KHẢO SÁT
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Siêu thị Mini là một loại hình siêu thị nhỏ, chuyên cung cấp hàng hóa qua nhiều hình thức như bán sỉ và bán lẻ Nguồn hàng chủ yếu đến từ các nhà cung cấp, nhà sản xuất trong và ngoài nước Đối tượng khách hàng của siêu thị bao gồm người tiêu dùng, các hiệu tạp hóa nhỏ và các siêu thị khác Siêu thị Mini cung cấp đa dạng mặt hàng như quần áo, rau, quả, thịt và cá Để quản lý hiệu quả, siêu thị cần có hệ thống quản lý giúp đơn giản hóa quy trình vận hành, bao gồm cả quầy thu ngân và quầy kế toán.
Siêu thị thực hiện các hoạt động chính như nhập hàng vào kho, xuất hàng từ kho ra quầy, quản lý quầy hàng, báo cáo số lượng và doanh thu hàng bán, cùng với báo cáo tồn kho.
Sơ đồ quản lí của siêu thị :
Bộ phận quản lý có trách nhiệm tổng kết dữ liệu vào cuối ngày, dựa trên thông tin mà bộ phận thu ngân đã nhập Họ thực hiện việc tổng hợp số lượng sản phẩm đã bán ra tại quầy để đảm bảo sự cân đối trong hoạt động kinh doanh.
So sánh số lượng và đơn giá sản phẩm với số lượng và thành tiền thu ngân để phát hiện và điều chỉnh sai sót Tiếp nhận đơn đặt hàng từ bộ phận giao tiếp và chuyển cho thủ kho để xuất kho, đồng thời kiểm tra số lượng và loại sản phẩm khi xuất kho.
Bộ phận bán hàng có trách nhiệm giới thiệu và giải thích sản phẩm cho khách hàng, ghi nhận số lượng và loại sản phẩm trong đơn đặt hàng, đồng thời tính toán giá trị dựa trên sản phẩm và số lượng đã đặt Ngoài ra, bộ phận này còn lưu trữ tất cả dữ liệu liên quan đến số lượng sản phẩm đã bán.
Bộ phận Bán Hàng Bộ phận quản lý
Bộ phận Kế Toán ghi nhận số tiền khách hàng thanh toán vào máy tính Sau khi hoàn tất giao dịch, các sản phẩm đã thanh toán trong hóa đơn sẽ được giao cho khách hàng.
- Bộ phận quản lý Kho : quản lý về công việc nhập kho, xuất kho lên quầy, xuất kho phân phối cho các cửa hàng khác
Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tổng kết và điều chỉnh giá các loại mặt hàng Họ phân tích số liệu nhập xuất để tư vấn cho cửa hàng trưởng về việc định giá sản phẩm kinh doanh tại chỗ cũng như sản phẩm phân phối cho các cửa hàng khác Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lý công nợ và phát lương cho nhân viên, đảm bảo hoạt động tài chính của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ.
PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG
Hàng hóa nhận từ nhà cung cấp sẽ được lưu trữ trong kho, và nhân viên quản lý kho sẽ tiến hành kiểm tra cũng như ghi nhận tên sản phẩm vào phiếu nhập Giữa các nhà cung cấp và siêu thị có thể tồn tại hoặc không tồn tại các bản hợp đồng.
Nhân viên sẽ nhập các thông tin của mặt hàng mới vào hệ thống quản lý, bao gồm mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng và đơn vị tính.
Nguồn hàng được nhập dưới hai hình thức:
- Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán giữa siêu thị và nhà cung cấp
- Hợp đồng trao đổi hàng hoá giữa siêu thị với các doanh nghiệp khác
Khi hàng nhập về, thủ kho sẽ ghi số lượng vào thẻ kho riêng của từng mặt hàng Nếu mặt hàng đã có trong kho, thủ kho chỉ cần cập nhật số lượng trên thẻ kho hiện có Đối với mặt hàng mới, thủ kho sẽ lập thẻ kho mới để quản lý.
Nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm chuyển hàng từ kho ra quầy bán, nơi trưng bày nhiều mặt hàng cùng loại để tạo thuận lợi cho khách hàng và giúp nhân viên dễ dàng kiểm soát hàng hóa Hàng ngày, bộ phận nhập hàng theo dõi tình hình bán hàng tại siêu thị để xác định mặt hàng nào đã hết hoặc còn ít trong kho, từ đó đưa ra yêu cầu nhập hàng mới hoặc xuất hàng từ kho ra quầy đối với những mặt hàng cần bổ sung.
Khách hàng vào cửa hàng, xem bảng giá và chọn hàng cần mua Nhân viên bán hàng ghi lại tên hàng, số lượng và đơn giá từng mặt hàng, sau đó chuyển thông tin cho nhân viên thu ngân để lập hóa đơn và thu tiền Siêu thị áp dụng các chính sách riêng cho từng loại khách hàng Hóa đơn bán hàng bao gồm các thông tin quan trọng như mã hóa đơn, tên người mua, ngày bán, mặt hàng, số lượng, đơn giá và thành tiền.
2.2.3 Đổi hàng hoặc trả hàng:
Khi khách hàng đến để đổi hoặc trả hàng, sản phẩm sẽ được chuyển đến phòng bảo hành và kỹ thuật, nơi có nhân viên kho thực hiện kiểm tra Theo quy định của siêu thị, khách hàng có quyền đổi hoặc trả hàng theo các điều khoản đã được quy định.
+ Tuỳ vào mặt hàng có được đổi hay trả không
Khi khách hàng thực hiện đổi hoặc trả hàng, họ sẽ phải chịu phí chuyển đổi từ 0% đến 10% tùy thuộc vào sản phẩm đã mua, cùng với khoản chênh lệch giữa mặt hàng cũ và mới (nếu có đổi) Nếu số tiền hoàn lại thấp hơn giá trị sản phẩm cũ, khách hàng sẽ nhận lại tiền.
+ Số tiền khách hàng phải trả= Lệ phí chuyễn đổi+Số tiền chênh lệch phải bù thêm vào mặt hàng
Cuối mỗi ngày, nhân viên quản lý kho hàng tiến hành kiểm tra tình trạng tồn kho Nếu lượng hàng tồn kho thấp hơn mức tối thiểu, họ sẽ lập phiếu xin nhập hàng.
CÁC MẨU PHIẾU
Cửa hàng có bộ phận nhập hàng chuyên nghiên cứu nhu cầu thị trường đối với sản phẩm tiêu dùng và sản phẩm mới Bộ phận này thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp, thực hiện đơn đặt hàng và tiếp nhận sản phẩm về cửa hàng.
Nguồn hàng được nhập dưới hình thức : đơn đặt hàng – hợp đồng mua bán giữa cửa hàng và nhà cung cấp
Hàng nhập khẩu sẽ được kiểm tra chất lượng, phân loại, dán tem, định mã sản phẩm và định giá trước khi được nhập vào kho Quá trình báo cáo liên quan đến nhập hàng được thể hiện qua phiếu mua hàng và thẻ kho theo mẫu quy định.
Diễn Kim- Diễn Châu PHIẾU NHẬP HÀNG
Mã nhà cung cấp:……… Địa chỉ:
STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng
Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng
Khi hàng hóa được nhập về kho, thủ kho sẽ ghi chép số lượng vào thẻ kho riêng cho từng loại mặt hàng Đối với những mặt hàng đã có thẻ kho, khi có hàng mới nhập, một thẻ kho mới sẽ được lập cho từng loại hàng đó.
Cách trình bày sản phẩm từ kho lên quầy và từ quầy đến khách hàng giúp quản lý hiệu quả các mặt hàng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc tìm kiếm và tham khảo những sản phẩm cần thiết.
Từ kho phân phối đến các cửa hàng lớn nhỏ khác
Các báo cáo liên quan đến công việc bán hàng sẽ được thể hiện qua đơn đặt hàng của khách hàng, phiếu đặt hàng từ các cửa hàng do công ty phân phối, phiếu xuất kho, hóa đơn, báo cáo doanh thu và báo cáo tồn kho theo từng đợt.
Hàng hóa từ kho được xuất cho khách hàng dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng và phiếu đặt hàng của cửa hàng do công ty phân phối
Diễn Kim- Diễn Châu Số:
Thẻ lập ngày tháng năm 200
Tên hàng: Đơn vị tính:
Stt Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng
Số Ngày Nhập Xuất Tồn
Tên cửa hàng:……… Địa chỉ:………
STT Tên hàng Loại mặt hàng Số lượng Ghi chú
Khi khách hàng mang phiếu đặt hàng đến quầy thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ nhập thông tin sản phẩm như mã số, tên và số lượng vào máy tính, sau đó máy tính sẽ in hóa đơn cho khách.
STT Mã số Tên sản phẩm Đơn giá Đơn vị tiền Số lượng Thành tiền
Kế toán trưởng Người bán
Việc báo cáo doanh thu hằng ngày và báo cáo lượng tồn kho hàng tháng sẽ được đưa cho cửa hàng trưởng để tiện việc quản lý
STT Mã số Tên hàng Thành tiền
Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng
STT Mã số Tên hàng Tồn đầu kỳ Tồn cuối kỳ Ghi chú
Kế toán trưởng Ngày … tháng … năm … Cửa hàng trưởng
Việc xuất hàng từ kho ra quầy và phân phối sẽ được thể hiện dưới dạng phiếu xuất kho
STT Mã số Tên hàng Đơn vị tiền Số lượng Ghi chú
Kế toán trưởng Thủ kho Cửa hàng trưởng
Báo cáo xuất nhập tồn:
BÁO CÁO XUẤT NHẬP TỒN
STT Mã số Tên hàng Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng
Người nộp : ……… Địa chỉ : ……… Điện thoại : ………
Ngày… tháng … năm … Người nộp Người thu
STT Mã số Tên hàng Thiếu đầu kỳ
Nhập Xuất Thiếu cuối kỳ
Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng
Người nộp : ……… Địa chỉ : ……… Điện thoại : ………
Ngày… tháng … năm … Người nộp Người thu
PHÂN TÍCH
PHÂN TÍCH CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
+ Quản lý nhân viên : Nhân viên của siêu thị được quản lý với những thông tin:Mã số, Tên nhân viên,năm sinh, địa chỉ
+ Quản lý khách hàng : Khách hàng thân thiết khi mua hàng ở siêu thị cần cung cấp thông tin : Tên khách hàng, năm sinh, số điện thoại,địa chỉ
+ Quản lý nhập, xuất kho :Khi nhập xuất hàng trong siêu thị cần lưu thông tin:ngày tháng nhập xuất,tổng trị giá
- Nhập hàng theo hoá đơn mua hàng của công ty
- Hàng nhập được theo dõi dựa trên: mã hàng, chủng loại hàng, nhóm hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá…
- Báo cáo nhập hàng trong kỳ
- Hàng xuất ra quầy cũng được theo dõi theo mã hàng, nhóm hàng, chủng loại, số lượng xuất…
- Báo cáo lượng hàng xuất trong kỳ
- Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kỳ
- Báo cáo hàng tồn và giá trị tồn trong kỳ
Quản lý mặt hàng trong siêu thị dựa trên các thông tin quan trọng như mã mặt hàng, tên mặt hàng, loại sản phẩm và đơn vị tính Việc nắm rõ những thông tin này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa, nâng cao hiệu quả kinh doanh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
Quản lý tài chính thu chi của siêu thị là quá trình theo dõi và kiểm soát hóa đơn, phiếu chi để thực hiện kiểm kê định kỳ Việc này giúp tính toán lãi suất và thực hiện nghĩa vụ thuế kinh doanh hàng tháng dựa trên các hóa đơn thu, chi trong siêu thị.
SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG HỆ THỐNG
Trong quá trình quản lý bán hàng, hệ thống sẽ cập nhật danh mục hàng hóa, nhóm hàng hóa, nhà cung cấp (NCC), khách hàng, cũng như thông tin và sửa chữa các thông tin liên quan đến hàng hóa.
Hệ thống sẽ cung cấp báo cáo chi tiết về số lượng hàng tồn kho và hàng đã xuất, đồng thời theo dõi tình hình xuất nhập và công nợ cần thu hoặc cần trả.
BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU NGỮ CẢNH
HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Nhập Hàng (NH) Xuất Hàng Quản lý Quỹ Tiền Báo cáo Thống kê
Cập nhật KH Lấy TT HH Cập nhật HH
Chi tiết hàng Nhập Chi tiết hàng Xuất
QL Sổ Quỹ Lập HĐBH
Công nợ cần thu Công nợ cần trả
Nhâp kho hàng KH trả
Bộ phận quản lí bán hàng gửi báo cáo về việc nhập hàng hóa qua các văn bản yêu cầu Nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng và cung cấp đủ số lượng hàng hóa cần thiết Cuối cùng, bộ phận này phục vụ yêu cầu của khách hàng thông qua danh sách mua hàng và xuất hóa đơn bán hàng.
BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH
Nhà cung cấp QUẢN LÝ BÁN
Phiếu NK HH,Hóa Đon NH
Hóa đơn Bán Hàng uuuugghhggfggfhrhjgg hhhhuytghrhhhhhhhhh hhhhhhHHHHHHH Danh sách HH
Ghi Phiếu Chi Ghi Phiếu Thu
BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH
Nhà cung cấp Khách hàng
Hóa đơn bán hàng Bảng giá hàng
Hà ng Hóa P hiếu đặ t hàng
Hà ng Hóa Hóa đơn
Phiếu chi Thanh toán nợ
Nhập kho hàng KH trả
Bảng giá hàng Thông tin HH
Thông tin HH Ghi phiếu chi
Phiếu TT Hàng KH Mua
Nhà cung cấp Khách hàng phiêu c hi t rả lại hà ng
THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT
THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
Trường Dữ liệu Kiểu Dữ Liệu Ghi chú
MaHH int Mã Hàng Hóa, Khóa chính
MaNhomHH int Mã nhóm Hàng Hóa, Khóa ngoại
TenSP nvarchar (max) Tên Sản Phẩm
MaDVT int Mã Đơn Vị Tính, Khóa ngoại
MaNCC int Mã Nhà Cung Cấp, Khóa ngoại
HSD nvarchar (20) Hạn Sử Dụng
GiaBanBuon float Giá bán buôn
ChietKhauBanBuon int Chiết khấu bán buôn
GiaBanLe float Giá bán lẻ
ChietKhauBanLe int Chiết khấu bán lẻ
ChietKhauNhap int Chiết khấu nhập
Bảng Nhóm Hàng Hóa (tblNhomHH)
Trường Dữ liệu Kiểu Dữ Liệu Ghi chú
MaNhomHH int Mã Nhóm Hàng Hóa, Khóa chính
TenNhom nvarchar (max) Tên Nhóm Hàng Hóa
Bảng Đơn Vị Tính (tblDVT)
Trường Dữ liệu Kiểu Dữ Liệu Ghi chú
MaDVT int Mã Đơn Vị tính, Khóa chính
TenDVT nvarchar (max) Tên Đơn Vị tính
Trường Dữ liệu Kiểu Dữ Liệu Ghi chú
MaHD int Mã Hóa Đơn, Khóa chính
MaCTHD char (20) Mã Chi Tiết Hóa Đơn, Khóa ngoại
Ngaylap datetime Ngày lập Hóa Đơn
MaNV int Mã Nhân Viên lập Hóa Đơn, Khóa ngoại
MaKH int Mã Khách hàng, Khóa ngoại
GhiChu nvarchar(Max) Ghi chú
TongTien float Tổng tiền hóa đơn
Trường Dữ liệu Kiểu Dữ Liệu Ghi chú
SoPhieuThu int Số phiếu thu, Khóa chính
SoTien float Số tiền thu
LyDo nvarchar (50) Lý do thu
NVThu int Nhân viên thu, Khóa ngoại
GhiChu mvarchar (max) Ghi chú,
HSD nvarchar (20) Hạn Sử Dụng
MaKH int Mã Khách hàng nợ, Khóa ngoại
Trường Dữ liệu Kiểu Dữ Liệu Ghi chú
SoPhieuChi int Số phiếu thu, Khóa chính
SoTien float Số tiền thu
LyDo nvarchar (50) Lý do thu
NVChi int Nhân viên thu, Khóa ngoại
GhiChu mvarchar (max) Ghi chú,
HSD nvarchar (20) Hạn Sử Dụng
MaKH int Mã Khách hàng,NCC nợ, Khóa ngoại
Trường Dữ liệu Kiểu Dữ Liệu Ghi chú
MaKH int Mã Khách hàng, Khóa chính
TenKH nvarchar (50) Tên Khách Hàng
DiaChi nvarchar (50) Địa chỉ Khách Hàng
DT char(20) ĐIện thoại Khách hàng
Trường Dữ liệu Kiểu Dữ Liệu Ghi chú
MaNCC int Mã Nhà cung cấp, Khóa chính
TenNCC nvarchar(max) Tên Nhà cung cấp
DT char(20) Điện thoại Nhà cung cấp fax char(20) Fax nhà cung cấp
DiaChi nvarchar(max) Địa chỉ nhà cung cấp
NguoiLienHe nvarchar(Max) Người liên hệ
DTNLH char(20) Điện thoại người liên hệ
Trường Dữ liệu Kiểu Dữ Liệu Ghi chú
MaNV int Mã Nhân Viên, Khóa chính
TenNV nvarchar(50) Tên Nhân Viên
DiaChi nvarchar (50) Địa chỉ Nhân Viên
DT char(20) Điện thoại Nhân Viên
NgayVaolam datetime Ngày vào làm
UserName nvarchar(50) Tên đăng nhập hệ thống
Bảng Chi Tiết Hóa Đơn (tblChiTietHD)
Trường Dữ liệu Kiểu Dữ Liệu Ghi chú
MaCTHD int Mã Chi Tiết Hóa đơn, Khóa chính
MaSP int Mã Sản Phẩm
SoLuongBan int Số Lượng bán