa dịch vụ khẳng định rằng nơi có nhu cầu sẽ xuất hiện cung cứng hàng hóa, tạo nên mối quan hệ cung cầu khách quan, độc lập với ý chí con người Quy luật này giải thích sự không khớp giữa giá trị và giá cả thị trường, đồng thời tạo điều kiện cho quy luật giá trị hoạt động Mặc dù cầu không trực tiếp quyết định giá trị hàng hóa, nhưng nó ảnh hưởng gián tiếp đến chu kỳ sản xuất và hình thành giá trị thông qua việc tác động đến điều kiện sản xuất và năng suất lao động.
Nghiên cứu quy luật giá trị, lưu thông tiền tệ và cung cầu giúp hiểu rõ các yếu tố chi phối cơ chế thị trường Điều này không chỉ quan trọng cho quản trị kinh tế vĩ mô của Nhà nước mà còn có ý nghĩa đối với quản trị kinh tế vi mô của doanh nghiệp và tổ chức.
NHÀ QUẢN TRỊ
Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức thông qua các hoạt động của họ Những quyết định mà nhà quản trị đưa ra có thể thay đổi kết quả của tổ chức, tương tự như cách mà huấn luyện viên của một đội bóng quyết định về việc tuyển chọn cầu thủ.
Trong bóng đá, sự thành công của đội bóng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như đội hình xuất phát, sự chỉ định huấn luyện viên, lối chơi và chiến thuật trong từng trận đấu Tương tự, trong kinh doanh, các nhà quản trị đóng vai trò quyết định trong việc dẫn dắt doanh nghiệp đến thành công hay thất bại thông qua những quyết định của họ Câu nói "một nhà quản trị giỏi sẽ biến rơm thành vàng, còn nhà quản trị tồi sẽ biến vàng thành rơm" phản ánh rõ nét tầm quan trọng của khả năng lãnh đạo trong tổ chức.
Mặc dù kết quả của tổ chức phụ thuộc nhiều vào quyết định và hành động của quản trị, nhưng còn chịu ảnh hưởng từ các yếu tố bên ngoài và bên trong mà quản lý không thể kiểm soát Các nhà quản trị, dù có năng lực, vẫn phải đối mặt với những yếu tố và động lực khó dự đoán như chu kỳ kinh tế, hoạt động của đối thủ cạnh tranh, nguồn nhân lực và các nguồn lực bên ngoài khác.
Nhà quản trị là những người có ảnh hưởng quyết định đến sự thành bại của tổ chức Họ đảm nhận nhiều vai trò quan trọng trong việc lãnh đạo và điều hành Để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ của mình, nhà quản trị cần sở hữu những kỹ năng cần thiết như lãnh đạo, giao tiếp và quản lý thời gian.
1.7.1 Khái niệm nhà quản trị
Nhà quản trị là người lãnh đạo trong hệ thống quản trị, có trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, dẫn dắt và giám sát hoạt động của đội ngũ Họ đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định đó.
1.7.2 Cấp bậc nhà quản trị
Trong một doanh nghiệp thi giám đốc điều hành, trưởng phòng sản xuất và tổ trưởng sản xuất thì ai là nhà quản trị?
Trong một doanh nghiệp, giám đốc điều hành thường xuyên đưa ra chỉ thị và yêu cầu cấp dưới, bao gồm trưởng phòng và tổ trưởng sản xuất, thực hiện theo Điều này cho thấy giám đốc là chủ thể quản trị chính, trong khi cấp dưới thuộc phân hệ đối tượng quản trị Tuy nhiên, trưởng phòng và tổ trưởng sản xuất cũng thực hiện công việc tương tự với nhân viên dưới quyền, nên họ cũng đóng vai trò chủ thể quản trị trong đơn vị của mình Cả ba đối tượng này đều là chủ thể quản trị nhưng thuộc các cấp khác nhau: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung gian và nhà quản trị cấp cơ sở, với vai trò khác nhau trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp.
1.7.2.1 Nhà quản trị cao cấp
Nhà quản trị cao cấp (Top Managers) là những người đứng đầu trong tổ chức, chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của tổ chức Nhiệm vụ chính của họ là đưa ra các quyết định chiến lược nhằm thực hiện, duy trì và phát triển tổ chức Các chức danh quan trọng trong quản trị viên cao cấp bao gồm: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, ủy viên hội đồng, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc và phó giám đốc.
1.7.2.2 Nhà quản trị cấp trung gian
Nhà quản trị cấp trung gian đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, hoạt động giữa các quản trị viên cao cấp và quản trị viên cấp cơ sở Họ chịu trách nhiệm đưa ra quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, cũng như phối hợp các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Các quản trị viên cấp giữa thường là các trưởng phòng ban, các phó phòng, các chánh phó quản đốc các phân xưởng
1.7.2.3 Nhà quản trị cấp cơ sở
Nhà quản trị cấp cơ sở (First-line Managers) đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, là những quản lý ở cấp bậc thấp nhất trong hệ thống quản trị Nhiệm vụ chính của họ là giám sát và điều phối công việc của nhân viên, đảm bảo rằng các hoạt động hàng ngày diễn ra suôn sẻ và hiệu quả Họ cũng là cầu nối giữa quản lý cấp cao và nhân viên, truyền đạt các chính sách và mục tiêu của tổ chức.
Hình 1.4 Các cấp bậc quản trị và nhiệm vụ chủ yếu của mỗi cấp quản trị
Nhân sự R & D Tài chính Kế toán Kỹ thuật
Nhà quản trị cao cấp: Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc
(Xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động và phát triển tổ chức)
Nhà quản trị cấp trung gian: Trưởng phòng, Quản đốc, Cửa hàng trưởng
(Đưa ra những quyết định chiến thuật để thực hiện kế hoạch và chính sách của tổ chức)
Nhà quản trị cấp cơ sở: Tổ trưởng, Nhóm trưởng, Trưởng ca
(Hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển công nhân trong công việc hàng ngày)
21 là việc đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm hướng dẫn và điều khiển công nhân viên trong công việc sản xuất kinh doanh hàng ngày, với mục tiêu thực hiện các mục tiêu chung Những chức danh thường gặp trong vai trò này bao gồm đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất và tổ trưởng các tổ bán hàng.
Nghiên cứu chỉ ra rằng có bốn chức năng quản trị chính: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Mặc dù mỗi cấp quản trị trong tổ chức có thể có sự khác biệt trong cách thực hiện các chức năng này, nhưng thực tế là tất cả các cấp đều cần thực hiện đầy đủ cả bốn chức năng Sự khác biệt nằm ở mức độ tập trung vào từng chức năng của mỗi cấp quản trị Bảng số liệu thống kê sẽ minh họa rõ ràng điều này.
Bảng 1.2 Cấp bậc của nhà quản trị và chức năng quản trị
Hoạch định Tổ chức Lãnh đạo Kiểm tra
Trong quản lý, thời gian dành cho từng chức năng ở các cấp độ khác nhau được phân bổ không đồng đều Cấp quản trị cao cấp ưu tiên chức năng hoạch định, trong khi các cấp thấp hơn giảm dần sự chú trọng vào chức năng này Tương tự, chức năng tổ chức cũng được coi trọng hơn ở cấp cao và giảm ở các cấp dưới Ngược lại, chức năng lãnh đạo lại chiếm phần lớn thời gian của nhà quản trị cấp cơ sở Cuối cùng, chức năng kiểm tra được thực hiện nhiều hơn bởi các nhà quản trị cao cấp so với các cấp còn lại.
1.7.3 Vai trò của nhà quản trị
Vào thập niên 1960, Henry Mintzberg đã xác định 10 vai trò khác nhau mà các nhà quản trị trong tổ chức cần thực hiện Những vai trò này được chia thành ba nhóm chính: (1) vai trò quan hệ với con người, (2) vai trò thông tin, và (3) vai trò quyết định Mặc dù được phân loại thành các nhóm khác nhau, nhưng các vai trò này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau; chẳng hạn, nhà quản trị cần thực hiện tốt vai trò thông tin để đưa ra các quyết định chính xác.
1.7.3.1 Vai trò quan hệ với con người
Trong một tổ chức, mỗi cá nhân thường xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhau Tuy nhiên, với vai trò là nhà quản trị, họ đảm nhận những trách nhiệm cơ bản và quan trọng trong việc điều hành và quản lý đội ngũ.
Vai trò đại diện của nhà quản trị là rất quan trọng, khi họ thực hiện các hoạt động đại diện cho tổ chức và biểu trưng cho tập thể Những công việc này mang tính chất nghi lễ, bao gồm việc tham dự và phát biểu tại lễ khai trương chi nhánh mới, chào đón khách, tham gia tiệc cưới của nhân viên, và tổ chức tiệc cho khách hàng.
