M ỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Người dùng tin
Người dùng tin là cá nhân trong xã hội có nhu cầu tìm kiếm và sử dụng thông tin để đáp ứng nhu cầu của mình Họ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin thư viện, không chỉ là người tiêu thụ kết quả mà còn là người điều chỉnh hoạt động thông tin thông qua phản hồi Người dùng tin là nguồn gốc của nhu cầu thông tin, đồng thời cũng là người tạo ra thông tin mới, đóng góp vào sự năng động của trung tâm thông tin.
Người dùng tin là những cá nhân sử dụng thông tin để đáp ứng nhu cầu của bản thân Họ có nhu cầu tìm kiếm thông tin về sản phẩm và dịch vụ nhằm thỏa mãn những yêu cầu và mong muốn của mình.
Người dùng tin là yếu tố quan trọng trong cơ quan thông tin thư viện, bao gồm vốn tài liệu, người dùng tin, thủ thư và cơ sở vật chất Họ không chỉ là đối tượng phục vụ mà còn chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố xã hội, dẫn đến sự biến đổi liên tục trong nhu cầu thông tin của họ.
Trong lĩnh vực thông tin thư viện, người dùng tin đóng vai trò là khách hàng tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ Để phát triển hoạt động thông tin thư viện, việc hiểu và đáp ứng nhu cầu của người dùng tin là điều cực kỳ quan trọng.
Người dùng tin đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh và định hướng hoạt động thông tin thư viện Ý kiến đánh giá của họ trong quá trình sử dụng thông tin giúp cải thiện hiệu quả và sự phù hợp của các dịch vụ thư viện với nhu cầu thực tế của người dùng.
Nhu cầu tin
Nhu cầu là một hiện tượng tâm lý quan trọng, thể hiện đòi hỏi và mong muốn của con người về cả vật chất lẫn tinh thần nhằm tồn tại và phát triển Mỗi cá nhân có những nhu cầu khác nhau, phụ thuộc vào trình độ nhận thức, môi trường sống và đặc điểm tâm sinh lý của bản thân.
Nhu cầu là động lực chính thúc đẩy hành động của con người, và khi nhu cầu trở nên cấp bách, sức ảnh hưởng của nó càng lớn Trong quản lý, việc kiểm soát nhu cầu đồng nghĩa với khả năng kiểm soát hành vi cá nhân; nhận thức cao giúp con người kiềm chế sự thỏa mãn nhu cầu của mình.
Nhu cầu của mỗi cá nhân là đa dạng và vô hạn, tuy nhiên, người quản lý chỉ kiểm soát những nhu cầu liên quan đến hiệu quả công việc Khi thỏa mãn một nhu cầu nào đó, cá nhân có thể phát sinh những nhu cầu mới theo định hướng của người quản lý, từ đó tạo điều kiện cho người quản lý có khả năng điều khiển hành vi của nhân viên.
Nhu cầu là đặc điểm của sinh vật sống, phản ánh tình trạng thiếu hụt hoặc mất cân bằng của cá thể so với môi trường xung quanh Nhu cầu tối thiểu, hay còn gọi là nhu yếu, đã được hình thành qua quá trình tồn tại, phát triển và tiến hóa kéo dài.
Nhu cầu có ảnh hưởng sâu sắc đến tâm lý và hành vi con người, đồng thời thu hút sự chú ý của nhiều ngành khoa học Khái niệm nhu cầu được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực khác nhau của đời sống và xã hội.
Cho đến nay, chưa có định nghĩa chung cho khái niệm nhu cầu, và các tài liệu chuyên ngành thường đưa ra những định nghĩa riêng biệt Trong nhận thức hiện tại, nhu cầu có thể được hiểu là đặc điểm của cơ thể sống, thể hiện trạng thái thiếu hụt của cá thể và phân biệt nó với môi trường xung quanh Nhu cầu tối thiểu, hay nhu yếu tuyệt đối, đã được hình thành qua một quá trình dài tồn tại, phát triển và tiến hóa.
Nhu cầu được hiểu là sự cần thiết về một cái gì đó, trong đó "cái gì đó" chỉ là hình thức biểu hiện bên ngoài của nhu cầu Bản chất của nhu cầu, hay còn gọi là "nhu yếu", có thể được xem là hình thức biểu hiện của một nhu yếu khác cơ bản hơn Khái niệm nhu cầu và nhu yếu có mối quan hệ tương đối, cho thấy rằng nhu cầu của cơ thể sống là một hệ thống phức tạp, nhiều tầng lớp, với nhiều chuỗi mắc xích liên kết chặt chẽ, có khả năng phát triển và đa dạng hóa Để dễ nhận diện, một nhu cầu đơn giản nhất được cấu thành bởi một nhu yếu và một hình thức biểu hiện.
Hình thức biểu hiện của nhu cầu được cụ thể hóa thành đối tượng mà nhu cầu hướng đến, nhằm thỏa mãn nhu cầu đó Một đối tượng có thể đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau, trong khi một nhu cầu có thể được thỏa mãn bởi nhiều đối tượng khác nhau, với mức độ thỏa mãn không giống nhau.
Tính đa dạng của đối tượng tạo ra nhu cầu vô hạn, như Alfred Marshall đã từng nói: “Không có số để đếm nhu cầu và ước muốn” Trong lĩnh vực khoa học kinh tế, nhu cầu con người được xem là một vấn đề cơ bản, và hầu hết các tài liệu đều thống nhất rằng nhu cầu này là không giới hạn.
Theo từ điển Bách khoa Việt Nam, nhu cầu là sự phản ánh khách quan các đòi hỏi vật chất, tinh thần và xã hội của con người, phù hợp với trình độ phát triển kinh tế - xã hội ở từng thời kỳ Nhu cầu này hình thành và phát triển qua lịch sử, với mức độ và phương thức thỏa mãn nhu cầu chủ yếu phụ thuộc vào trình độ phát triển của xã hội, đặc biệt là phát triển kinh tế.
Nhu cầu đóng vai trò quan trọng trong đời sống con người và các hoạt động xã hội, thúc đẩy sự tích cực trong việc tạo điều kiện thỏa mãn nhu cầu cá nhân Điều này không chỉ là động lực cho sự phát triển sản xuất mà còn góp phần vào sự phát triển xã hội.
Nhu cầu là hiện tượng tâm lý của con người, phản ánh đòi hỏi và mong muốn về vật chất và tinh thần để tồn tại và phát triển Mỗi người có nhu cầu khác nhau tùy thuộc vào trình độ nhận thức, môi trường sống và đặc điểm tâm sinh lý Nhu cầu tin là yêu cầu khách quan của con người hoặc nhóm xã hội trong việc tiếp nhận và sử dụng thông tin để duy trì và phát triển hoạt động sống Khi nhu cầu thông tin trở nên cấp thiết, nhu cầu tin xuất hiện và càng được thỏa mãn thì nhu cầu này càng phát triển Sự phát triển của nhu cầu tin không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động của con người mà còn kích thích sự phát triển của các nhu cầu khác, do đó, nhu cầu tin là động lực quan trọng thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
Nhu cầu tin là một yêu cầu khách quan của con người, bao gồm cá nhân, nhóm và xã hội, nhằm tiếp nhận và sử dụng thông tin để duy trì hoạt động sống Đây là loại nhu cầu thuộc lĩnh vực tinh thần.
Vai trò của nhu cầu tin trong hoạt động thông tin thư viện
Nhu cầu tin là yếu tố then chốt trong hoạt động thông tin của thư viện, vì nó định hướng cho việc xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin Mọi hoạt động thông tin trong thư viện đều xuất phát từ nhu cầu tin của người dùng, do đó, việc nắm bắt nhu cầu tin là rất quan trọng.
Người dùng tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin thư viện, vì việc hiểu rõ nhu cầu thông tin của từng nhóm người dùng khác nhau giúp tạo ra nguồn thông tin phong phú Điều này cho phép tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin, cũng như thiết kế hệ thống thông tin với các công cụ tìm kiếm phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả kinh tế, xã hội và khoa học trong hoạt động thông tin của thư viện.
Những yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu tin
Môi trường xã hội đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành nhu cầu tin của người dùng Trình độ và tính chất của lực lượng sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu này, với sản xuất cao đòi hỏi lượng thông tin lớn hơn và phương tiện truyền tin hiện đại hơn Trong xã hội hiện đại, khi đời sống vật chất được cải thiện, nhu cầu tin cũng ngày càng phát triển Ngoài ra, sự nâng cao đời sống tinh thần cũng là yếu tố kích thích mạnh mẽ cho sự gia tăng nhu cầu thông tin.
Nghề nghiệp đóng vai trò quan trọng trong xã hội, là hoạt động lao động chủ yếu của con người và tạo ra nhu cầu, thói quen, sở thích đa dạng Đối với các cán bộ nghiên cứu như giáo viên, nhà quản lý, và nhà khoa học, việc cập nhật thông tin thường xuyên là cần thiết để theo kịp những diễn biến mới Nghề nghiệp không chỉ là một giai đoạn dài trong cuộc sống mà còn ảnh hưởng sâu sắc đến đời sống tinh thần và hệ thống nhu cầu của con người Nhu cầu đọc và nhu cầu tin nằm trong hệ thống này, và mỗi nghề nghiệp khác nhau sẽ để lại dấu ấn riêng trong nội dung nhu cầu tin và cách sử dụng thông tin.
Lứa tuổi ảnh hưởng đến năng lực nhận thức và tâm lý của con người, từ đó tác động đến nhu cầu và hứng thú trong việc tìm kiếm thông tin Mỗi độ tuổi sẽ có những đặc điểm riêng, ảnh hưởng đến cách thức và mức độ quan tâm đến các nguồn tin khác nhau.
Tâm lý lứa tuổi đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành nhu cầu và phương thức thỏa mãn nhu cầu tình dục Sự chi phối của các hoạt động chủ đạo tạo ra 8 điểm tâm sinh lý riêng biệt, ảnh hưởng sâu sắc đến nội dung và cách thức đáp ứng những nhu cầu này.
Lứa tuổi thanh niên, đặc biệt là sinh viên, có nhu cầu tìm kiếm tài liệu phục vụ cho việc học tập các môn học tại trường Bên cạnh đó, nhu cầu về tài liệu cũng đa dạng theo sở thích và giới tính của từng cá nhân, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin của họ.
Giới tính đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành nhu cầu thông tin của người dùng Sự khác biệt về đặc điểm sinh lý giữa nam và nữ dẫn đến những khác biệt tâm lý, ảnh hưởng đến nội dung và cách thức thỏa mãn nhu cầu đọc Do đó, nam và nữ có những sở thích, tính cách và tâm lý riêng biệt, dẫn đến nhu cầu thông tin cũng khác nhau.
Phụ nữ thường ưa chuộng các tác phẩm văn học lãng mạn và sách về gia đình, chăm sóc con cái, thời trang, trong khi nam giới lại thích đọc sách về danh nhân, chính trị, lịch sử, kiến trúc và kiếm hiệp.
Trình độ văn hóa bao gồm trình độ học vấn và văn hóa ứng xử của mỗi người, và không phải người có trình độ học vấn cao nào cũng được coi là có văn hóa Người có trình độ văn hóa cao luôn ý thức hoàn thiện bản thân về học vấn, chuyên môn và nhân cách, với sách báo là bạn đồng hành Những người này thường đọc sách khoa học kỹ thuật chuyên sâu, trong khi người dùng tin phổ thông ưa chuộng sách khoa học kỹ thuật mang tính giải trí Trình độ văn hóa ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống tinh thần, thúc đẩy nhu cầu hiểu biết và thẩm mỹ Để đánh giá trình độ văn hóa của người dùng tin, cần thực hiện khảo sát thông qua bảng hỏi, giúp thu thập thông tin chi tiết về họ.
Thư viện cần sử dụng thông tin về trình độ văn hóa của người dùng tin ở các cấp độ khác nhau để phục vụ hiệu quả hơn theo nhu cầu của họ Đồng thời, thư viện cũng nên tìm hiểu trình độ văn hóa của người dùng thông qua sổ theo dõi hàng ngày khi họ đến thư viện.
Nhân cách bao gồm các đặc điểm và phẩm chất tâm lý của cá nhân, ảnh hưởng đến hành vi và giá trị xã hội của họ Nhu cầu là yếu tố quan trọng trong việc hình thành nhân cách, phản ánh xu hướng và đặc điểm của con người Nhân cách phát triển thông qua hoạt động; khi nhân cách càng phát triển, hoạt động càng đa dạng, dẫn đến nhu cầu tin tức cao hơn và nhạy cảm hơn.
Mức độ và phương thức thỏa mãn nhu cầu tin là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự khát khao thông tin của con người Khi nhu cầu tin được đáp ứng đầy đủ và hiện đại, kèm theo cảm xúc và hứng thú, nó sẽ không chỉ lắng dịu mà còn gia tăng mạnh mẽ Nhu cầu tin có tính chu kỳ; sau khi được thỏa mãn, nó sẽ tạm lắng nhưng sau một thời gian sẽ tái xuất hiện, thậm chí ở mức độ cao hơn và cấp bách hơn Điều này cho thấy nhu cầu tin là cơ động; nếu được thỏa mãn thường xuyên, nhu cầu đọc sẽ bền vững hơn, nhưng nếu không, nó sẽ bị thoái hóa Trong bối cảnh cuộc sống phát triển, nhu cầu tin ngày càng tăng cao, vì vậy việc tận dụng tính cơ động này là cần thiết để kích thích nhu cầu tin của mọi người.
Cần chú ý đến cơ chế sinh lý của nhu cầu tin, xuất phát từ phản xạ định hướng của con người Khi thường xuyên tiếp xúc với một loại thông tin hoặc ấn phẩm, người dùng sẽ hình thành phản xạ tìm kiếm tài liệu đó Do đó, việc cung cấp ấn phẩm phù hợp với nhu cầu của người dùng tin là rất quan trọng để họ có thể giải mã thông tin hiệu quả.
Tâm lý cá nhân ảnh hưởng sâu sắc đến nhu cầu thông tin, với mỗi người có cuộc sống nội tâm và nhu cầu khác nhau, ngay cả khi họ sống trong cùng một xã hội hoặc gia đình Các yếu tố như điều kiện tự nhiên, văn hóa, lịch sử, phong tục tập quán, và hệ thống chính trị cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành nhu cầu tin Đặc biệt, tư tưởng chính trị và trình độ phát triển kinh tế có tác động mạnh mẽ đến nhu cầu thông tin của từng cá nhân.
1.3.9 Khả năng sử dụng ngoại ngữ và các trang thiết bị hiện đại của người dùng tin
Trong thế giới phẳng hiện nay, thông tin di chuyển với tốc độ ánh sáng nhờ công nghệ truyền tải quang học, tạo ra một môi trường ảo kết nối toàn cầu Rào cản lớn nhất hiện nay là quan điểm chia sẻ của người sở hữu nguồn thông tin và ngôn ngữ Do đó, việc nâng cao khả năng sử dụng ngoại ngữ của người dùng tin trở nên ngày càng cần thiết Sự phong phú trong khả năng ngoại ngữ sẽ là chìa khóa quan trọng giúp người dùng tin tiếp cận và sử dụng hiệu quả các nguồn thông tin.
Khả năng sử dụng trang thiết bị hiện đại để truy cập thông tin, cùng với khả năng phân tích độ xác thực, tin cậy và tính cập nhật của nguồn thông tin, là những yếu tố quan trọng giúp người dùng hiệu quả trong việc khai thác thông tin trong thời đại công nghệ hiện nay.
CÔNG TÁC NGƯỜI DÙNG TIN
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC NGƯỜI DÙNG TIN
Thư viện hoạt động nhằm cung cấp và tuyên truyền các tài liệu, sản phẩm thông tin hoặc bản sao theo yêu cầu của người dùng, giúp họ đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí.
Công tác người dùng tin là khâu cuối cùng, là mục đích cao nhất của hoạt động thông tin thư viện
Sơ đồ 2.1: Vị trí công tác người dùng tin trong qui trình hoạt động thông tin thư viện
Công tác người dùng tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của thư viện, giúp nâng cao hiệu quả và sự vận hành của thư viện Qua đó, công tác này hỗ trợ thư viện trong việc quản lý và cải thiện mối quan hệ giữa tài liệu và người dùng.
Tổ chức vốn tài liệu
Tổ chức phương tiện tra cứu
Công tác người dùng tin (Hình thức phục vụ)
22 và người dùng tin Ngoài ra công tác người dùng tin là cơ sở để đánh giá hiệu quả xã hội của hoạt động thông tin thư viện
Sự hiệu quả của cơ quan thông tin thư viện được thể hiện qua các sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp cho người dùng tin, cũng như số lượng sách, báo và tài liệu mà người dùng tin sử dụng Điều này không chỉ khẳng định hoạt động của thư viện mà còn làm rõ vai trò quan trọng của nó trong việc phục vụ cộng đồng.
Công tác người dùng tin đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các cơ quan thông tin thư viện đánh giá và cải thiện quy trình hoạt động của mình Thông qua việc phân tích kết quả phục vụ người dùng tin, các cơ quan này có thể điều chỉnh và hoàn thiện các dịch vụ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng.
Công tác phục vụ người dùng tin tại các cơ quan thông tin thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và tư liệu theo yêu cầu của người dùng Hoạt động này giúp đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của người dùng, từ đó nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của họ.
Các thư viện trong khi phục vụ người dùng tin bắt buộc cần phải thực hiện các yêu cầu đặt ra như:
Thư viện có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tiếp cận tài liệu, nghiên cứu và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của họ, từ đó hình thành thói quen đọc sách đúng đắn Để thu hút người dùng, thư viện cần áp dụng nhiều biện pháp khác nhau nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, bao gồm thư mục, tra cứu, thông tin và tuyên truyền sách, phục vụ cả cá nhân lẫn cộng đồng.
Mọi công dân, tổ chức, cơ quan và xí nghiệp đều có quyền sử dụng thư viện, nhờ vào tính phổ cập và mạng lưới phát triển sâu rộng của các thư viện Điều này được thực hiện thông qua hình thức mượn giữa các thư viện và các dịch vụ phục vụ khác.
Việc sử dụng thư viện công cộng, đặc biệt là thư viện tỉnh và huyện, hoàn toàn miễn phí, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và tận dụng các dịch vụ thư viện một cách hiệu quả nhất.
Người dùng tin có trách nhiệm bảo quản và giữ gìn tài liệu của thư viện, đảm bảo trả sách đúng hạn và tuân thủ nội quy Họ cũng cần hỗ trợ thư viện trong việc phát triển cơ sở vật chất, khuyến khích phong trào đọc và tham gia vào các hoạt động của thư viện.
2.1.5 Đối tượng nghiên cứu trong công tác người dùng tin Đối tượng nghiên cứu trong công tác người dùng tin rất phong phú Do nhu cầu của người dùng tin rất khác nhau, khi xã hội phát triển, sự nghiệp thư viện cũng phát triển và thay đổi, các vấn đề hoàn thiện tổ chức quản lý thư viện, đặc điểm dân tộc của sự nghiệp thư viện, nghiên cứu thư viện như một lĩnh vực hoạt động thông tin, văn hóa giáo dục, đào tạo… Người dùng tin là yếu tố cấu thành thư viện (tài liệu, người làm thư viện, cơ sở vật chất) giữ vai trò quan trọng Người dùng tin không chỉ được thư viện nghiên cứu mà còn được các khoa học khác nghiên cứu Như khoa học về sách, thư mục học, thông tin học… Các khoa học này nghiên cứu người dùng tin theo phương diện, quan điểm của mình
Ví dụ: Nghiên cứu quá trình đọc sách… nghiên cứu phương diện tâm lý - giáo dục, sinh lý, xã hội của việc đọc sách…
Người dùng tin và tài liệu có mối quan hệ khăng khít với thư viện, giúp làm rõ các quy luật và nguyên tắc hình thành, phát triển cũng như chức năng hoạt động của hệ thống thư viện Nghiên cứu người dùng tin không chỉ tập trung vào đặc điểm tổ chức việc sử dụng sách mà còn xem xét sự tác động lẫn nhau giữa các thư viện trong bối cảnh cá nhân và xã hội.
2.1.6 Vai trò của công tác người dùng tin
Công tác người dùng tin là một phần quan trọng trong hoạt động của thư viện, giúp tài liệu phát huy hiệu quả và đóng góp vào sự phát triển toàn diện của đất nước Qua đó, vai trò xã hội của thư viện được khẳng định và nâng cao.
Công tác người dùng tin tại 24 thư viện và cơ quan thông tin đóng vai trò quan trọng như "chiếc cầu" kết nối người dùng với nguồn tài liệu Vai trò này không chỉ giúp khai thác và sử dụng hiệu quả vốn tài liệu của thư viện mà còn cho phép thư viện hiểu rõ nhu cầu thông tin của người dùng Điều này tạo nền tảng cho các hoạt động khác của thư viện, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của cộng đồng.
Nhận thức rõ vai trò quan trọng của việc phục vụ người dùng tin trong thư viện và xã hội, trong những năm gần đây, các thư viện đã có nhiều tiến bộ đáng kể trong công tác phục vụ người dùng tin, cải thiện mọi hoạt động để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của cộng đồng.
Trước đây, các thư viện thường phục vụ qua phiếu yêu cầu, nhưng hiện nay, nhờ vào sự phát triển của thiết bị kiểm soát tài liệu như camera và cổng từ, nhiều thư viện đã chuyển sang hình thức phục vụ tự chọn Hình thức này giúp rút ngắn thời gian tra cứu và giảm bớt công sức cho nhân viên thư viện, đồng thời khuyến khích người dùng tiếp xúc trực tiếp với tài liệu Thư viện hiện đại sử dụng phần mềm quản trị tích hợp cho phép quản lý người dùng và tài liệu bằng mã vạch, cũng như quản lý việc mượn trả qua đầu đọc Để đáp ứng nhu cầu của người dùng, các thư viện không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ đọc và mượn tài liệu mà còn phát triển nhiều dịch vụ mới như tra cứu trực tuyến, cung cấp thông tin có chọn lọc, và sử dụng tài liệu điện tử, cơ sở dữ liệu toàn văn.
C ÁC PHÒNG CHỨC NĂNG PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN
Phòng đọc là không gian dành cho người dùng tin, nơi họ có thể tiếp cận và sử dụng đa dạng các loại tài liệu như sách, báo, vật mang tin và các phương tiện thông tin khác, với sự hỗ trợ từ nhân viên thư viện.
Phòng đọc là một trong những chức năng quan trọng của thư viện, cung cấp dịch vụ đọc tại chỗ cho người dùng Tất cả các thư viện, dù lớn hay nhỏ, đều áp dụng phương thức này để người dùng có thể tiếp cận toàn bộ tài liệu trong phòng Tuy nhiên, phòng đọc cũng có những hạn chế về thời gian và không gian phục vụ, yêu cầu người dùng phải đến trực tiếp và sử dụng tài liệu trong giờ mở cửa của phòng.
Phòng đọc tại chỗ cung cấp không gian học tập và nghiên cứu yên tĩnh, thoáng mát, giúp người dùng dễ dàng tập trung Nhiều thư viện hiện nay đã tổ chức các khu vực đọc đặc biệt, như phòng đọc/thảo luận nhóm với thiết bị hỗ trợ như máy chiếu Ngoài ra, không gian đọc thân thiện cho phép người dùng ngồi đọc trên salon hoặc dưới sàn, tạo cảm giác thoải mái và giảm áp lực trong việc học tập.
Kho đọc sở hữu một nguồn tài liệu phong phú và toàn diện, bao gồm nhiều loại hình tài liệu độc đáo như báo, tạp chí, tài liệu quý hiếm và ngoại văn, mà không phải nơi nào cũng có.
Phòng đọc tại các thư viện cho phép người dùng mượn nhiều cuốn sách cùng một ngày, thường giới hạn mỗi lần mượn là 2 cuốn và chỉ được đổi sách 2 lần trong một buổi Tuy nhiên, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng trong việc học tập và nghiên cứu, nhiều thư viện đã linh hoạt điều chỉnh quy định này.
Các thư viện lớn với nguồn tài liệu phong phú và đa dạng người dùng thường tổ chức nhiều phòng đọc khác nhau, nhằm đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng độc giả.
Các phòng đọc tại thư viện thường được phân loại theo loại hình tài liệu, bao gồm phòng đọc báo và tạp chí, phòng đọc sách, và phòng đọc đa phương tiện Những phòng đọc này thường được tổ chức tại các thư viện lớn, nhằm phục vụ nhu cầu đa dạng của người dùng.
Các thư viện công cộng lớn thường chia thành các khu vực đọc khác nhau dựa trên đối tượng sử dụng, bao gồm phòng đọc người lớn, phòng đọc thiếu nhi và phòng đọc dành cho người khiếm thị Trong môi trường trường học, cũng có các phòng đọc dành riêng cho giáo viên và học sinh.
Căn cứ vào phương thức phục vụ: Phòng đọc tự chọn, phòng đọc theo yêu cầu (mượn sách bằng phiếu yêu cầu)
Căn cứ vào ngôn ngữ: phòng đọc sách tiếng Việt, phòng đọc sách Ngoại văn
Phòng mượn là khu vực nơi người dùng có thể mượn tài liệu và sách báo để sử dụng tại nhà Tại đây, người dùng chỉ được phép tiếp cận một phần nguồn lực thông tin và tài liệu có sẵn trong thư viện.
Cấu trúc tổ chức và mức độ hoạt động của thư viện ảnh hưởng đến cách bố trí các phòng chức năng Các thư viện lớn như thư viện đại học, thư viện quốc gia, hoặc thư viện tỉnh, thành phố thường có các phòng đọc và phòng mượn riêng biệt Ngược lại, các thư viện nhỏ như thư viện trường phổ thông hoặc thư viện cấp huyện, xã thường tổ chức chung trong một không gian duy nhất.
Phòng mượn là một chức năng thiết yếu trong thư viện truyền thống, cho phép người dùng mượn tài liệu trong một khoảng thời gian quy định, nhằm khắc phục những hạn chế của phòng đọc Người dùng có cơ hội nghiên cứu tài liệu kỹ lưỡng hơn, với thời gian mượn được quy định tùy theo từng thư viện Nhiều thư viện trường học hỗ trợ học sinh, sinh viên mượn sách giáo khoa và giáo trình trong suốt kỳ học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu Tuy nhiên, phương thức phục vụ tại phòng mượn cũng tồn tại một số hạn chế nhất định đối với người dùng và thư viện.
30 phương thức phục vụ tại phòng mượn được khắc phục trong phương thức phục vụ tại phòng đọc, một số hạn chế cụ thể như sau:
Số lượng tài liệu mượn bị hạn chế (về loại hình cũng như về số lượng) Có thư viện quy định chỉ được mượn 2 cuốn/ lần
Vốn tài liệu tại thư viện không phong phú và đa dạng như ở phòng đọc tại chỗ Đối với những đầu sách có giá trị và giá thành cao, thư viện chỉ bổ sung cho phòng đọc.
Tìm được cuốn sách mình cần không dễ Đôi khi phải chờ người khác trả mới mượn được
Với hình thức này việc quay vòng tài liệu chậm, khó đáp ứng được đa số nhu cầu người dùng tin
Tỷ lệ mất mát và hư hỏng tài liệu lớn (nhiều hơn so với phòng đọc)
Các thư viện phục vụ đối tượng đa dạng thường tổ chức các kho mượn riêng biệt cho từng nhóm người dùng Thư viện công cộng thường có phòng mượn dành cho người lớn, trong khi thư viện trường học thường bố trí phòng mượn cho giáo viên và một phòng mượn riêng cho học sinh.
Các thư viện thường tổ chức hình thức kho mở đối với kho mượn
Các trang thiết bị trong các phòng phục vụ người dùng tin bao gồm nhiều loại phòng đọc khác nhau, chẳng hạn như phòng đọc đa phương tiện và phòng đọc Internet.
*Hình thức mượn liên thư viện
Mượn liên thư viện (ILL - InterLibrary Loan) là dịch vụ cho phép người dùng thư viện mượn sách hoặc nhận bản sao tài liệu từ thư viện khác Người dùng chỉ cần gửi yêu cầu đến thư viện của mình, và thư viện sẽ làm trung gian để lấy tài liệu cần thiết Thư viện cho mượn thường quy định thời hạn và phí quá hạn cho tài liệu Ngoài sách báo, nhiều thư viện hiện nay cũng cho mượn tài liệu ghi âm, ghi hình, bản đồ, bản nhạc và microforms.
C ÁC HÌNH THỨC VÀ PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC VỚI NGƯỜI DÙNG TIN
2.3.1 Phương pháp phục vụ có phân biệt
Để thu hút người dùng đến thư viện, việc chia sẻ và lắng nghe ý kiến của họ về các hoạt động của thư viện là rất quan trọng Tọa đàm tại thư viện đóng vai trò thiết yếu trong việc này, giúp tạo ra không gian giao lưu và tương tác giữa thư viện và người dùng.
Tọa đàm là cuộc họp mặt nhằm trao đổi ý kiến về một hoặc nhiều vấn đề cụ thể Trong lĩnh vực thư viện, tọa đàm thường được áp dụng trong các trường hợp như chia sẻ kinh nghiệm, thảo luận về các xu hướng mới, hoặc giải quyết những thách thức trong công tác quản lý và phục vụ bạn đọc.
Khi người dùng đăng ký sử dụng thư viện, nhân viên thư viện sẽ giới thiệu về các tài nguyên, bộ sưu tập sách và hệ thống tra cứu Họ cũng sẽ trình bày nội quy sử dụng thư viện và các dịch vụ hỗ trợ người dùng.
35 thư viện đã phát hiện ra sự hứng thú đọc sách của người dùng, đồng thời đánh giá trình độ văn hóa và mức độ đọc của họ Người dùng cũng cần ghi lại thông tin về những thư viện mà họ tin tưởng sử dụng và xác định tư cách cá nhân của mình Những thông tin này cần được ghi chú trên phích người dùng tin để phục vụ cho công tác quản lý của thư viện.
Trong buổi tọa đàm, tài liệu được giới thiệu dựa trên nhu cầu và hứng thú của người dùng tin Người làm thư viện cần chú trọng vào nội dung cuốn sách, nhấn mạnh sự khác biệt so với những quyển sách mà người dùng đã đọc Đồng thời, họ cũng nên chỉ ra những đoạn hoặc phần minh họa đặc biệt trong sách có khả năng thu hút sự chú ý của người dùng và hỗ trợ họ giải quyết các vấn đề chính.
Toạ đàm về sách đã đọc giúp phát hiện trình độ cảm thụ và hiểu biết của người dùng tin, từ đó xác định chính xác hơn hứng thú và nhu cầu của họ Những thông tin này hỗ trợ người làm thư viện trong việc điều chỉnh quá trình hướng dẫn đọc, mở rộng và làm sâu sắc thêm phạm vi đọc, cũng như giới thiệu tài liệu phù hợp với trình độ của người dùng, khắc phục những thiếu sót trong việc giới thiệu sách trước đó.
Toạ đàm khi ghi sách vào sổ mượn giúp điều chỉnh việc chọn sách dựa trên mục đích và mức độ đọc của người dùng Điều này bao gồm việc tìm hiểu lý do mượn sách, tác giả của cuốn sách và những tác phẩm khác của tác giả đó mà người dùng đã đọc, cũng như cảm nhận của họ về những tác phẩm đó.
Tư vấn trong thư viện là công việc thiết yếu, giúp người dùng làm quen với thư viện, vốn sách và hệ thống tra cứu Mục đích của tư vấn là phát triển kỹ năng và văn hóa đọc, cũng như nâng cao hiểu biết về thư viện và thư mục Có hai loại tư vấn chính trong lĩnh vực này.
Tư vấn bên giá sách đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng cho người dùng, giúp họ tìm ra những quyển sách thay thế phù hợp với nhu cầu của mình Qua việc chỉ ra các phần trong kho sách, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm những tài liệu liên quan đến vấn đề họ quan tâm Để tăng cường hiệu quả của tư vấn, nên kết hợp với các buổi tọa đàm về tài liệu được giới thiệu và những cuốn sách đã đọc, tạo cơ hội cho người dùng chia sẻ và thảo luận sâu hơn về nội dung sách.
Tư vấn bên mục lục hỗ trợ người dùng hiểu cách sử dụng mục lục, hộp phích, các bảng tra thư mục và bộ máy tra cứu của quyển sách, bao gồm lời nói đầu, mục lục và chú giải.
Tư vấn có thể tiến hành với từng cá nhân hoặc từng nhóm người, khi người dùng tin có nhu cầu
Chỉ dẫn thư viện là công cụ hỗ trợ người dùng trong việc tìm kiếm và lựa chọn tài liệu phù hợp với sở thích và nhu cầu của họ Chỉ dẫn này có thể được cung cấp dưới dạng văn bản hoặc bằng lời nói, bao gồm cả kế hoạch đọc cá nhân của từng người.
2.3.1.4 Bảng cung cấp thông tin
Hình thức thông báo cho người dùng về tài liệu trong thư viện là rất cần thiết Các thư viện nên thường xuyên cập nhật thông tin về tài liệu, bao gồm những thay đổi và tình trạng của chúng, để người dùng nắm rõ trước khi đến thư viện, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm tìm kiếm tài liệu.
2.3.2 Các hình thức tuyên truyền trong công tác người dùng tin
Tuyên truyền trực tiếp với người dùng tin là hình thức giao tiếp thông qua ngôn ngữ nói, tác động đến người nghe qua thính giác Hình thức này giúp thư viện chủ động, linh hoạt và nhanh chóng thông báo những vấn đề mới nhất, cấp bách, mang tính thời sự và thiết thực, nhằm cung cấp thông tin hiệu quả cho người dùng tin.
Tuyên truyền trực tiếp với người dùng giúp dễ dàng thích ứng với mọi hoàn cảnh và phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau Quá trình tuyên truyền cần sự linh hoạt và sáng tạo từ người thực hiện.
37 thư viện có khả năng theo dõi sự quan tâm và mức độ tiếp nhận thông tin của người dùng, từ đó điều chỉnh nội dung và dịch vụ để phù hợp hơn với nhu cầu của họ.
T Ổ CHỨC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN
2.4.1 Những công việc chủ yếu ở phòng đọc, phòng mượn
2.4.1.1 Đăng ký người dùng tin Đây là một thủ tục rất cần thiết vì có nhiều ý nghĩa cho người làm thư viện, thông qua việc này người làm thư viện nhanh chóng phục vụ người dùng tin, theo dõi việc mượn, trả sách của người dùng tin và nghiên cứu được nhu cầu, hứng thú đọc
Người làm thư viện hướng dẫn người dùng tin cách làm đơn để trở thành người dùng tin của thư viện, trong đó đơn cần thể hiện rõ hai ý: sự tự nguyện tham gia làm người dùng tin và cam kết tuân thủ tuyệt đối nội quy của thư viện.
Người dùng tin đủ điều kiện cần phải ghi hồ sơ tại thư viện, bao gồm số đăng ký cá nhân, hay còn gọi là số thẻ người dùng tin.
Để thực hiện việc cấp thẻ cho người dùng tin, cần có hai thành phần chính: thẻ thư viện và phiếu đăng ký người dùng tin Thẻ thư viện sẽ được cấp cho người dùng để họ giữ và sử dụng khi cần thiết, trong khi phiếu đăng ký sẽ được thư viện nhập vào hệ thống nhằm kiểm soát quy trình mượn trả Việc tổ chức thành hộp phiếu người dùng tin và đối chiếu với thẻ sẽ giúp đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận các tài liệu mà người dùng đã mượn.
Trong thẻ thư viện, người dùng tin cần cung cấp thông tin ngắn gọn nhưng đầy đủ, bao gồm số thẻ, họ tên, ngày tháng năm sinh, bộ phận công tác, chữ ký và ảnh cá nhân Thẻ cũng phải có dấu xác nhận của thư viện và thường đi kèm với yêu cầu sử dụng thẻ được in ở mặt sau.
Hiện nay, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ ứng dụng đã giúp các thư viện hoạt động hiệu quả hơn thông qua việc áp dụng thẻ mã vạch và chip điện tử Sự tích hợp thông tin giữa bạn đọc và tài liệu không chỉ đảm bảo an ninh mà còn nâng cao khả năng nhận dạng tài liệu, giúp quá trình mượn trả diễn ra nhanh chóng và đồng thời với nhiều tài liệu Bên cạnh đó, công tác kiểm kê cũng trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, giảm bớt công sức cho cán bộ thư viện.
Thủ tục đăng ký là quy trình bắt buộc cho người dùng tin khi sử dụng thư viện, nhằm tạo lập thông tin về họ Thông qua việc thu thập thông tin này, thư viện có thể theo dõi số lượt người dùng hàng ngày và hiểu rõ nhu cầu tài liệu cũng như dịch vụ mà người dùng thường xuyên tìm kiếm Điều này giúp thư viện điều chỉnh các sản phẩm và dịch vụ cho phù hợp với nhu cầu thực tế của người dùng Do đó, nhân viên thư viện cần hướng dẫn người dùng thực hiện thủ tục đăng ký một cách nhanh chóng để tiết kiệm thời gian cho họ.
Sử dụng tin tức giúp người dùng dễ dàng tiếp cận thư viện, từ đó khai thác hiệu quả nguồn lực thông tin của thư viện phù hợp với nhu cầu và mục đích của họ.
2.4.1.3 Cách lưu trữ hồ sơ người dùng tin
Hồ sơ mượn trả sách, hay còn gọi là "Hồ sơ người dùng tin", là tài liệu quan trọng cần thiết khi làm thẻ đọc tại thư viện Hồ sơ này ghi lại thông tin cá nhân và các lần mượn sách, bao gồm ngày mượn, tên sách, ký hiệu sách, và chữ ký của người mượn khi trả Tất cả hồ sơ được lưu trữ tại thư viện, sắp xếp theo ngày mượn và theo số thẻ, giúp quản lý dễ dàng hơn, đặc biệt là nhắc nhở người dùng về các hồ sơ mượn quá hạn Việc phân nhóm hồ sơ theo ngày và sắp xếp theo số thẻ giúp tăng tốc độ tìm kiếm và quản lý hồ sơ hiệu quả hơn.
Các thư viện cung cấp một phiếu nhỏ kèm theo hồ sơ người dùng tin, ghi rõ ngày mượn và số lượng sách mượn Phiếu này được cài vào thẻ của người dùng, giúp họ nhớ ngày trả sách và tránh quá hạn Đồng thời, phiếu cũng thông báo số lượng sách đang mượn, đảm bảo người dùng trả đủ khi đến hạn Đối với nhân viên thư viện, phiếu này hỗ trợ trong việc tìm kiếm hồ sơ dễ dàng hơn, vì hồ sơ được sắp xếp theo ngày mượn.
Hiện nay, nhiều thư viện đang chuyển sang xây dựng thư viện điện tử, đồng thời hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ người dùng tin Việc lưu trữ hồ sơ trên hệ thống phần mềm trở nên dễ dàng và nhanh chóng, cho phép khai báo đầy đủ thông tin liên lạc và đặc điểm của người dùng tin như mã người dùng, mã sinh viên, số chứng minh thư, họ tên, dân tộc, giới tính, địa chỉ, điện thoại và email Những thông tin này là cơ sở để xây dựng hệ thống tra cứu người dùng, giúp thư viện dễ dàng tìm kiếm và cập nhật thông tin trong quá trình quản lý và phục vụ.
Việc áp dụng quản lý hồ sơ người dùng tin hiện đại giúp in và cấp thẻ người dùng tin mới, đồng thời ứng dụng mã vạch và chip điện tử trong quản lý thẻ Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả trong việc mượn, trả và gia hạn tài liệu mà còn cải thiện trải nghiệm của người dùng tin.
In 42 phép in 2 mặt trên máy in mã vạch chuyên dụng, cán bộ thư viện có quyền mở và khóa thẻ người dùng tin khi cần thiết, tuân thủ theo nội quy thư viện.
Hồ sơ người dùng tin được quản lý chặt chẽ bởi cán bộ thư viện có quyền hạn, đảm bảo việc cập nhật, sửa đổi và xóa thông tin diễn ra nhanh chóng và chính xác Phương pháp quản lý hiện đại cho phép tìm kiếm hồ sơ người dùng tin theo nhiều cấp độ khác nhau, bao gồm tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao, hoặc theo các tiêu chí như mã thẻ, tên đầy đủ và tên hiển thị.
2.4.2 Các quy trình phục vụ người dùng tin
Việc tổ chức phục vụ người dùng tin tại thư viện phụ thuộc vào mô hình hoạt động của từng loại thư viện Các thư viện lớn như thư viện đại học và thư viện công cộng cỡ lớn thường có hình thức phục vụ chuyên biệt, trong khi các thư viện nhỏ như thư viện trường phổ thông và thư viện công cộng cỡ nhỏ thường tổ chức thành các khu chuyên biệt trong cùng một phòng.
2.4.2.1 Quy trình mượn trả tài liệu tại kho mở
Người dùng tin đến thư viện, xuất trình thẻ
