Tính cấp thiết của đề tài
Kể từ đầu năm 2020, đại dịch Covid-19 đã gây ra những tác động nghiêm trọng trên toàn cầu, trong đó Việt Nam cũng không ngoại lệ Việc hạn chế các hoạt động tập trung đông người và di chuyển đã dẫn đến sự gia tăng nhu cầu về giao dịch điện tử Điều này thúc đẩy quá trình điện tử hóa các hoạt động thu chi ngân sách nhà nước thông qua các dịch vụ công trực tuyến và hệ thống thanh toán điện tử.
Kho bạc nhà nước đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thanh toán của nền kinh tế, cung cấp nguồn vốn cho các dịch vụ thanh toán và thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt Điều này không chỉ giúp quản lý ngân sách nhà nước một cách hiệu quả mà còn đảm bảo việc thu chi ngân sách diễn ra nhanh chóng và kịp thời Hệ thống thanh toán này hạn chế tiêu cực, thúc đẩy lưu thông hàng hóa và minh bạch hóa quá trình tài chính, phù hợp với xu hướng hiện đại hóa và hội nhập toàn cầu Nhờ đó, Nhà nước có thể kiểm soát chặt chẽ, nâng cao hiệu quả quản lý và thu hút đầu tư nước ngoài.
Công tác thanh toán là khâu cuối cùng nhưng rất quan trọng trong quy trình Kiểm soát chi ngân sách nhà nước tại KBNN Việc đảm bảo giải ngân đúng thời điểm cho từng công đoạn không chỉ nâng cao hiệu quả của các dự án đầu tư công mà còn góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế chung Đồng thời, việc kịp thời và chính xác trong việc hỗ trợ, bổ sung nguồn vốn cho các dự án đầu tư phát triển kinh tế, đặc biệt ở những vùng khó khăn và chịu ảnh hưởng thiên tai, là rất cần thiết.
KBNN Bình Dương đang phát triển hệ thống thanh toán hiện đại dựa trên công nghệ thông tin, sử dụng các chương trình thanh toán như Thanh toán điện tử liên ngân hàng, Thanh toán song phương điện tử và Thanh toán điện tử liên kho bạc Những giải pháp này nhằm nâng cao hiệu quả và tốc độ trong công tác thanh toán.
Hệ thống TABMIS được xây dựng làm xương sống cho toàn bộ hệ thống thông tin KBNN, giúp hóa hệ thống thông tin một cách hiệu quả Việc triển khai chương trình DVCTT tại 100% đơn vị sử dụng ngân sách không chỉ giảm chi phí mà còn giảm áp lực thời gian và công việc cho các cán bộ công chức tại các đơn vị giao dịch và Kho bạc.
Hệ thống thanh toán điện tử tại KBNN đã có những cải tiến đáng kể nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 Tuy nhiên, vẫn tồn tại nhiều hạn chế trong kiểm soát nội bộ, như việc áp dụng quy định chưa hiệu quả, nguy cơ mất an toàn thông tin cao, và hoạt động kiểm soát thanh toán thu, chi NSNN còn tiềm ẩn rủi ro Thêm vào đó, chất lượng kiểm soát nội bộ trong thanh toán điện tử tại KBBD còn hạn chế, đặc biệt trong việc luân chuyển chứng từ điện tử và xử lý sai sót khi thanh toán tới đơn vị hưởng.
Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng giúp các đơn vị nâng cao năng lực quản lý và cải thiện hiệu quả hoạt động Được xây dựng dựa trên các biện pháp, chính sách và quy trình cụ thể, hệ thống này không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn hỗ trợ các đơn vị hoàn thành mục tiêu đề ra.
Kiểm soát nội bộ trong thanh toán điện tử tại Kho bạc nhà nước Bình Dương đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện sai sót trong quá trình thanh toán Nó chịu trách nhiệm rà soát các bộ phận thực hiện quy trình điện tử hóa hồ sơ và chứng từ, cũng như công tác thanh toán trên hệ thống điện tử Đồng thời, kiểm soát nội bộ cũng đưa ra các khuyến nghị nhằm hoàn thiện các bước thủ tục thanh toán điện tử tại KBNN Bình Dương.
Để nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong thanh toán điện tử tại Kho bạc Nhà nước Bình Dương, việc xây dựng một cơ chế quản lý chặt chẽ, an toàn và hiệu quả theo tiêu chuẩn KSNB trong khu vực công là điều cần thiết hiện nay.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong thanh toán điện tử tại Kho bạc Nhà nước Bình Dương cần được hoàn thiện để thúc đẩy quá trình luân chuyển hàng hóa, lưu thông tiền tệ và nguồn vốn một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả Đề tài này không chỉ phản ánh xu hướng phát triển chung của các quốc gia trên thế giới mà còn tuân thủ các chuẩn mực quốc tế hiện nay.
Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát thanh toán điện tử tại Kho bạc nhà nước Bình Dương
Bài viết phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong thanh toán điện tử tại Kho bạc Nhà nước Bình Dương thông qua khảo sát Đồng thời, bài viết cũng đưa ra các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ trong thanh toán điện tử tại KBNN Bình Dương trong giai đoạn hiện nay.
Câu hỏi nghiên cứu
Nghiên cứu này nhằm trả lời các câu hỏi sau:
- Các vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải quan tâm?
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính Các yếu tố cấu thành của hệ thống này bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát Việc thực hiện các yếu tố này một cách đồng bộ sẽ giúp nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ, từ đó giảm thiểu rủi ro và nâng cao trách nhiệm trong hoạt động của Kho bạc Nhà nước.
- Các giải pháp nào phù hợp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong thanh toán điện tử tại Kho bạc nhà nước Bình Dương?
Các câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng phân tích lý thuyết và thực trạng địa phương, từ đó tạo nền tảng cho khảo sát và đề xuất giải pháp khả thi trong các chương tiếp theo.
Phương pháp nghiên cứu
Để đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ trong hệ thống thanh toán điện tử tại KBNN Bình Dương, tác giả đã tiến hành thu thập thông tin và số liệu thanh toán thu, chi ngân sách nhà nước qua hệ thống điện tử theo từng năm Việc này bao gồm cả dữ liệu sơ cấp và thứ cấp nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu quả và tính minh bạch của quy trình kiểm soát.
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo kết quả hoạt động và báo cáo thủ tục hành chính của KBNN Bình Dương trong nhiều năm.
Dữ liệu sơ cấp được thu thập từ bảng câu hỏi khảo sát tại KBNN Bình Dương nhằm thu thập thông tin liên quan đến nghiên cứu Tác giả đã thiết kế bảng câu hỏi với 25 câu hỏi cơ bản, tập trung vào 5 yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc Nhà nước Bình Dương Các câu hỏi được trình bày dưới dạng câu hỏi khảo sát để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc thu thập dữ liệu.
Bài khảo sát tập trung vào 5 thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát Để thu thập dữ liệu, bảng khảo sát đã được gửi tới 74 công chức có nhiệm vụ liên quan đến công tác thanh toán thu, chi ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Bình Dương Kết quả khảo sát sẽ được trình bày chi tiết trong Chương 2 của luận văn.
Phương pháp thống kê mô tả được áp dụng để tổng hợp và phân tích kết quả hoạt động cũng như báo cáo thủ tục hành chính, nhằm thống kê toàn bộ quá trình thực hiện thanh toán điện tử hóa hồ sơ tại KBBD trong giai đoạn 2016-2020.
Phương pháp so sánh được tác giả áp dụng để tổ chức và trình bày dữ liệu thu thập dưới dạng bảng biểu, mô hình, và đồ thị Các tiêu chí và tiêu thức được lựa chọn phù hợp, tạo cơ sở cho việc so sánh và phân tích, từ đó giúp đánh giá một cách chính xác và hiệu quả.
Tác giả sử dụng phương pháp tổng hợp để phân tích và đánh giá số liệu thống kê, từ đó rút ra những nhận xét khách quan về ưu điểm và nhược điểm của công tác kiểm soát nội bộ trong thanh toán điện tử tại KBNN Bình Dương trong những năm qua Đề tài dựa trên tài liệu của Tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) về hệ thống kiểm soát nội bộ cho khu vực công, làm nền tảng lý thuyết cho nghiên cứu và phát triển luận văn.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong thanh toán điện tử tại Kho bạc nhà nước Bình Dương là cần thiết để cải thiện hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho hoạt động thanh toán NSNN Công tác phối hợp giữa Kho bạc với các đơn vị sử dụng ngân sách và ngân hàng thương mại trên địa bàn tỉnh Bình Dương trong những năm gần đây cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các vấn đề cần giải quyết, nhằm nâng cao hiệu quả của các hệ thống điện tử trong thanh toán.
Kết cấu của đề tài
Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong thanh toán điện tử tại Kho bạc nhà nước Bình Dương” gồm 03 chương, cụ thể như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong thanh toán điện tử tại Kho bạc nhà nước Bình Dương
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong thanh toán điện tử tại Kho bạc nhà nước Bình Dương
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
1.1.1 Các nghiên cứu nước ngoài
Công tác thu, chi ngân sách và kế toán công đang được nghiên cứu và thảo luận rộng rãi trên toàn cầu Các quốc gia thường xuyên tổ chức hội thảo và diễn đàn để giải quyết các vấn đề liên quan đến kiểm soát thu, chi trong khu vực công Hoạt động này không chỉ hữu ích cho các chuyên gia tài chính mà còn thu hút sự quan tâm của các nhà khoa học trong và ngoài nước Nhiều nghiên cứu về kiểm soát thanh toán đã được công bố trên các tạp chí quốc tế, trong đó có những bài viết tập trung vào kiểm soát thanh toán điện tử trong thu chi ngân sách nhà nước.
Bài viết của Xu Yong và Luu Jindi (2010) về thiết kế hệ thống thanh toán điện tử dựa trên SET và TTP giới thiệu một chương trình cải tiến, nhằm tạo ra một hệ thống thanh toán điện tử an toàn và tin cậy hơn Nghiên cứu phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến các phương thức thanh toán, đồng thời chỉ ra nhược điểm của SSL và SET, cùng với các vấn đề hiện tại của nền tảng thanh toán bên thứ ba (TTP) Giải pháp được đề xuất là một hệ thống thanh toán điện tử mới, đảm bảo an toàn giao dịch, từ đó thúc đẩy sự phát triển của thanh toán điện tử và thương mại điện tử.
Một nghiên cứu của Johan, C, Brecht, R và Caroline, R (2010) về tác động của IPSAS đối với cải cách hệ thống thông tin tài chính của chính phủ đã chỉ ra sự khác biệt trong các hệ thống này Nghiên cứu nhấn mạnh rằng việc cải cách sẽ thúc đẩy nhu cầu hội tụ theo xu hướng quốc tế và ảnh hưởng của IPSAS Thông qua khảo sát ý kiến chuyên gia, nghiên cứu đã điều tra các khía cạnh quan trọng của cải cách hệ thống thông tin tài chính.
Bài viết đề cập đến 8 mức độ khác nhau mà các chính phủ Châu Âu áp dụng kế toán dồn tích, đồng thời giải thích các yếu tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn này Ngoài ra, tác giả cũng đưa ra các giải pháp nhằm cải cách hệ thống thông tin tài chính của chính phủ, dựa trên Chuẩn mực Kế toán công Quốc tế.
Việc cải cách kế toán cũng được chỉ ra trong nghiên cứu Chan, J.L (2005)
Cải cách kế toán chính phủ ở các nước đang phát triển thông qua việc áp dụng IPSAS là cần thiết để thiết lập các định chế công và thực hiện các chính sách công hiệu quả Bài báo phân tích cho thấy rằng việc cải cách kế toán thu, chi ngân sách không chỉ hỗ trợ đạt được các mục tiêu kinh tế xã hội mà còn góp phần vào việc giảm nghèo Để đạt được hiệu quả trong cải cách, cần đảm bảo tính trung thực tài chính và quy trình áp dụng IPSAS một cách nghiêm túc.
Trong nghiên cứu của Robinson, O.U và Edith, O.O (2013) về những bất cập và dư thừa trong nền tài chính công ở Nigeria, tác giả chỉ ra rằng mặc dù có nhiều tổ chức chịu trách nhiệm hướng dẫn kế toán công và quản trị tài chính, nhưng mức độ minh bạch và trách nhiệm giải trình vẫn còn thấp Qua khảo sát và phân tích lý thuyết, họ nhận định rằng các tổ chức tài chính có thẩm quyền chưa thực sự hiệu quả và phù hợp Để cải thiện tình hình, cần tiến hành rà soát chi tiết hệ thống luật pháp hiện hành và hướng dẫn kế toán một cách nhất quán với thực trạng tài chính, nhằm nâng cao tính pháp lý của các văn bản tại Nigeria.
The internal control system significantly impacts accounting management in public entities, as highlighted by Aristanti Widyaningsih's 2015 study on its influence on the financial accountability of elementary schools in Bandung, Indonesia.
Nghiên cứu định lượng cho thấy các nhân tố như môi trường kiểm soát, hoạt động kiểm soát và giám sát có ảnh hưởng lớn đến trách nhiệm giải trình tài chính, trong khi đánh giá rủi ro và thông tin truyền thông tác động không đáng kể Bài viết khẳng định rằng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả tại các trường học sẽ nâng cao chất lượng công tác kế toán và trách nhiệm giải trình tài chính của đơn vị.
Nghiên cứu của Philip Ayagre, Ishmael Appiah-Gyamerah và Joseph Nartey (2014) về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng Ghana đã sử dụng các nguyên tắc của COSO để đánh giá môi trường kiểm soát và hoạt động giám sát Bằng cách áp dụng thang đo Likert năm điểm, nghiên cứu đã đo lường kiến thức và nhận thức của người tham gia về kiểm soát nội bộ Kết quả cho thấy, các biện pháp kiểm soát mạnh mẽ hiện hữu trong hệ thống kiểm soát nội bộ của các ngân hàng Ghana Nghiên cứu khuyến nghị rằng hội đồng quản trị các ngân hàng cần tăng cường giám sát kiểm soát nội bộ để đảm bảo các biện pháp kiểm soát được thực thi hiệu quả.
1.1.2 Các nghiên cứu trong nước Ở nước ta, các chuyên gia kinh tế của nhà nước cũng đã tiến hành nhiều nghiên cứu, tuy nhiên còn hạn chế trong việc tìm hiểu sâu về lĩnh vực này, cũng như chưa được nhiều nhà khoa học quan tâm nhằm đưa ra giải pháp phù hợp trong việc quản lý NSNN Để thấy rõ tầm quan trọng trong việc điều hành NS của Chính phủ, thúc đẩy đầu tư phát triển kinh tế - chính trị - xã hội của quốc gia Các nghiên cứu trong nước điển hình mà tác giả sử dụng để tham khảo
Nghiên cứu của Nguyễn Thị Thu Sương (2017) tập trung vào việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu ngân sách nhà nước tại Phòng giao dịch Thủ Dầu Một, Kho Bạc Nhà Nước Bình Dương Bài viết đã tổng quan các công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ từ trong và ngoài nước, làm rõ cơ sở lý luận của INTOSAI Phương pháp nghiên cứu chủ yếu là định tính kết hợp với thống kê mô tả, so sánh, phân tích và tổng hợp, nhằm phản ánh thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ thu ngân sách nhà nước tại đơn vị Nghiên cứu đã chỉ ra ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế này theo 05 thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI Dựa trên định hướng phát triển của Kho Bạc Nhà Nước trung ương và Bình Dương, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát thu ngân sách nhà nước trong tương lai, góp phần vào sự phát triển bền vững của Kho Bạc Nhà Nước Bình Dương Tuy nhiên, nghiên cứu chưa đề cập đến kiểm soát nội bộ trong thanh toán điện tử tại Kho Bạc Nhà Nước.
Nghiên cứu của Nguyễn Trần Phú (2014) về hệ thống kiểm soát thu, chi ngân sách nhà nước (NSNN) tại TP.HCM chỉ ra thực trạng thất thu và lãng phí trong chi NSNN Ông nhấn mạnh rằng việc quản lý ngân sách còn thiếu thông tin cần thiết cho quản trị tài chính công, đồng thời chỉ ra sự khác biệt trong phương pháp, đối tượng và nội dung hạch toán, báo cáo Việc áp dụng các chế độ trong công tác thu, chi NS cũng chưa đạt hiệu quả Từ những vấn đề này, nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát thu, chi NSNN để đạt kết quả tốt hơn.
Nghiên cứu của Phạm Thị Mỹ Hạnh (2019) tập trung vào việc phát triển dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt qua Kho bạc nhà nước Lấp Vò Đề tài áp dụng phương pháp phân tích và so sánh thực trạng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt tại KBNN Lấp Vò, nhằm đánh giá kết quả đạt được, xác định những hạn chế và nguyên nhân của các vấn đề này Từ đó, nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm phát triển dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt tại địa bàn Lấp Vò.
11 bước xóa bỏ dần thói quen sử dụng tiền mặt đối với nhóm đơn vị sử dụng ngân sách của KBNN Lấp Vò
Nguyễn Thị Tuyết Lan (2019) trong nghiên cứu "Giải pháp thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay" đã chỉ ra rằng việc thanh toán không dùng tiền mặt ở Việt Nam đang gia tăng đáng kể trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0, với nhiều giao dịch qua internet và thẻ ngân hàng Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số hạn chế do tâm lý người sử dụng, chính sách xã hội và đặc điểm kinh tế vùng miền, ảnh hưởng đến hiệu quả của thanh toán điện tử Để khắc phục những vấn đề này, tác giả đề xuất các giải pháp phát triển thanh toán không dùng tiền mặt thông qua việc xây dựng khung pháp lý, chính sách vĩ mô, cải thiện chính sách từ các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán, giảm chi phí và áp dụng các phần mềm hỗ trợ chống gian lận.
Các đề tài luận văn và công trình khoa học trong lĩnh vực kế toán thanh toán tại các đơn vị công đã chỉ ra sự cần thiết của mô hình quản lý thu, chi ngân sách nhà nước Bài viết cũng đề cập đến những nội dung cơ bản liên quan đến chế độ kế toán hành chính sự nghiệp tại Việt Nam trong suốt nhiều năm qua.
Tổng quát hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ
Cuối thế kỷ 19, các ngân hàng đã phát triển mạnh mẽ trong việc cung cấp vốn tín dụng Để cấp vốn cho doanh nghiệp, ngân hàng cần thẩm định tình hình tài chính qua Bảng cân đối kế toán và các Báo cáo tài chính khác Những báo cáo này cần được xác nhận tính trung thực và hợp lý bởi các công ty kiểm toán độc lập có năng lực.
Trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên thường lựa chọn mẫu để kiểm tra, dựa vào sự tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị Hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trên báo cáo tài chính, từ đó hình thành thuật ngữ "Kiểm soát nội bộ".
Theo báo cáo COSO năm 1992, KSNB được định nghĩa là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và nhân viên thực hiện, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho ba mục tiêu chính: hiệu quả và hiệu suất của hoạt động, tuân thủ các quy định pháp luật và đảm bảo tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính.
KSNB là một quá trình liên tục, không chỉ đơn thuần là một tình huống hay nghiệp vụ phát sinh Nó bao gồm một chuỗi các hoạt động vận hành diễn ra ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp, đảm bảo sự hiệu quả và bền vững trong quản lý.
KSNB (Kiểm soát nội bộ) không chỉ là hệ thống các chính sách và quy định do con người thiết lập, mà còn là yếu tố ảnh hưởng đến hành vi của từng cá nhân trong tổ chức Ban giám đốc, nhà quản lý và nhân viên đều đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện KSNB, giúp định hướng các hoạt động của họ nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) chỉ có thể đảm bảo một cách hợp lý việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, vì luôn tồn tại những rủi ro tiềm ẩn trong hệ thống này Các rủi ro bao gồm sai lầm của con người, sự lạm quyền của các nhà quản lý, sự thông đồng giữa các cá nhân, cũng như những mối quan hệ lợi ích và chi phí liên quan đến việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ.
Sau báo cáo COSO 1992, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện về kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các lĩnh vực khác nhau KSNB không chỉ phát triển để phục vụ cho quản trị mà còn được áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ Bên cạnh đó, KSNB còn đóng vai trò quan trọng trong môi trường công nghệ thông tin, kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ Ngoài ra, KSNB cũng được nghiên cứu theo hướng chuyên sâu trong các ngành nghề cụ thể.
Hướng dẫn về giám sát hệ thống KSNB
Năm 2009, COSO đã phát hành “Hướng dẫn về giám sát hệ thống KSNB” (COSO Guidance 2009) dựa trên khuôn mẫu COSO 1992, nhằm hỗ trợ các đơn vị tự đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của mình Quan trọng là COSO Guidance 2009 không thay thế COSO Guidance 2006, mà chỉ bổ sung và tập trung vào việc nâng cao hiệu quả giám sát KSNB trong các tổ chức.
1.2.2 Sự phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu vực công
KSNB đã được nghiên cứu và phát triển theo từng loại tổ chức và hình thức hoạt động khác nhau, bao gồm cả khu vực công Năm 1992, Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao INTOSAI đã ban hành hướng dẫn về kiểm soát nội bộ, nhấn mạnh việc tích hợp các lý luận chung về KSNB từ báo cáo COSO 1992 với những đặc thù của khu vực công, nhằm đảm bảo tính hợp lý và đạt được các mục tiêu đề ra.
14 hữu hiệu và hiệu quả, sự tin cậy của Báo cáo tài chính và sự tuân thủ các quy định, pháp luật của tổ chức (INTOSAI 1992)
Hướng dẫn của INTOSAI đã được cập nhật vào năm 2001, nhấn mạnh giá trị đạo đức trong việc ngăn chặn và phát hiện tham nhũng, gian lận trong khu vực công So với phiên bản năm 1992, bản cập nhật này, được công bố vào năm 2004, còn khẳng định tầm quan trọng của các báo cáo thông tin phi tài chính.
Dựa trên nền tảng INTOSAI 2004, phiên bản INTOSAI 2013 đã bổ sung các nguyên tắc như phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm Đồng thời, các phương pháp Kiểm soát nội bộ (KSNB) cũng được cập nhật, bao gồm phân chia nhiệm vụ, an ninh điện tử và bảo vệ tài sản vật chất.
Hướng dẫn quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ (KSNB) là cần thiết để giảm thiểu gian lận, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường sự giám sát trong tổ chức Việc áp dụng hệ thống ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) đóng vai trò quan trọng trong quản lý, giúp cải thiện quy trình và tối ưu hóa nguồn lực, đồng thời tăng cường khả năng phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận.
- Cập nhật thay đổi trong môi trường kinh doanh, môi trường hoạt động
- Mở rộng mục tiêu báo cáo và mục tiêu kinh doanh: mục tiêu tài chính và phi tài chính
Sau khi COSO tiến hành cập nhật và ban hành khung COSO Framework
2013, INTOSAI cũng giới thiệu phiên bản cập nhật của mình là Khung INTOSAI Framework 9001 (INTOSAI 2013)
Bản cập nhật INTOSAI 2016 giữ nguyên khái niệm và mục tiêu của INTOSAI 2013, nhưng bổ sung quy tắc nghề nghiệp INTOSAI (IFPP - INTOSAI Framework of Professional Pronouncements) Cập nhật này cung cấp các hướng dẫn về tính liêm chính, độc lập, khách quan và không thiên vị, trung lập chính trị, quản lý xung đột lợi ích, thận trọng nghề nghiệp, bảo mật thông tin, cũng như yêu cầu về trình độ, năng lực và kỹ năng chuyên môn của kiểm toán viên (INTOSAI 2016).
Khái niệm Kiểm soát nội bộ
Cơ cấu kiểm soát nội bộ (KSNB) trong tổ chức bao gồm các phương pháp, nhận thức, quy trình và biện pháp của lãnh đạo nhằm đảm bảo tính hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu Điều này giúp thúc đẩy hoạt động hiệu quả, hiệu suất cao và duy trì kỷ cương trong tổ chức.
Đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức là yếu tố quan trọng để bảo vệ nguồn lực khỏi thất thoát, lạm dụng, lãng phí và vi phạm pháp luật Khuyến khích việc tuân thủ các quy định pháp luật của nhà nước cũng như nội bộ tổ chức Đồng thời, cần xây dựng và duy trì dữ liệu tài chính và hoạt động chính xác, lập báo cáo đúng hạn để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.3.1 Ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách, quy trình và thủ tục nhằm đảm bảo độ tin cậy và tính trung thực của thông tin, tuân thủ các quy định pháp luật, bảo vệ tài sản, và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả và kinh tế Mục tiêu cuối cùng là hoàn thành các hoạt động và chương trình đã đề ra.
Hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động của Kho bạc nhà nước và các phòng nghiệp vụ, giúp cán bộ công chức tự kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ theo đúng quy trình và chính sách Hệ thống này kiểm tra hoạt động tại các đơn vị KBNN theo hướng dẫn của Chính phủ và Bộ Tài chính, đồng thời nâng cao ý thức chấp hành nghiêm chỉnh quy định trong từng cán bộ công chức KSNB còn khuyến khích tinh thần học hỏi và cải tiến quy trình làm việc, giảm thiểu rủi ro trong quá trình tác nghiệp Ngoài ra, hệ thống này đánh giá chất lượng hoạt động và phát hiện kịp thời các sai sót, từ đó đưa ra biện pháp khắc phục nhằm hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra.
1.3.2 Nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ
Dù hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được thiết kế hoàn hảo, nhưng không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro, gian lận và sai sót; mục tiêu của nó chỉ là giảm thiểu tối đa các sai phạm xảy ra trong đơn vị Các nguyên nhân dẫn đến sự hạn chế này cần được xem xét kỹ lưỡng.
Các thủ tục kiểm soát thường tập trung vào các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, trong khi những nghiệp vụ phát sinh bất thường lại ít được chú ý Điều này có thể dẫn đến việc những sai phạm trong các trường hợp bất thường bị bỏ qua và không được kiểm soát hiệu quả.
- Hệ thống KSNB thường dễ bị các cá nhân lạm dụng quyền hạn của mình để vô hiệu hóa nhằm trục lợi cá nhân
Hạn chế về trình độ và khả năng tiếp nhận thông tin mới của nhân viên có thể dẫn đến sự hiểu lầm về bản chất công việc và chỉ dẫn từ cấp trên, cũng như ảnh hưởng đến việc đánh giá và phân tích các báo cáo số liệu.
Một số nhân viên có dấu hiệu thông đồng với nhau hoặc với các bộ phận bên ngoài để lừa dối và trốn tránh trách nhiệm thực hiện đúng quy định.
- Tại đơn vị thường xuyên đổi mới, cải cách thủ tục hành chính dẫn đến các thủ tục kiểm soát thường bị lạc hậu và không còn phù hợp
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) chỉ đảm bảo tính hợp lý mà không thể đảm bảo tuyệt đối cho các mục tiêu Mặc dù KSNB có khả năng ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, nhưng không thể đảm bảo rằng những vấn đề này sẽ không xảy ra Do đó, ngay cả khi hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, vẫn tồn tại những rủi ro nhất định Các nhà quản lý cần nhận thức và đánh giá rủi ro, đồng thời đưa ra các phương án đối phó để hạn chế những rủi ro này ở mức độ chấp nhận được.
Hệ thống thanh toán điện tử tại Kho bạc nhà nước
Giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ KBNN là các giao dịch được thực hiện bằng phương thức điện tử trong hoạt động nghiệp vụ KBNN
Chứng từ điện tử trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước (KBNN) là thông tin được tạo ra, truyền nhận và lưu trữ qua các phương tiện điện tử, góp phần nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong quản lý tài chính Việc sử dụng chứng từ điện tử giúp tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ, giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong các giao dịch tài chính.
KBNN là một hình thức thông điệp dữ liệu chuyên dụng, liên quan đến việc trao đổi và giao dịch tài chính, tiền tệ trong các hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước.
Chứng từ điện tử trong dịch vụ công trực tuyến của KBNN bao gồm: chứng từ chuyển tiền từ đơn vị giao dịch gửi đến KBNN, các chứng từ báo Nợ và báo Có tài khoản do KBNN gửi qua Trang web cổng thông tin DVC, cùng với các chứng từ khác theo quy định tại Thông tư 77/2017/TT-BTC và Thông tư 08/2016/TT-BTC.
Chứng từ điện tử trong giao dịch điện tử giữa Kho bạc Nhà nước (KBNN) và ngân hàng bao gồm: chứng từ thanh toán điện tử liên ngân hàng với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và các ngân hàng thương mại (NHTM); chứng từ thanh toán song phương điện tử tập trung giữa KBNN và NHTM nơi mở tài khoản; cùng với các chứng từ liên quan đến việc trao đổi thông tin dữ liệu thu ngân sách nhà nước (NSNN) giữa KBNN và NHTM nơi mở tài khoản.
KBNN thực hiện giao dịch điện tử với các tổ chức khác và trong nội bộ hệ thống, bao gồm các chứng từ điện tử trong GDĐT với các cơ quan tài chính Đối tượng giao dịch là các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước (NSNN) và các tổ chức, đơn vị kinh tế có tài khoản tại KBNN.
Thanh toán điện tử liên ngân hàng là quá trình xử lý các giao dịch
TTLNH kể từ khi khởi tạo Lệnh thanh toán cho tới khi hoàn tất thực hiện lệnh thanh toán, được thực hiện qua mạng máy tính
Hệ thống TTLNH là một ứng dụng tin học của Ngân hàng Nhà nước, được thiết kế để quản lý và điều hành các hoạt động thanh toán cũng như quyết toán giữa các đơn vị tham gia trong hệ thống.
1.4.2 Phạm vi các giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc nhà nước
GDĐT giữa KBNN với các đơn vị giao dịch về quản lý thu, chi quỹ NSNN và các quỹ tài chính nhà nước tại KBNN
GDĐT giữa KBNN và NHNN Việt Nam cùng các NHTM nơi KBNN mở tài khoản đóng vai trò quan trọng trong việc thanh toán điện tử tập trung Sự hợp tác này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán mà còn nâng cao hiệu quả trong việc trao đổi thông tin và dữ liệu liên quan đến thu ngân sách nhà nước (NSNN).
GDĐT giữa KBNN với các đơn vị cung cấp thông tin để lập BCTC
GDĐT giữa KBNN với các cơ quan tài chính về quản lý thu, chi quỹ NSNN và các quỹ tài chính nhà nước tại KBNN
Các GDĐT trong nội bộ hệ thống KBNN
GDĐT giữa Kho bạc Nhà nước (KBNN) và các tổ chức liên quan đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch quản lý ngân quỹ nhà nước Sự phối hợp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính mà còn đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong các hoạt động nghiệp vụ của KBNN Các giao dịch này bao gồm cả việc thực hiện các giao dịch đầu tư và quản lý tài sản công, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nước.
1.4.3 Nguyên tắc giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc nhà nước
Các đơn vị giao dịch và tổ chức cung cấp thông tin khi thực hiện giao dịch điện tử với Kho bạc Nhà nước (KBNN) cần tuân thủ nguyên tắc rõ ràng, công bằng, trung thực và an toàn Điều này đảm bảo quyền lợi hợp pháp của cơ quan, tổ chức, lợi ích Nhà nước và lợi ích công cộng Các giao dịch cũng phải phù hợp với Luật giao dịch điện tử và đáp ứng các yêu cầu về quy trình nghiệp vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật do Bộ Tài chính và KBNN quy định.
Khi thực hiện giao dịch điện tử với Kho bạc Nhà nước (KBNN), các đơn vị giao dịch và tổ chức có thể chọn công nghệ thông tin và phương tiện điện tử phù hợp Nếu KBNN chấp nhận cả giao dịch nộp hồ sơ, chứng từ bằng giấy và giao dịch điện tử, các đơn vị có quyền lựa chọn phương thức giao dịch với KBNN.
Các đơn vị giao dịch, cung cấp thông tin và tổ chức khác đã hoàn tất việc thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước theo Thông tư 133/2017/TT-BTC sẽ không cần thực hiện các phương thức giao dịch khác và được công nhận đã hoàn thành thủ tục theo quy định.
GDĐT giữa KBNN và các cơ quan trong ngành tài chính, bao gồm cơ quan tài chính, Thuế, và Hải quan, được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính Đồng thời, GDĐT giữa KBNN và NHNN Việt Nam tuân thủ các quy định của NHNN, phù hợp với Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Luật Các tổ chức tín dụng, và Luật Giao dịch điện tử Cuối cùng, GDĐT giữa KBNN và các NHTM được thực hiện dựa trên thỏa thuận giữa hai bên.
NHTM về TTSPĐT tập trung và tổ chức phối hợp thu NHNN, phù hợp với Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn Luật
Tất cả các danh mục mã liên quan đến giáo dục và đào tạo trong hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước (KBNN) được áp dụng đồng nhất từ hệ thống danh mục điện tử chung trong lĩnh vực tài chính, theo quy định tại Thông tư 18/2017/TT-BTC ban hành ngày 28/02/2017.
Bộ Tài chính quy định về việc xây dựng và khai thác, sử dụng hệ thống danh mục điện tử dùng chung trong lĩnh vực tài chính
KBNN thực hiện giao dịch điện tử một cách chủ động, bao gồm cả trong nội bộ và giữa KBNN với các đơn vị giao dịch, tổ chức cung cấp thông tin khác Đồng thời, KBNN được phép áp dụng công nghệ sinh trắc học và các phương thức xác thực khác cho các giao dịch điện tử, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
1.4.4 Trách nhiệm của các đơn vị
Xây dựng và quản lý Cổng thông tin điện tử cùng Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, đồng thời triển khai các biện pháp kỹ thuật và dự phòng cần thiết để đảm bảo an toàn, an ninh và bảo mật giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ của KBNN, tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật của Nhà nước.
Kiểm soát trong thanh toán điện tử tại Kho bạc nhà nước
1.5.1 Kiểm soát chứng từ chi Ngân sách nhà nước
1.5.1.1 Kiểm soát qua dịch vụ công trực tuyến tại Kho bạc nhà nước
Việc GDĐT đối với các DVC của KBNN cần tuân thủ nguyên tắc rõ ràng, công bằng, trung thực, an toàn và hiệu quả, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, lợi ích Nhà nước và lợi ích công cộng Các hoạt động này phải phù hợp với Luật Giao dịch điện tử và đáp ứng các yêu cầu về quy trình nghiệp vụ cũng như tiêu chuẩn kỹ thuật trong giao dịch điện tử theo quy định của Bộ Tài chính và KBNN.
Hồ sơ, trình tự, thời gian, nguyên tắc kiểm soát chi thực hiện theo các quy định hiện hành:
Chi thường xuyên được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính, quy định chế độ kiểm soát và thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước (NSNN) qua Kho bạc Nhà nước (KBNN) Ngoài ra, Thông tư số 39/2016/TT-BTC cũng cung cấp hướng dẫn liên quan đến quy trình này.
01/03/2016 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 161/2012/TT-BTC và các quy định hiện hành
Chi đầu tư phát triển phải tuân theo các quy định tại Thông tư số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 và Thông tư số 108/2016/TT-BTC ngày 30/6/2016 của Bộ Tài chính, cùng với Quyết định số 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016 về quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư Các văn bản này hướng dẫn việc quản lý và thanh toán vốn đầu tư sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính công.
- Đối với vốn ODA và vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 11/2016/TT-BTC ngày 30/6/2016 của
Bộ Tài chính đã ban hành quy định về quản lý tài chính cho các chương trình và dự án sử dụng nguồn vốn ODA và vốn vay ưu đãi từ nhà tài trợ nước ngoài Công văn số 4754/BTC-KBNN ngày 11/4/2017 hướng dẫn quy trình nhập và phân bổ dự toán, cũng như hạch toán kế toán ghi thu và ghi chi vốn ODA Thêm vào đó, Công văn số 10702/BTC-KBNN ngày 14/8/2017 cung cấp hướng dẫn điều chỉnh dự toán vốn nước ngoài cho niên độ 2017 trên hệ thống TABMIS, dựa trên các quy định đã nêu trong Công văn số 4754 và các văn bản liên quan khác của Bộ Tài chính.
Thực hiện cam kết chi theo Thông tư số 113/2008/TT-BTC ngày 27/11/2008 của Bộ Tài chính, hướng dẫn quản lý và kiểm soát cam kết chi NSNN qua KBNN Đồng thời, áp dụng Thông tư số 40/2016/TT-BTC ngày 01/03/2016, sửa đổi một số điều của Thông tư 113/2008 và các biểu mẫu kèm theo Thông tư số 77/2017/TT-BTC ngày 28/7/2017, nhằm hướng dẫn chế độ kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN.
Việc đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước (KBNN) được thực hiện theo quy định của Thông tư số 61/2014/TT-BTC Đơn vị cần bổ sung tài khoản và thay đổi mẫu dấu chữ ký phải tuân thủ các hướng dẫn cụ thể trong thông tư này để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả trong quá trình giao dịch tài chính.
Vào ngày 12 tháng 5 năm 2014, Bộ Tài chính đã ban hành hướng dẫn về việc ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước (KBNN) trong bối cảnh áp dụng hệ thống thông tin quản lý ngân sách và Kho bạc.
Theo Thông tư 13/2017/TT-BTC ngày 15/02/2017 của Bộ Tài chính, việc thông báo nhu cầu rút tiền mặt của các đơn vị phải tuân thủ quy định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nước (KBNN).
Chứng từ chuyển tiền và bảng kê thanh toán/tạm ứng cần được lập theo mẫu quy định cho từng loại đề nghị, bao gồm chi thường xuyên, chi đầu tư và chi từ tài khoản của đơn vị giao dịch, theo hướng dẫn trên Trang thông tin DVC của KBNN.
Đối với hồ sơ pháp lý của dự án đầu tư và các công trình sửa chữa, bảo trì, cải tạo, nâng cấp, mở rộng có chi phí từ 500 triệu đồng trở lên, đơn vị giao dịch phải gửi hồ sơ bằng văn bản giấy đến KBNN Đối với các hồ sơ khác, đơn vị giao dịch có thể gửi qua Trang thông tin DVC trực tuyến của KBNN theo hướng dẫn, bao gồm việc lập trực tiếp trên trang, sử dụng ứng dụng tại đơn vị hoặc chuyển đổi hồ sơ giấy thành tệp tin điện tử định dạng ".pdf" Tất cả hồ sơ này cần có chữ ký số của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền.
Việc phân luồng và xử lý đăng ký sử dụng dịch vụ công (DVC) là nhiệm vụ quan trọng của Kho bạc Nhà nước (KBNN), cần được thực hiện hàng ngày Công tác kiểm tra và rà soát hồ sơ, chứng từ trên DVC phải đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ và chứng từ được tiếp nhận đều được xử lý và thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định pháp luật.
1.5.1.2 Kiểm soát qua chương trình thanh toán điện tử tại Kho bạc nhà nước
Kiểm soát thanh toán song phương điện tử tại KBNN
Các khoản thu ngân sách nhà nước (NSNN) từ ngân hàng thương mại (NHTM) được truyền đến Kho bạc Nhà nước (KBNN) thông qua hệ thống TCS Đối với các khoản thu khác và các khoản chi của NSNN cũng như của các đơn vị giao dịch với KBNN, việc truyền và nhận thông tin được thực hiện qua hệ thống thanh toán điện tử (TTSPĐT).
Nếu đơn vị KBNN nộp tiền mặt trước giờ "Cut off time" vào tài khoản thanh toán tại NHTM, NHTM sẽ chuyển hóa thành LTT đến và gửi KBNN trước giờ "Cut off time" trong cùng ngày Ngược lại, nếu KBNN nộp tiền mặt sau giờ "Cut off time", NHTM sẽ chuyển hóa thành LTT đến và gửi KBNN vào ngày làm việc tiếp theo.
Trong trường hợp Kho bạc Nhà nước (KBNN) và Ngân hàng Thương mại (NHTM) không thể thực hiện việc truyền và nhận các giao dịch điện tử, các đơn vị KBNN hoặc NHTM có thể thực hiện giao dịch thủ công để đảm bảo việc thanh toán được xử lý kịp thời.
Thời điểm “Cut off time”
Thời gian "Cut off time" giữa Kho bạc Nhà nước (KBNN) và Ngân hàng Thương mại (NHTM) được quy định đồng nhất vào lúc 16h00 hàng ngày, ngoại trừ các trường hợp đặc biệt theo quy định của KBNN Sau thời điểm này, các đơn vị KBNN sẽ không thực hiện việc truyền lệnh thanh toán (LTT) và không nhận các LTT đến, trừ các lệnh quyết toán thu, chi cuối ngày của tài khoản thanh toán và tài khoản chuyên thu của KBNN.
Thời điểm hạch toán tại KBNN
