Giới thiệu
Các lợi ích của dữ liệu chất lượng tốt
Dữ liệu chất lượng tốt là yếu tố cốt lõi cho sự hợp tác thương mại hiệu quả Để được coi là dữ liệu chất lượng tốt, dữ liệu cần phải đáp ứng đầy đủ 5 nguyên tắc cơ bản.
Tất cả các giá trị cần thiết được ghi lại bằng phương tiện điện tử, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác Dữ liệu này tuân thủ các tiêu chuẩn công nghiệp, giúp nâng cao độ tin cậy và khả năng sử dụng trong các ứng dụng thực tiễn.
Để đảm bảo tính nhất quán, các giá trị dữ liệu cần được sắp xếp đồng bộ xuyên suốt các hệ thống Điều này giúp đảm bảo tính chính xác, nghĩa là các giá trị dữ liệu phải đúng và được cung cấp tại thời điểm phù hợp Ngoài ra, việc dán tem thời gian giúp xác định rõ ràng giá trị khung thời gian của dữ liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phân tích.
Nguồn: GCI/ báo cáo “Sắp xếp dữ liệu nội bộ” tháng 5-2004
Quan trọng: Cần lưu ý rằng các thuật ngữ “chất lượng dữ liệu” và “tính chính xác của dữ liệu” không phải là từ đồng nghĩa “Chất lượng dữ liệu” đề cập đến các nguyên tắc đang được áp dụng, trong khi “tính chính xác của dữ liệu” chỉ tập trung vào độ chính xác của thông tin.
“Độ chính xác dữ liệu” chủ yếu nói về yếu tố mô tả chính xác các đặc tính của các thương phẩm
Bằng cách cải thiện chất lượng dữ liệu từ đầu đến cuối chuỗi cung cấp toàn cầu, các đối tác thương mại có thể giảm chi phí, nâng cao năng suất và rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường Chẳng hạn, thông tin chính xác về trọng lượng và kích thước sản phẩm sẽ giúp tối ưu hóa tải trọng, giảm thiểu việc đo lường nhiều lần cho cùng một sản phẩm và giảm bớt nguồn lực cần thiết cho việc làm lại kế hoạch trưng bày.
Các nhà cung cấp dữ liệu cần thường xuyên đồng bộ hóa dữ liệu chất lượng cao, trong khi người nhận dữ liệu phải thiết lập các quy trình và thủ tục nội bộ để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Khái quát về Khung khổ chất lượng dữ liệu
Khung khổ chất lượng dữ liệu được xây dựng như một giải pháp tiêu chuẩn, tự nguyện, nhằm thúc đẩy hợp tác giữa các đối tác thương mại để đạt được lợi ích từ dữ liệu chất lượng tốt, bất kể quy mô hay vai trò của họ Khung này dựa trên giao thức công nghiệp chất lượng dữ liệu, bao gồm hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu để xác nhận hiệu quả và tính khả dụng của các quy trình quản lý dữ liệu quan trọng, cùng với thủ tục kiểm tra để xác nhận giá trị vật chất của các thuộc tính sản phẩm.
Giao thức này được tích hợp vào khung chất lượng dữ liệu, kết hợp với các yếu tố khác, nhằm mở rộng khả năng hợp tác giữa các đối tác thương mại, từ đó hiện thực hóa lợi ích của dữ liệu chất lượng cao.
Hiện nay khung khổ này chứa các thành phần sau đây:
1 Hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu (Data Quality Management System-DQMS): Cung cấp đường hướng cho các tổ chức để thiết lập, áp dụng, duy trì và nâng cao một loạt các quá trình và hoạt động liên quan đến quản lý thông tin và chất lượng dữ liệu của đầu ra dữ liệu chính của họ Hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu này là quan trọng về trung hạn và dài hạn đối với sự vững chắc của chất lượng dữ liệu cao trong suốt dây chuyền cung cấp toàn cầu Hệ thống này tập trung vào sự có mặt của các quá trình công việc nội bộ, các thủ tục và chuẩn cứ tính năng thông dụng
2 Các công cụ tự đánh giá: Cung cấp cho các tổ chức các công cụ để thực hiện tự đánh giá dựa trên những yếu tố mấu chốt của Hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu nhằm phát hiện các cơ hội để cải tiến quản lý chất lượng dữ liệu Thủ tục tự đánh giá có thể được dùng như một công cụ phân tích lỗ hổng (gap analysis) để thấy và dành ưu tiên các khu vực mà tổ chức có thể thực hiện các cải tiến
3 Thủ tục kiểm tra sản phẩm: Xác định một cách tiếp cận tiêu chuẩn để kiểm tra các đặc tính của thương phẩm và so sánh với các dữ liệu chính của nó Các tiêu chuẩn GS1 được tham chiếu trong các thủ tục kiểm tra này chẳng hạn Các quy tắc đo bao bì GDSN của GS1, Từ điển dữ liệu toàn cầu (GDD) v.v
4 Tài liệu tham chiếu: Các phụ lục chỉ ra các tài liệu bên ngoài hoặc mở rộng về các thông tin được cung cấp về các phần trước
Ngoài các yếu tố đã mô tả, còn có các công cụ tham chiếu và áp dụng bổ sung nhằm hỗ trợ việc sử dụng và ứng dụng Khung khổ chất lượng dữ liệu Hãy tham khảo để biết thêm chi tiết.
Hướng dẫn áp dụng khung khổ chất lượng dữ liệu v3.0 (Data Quality Framework Implementation Guides v3.0) để có thêm thông tin sử dụng các công cụ này như thế nào
Khung khổ chất lượng dữ liệu khuyến nghị thực hành tốt nhất có thể nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu, đặc biệt tập trung vào dữ liệu chính của sản phẩm Trong tương lai, khung này có thể được mở rộng để bao quát các lĩnh vực khác như dữ liệu đối tác, địa điểm và dữ liệu khách hàng.
Khung khổ chất lượng dữ liệu là một giải pháp trung tính, không thiên vị ngành nào, nhưng chủ yếu được áp dụng trong các dây chuyền cung cấp bán lẻ hàng tiêu dùng di chuyển nhanh.
GS1 chịu trách nhiệm quản lý Khung khổ chất lượng dữ liệu và các thành phần liên quan Để nâng cao hiệu quả quản lý, Ủy ban chỉ đạo chất lượng dữ liệu đã được thành lập nhằm xác định các biện pháp hỗ trợ, bao gồm việc triển khai và chấp nhận các chương trình liên quan đến Khung khổ chất lượng dữ liệu.
GS1 sẽ đảm nhận vai trò quản lý chung và giám sát Khung chất lượng dữ liệu, bao gồm việc triển khai các chương trình áp dụng Khung này thông qua quy trình chứng nhận, đánh giá và tự đánh giá.
Khi xây dựng Khung khổ chất lượng dữ liệu, cần tuân thủ các nguyên tắc chỉ đạo nhằm duy trì công cụ trung tính và hài hòa trong quản lý chất lượng dữ liệu Những nguyên tắc này đảm bảo rằng Khung khổ chất lượng dữ liệu hoạt động hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu cần thiết.
1 Dựa trên các nhu cầu của người dùng (ví dụ, các nhà cung cấp và những người nhận dữ liệu)
2 Tự nguyện, giống như tất cả các tiêu chuẩn của GS1, được khuyến khích trong cộng đồng Mạng đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu (GDSN)
3 Được áp dụng dựa trên các yêu cầu của một quan hệ đối tác thương mại nào đó
4 Sự đồng bộ trong cấu trúc và ứng dụng tiềm năng, điều này cung cấp một áp dụng mềm dẻo theo các yêu cầu của các đối tác thương mại
5 Giảm thiểu các chi phí quản lý và áp dụng cùng các chi phí phụ khác cho dây chuyền cung cấp toàn cầu và tạo điều kiện mang lại lợi ích cho tất cả các đối tác dây chuyền cung cấp
6 Bổ sung cho và liên quan tới các thay đổi của các tiêu chuẩn GS1
7 Dựa trên giao thức công nghiệp chất lượng dữ liệu được tạo thành bởi hai thành phần: i) kiểm tra
Kiểm tra các đặc tính sản phẩm và quy trình quản lý chất lượng dữ liệu là cần thiết để xác nhận tính hợp lệ và hiệu quả của các quy trình công việc quản lý chất lượng dữ liệu quan trọng.
8 Thành phần kiểm tra này xác định cách tiếp cận tiêu chuẩn để kiểm tra sản phẩm (ví dụ, sử dụng các thước đo GS1, kiểm tra các thuộc tính chung, sử dụng cỡ mẫu chung và các dung sai bao bì trung bình GS1) Nó đã được tính toán cho các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ
Hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu
Các năng lực của tổ chức
Người đứng đầu tổ chức cần thể hiện cam kết mạnh mẽ đối với dự án nâng cao chất lượng dữ liệu, vì điều này không chỉ yêu cầu đầu tư tài chính mà còn cần sự thay đổi văn hóa trong tổ chức Nếu không có sự lãnh đạo rõ ràng, việc đảm bảo các điều kiện cần thiết sẽ gặp khó khăn Cần làm rõ cách mà nâng cao chất lượng dữ liệu hỗ trợ trực tiếp cho nhiệm vụ và tầm nhìn của tổ chức, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng và tác động của chất lượng dữ liệu Ví dụ, lãnh đạo cần nhận thức rõ ràng về chi phí do dữ liệu kém gây ra, bao gồm mất doanh số và thiếu hàng hóa Cuối cùng, tổ chức cần có một quy trình thông báo nội bộ để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc cung cấp dữ liệu chính xác.
Những người lãnh đạo có trách nhiệm cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong tổ chức, đồng thời hiểu biết toàn diện về các quy trình Để quản lý hiệu quả, người quản lý phải chú ý đến các bước thực hiện khi có tranh luận hoặc quyết định cần thiết Việc soát xét trách nhiệm của lãnh đạo so với kết quả đạt được và sự hỗ trợ từ các cấp trong công ty là rất quan trọng Ví dụ, người quản lý chất lượng dữ liệu cần được bổ nhiệm với trách nhiệm và quyền hạn để đảm bảo các quy trình quản lý chất lượng dữ liệu được thiết lập và duy trì Trong trường hợp có nhiều người được bổ nhiệm, cần có bộ phận chịu trách nhiệm được ghi hồ sơ và thông báo rõ ràng trong tổ chức.
Các vai trò của nhân viên và bộ kỹ năng là yếu tố quan trọng trong việc quản lý Hệ thống Quản lý Chất lượng Dữ liệu (DQMS) hiệu quả Cần xác định và làm rõ nội dung chính xác của từng vai trò để tối ưu hóa quy trình quản lý, đồng thời lập kế hoạch nguồn lực cần thiết nhằm hỗ trợ cho các vai trò này.
Tháng 10 - 2010 Phát hành lần 2 Bản quyền toàn bộ nội dung © GS1 2010 Trang 14 o Tại sao: Điểm mấu chốt là có một tham chiếu về tính năng trông đợi ở người điều hành các hoạt động của Hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu Nó cũng giúp cho việc đảm bảo rằng mọi nhân viên được đào tạo kỹ năng cần thiết cho nhiệm vụ của họ o Khuyến nghị: Dựa vào ban lãnh đạo dự án để xác định một bộ kỹ năng tốt nhất cần cho mỗi phần của quá trình Đảm bảo rằng các hoàn cảnh được sắp xếp và phù hợp với các khu vực tổ chức khác nhau o Ví dụ: Các bản mô tả công việc, được kiểm tra bởi HRM, quản lý QA o Câu hỏi: ã Tổ chức đó xỏc định cỏc vai trũ và cỏc trỏch nhiệm quản lý chất lượng dữ liệu chưa? (2.1.1) ã Tổ chức đó xỏc định đến mức độ nào cỏc kỹ năng và tài năng nào cần cho quản lý chất lượng dữ liệu chưa? (2.3.1)
Những người chủ dữ liệu và các bên liên quan đóng vai trò quan trọng trong tổ chức bằng cách xác định và chỉ định người chủ dữ liệu, đảm bảo mối quan hệ giữa họ rõ ràng trong hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu Việc có chủ dữ liệu rõ ràng là nền tảng cho quản lý quá trình một cách tin cậy Chủ dữ liệu không chỉ là người chịu trách nhiệm phối hợp các hành động cải tiến và duy trì thông tin, mà còn là người kiểm tra dữ liệu và quyết định cách tốt nhất để đảm bảo tính toàn vẹn của nó Ví dụ điển hình là việc sử dụng ma trận nhiệm vụ trách nhiệm (RAM hoặc ma trận RACI) để phân định rõ ràng vai trò và trách nhiệm trong quản lý dữ liệu.
Ví dụ về sơ đồ RACI t
Chú thích cho sơ đồ trên
R= Chịu trách nhiệm I= Được thông báo C= Hỏi ý kiến Quản lý loại hạng Hậu cần Quản lý dữ liệu
Nhập dữ liệu vào hệ thống
Tạo GTIN I I R Đo sản phẩm I R C
Cung cấp dữ liệu ma-ket-tinh R I C
Xác nhận thông tin sản phẩm R I C
Trong hệ thống IR, cần xác định và ghi rõ người chủ dữ liệu trong tổ chức, đồng thời áp dụng và xem xét định kỳ Nếu có nhiều người được chỉ định, các trách nhiệm cần được lập thành văn bản và thông báo rõ ràng trong toàn bộ tổ chức.
Văn phòng quản trị dữ liệu là một điểm tham chiếu chính thức trong tổ chức, giúp phối hợp và quản lý dữ liệu hiệu quả Nó cần thiết để cung cấp một nơi cho nhân viên tham khảo khi gặp vấn đề về dữ liệu, đồng thời hỗ trợ các bộ phận trong tổ chức giải quyết các tình huống liên quan đến dữ liệu Để hoạt động hiệu quả, văn phòng này nên bao gồm sự kết hợp giữa các chủ dữ liệu và ban lãnh đạo chức năng, dự án Một công cụ hữu ích trong việc này là ma trận trách nhiệm (RAM hoặc ma trận RACI), giúp xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân Cần đảm bảo rằng người chủ dữ liệu trong tổ chức được xác định, ghi chép rõ ràng và xem xét định kỳ, cũng như thông báo các trách nhiệm này đến toàn bộ tổ chức.
Cấu trúc tổ chức quản trị là yếu tố quan trọng để đảm bảo mô hình quản trị được xác định và tài liệu hóa đầy đủ trong giai đoạn lập kế hoạch Việc lập tài liệu này không chỉ chính thức hóa những gì đang có mà còn giúp đánh giá và nâng cao hiệu quả của tổ chức Để đảm bảo tính khả thi, cần xác nhận tài liệu với tất cả các bên liên quan trước khi đưa vào áp dụng Ví dụ, các yếu tố như Ma trận trách nhiệm (RAM hoặc ma trận RACI) và các chính sách nội bộ, ngoại bộ cần được ghi chép rõ ràng Một số câu hỏi quan trọng cần xem xét bao gồm: tổ chức đã có cấu trúc quản lý chất lượng dữ liệu chưa? Tài liệu này có bao gồm sổ tay quản lý chất lượng dữ liệu và các mục tiêu không? Chủ dữ liệu trong tổ chức có được xác định và thường xuyên kiểm tra không? Nếu có nhiều người quản lý, trách nhiệm của họ có được ghi nhận và thông báo không? Cuối cùng, việc xem xét cần đánh giá cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi cấu trúc quản lý chất lượng dữ liệu đến mức nào, cũng như các thay đổi cụ thể có ảnh hưởng đến cấu trúc này hay không.
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý chất lượng dữ liệu, việc lập tài liệu rõ ràng về các vai trò và trách nhiệm của nhân viên là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp xác định năng lực của nhân viên mà còn cho phép tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt động và cung cấp các công cụ, kỹ năng cần thiết Các vai trò và trách nhiệm cần phải phù hợp với mô hình quản trị, ví dụ như bản mô tả trách nhiệm quản lý phải được lập thành tài liệu Cần đặt ra các câu hỏi như: Tổ chức đã xác định các vai trò và trách nhiệm quản lý chất lượng dữ liệu chưa? Người quản lý có được bổ nhiệm với quyền hạn phù hợp để đảm bảo các quy trình quản lý chất lượng dữ liệu được thiết lập và duy trì không? Trong trường hợp có nhiều người quản lý, có phải các phần trách nhiệm đã được ghi hồ sơ và thông báo trong toàn tổ chức?
Các mục tiêu cá nhân trong Hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu bao gồm việc xác định các mục tiêu tính năng liên quan đến chất lượng dữ liệu nhằm thúc đẩy sự lôi cuốn và chính thức hóa vai trò của từng nhân viên Điều này không chỉ giúp tổ chức định hình lại các khía cạnh liên quan đến chất lượng dữ liệu mà còn khuyến khích những nhân viên xuất sắc hơn trong các nhiệm vụ này Để đạt được điều này, cần giúp nhân viên xác định các mục tiêu thực tế và có ý nghĩa cho từng vai trò của họ, như các năng lực cần thiết để thực hiện quy trình Tổ chức cần xác định mức độ kỹ năng và tài năng cần thiết cho quản lý chất lượng dữ liệu, cũng như đánh giá hiệu quả của các hoạt động nhằm nâng cao năng lực của nhân viên trong lĩnh vực này.
Để sắp xếp báo cáo hiệu quả, tổ chức cần xác định các thủ tục báo cáo tiêu chuẩn hóa, giúp đo lường các tính năng một cách đồng nhất Việc hài hòa các phương pháp báo cáo sẽ đảm bảo tổ chức có thể theo dõi tiến bộ và kết quả thực trạng một cách chính xác Khuyến nghị là áp dụng cùng một thang đo cho các khu vực khác nhau và sử dụng loại báo cáo thông tin đồng nhất Ví dụ, hướng dẫn đã được lập thành tài liệu để thực hiện kiểm toán nội bộ Câu hỏi đặt ra là liệu tổ chức đã sử dụng các tiêu chuẩn hóa trong kiểm tra và đo lường các quy trình hay chưa?
Để nâng cao chất lượng dữ liệu trong tổ chức, cần tiến hành các chương trình giáo dục giúp nhân viên hiểu rõ về ý nghĩa và tầm quan trọng của chất lượng dữ liệu đối với công ty và khách hàng Việc này không chỉ giúp thúc đẩy sự chấp nhận cao hơn mà còn tạo ra kết quả tốt hơn cho tổ chức Khuyến nghị là nên kết nối chất lượng dữ liệu với các hoạt động hàng ngày của nhân viên, giúp họ nhận thấy sự liên quan trong toàn bộ tổ chức Các hình thức thông báo như tin nội bộ, thông báo, họp và chuyên đề có thể được sử dụng để cập nhật nhân viên về những thay đổi Tổ chức cũng cần duy trì hồ sơ hợp lý về giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên, đồng thời có quy trình thông báo nội bộ rõ ràng về các khía cạnh của chất lượng dữ liệu để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc cung cấp dữ liệu chính xác.
Thông báo nội bộ là một phần quan trọng trong việc thể hiện cách các sáng kiến hỗ trợ mục đích, nhiệm vụ và tầm nhìn của tổ chức Việc hiểu rõ vai trò của chất lượng dữ liệu là cần thiết để đạt được kết quả tốt hơn và thúc đẩy sự chấp nhận trong tổ chức Để làm điều này, cần xây dựng các thông điệp phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể của các khu vực liên quan Các kênh truyền thông như tin nội bộ, trang web, thông báo, họp và chuyên đề sẽ giúp nhân viên nắm bắt các thay đổi Cần đặt ra các câu hỏi như: Có quy trình nào để tổ chức cập nhật yêu cầu của Mạng đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu không? Kết quả giám sát có được chia sẻ trong tổ chức không? Có quy trình thông báo nội bộ về các khía cạnh của chất lượng dữ liệu để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc cung cấp dữ liệu chính xác không? Cuối cùng, kết quả của chỉ số hiệu suất có được thông báo trong tổ chức và có thể áp dụng cho nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba không?
Đào tạo là việc cung cấp kiến thức và kỹ năng kỹ thuật cần thiết cho nhân viên để họ có thể thực hiện chức năng của mình theo tài liệu về vai trò và trách nhiệm Việc này rất quan trọng để đảm bảo nhân viên có đủ hiểu biết và kỹ năng để đạt được kết quả tốt trong công việc Đề xuất nên xác định các chương trình đào tạo dựa trên tài liệu về vai trò và mục tiêu cá nhân, chẳng hạn như thực hiện các chương trình đào tạo dựa trên hồ sơ và đánh giá cá nhân Một số câu hỏi cần được xem xét bao gồm: Có quy trình nào để cập nhật yêu cầu của Mạng đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu không? Nhân viên làm việc với dữ liệu chính có phải là một phần của chương trình đào tạo đang diễn ra không? Tổ chức duy trì hồ sơ về giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm đến mức nào? Và tổ chức đánh giá hiệu quả của các hoạt động nhằm nâng cao năng lực nhân viên trong lĩnh vực chất lượng dữ liệu ra sao?
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý chất lượng dữ liệu, tổ chức cần thực hiện soát xét định kỳ các tài liệu liên quan đến cơ chế quản lý, quy trình và chương trình đào tạo Việc này nhằm cập nhật và cải tiến quy trình theo những thay đổi nội bộ có thể phát sinh Khuyến nghị là thành lập một ban điều hành để đảm bảo việc xem xét được thực hiện hợp lý, không quá chặt chẽ cũng không quá lỏng lẻo Hằng năm, tổ chức nên chính thức xem xét các mục tiêu và tính năng, đồng thời kiểm tra sự phù hợp của quy trình với các chính sách và mục tiêu đã đề ra Các câu hỏi cần đặt ra bao gồm việc xác định và lập hồ sơ các chủ dữ liệu, thực hiện thanh tra cấu trúc quản lý chất lượng dữ liệu, chia sẻ kết quả thanh tra trong tổ chức, và đánh giá năng lực của những người quản lý chất lượng dữ liệu Bên cạnh đó, tổ chức cũng cần xem xét mức độ tham gia của nhân viên trong chương trình đào tạo liên quan đến dữ liệu, duy trì hồ sơ về giáo dục và kỹ năng, cũng như đánh giá hiệu quả các hoạt động nhằm nâng cao năng lực nhân viên Cuối cùng, cần thực hiện các hoạt động cần thiết dựa trên kết quả phân tích chỉ số hiệu suất.
Các chính cách và tiêu chuẩn
Xây dựng và cập nhật công bố về nhiệm vụ và tầm nhìn là cần thiết để phản ánh các kỳ vọng về kế hoạch trung đến dài hạn liên quan đến quản lý chất lượng dữ liệu Một công bố nhiệm vụ rõ ràng sẽ giúp tổ chức có định hướng cho các hoạt động ngắn hạn và hàng ngày, tập trung vào các mục tiêu quan trọng Để đạt được điều này, nhiệm vụ và tầm nhìn về chất lượng dữ liệu cần hỗ trợ cho phương hướng và kế hoạch của tổ chức, vì chất lượng dữ liệu chính là sản phẩm cốt lõi Cần kiểm tra xem tổ chức đã có chính sách chất lượng dữ liệu chưa và liệu có một quá trình thông báo nội bộ về các khía cạnh của chất lượng dữ liệu để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc cung cấp dữ liệu chính xác hay không.
Để xây dựng và cập nhật các mục tiêu và cột mốc cần thiết cho tổ chức nhằm hoàn thành nhiệm vụ và tầm nhìn về chất lượng dữ liệu, việc xác định rõ ràng các mục đích theo tiêu chuẩn SMART là rất quan trọng Điều này giúp tổ chức tiến dần tới trạng thái mong muốn, đồng thời cho phép đo đạc sự tiến bộ thông qua các mục tiêu trong suốt hành trình Một ví dụ cụ thể là xác định Chỉ số tính năng chủ chốt (KPI) hàng quý cho tổ chức Câu hỏi cần đặt ra là tài liệu cấu trúc quản lý chất lượng dữ liệu có bao gồm sổ tay quản lý chất lượng dữ liệu, các mục tiêu và chỉ tiêu hay không?
Để thực hiện và phát triển hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu, các tổ chức cần đặt kế hoạch và thiết lập các chính sách cùng nguyên tắc lãnh đạo rõ ràng Việc tuân thủ các nguyên tắc mấu chốt không thay đổi là rất quan trọng, giúp tổ chức duy trì tầm nhìn dài hạn và ngăn ngừa sự đi chệch khỏi các mục tiêu đã đề ra.
Khuyến nghị rằng các tổ chức nên chắt lọc các nguyên tắc từ giá trị cốt lõi và tầm nhìn dài hạn của mình Ví dụ, cần xây dựng danh mục các nguyên tắc chỉ đạo cốt lõi Một câu hỏi quan trọng là liệu tổ chức đã có chính sách chất lượng dữ liệu hay chưa? Bên cạnh đó, có một quy trình thông tin nội bộ đang được thực hiện để thông báo về mọi khía cạnh của chất lượng dữ liệu, nhằm nâng cao nhận thức trong nội bộ về tầm quan trọng của việc cung cấp dữ liệu chất lượng cao hay không?
Đo lường kết quả là quá trình xác định các tiêu chí được coi là tính năng kết quả trong các mục tiêu có thể đo được Việc này không chỉ giúp theo dõi mục tiêu và các chỉ số tính năng chủ chốt (KPI) mà còn cho phép tổ chức nhận biết thời điểm đạt được sự chín muồi trong lộ trình, từ đó tiến tới các bước tiếp theo Tính năng kết quả cần phải thực tế nhưng cũng phải đủ tham vọng để thể hiện khát vọng vượt trội của tổ chức, ví dụ như xác định điểm số tối thiểu cần thiết trong thanh tra và/hoặc đánh giá tính năng Một câu hỏi quan trọng cần đặt ra là các mục tiêu về quản lý chất lượng dữ liệu có thể đo được đến mức độ nào?
Kế hoạch hành động là việc xây dựng các chương trình và biện pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Việc chính thức hóa kế hoạch là cần thiết để đảm bảo mọi hành động cải tiến được thực hiện một cách có kết quả Để đạt được điều này, cần có một phương pháp tiếp cận tiêu chuẩn hóa trong việc xây dựng kế hoạch hành động, có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau, từ chương trình đào tạo mới đến việc áp dụng hệ thống Ví dụ, các kế hoạch có thể bao gồm việc áp dụng các đánh giá mới về dữ liệu và các kế hoạch đào tạo, đánh giá nhân viên.
Các kế hoạch có thể được kiểm soát thông qua biểu đồ Gantt (ví dụ lấy từ www.wikipedia.org)
In project management, understanding key terms is essential "Weeks" refers to the duration of tasks, while "Summary Element" encapsulates the main components of a project Various types of activities include "Start-to-start," which indicates that one task begins simultaneously with another, and "Finish-to-start," where one task must be completed before the next can start Additionally, "Finish-to-finish" signifies that two tasks must be completed together.
Hiện nay, việc lập tài liệu cấu trúc quản lý chất lượng dữ liệu cần xác định mức độ chi tiết của các kế hoạch hành động liên quan đến chất lượng dữ liệu (1.1.5) Đồng thời, cần có quy trình thanh tra để kiểm tra kết quả của các kế hoạch hành động này, đảm bảo rằng chúng được áp dụng, thông báo và lập thành tài liệu khi cần thiết (2.2.3).
Quản lý các tiêu chuẩn và chính sách là việc xác định trách nhiệm và quy trình để duy trì các chính sách hỗ trợ Hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu Điều này cần thiết để đảm bảo sự tiến bộ của các nguyên tắc chỉ đạo cùng với tổ chức, nhằm duy trì chu kỳ cải tiến liên tục Cần có sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng yếu tố và nâng cao nhận thức của tổ chức về tầm quan trọng của việc chấp nhận các thay đổi trong tiêu chuẩn và chính sách Ví dụ, tham gia vào Quá trình quản lý tiêu chuẩn toàn cầu (GSMP) giúp cập nhật các tiêu chuẩn tổ chức thông qua các phương pháp quản lý thay đổi Câu hỏi cần đặt ra là liệu tổ chức có chính sách chất lượng dữ liệu rõ ràng và có chính sách cấp GTIN, GPC, GLN không?
Lập hồ sơ và chính thức hóa các nguyên tắc chỉ đạo, mục tiêu và định nghĩa mà tổ chức đã lập kế hoạch là nhiệm vụ quan trọng Việc tài liệu hóa các chính sách và mục tiêu giúp tổ chức dễ dàng tham khảo các mục đích và tầm nhìn ban đầu, từ đó giữ vững nội dung Để đảm bảo hiệu quả, cần lưu giữ các yếu tố này một cách có hệ thống, cho phép mọi thành viên trong tổ chức dễ dàng tiếp cận.
Chú thích Mission : general organisational statement of the organisation’s aspiration
Nhiệm vụ: Công bố chung của tổ chức về khát vọng của tổ chức
From there operational goals and process principles are defined and documented
Từ các mục tiêu và quá trình hoạt động này xác định các nguyên tắc và lập thành tài liệu
Operational goals Mục tiêu hoạt động
Process guiding principles Các nguyên tắc chỉ đạo quá trình
And then translated to measurable success indicators that help track performance
Và sau đó chuyển thành các chỉ số kết quả có thể đo được giúp cho việc theo dõi tính năng
Đo lường thành công trong quản lý chất lượng dữ liệu bao gồm việc thiết lập chính sách chất lượng dữ liệu rõ ràng và công bố nhiệm vụ cùng tầm nhìn của tổ chức Cần xem xét tài liệu cơ cấu quản lý chất lượng dữ liệu, bao gồm sổ tay quản lý chất lượng dữ liệu, để xác định các mục đích và mục tiêu có được ghi rõ hay không Đồng thời, cần đánh giá mức độ đo được của các mục tiêu trong quản lý chất lượng dữ liệu để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong việc thực hiện.
Mô hình quản trị và quá trình quyết định trong Hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu cần được lập tài liệu chính thức về cấu trúc quản trị và các trách nhiệm Việc có một bản công bố rõ ràng về cơ cấu quản trị sẽ giúp điều hành dễ dàng hơn và hợp pháp hóa mọi hoạt động trong quá trình Để đảm bảo hiệu quả, cơ cấu quản trị cần được công khai cho tất cả mọi người và điều chỉnh khi có phản hồi Ví dụ, sơ đồ quản trị quá trình và các trách nhiệm cần được công bố cho mọi cấp độ trong cấu trúc quản trị Cần đặt ra các câu hỏi như: Những người chủ dữ liệu trong tổ chức có được xác định và lập tài liệu thường xuyên không? Tổ chức có thực hiện thanh tra định kỳ cơ cấu quản lý chất lượng dữ liệu không? Các kết quả thanh tra này có được chia sẻ trong tổ chức không?
Để duy trì chất lượng dữ liệu, tổ chức cần xây dựng tài liệu nội bộ về các yêu cầu và định nghĩa dữ liệu trong hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu Việc tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn kỹ thuật là tiêu chí quan trọng để xác định tính chính xác của dữ liệu Do đó, cần thường xuyên cập nhật và phổ biến các tài liệu tiêu chuẩn trong toàn bộ tổ chức Ví dụ, các bản sao quy tắc đo bao bì GS1 và các định nghĩa liên quan là rất cần thiết Tổ chức cũng cần có quy trình đảm bảo rằng dữ liệu phát ra từ hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu đáp ứng yêu cầu đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu, bao gồm các tiêu chuẩn như GDD và quy tắc cấp GTIN Cuối cùng, cần xác định quy trình cập nhật các yêu cầu từ mạng đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu.
Chính sách sử dụng và an ninh dữ liệu là rất quan trọng để bảo vệ tính nguyên vẹn của dữ liệu, bao gồm các khía cạnh như truy cập, quyền truy xuất và tính riêng tư Các chính sách này cần được xác định rõ ràng và có hiệu lực để đảm bảo an toàn cho dữ liệu Để thực hiện điều này, cần có mô hình quản trị xác định các quyền truy cập và an ninh, với các mức truy cập khác nhau được phân bổ cho nhân viên dựa trên vai trò của họ Cần đặt ra các câu hỏi như: Cấu trúc cơ sở dữ liệu có thủ tục ủy quyền truy cập đến mức độ nào? Tổ chức có cơ chế nào để đảm bảo an ninh dữ liệu khỏi các thay đổi không được phép? Thủ tục công bố dữ liệu có bao gồm các sự cấp phép thích hợp không?
Các thủ tục thanh tra/kiểm toán bao gồm việc xác định và lập tài liệu các quy trình tiêu chuẩn hóa để thực hiện thanh tra nội bộ hệ thống quản lý chất lượng và dữ liệu đầu ra Điều này là cần thiết để đảm bảo tính tin cậy của các kết quả thông qua các quy tắc và thủ tục chính thức Để nâng cao hiệu quả, cần xây dựng hướng dẫn thanh tra kèm theo các chuẩn cứ phù hợp cho từng khu vực trong tổ chức Ví dụ cụ thể có thể là thủ tục kiểm tra sản phẩm trong khung chất lượng dữ liệu Cần đặt ra câu hỏi liệu kết quả thanh tra có được tài liệu hóa, thông báo và áp dụng trong kế hoạch hành động khi cần thiết hay không, cũng như quá trình xác định chuẩn cứ, nội dung, chu kỳ và phương pháp thanh tra nội bộ có được thực hiện đầy đủ hay không.
Quá trình công việc
Để thiết lập thông tin sản phẩm ban đầu trong các hệ thống phụ trợ, tổ chức cần xác định quy trình nhập dữ liệu một cách đáng tin cậy Việc đảm bảo chỉ những dữ liệu đã được kiểm tra mới được đưa vào hệ thống nội bộ là yếu tố then chốt cho hiệu quả của chuỗi cung ứng Kiểm soát quá trình tạo và nhập dữ liệu là bước đầu tiên để đảm bảo chất lượng cho các giải pháp sau này Tổ chức nên đảm bảo rằng tất cả dữ liệu đều được kiểm định trước khi nhập vào hệ thống, phù hợp với các chính sách nội bộ, chẳng hạn như chính sách cấp GTIN mới cho sản phẩm, đồng thời bảo vệ quá trình nhập dữ liệu khỏi sự truy cập trái phép Tổ chức cần có quy trình cụ thể để phát hiện và kiểm tra dữ liệu cho sản phẩm mới trước khi phân phối, cũng như xem xét các thủ tục nhập và tạo dữ liệu một cách thích hợp.
Để duy trì dữ liệu liên tục, tổ chức cần xác định một quy trình cập nhật và duy trì dữ liệu trong hệ thống, đảm bảo thông tin sản phẩm luôn phù hợp với những thay đổi mới nhất Thông tin sản phẩm thay đổi theo thời gian, do đó, việc đảm bảo tính tin cậy trong suốt chu kỳ sống của sản phẩm là rất quan trọng Cần có hướng dẫn rõ ràng cho việc thông báo các thay đổi và xác nhận giá trị của chúng so với các phiên bản trước đó, đồng thời ngăn chặn việc sửa đổi dữ liệu bởi những người không có quyền Ví dụ, các bộ phận phát triển sản phẩm cần chia sẻ thông tin thay đổi với các bộ phận liên quan và khóa các thuộc tính quan trọng để tránh thay đổi mà không có sự kiểm tra kỹ lưỡng Tổ chức cần đảm bảo chỉ có một nguồn dữ liệu sản phẩm duy nhất được quản lý và chia sẻ, có quy trình xác định và thông báo các thay đổi, sửa chữa dữ liệu, và thực hiện kiểm tra dữ liệu liên tục trong suốt vòng đời sản phẩm.
Quá trình quản lý thông tin sản phẩm cần xây dựng một chiến lược chung phù hợp với từng giai đoạn trong chu kỳ sống của sản phẩm Dữ liệu không chỉ là một phần của sản phẩm mà còn phát triển song song với sản phẩm từ khi triển khai đến khi chấm dứt Để duy trì dữ liệu hiệu quả, tổ chức nên phân tích các thay đổi thường xảy ra ở mỗi giai đoạn, như việc cải tiến sản phẩm đã ổn định trên thị trường Kế hoạch thanh tra sản phẩm tại các giai đoạn cụ thể sẽ giúp tổ chức quản lý chất lượng dữ liệu tốt hơn Cần đặt ra các câu hỏi như: Tổ chức có thực hiện thanh tra định kỳ quản lý chất lượng dữ liệu không? Kết quả thanh tra có được chia sẻ trong tổ chức không? Việc thanh tra có dẫn đến các kế hoạch hành động được ghi lại và áp dụng không?
Để đảm bảo quản lý chất lượng dữ liệu hiệu quả, cần lập hướng dẫn rõ ràng về quy trình và hoạt động Sổ tay hoạt động sẽ ghi lại các tình huống có thể xảy ra khi áp dụng các thủ tục quản lý thông tin Việc này giúp người tham gia hiểu rõ nhiệm vụ của mình, tránh khó khăn trong việc thực hiện chính sách và đo lường tiến bộ Khuyến nghị bắt đầu từ việc lập tài liệu cho các thủ tục đơn giản, sau đó mở rộng dần Ví dụ, quá trình cài đặt sản phẩm mới cần được tài liệu hóa Câu hỏi cần đặt ra là tổ chức có sử dụng thiết bị theo “Hướng dẫn áp dụng quy tắc đo bao bì Mạng đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu” trong quản lý chất lượng dữ liệu không? Tổ chức đã thiết lập các quy trình cần thiết để đo sản phẩm và phát dữ liệu theo yêu cầu của GS1 chưa? Họ đã xác định các phương pháp phù hợp để ghi chép dữ liệu đo lường đến mức độ nào? Cuối cùng, tổ chức có các thủ tục và quy trình được phê duyệt để nhập dữ liệu chưa?
Sơ đồ dòng chảy quá trình là công cụ quan trọng phản ánh các thủ tục hoạt động và mối quan hệ giữa những người tham gia Chúng cung cấp cái nhìn rõ ràng về cách thức vận hành của quy trình, giúp nhân viên điều hành dễ dàng tham khảo Để đạt hiệu quả cao, nên tạo ra các sơ đồ càng cụ thể càng tốt, bao gồm các dòng chảy cho dữ liệu, tài liệu và quy trình Các sơ đồ này thường sử dụng các ký hiệu tiêu chuẩn để thể hiện các quy trình khác nhau.
Ví dụ sơ đồ dòng chảy
Generate new GTIN Phát GTIN mới
Measure product Đo sản phẩm
Include marketing data Gộp dữ liệu ma-ket-tinh
Is all data correct ? Tất cả dữ liệu có đúng không ?
Correct errors Sửa chữa sai lỗi
Nhập dữ liệu vào hệ thống yêu cầu tổ chức phải có quy trình phân định và thông báo các thay đổi cho bản thân dữ liệu (1.4.5) Đồng thời, tổ chức cần xác định các vai trò và trách nhiệm trong việc quản lý chất lượng dữ liệu (2.1.1) Cuối cùng, tổ chức phải có các quy trình hoạt động để đo và phát dữ liệu sản phẩm theo đúng yêu cầu của GS1 (2.5.1.1).
Tạo các hướng dẫn kỹ thuật làm việc và tài liệu tham khảo là cần thiết để hỗ trợ nhân viên trong tổ chức nắm vững kỹ năng thực hiện các hoạt động và tối ưu hóa việc sử dụng các công cụ và hệ thống Những hướng dẫn này đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện hiệu quả trên toàn bộ tổ chức Cần kiểm tra sự có sẵn của các công cụ như thiết bị nhận dạng ký tự bằng quang học (OCR) và các phần mềm liên quan, cũng như các thủ tục kiểm tra các thuộc tính không thứ nguyên như hàm lượng nét, công bố về ăn kiêng, chất hữu cơ và bao gói Các sổ tay kỹ thuật cũng nên được đưa vào chương trình đào tạo nội bộ, bao gồm hướng dẫn thiết bị đo, phần mềm và thuật ngữ tham chiếu Tổ chức cần xác định liệu có sẵn hướng dẫn làm việc để hỗ trợ quản lý chất lượng dữ liệu hay không, cũng như đảm bảo rằng các dụng cụ cần kiểm định đã được kiểm định theo yêu cầu Cuối cùng, tổ chức cũng cần xác định các phương pháp thích hợp để ghi chép dữ liệu đo lường.
Đo lường tính năng là việc sử dụng tài liệu Chỉ số tính năng chủ chốt (KPI) để đánh giá hoạt động quản lý chất lượng dữ liệu, nhằm duy trì tính năng nhất quán trong tổ chức Việc thiết lập các kỳ vọng và phép đo tính năng sẽ tạo điều kiện cho nhân viên và tổ chức đạt được hiệu suất ổn định Tổ chức cần kiểm tra quy trình vận hành để đảm bảo độ chính xác của các thuộc tính chất lượng, như mô tả và nhãn bao bì, đồng thời chia sẻ các mê-tric tính năng với nhân viên để khuyến khích họ phấn đấu cho kết quả tốt hơn Một ví dụ cụ thể là đặt mục tiêu cho các sản phẩm mới để cấp GTIN phù hợp với chính sách của tổ chức Câu hỏi cần đặt ra là liệu tổ chức có tận dụng việc kiểm tra và đo các quy trình tiêu chuẩn hóa hay không, và có các quy trình vận hành cần thiết để đo sản phẩm và phát dữ liệu theo yêu cầu GS1 hay không.
Để nâng cao nhận thức nội bộ về các quy trình và thủ tục đã được xác định, tổ chức cần triển khai các chương trình giáo dục phù hợp Việc giáo dục về quy trình là rất quan trọng để đảm bảo sự chấp nhận và thực hiện trong toàn bộ tổ chức Khuyến nghị rằng thông điệp nên được tùy biến cho từng bộ phận, giúp nhân viên nhận thấy sự liên quan của họ với quy trình, từ đó tạo ra sự chấp nhận tốt hơn Các hoạt động như hội nghị thảo luận nội bộ hay chương trình thông báo qua mạng nội bộ có thể là những ví dụ hiệu quả Tổ chức cần xem xét mức độ duy trì hồ sơ về giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm, đồng thời cần có một quy trình thông tin nội bộ để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc cung cấp dữ liệu chính xác.
Quá trình quản lý tính năng là hoạt động đo lường và cải thiện hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu, nhằm đạt được mức tính năng mong muốn Việc chính thức hóa và mở rộng quản lý tính năng giúp tổ chức theo dõi và nâng cao hiệu quả của hệ thống này Để thực hiện điều này, cần phản ánh nhiệm vụ quản lý tính năng trong cấu trúc quản trị đã được thiết lập Ví dụ, tổ chức có thể thiết lập thủ tục để xem xét đo lường tính năng định kỳ Một số câu hỏi quan trọng cần xem xét bao gồm: Đến mức độ nào các định nghĩa GDD GS1 về các thuộc tính được áp dụng nội bộ? Chính sách GTIN được áp dụng trong tổ chức ra sao? Tổ chức có những quy trình và thủ tục đã được phê duyệt để nhập dữ liệu không? Ban lãnh đạo có thực hiện xem xét định kỳ hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu và tính năng về chất lượng dữ liệu không?
Quá trình quản lý vấn đề trong hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu bao gồm việc xác định, phân tích, xử lý và giải quyết các vấn đề phát sinh Việc thiết lập một quy trình để xử lý mâu thuẫn là rất quan trọng nhằm ngăn ngừa các vấn đề tương tự trong tương lai Do đó, các quy tắc giải quyết vấn đề cần được truyền đạt rõ ràng trong các chương trình đào tạo của tổ chức, giúp đảm bảo rằng các vấn đề và sai sót sẽ không tái diễn Cần xem xét các bước thực hiện để phòng ngừa sai sót đã xảy ra, cũng như xác định các hành động tiếp theo dựa trên phân tích chỉ số hiệu suất Đầu vào cho việc soát xét cần bao gồm các hành động sửa chữa và phòng ngừa, cũng như khuyến cáo cải tiến, trong khi đầu ra phải đảm bảo có các quyết định và hành động nhằm nâng cao hiệu quả của quản lý chất lượng dữ liệu.
Quản lý thay đổi là việc thiết lập một quy trình để quản lý việc áp dụng các thay đổi trong hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu của tổ chức Quy trình này đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự chấp nhận nhanh chóng và hiệu quả hơn các thủ tục mới Để tối ưu hóa quy trình quản lý thay đổi, cần kết nối nó với các chương trình thông báo nội bộ về kiến thức và giáo dục, vì hai lĩnh vực này hỗ trợ lẫn nhau Câu hỏi đặt ra là liệu tổ chức của bạn đã có một thủ tục áp dụng để tạo thuận lợi cho các thay đổi trong hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu hay chưa?
Kiểm soát dòng chảy công việc là việc theo dõi mức độ phù hợp của quá trình và đầu ra dữ liệu theo các tiêu chuẩn chất lượng đã xác định Điều này rất quan trọng vì sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu phụ thuộc vào các kiểm tra được thiết lập trong dòng chảy công việc Tổ chức cần thực tế với các kiểm tra dữ liệu và quá trình, dựa trên các chỉ số tính năng chủ chốt (KPI) để theo dõi hiệu quả Ví dụ, việc áp dụng kiểm tra thông tin một cách kiên định là cần thiết Tổ chức cần xác định các quy trình để thông báo về thay đổi dữ liệu, có quy trình phê duyệt nhập dữ liệu, duy trì tài liệu quy trình hoạt động, thiết lập các hệ số kết quả tới hạn và kiểm soát quy trình công bố dữ liệu sản phẩm vào cơ sở dữ liệu bên ngoài Quy trình công bố dữ liệu cũng cần đảm bảo rằng các thay đổi sản phẩm được công bố dựa trên phiên bản phù hợp và các thuộc tính dữ liệu có thể truy nguyên tới nguồn gốc của chúng.
Xác nhận giá trị hệ thống là quá trình theo dõi kết quả từ các xác nhận tự động của hệ thống nhằm xác định và truy nguyên các vấn đề cũng như sai lỗi thường gặp Hoạt động này giúp tổ chức nhận diện những sai sót phổ biến, từ đó tập trung vào những khu vực cần cải thiện Đối với những tổ chức chưa có hệ thống nội bộ để xác nhận thông tin sản phẩm, việc khai thác xác nhận từ bể dữ liệu và phân tích kết quả từ các xác nhận thất bại là rất quan trọng Ví dụ, thống kê nguyên nhân khiến sản phẩm không vượt qua xác nhận có thể cung cấp thông tin quý giá Các câu hỏi cần xem xét bao gồm: Tổ chức có quy trình cụ thể để phát và kiểm tra dữ liệu cho sản phẩm mới trước khi phân phối không? Các định nghĩa GDD GS1 được áp dụng nội bộ đến mức độ nào? Dữ liệu đầu ra có phù hợp với các tiêu chuẩn đơn vị đo lường được GS1 chấp nhận không? Quy trình công bố dữ liệu có đảm bảo rằng các thuộc tính dữ liệu của sản phẩm có thể truy nguyên đến nguồn gốc của nó không?
Báo cáo tính năng về mức dịch vụ tập trung vào việc theo dõi các chỉ số tính năng chủ chốt (KPI) đã thỏa thuận trong thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) với đối tác thương mại Mặc dù SLA có thể không đề cập đến chất lượng dữ liệu, nhưng việc xác định các tính năng mục tiêu dịch vụ là rất quan trọng, vì dịch vụ kém có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của tổ chức Để cải thiện tình hình, tổ chức cần phân định dữ liệu mấu chốt ảnh hưởng đến các mục tiêu SLA khác nhau, nhằm cung cấp thông tin hữu ích có thể mang lại lợi ích trực tiếp cho khách hàng Ví dụ, việc kiểm soát các đơn vị đo lường như giao hàng và xử lý đơn hàng là cần thiết Các câu hỏi quan trọng cần được xem xét bao gồm: liệu tổ chức có đảm bảo sử dụng các quy trình đo lường chuẩn hóa không, các phương pháp quản lý dữ liệu chính đã được thiết lập chưa, các chỉ số tính năng có được xác định cho từng quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu không, và mức độ theo dõi cũng như thông báo về các chỉ số này ra sao Cuối cùng, cần xác định xem có thực hiện các hành động cần thiết dựa trên phân tích các chỉ số tính năng hay không.
Các năng lực của hệ thống
Kho chứa dữ liệu thống nhất là một hệ thống tập trung, giúp củng cố và công bố tất cả dữ liệu sản phẩm "cuối cùng" Việc thiết lập này rất quan trọng vì nó cung cấp một nguồn đơn chính xác cho tổ chức, hỗ trợ việc quản lý và chia sẻ dữ liệu với các đối tác thương mại Trước khi lựa chọn loại kho trung ương, tổ chức cần nghiên cứu nhu cầu và khát vọng dài hạn, có thể là xây dựng "in-house" hoặc chọn nhà cung cấp giải pháp Hệ thống Quản lý thông tin sản phẩm (PIM) là một ví dụ điển hình Các câu hỏi cần xem xét bao gồm việc tổ chức có sử dụng một nguồn đơn chính xác cho dữ liệu sản phẩm hay không và quy trình công bố dữ liệu có đảm bảo rằng những thay đổi sản phẩm được cập nhật dựa trên phiên bản thích hợp nhất hay không.
Thiết kế và cấu trúc hệ thống là yếu tố quan trọng trong việc thiết lập kiến trúc hệ thống cho tổ chức, giúp quản lý chất lượng dữ liệu thông qua việc xem xét cả bể dữ liệu nội bộ và bên ngoài Việc này cung cấp cho tổ chức một tầm nhìn rõ ràng về mối quan hệ giữa các hệ thống bổ trợ, từ đó triển khai hiệu quả hơn Để đạt được điều này, các yêu cầu về cấu trúc hệ thống cần phải được thiết kế dựa trên các ưu tiên đã được xác định trong tầm nhìn và kế hoạch của tổ chức Một câu hỏi cần đặt ra là: Cấu trúc cơ sở dữ liệu đảm bảo tính truy nguyên của các thay đổi bổ sung đến mức độ nào?
Thiết lập các định nghĩa và yêu cầu cho giao diện người dùng là rất quan trọng để tạo thuận lợi cho việc sử dụng các hệ thống nội bộ Điều này đảm bảo tính áp dụng thực tế của các hệ thống trong tổ chức, giúp đơn giản hóa quy trình điều hành Để đạt được điều này, cần xem xét sự phù hợp giữa các vai trò và độ phức tạp của hệ thống, nhằm duy trì sự cân bằng cần thiết Ví dụ về các giao diện thân thiện với người dùng và trợ giúp trên màn hình có thể minh họa cho nguyên tắc này.
Năng lực này là một lựa chọn quan trọng trong quá trình lập kế hoạch hệ thống và không phải là yêu cầu bắt buộc để tự đánh giá Tuy không phải là điều kiện tiên quyết, nhưng việc chú trọng đến yếu tố này có thể nâng cao hiệu quả của các năng lực trong tổ chức.
Để xác nhận giá trị dữ liệu trong tổ chức, cần xây dựng bộ quy tắc xác nhận giá trị nhằm kiểm tra toàn diện các lỗi thông qua kiểm tra tự động Việc hợp nhất các xác nhận giá trị từ ngành công nghiệp, như Mạng đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu, và kiểm tra tính nhất quán với thực tế thị trường là rất quan trọng để tránh xung đột Tổ chức cần đảm bảo rằng dữ liệu đầu ra từ Hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu đáp ứng các yêu cầu của Mạng đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu về đồng bộ hóa dữ liệu và các tiêu chuẩn liên quan Ngoài ra, cần có quy trình cập nhật yêu cầu của Mạng đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu và sử dụng thiết bị theo khuyến nghị của GS1 trong “Hướng dẫn áp dụng quy tắc đo bao bì” cho tất cả các quy trình quản lý chất lượng dữ liệu.
Để bảo vệ tính toàn vẹn của thông tin và thực thi chính sách quản trị dữ liệu, tổ chức cần thiết lập các yêu cầu hệ thống về an ninh và kiểm soát truy cập Việc này giúp kiểm soát thay đổi và quyền công bố thông tin sản phẩm hiệu quả hơn Nên xem xét mô hình quản trị tổ chức và ma trận trách nhiệm để xác định các yêu cầu về quyền truy cập và an ninh Ví dụ, dữ liệu chính cần được bảo vệ bằng mật khẩu Câu hỏi cần đặt ra là cấu trúc cơ sở dữ liệu có các thủ tục ủy quyền truy cập đến mức độ nào? Tổ chức có đảm bảo an ninh dữ liệu khỏi các thay đổi không được phép không? Thủ tục công bố dữ liệu có bao gồm sự ủy quyền thích hợp hay không?
Việc soát xét và ghi lại lịch sử thay đổi trong thông tin sản phẩm là rất quan trọng để tổ chức có thể theo dõi các thay đổi dữ liệu Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và hỗ trợ cho các giải pháp khác nhau trong suốt vòng đời của dữ liệu Để thực hiện điều này, cần thiết lập yêu cầu ghi chép chi tiết về các thay đổi, bao gồm thời gian, phương thức, lý do và người thực hiện Một ví dụ điển hình là việc lưu giữ bản ghi các thay đổi dữ liệu Tổ chức cũng cần có cấu trúc bảo đảm an ninh dữ liệu khỏi các thay đổi không được phép và đánh giá mức độ truy nguyên của các sửa đổi trong cơ sở dữ liệu.
Công bố dữ liệu ra ngoài yêu cầu xác định rõ các tiêu chí hệ thống cho công cụ công bố, như việc vượt qua tường lửa của tổ chức và chia sẻ với đối tác thương mại Điều này cần thiết vì dữ liệu nội bộ và ngoại bộ có thể khác nhau, do đó hệ thống phải đảm bảo tính phù hợp với các quy định kỹ thuật cho độc giả bên ngoài Để củng cố việc công bố, tổ chức nên tăng cường chiến lược dữ liệu và hạn chế các thay đổi đối với dữ liệu đã được ghi Cần kiểm tra xem có quy trình xác định và thông báo các thay đổi đối với dữ liệu hay không, cũng như xem xét các yếu tố đảm bảo tính năng sử dụng trong quá trình công bố Tổ chức cần thiết lập và duy trì các thủ tục kiểm soát quy trình công bố dữ liệu sản phẩm vào bể dữ liệu bên ngoài, đồng thời đảm bảo rằng quy trình này bao gồm các điều khoản cần thiết để quản lý các thay đổi của sản phẩm dựa trên phiên bản phù hợp nhất.
Công bố nội bộ là việc xác định các yêu cầu hệ thống cho các công cụ dùng để công bố dữ liệu vật phẩm trong nội bộ, nhằm đảm bảo tính phù hợp của dữ liệu với các quy định kỹ thuật cho độc giả nội bộ Việc này trở nên cần thiết vì dữ liệu nội bộ và đối ngoại có thể khác nhau Để tối ưu hóa công bố nội bộ, cần tăng cường thông tin và nguồn lực, ví dụ như thiết lập các yêu cầu chất lượng cho dữ liệu sản phẩm giữa các phòng ban Câu hỏi đặt ra là tổ chức có thiết lập, duy trì và lập tài liệu các quy trình hoạt động cần thiết để công bố tài liệu nội bộ hay không?
Để xây dựng một tài liệu chính thức về các yêu cầu hệ thống, cần xác định tất cả các yêu cầu trong quá trình lập kế hoạch, nhằm đánh giá lỗ hổng giữa yêu cầu và năng lực hiện tại, đồng thời điều hướng phát triển hệ thống khi có yêu cầu chưa đầy đủ Tài liệu này nên kết nối với các phần của hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu và mục tiêu tổ chức, giúp đánh giá ưu tiên của từng yêu cầu Câu hỏi cần đặt ra là tổ chức có quy trình nào để đảm bảo dữ liệu đầu ra phù hợp với yêu cầu đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu, bao gồm các tiêu chuẩn như GDD và quy tắc GTIN không? Ngoài ra, tổ chức có cập nhật yêu cầu liên quan đến mạng đồng bộ hóa dữ liệu toàn cầu không, và có sử dụng thiết bị theo khuyến nghị của GS1 trong quản lý chất lượng dữ liệu? Cấu trúc cơ sở dữ liệu cần đảm bảo an ninh và truy nguyên các thay đổi, đồng thời dữ liệu đầu ra phải phù hợp với các tiêu chuẩn đo lường của GS1.
Các thủ tục hoạt động liên quan đến việc lập tài liệu cho các dòng chảy công việc và quy trình nhằm hỗ trợ hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu Việc này đảm bảo rằng các hệ thống được sử dụng đúng cách và các ứng dụng hỗ trợ cho các mục tiêu chính của hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu Khuyến nghị là tích hợp các thủ tục này với dòng công việc chính để đơn giản hóa các định nghĩa Các dòng công việc đã tích hợp cho thấy sự tương tác giữa hệ thống và các vai trò trong quản lý chất lượng dữ liệu Cần xem xét các câu hỏi như: Tổ chức có sử dụng các quy trình đo và kiểm tra tiêu chuẩn không? Có quy trình nào để xác định và thông báo các thay đổi dữ liệu không? Quy trình công bố dữ liệu có đảm bảo rằng các thuộc tính dữ liệu sản phẩm có thể được truy nguyên đến nguồn gốc không?
Đo lường tính năng là quá trình thiết lập tài liệu hệ đo lường và mức tính năng để đánh giá hiệu quả của hệ thống tổ chức Việc này giúp xác định mức độ đạt được mục tiêu mong đợi trong hỗ trợ tổ chức Khuyến nghị nên kết hợp chặt chẽ đo lường tính năng với các chỉ số chung của tổ chức nhằm theo dõi hiệu suất toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu, từ đó giảm thiểu rủi ro và hiểu sai kết quả trong quá trình quản lý Ví dụ về các báo cáo đánh giá và tác động hệ thống có thể minh họa cho quá trình này Các câu hỏi cần xem xét bao gồm mức độ áp dụng định nghĩa GDD của GS1 về các thuộc tính trong nội bộ, tính phù hợp của dữ liệu đầu ra với tiêu chuẩn đo lường của GS1, chính sách GTIN trong tổ chức, và việc xem xét đầu vào có bao gồm tính năng quá trình hay không.
Tổ chức cần đảm bảo rằng các vấn đề phát sinh trong quá trình xử lý được chuyển đến đúng người chịu trách nhiệm Khi phát hiện vấn đề kỹ thuật, cần tách biệt chúng khỏi các vấn đề liên quan đến quy trình hoặc hoạt động, nhằm đảm bảo chúng được đưa đến lộ trình xử lý thích hợp.
Báo cáo tính năng về các mức dịch vụ giúp theo dõi hiệu suất hệ thống dựa trên các yêu cầu dịch vụ mong muốn Việc đánh giá định kỳ tính khả dụng và tính thích hợp của hệ thống là cần thiết để đảm bảo đáp ứng nhu cầu kinh doanh Khuyến nghị là cần thông báo và chia sẻ kết quả các chỉ số tính năng chủ chốt (KPI) trong tổ chức và với khách hàng Ví dụ, ban quản trị có thể thực hiện soát xét tính năng tổ chức để đảm bảo hiệu quả Các câu hỏi cần xem xét bao gồm việc tổ chức có sử dụng các quy trình đo lường và kiểm tra tiêu chuẩn không, phương pháp kiểm tra quản lý dữ liệu chính, và các chỉ số tính năng có được xác định cho từng quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu hay không Cần theo dõi và thông báo mức độ của các chỉ số này, cũng như đánh giá tính phù hợp của các chỉnh sửa dữ liệu Dựa trên kết quả phân tích các chỉ số, hành động tiếp theo có được thực hiện hay không và đầu vào của soát xét có bao gồm phản hồi từ người dựng dữ liệu hay không cũng là những điểm quan trọng cần lưu ý.