ỦY BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO – QUẬN BÌNH TÂN – THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: THS.HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY SINH VIÊN THỰC HIỆN: LÊ HUỲNH PHƯƠNG TRÂM MÃ SỐ SV: 3117360069 CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỚP: DQV1171 NIÊN KHĨA: 2017-2021 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG NĂM 2021 ỦY BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GỊN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO – QUẬN BÌNH TÂN – THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: THS.HỒNG THỊ PHƯƠNG THÚY SINH VIÊN THỰC HIỆN: LÊ HUỲNH PHƯƠNG TRÂM MÃ SỐ SV: 3117360069 CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP: DQV1171 NIÊN KHĨA: 2017-2021 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG NĂM 2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG Độc lập - Tự - Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Nội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.1 Kết theo yêu cầu thực tập 1.2 Khả quan sát, tổng hợp từ thực tế 1.3 Khả vận dụng, kỹ thực hành 1.4 Tính khả thi, sáng tạo đề xuất/giải pháp Hình thức kỹ trình bày báo cáo thực tập tốt nghiệp Điểm đạt: Điểm số Điểm chữ ….…….,ngày……tháng…năm…… Giảng viên hướng dẫn (Ký ghi rõ họ tên) Báo cáo tốt nghiệp GVHD: Ths.Hồng Thị Phương Thúy LỜI NĨI ĐẦU Được xem trung tâm điều hành có vị trí quan trọng quan, văn phòng nơi mang lại giá trị khác tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, xây dựng hệ thống quy định, chế làm việc tổ chức thực quy định để quản lý hệ thống, phối hợp điều hịa hoạt động thơng qua hệ thống kế hoạch, tổ chức hoạt động đối nội, đối ngoại để xây dựng hình ảnh phát triển thương hiệu, uy tín tổ chức Vậy làm để phát huy hết khả tuyệt đối phận đa nhiệm này? Hoạt động quản trị văn phịng phương pháp tối ưu để nâng cao hiệu quản trị văn phịng, giúp văn phịng trì hiệu suất, góp phần nâng cao chất lượng cơng việc theo mục tiêu đề ra, phát huy hết tiềm mạnh mình, giúp lãnh đạo nắm bắt xử lý kịp thời vấn đề gắn liền với hoạt động quan Thực tế cho thấy, quản trị văn phòng hoạt động lĩnh vực có nội dung phong phú phức tạp, điều Nhà nước ta quan tâm, phát triển Vì khơng phải nhà lãnh đạo, quản lý có đầy đủ lực nhận thức đắn, đầy đủ nghiệp vụ để giảm thiểu nguyên nhân hạn chế gây tác động đến mục tiêu chung quan, tổ chức Ngày nay, ngành Quản trị văn phòng dần khẳng định vị tầm quan trọng quan, tổ chức Những cá nhân làm việc phạm vi lĩnh vực có vai trị việc đảm bảo tất chức quản trị phối hợp để đạt mức suất cao Trong xu đại, với khối lượng công việc cần thiết, doanh nghiệp phải cần đến quản trị văn phịng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu thực nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức Là sinh viên theo học chuyên ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Sài Gòn, nhận thức tầm quan trọng em cố gắng hoàn thành báo cáo thực tập Và hội tốt giúp em vận dụng kỹ thực hành vào nghiệp vụ chuyên mơn mình, học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế nâng cao lực thân Bài báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp sở lý luận chuyên môn mà em rút quan thực tập tám tuần vừa qua SVTH: Lê Huỳnh Phương Trâm Báo cáo tốt nghiệp GVHD: Ths.Hoàng Thị Phương Thúy LỜI CẢM ƠN Đề tài nghiên cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng bước đệm quan trọng việc học tập trải nghiệm thiết thực để em học hỏi tiếp thu kinh nghiệm cho chuyên ngành Để hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám Hiệu – quý thầy cô Trường Đại học Sài Gịn, q thầy Khoa Thư viện – Văn phịng truyền dạy kiến thức chun mơn bổ ích Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến cô ThS Hoàng Thị Phương Thúy tận tâm hướng dẫn, bảo cho em thực tốt báo cáo Và em xin chân thành gửi lời cám ơn đến UBND phường Tân Tạo anh chị hướng dẫn tạo điều kiện hỗ trợ cho em tiếp xúc công việc chuyên môn đơn vị Mặc dù cố gắng để hoàn thiện báo cáo này, với điều kiện thời gian kinh nghiệm hạn chế nên khơng tranh khỏi sai sót Em mong nhận đóng góp ý kiến quý báu thầy cô để bổ sung nâng cao kiến thức để bổ sung phục vụ tốt công tác thực tế sau SVTH: Lê Huỳnh Phương Trâm Báo cáo tốt nghiệp GVHD: Ths.Hoàng Thị Phương Thúy MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO .6 1.1 Quá trình hình thành phát triển Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.2 Cơ cấu tổ chức .8 1.1.3 Kết hoạt động, định hướng phát triển UBND phường Tân Tạo 1.2 Văn phòng Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo 1.2.1 Chức 10 1.2.2 Nhiệm vụ 10 1.2.3 Cơ cấu tở chức văn phịng Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo .11 CHƯƠNG CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO 12 2.1 Báo cáo tóm tắt q trình nghiên cứu, khảo sát nghiệp vụ văn phòng Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo 12 2.1.1 Hệ thống quy chế, quy định hoạt động Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo 12 2.1.2 Kế hoạch, chương trình cơng tác UBND phường Tân Tạo 14 2.1.3 Thu thập, tổng hợp, báo cáo cho lãnh đạo cung cấp thông tin cho đơn vị chuyên môn 16 2.1.4 Nghiệp vụ quản trị nhân .20 2.1.5 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO UBND phường Tân Tạo 25 2.1.6 Soạn thảo văn .27 2.1.7 Nghiệp vụ văn thư .32 2.1.8 Nghiệp vụ lưu trữ 42 2.1.9 Tổ chức hội nghị, hội thảo, họp 45 2.1.10 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 48 2.1.11 Quản lý tài sản, an ninh, y tế 49 2.1.12 Nghiệp vụ lễ tân 50 2.1.13 Nghiệp vụ sử dụng thiết bị văn phòng 51 2.2 Kết thực hành sinh viên .53 2.3.1 Xây dựng số quy định, quy chế hoạt động 53 2.3.2 Xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác .53 2.3.3 Xây dựng, biên tập báo cáo, thống kê văn phòng 56 SVTH: Lê Huỳnh Phương Trâm Báo cáo tốt nghiệp GVHD: Ths.Hoàng Thị Phương Thúy 2.3.4 Hệ thống mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc .56 2.3.5 Xây dựng quy trình xử lý cơng việc theo ISO 57 2.3.6 Soạn thảo văn hành chính, văn khác 61 2.3.7 Biểu mẫu liên quan đến công tác văn thư .63 2.3.8 Biểu mẫu liên quan đến công tác lưu trữ 63 2.3.9 Các biểu mẫu liên quan đến tổ chức hội nghị/họp, chuyến công tác .63 2.3.10 Các biểu mẫu liên quan đến công tác quản lý tài sản, quản trị 63 CHƯƠNG KIẾN NGHỊ/ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND PHƯỜNG TÂN TẠO 64 3.1 Đánh giá chung hoạt động quản trị văn phòng UBND phường Tân Tạo .64 3.1.1 Về ưu điểm 64 3.1.2 Về nhược điểm 64 3.2 Đề xuất kiến nghị nâng cao chất lượng quản trị văn phòng 66 3.2.1 Nâng cao nhận thức trách nhiệm lãnh đạo vai trò nghiệp vụ 66 3.2.2 Hoàn thiện xây dựng sách, văn hướng dẫn, đạo nghiệp vụ quản trị văn phòng 66 3.2.3 Hướng dẫn, thực đổi công tác tuyên truyền, phổ biến thường xuyên thông tin quan trọng liên quan đến nghiệp vụ văn phòng 66 3.2.4 Nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho nguồn nhân lực 67 3.2.5 Tăng cường công tác tra, kiểm tra đánh giá xếp loại 67 3.2.6 Tổ chức họp, lớp tập huấn, bồi dưỡng cán quan 67 3.2.7 Thực mục tiêu tạo động lực cho CBCC .68 3.2.8 Hoàn thiện sở vật chất UBND phường Tân Tạo 68 3.2.9 Thực công tác kiểm tra, rà sốt bước quy trình soạn thảo văn 68 3.2.10 Cải tiến lại hệ thống quản lý văn 68 3.2.11 Thực xây dựng ban hành quy chế văn thư – lưu trữ năm 2021 69 3.2.12 Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư 69 3.2.13 Đổi quản lý Nhà nước nghiệp vụ lưu trữ .69 3.2.14 Hoàn thiện xây dựng kho chuyên dụng .69 3.2.15 Ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt trọng đầu tư trang thiết bị điện tử cho công tác lưu trữ 69 KẾT LUẬN 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 PHỤ LỤC SVTH: Lê Huỳnh Phương Trâm Báo cáo tốt nghiệp GVHD: Ths.Hoàng Thị Phương Thúy DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CBCC Cán công chức CNTT Công nghệ thông tin UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân QPPL Quy phạm pháp luật SVTH: Lê Huỳnh Phương Trâm Báo cáo tốt nghiệp GVHD: Ths.Hoàng Thị Phương Thúy CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO 1.1 Quá trình hình thành phát triển Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo - Tên quan: Đảng Ủy – Hội đồng Nhân dân - Ủy ban Nhân dân Phường Tân Tạo - Địa chỉ: 64, Hồ Văn Long, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh - Số điện thoại: (08) 3754 1385, (08) 3754 1384 - Email: phuongtantao.binhtan@tphcm.gov.vn - Mã số thuế: 030944756 - Ngành nghề kinh doanh: Hành chính, thủ tục, quản lý Nhà nước Hình 1.1 Trụ sở Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo – Quận Bình Tân – Thành phố Hồ Chí Minh Dưới thời Pháp thuộc, phường Tân Tạo làng thuộc tổng Long Hưng Thượng, quận Trung Quận (còn gọi quận Gò Đen), tỉnh Chợ Lớn Sau năm 1956, làng gọi xã Vào năm 1957, quyền Việt Nam Cộng hịa giải thể tỉnh Chợ Lớn sáp nhập phần lớn quận Gò Đen cũ (gồm ba tổng Long Hưng Thượng, Long Hưng Trung Tân Phong Hạ) vào tỉnh Gia Định để thành lập huyện Bình Chánh, xã Tân Tạo thuộc huyện Bình Chánh Ngày 12 tháng năm 1981, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định 67-HĐBT Theo đó, sáp nhập 120 diện tích xã An Lạc vừa giải thể vào xã Tân Tạo SVTH: Lê Huỳnh Phương Trâm Báo cáo tốt nghiệp GVHD: Ths.Hoàng Thị Phương Thúy Phường Tân Tạo tách từ xã Tân Tạo cũ, huyện Bình Chánh sau 22 năm chuyển mình, phát triển phường thức thành lập vào tháng 11 năm 2003 Điều thể rõ Nghị định 130/2003/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày tháng 11 năm 2003 việc thành lập quận Bình Tân UBND phường Tân Tạo hình thành đưa vào hoạt động từ UBND phường Tân Tạo 11 phường thuộc Quận Bình Tân nằm cách trung tâm quận 5,2km Phường Tân Tạo với diện tích tự nhiên 566,17 dân số 25.050 người vừa chia tách Tính đến phường có 10 khu phố, 98 tổ dân phố với tổng số dân 62.204 người, 18.496 hộ người từ nơi khác đến nhập cư chiếm tỷ lệ cao Địa phía Đơng giáp phường Bình Trị Đơng B quận Bình Tân; phía Tây giáp xã Vĩnh Lộc B huyện Bình Chánh; phía Nam giáp phường Tân Tạo A quận Bình Tân; phía Bắc giáp phường Bình Trị Đơng A quận Bình Tân 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ UBND phường Tân Tạo quan HĐND phường Tân Tạo bầu ra, quan chấp hành HĐND chịu trách nhiệm trước HĐND cấp, nhân dân địa phương quan hành Nhà nước cấp Có trách nhiệm báo cáo trước HĐND cấp UBND cấp trực tiếp Có mối liên hệ mật thiết với nhân dân, với cấp Đảng ủy Nhà nước cấp trên, quan tổ chức thực thị, nghị quyết, định cấp với nhân dân UBND phường Tân Tạo làm việc theo nguyên tắc tập chung dân chủ tập thể làm việc cá nhân phụ trách Ủy ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định Điều điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 117 118 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2003, quy định khác pháp luật có liên quan nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Trong lĩnh vực kinh tế, UBND phường xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Ủy ban nhân dân quận Bình Tân phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch sau phê duyệt - Lập dự toán ngân sách nhà nước địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương, báo cáo Ủy ban nhân dân quận Bình Tân định - Căn vào dự toán ngân sách giao, định cụ thể dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình, điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết, định chủ trương, biện pháp triển khai thực ngân sách báo cáo Ủy ban nhân dân quận Bình Tân kết phân bổ giao dự toán ngân sách địa phương - Trong lĩnh vực thực quản lý Nhà nước, UBND phường Tân Tạo thống quản lý Nhà nước lĩnh vực địa phương Tổ chức thực thống kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phịng, chống tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng cảnh quan đô thị địa bàn - Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phường UBND phường chịu trách nhiệm tổ chức đạo thực việc thành lập Tổ bầu cử đại biểu SVTH: Lê Huỳnh Phương Trâm Số ký hiệu Hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) Tập văn phòng, chống dịch 84/NN bệnh trồng, vật nuôi địa bàn phường năm 2019 Tập văn quan trao đổi 85/NN công tác nông nghiệp, chăn nuôi, thú y năm 2019 6.3 Tài liệu công tác thủy lợi 86/TL 87/TL Hồ sơ xây dựng cơng trình thủy lợi nhỏ, tu bổ đê điều địa bàn phường năm 2019 Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) 20 năm Cam Thanh Quan 10 năm Cam Thanh Quan Theo tuổi thọ công trình Nguyễn Hồng Lực Hồ sơ cơng tác quản lý bảo vệ đê điều, kênh rạch địa bàn phường năm 2019 Vĩnh - Vụ việc nghiêm trọng viễn - Các vụ việc khác 20 năm 6.4 Tài liệu cơng tác phịng, chống lụt bão, thiên tai Tập văn Ủy ban nhân dân 88/PCLB phường cơng tác phịng, chống lụt 20 năm bão, thiên tai năm 2019 6.5 Tài liệu công tác xây dựng Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công tác xây dựng năm 2019 89/XDCB Vĩnh - Dài hạn, hàng năm viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Hồ sơ xây dựng, sửa chữa trụ sở làm việc, xây dựng công trình địa bàn phường năm 2019 - Cơng trình nhóm A, cơng trình áp dụng giải pháp kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu Vĩnh mới; cơng trình xây dựng điều 90/XDCB viễn kiện địa chất, địa hình đặc biệt cơng trình xếp hạng di tích lịch sử văn hóa Theo - Các cơng trình khác (nhóm B, C, sửa tuổi thọ chữa lớn…) cơng trình Nguyễn Hồng Lực Nguyễn Hồng Lực Nguyễn Hồng Lực Nguyễn Hồng Lực 53 Số ký hiệu Hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) Hô sơ quản lý xây dựng :cấp phép cải tạo, xây dựng, sửa chữa cơng 91/XDCB trình nhà riêng lẻ địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ kiểm tra thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật xây dựng địa bàn 92/XDCB phường năm 2019 - Vụ việc nghiêm trọng - Các vụ việc khác Tập văn tình hình hoạt động 93/XDCB lĩnh vực xây dựng địa bàn phường năm 2019 6.6 Tài liệu công tác giao thông vận tải 94/GTVT Hồ sơ đầu tư xây dựng, tu sửa dự án đường cầu cống địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông địa bàn phường 95/GTVT năm 2019 - Vụ việc nghiêm trọng - Các vụ việc khác Hồ sơ huy động, đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng 96/GTVT đường giao thông, cầu, cống địa bàn phường năm 2019 6.7 Quản lý sử dụng nhà ở, đất Tài liệu thực sách nhà 97/QLN địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ giải khiếu kiện, tranh 98/QLN chấp nhà địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài 99/QLN sản khác gắn liền với đất; chuyển quyền sử dụng nhà ở, đất địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ công tác quản lý xây dựng: sửa chữa nhà, danh mục cơng 100/QLN trình, xây dựng sửa chữa địa bàn phường năm 2019 Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) 10 năm Nguyễn Hồng Lực Nguyễn Hồng Lực 20 năm năm 20 năm Nguyễn Hồng Lực Theo tuổi thọ cơng trình Nguyễn Hồng Lực Nguyễn Hồng Lực 20 năm năm 20 năm Nguyễn Hồng Lực Vĩnh viễn Phan Nguyễn Duy Phương 20 năm Phan Nguyễn Duy Phương Vĩnh viễn Phan Nguyễn Duy Phương 20 năm Phan Nguyễn Duy Phương 54 Số ký hiệu Hồ sơ (1) 101/QLN Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) Hồ sơ công tác quản lý số nhà năm 2019 Tập văn công tác thu thuế năm 2019 6.8 Địa giới hành Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường địa giới hành năm 2019 103/ĐGHC - Dài hạn, hàng năm 102/Th Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) 20 năm Lâm Ngọc Phấn 10 năm Nguyễn Văn Lại Vĩnh viễn 20 năm năm Lâm Ngọc Phấn - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ, tài liệu việc đặt tên, đổi tên Vĩnh 104/ĐGHC phường, đường phố, cơng trình cơng Huỳnh Văn Mến viễn cộng địa bàn phường năm 2019 6.9 Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, sản xuất, kinh doanh, thương mại, dịch vụ Hồ sơ, tài liệu quản lý mua bán, 105/SXKD kinh doanh, giết mổ gia súc, gia cầm, 20 năm Cam Thanh Quan vật nuôi năm 2019 Hồ sơ quản lý hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, sở kinh doanh, Vĩnh 106/SXKD Cam Thanh Quan hộ kinh doanh, loại dịch vụ viễn địa bàn phường năm 2019 Tập văn lĩnh vực công nghiệp, 107/SXKD tiểu thủ công nghiệp, sản xuất, kinh 10 năm Cam Thanh Quan doanh, thương mại, dịch vụ năm 2019 6.10 Quản lý đô thị Tài liệu quản lý chiếu sáng đô thị 108/QLĐT Ủy ban nhân dân phường năm 20 năm Nguyễn Hồng Lực 2019 Tập văn Ủy ban nhân dân 109/QLĐT phường công tác cấp, thoát nước 20 năm Nguyễn Hồng Lực năm 2019 Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công Tổ quản lý trật tự đô tác quản lý trật tự đô thị, trật tự lòng lề thị đường trật tự xây dựng năm 2019 110/QLĐT Vĩnh - Hàng năm, nhiều năm viễn - tháng, tháng, quý 20 năm - Tháng năm 55 Số ký hiệu Hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) Tập hồ sơ xử phạt vi phạm hành lĩnh vực trật tự thị, trật tự 111/QLĐT lịng lề đường trật tự xây dựng năm 2019 6.11 Vệ sinh, mơi trường Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công tác quản lý vệ sinh môi trường đô thị năm 2019 112/MT - Hàng năm, nhiều năm 113/MT - tháng, tháng, quý - Tháng Hồ sơ, tài liệu quản lý công tác thu gom rác, chất thải địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ giải quyết, xử lý vụ việc ô nhiễm môi trường địa bàn phường 114/MT - Nghiêm trọng - Các vụ khác Tài liệu tài – kế tốn 7.1 Tài liệu tài chính, kế tốn Hồ sơ giao tiêu, dự toán thu, 115/TCKT chi ngân sách nhà nước địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ kiểm tra, tra, kiểm tốn tài Ủy ban nhân dân 116/TCKT phường năm 2019 - Vụ việc nghiêm trọng 117/TCKT 118/CKT - Vụ việc khác Tập văn quan xin, đề xuất kinh phí, cấp kinh phí, hỗ trợ kinh phí cho Ủy ban nhân dân phường năm 2019 Tập Kế hoạch, Báo cáo tài tốn ngân sách Ủy ban nhân dân phường năm 2019 - Hàng năm - Tháng, quý, tháng, tháng Thời hạn bảo quản (3) 20 năm Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) Tổ quản lý trật tự thị Lê Hồng Lâm Lê Hồng Lâm Lê Hoàng Lâm Trần Minh Thư Trần Minh Thư Trần Minh Thư Trần Minh Thư 56 Số ký hiệu Hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (2) (4) (5) Tập chứng từ kế toán Ủy ban nhân dân phường sử dụng trực tiếp để ghi 119/TCKT 10 năm Trần Minh Thư sổ kế tốn lập báo cáo tài năm 2019 Chứng từ kế toán Ủy ban nhân dân phường không sử dụng trực tiếp để ghi 120/TCKT năm Trần Minh Thư sổ kế toán lập báo cáo tài năm 2019 Tập sổ sách kế tốn Ủy ban nhân dân phường năm 2019 (sổ cái, sổ quỹ, 121/TCKT sổ nhật ký, sổ kế toán tổng hợp,…) Trần Minh Thư - Sổ tổng hợp 20 năm - Sổ chi tiết 10 năm Tập văn quan trao đổi 122/TCKT 10 năm Trần Minh Thư cơng tác tài chính, kế tốn năm 2019 7.2 Tài liệu lao động, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, chế độ sách cán bộ, công chức, nhân viên phường Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo cơng tác xây dựng thang Vĩnh 123/LĐTL Trần Minh Thư bảng lương, đề xuất chế độ sách, viễn phụ cấp quan năm 2019 Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức 124/LĐTL 20 năm Trần Minh Thư năm 2019 Tập văn quan trao đổi về lao động, tiền công, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp 125/LĐTL 10 năm Trần Minh Thư chế độ sách cán bộ, cơng chức, nhân viên Ủy ban nhân dân phường năm 2019 Tài liệu văn hóa – xã hội 8.1 Tài liệu cơng tác văn hóa, thể thao du lịch Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường cơng 126/VHTTD tác văn hóa, thể thao du lịch năm L 2019 Huỳnh Công Trường Vĩnh - Hàng năm, nhiều năm viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Hồ sơ phong trào toàn dân đoàn kết 127/VHTTD xây dựng đời sống văn hóa khu dân 20 năm Huỳnh Văn Mến L cư, phường văn hóa, cơng sở văn minh, người tốt việc tốt, gia đình văn 57 Số ký hiệu Hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (2) (4) hóa tiêu chuẩn văn hóa khác địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ tổ chức ngày “Đại đoàn kết 128/VHTTD dân tộc” tổ dân phố địa bàn 20 năm Huỳnh Văn Mến L phường năm 2019 129/VHTTD Hồ sơ tổ chức lễ hội cổ truyền 10 năm Huỳnh Văn Mến L địa bàn phường năm 2019 130/VHTTD Hồ sơ, tài liệu cơng tác phịng, Vĩnh Nguyễn Ngọc Lâm L chống tệ nạn xã hội năm 2019 viễn Hồ sơ tổ chức hoạt động thể 131/VHTTD dục thể thao, xây dựng hoạt động 20 năm Huỳnh Văn Mến L đội, nhóm năm 2019 Tài liệu cơng tác kiểm tra quản lý 132/VHTTD sở kinh doanh dịch vụ văn Vĩnh Huỳnh Văn Mến L hóa, quản lý bảo tồn khu di viễn tích lịch sử, danh lam thắng cảnh 8.2 Tài liệu công tác thông tin – truyền thông, phát thanh, tuyên truyền Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công tác thông tin, truyền thông, phát thanh, tuyên truyền năm 2019 133/TTTT Huỳnh Văn Mến Vĩnh - Hàng năm, nhiều năm viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Tập văn tình hình hoạt động 134/TTTT lĩnh vực thông tin, truyền thông, 20 năm Huỳnh Văn Mến phát thanh, tuyên truyền năm 2019 8.3 Tài liệu công tác lao động, thương binh xã hội Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công tác lao động, thương binh xã hội 135/LĐTBX năm 2019 Phạm Văn Út Vĩnh H - Hàng năm, nhiều năm viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Hồ sơ thống kê, điều tra lao 136/LĐTBX Vĩnh động, việc làm, ngành nghề Phạm Văn Út H Viễn địa bàn phường năm 2019 137/LĐTBX Hồ sơ theo dõi số lượng tình 20 năm Phạm Văn Út H hình biến động đối tượng (5) 58 Số ký hiệu Hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) sách lao động, thương binh, xã hội địa bàn phường năm 2019 138/LĐTBX Danh sách lĩnh tiền trợ cấp xã hội năm H 2019 Hồ sơ theo dõi thực chi trả 139/LĐTBX chế độ người hưởng H sách xã hội người có cơng cách mạng địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ thực chương trình giảm 140/LĐTBX nghèo, tăng hộ địa bàn H phường năm 2019 Hồ sơ tổ chức hoạt động từ thiện nhân đạo, vận động nhân dân 141/LĐTBX giúp đỡ, chăm lo cho gia đình có H hồn cảnh khó khăn, người già đơn, người tàn tật địa bàn phường năm 2019 142/LĐTBX Hồ sơ, tài liệu xây dựng nhà tình H nghĩa, tình thương năm 2019 Tập văn công tác đạo, quản 143/LĐTBX lý, thực loại hình bảo hiểm H địa bàn phường năm 2019 144/LĐTBX Tập văn cơng tác Vì tiến H phụ nữ Bình đẳng giới năm 2019 Hồ sơ tổ chức hoạt động Tổ 145/LĐTBX cán xã hội tình nguyện phường năm H 2019 146/LĐTBX Hồ sơ công tác bảo vệ chăm sóc H trẻ em địa bàn phường năm 2019 8.4 Tài liệu công tác y tế Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công tác y tế năm 2019 147/YT - Hàng năm, nhiều năm 148/YT 149/YT - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ công tác vệ sinh an toàn thực phẩm địa bàn phường năm 2019 Hồ sơ cơng tác phịng, chống loại dịch bệnh người địa bàn phường năm 2019 Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) Vĩnh viễn Phạm Văn Út 20 năm Phạm Văn Út 20 năm Trần Ngọc Ngân Tuyền 20 năm Phạm Văn Út Vĩnh viễn Phạm Văn Út 20 năm Phạm Văn Út 20 năm Phạm Thị Trà Mi 20 năm Phạm Văn Út 20 năm Phạm Thị Trà Mi Vĩnh viễn 20 năm năm Y tế 20 năm Nguyễn Ngọc Lâm 20 năm Cam Thanh Quan 59 Số ký hiệu Hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) Hồ sơ thực chương trình dân 150/YT số kế hoạch hóa gia đình địa bàn phường năm 2019 8.5 Tài liệu công tác giáo dục, đào tạo Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Ủy ban nhân dân phường công tác giáo dục, đào tạo năm 2019 151/GDĐT - Hàng năm, nhiều năm 152/GDĐT 153/GDĐT 154/GDĐT - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ quản lý, kiểm tra trường, lớp, hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa bàn phường năm 2019 Tài liệu giáo dục theo độ tuổi năm 2018 Tài liệu hoạt động Trung tâm học tập cộng đồng phường năm 2019 Thời hạn bảo quản (3) Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi (4) (5) 20 năm Phạm Thị Trà Mi Vĩnh viễn 20 năm năm Võ Thị Ngọc Tuyết 20 năm Võ Thị Ngọc Tuyết Vĩnh viễn Võ Thị Ngọc Tuyết 20 năm Võ Thị Ngọc Tuyết Bản Danh mục hồ sơ có 154 loại hồ sơ, bao gồm: 71 Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 02 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 70 năm 02 Hồ sơ có thời hạn bảo quản theo tuổi thọ cơng trình 62 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 20 năm 15 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 10 năm 04 Hồ sơ có thời hạn bảo quản năm 60 Phụ lục 24 Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Tân Tạo, ngày tháng năm 20 BIÊN BẢN Giao nhận hồ sơ, tài liệu Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu) Ông (bà): Chức vụ công tác: BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan) Ông (bà): Chức vụ công tác: Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sa : Tên khối tài liệu giao nộp: Thời gian hồ sơ, tài liệu: Số lượng tài liệu: a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): .Quy mét giá: mét b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ: - Tổng số tệp tin hồ sơ: Tình trạng tài liệu giao nộp: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) 61 Phụ lục 25 Biên hủy hồ sơ ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG TÂN TẠO Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN HỦY HỒ SƠ Hôm nay, ngày .tháng .năm ., Chúng gồm: ., Chức danh: ., Chức danh: ., Chức danh: Kính đề nghị: .cho phép hủy loại hồ sơ sau: STT Tên hồ sơ/tài liệu Mã số Lý do: Tân Tạo, ngày tháng .năm Người đề nghị Hồ sơ/tài liệu nêu phép tiến hành hủy phương pháp: Tại: lúc giờ, ngày / / / Người hủy 62 Phụ lục 26 Nội quy kho lưu trữ UBND phường Tân Tạo ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc NỘI QUY Kho Lưu trữ phường Tân Tạo I Đối với tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu a) Chấp hành Nội quy Kho Lưu trữ phường Tân Tạo b) Các tổ chức, cá nhân có nhu cầu mượn, tham khảo, trích lục hồ sơ, tài liệu phải tuân theo quy trình khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo, nội quy Phòng đọc theo hướng dẫn cán quản lý Kho Lưu trữ c) Các tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu Kho Lưu trữ phải mặc trang phục kín đáo, lịch d) Tuyệt đối không hút thuốc lá, không mang nước, chất dễ gây cháy, nổ dụng cụ phát tia lửa vào phòng làm việc, phòng đọc kho bảo quản tài liệu II Đối với cán bộ, công chức quản lý Kho lưu trữ Quy định chung a) Chấp hành nội quy quan, quy định phòng cháy chữa cháy b) Niêm yết Nội quy phòng cháy chữa cháy, tiêu lệnh chữa cháy khu vực làm việc kho bảo quản tài liệu c) Hướng dẫn tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định d) Khi có cố hư hỏng, tài liệu cán bộ, công chức quản lý kho phải kịp thời báo cáo lãnh đạo xem xét xử lý e) Cán bộ, cơng chức quản lý kho có trách nhiệm xếp ngăn nắp, vệ sinh, kiểm tra chất lượng tài liệu kho theo quy định g) Kiểm tra thiết bị điện trước sau ra, vào Kho Lưu trữ Quy định bảo quản tài liệu a) Chỉ người có trách nhiệm vào Kho Lưu trữ b) Kho phải khô ráo, đảm bảo lối thơng thống hàng giá kệ c) Kho bảo quản tài liệu phải thực chế độ bảo quản tài liệu, trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng theo chế độ thường xuyên d) Kho bảo quản tài liệu trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết giá, kệ sắt, hộp đựng hồ sơ, bìa hồ sơ, hệ thống báo cháy tự động, thiết bị chữa cháy 63 khí CO2, thiết bị khử trùng, phòng, chống mối mọt, nấm mốc, chuột, côn trùng gây hại tài liệu lưu trữ e) Cán quản lý Kho có trách nhiệm xếp ngăn nắp, vệ sinh, kiểm tra chất lượng tài liệu kho theo quy định Định kỳ hàng quý phải xịt thuốc chống mối mọt kho bảo quản tài liệu g) Không mang tài liệu lưu trữ ngồi Kho; khơng tự ý chụp chưa có đồng ý Lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường h) Hết làm việc không vào kho bảo quản tài liệu chưa có đồng ý Lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường i) Tiến hành nghiệp vụ thống kê định kỳ (01 lần/năm) kiểm tra đột xuất hồ sơ, tài liệu bảo quản Ủy ban nhân dân phường./ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO 64 Phụ lục 27 Biên tổ chức họp ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHƯỜNG TÂN TẠO Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /BB-UBND Tân Tạo, ngày tháng năm BIÊN BẢN TỔ CHỨC CUỘC HỌP Thời gian bắt đầu: Địa điểm: Thành phần tham dự: Chủ trì (chủ tọa): Thư ký (người ghi biên bản): Nội dung (theo diễn biến họp/hội nghị/hội thảo): Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào , ngày tháng năm / THƯ KÝ (Ký ghi rõ họ tên) CHỦ TỌA (Ký ghi rõ họ tên) Nơi nhận: -Lưu: VT 65 Phụ lục 28 Phiếu đề nghị cung cấp văn phòng phẩm ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHIẾU ĐỀ NGHỊ CUNG CẤP VĂN PHÒNG PHẨM Họ tên người đề nghị: Tại phòng ban: Đề nghị cung cấp văn phòng phẩm sau đây: STT Tên văn phòng phẩm Quy cách, đặc tính Đơn vị tính Số lượng đề nghị Ghi Người đề nghị Người phê duyệt 66 Phụ lục 29 Giấy báo hỏng tài sản – trang thiết bị - dụng cụ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc GIẤY BÁO HỎNG TÀI SẢN – TRANG THIẾT BỊ - DỤNG CỤ STT Tên tài sản – trang thiết bị Đơn vị tính Số lượng báo hỏng Thời gian sử dụng từ ngày đến ngày Giá trị dụng cụ xuất dùng Lý hỏng Ghi Tân Tạo, ngày tháng năm Người lập PHẦN THEO DÕI THỰC HIỆN Xác định nguyên nhân hỏng: Biện pháp xử lý dự kiến kế hoạch thực hiện: Kết thời gian hoàn thành: Kỹ thuật PHẦN BÀN GIAO SAU SỮA CHỮA Hôm vào lúc giờ, ngày / / Tôi là: Chức vụ: Đã nhận lại thiết bị, dụng cụ báo hỏng sửa chữa, gồm có: Chất lượng sau sửa chữa: Người bàn giao Người nhận 67 ... gồm văn sau: định (cá biệt ), báo cáo, thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, biên bản, tờ trình, cơng văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy... 422 1 8,1 399 1 5,9 327 15 228 9,8 341 1 3,5 54 2,5 35 1,5 69 2,8 168 7,7 159 6,8 140 5,6 214 9,8 331 1 4,2 320 1 2,7 2180 100 2326 100 2515 100 Nhìn vào bảng số liệu, ta thấy số lượng văn UBND phường... Thơng báo, báo cáo, giấy phép, câu hỏi, tài liệu chuyên môn, hiệu, v? ?, ghi âm,… coi văn Qua đ? ?, giấy tờ sử dụng để điều hành quản lý hoạt động quan, tổ chức, đòi hỏi đối tượng tiếp nhận thực hành