Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp mô tả: Tổng quan thực trạng phân tích công việc tại công ty
Phương pháp thống kê: Tổng hợp các số liệu công ty Cổ phần MISA trong những năm qua.
Phân tích công việc tại Công ty cổ phần MISA chưa được thực hiện hiệu quả do một số lý do nhất định Các số liệu và thực trạng hiện tại cho thấy cần cải thiện quy trình phân tích để nâng cao hiệu suất làm việc Việc xác định rõ các vấn đề và nguyên nhân sẽ giúp công ty tối ưu hóa công tác phân tích, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.
Ý nghĩa của nghiên cứu đề tài
Ý nghĩa lý luận
Nghiên cứu tình hình phân tích công việc tại các tổ chức, doanh nghiệp cho thấy nhiều vấn đề lý luận còn tồn tại Điều này dẫn đến việc công tác phân tích công việc chưa được thực hiện hiệu quả, đầy đủ và linh hoạt Các nguyên nhân chủ yếu bao gồm thiếu nguồn lực, sự không đồng nhất trong quy trình thực hiện và sự thiếu chú trọng từ lãnh đạo.
Ý nghĩa thực tiễn
Nghiên cứu thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty cổ phần MISA đã chỉ ra nhiều hạn chế cần khắc phục Bài viết đề xuất các phương án nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình phân tích công việc, từ đó góp phần cải thiện hoạt động của công ty.
Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích công việc
Chương 2: Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty cổ phần MISA
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phân tích công việc tại Công ty cổ phần MISA
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Một số khái niệm
Việc làm là hoạt động được thực hiện để nhận tiền công, thường là nghề nghiệp của mỗi người Người ta thường bắt đầu công việc bằng cách trở thành nhân viên, tình nguyện viên, hoặc khởi sự kinh doanh Thời gian làm việc có thể kéo dài từ một giờ đến suốt đời, và người lao động có thể được đào tạo cho những công việc cụ thể.
1.1.1 Khái niệm phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình hệ thống tìm hiểu và nghiên cứu các công việc cụ thể trong tổ chức Quá trình này tạo cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc, yêu cầu công việc và tiêu chuẩn nhân viên cho từng vị trí.
1.2.1 Khái niệm bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là tài liệu chi tiết nêu rõ các công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm mà người đảm nhận vị trí đó cần thực hiện để đạt hiệu quả cao nhất.
Vai trò của phân tích công việc
1.2.1 Vai trò trong tổ chức
Phân tích công việc là quá trình quan trọng diễn ra trước khi bắt đầu công việc, nhằm xác định và ghi chép thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể.
Phân tích công việc yêu cầu nghiên cứu và tìm hiểu chi tiết, đồng thời cần sự chỉ đạo từ người quản lý nhân sự Việc này không thể thực hiện một cách chung chung, mơ hồ hay thiếu tính nhất quán, mà phải đảm bảo rõ ràng và cụ thể.
Phân tích công việc là quá trình xác định trách nhiệm và nhiệm vụ liên quan đến công việc, cùng với các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện tốt Đồng thời, nó cũng giúp phân biệt rõ ràng giữa các công việc khác nhau.
1.2.2.1 Trong kế hoạch hóa nguồn nhân lực
Phân tích công việc là yếu tố quan trọng giúp xác định các loại công việc và nhu cầu nhân lực Dựa trên bản mô tả công việc và yêu cầu cụ thể, chúng ta có thể nhận diện các vị trí còn trống và thiết lập tiêu chí để tìm kiếm, sàng lọc ứng viên phù hợp.
1.2.2.2 Trong hoạt động định hướng
Phân tích công việc giúp người lao động hiểu rõ nhiệm vụ của mình, xác định những việc cần thực hiện, phương pháp thực hiện và kết quả mong đợi.
1.2.2.3 Trong đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc là việc đánh giá một cách có hệ thống chính thức tình hình thực hiện công việc của từng người lao động và so sánh các tính chất đã thực hiện trước và thảo luận Qua việc phân tích công việc chúng ta biết được tiêu chuẩn và đó là cơ sở để đánh giá thực hiện công việc là việc đánh giá một cách có hệ thống chính thức tình hình thực hiện công việc của từng người lao động và so sánh các tính chất đã thực hiện trước và thảo luận
1.2.2.4 Trong hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Phân tích công việc giúp xác định các loại nhân viên và công nhân cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt trong bối cảnh phát triển khoa học công nghệ Các công việc hiện nay đòi hỏi trình độ chuyên môn cao hơn, do đó, nhân viên và công nhân cần được đào tạo và phát triển kỹ năng để phù hợp với yêu cầu nghề nghiệp Qua đó, phân tích công việc cũng chỉ ra nội dung chương trình cần thiết cho việc đào tạo, huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực.
Ý nghĩa của phân tích công việc
Phân tích công việc còn có một số ý nghĩa như sau:
Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thành hiệu quả các nhiệm vụ và định hướng phát triển mới cho công ty, giúp quản lý nhân sự một cách tốt nhất và dễ dàng hơn.
Phân tích công việc không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân hay bộ phận mà còn định hướng phát triển cho toàn bộ công ty Việc này giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
Phân tích công việc cung cấp thông tin quan trọng về yêu cầu và đặc điểm của công việc, bao gồm các hành động cần thực hiện, cách thức thực hiện và lý do thực hiện Nó cũng xác định các loại máy móc, trang thiết bị và dụng cụ cần thiết, đồng thời làm rõ mối quan hệ giữa nhân viên với cấp trên và đồng nghiệp trong quá trình thực hiện công việc.
– Đối với quản lý và nhà tuyển dụng, phân tích công việc giúp:
+ Trước hết, nhà quản lý nắm rõ được nội dung công việc làm là gì và làm như thế nào.
Xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của người lao động là yếu tố then chốt trong việc phân công công việc một cách chính xác và hiệu quả Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu suất và trách nhiệm của từng cá nhân trong tổ chức.
Xác định mức độ và tính chất công việc giúp dễ dàng đánh giá khả năng thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ của người lao động.
Để xử lý công việc và tình huống phát sinh hiệu quả, cần đưa ra các phương hướng giải quyết rõ ràng và áp dụng chính sách khen thưởng phù hợp cho người lao động.
Để tiến hành công việc hiệu quả nhất, cần xác định rõ các điều kiện cần thiết, nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và sức lực cho người thực hiện, đồng thời nâng cao quá trình đánh giá hiệu quả làm việc.
+ Xây dựng được mối tương quan của công việc đó với công việc khác. Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn
Định hướng quy trình tuyển dụng là yếu tố quan trọng giúp lựa chọn nhân sự phù hợp Việc hoàn thiện bố trí và sắp xếp công việc cần được thực hiện một cách hợp lý, đảm bảo nhân viên có thể phát huy tối đa khả năng của mình.
Để nâng cao hiệu quả làm việc, cần xác định rõ nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo phù hợp Đồng thời, việc lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên cũng rất quan trọng để tối ưu hóa nguồn nhân lực trong tổ chức.
– Đối với người lao động:
+ Biết được khả năng phù hợp của bản thân với công việc để có thể ứng tuyển và đề xuất mức lương, các chế độ phù hợp nhất.
+ Nắm được nội dung công việc để quá trình làm việc hiệu quả và linh hoạt, nhanh chóng và mang kết quả tốt nhất.
+ Nắm được phần nhiệm vụ, nội dung công việc mình làm và chịu trách nhiệm với phần công việc được giao.
+ Có sự phối hợp và thống nhất trong quá trình làm việc với đồng nghiệp và cấp trên hơn.
Nội dung quy trình phân tích công việc
1.4.1 Chuẩn bị phân tích công việc
- Xác định mục đích của phân tích công việc
- Thu thập thông tin có sẵn của tổ chức
- Thu thập các vấn đề cần phân tích
1.4.2 Tiến trình phân tích công việc
- Xác định phương pháp thu thập thông tin
- Thẩm định thông tin thu thập được
1.4.3 Viết các sản phẩm của phân tích công việc
- Bản mô tả công việc
- Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Các sản phẩm của phân tích công việc
1.5.1 Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là tài liệu quan trọng, cung cấp thông tin chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm và điều kiện làm việc liên quan đến một vị trí cụ thể.
Bản mô tả công việc không có mẫu cố định cho tất cả các tổ chức, mà được điều chỉnh theo từng tổ chức và mục đích phân tích công việc Tuy nhiên, nó thường trả lời những câu hỏi quan trọng liên quan đến vai trò và trách nhiệm của vị trí đó.
- Chức danh của họ trong hệ thống của tổ chức?
- Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
- Mục tiêu công việc đó là gì?
- Các công việc, nhiệm vụ chính phải hoàn thành?
- Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
- Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?
1.5.2 Bản yêu cầu công việc
Bản tiêu chuẩn công việc nêu rõ các yêu cầu cần thiết cho người thực hiện, bao gồm kiến thức, kỹ năng, và kinh nghiệm tối thiểu; đồng thời chỉ ra trình độ giáo dục và đào tạo phù hợp để đảm bảo hiệu quả công việc.
Các yêu cầu công việc cần được tổ chức một cách khoa học và hợp lý Không nên đưa ra yêu cầu quá cao, mà chỉ nên xác định những tiêu chí chấp nhận được và cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ Đặc biệt, cần tránh những yêu cầu có tính chất phân biệt đối xử với người lao động.
1.5.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là hệ thống các chỉ tiêu và tiêu chí thể hiện yêu cầu về số lượng và chất lượng trong việc hoàn thành nhiệm vụ theo mô tả công việc.
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là kỳ vọng của người quản lý về kết quả và hành vi của nhân viên trong quá trình làm việc Các tiêu chuẩn này cần được xây dựng cụ thể và dựa trên các tiêu chí định lượng Đồng thời, không nên đặt ra các tiêu chuẩn quá cao để đảm bảo tính khả thi trong thực hiện công việc.
Những nội dung cần thu thập trong phân tích công việc
Các yếu tố của điều kiện làm việc bao gồm tổ chức hoạt động doanh nghiệp, chế độ lương bổng và khen thưởng, cũng như tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp Điều kiện vệ sinh lao động, sự nỗ lực về thể lực, rủi ro không thể tránh khỏi và sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và an toàn.
Thông tin về hoạt động thực tế của nhân viên tại nơi làm việc bao gồm các phương pháp làm việc hiệu quả, xây dựng mối quan hệ trong công việc, cách tương tác với khách hàng, phối hợp với đồng nghiệp, thu thập và xử lý dữ liệu, cũng như vận hành máy móc và trang thiết bị kỹ thuật.
Nhân viên cần sở hữu nhiều phẩm chất quan trọng để thực hiện công việc hiệu quả, bao gồm trình độ học vấn, kiến thức chuyên môn, và kinh nghiệm thực tiễn Kỹ năng thực hiện công việc, độ tuổi, và ngoại hình cũng đóng vai trò quan trọng Bên cạnh đó, sở thích, sức khỏe, quan điểm sống, và tham vọng cá nhân là những yếu tố không thể thiếu Các đặc điểm cá nhân như tính kiên nhẫn, khả năng làm việc nhóm và sự sáng tạo cũng cần được chú trọng để nâng cao hiệu suất làm việc.
THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA
Tổng quan về Công ty Cổ phần MISA
2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần MISA
Công ty Cổ phần MISA chuyên sản xuất và kinh doanh phần mềm máy tính, bao gồm phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng và phần mềm quản lý hành chính nhà nước, phục vụ cho các cơ quan quản lý nhà nước.
Tên giao dịch: MISA Joint Stock Company
Tổng giám đốc: Lữ Thành Long
Trụ sở chính: nhà 1, khách sạn La Thành: 218 Đội Cấn, Q Ba Đình, Tp
E-mail: sale@misa.com.vn
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của MISA
Chúng tôi phát triển các sản phẩm và dịch vụ phần mềm nhằm giúp khách hàng thực hiện công việc một cách mới mẻ, hiệu quả và tiết kiệm hơn Mục tiêu của chúng tôi là nâng cao năng suất và hiệu quả cho tổ chức, doanh nghiệp, đồng thời góp phần thúc đẩy tăng trưởng kinh tế quốc gia.
Tổ chức hoạt động kinh doanh phải tuân thủ luật doanh nghiệp của nhà nước, đồng thời bảo vệ và phát triển cơ sở vật chất cũng như nguồn vốn được giao Doanh nghiệp cần tự chủ về mặt tài chính và thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả và năng suất.
Chúng tôi cam kết tuân thủ nghiêm ngặt luật lao động do chính phủ ban hành, đảm bảo nguồn thu nhập và chế độ phúc lợi đầy đủ cho người lao động Đồng thời, chúng tôi luôn hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước Việt Nam theo đúng quy định pháp luật.
Công ty Cổ phần cần hoạt động đúng theo ngành nghề đã đăng ký kinh doanh và tuân thủ đầy đủ các quy định của Nhà nước, bao gồm việc công bố công khai hoạt động tài chính trước Đại hội Cổ đông và chia cổ tức đúng hạn.
Đảm bảo thực hiện đầy đủ các chính sách lao động theo quy định của pháp luật và Nhà nước, cùng với chế độ khen thưởng khuyến khích riêng của công ty.
- Tạo ra những sản phẩm chất lượng theo các tiêu chuẩn, không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ cho lợi ích chung của người tiêu dùng.
2.1.3 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần MISA, tiền thân là MISA Group, được thành lập vào ngày 25/12/1994 Quá trình phát triển của MISA được chia thành ba giai đoạn chính.
- Xác lập chỗ đứng trên thương trường (1994- 1996 )
- Vận dụng cơ hội, phát triển thương hiệu (1996-2001)
- Vươn lên để trở thanh chuyên nghiệp (2001- nay)
Giai đoạn 1: Xác lập chỗ đứng trên thương trường (1994- 1996 )
Từ năm 1994 đến 1996, MISA đã tiến hành nghiên cứu và xác lập chiến lược phát triển phần mềm đóng gói, tạo nền tảng vững chắc cho các sản phẩm kế toán sau này Phần mềm MISA không chỉ giúp công ty tồn tại mà còn khẳng định vị thế trên thị trường trong nước.
Giai Đoạn 2: Vận dụng cơ hội, phát triển thương hiệu (1996-2001)
Giai đoạn này mục tiêu chiến lược là xây dựng MISA thành một thương hiệu mạnh và chiếm lĩnh thị trường trong nước.
Với sự đầu tư mạnh mẽ từ Đảng và Nhà nước vào công nghệ thông tin, thị trường phần mềm tại Việt Nam đã phát triển đáng kể, đặc biệt trong khối cơ quan Nhà nước Nhận thấy cơ hội này, MISA đã ra mắt phần mềm kế toán hành chính từ năm 1996.
MISA tin tưởng vào tương lai của sản phẩm và đã đầu tư toàn bộ nguồn lực để hoàn thiện và quảng bá phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Sản phẩm này đã được Ban chỉ đạo Quốc gia về Công nghệ thông tin khuyến cáo sử dụng trên toàn quốc.
Giai đoạn 3: Vươn lên để trở thanh chuyên nghiệp (2001- nay)
Sau năm 2000, với sự ra đời của luật doanh nghiệp mới, số lượng doanh nghiệp tại Việt Nam tăng nhanh chóng Phần lớn trong số đó là doanh nghiệp vừa và nhỏ, có trình độ quản lý thấp, vốn ít và nhận thức về ứng dụng công nghệ thông tin chưa cao Nhận thấy tiềm năng này, MISA đã quyết tâm khai phá thị trường doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.
MISA không chỉ cung cấp các sản phẩm chuyên nghiệp mà còn chú trọng đến dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng với đội ngũ tư vấn viên tận tâm Để mở rộng mạng lưới phân phối sản phẩm trên toàn quốc, công ty đã thiết lập bốn văn phòng lớn tại Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh và TP Buôn Mê Thuột.
Sản phẩm dành cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh:
- Phần mềm Quản trị Quan hệ Khách hàng MISA CRM.NET
- Phần mềm Kế toán Doanh nghệp MISA SME 7.0
- Phần mềm Quản lý nhân sự MISA HUMAN RESOURCE
Sản phẩm dành cho khối hành chính sự nghiệp:
- Phần mềm Kế toán Hành chính Sự nghiệp MISA-AD 4.5
- Phần mềm Kế toán MISA Mimosa.NET
2.1.5 Cơ cấu tổ chức của công ty
Cơ cấu tổ chức công ty gồm ba cấp độ như sau:
- Cấp độ cơ cấu vĩ mô: là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhân trong công ty.
- Cấp độ vi mô: là cách quy định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí mà các nhân viên nắm giữ.
Hệ thống bảo trợ trong tổ chức bao gồm các yếu tố quan trọng như hệ thống điều hành, quy trình quản lý sự phát triển công ty, văn hóa doanh nghiệp và hệ thống quản lý hoạt động Những thành phần này phối hợp chặt chẽ để đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả trong hoạt động của công ty.
Bộ máy quản trị công ty gồm 6 thành viên, với ông Lữ Thành Long giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc Ông Long hiện đang nắm giữ 62% tổng số cổ phần của công ty.
Các phòng ban làm đúng nhiệm vụ chuyên môn của mình
Hình 2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần MISA
Khái quát về nguồn lực của Công ty cổ phần MISA
Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng nhất, cung cấp sức lao động cho doanh nghiệp Tại Văn phòng MISA Hà Nội, đội ngũ cán bộ, công nhân viên được đánh giá cao về thể lực và trí lực, góp phần vào hoạt động sản xuất và kinh doanh Công ty tự hào sở hữu nhân viên năng động, nhiệt huyết và sáng tạo, đồng thời nỗ lực xây dựng nguồn nhân lực chất lượng cao, có năng lực, trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp MISA không ngừng phát triển cả về số lượng lẫn chất lượng nguồn nhân lực.
Bảng 2.2 Cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi
Theo bảng 2.1, số lượng nhân sự của MISA đã tăng đều qua các năm, từ 184 người năm 2017 lên 298 người năm 2018 và 377 người năm 2019, cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của Văn phòng MISA Hà Nội Để tiếp tục đà phát triển này, công tác tuyển dụng cần được chú trọng hơn, đảm bảo tuyển đúng người nhằm nâng cao hiệu suất lao động và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.
Biểu đồ 2.1 cho thấy tại Văn phòng MISA Hà Nội, tỷ lệ lao động nữ đang có xu hướng giảm, từ 67,74% năm 2017 xuống còn 61,01% năm 2019 Ngược lại, số lượng lao động nam tăng từ 32,26% (2017) lên 38,99% (2019) Sự thay đổi này phản ánh tính tự nhiên của công việc tại MISA, nơi không có yêu cầu đặc biệt về giới tính và thực hiện văn hóa bình đẳng giữa nam và nữ, không có sự phân biệt hay định kiến.
Thực trạng phân tích công việc tại Công ty cổ phần MISA
Công ty đã triển khai công tác phân tích công việc nhưng chưa hoàn thiện trong việc tổ chức thực hiện và áp dụng kết quả phân tích vào các hoạt động quản lý nhân sự Điều này đang gây ra những khó khăn nhất định cho công tác nhân sự của công ty.
2.3.1 Cách thức tiến hành phân tích công việc tại công ty
Phân tích công việc là hoạt động thiết yếu giúp quản lý xác định kỳ vọng cụ thể Từ khi thành lập, Công ty cổ phần MISA đã chú trọng đến việc này, và Ban lãnh đạo đã khuyến khích các phòng ban thực hiện phân tích công việc ngay từ những ngày đầu.
Ban lãnh đạo công ty đã yêu cầu phòng nhân sự phối hợp với các phòng ban khác nhằm đảm bảo phân công công việc rõ ràng, xác định trách nhiệm và quyền hạn một cách đúng đắn.
Phòng nhân sự có quyền yêu cầu các phòng ban phối hợp thực hiện phân tích công việc cho tất cả các nhiệm vụ cần hoàn thành, trong đó cần nêu rõ yêu cầu và lưu ý cho người thực hiện Các trưởng và phó phòng ban phải phân công công việc và báo cáo cho nhau về cách thức thực hiện Công tác phân tích công việc được thực hiện theo chỉ đạo của tổng giám đốc nhằm giúp người lao động hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mình Tuy nhiên, phòng hành chính nhân sự vẫn chưa xác định rõ cách ứng dụng kết quả phân tích công việc vào quản lý nhân sự.
Bản mô tả này cần tập trung một số yêu cầu sau:
- Phần phân tích công việc bao gồm chức danh công việc, người quản lý trực tiếp.
- Phần tóm tắt cá nhiệm vụ và trách nhiệm về công việc
- Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện như trình độ, kỹ năng.
Các phòng ban trong công ty cần gửi bản mô tả công việc cho phòng nhân sự, từ đó phòng nhân sự sẽ dựa vào đó để xác định các yêu cầu tuyển dụng nhân lực cho các phòng ban khác.
2.3.2 Phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc
Hiện nay, do thiếu đào tạo chuyên sâu, các Trưởng phòng, ban không có phương pháp lựa chọn thu thập thông tin hiệu quả Họ thường viết bản phân công công việc dựa vào hiểu biết cá nhân, mà không thực sự thu thập thông tin từ nhân viên Nếu có, chỉ là những cuộc thảo luận ngắn và không chính thức, dẫn đến việc thiếu sót trong việc nắm bắt nhu cầu và ý kiến của người lao động.
Việc lấy ý kiến của người lao động trước khi trình Tống Giám đốc duyệt bản phân công công việc thường chỉ mang tính hình thức, khi hầu hết các phòng, ban không cho phép người lao động đọc và đóng góp ý kiến một cách thực sự Nếu có, họ chỉ đọc qua và tán thành mà không dành thời gian để suy nghĩ sâu sắc về nội dung Nhìn chung, công tác phân tích công việc tại công ty chưa được xây dựng theo một quy trình chuẩn mực.
Cách phân tích công việc của công ty hiện tại chưa hợp lý và còn thiếu nhiều hoạt động quan trọng Nhiều hoạt động chỉ mang tính hình thức và chưa được thực hiện một cách chính quy.
2.3.3 Ảnh hưởng của phân tích công việc chưa đầy đủ tới thực hiện công việc của người lao động và các hoạt động quản lý nhân sự khác của công ty
Công tác phân tích công việc chưa đầy đủ đã ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả làm việc của người lao động và các hoạt động quản lý nhân sự Việc gửi bản phân tích công việc tới các phòng ban giúp người lao động hiểu rõ nhiệm vụ của mình và của đồng nghiệp, từ đó giảm thiểu tình trạng đùn đẩy trách nhiệm và thực hiện công việc vượt quá quyền hạn Hiện tại, công ty đang đối mặt với sự biến động nhân sự và tích cực tuyển dụng lao động để bổ sung vào các vị trí còn thiếu.
CÔNG TY CỔ PHẦN MISA – HÀ NỘI Thông báo tuyển dụng
I VỊ TRÍ/CHỨC DANH TUYỂN DỤNG
Nhân viên kinh doanh/cộng tác viên:50 người
Ngành nghề: Tài chính – Kế toán
Tính chất công việc: Giờ hành chính
Mức Lương: Mức lương cứng Địa điểm làm việc: Tầng 9 Tòa Nhà Technosoft, phố Duy Tân, phường Dịch vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội.
Viết bài về kiến thức và kinh nghiệm quản trị Tài chính – Kế toán theo đặt hàng của MISA
Chia sẻ bài viết đã được đăng lên các cộng đồng tài chính và kế toán như nhóm Facebook, Zalo và các website cộng đồng Đảm bảo rằng nội dung bài viết tuân thủ luật Sở hữu trí tuệ cũng như các tiêu chuẩn của MISA về nội dung, trình bày và chuẩn SEO.
Cùng chuyên gia của MISA tham gia trả lời các bình luận của độc giả
Chúng tôi mang đến cơ hội chia sẻ tri thức và kinh nghiệm cho hàng trăm ngàn kế toán và quản lý tại hơn 800.000 doanh nghiệp Việt Nam Bạn sẽ được làm việc cùng những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán Đặc biệt, mức nhuận bút cho mỗi bài viết có thể lên đến 600.000 VNĐ, tùy thuộc vào chất lượng nội dung.
Thời gian làm việc linh hoạt, có thể viết bài và đăng bài tại nhà
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành: Kinh tế, Tài chính, Kế toán
Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán từ 1 năm trở lên
Kỹ năng viết tốt, có tính thuyết phục cao, mạch lạc, dễ hiểu
II THÀNH PHẦN HỒ SƠ, LỊCH NHẬN HỒ SƠ:
- Hồ sơ ứng tuyển bao gồm: CV, Đơn xin việc, Sơ yếu lý lịch, CMND: Bản photo, Giấy khai sinh,Các bằng cấp có liên quan.
III NGƯỜI LIÊN HỆ, ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH LIÊN HỆ:
- Tầng 9 Tòa Nhà Technosoft, phố Duy Tân, phường Dịch vọng Hậu, Cầu
- Email: Vntam@misa.com.vn
2.3 Bảng thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần MISA – Hà Nội
Phần mô tả công việc trong thông báo tuyển dụng của công ty thường chỉ nêu ra một số nhiệm vụ chính, do các phòng ban tự viết mà chưa chắt lọc thông tin hiệu quả Điều này dẫn đến việc thiếu sót yêu cầu công việc và tiêu chí cho người thực hiện Công ty cần xác định rõ vị trí cần tuyển dựa trên kinh nghiệm và hiểu biết của các phòng ban Quy trình tuyển dụng ứng viên bao gồm sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn thử việc và quyết định tuyển chọn nhân viên chính thức sau thời gian thử việc Tuy nhiên, việc đánh giá thực hiện công việc chưa được triển khai đồng bộ vì công ty chưa xây dựng hệ thống đánh giá, trong khi phần lớn lao động là lao động gián tiếp.
Đánh giá thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần MISA
- Sự quan tâm của Ban Giám đốc tới việc phân tích công việc của công ty.
Công ty đã hoàn thiện mô tả công việc cho tất cả các vị trí, đảm bảo chất lượng tài liệu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần thiết.
Công ty đã xây dựng danh sách công việc cho các vị trí quan trọng, giúp cán bộ quản lý các phòng ban nhận thức rõ hơn về nhiệm vụ và trách nhiệm cần thực hiện Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn hỗ trợ sự phát triển của từng phòng ban.
Quy trình phân tích công việc được thực hiện một cách khoa học, giúp cán bộ nhân viên trong công ty dễ dàng nhận diện công việc và thu thập, phân tích thông tin một cách hiệu quả hơn.
- Hoạt động phân tích công việc mặc dù đã được triển khai nhưng chưa đầy đủ các yêu cầu của phân tích công việc
Việc phân loại thông tin trong bản mô tả công việc hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế, dẫn đến sự sắp xếp thông tin không chính xác và gây nhầm lẫn giữa các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của người lao động.
- Quá trình phân tích công việc còn hạn chế người lao động tham gia vào.
- Chưa có hướng dẫn, quy định cụ thể về xây dựng tài liệu sản phẩm đầu ra của phân tích công việc
2.4.3 Nguyên nhân của hạn chế
- Một số các bộ chủ quan với cách phân tích công việc và các chính sách động viên.
- Thiếu quan tâm, chú ý đến nhu cầu của người lao động.
Phân tích công việc đang được chú trọng ở cấp công ty, tuy nhiên các phòng ban vẫn chưa được quan tâm đúng mức trong vấn đề này Hơn nữa, hiện tại chưa có đội ngũ nhân lực chuyên nghiệp để thực hiện việc phân tích công việc một cách hiệu quả.
- Công tác huấn luyện người đánh giá chưa đáp được đầy đủ các kiến thức và kỹ năng cần thiết.
- Các nguyên nhân đến từ yếu tố công việc thường k rõ ràng và có ảnh hưởng trực tiếp tới công việc.
- Tư tưởng chưa thông và thiếu sự hợp tác
- Thiếu trưởng thành trong suy nghĩ và hành động gây ra những việc làm không đúng
Chương 2 đã phân tích thực trạng phân tích công việc tại công ty Cổ phần MISA, thông qua việc đánh giá số liệu và thông tin tổng thể Điều này giúp đưa ra cái nhìn khách quan về những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hiệu quả thấp trong phân tích công việc Từ những nhận định này, chương 3 sẽ đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện phân tích công việc.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA
3.1 Kiến nghị nâng cao Phân tích công việc tại Công ty cổ phần MISA
3.1.1 Kiến nghị về vai trò của Ban lãnh đạo Công ty
Ban lãnh đạo công ty có vai trò quyết định trong việc phân tích công việc, ảnh hưởng đến nhận thức về tầm quan trọng của công tác này Để nâng cao hiệu quả, ban lãnh đạo cần thay đổi quan điểm và hiểu rõ tác động của phân tích công việc đến hiệu suất lao động Việc đầu tư thời gian, công sức và tài chính cho công tác phân tích là cần thiết Phòng tổ chức nhân sự cần xác định trình tự và mục tiêu của phân tích công việc, lập kế hoạch và quản lý toàn bộ quá trình để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong thực hiện nhiệm vụ này.
3.1.2 Kiến nghị về vai trò của phòng tổ chức Nhân sự
Phân tích công việc là một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý nhân sự, thuộc trách nhiệm của phòng tổ chức nhân sự Đây là một công tác phức tạp, liên quan đến tất cả các công việc, người lao động và các phòng ban trong công ty Để thực hiện hiệu quả, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan.
Phòng Tổ chức Nhân sự đóng vai trò trung tâm trong việc phân tích công việc, với nhiệm vụ xác định rõ ràng trình tự thực hiện quá trình này một cách cụ thể.
+ Xác định mục tiêu của phân tích công việc và các công việc cần phải phân tích
Để xây dựng mẫu cho văn bản phân tích công việc, cần lựa chọn cán bộ tham gia bao gồm cả những người phân tích công việc và người cung cấp thông tin từ các phòng ban khác Việc này đảm bảo quy trình phân tích diễn ra hiệu quả và chính xác, giúp xác định rõ ràng yêu cầu công việc và năng lực cần thiết cho từng vị trí.
+ Tiến hành thu thập và xây dụng phân tích công việc
+ Đưa vào kiểm tra định kỳ.
3.1.3 Kiến nghị về sự hợp tác của các phòng, ban khác trong Công ty
Để nâng cao hiệu quả công tác phân tích công việc trong công ty, sự hợp tác giữa các phòng ban và toàn thể nhân viên là rất quan trọng Các phòng ban cần thể hiện thái độ tích cực và hỗ trợ các cán bộ phân tích công việc, đặc biệt là phòng hành chính nhân sự, trong việc thực hiện nhiệm vụ của họ Việc cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác liên quan đến phân tích công việc là điều cần thiết để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
3.2 Giải pháp nâng cao phân tích công việc tại công ty cổ phần MISA
3.2.1 Xác định mục tiêu của phân tích công việc và công việc cần phân tích
Phòng tổ chức Nhân sự cần xác định rõ mục đích phân tích công việc để áp dụng hiệu quả vào quản lý nhân sự tại công ty Mục đích này giúp xác định loại thông tin cần thu thập và mức độ chi tiết cần hiểu cho từng loại thông tin liên quan đến công việc.
Mỗi phòng ban và nhân viên cần áp dụng "bản mô tả công việc" trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình Bản mô tả công việc phải luôn chính xác và phù hợp, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động nhân sự Hơn nữa, cần định kỳ phân tích và rà soát các công việc để đảm bảo thông tin trong bản mô tả phản ánh đúng thực tế công việc, từ đó có những cập nhật cần thiết.
3.2.2 Hoàn thiện việc xác định nhu cầu phân tích công việc Để xác định nhu cầu phân tích công việc một cách chính xác thì công tác phân tích công việc và đánh giá khả năng thực hiện công việc của nhân viên cần được diễn ra thường xuyên. Để đánh giá chính xác, khách quan nhất, Công ty cần thực hiện tốt một số công việc sau:
- Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc.
- Lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp.
- Lựa chọn thời điểm và chu kì đánh giá.
- Lựa chọn và huấn luyện những người công tác đánh giá.
- Công tác đánh giá phải tiến hành một cách công khai, nghiêm túc, công bằng.
3.2.3 Đào tạo cán bộ chuyên trách thực hiện phân tích công việc
Cần có cái nhìn chiến lược về công tác đào tạo cán bộ phân tích công việc Quan tâm, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho họ.
Mở các lớp huấn luyện ngắn hạn tại nước ngoài về phân tích công việc nhằm nâng cao kỹ năng cho cán bộ Đồng thời, tạo điều kiện cho cán bộ tham gia vào các dự án nghiên cứu để phát triển chuyên môn.
Thành lập các nhóm kiểm tra, huấn luyện cho đội ngũ cán bộ, nhà quản lý.
3.2.4 Hoàn thiện phân tích công việc
- Bộ máy triển khai phân tích công việc tại công ty đóng vai trò quan trọng để phân phân tích công việc có hiệu quả.
- Xây dựng quy trình phân tích công việc, hệ thống các biểu mẫu, phiếu hỏi bài bản, thống nhất trong công ty.
- Sử dụng kết hợp các phương pháp phân tích công việc tuỳ thuộc mục tiêu quản lý và đặc thù công việc của nhóm đối tượng lao động
Phân tích công việc cần tuân thủ tính khoa học và linh hoạt để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức, đồng thời phải nhận được sự ủng hộ từ người lao động.
3.2.5 Cải tiến quy trình phân tích công việc của công ty
Quy trình phân tích công việc hiện tại còn nhiều thiếu sót, đặc biệt là việc xác định mục đích ngay từ đầu và thu thập thông tin chưa chính xác Phân tích công việc chưa được đầu tư chuyên biệt, dẫn đến việc ít được theo dõi khi đưa vào sử dụng Do đó, công ty cần chú trọng vào việc xác định rõ mục đích phân tích công việc, kiểm tra lại thông tin từ các bên liên quan và cụ thể hóa bước xử lý thông tin Việc xây dựng một quy trình phân tích công việc rõ ràng và có hệ thống là cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong tổ chức quản lý nhân lực.
3.2.6 Ứng dụng vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Việc xác định nhu cầu đào tạo bao gồm việc xác định vị trí công việc, số lượng nhân sự và các kiến thức, kỹ năng cần thiết Công ty sẽ so sánh hiệu suất công việc thực tế của nhân viên với tiêu chuẩn trong Mô tả công việc để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ Nếu nhân viên không đạt yêu cầu, cần phải tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp khắc phục phù hợp.
3.2.7 Ứng dụng vào tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực
Tuyển dụng lao động đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức Để đạt được mục tiêu này, các tổ chức cần chú trọng vào quy trình tuyển mộ và tuyển chọn, đảm bảo lựa chọn được ứng viên phù hợp nhất.
Khi cần tuyển dụng lao động, việc xác định rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu công việc trong mô tả công việc là rất quan trọng.
Dựa trên nghiên cứu thực trạng phân tích công việc hiện tại, bài viết đã chỉ ra những hạn chế đáng chú ý trong quy trình này Do đó, chương 3 đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phân tích công việc, từ đó cải thiện chất lượng phân tích tại các công ty, tổ chức và doanh nghiệp.