Bài toán quản lý cán bộ
Tổng quan về hệ thống hiện tại
Trong bối cảnh đổi mới của Đảng và Nhà nước, đặc biệt là trong công tác cải cách hành chính, việc ban hành luật cán bộ công chức đã làm cho quản lý cán bộ trở nên vô cùng quan trọng.
Hệ thống quản lý cán bộ tại Công ty Đầu tư phát triển Chè Nghệ An được tổ chức theo cơ chế hành chính, phân cấp đến các đơn vị cơ sở Ban giám đốc đã xây dựng quy chế cho từng phòng ban và phân xưởng dựa trên quy định chung của Nhà nước Khi có cán bộ mới, hồ sơ phải được nộp cho phòng Tổ chức hành chính để kiểm tra lý lịch và các giấy tờ liên quan, sau đó báo cáo Ban Giám đốc Sau khi được phê duyệt, phòng Tổ chức hành chính sẽ phân công công việc theo chuyên môn cho cán bộ đó Hồ sơ cán bộ sẽ được lưu trữ trong tập hồ sơ công ty, và khi có cán bộ chuyển công tác, hồ sơ sẽ được chuyển vào tập hồ sơ lưu Công ty sử dụng máy tính hỗ trợ một phần trong việc cập nhật và lưu trữ hồ sơ cán bộ, chủ yếu qua các ứng dụng của Microsoft Office như Word và Excel.
Việc quản lý hồ sơ cán bộ theo cách hiện tại gây khó khăn trong việc thống kê, tìm kiếm thông tin và dự báo nhân sự cũng như quỹ lương.
Mô tả cơ cấu tổ chức của cơ quan
Để thuận lợi cho việc hoạt động của mình, công ty đã chia nhỏ thành các phòng khác nhau, mỗi phòng đảm nhận một công việc cụ thể
1.2.1 Các phòng, ban chức năng điều hành các hoạt động chung
- Phó Tổng Giám đốc + Phòng Tổ chức hành chính
- Tr-ởng, phó phòng TCHC
+ Phòng Kế toán tài chính
- Tr-ởng, phó phòng KTTC
- Thủ quỹ + Phòng KH kỹ thuật nông nghiệp
- Tr-ởng, Phó phòng KHKTNN
- Tr-ởng, phó phòng XDCB – Cơ khí
- Tr-ởng, phó phòng KDXNK
- Tr-ởng,phó phòng KCS
Hệ thống hiện tại của công ty
Hệ thống hiện tại hoạt động một cách đơn giản và dễ sử dụng, đáp ứng hầu hết các yêu cầu công việc, rất phù hợp cho những người không quen thuộc với việc sử dụng máy tính.
Trước khối lượng lớn nhân viên và các yêu cầu phức tạp, việc quản lý bằng phương pháp đơn giản trở nên khó khăn và không hiệu quả Điều này đòi hỏi nhiều nhân lực, thời gian và công sức, bởi mỗi nhân viên đều có hồ sơ riêng, làm cho việc lưu trữ, tìm kiếm, bổ sung và sửa đổi thông tin trở nên phức tạp và không dễ dàng.
Thông tin về cán bộ bao gồm nhiều khía cạnh như quá trình công tác, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật và thuyên chuyển công tác Khi Ban lãnh đạo yêu cầu, cán bộ phòng tổ chức phải tra cứu thông tin, công việc này tốn nhiều công sức và có thể gặp rắc rối nếu thông tin cần tìm không có trong các tệp *.doc, *.xls lưu trữ Thêm vào đó, việc nhầm lẫn và sai lệch thông tin thường xảy ra, khiến cho báo cáo và thống kê trở nên khó khăn và phức tạp khi cần tổng hợp thông tin về từng cán bộ.
Quản lý theo phương pháp truyền thống không còn phù hợp với tốc độ phát triển nhanh chóng của nền kinh tế xã hội hiện nay Phương pháp này tiêu tốn nhiều thời gian và công sức của cán bộ chuyên trách và nhân viên, ảnh hưởng đến tiến độ công việc và có thể dẫn đến sai sót Do đó, cần thiết phải tổ chức lại hệ thống một cách khoa học, kết hợp với sự hỗ trợ hiệu quả từ công nghệ máy tính.
Yêu cầu của hệ thống mới
Hệ thống mới cần giải quyết các khó khăn hiện tại bằng sự hỗ trợ của công nghệ máy tính, đảm bảo quản lý công việc hiệu quả mà không bị trùng lặp dữ liệu Nó phải tích hợp đầy đủ chức năng quản lý hồ sơ, quản lý lương cho cán bộ, cùng với khả năng tìm kiếm, thống kê và dự báo thông tin một cách chính xác.
Hồ sơ cán bộ bao gồm những chỉ tiêu sau:
* Các thông tin cơ bản
* Các thông tin về tiền l-ơng
* Các thông tin quan hệ gia đình
- Họ tên vợ hoặc chồng
- Năm sinh vợ hoặc chồng
- Nghề nghiệp vợ hoặc chồng
* Thông tin về trình độ chuyên môn nghiệp vụ
* Thông tin về Ban giám đốc, phòng ban
Khi yêu cầu nhập hoặc chỉnh sửa thông tin, hệ thống cần đảm bảo tính chính xác của dữ liệu Đối với các yêu cầu báo cáo, danh sách cán bộ hay bảng lương, thông tin phải được in ấn từ máy tính với dữ liệu được lấy hoặc thống kê từ cơ sở dữ liệu.
Khi hồ sơ được lưu trữ trên máy tính, cần thường xuyên cập nhật thông tin mới của cán bộ như chức vụ, cấp bậc và mức lương Dữ liệu này là thông tin sơ cấp để lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, giúp hệ thống nhanh chóng tra cứu và cung cấp thông tin khi có yêu cầu Thời gian giải quyết yêu cầu phải tối thiểu và nhanh chóng, đồng thời hệ thống cần đảm bảo an toàn dữ liệu và hạn chế sai sót trong quá trình sử dụng.
Trong những năm gần đây, sự phát triển của máy tính với tốc độ xử lý cao và giá thành rẻ đã làm tăng khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý Việc tích hợp hình ảnh vào hệ thống cũng mang lại hiệu quả cao Nhiều người đã quan tâm đến việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý cán bộ, dẫn đến nhiều nghiên cứu về vấn đề này Công nghệ thông tin đã góp phần tin học hóa công tác quản lý, từ công việc văn phòng đến phân tích, xử lý, thu thập, lưu trữ và in ấn thông tin.
Ch-ơng 2: phân tích và thiết kế hệ thống bài toán quản lý cán bộ
Phân tích chung các chức năng của hệ thống
2.1.1 Chức năng nghiệp vụ của hệ thống
Chức năng chính của quản lý cán bộ là quản lý con người thông qua việc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ Để thực hiện tốt các chức năng nghiệp vụ, cần phân rã chức năng tổng quát thành các chức năng nhỏ hơn Hệ thống cần có cơ chế kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu được lưu trữ Để đạt được điều này, cơ sở dữ liệu của hệ thống phải có tính pháp lý cao, dựa trên các quy chế đã được ban hành.
2.1.2 Chức năng quản trị hệ thống
Chức năng quản trị hệ thống đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho hệ thống Để hệ thống hoạt động một cách tin cậy và an toàn, cần có các biện pháp ngăn ngừa rủi ro gây ra hỏng hóc và mất mát thông tin Ngoài ra, việc khôi phục dữ liệu cũng cần được thực hiện hiệu quả khi xảy ra các sự cố bất khả kháng.
Việc cập nhật và lưu trữ khoa học các dữ liệu pháp lý, như thông tin về cán bộ bao gồm quá trình đào tạo, công tác, chức vụ và lương, là điều kiện thiết yếu để đảm bảo hệ thống hoạt động một cách tin cậy và an toàn.
Các loại dữ liệu có tính pháp lý được sử dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống, đặc biệt là dữ liệu về cán bộ Việc thay đổi dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến nguyên tắc xử lý và kết xuất dữ liệu thứ cấp của hệ thống, được gọi là dữ liệu hệ thống Dữ liệu hệ thống cần được phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền và lưu trữ một cách khoa học trong cơ sở dữ liệu Chỉ nên có một thành viên hoặc một số nhân viên được phân công bởi lãnh đạo có quyền cập nhật, chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung và thời điểm áp dụng của dữ liệu hệ thống, trong khi những người sử dụng khác chỉ được phép tham khảo dữ liệu này.
2.1.3 Chức năng quản lý hồ sơ cán bộ
Quá trình quản lý hồ sơ cán bộ cần đảm bảo việc cập nhật và lưu trữ hồ sơ, đồng thời tổng hợp báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo Quy tắc quản lý được xây dựng dựa trên các quy định cụ thể tại từng thời điểm, phối hợp công việc của người quản lý thông qua việc thiết lập quy tắc công việc theo quy trình thực tế Việc phân chia công việc và quản lý dữ liệu trong hệ thống cần được thực hiện bằng các công cụ chuẩn của ứng dụng Để tối ưu hóa quá trình này, nên sử dụng một số phần mềm như trình duyệt web để tự động truy cập và xuất dữ liệu thứ cấp trong quá trình quản trị dữ liệu.
Chức năng cập nhật hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc cập nhật dữ liệu cán bộ vào cơ sở dữ liệu, đồng thời tổ chức lưu trữ chúng như dữ liệu sơ cấp phục vụ cho các chức năng khác Để thực hiện chức năng này, người thực hiện cần có trách nhiệm và chuyên môn nghiệp vụ phù hợp Chương trình ứng dụng phải đảm bảo giao diện thân thiện, cấu trúc rõ ràng và dễ thao tác, kèm theo cơ chế hỗ trợ người dùng kiểm tra dữ liệu nhập vào Việc cập nhật dữ liệu cần phải chính xác, đầy đủ thông tin và phải có phân quyền hợp lý.
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch và chương trình hành động Quản lý cán bộ thường tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng hiệu quả có thể không cao nếu thiếu thông tin đầy đủ Điều này có thể dẫn đến những quyết định không chính xác từ các cấp lãnh đạo do thông tin về nhân sự không đầy đủ hoặc không chính xác.
Hồ sơ cán bộ phải cập nhật l-u trữ trong nhiều năm thì mới có thể đầy đủ thông tin để theo dõi và phân tích đối t-ợng quản lý
2.1.4 Chức năng an toàn bảo mật hệ thống Đối với một ứng dụng liên quan đến các cơ sở dữ liệu hỏi những thông tin mà nó quản lý phải đ-ợc bảo vệ chắc chắn Có hai loại nguy cơ dẫn đến h- hỏng, mất mát thông tin là: nguy cơ từ sự cố kỹ thuật nh- hỏng hóc về phần cứng, giá mang thông tin (từ đĩa mềm), hỏng đ-ờng truyền thông của mạng ; nguy cơ làm sai lạc thông tin từ những ý đồ xấu, từ sự sử dụng sai qui định hay thiếu hiểu biết Đây là những nguy cơ không thể tránh khỏi đối với mọi hệ thống
Công tác an toàn ứng dụng nhằm hạn chế thiệt hại do sự cố kỹ thuật, trong khi công tác bảo mật tập trung vào việc ngăn chặn phá hoại và đánh cắp thông tin Người quản trị hệ thống, với kiến thức tin học cơ bản, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn dữ liệu Để bảo vệ dữ liệu, việc sao lưu định kỳ trên các công cụ lưu trữ như đĩa mềm và đĩa CD là cần thiết, đồng thời bảo quản tại nơi an toàn Hệ thống cần có công cụ hỗ trợ để quản trị viên dễ dàng thực hiện sao lưu Chương trình bảo mật phải cho phép quản trị viên thiết lập kiểm soát truy cập, phân quyền rõ ràng cho người dùng với các mức độ ưu tiên khác nhau Thông tin người dùng và quyền sử dụng hợp pháp sẽ được lưu trữ một cách có hệ thống trong cơ sở dữ liệu đặc trưng.
2.1.5 Chức năng thống kê, tổng hợp in ấn
Chức năng quản lý cán bộ cần được thực hiện thường xuyên ở mọi cấp, đặc biệt là tại các đơn vị lớn Cung cấp thông tin về nhân sự là nhu cầu thiết yếu trong quản lý, do đó hệ thống phải đáp ứng yêu cầu này, ngay cả ở cấp cơ sở Một cơ chế quản lý cán bộ hiệu quả hỗ trợ công tác chuyên môn và xây dựng báo cáo cho cấp trên Ở cấp cao, nhu cầu thông tin không chỉ về số lượng mà còn về loại hình thông tin ngày càng tăng, đòi hỏi bộ máy quản lý phải được tổ chức khoa học và hoạt động hiệu quả Hệ thống quản lý cần phải thống nhất từ cấp cơ sở, với yêu cầu dữ liệu phải nhanh chóng, chính xác và đầy đủ, và chức năng này cần được triển khai đồng bộ trong toàn bộ hệ thống.
Cơ sở lý thuyết và ngôn ngữ lập trình
2.2.1 Các khái niệm cơ bản
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng dữ liệu liên kết, với cấu trúc và mối quan hệ nội tại tách biệt khỏi ứng dụng bên ngoài Điều này cho phép nhiều người dùng và ứng dụng khác nhau có thể khai thác và chia sẻ dữ liệu một cách chọn lọc khi cần thiết.
Thực thể là hình ảnh cụ thể của một đối tượng trong hệ thống thông tin quản lý Một thực thể xác định Tên và các thuộc tính
Thuộc tính là một yếu tố dữ liệu hoặc thông tin của thực thể ấy Lớp thực thể là các thực thể cùng thuộc tính
Lược đồ quan hệ bao gồm tập hợp các thuộc tính của một quan hệ, trong đó tích hợp các thuộc tính của thực thể và các mệnh đề ràng buộc.
Ví dụ: Lược đồ một quan hệ
R = = ( A1:D1,A2:D2, , An :Dn , M) Trong đó: R là một lược đồ quan hệ
Di : miền xác định của thuộc tính
M : mệnh đề ràng buộc Nội dung của một lược đồ quan hệ gọi là các bộ
Các phép toán tối thiểu:
- Tìm kiếm dữ liệu theo tiêu chuẩn đã chọn, không làm thay đổi trạng thái cơ sở dữ liệu
- Thay đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu
- Thay đổi nội dung cơ sở dữ liệu
- Xử lý, tính toán trên cơ sở dữ liệu
2.2.2 Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn
Một thuộc tính được coi là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị của nó dựa vào giá trị của những thuộc tính này, và sự phụ thuộc này có thể diễn ra một cách trực tiếp hoặc gián tiếp.
Trong một mối quan hệ, luôn tồn tại một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúng quy định giá trị của các thuộc tính khác, được gọi là khóa.
Các quan hệ trong cơ sở dữ liệu được phân loại thành các dạng chuẩn khác nhau dựa trên sự phụ thuộc của các thuộc tính vào khóa Các dạng chuẩn cơ bản bao gồm: 1NF (Dạng chuẩn 1), 2NF (Dạng chuẩn 2), 3NF (Dạng chuẩn 3) và BCNF (Dạng chuẩn Boyce-Codd).
Dạng chuẩn 3 giúp loại bỏ hiện tượng dư thừa dữ liệu, đồng thời nâng cao tính độc lập của dữ liệu Nếu các quan hệ chưa đạt chuẩn 3, chúng sẽ được phân rã thành các quan hệ nhỏ hơn để đảm bảo tuân thủ dạng chuẩn này.
2.2.3.Khái niệm chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn Để có thể tìm kiếm thông tin nhanh theo một tiêu chuẩn nào đó chúng ta tạo ra các thông tin chỉ dẫn theo tiêu chuẩn đó Các thông tin chỉ dẫn là các thông tin giúp ta tìm kiếm dữ liệu nhanh Các thông tin này gọi là khoá chỉ dẫn
Khóa chỉ dẫn có thể bao gồm một hoặc nhiều trường, và trong trường hợp này, cần xác định thứ tự Việc tạo khóa theo tiêu chuẩn nhất định giúp chúng ta tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả.
2.2.4 Mục tiêu và tính -u việt mô hình quan hệ
Chọn một lược đồ dữ liệu thân thiện với người dùng, với mô hình đơn giản giúp người dùng không cần hiểu biết về cấu trúc vật lý của dữ liệu Điều này mang lại sự tiện lợi tối đa cho người dùng cuối không chuyên về công nghệ thông tin.
- Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là độc lập vật lý
- Cho một khả năng có một ngôn ngữ thao tác bậc cao
- Tối ưu việc tìm kiếm dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, hệ quản trị tự tìm cách truy nhập
- Cải thiện nâng cao toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu
- Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng
- Có cơ sở toán học phong phú chắc chắn:
* Dạng chuẩn có độ bền vững và đầy đủ thông tin
Lựa chọn ngôn ngữ lập trình
Chương trình này được phát triển bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0, kết hợp với Microsoft Access 2003 để tạo cơ sở dữ liệu Visual Basic là ngôn ngữ lập trình phổ biến trên hệ điều hành Windows, hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý và phát triển giao diện người dùng.
Cơ sở dữ liệu và Internet, đặc biệt là quản lý cơ sở dữ liệu
Visual Basic đã giới thiệu nhiều tính năng mới, bao gồm các điều khiển hiện đại giúp phát triển ứng dụng tích hợp giao diện, cách xử lý và tính năng của Office 97 cùng với trình duyệt Web Internet Explorer.
Sử dụng Visual Basic giúp tiết kiệm thời gian và công sức hơn so với các ngôn ngữ lập trình khác trong việc cài đặt và phát triển các chương trình quản lý.
Visual Basic là ngôn ngữ lập trình trực quan, cho phép người dùng thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện trong quá trình thiết kế chương trình Ưu điểm lớn của Visual Basic so với các ngôn ngữ lập trình khác là khả năng chỉnh sửa nhanh chóng và dễ dàng về màu sắc, kích thước và hình dáng của các đối tượng trong ứng dụng.
Visual Basic hỗ trợ kết nối với môi trường dữ liệu như Access và SQL thông qua nhiều phương pháp khác nhau Một trong những tính năng nổi bật của VB 6.0 là thiết kế DataEnvironment, cho phép quản lý trực quan các kết nối cơ sở dữ liệu Với DataEnvironment, người dùng có thể quản lý tất cả thông tin liên quan đến kết nối tại một vị trí duy nhất, thay vì phải nhúng thông tin kết nối vào chương trình như các kỹ thuật truyền thống.
Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác trên Windows, giúp tổ chức và tìm kiếm thông tin hiệu quả Nó đáp ứng đầy đủ các quy tắc kiểm tra dữ liệu, giá trị mặc định và khuôn nhập dữ liệu Với khả năng kết nối và công cụ truy vấn mạnh mẽ, MS Access cho phép người dùng tìm kiếm thông tin nhanh chóng và dễ dàng.
Tác giả đã chọn VB 6.0 để phát triển chương trình "Quản lý cán bộ Công ty đầu tư phát triển chè Nghệ An", nhằm quản lý cơ sở dữ liệu của cán bộ công nhân viên Chương trình này cho phép lưu trữ và tra cứu thông tin hiệu quả, với toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trong Microsoft Access.
Ph-ơng pháp phân tích
Chương trình quản lý cán bộ này chuyển đổi từ phương pháp thủ công sang tin học hoá, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý Cơ sở dữ liệu của hệ thống được phân tích và thiết kế theo phương pháp MERISE, nhằm tổ chức và tập hợp các ý tưởng một cách hiệu quả.
Phương pháp Merise nổi bật với cơ sở khoa học vững chắc và hiện đang được sử dụng rộng rãi trong phân tích và thiết kế các hệ thống lớn Đây là phương pháp lý tưởng để thiết kế hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoàn hảo từ những yêu cầu ban đầu, giúp người dùng từng bước cảm nhận và hoàn thiện hệ thống thông tin một cách logic.
Phương pháp này mặc dù hiệu quả nhưng cũng có nhược điểm cồng kềnh, dẫn đến việc áp dụng trong các trường hợp nhỏ có thể kéo dài thời gian và tạo ra sự nặng nề không cần thiết.
Phương pháp phân tích Merise là một kỹ thuật quan trọng trong việc khảo sát và tin học hóa các hệ thống quản lý Phương pháp này nổi bật với việc tách biệt giữa dữ liệu và xử lý, nhằm đảm bảo tính khách quan trong quá trình phân tích Nó cung cấp đầy đủ các mô hình để thể hiện các bước cập nhật, với hệ thống dữ liệu và xử lý được phân chia thành ba mức rõ ràng.
* Mức quan niệm dữ liệu:
Hệ thống thông tin được xác định qua mức cảm nhận đầu tiên, nơi cần trả lời các câu hỏi quan trọng như: Hệ thống thông tin cần những yếu tố gì? Chức năng của nó ra sao? Nó bao gồm những dữ liệu nào và có những quy tắc nào?
Mức tổng hợp các yếu tố đã được nhận diện ở mức quan niệm là rất quan trọng Trong một tổng thể vận động, cần phải xác định rõ ai là người thực hiện, địa điểm thực hiện và thời gian thực hiện.
Mức vật lý trong lập trình đề cập đến chi tiết cụ thể của dữ liệu, bao gồm các mối quan hệ rõ ràng và ngôn ngữ lập trình nhất định Đối với xử lý, cần có đầy đủ các đặc tả cho từng thủ tục chương trình, đồng thời tham khảo ngôn ngữ sử dụng trong chương trình đó.
Bảng tóm tắt các mô hình sử dụng để biểu diễn cho mức cảm nhận theo phương pháp Merise:
Mức mô tả Các khái niệm sử dụng
Quan niệm Mô hình quan niệm dữ liệu Mô hình quan niệm xử lý
Logic Mô hình logic dữ liệu Mô hình logic xử lý
Vật lý Mô hình vật lý dữ liệu Mô hình vật lý xử lý
Các chức năng cơ bản của hệ thống
+ Cập nhật một số thông tin khác: chức vụ, phòng ban, th-ởng…
+ Chỉnh sửa các thông tin cần thay thế, bổ sung, thay mới…
+ Xoá các thông tin d- thừa và không cần thiết
+ Tính l-ơng cho nhân viên: thực hiện tính l-ơng cho toàn bộ cán bộ công nhân viên theo từng tháng của năm
+ Tổng hợp l-ơng để tính tiền thực nhận cho CB – CNV trong tháng dựa vào l-ơng, th-ởng và tạm ứng
+ Tìm kiếm theo hồ sơ lý lịch
+ Tìm kiếm theo phòng ban, chức vụ, trình độ, tôn giáo…
+ Thống kê Báo cáo về nhân sự trong cơ quan
+ Thống kê Báo cáo bảng l-ơng của các phòng ban
Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý cán bộ
* Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về quá trình hoạt động của hệ thống
- Tác nhân ngoài Nhân viên và Ban lãnh đạo sẽ cung cấp thông tin vào cho hệ thống cập nhật và xử lý
Hệ thống quản lý cán bộ
Thông tin yêu cầu Cung cấp thông tin
Biểu Báo Thông tin cá nhân
Hình 2.5.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Hình 2.5.1 Biểu đồ phân cấp chức năng
Tra cứu theo lý lịch
- Tác nhân ngoài Ban lãnh đạo đ-a các yêu cầu cho hệ thống và nhận đ-ợc các báo cáo và kết quả trả lời từ hệ thống
Khi thông tin về nhân viên và các yếu tố khác như cơ cấu phòng ban, mức thưởng, và chức vụ thay đổi, hệ thống sẽ quản lý và phân loại thông tin, sau đó lưu trữ vào kho hồ sơ và các kho thông tin liên quan Chức năng quản lý lương sẽ tính toán lương cho nhân viên và cập nhật vào kho bảng lương Chức năng tìm kiếm sẽ đáp ứng các yêu cầu thông tin từ Ban lãnh đạo, xử lý và tìm kiếm trong các kho dữ liệu để trả về kết quả Cuối cùng, chức năng báo cáo và thống kê nhận yêu cầu từ Ban lãnh đạo, sau khi xử lý sẽ cung cấp các báo biểu cần thiết.
Hồ sơ TT khác Ban lãnh đạo
* Chức năng quản lý thông tin
Thông tin của nhân viên được nhập vào hệ thống quản lý, sau đó chuyển đến chức năng cập nhật hồ sơ để xử lý và cuối cùng lưu trữ trong kho hồ sơ.
Hệ thống cho phép thay đổi, chỉnh sửa các thông tin của cán bộ sau đó l-u lại vào kho Hồ sơ
Ban lãnh đạo có quyền điều chỉnh thông tin liên quan đến cơ cấu tổ chức, bao gồm phòng ban, chức vụ, mức thưởng và loại thưởng Tất cả dữ liệu này được lưu trữ trong kho thông tin của Phòng ban và Chức vụ, với hệ thống cho phép thực hiện việc nhập mới và chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng.
* Chức năng quản lý l-ơng :
Nhân viên Thông tin cá nhân Cập nhật
Tác nhân ngoài Nhân viên yêu cầu bao gồm đơn xin nghỉ và quyết định công tác Chức năng tính lương sẽ lấy số liệu từ kho Lương và kho Hồ sơ để tính lương cho nhân viên hàng tháng, sau đó đưa vào kho Lương.
Chức năng tra cứu tìm kiếm :
Chức năng Tìm kiếm tiếp nhận thông tin yêu cầu từ hệ thống và các tác nhân bên ngoài Ban lãnh đạo, sau đó thực hiện phân loại thông tin Tùy vào yêu cầu về hồ sơ lý lịch, lương, chức năng này sẽ tiến hành tra cứu trong các kho tương ứng để cung cấp kết quả chính xác.
* Chức năng báo cáo, thống kê :
Khi nhận yêu cầu, chức năng Báo cáo và thống kê sẽ phân loại thông tin và xác định nguồn dữ liệu cần thiết để xử lý, sau đó cung cấp các thông tin phù hợp với yêu cầu.
Thông tin vÒ nh©n sù
* Biểu đồ luồng dữ liệu mức d-ới đỉnh tổng hợp
Thiết kế các file dữ liệu
Bảng Hồ sơ cán bộ lưu trữ thông tin chi tiết về từng cán bộ, với mã cán bộ (Macb) duy nhất cho mỗi người Các mã dân tộc (MaDanToc), tôn giáo (MaTonGiao), phòng ban (MaPhongBan) và chức vụ (MaChucVu), cùng với mã trình độ (MaTrinhDo), cho phép liên kết với các bảng khác nhằm tìm kiếm tên tương ứng Hệ thống này đáp ứng tốt các yêu cầu về việc xuất thông tin tìm kiếm và báo cáo.
Ban lãnh đạo llãnhddđđdđ ạo
Bảng gia đình cán bộ cho phép mỗi mã cán bộ (MaCB) chứa nhiều dòng thông tin về người thân, bao gồm họ tên, giới tính, ngày sinh, quê quán và ghi chú mối quan hệ với cán bộ.
Xử lý lương là một chức năng quan trọng trong quản lý nhân sự, đồng thời cũng là công đoạn phức tạp nhất Bảng lương ghi nhận mức lương của cán bộ theo từng tháng trong năm, giúp theo dõi và quản lý tài chính hiệu quả.
- Bảng phòng ban: Bảng này gồm có 2 tr-ờng Mã Phòng ban MaPhongBan và tên phòng ban TenPhongBan
- Bảng Tôn giáo: Bảng này gồm có 2 tr-ờng Mã Tôn giáo MaTonGiao và tên tôn giáo TenTonGiao
- Bảng Loại th-ởng: Bảng này gồm có 3 tr-ờng Mã loại th-ởng MaLoaiThuong, tên loại th-ởng TenLoaiThuong và Tiền th-ởng TienThuong
* Ngoài ra còn có một số bảng khác
Mối quan hệ giữa các bảng đ-ợc xây dựng nh- sau:
Ch-ơng 3: ch-ơng trình quản lý cán bộ công ty đầu t-
Giao diện chính ch-ơng trình
Giao diện chính của chương trình bao gồm các Menu cấp 2, được phân chia theo các nhóm chức năng Những nhóm chức năng này cho phép người dùng thực hiện việc cập nhật, quản lý lương, thống kê và in ấn một cách hiệu quả.
Form cập nhật thông tin
Chức năng cập nhật trong hệ thống bao gồm các thao tác nhập, sửa, xoá và ghi, cho phép người dùng cập nhật tất cả thông tin liên quan Ví dụ, người dùng có thể thiết lập thông tin nghỉ hưu cho cán bộ thông qua form cập nhật.
Ngoài Form Hồ sơ cán bộ, còn có các Form khác như tôn giáo, chức vụ và phòng ban Form Hồ sơ cán bộ chứa thông tin mới và liên kết với các bảng khác Tất cả dữ liệu nhập vào đều được kiểm tra tính chính xác và hợp lý với thực tế.
Form Quản lý l-ơng
Chức năng Quản lý lương cho phép điều chỉnh mức lương cơ bản, thực hiện tính toán, in ấn lương và tạm ứng cho cán bộ công nhân viên Toàn bộ dữ liệu lương hàng tháng của cán bộ được lưu trữ trong bảng lương.mdb, với mối quan hệ nhiều-nhiều giữa mã cán bộ và các bản ghi lương theo tháng Việc tạo bảng lương được thực hiện nghiêm ngặt theo thời gian, đảm bảo rằng các tháng đã lập bảng sẽ không được tính lại Sau khi tính toán, bảng lương được thiết kế thuận tiện, dễ dàng theo dõi theo từng phòng, ban riêng.
Form T×m kiÕm
Chức năng tìm kiếm giúp người quản lý dễ dàng truy cập thông tin liên quan đến các phòng ban và cán bộ công nhân viên trong cơ quan Người dùng có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như phòng ban, khoa, tôn giáo, trình độ hoặc họ tên Tất cả thông tin đáp ứng điều kiện tìm kiếm sẽ được hiển thị một cách rõ ràng trên giao diện.
Chức năng thống kê cho phép in ấn tất cả thông tin về cán bộ và lương theo các biểu mẫu, bảng biểu Người sử dụng có thể dễ dàng lựa chọn các tiêu chí thống kê phù hợp.
Đề tài nghiên cứu về quản lý cán bộ tại Công ty đầu tư phát triển Chè Nghệ An nhằm khảo sát thực trạng quản lý cán bộ Bài viết phân tích những ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại trong các giai đoạn xử lý thông tin Sau quá trình phân tích và thiết kế, chương trình “Quản lý cán bộ” đã được phát triển và cài đặt bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0.
Chương trình này cho phép người dùng cập nhật thông tin về cán bộ, gia đình cán bộ, các phòng khoa và trình độ, với việc kiểm soát thông tin để đảm bảo tính chính xác như ngày sinh, ngày biên chế và mã trựng Người dùng có thể chỉnh sửa và xóa thông tin khi cần thiết Khi hoàn thành, chương trình có khả năng tính lương cho tất cả cán bộ theo từng tháng trong năm, đồng thời không cho phép thực hiện lại đối với các tháng đã được xét Điều này giúp dễ dàng in ấn và thống kê lương cho mỗi cán bộ, cho phép lọc theo tên, họ hoặc phòng khoa Các bảng biểu được thiết kế hợp lý, khoa học và mang tính chất thống kê Ngoài ra, chương trình còn cung cấp dự báo về hưu cho những cán bộ đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định của nhà nước.
Chương trình hiện tại vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục để áp dụng vào thực tế Cần nghiên cứu và vận dụng phương pháp quản lý để xử lý việc tạm ứng của cán bộ, đảm bảo trừ ngay trong tháng và chuyển nợ sang tháng sau Bên cạnh đó, cần chú trọng đến việc dự báo lương và nghỉ hưu cho cán bộ Trong thời gian tới, tôi sẽ nỗ lực tìm hiểu những vấn đề này để hoàn thiện chương trình hơn, và rất mong nhận được sự đóng góp từ thầy cô và các bạn.
