TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Một số khái niệm cơ bản
Kế toán là khoa học chuyên về việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin liên quan đến tài sản, nguồn gốc hình thành tài sản và sự vận động của chúng trong các tổ chức Thông tin được cung cấp có thể ở dạng tổng hợp như báo cáo tài chính và chi tiết như báo cáo kế toán quản trị Những thông tin này đóng vai trò quan trọng cho các cấp quản lý doanh nghiệp và các bên liên quan bên ngoài trong việc đưa ra quyết định liên quan đến đầu tư, cho vay, kiểm soát và sử dụng hiệu quả tài sản.
Hệ thống thông tin kế toán là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp, bao gồm nguồn nhân lực, phương tiện và phương pháp kế toán được tổ chức khoa học Nó có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn, cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn cụ thể.
Hệ thống thông tin kế toán có chức năng: thông tin và kiểm tra
Hình 1.1: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
Dữ liệu kế toán bao gồm thông tin từ các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp như mua sắm vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, chi phí phát sinh và trả lương cho công nhân.
Quy trình xử lý là một hệ thống hoàn chỉnh, bao gồm các giai đoạn cụ thể với sự tham gia của con người, bao gồm cán bộ và nhân viên kế toán, cùng với sự hỗ trợ từ các phương tiện công nghệ.
Các quy trình, thủ tục
Thông tin kế toán phù hợp bao gồm phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và sổ sách, được thu thập từ cơ sở dữ liệu kế toán Quá trình này bao gồm việc xử lý, phân tích và tổng hợp dữ liệu để lập báo cáo kế toán Các phương pháp kế toán sử dụng trong quy trình này bao gồm phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán, cùng với phương pháp tổng hợp cân đối kế toán.
- Thông tin kế toán: là các báo cáo kế toán phục vụ cho các cấp quản lý trong doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT
1.2.1 Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp
Tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, quy trình ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin sẽ có sự khác biệt, nhưng vẫn tuân theo quy trình xử lý nhất định.
Hình 1.2: Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp
Các sổ chi tiết Nhật ký
Bảng cân đối tài khoản
Các bảng tổng hợp chi tiết
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CHI TIẾT
Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp bao gồm ba giai đoạn chính: ghi nhận, xử lý và báo cáo Quy trình này được chia thành hai phần chính là Kế toán tổng hợp và Kế toán chi tiết.
Ghi nhận là giai đoạn đầu tiên trong quy trình kế toán, nơi thu thập dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp Những nghiệp vụ này bao gồm các giao dịch với bên ngoài như ngân hàng, khách hàng, và các tổ chức khác, cũng như các giao dịch nội bộ như thanh toán lương và tạm ứng cho nhân viên Dữ liệu này được ghi nhận trên chứng từ kế toán và là đầu vào quan trọng cho hệ thống thông tin kế toán.
Xử lý là giai đoạn quan trọng trong quy trình kế toán, nơi kế toán ghi chép dữ liệu từ chứng từ thu thập được vào sổ nhật ký theo trình tự thời gian và phân loại theo đối tượng tổng hợp để ghi vào sổ cái Để đảm bảo thông tin chi tiết cho từng đối tượng, kế toán theo dõi đồng thời trên các sổ chi tiết Cuối kỳ, kế toán kiểm tra số liệu tổng hợp bằng cách lập Bảng cân đối tài khoản và đối chiếu giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết thông qua sổ cái và các Bảng tổng hợp chi tiết tương ứng.
Báo cáo là bước cuối cùng trong quy trình kế toán, cung cấp thông tin cần thiết cho người sử dụng Kế toán phải lập các báo cáo tài chính hàng năm, bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính Bên cạnh đó, kế toán cũng thực hiện các báo cáo quản trị để hỗ trợ thông tin cho nhà quản lý, như báo cáo về tiền và tình hình công nợ của từng khách hàng.
Kế toán tổng hợp là quá trình sử dụng các tài khoản tổng hợp nhằm phản ánh và theo dõi tình hình cũng như sự biến động của các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế tổng hợp.
Kế toán chi tiết là quá trình sử dụng các tài khoản chi tiết nhằm phản ánh và theo dõi tình hình cũng như sự biến động của từng đối tượng cụ thể trong doanh nghiệp.
Ví dụ: Nghiệp vụ kinh tế: Mua lô hàng hóa A nhập kho đã trả bằng tiền gửi ngân hàng ACB Lô hàng trị giá 50.000.000đ, thuế VAT 10%
Kế toán tổng hợp Kế toán chi tiết
Ghi nhận Chứng từ kế toán: Phiếu nhập kho và giấy báo nợ của ngân hàng
Xử lý - Phản ánh vào sổ Nhật ký
- Phản ánh vào sổ cái các tài khoản 156, 133, 112
- Lên bảng cân đối tài khoản:
Tổng số dư nợ bằng tổng số dư có
- Phản ánh vào các sổ chi tiết 156A, 112ACB
- Lên bảng tổng hợp chi tiết của các tài khoản 156, 112 rồi đối chiếu với sổ cái
Báo cáo - Lên báo cáo tài chính dựa trên số liệu của các tài khoản tổng hợp Ví dụ: 112, 133, 156
1.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT
Hệ thống thông tin kế toán trong các tổ chức và doanh nghiệp bao gồm đầu vào, quy trình xử lý và đầu ra Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán, dữ liệu đầu vào và quy trình xử lý có sự khác biệt so với hạch toán thủ công Mặc dù có thể tổ chức theo nhiều cách, hệ thống thông tin kế toán sử dụng phần mềm vẫn có những đặc điểm chung nhất định.
Hình 1.3: Quy trình xử lý thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa
Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào a Dữ liệu khởi tạo ban đầu:
- Xác định và khai báo các thông số của hệ thống
+ Các thông tin chung của doanh nghiệp
Tên đơn vị hạch toán
Số tài khoản ngân hàng
+ Các phương pháp hạch toán
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho
Phương pháp khấu hao TSCĐ
Phương pháp ính giá thành sản phẩm
Hình thức sổ kế toán
LÝ LUÂN CHUYỂN DỮ LIỆU VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN
PHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐẦU VÀO
SAO LƯU VÀ KẾT CHUYỂN
KỲ SAU BÁO CÁO KẾ TOÁN
Xây dựng và khai báo các bộ mã là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc cập nhật và xử lý dữ liệu trong phần mềm kế toán của doanh nghiệp Các bộ mã này đóng vai trò chủ yếu trong việc quản lý thông tin hiệu quả.
Bộ mã tài sản cố định
Bộ mã khách hàng, nhà cung cấp
Bộ mã tài sản cố định
Bộ mã bộ phận, đơn vị trực thuộc
Bộ mã tài khoản là công cụ quan trọng trong quản lý và hạch toán, giúp cung cấp thông tin tổng hợp cho kế toán Các bộ mã khác được thiết kế nhằm quản lý và xử lý thông tin chi tiết, đáp ứng yêu cầu quản lý đặc thù của từng loại đối tượng.
Khai báo số dư ban đầu là quá trình xác định và cập nhật vào cơ sở dữ liệu kế toán tất cả các số dư đầu kỳ của các đối tượng liên quan.
Số dư của tất cả các tài khoản tổng hợp
Số dư của tài khoản công nợ
Số dư của tài khoản vật tư, hàng hóa, thành phẩm,…về mặt giá trị và số lượng
Trong công tác kế toán tin học hóa, việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các phần hành kế toán là rất quan trọng Điều này giúp tăng cường sự phối hợp, kiểm tra và đối chiếu số liệu, từ đó nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác Để tránh tình trạng trùng lặp và chồng chéo, cần thiết phải có sự phân quyền hợp lý trong việc sử dụng phần mềm kế toán và quản lý dữ liệu phát sinh trong kỳ.
Dữ liệu tồn cuối kỳ trước là số liệu tổng hợp và chi tiết của tất cả các đối tượng, được tự động chuyển thành dữ liệu đầu vào cho kỳ hạch toán tiếp theo Khi phần mềm kế toán được đưa vào sử dụng, nhân viên kế toán cần phải nhập dữ liệu tồn cuối kỳ trước để đảm bảo tính chính xác và liên tục của thông tin kế toán.
Dữ liệu phát sinh bao gồm các nghiệp vụ như thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý công nợ, tạm ứng và thanh toán, cũng như các hoạt động từ các bộ phận kinh doanh, sản xuất, cung ứng, quản lý vật tư và nhân lực Tất cả các nghiệp vụ kinh tế này được ghi nhận trên chứng từ và gửi về phòng kế toán Sau khi nhận chứng từ, kế toán viên sẽ phân loại và nhập dữ liệu vào các giao diện của phần mềm kế toán.
- Các bút toán chỉnh cuối kỳ
Các bút toán phân bổ (chi phí sản xuất chung, chi phí mua hàng…)
Hạch toán khấu hao TSCĐ
Lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Các bút toán về trích lập dự phòng
Các bút toán về thuế
Các bút toán điều chỉnh sau khi kiểm kê
Các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu
Việc thiết kế cơ sở dữ liệu kế toán và quy trình xử lý thông tin sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng phần mềm Trong giai đoạn này, thông tin được lưu trữ và tổ chức, đồng thời thực hiện tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên dữ liệu từ các chứng từ đã nhập ở giai đoạn trước, nhằm làm căn cứ cho việc kết xuất báo cáo, sổ sách và thống kê trong các giai đoạn tiếp theo.
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán
Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành là quá trình sắp xếp dữ liệu kế toán trong một phần mềm độc lập, trong đó dữ liệu được phân loại và xử lý theo từng đối tượng cụ thể Mỗi phần hành thường do một nhân viên kế toán phụ trách, người này có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra chứng từ và cập nhật dữ liệu liên quan đến từng đối tượng kế toán Cụ thể, kế toán các phần hành sẽ theo dõi và cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ, tình hình phát sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng.
Kế toán tiền gửi ngân hàng theo dõi biến động tăng giảm của tiền gửi dựa vào số liệu từ giấy báo nợ và giấy báo có, ghi chép chi tiết theo từng ngân hàng theo trình tự thời gian Tất cả chứng từ và sổ kế toán liên quan đến tiền gửi được quản lý và lưu trữ cẩn thận Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra giá trị tiền gửi tại các ngân hàng và lập Bảng tổng hợp tiền gửi để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp, đảm bảo tính chính xác.
Trong doanh nghiệp, các phần hành kế toán chủ yếu bao gồm kế toán tiền, kế toán vật tư, kế toán công nợ, kế toán tài sản cố định, kế toán công cụ dụng cụ, kế toán tiền lương, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, cùng với kế toán tiêu thụ.
Các mức độ ứng dụng CNTT trong công tác kế toán hiện nay tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.4.1 Phần mềm ứng dụng excel
Phần mềm ứng dụng Excel là công cụ hữu ích cho kế toán, cho phép thiết kế cơ sở dữ liệu trên nhiều sheet để lưu trữ và cập nhật thông tin tài khoản, đối tượng chi tiết, và số dư Kế toán có thể sử dụng các hàm như IF, VLOOKUP, HLOOKUP, và SUM để tạo báo cáo và sổ sách một cách chính xác Excel còn hỗ trợ liên kết nội, liên kết ngoại và chatsheet, giúp tự động hóa quy trình và phân tích dữ liệu nhanh chóng Mặc dù có nhiều ưu điểm, việc sử dụng Excel trong kế toán cũng tồn tại một số hạn chế cần được lưu ý.
- Không tốn tiền mua bản quyền vì phần mềm này được tích hợp trong MS OFFICE
- Không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về CSDL vì bản chất của mô hình bảng tính hoàn toàn thích hợp với việc tạo danh sách
- Lưu trữ tốt hơn file giấy
- Dễ dàng thực hiện vì excel có các hàm hỗ trợ, thống kê các khoản mục một cách nhanh chóng
Kế toán có thể tận dụng tối đa khả năng phân tích dữ liệu của Excel thông qua các bảng tính mà không cần sử dụng phần mềm bổ sung nào khác.
- Dữ liệu toàn bộ kế toán trong nhiều năm phải lưu trữ nhiều files độc lập, dữ liệu lớn trên 5Mb thì mở ra rất chậm
- Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó trừ khi phải lập trình VBA
Các chứng từ nhập thường được trình bày dưới dạng hàng trong một bảng tính, nhưng không tuân theo mẫu chứng từ thực sự, dẫn đến việc thiếu quan hệ master-detail đúng nghĩa của một chứng từ.
Dữ liệu có thể dễ dàng sửa đổi và xóa bỏ, nhưng điều này không tuân thủ nguyên tắc kế toán, đặc biệt là nguyên tắc lịch sử chứng từ Hơn nữa, việc sửa đổi và xóa dữ liệu sẽ không cho phép theo dõi lưu vết hành động, gây ra rủi ro trong việc quản lý thông tin tài chính.
Kế toán trên phần mềm Excel phụ thuộc vào cách thực hiện của từng nhân viên, dẫn đến việc mỗi người sẽ có phương pháp thiết kế và xử lý số liệu khác nhau, không theo một quy chuẩn nhất định nào.
Khi kế toán thực hiện các bút toán định kỳ trên Excel, họ cần phải hạch toán thủ công hàng ngày Việc này có thể dẫn đến sai sót nếu kế toán không hiểu rõ bản chất của các bút toán.
- Khi dùng Macro trong Excel thì chúng có thể bị xóa bởi các phần mềm diệt virus do đó tính an toàn dữ liệu khó đáp ứng
- Trên phần mềm ứng dụng excel không thể phân quyền trừ khi viết bằng ngôn ngữ VBA
Việc ứng dụng Excel trong công tác kế toán có nhiều ưu điểm và hạn chế, đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán Tuy nhiên, kế toán cần phải thành thạo các hàm Excel và macro để sử dụng hiệu quả Đối với những doanh nghiệp khác, Excel có thể được sử dụng như một công cụ hỗ trợ để kiểm chứng tính chính xác của dữ liệu.
Phần mềm kế toán là chương trình tự động hóa, sử dụng dữ liệu từ các chứng từ như phiếu nhập kho, xuất kho và hóa đơn để tạo ra báo cáo tài chính một cách nhanh chóng và chính xác Có hai loại phần mềm kế toán: phần mềm đóng gói và phần mềm theo yêu cầu So với Excel, phần mềm kế toán mang lại nhiều ưu điểm vượt trội trong việc xử lý và quản lý dữ liệu tài chính.
Tính chuyên nghiệp: toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được lập tự động và in ấn sạch sẽ, đẹp và nhất quán
Phần mềm kế toán tích hợp đầy đủ các chức năng như kế toán tiền, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, kế toán lương, hàng tồn kho, công nợ và giá thành, cho phép sử dụng dữ liệu đầu ra từ một phần hành làm đầu vào cho phần hành khác, tạo nên sự cộng tác hiệu quả trong quản lý tài chính.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán đã mang lại bước tiến vượt bậc, khắc phục những hạn chế của việc sử dụng Excel Khi sử dụng phần mềm kế toán, có nhiều ưu điểm nổi bật cần được nhấn mạnh.
- Giảm thiểu công việc tính toán cũng như việc sai sót khi thực hiện các bút toán định khoản
- Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán
- Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu
Việc sử dụng phần mềm kế toán mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại những hạn chế Mỗi doanh nghiệp có yêu cầu kế toán khác nhau, dẫn đến phần mềm cần có tính năng hỗ trợ phù hợp, và chi phí đầu tư cho phần mềm chất lượng có thể khá cao Hơn nữa, nhiều phần mềm kế toán hiện nay chưa kết nối được với các nguồn lực khác trong doanh nghiệp và chưa hỗ trợ hoạt động qua internet.
Việc sử dụng phần mềm kế toán phù hợp chủ yếu cho các doanh nghiệp độc lập với nhiều giao dịch kinh tế trong kỳ, mà không yêu cầu kết nối giữa các nguồn lực khác trong tổ chức.
1.4.3 Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tự kiểm soát nguồn lực hiệu quả Phần mềm này cho phép quản lý thông tin khách hàng, quy trình sản xuất và cung cấp hàng hóa, đồng thời kiểm tra chất lượng, quản lý dự án và kiểm soát lượng tồn kho Ngoài ra, ERP còn hỗ trợ trong việc quản lý thông tin tài chính kế toán và chuẩn hóa các hoạt động tài chính kế toán.
Hình 1.4: Hình ảnh minh họa ERP
Khi sử dụng phần mềm ERP tại doanh nghiệp thì sẽ thấy được những ưu điểm vượt trội hơn so với phần mềm kế toán:
- ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và tích hợp các module thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc
Thông tin giữa các phòng ban trong doanh nghiệp được kết nối thông qua phần mềm ERP, giúp mô phỏng và quản lý các hoạt động theo quy trình Mỗi quy trình hoạt động bao gồm nhiều bước, với mỗi bước thực hiện một chức năng cụ thể, có hệ thống thông tin đầu vào và đầu ra Thông tin đầu vào của mỗi bước là kết quả đầu ra của bước trước, và ngược lại, tạo thành một chuỗi thông tin liên tục giữa các bước trong quy trình.
Tuy nhiên phần mềm ERP cũng có những hạn chế nhất định:
Thời gian triển khai và sử dụng hệ thống có thể kéo dài do nhiều yếu tố, bao gồm quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mức độ sẵn sàng áp dụng công nghệ và văn hóa làm việc trong tổ chức.
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ
Thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng
Tác giả đã tiến hành khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại hơn 150 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP Đà Nẵng thông qua nhiều phương pháp, bao gồm phát phiếu khảo sát trực tiếp, gửi email dưới dạng Google Doc, và phỏng vấn trực tiếp các kế toán trưởng, giám đốc, kế toán viên Kết quả, trong số 150 doanh nghiệp tham gia, có hơn 121 bảng khảo sát được thu về và được xem là hợp lệ, đạt tỷ lệ 80,6%.
Trong số 121 doanh nghiệp tham gia khảo sát, có 8 doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất (chiếm 6,6%), 89 doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại dịch vụ (chiếm 73,6%) và 24 doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây lắp (chiếm 19,8%) Điều này cho thấy rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực thương mại dịch vụ.
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent
Valid Doanh nghiep san xuat 8 6.6 6.6 6.6
Doanh nghiep thuong mai dich vu 89 73.6 73.6 80.2
Bảng 2.1 Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp
Tại TP Đà Nẵng, hình thức sở hữu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ chủ yếu là công ty trách nhiệm hữu hạn, chiếm 69,4% Trong khi đó, công ty cổ phần và doanh nghiệp tư nhân lần lượt chiếm 18,2% và 12,4%.
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent
Valid Trach nhiem huu han 84 69.4 69.4 69.4
Tại TP Đà Nẵng, phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ có số lượng kế toán viên hạn chế Cụ thể, 47,1% doanh nghiệp có dưới 2 kế toán viên, trong khi 45,5% doanh nghiệp có từ 2 đến 5 kế toán viên Chỉ khoảng 7,4% doanh nghiệp có từ 5 đến 10 kế toán viên.
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent
Bảng 2.3 Số lượng nhân viên kế toán của doanh nghiệp
Việc sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP Đà Nẵng cho thấy rằng các doanh nghiệp này chủ yếu áp dụng phần mềm ở ba mức độ khác nhau.
- Mức độ 1, doanh nghiệp sử dụng phần mềm ứng dụng MS Excel;
Doanh nghiệp ở mức độ 2 thường sử dụng phần mềm kế toán dạng đóng gói hoặc phần mềm đặt hàng, chẳng hạn như Misa, Fast Accounting, Bravo, Effect, và Simba, hoặc cũng có thể sử dụng phần mềm do chính đơn vị tự thiết kế.
Trong một khảo sát với 121 doanh nghiệp, có 47,1% sử dụng phần mềm Excel cho công tác kế toán, trong khi 51,2% áp dụng phần mềm kế toán chuyên dụng Đặc biệt, chỉ có 2 doanh nghiệp, chiếm tỷ lệ nhỏ, ứng dụng phần mềm quản trị nguồn nhân lực (ERP) trong lĩnh vực này.
Bài khảo sát này tập trung vào việc đánh giá ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực kế toán, bao gồm việc cập nhật chứng từ, ghi sổ, quản lý sổ sách và báo cáo kế toán Tác giả cũng phân tích tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán, đồng thời khảo sát mức độ ứng dụng công nghệ thông tin giữa các phần hành kế toán để xác định sự phát triển và hiệu quả của công tác này.
Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent
Phan mem quan tri DN ERP 2 1.7 1.7 100.0
Bảng 2.4 Mức độ ứng dụng CNTT giữa các phần mềm kế toán
2.1.1 Công tác đánh giá chung việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán
Theo khảo sát về ứng dụng CNTT trong kế toán, hầu hết doanh nghiệp đều cho rằng việc áp dụng công nghệ này là dễ dàng và có khả năng nâng cấp Tuy nhiên, mức độ ổn định, bảo mật và tương thích lại khác nhau tùy thuộc vào mức độ ứng dụng của từng doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp được đánh giá cao về tính dễ sử dụng, với Excel đạt 1,12, phần mềm khác 1,45 và ERP 2 Về tính linh hoạt, Excel có mức 2,09, phần mềm khác 1,95 và ERP 2 Tuy nhiên, sự khác biệt rõ rệt về tính ổn định, bảo mật và tương thích được thể hiện qua giá trị Sig bằng 0 trong phân tích Anova Cụ thể, tính bảo mật của Excel chỉ đạt 4,81, trong khi phần mềm khác và ERP được đánh giá cao hơn với 1,85 và 2 Đối với tính tương thích, Excel dưới mức trung bình so với các phần mềm khác, trong khi ERP được đánh giá khá trở lên.
Tinh de su dung Phan mem Excel 57 1.12 381 050 1.02 1.22 1 3
Phan mem quan tri DN
Tinh on dinh Phan mem Excel 57 2.93 320 042 2.85 3.01 1 3
Phan mem quan tri DN
Tinh linh hoat Phan mem Excel 57 2.09 474 063 1.96 2.21 1 5
Phan mem quan tri DN
Tinh bao mat Phan mem Excel 57 4.81 667 088 4.63 4.98 1 5
Phan mem quan tri DN
Tinh tuong thich Phan mem Excel 57 3.93 457 061 3.81 4.05 1 5
Phan mem quan tri DN
Sum of Squares df Mean Square F Sig
Tinh de su dung Between Groups 4.191 2 2.095 5.206 007
Tinh on dinh Between Groups 64.845 2 32.423 88.655 000
Tinh linh hoat Between Groups 551 2 275 715 491
Tinh bao mat Between Groups 261.991 2 130.996 318.247 000
Tinh tuong thich Between Groups 115.949 2 57.974 230.687 000
Bảng 2.5 Kết quả đánh giá chung giữa các mức độ ứng dụng
2.1.2 Công tác đánh giá chi tiết việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán a Về công tác tổ chức chứng từ và ghi sổ kế toán
Trong việc tổ chức chứng từ và ghi sổ kế toán, ứng dụng công nghệ thông tin đã cho thấy sự chính xác và khoa học, đặc biệt là ở các phần mềm kế toán và ERP Kết quả phân tích ANOVA cho thấy phần mềm Excel có hiệu suất cập nhật chứng từ và ghi sổ kế toán kém hơn, với đánh giá thấp hơn so với các phần mềm chuyên dụng này.
Việc tổ chức chứng từ và ghi sổ kế toán cần cập nhật các phương pháp và chế độ kế toán theo quy định hiện hành Trong đó, phần mềm Excel bị đánh giá thấp với điểm 4,72, trong khi phần mềm khác và phần mềm ERP đạt điểm cao hơn lần lượt là 1,9 và 2 Về khả năng linh hoạt trong việc lựa chọn phương pháp kế toán, hình thức ghi sổ và lập báo cáo tài chính, cũng như tính chuyên nghiệp và tự động hóa trong xử lý bút toán sai, phần mềm khác và ERP được đánh giá khá tốt, trong khi Excel lại có điểm rất thấp, cụ thể là 4,72 và 4,82.
Tinh khoa hoc Phan mem Excel 57 2.07 258 034 2.00 2.14 2 3
Phan mem quan tri DN ERP 2 2.00 000 000 2.00 2.00 2 2
Tinh chinh xac Phan mem Excel 57 2.05 225 030 1.99 2.11 2 3
Phan mem quan tri DN ERP 2 1.00 000 000 1.00 1.00 1 1
Tinh cap nhat Phan mem Excel 57 4.72 861 114 4.49 4.95 1 5
Phan mem quan tri DN ERP 2 2.00 000 000 2.00 2.00 2 2
Tinh linh hoat Phan mem Excel 57 4.72 861 114 4.49 4.95 1 5
Phan mem quan tri DN ERP 2 2.00 000 000 2.00 2.00 2 2
Tinh chuyen nghiep (tu dong hoa cao)
Phan mem quan tri DN ERP 2 2.00 000 000 2.00 2.00 2 2
Sum of Squares df Mean Square F Sig
Tinh khoa hoc Between Groups 1.596 2 798 4.684 011
Tinh chinh xac Between Groups 3.101 2 1.551 7.877 001
Tinh cap nhat Between Groups 238.593 2 119.296 169.749 000
Tinh linh hoat Between Groups 254.814 2 127.407 237.932 000
Tinh chuyen nghiep (tu dong hoa cao)
Bảng 2.6 trình bày kết quả đánh giá về công tác tổ chức chứng từ và ghi sổ kế toán, với sự phân tích giữa các mức độ ứng dụng Đặc biệt, phần này tập trung vào công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tổ chức và ghi chép chính xác trong quá trình quản lý tài chính.
Khi xem xét tổ chức công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán, việc ứng dụng công nghệ thông tin cho thấy sự khác biệt rõ rệt ở hầu hết các mức độ, ngoại trừ yếu tố tính linh hoạt Kết quả phân tích từ bảng 2.7 đã chỉ ra rằng sự khác biệt này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và báo cáo kế toán trong các tổ chức.
Việc tổ chức công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán cần đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và tương thích Điều này cho phép lập và in hệ thống sổ kế toán theo quy định và yêu cầu quản trị nội bộ, đồng thời đảm bảo truy xuất dữ liệu một cách dễ dàng dưới các định dạng như Excel, Access, PDF Tuy nhiên, mức độ đánh giá cho khả năng truy xuất dữ liệu là khá thấp, lần lượt là 3,84 và 4,68, trong khi tính thẩm mỹ của phần mềm ứng dụng Excel chỉ đạt 2,93, còn phần mềm kế toán và ERP được đánh giá ở mức khá.
Thực trạng các nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các
các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng
Bài viết này khảo sát các yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP Đà Nẵng, đặc biệt là những doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel cho công tác kế toán Mục tiêu của khảo sát là tìm hiểu nguyên nhân khiến một số doanh nghiệp chỉ dừng lại ở việc sử dụng Excel, mặc dù phần mềm này có nhiều hạn chế so với các phần mềm kế toán khác.
Nhân tố Tham khảo Tác giả
Quy mô hoạt động của doanh nghiệp X
Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp
Sự nhận thức, thái độ của lãnh đạo về việc ứng dụng phần mềm kế toán trong
Sự nhận thức và trình độ hiểu biết về tin học trong công tác kế toán của nhân viên kế toán
Sự phức tạp khi ứng dụng công nghệ thông tin (sử dụng phần mềm kế toán) trong công tác kế toán
Khối lượng các nghiệp vụ phát sinh trong tháng tại doanh nghiệp
Yêu cầu về tính chính xác và kịp thời của các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo quản trị
Bảng 2.11 cung cấp tham chiếu về nguồn gốc các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Đà Nẵng Tác giả đã dựa vào các nghiên cứu trước đây và ý kiến cá nhân để xác định các nhân tố khảo sát này.
- Nghiên cứu ứng dụng hệ thống thông tin trong những doanh nghiệp nhỏ tại Singapore (An Intergrated Model of Information System Adoption in Small Businesses) của James Y L Thong (1999)
- Nghiên cứu ứng dụng thương mại điện tử tại các doanh nghiệp Việt Nam
Tác giả áp dụng phương pháp thống kê mô tả để đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố, sử dụng thang đo Scale từ 1 đến 5, trong đó 1 biểu thị rất ảnh hưởng và 5 là hoàn toàn không ảnh hưởng.
N Minimum Maximum Mean Std Deviation
Quy mo hoat dong cua doanh nghiep 57 1 3 1.72 648
Nguon luc tai chinh cua doanh nghiep 57 1 3 2.05 789
Nhan thuc, thai do cua lanh dao ve su quan trong cua viec ung dung phan mem ke toan trong CTKT
Su nhan thuc va trinh do hieu biet ve tin hoc trong CTKT cua nhan vien ke toan 57 2 5 4.11 817
Su phuc tap khi ung dung CNTT trong
CTKT (su dung phan mem ke toan) 57 3 5 4.12 709
Khoi luong cac nghiep vu phat sinh trong
Yeu cau ve tinh chinh xac, kip thoi cua bao cao tai chinh va bao cao quan tri 57 1 5 3.56 1.102
Bảng 2.12 Kết quả thống kê mô tả các nhân tố ảnh hưởng hay không đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp
Theo bảng thống kê, các yếu tố như quy mô hoạt động, khối lượng nghiệp vụ, nhận thức và thái độ của lãnh đạo về phần mềm kế toán, cùng với nguồn lực tài chính đều có ảnh hưởng lớn đến việc ứng dụng phần mềm kế toán, với các mức lần lượt là 1,72; 1,74 và 1,89 Loại hình kinh doanh có tác động trung bình đến ứng dụng phần mềm kế toán Ngược lại, sự nhận thức và trình độ tin học của nhân viên kế toán, độ phức tạp khi ứng dụng công nghệ thông tin, cũng như yêu cầu về tính chính xác và kịp thời của báo cáo tài chính và quản trị lại ít ảnh hưởng đến việc áp dụng phần mềm trong công tác kế toán.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Một số giải pháp ứng dụng phần mềm Excel trong công tác kế toán
Phân tích kết quả khảo sát cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán, đặc biệt là sử dụng phần mềm Excel, vẫn còn nhiều hạn chế Đánh giá chung và chi tiết về công tác cập nhật chứng từ, ghi sổ kế toán, cũng như quản lý sổ sách và báo cáo cho thấy cần cải thiện Do đó, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế này và nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán.
Doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán bằng cách lựa chọn các giải pháp phần mềm đóng gói có chi phí hợp lý, nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của đơn vị.
Tác giả đề xuất một số phương pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm MS Excel.
Kế toán viên cần cài đặt mật khẩu cho file dữ liệu kế toán trên Excel, bao gồm chữ, số và ký hiệu, để nâng cao bảo mật Tuy nhiên, việc này có thể bị đe dọa bởi một số phần mềm Do đó, ngoài việc bảo vệ file dữ liệu, kế toán viên cũng nên thiết lập mật khẩu cho máy tính và thay đổi định kỳ để đảm bảo an toàn cho cả máy tính và dữ liệu lưu trữ.
- Hai là, Trong công tác tổ chức kế toán trên phần mềm ứng dụng MS Excel, Kế toán viên cần chú ý:
Xây dựng và mã hóa các đối tượng quản lý trong cơ sở dữ liệu kế toán cần ngắn gọn và thể hiện đầy đủ thuộc tính Chẳng hạn, phiếu thu và tài sản cố định như máy móc phát sinh trong kỳ sẽ được mã hóa một cách hiệu quả.
Phiếu thu Tháng 2 số cuối Năm STT của PT
Tên viết tắt của tài sản Tháng 2 số cuối Năm STT của TS
Xây dựng cơ sở dữ liệu bao gồm các sheet như: sheet dữ liệu phát sinh, sheet tài khoản và số dư, sheet theo dõi khách hàng và số dư, sheet theo dõi nhà cung cấp và số dư, cùng với sheet theo dõi hàng tồn kho và số dư, tạo thành danh mục từ điển tổng hợp.
Dữ liệu phát sinh bao gồm các cột quan trọng như Ngày ghi sổ, Mã chứng từ, Tên chứng từ, Ngày chứng từ, Tài khoản nợ, Chi tiết nợ, Tài khoản có, Chi tiết có và Số tiền phát sinh.
NGS MACT TENCT NGAYCT TKN CTN TKC CTC STPS
Danh mục từ điển là công cụ quan trọng trong việc theo dõi và quản lý dữ liệu kế toán, bao gồm các đối tượng ít thay đổi và được sử dụng qua nhiều kỳ kế toán Các tập tin danh mục này bao gồm tài khoản, vật tư, tài sản cố định, khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên Ví dụ, tập tin danh mục khách hàng giúp doanh nghiệp quản lý thông tin và giao dịch với khách hàng hiệu quả.
MAKH TENKH DIACHI MST SDT NGANHANG …
Danh mục tài khoản tổng hợp giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả tài khoản và số dư cuối tháng, bao gồm các thông tin như Mã tài khoản tổng hợp, Mã tài khoản chi tiết, Tên tài khoản, Dư nợ đầu năm, Dư có đầu năm, cùng với phát sinh nợ và phát sinh có từ tháng 1 đến tháng 12.
MATKTH MATKCT TENTK DUNODAU DUCODAU PSNO01 PSCO01
DUNO01 DUCO01 … PSNO12 PSCO12 DUNO12 DUCO12
Kế toán viên có thể sử dụng các công thức tích hợp sẵn trong phần mềm hoặc kết hợp với ngôn ngữ lập trình VBA để truy xuất Chứng từ, Báo cáo và Sổ sách theo yêu cầu.
Ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán
Phân tích kết quả khảo sát cho thấy ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán, đặc biệt là việc sử dụng phần mềm kế toán, đạt mức độ khá tốt Đánh giá chi tiết về cập nhật chứng từ, ghi sổ kế toán và quản lý báo cáo cũng cho thấy hiệu quả tích cực Do đó, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP Đà Nẵng.
- Nâng cao tính kiểm soát thông tin kế toán
Kiểm soát kế toán là một phần quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, nhằm bảo vệ tài sản và ngăn ngừa rủi ro từ việc cung cấp thông tin kế toán không đầy đủ, chính xác và kịp thời Để giảm thiểu rủi ro cho hệ thống thông tin kế toán, các doanh nghiệp cần áp dụng chính sách và thủ tục kiểm soát hiệu quả Khi sử dụng phần mềm kế toán, các thủ tục kiểm soát cần được lập trình sẵn, đảm bảo rằng phần mềm ghi lại dấu vết kiểm soát qua nhật ký truy cập, mà không cho phép sửa đổi hoặc xóa.
- Nâng cao công tác quản trị người dùng
Phần mềm kế toán doanh nghiệp cần tích hợp chức năng phân quyền để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc phân công nhiệm vụ trong bộ máy kế toán.
Mỗi kế toán viên chỉ có quyền ghi nhận và chỉnh sửa các nghiệp vụ kinh tế trên tệp tin riêng biệt theo phân quyền truy cập, đảm bảo tính độc lập với hệ thống Kế toán trưởng, với quyền cao nhất, chỉ được phép xem và in báo cáo từ dữ liệu tệp tin mà không có quyền xóa hay sửa đổi Các thông tin cần ghi nhận bao gồm ngày, giờ, phân hệ truy cập, số chứng từ, dữ liệu gốc và dữ liệu đã chỉnh sửa.
- Nâng cao an toàn thông tin
Thiết lập cơ chế quản lý máy chủ là rất quan trọng, với mọi thao tác trên máy con được kiểm soát chặt chẽ bởi kế toán trưởng Tất cả các quy trình thao tác dữ liệu phải tuân theo các quy định kỹ thuật đã được thiết lập tại phòng kế toán, đảm bảo tính chính xác và an toàn cho thông tin.
Để giảm thiểu nguy cơ nhiễm virus cho hệ thống, cần kiểm tra và kiểm soát việc truyền thông tin từ bên ngoài qua các thiết bị ngoại vi Thiết lập hệ thống phòng chống virus cho toàn bộ mạng và cài đặt phần mềm diệt virus cho tất cả máy tính là điều cần thiết Nhân viên kế toán cũng cần thường xuyên quét kiểm tra virus và xử lý ngay khi phát hiện mối đe dọa.
Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu kế toán, việc sử dụng các thiết bị lưu trữ chất lượng như CD và USB là rất quan trọng Các thiết bị này nên được sử dụng để lưu trữ dữ liệu sau mỗi kỳ kế toán, đồng thời song hành với dữ liệu trên phần mềm, nhằm tránh tình trạng mất mát thông tin.
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HƯỚNG NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu này tập trung chủ yếu các nội dung sau:
- Tổng hợp lý thuyết về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
- Tổng hợp các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Bài viết khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán, bao gồm đánh giá tổng quan và chi tiết về việc cập nhật chứng từ, ghi sổ, quản lý sổ sách và báo cáo kế toán Ngoài ra, tác giả cũng xem xét tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán với các mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm khác và phần mềm ERP Đồng thời, nghiên cứu cũng tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến việc sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp đang áp dụng phần mềm Excel.
Dựa trên kết quả khảo sát thực trạng, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel và phần mềm kế toán.
2 Điểm mới của nghiên cứu
Nội dung câu hỏi khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP Đà Nẵng được xây dựng dựa trên nghiên cứu trước đây của ThS Mai Hoàng Hải và ThS Lê Anh Tuấn về ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa và nhỏ tại địa phương này.
2014 Tuy nhiên so với nghiên cứu trước đó, nghiên cứu của tác giả có một số điểm mới sau:
Nghiên cứu này đã được mở rộng đối tượng, bao gồm tất cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong các lĩnh vực sản xuất, thương mại, dịch vụ và xây lắp, khác với nghiên cứu trước chỉ tập trung vào các doanh nghiệp xây lắp.
Nghiên cứu phân loại mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán tại doanh nghiệp vừa và nhỏ thành ba loại: phần mềm Excel, phần mềm khác và phần mềm ERP Bài viết cũng so sánh sự khác biệt trong đánh giá thực trạng ứng dụng của các doanh nghiệp ở từng mức độ này Điều này khác với các nghiên cứu trước đó, chỉ đánh giá tổng quát về phần mềm mà không phân biệt giữa các loại phần mềm như Excel, phần mềm khác và ERP.
Nghiên cứu đã bổ sung khảo sát về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong các phần hành kế toán của doanh nghiệp, đánh giá việc sử dụng nhiều hay ít Điều này là điểm mới so với các nghiên cứu trước đây, vốn không đề cập đến vấn đề này.
Nghiên cứu đã khảo sát ảnh hưởng của các yếu tố đến việc áp dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở thành phố Đà Nẵng, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel Đây là khía cạnh mà các nghiên cứu trước đây chưa đề cập đến.
Nghiên cứu đã đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP Đà Nẵng, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel và các phần mềm khác Đây là nhóm doanh nghiệp chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số doanh nghiệp khảo sát Trong khi đó, các nghiên cứu trước đây chỉ đưa ra giải pháp chung cho việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin.
3 Hạn chế và đề xuất nghiên cứu
Do những giới hạn nhất định về thời gian và nguồn lực, nghiên cứu còn nhiều hạn chế như:
