TỔNG QUÁT
GIỚI THIỆU
Hệ thống Dịch vụ hành chính công – Một cửa điện tử được thiết kế để nâng cao hiệu quả quản lý trong việc giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa và một cửa liên thông tại các UBND cấp huyện/xã và các Sở ban ngành.
- Hệ thống cho phép định nghĩa quy trình xử lý thủ tục hành chính, hệ thống biểu mẫu kèm theo thông qua giao diện người dùng
Các quy trình thủ tục và phân quyền cho cán bộ được hệ thống định nghĩa động cho các UBND và Sở ngành, cho phép mỗi cơ quan tự định nghĩa quy trình xử lý hồ sơ phù hợp với thực tế Tuy nhiên, các quy trình này vẫn phải tuân theo Bộ thủ tục được ban hành trên toàn quốc.
Tài liệu Hướng dẫn sử dụng cho Cán bộ quản trị hệ thống được thiết kế nhằm hỗ trợ cán bộ trong việc quản lý nhân sự và quy trình thủ tục tại cơ quan.
NHÓM NGƯỜI DÙNG HỆ THỐNG
Phần mềm Dịch vụ hành chính công – Một cửa điện tử phục vụ ba nhóm người sử dụng chính: công dân, cán bộ và cán bộ quản trị hệ thống Mỗi nhóm sẽ được cấp tài khoản riêng để đăng nhập vào trang web chính, đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả và thuận tiện cho người dùng.
Công dân truy cập vào trang web để tra cứu các thủ tục hành chính, nộp hồ sơ trực truyến hoặc tra cứu kết quả hồ sơ đã nộp
Công dân có tùy chọn tạo tài khoản để sử dụng các chức năng trên trang web, và có thể tham khảo tài liệu hướng dẫn cho công dân tại Menu “Giúp đỡ -> Hướng dẫn sử dụng -> HuongDanCongDan.pdf” trên trang web Dịch vụ hành chính công.
Cán bộ cần đăng nhập vào trang web bằng tài khoản riêng do Quản trị hệ thống cung cấp để tiếp nhận và xử lý hồ sơ Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo tài liệu hướng dẫn dành cho cán bộ.
Menu “Giúp đỡ -> Hướng dẫn sử dụng->
HuongDanCanBo.pdf” trên trang web Dịch vụ hành chính công) o Nhóm Cán bộ quản trị hệ thống:
Một cán bộ phụ trách hỗ trợ vận hành hệ thống Dịch vụ hành chính công sẽ được cấp quyền Quản trị hệ thống, cho phép họ thao tác trên các danh mục dữ liệu, tạo hoặc chỉnh sửa đơn vị, thủ tục hành chính, người dùng và phân quyền cho cán bộ trong cơ quan.
Hình 1 Đăng nhập quản trị hệ thống của cơ quan
MỘT SỐ CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ
QUẢN TRỊ CÁN BỘ
- Quản trị cán bộ gồm các công việc như: thêm, sửa, xóa, phân quyền, điều chuyển cán bộ trong cùng một đơn vị của cơ quan
- Việc thêm Cán bộ được mô tả như quy trình bên dưới:
Cán bộ quản trị có nhiệm vụ tạo nhóm người sử dụng (NSD), tổ chuyên môn/bộ phận và tài khoản cán bộ trong hệ thống, nơi các loại cơ quan, cơ quan, loại đơn vị và đơn vị thường được tạo sẵn.
2.1.1 LOẠI NHÓM NGƯỜI SỬ DỤNG
Nhóm NSD là tập hợp những người có chuyên môn tương đồng trong cùng một loại đơn vị Mỗi loại đơn vị có thể bao gồm một hoặc nhiều nhóm NSD khác nhau.
Trong UBND huyện, Bộ phận TN&TKQ có các nhóm NSD như Bộ phận TN&TKQ cấp huyện, lĩnh vực Hành chính tư pháp, Xây dựng, và Kinh tế, Hoạt động doanh nghiệp Tại Sở Thông tin truyền thông, Bộ phận TN&TKQ STTTT chỉ có một nhóm NSD, trong khi Phòng Công nghệ thông tin có nhiều nhóm NSD, bao gồm Lãnh đạo phòng CNTT và Chuyên viên phòng CNTT.
2.1.1.1 Tạo mới loại nhóm NSD
Để thêm loại nhóm người sử dụng (NSD), bạn thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Truy cập vào “Quản trị cán bộ” và chọn “Danh mục loại nhóm NSD” Bước 2: Chọn “Loại đơn vị” Bước 3: Nhấn “Thêm” Bước 4: Điền đầy đủ thông tin cần thiết để tạo loại nhóm NSD.
Mã loại: Thường đặt theo các chữ cái đầu của tên loại cần tạo Ví dụ: Chuyên viên phòng CNTT: CV_PCNTT Chú ý tránh các ký tự đặc biệt “&”
Tên loại: Điền tên của loại nhóm NSD Ví dụ: Chuyên viên phòng CNTT
Loại đơn vị: Chọn loại đơn vị cho nhóm NSD Ví dụ: Tạo chuyên viên cho phòng CNTT thì sẽ chọn loại đơn vị là Phòng CNTT
Thứ tự hiển thị và Trạng thái: Có thể để theo mặc định của hệ thống o Chọn “Cập nhật” để hoàn thành việc tạo mới loại nhóm NSD
- Ví dụ: Tạo mới loại nhóm NSD là Chuyên viên phòng Văn hóa thông tin cho loại đơn vị phòng Văn hóa thông tin của huyện:
Hình 3 Thêm loại nhóm NSD bước 2 và 3 Hình 2 Thêm lo ạ i nhóm NSD b ư ớ c 1
Hình 4 Thêm loại nhóm NSD bước 4 và 5
Hình 5 Loại nhóm NSD sau khi thêm
2.1.1.2 Sửa, xóa loại nhóm NSD
- Loại nhóm NSD sau khi tạo có thể chỉnh sửa hoặc xóa nếu không phù hợp
- Sửa loại nhóm NSD: o Bước 1: Tại dòng của nhóm NSD cần chỉnh sửa, chọn “Sửa” o Bước
2: Cập nhật lại thông tin
- Xóa loại nhóm NSD: o Bước 1: Tại dòng của nhóm NSD cần chỉnh sửa, chọn “Xóa” o Bước
2: Chọn “OK” để xác nhận xóa
- Một đơn vị sẽ có nhiều bộ phận/tổ chuyên môn như: TN&TKQ (Tiếp nhận
& Trả kết quả), Chuyên viên, Lãnh đạo, …
- Một tổ chuyên môn chỉ thuộc một loại nhóm NSD o Bư ớ c 3: Ch ọ n “C ậ p nh ậ t” đ ể lưu l ạ i
Hình 7 Xóa lo ạ i nhóm NSD
Tùy thuộc vào từng lĩnh vực chuyên môn của các đơn vị, việc phân chia thành các tổ chuyên môn sẽ được thực hiện sao cho phù hợp với thực tế và đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của đơn vị.
- Tổ chuyên môn thường có của UBND xã, thị trấn được mô tả như sau:
Công chức LĐ-TB-XH
Công chức Tư pháp-Hộtịch
Công chức Địa chính-Xây dựng
Công chức NN-CN-LN-HTX
Tổ chuyên môn của các phòng ban và sở ngành như Sở Tài nguyên môi trường, Kinh tế hạ tầng, và Lao động- Thương binh- Xã hội thường bao gồm nhiều chuyên viên với các lĩnh vực khác nhau Ví dụ, Sở Tài nguyên môi trường được chia thành các chuyên viên như Chuyên viên Tài nguyên nước và Chuyên viên Tài nguyên đất Tương tự, Bộ phận TN&TKQ huyện cũng có thể được phân chia thành các lĩnh vực như TN&TKQ Lĩnh vực Xây dựng và TN&TKQ Lĩnh vực Hành chính.
Để thêm Tổ chuyên môn, bạn cần thực hiện theo các bước sau: đầu tiên, truy cập vào Menu Quản trị cán bộ; tiếp theo, chọn Danh mục Tổ chuyên môn; sau đó, xác định Đơn vị mà bạn muốn thêm Tổ chuyên môn; tiếp tục, nhấn nút “Thêm”; cuối cùng, điền đầy đủ thông tin cần thiết.
Mã tổ: Hệ thống tự sinh ra, không cần điền
Khi tạo tên cho tổ, hãy đảm bảo tên tổ bao gồm tên của đơn vị, ví dụ như "Bộ phận TN&TKQ xã An Thạnh Thủy" Việc này giúp dễ dàng phân biệt tổ trong quá trình xử lý hồ sơ, nâng cao hiệu quả công việc.
Đơn vị: Tổ thuộc đơn vị nào sẽ chọn đơn vị đó Thông thường hệ thống sẽ hiển thị sẵn đơn vị người dùng đã chọn ở bước 3
Khi chọn loại nhóm người sử dụng (NSD), cần xác định nhóm NSD của tổ Thông thường, tên của tổ chuyên môn sẽ trùng với tên nhóm NSD Ví dụ, bạn có thể chọn loại nhóm NSD là Bộ phận TN&TKQ cấp xã.
Thứ tự hiển thị mặc định là 100 Để điều chỉnh vị trí của Tổ chuyên môn trong danh sách, bạn chỉ cần điền số tương ứng Ví dụ, nếu bạn nhập vị trí 1, Tổ chuyên môn đó sẽ được hiển thị đầu tiên trong danh sách của đơn vị.
Trạng thái: “Mở” là được dùng, “Đóng” không được dùng o Bước 6: Nhấn “Cập nhật” để lưu lại tổ chuyên môn vừa tạo
- Ví dụ 1: Thêm tổ chuyên môn cho đơn vị là UBND xã An Thạnh Thủy:
Hình 8 Thêm tổ chuyên môn ở bước 1 và 2
Hình 9 Thêm tổ chuyên môn ở bước 3 và 4
Hình 11 Tổ chuyên môn sau khi thêm
Như vậy, tổ “Bộ phận TN&TKQ xã An Thạnh Thủy” đã được tạo, tương tự cho những tổ chuyên môn khác
- Ví dụ 2: Thêm tổ chuyên môn cho đơn vị Phòng Công nghệ thông tin của Sở Thông tin truyền thông:
Hình 10 Thêm t ổ chuyên môn ở bư ớ c 5 và 6
Hình 13 Điền thông tin cho tổ chuyên môn lãnh đạo phòng CNTT
Hình 12 Ch ọ n đơn v ị thêm t ổ chuyên môn
Hình 14 T ổ chuyên môn sau khi t ạ o
Thông thường tên tổ chuyên môn các phòng ban của Sở ngành sẽ có tên giống với tên của loại nhóm NSD
Chọn chính xác đơn vị và loại nhóm NSD cho tổ chuyên môn
Tại ô chọn loại nhóm NSD nếu không thấy hiển thị thông tin để chọn thì cần kiểm tra lại loại nhóm NSD đã được tạo hay chưa
2.1.2.2 Sửa, xóa tổ chuyên môn
Để sửa tổ chuyên môn, bạn cần thực hiện các bước sau: Bước 1, chọn Đơn vị trong Danh mục tổ chuyên môn; Bước 2, nhấn “Sửa” trên dòng tổ chuyên môn cần chỉnh sửa; Bước 3, cập nhật thông tin cho tổ chuyên môn; và cuối cùng, Bước 4, chọn “Cập nhật” để lưu lại thay đổi.
- Ví dụ: Chỉnh sửa “Thứ tự hiển thị” tổ chuyên môn “Bộ phận TN&TKQ xã An Thạnh Thủy”:
Hình 15 Chỉnh sửa tổ chuyên môn bước 1 và 2
Hình 16 Chỉnh sửa một tổ chuyên môn bước 3 và 4
Để xóa một tổ chuyên môn, bạn cần truy cập vào Danh mục tổ chuyên môn, sau đó tìm tổ chuyên môn cần xóa và nhấn nút “Xóa” ở cuối dòng Hệ thống sẽ hiển thị một thông báo xác nhận; chọn “OK” để hoàn tất việc xóa, hoặc “Hủy bỏ” nếu bạn muốn quay lại.
Hình 18 Xác nhận của hệ thống khi xóa tổ chuyên môn
2.1.2.3 Thêm cán bộ cho tổ chuyên môn - Cách thực hiện: o Bước 1: Chọn Đơn vị của tổ chuyên môn Chọn tên của tổ chuyên môn cần thêm cán bộ o Bước 2: Chọn “Thêm Cán bộ” o Bước 3: Điền thông tin cho cán bộ cần thêm, chọn “Cập nhật” để lưu lại thông tin o Bước 4: Cập nhật “Quá trình công tác” cho cán bộ hoặc chọn “Sửa” để cập nhật lại thông tin cá nhân (tên đăng nhập, mật khẩu, họ tên, chức vụ, ) o Bước 5: Chọn “Phân quyền” cho cán bộ mới thêm
Sau khi hoàn tất việc cập nhật thông tin công tác và phân quyền, cán bộ có thể thực hiện các công việc trên hệ thống Dịch vụ hành chính công Hình 17 minh họa quy trình xóa tổ chuyên môn.
- Ví dụ thêm cán bộ vào tổ chuyên môn là Bộ phận TN&TKQ xã An Thạnh Thủy:
Bước 1: Chọn tổ chuyên môn để thêm cán bộ:
Bước 2: Chọn “Thêm cán bộ”:
Hình 21 Điền thông tin cho cán bộ
Bước 3: Điền thông tin cho cán bộ:
Để cập nhật thông tin cho cán bộ mới, bước 4 là chọn đơn vị, tổ chuyên môn và chức vụ phù hợp Sau khi điền đầy đủ thông tin, hãy nhấn nút “Cập nhật” để hoàn tất quá trình công tác.
Hình 23 Lưu cập nhật quá trình công tác
Hình 22 C ậ p nh ậ t quá trình công tác
Sau khi hoàn tất cập nhật quá trình công tác thì quản trị có thể cập nhật lại chức vụ cho cán bộ bằng cách nhấn vào nút
“Cập nhật” ở cột thao tác tương ứng với dòng cần sửa đổi
Nếu không còn chỉnh sửa hoặc thêm nơi công tác khác cho cán bộ thì chọn “Hoàn tất” để kết thúc quy trình cập nhật
“Quá trình công tác” cho cán bộ
QUẢN TRỊ THỦ TỤC
Quyết định đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành các thủ tục hoạt động Vì vậy, cần có người quản lý để theo dõi và cập nhật danh mục quyết định một cách chính xác và phù hợp.
- Thêm quyết định: o Bước 1: Chọn “Danh mục quyết định” từ menu “Quản trị thủ tục”:
Hình 34 Chọn Danh mục quyết định o Bước 2: Chọn “Lĩnh vực”, chọn “Thêm” để thêm quyết định:
Hình 35 Thêm quyết định vào lĩnh vực o Bước 3: Thêm thông tin chi tiết, chọn “Cập nhật” để hoàn tất.Trong đó:
Mã quyết định: Hệ thống tự tạo ra mã nên không cần nhập
Tên quyết định: Nhập tên quyết định
Lĩnh vực: Chọn lĩnh vực muốn thêm quyết định
File VB (VB: văn bản): Chọn tập tin văn bản có nội dung quyết định để tải lên, định dạng file phải là doc, docx, pdf
Thứ tự hiển thị: Vị trí hiển thị của quyết định trong danh sách quyết định
Trạng thái: Mở/Đóng tùy theo quyết định được sử dụng hay không sử dụng
Chọn “Cập nhật” để lưu lại
- Quyết định sau khi thêm sẽ nằm trong danh sách các quyết định, lúc này quản trị có thể chọn chức năng “Sửa” hoặc “Xóa” một quyết định
Quản trị thủ tục đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của hệ thống Mỗi thủ tục được tạo ra cần tuân thủ đúng các quy định trong bộ thủ tục đã được ban hành.
- Để hoàn thành một thủ tục cần qua 2 giai đoạn: o Thêm thủ tục o Định nghĩa quy trình cho thủ tục
- Bước 1: Chọn “Quản trị thủ tục”, chọn “Danh mục thủ tục”:
H ình 3 6 Thêm chi ti ế t cho quy ế t đ ị nh
Bước 2 trong quy trình cập nhật thông tin cho thủ tục là rất quan trọng Người dùng cần chú ý đến một số ô thông tin cụ thể Đối với ô "Tên tắt", nên đặt tên ngắn gọn và dễ hiểu, có thể sử dụng các chữ cái đầu của lĩnh vực, ví dụ như "XD01" cho thủ tục số 01 trong lĩnh vực Xây dựng Về "Cấp thủ tục", việc chọn chính xác cấp độ là cần thiết để quy trình thực thi đúng cách Nếu thủ tục chỉ có sự tham gia của các bộ phận ở xã, cần chọn cấp thủ tục là phường/xã Trong trường hợp thủ tục được tiếp nhận tại xã và cần chuyển lên huyện để xử lý, cần chọn liên thông xã/huyện Nếu chỉ chọn cấp phường/xã, việc chuyển hồ sơ lên huyện sẽ không thể thực hiện.
Liên thông Xã/Huyện: Có sự tham gia của cả hai cơ quan ở cấp xã và cấp huyện
Liên thông Huyện/Sở: Có sự tham gia của cả hai cơ quan ở cấp Huyện và Sở
Cấp Phường/Xã: Chỉ có sự tham gia của các cơ quan ở cấp xã hoặc phường
Cấp Quận/Huyện chỉ bao gồm sự tham gia của các cơ quan tại cấp quận hoặc huyện Tên thủ tục cần được ghi chính xác và đầy đủ Mức độ thủ tục sẽ phụ thuộc vào quy trình xử lý hồ sơ của từng cơ quan.
Mức độ 2: Người dân nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan, cán bộ sẽ tiếp nhận vào phần mềm
Mức độ 3 cho phép người dân nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp tại cơ quan Tuy nhiên, nếu cơ quan yêu cầu, người dân vẫn cần mang theo các giấy tờ cần thiết và đóng lệ phí tại chỗ.
Mức độ 4 cho phép người dân nộp hồ sơ trực tuyến qua trang web Dịch vụ hành chính công và thanh toán các khoản phí hồ sơ online theo quy định Trạng thái của thủ tục có thể được chọn là "Mở" nếu hoạt động, hoặc "Đóng" nếu không Đối với thủ tục chỉ tiếp nhận và xử lý mà không xuất file như Giấy chứng nhận hay Giấy đăng ký kinh doanh, cần để mặc định là "Không" cho phép thống kê Ngược lại, nếu có xuất file, cần điều chỉnh trạng thái tương ứng.
“Có” thì cán bộ mới có thể xuất các giấy tờ ra file word
- Bước 3: Chọn “Cập nhật” để lưu
2.2.2.2 Thêm quy trình cho thủ tục
Để sử dụng thủ tục mới, cần thiết lập quy trình rõ ràng Nếu cán bộ tiếp nhận hồ sơ không tìm thấy thủ tục tương ứng, cán bộ quản trị cần xem xét lại xem thủ tục này đã được định nghĩa trong quy trình hay chưa.
- Cách thêm quy trình cho thủ tục: o Bước 1: Tại dòng thủ tục cần thêm quy trình mới, chọn để mở danh sách thao tác rồi chọn “Thêm quy trình”:
Để tạo quy trình mới cho thủ tục, bạn cần thực hiện các bước sau: Bước 1, chọn "Thêm QTTT" (QTTT: Quy trình thủ tục) Bước 2, điền đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn tất việc tạo quy trình.
“Cập nhật” để lưu lại, với:
Mã QTTT: Hệ thống tự sinh ra, không cần điền
Theo quyết định, nếu chưa có thủ tục ban hành thì có thể không chọn, và sẽ bổ sung khi cán bộ quản trị tạo quyết định mới.
Trong trường hợp thủ tục có nhiều cách xử lý, cần ghi rõ từng trường hợp Chẳng hạn, thủ tục HCTP23 về việc nhập quốc tịch Việt Nam bao gồm hai trường hợp: thứ nhất là nhập quốc tịch Việt Nam và xin thôi quốc tịch nước ngoài (thời gian giải quyết là 115 ngày), thứ hai là nhập quốc tịch Việt Nam mà vẫn giữ quốc tịch nước ngoài.
* Lưu ý: Chia trường hợp phải phù hợp với việc giải quyết hồ sơ thực tế của cơ quan
TGQĐ (ngày) là thời gian quy định cho quy trình đang được thực hiện Chẳng hạn, trong trường hợp xin nhập quốc tịch Việt Nam hoặc xin thôi quốc tịch nước ngoài, thời gian quy định cần điền là 115 ngày.
Ngày bắt đầu của quy trình là ngày mà quy trình được tạo ra, và hệ thống sẽ tự động ghi nhận ngày này Người quản trị không cần phải nhập lại thông tin vào ô này.
Ngày kết thúc là thời điểm cuối cùng của quy trình; nếu quy trình được thiết lập để sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định, bạn cần nhập ngày kết thúc tại đây Nếu không, việc nhập ngày kết thúc là không cần thiết.
Tr ạ ng thái: Ch ọ n “ M ở ” đ ể quy trình h o ạ t đ ộ ng
Hình 3 9 Thêm quy trình bư ớ c 2
Hình 40 Điền thông tin cơ bản cho quy trình o Bước 3: Lần lượt thêm các bước cụ thể cho quy trình như sau:
Nhấp vào tên quy trình để mở quy trình
Hình 41 Mở quy trình để thêm bước cụ thể
Để thêm công việc, trước tiên bạn cần thêm bước Mỗi bước có thể bao gồm nhiều công việc, nhưng tổng số ngày của các công việc phải tương đương với số ngày của bước đó Trong phần của bước, hãy chọn "Thêm" để tiếp tục.
Hình 42 Thêm bước cho quy trình
Điền tên bước và TGQĐ (ngày), chọn Đơn vị thực hiện Chọn “Cập nhật” để lưu lại
Hình 43 Điền thông tin cho bước
Thêm Công việc cho Bước vừa tạo Điền loại công việc, công việc cụ thể, người thực hiện, cấu hình thao tác Chọn “Cập nhật” để lưu lại
* Lưu ý khi thêm công việc cho bước
Công việc kề trước, STT công việc, mã bước do hệ thống tự sinh ra, quản trị không cần điền dữ liệu
Trong quá trình quản lý công việc, cán bộ quản trị sẽ lựa chọn tên công việc phù hợp từ danh sách sổ xuống cho từng bước trong quy trình Ví dụ, công việc ở bước 1 thường là "Tiếp nhận hồ sơ", trong khi các bước khác có thể là "Thụ lý", "Thẩm định hồ sơ" hoặc "Trả kết quả" Khi lựa chọn xong, menu nhắc việc của cán bộ xử lý sẽ hiển thị tên công việc tương ứng.
Hình 4 5 C ậ p nh ậ t công vi ệ c cho bư ớ c
Mỗi quy trình phải có tối thiểu 2 bước: Bước 1 với công việc Tiếp nhận và Bước 2 với công việc Trả kết quả
